BAB IV IMPLEMENTASI SAP BUSINESS ONE HANA

Transkripsi

1 BAB IV IMPLEMENTASI SAP BUSINESS ONE HANA 4.1 Fase 3: Realization Pada fase ini konsultan melakukan implementasi proses bisnis blueprint ke dalam SAP Business One. Sebagian besar fase ini dihabiskan untuk customizing dan migrasi data. Fase ini merupakan fase yang paling banyak memakan waktu. Dalam bab ini akan dibahas beberapa proses seperti form setting, customizing, data migration, dan report development. Proses pertama pada Realization adalah form setting. Form setting adalah menyesuaikan field yang ada pada form dalam SAP Business One agar sesuai dengan blueprint. Selanjutnya konsultan akan melakukan customizing. Customizing terdiri dari membuat UDT, UDO, UDF, dan Queries. Data migration adalah proses migrasi data dari sistem lama ke sistem SAP Business One yang akan diimplemtasikan. Data migration pada SAP Business One menggunakan aplikasi Data Transfer Workbench. Selanjutnya akan dijelaskan lebih detail pada subbab tersebut Form Settings Form Settings merupakan tahap awal dari initialization. Pada tahap ini konsultan akan mencatat semua setting pada form transaksi yang dibutuhkan dalam proses purchasing. Sementara untuk form master data memakai pengaturan default (tidak disetting.) Hasil akhir dari tahap ini adalah seluruh form terkait proses purchasing beserta list field yang akan digunakan dalam form tersebut. 121

2 122 Tabel 4. 1 Daftar Form Setting No. Modul Form Fungsi Created By Approved By Referenced By Purchase Request Sebagai bukti permintaan atas barang. Admin sales - - Purchase Request Bagian Rekap permintaan barang. Report purchasing - Purchase Request Purchase Quotation Mencatat informasi barang Bagian Purchase Request - yang diberikan vendor. purchasing Report 1 Purchasing Purchase Quotation Digunakan untuk Purchase Admin sales - Comparison Report perbandingan quotation. Quotation Purchase Order Sebagai bukti pembelian Bagian Bagian barang. purchasing Finance FPB Landed Cost Untuk menambahkan Bagian biaya tambahan pada HPP import inventory. - PIB Good Receipt PO Mencatat penerimaan Admin barang atas pembelian. warehouse - Purchase Order 2 Inventory Mencatat pengeluaran Admin Good Issue barang jika terjadi selisih warehouse ketika penerimaan barang. - -

3 No. Modul Form Fungsi Created By Approved By Referenced By Goods Return Untuk mencatat sebuah Admin pengembalian barang yang warehouse sebelumnya sudah - GRPO diterima. Inventory Transfer Untuk pemindahan stok Admin antar gudang, dari gudang warehouse asal ke gudang tujuan yang - GRPO ditentukan. Inventory Counting Untuk menampilkan Bagian barang-barang yang akan dihitung jumlah fisiknya. accounting - - Inventory Posting Melakukan perhitungan Bagian nilai dari persedianpersediaan accounting yang quantity antara stok fisik dengan data dalam sistem. mempunyai perbedaan

4 124 No. Modul Form Fungsi Created By Approved By Referenced By A/P DP Invoice Mencatat pembayaran Admin - dimuka kepada vendor finance Purchase Order A/P Invoice Untuk mencatatkan hutang Admin - terhadap vendor finance Purchase Order A/P Credit Memo Digunakan untuk merevisi Goods Return, A/P Down Admin finance - 3 Finance Payment atau A/P Invoice jika terjadi kesalahan GRPO Outgoing Payment Digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran uang melalui media pembayaran Cash, Bank Transfer, dan Cheque. Admin finance - AP Invoice

5 Purchasing Purchase Request Purchase request (PR) adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti permintaan atas barang / service dari user ke bagian purchasing, PR hanya digunakan dalam internal perusahaan PT MSJ yang di-input berdasarkan form PR yang telah dibuat oleh user dan disetujui oleh pihak manajemen secara manual. Daftar Field Purchase Request Tabel 4.2 Daftar Field Purchase Request NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Requester 2. Requester Name 3. Branch 4. Department 5. Address 6. No. Header 7. Status 8. Posting Date 9. Valid Until 10. Document Date 11. Required Date 12. Remarks. 13. Item No. ID dari PIC 14. Item Description 15. Origin 16. Required Date 17. Required Qty Document Lines 18. Info Price 19. Discount % 20. Tax Code 21. Total (LC) 22. UoM Code

6 126 Form Settings pada Purchase Request Gambar 4.1 Form Settings pada Purchase Request Hasil Setting pada Purchase Request Gambar 4.2 Form Purchase Request

7 Purchase Request Report Purchase Request Report berisi rekap permintaan barang dari bagian sales. Form ini digunakan ketika bagian purchasing akan membuat quotation. Gambar 4.3 Purchase Request Report Purchase Quotation Purchase Quotation (PQ) merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penawaran dari bagian purchasing untuk pihak vendor. Dokumen PQ tidak akan mempengaruhi inventory maupun jurnal akuntansi. Daftar Field Purchase Quotation Tabel 4.3 Daftar Field Purchase Quotation NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Vendor 2. Name Header 3. Contact Person 4. Vendor Ref. Number

8 Group No. 6. No. 7. Status 8. Posting Date 9. Valid Until 10. Document Date 11. Required Date 12. Contents 13. Buyer 14. Owner 15. Remarks 16. Discount % 17. Tax Code 18. Total (LC) 19. UoM Code 20. Remarks Keterangan atau catatan yang hendak di masukkan terkait barang bersangkutan 21. Ship To 22. Logistics Tab Pay To 23. Shipping Type 24. Journal Remark 25. Payment Terms Accounting Tab 26. Payment Method 27. Federal Tax ID 28. Attachment Tab Tambahan lampiran gambar atau file terkait barang bersangkutan

9 129 Form Settings pada Purchase Quotation Gambar 4.4 Form Settings pada Purchase Quotation Hasil Setting pada Purchase Quotation Gambar 4.5 Form Purchase Quotation

10 Purchase Quotation Comparison Report Purchase Quotation Comparison Report adalah form yang berisi daftar perbandingan quotation yang telah dibuat oleh bagian purchasing. Form ini akan menampilkan quotation berurutan sesuai kriteria yang sudah diatur sebelumnya. Gambar 4.6 Purchase Quotation Comparison Report Purchase Order Purchase Order (PO) merupakan dokumen untuk mencatat pembelian barang terhadap vendor. Ketika dibuat, dokumen ini tidak akan menghasilkan jurnal akuntansi tetapi akan mengakumulasi jumlah dipesan sehingga menambah quantity order pada inventory master data. Daftar Field Purchase Order Tabel 4.4 Daftar Field Purchase Order NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Supplier Code 2. Supplier Name 3. Contact Person 4. Header Supplier Ref. Number No. sales kontrak dari vendor 5. No 6. Posting Date

11 Delivery Date 8. Document Date 9. Contents 10. Logistics 11. Accounting 12. Buyer 13. Owner 14. Remarks 15. Remarks 16. Discount % 17. Tax Code 18. Total (LC) 19. UoM Code 20. Remarks 21. Ship To 22. Pay To 23. Logistics Tab Shipping type: - By sea - By air - Courier 24. Accounting Tab Journal Remark 25. Payment Terms 26. Payment Method 27. Federal Tax ID 28. Attachment Tab Tambahan lampiran gambar atau file terkait bersangkutan barang 29. Item No. Field akan ter-update mengikuti pemilihan Document Lines item group di header 30. Item Description. In stock 31. Origin Open ordered stock

12 Available Stock Instock Commited 33. Quantity Penjualan selama 6 bulan dari tanggal PR 34. Unit price 35. Discount 36. Tax Code 37. Total LC 38. Del. Date (ETD) Diisi dengan tanggal default RTD-Proc 39. Estimasi Time Arrival Diisi ketika barang (ETA) sudah jalan dari vendor s port 40. UoM Code Form Settings pada Purchase Order Gambar 4.7 Form Settings pada Purchase Order Hasil Setting pada Purchase Order

13 133 Gambar 4.8 Form Purchase Order Landed Cost Landed cost digunakan untuk menyimpan biaya tambahan terhadap pembelian persediaan. Pembuatan landed cost ini dapat direferensikan dari goods receipt PO, dan akan menyebabkan bertambahnya nilai dari nilai persediaannya. Biasanya modul landed cost akan digunakan untuk mencatatkan biaya yang terkait dengan proses import. Bagian import harus segera membuat landed cost ini apabila biaya yang terkait dengan proses import sudah diketahui atau bisa diperkirakan dan barang sudah diterima di gudang. Tipe landed cost yang digunakan adalah menggunakan index (perkiraan). Daftar Field Landed Cost Tabel 4.5 Daftar Field Landed Cost NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Vendor Header 2. Broker

14 Number 4. Series 5. Posting Data 6. Due Date 7. Reference 8. Document Line: Landed Costs Tab Cost dan Allocation By 9. Document Line: Vendor Vendor Tab Code dan Vendor Name 10. Document Line: Item, Details Tab Warehouse Price,Price List 11. Transaction No. General Tab 12. Journal Remarks 13. Attachment Tab Lampiran gambar atau file barang Form Settings pada Landed Cost Gambar 4.9 Form Settings pada Landed Cost Hasil Setting pada Landed Cost

15 135 Gambar 4.10 Form Landed Cost Inventory Goods Receipt PO Goods Receipt PO digunakan sebagai dokumen penerimaan stok kedalam Gudang atau Purchasing. Goods Receipt PO bisa lebih dari (1) PO dengan vendor yang sama. Setelah dibuat, dokumen ini tidak hanya menambahkan jumlah pada persediaan di dalam gudang, tetapi menambahkan nilai persediaan pada akun persediaan, serta mengurangi nilai ordered quantity. Daftar Field Goods Receipt PO Tabel 4.6 Daftar Field Goods Receipt PO NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Supplier Code 2. Supplier Name 3. Contact Person Header 4. Supplier Ref. Number No. Surat Jalan dari vendor 5. No

16 Posting Date 7. Delivery Date Estimasi tanggal kedatangan 8. Document Date 9. Buyer 10. Owner 11. Remarks Keterangan atau catatan yang di masukkan terkait barang. 12. Item No. 13. Item Description Document Lines 14. Quantity 15. Warehouse Form Settings pada Goods Receipt PO Gambar 4.11 Form Settings pada Goods Receipt PO Hasil Setting pada Goods Receipt PO

17 137 Gambar 4.12 Form Goods Receipt PO Goods Issue Goods Issue digunakan untuk mengeluarkan barang diluar transaksi penjualan, misalnya: mengeluarkan barang untuk prototyping/sample. Goods Issue juga berfungsi untuk stock adjustment di gudang pada saat melakukan stok opname. Daftar Field Goods Issue Tabel 4.7 Daftar Field Goods Issue NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. No. Goods Issue 2. Header Posting Date 3. Document Date 4. Item No. 5. Item Description 6. Quantity Document Lines 7. Warehouse 8. Account Code 9. Item Cost

18 BIN 11. Batch 12. UoM Form Settings pada Goods Issue Gambar 4.13 Form Settings pada Goods Issue Hasil Setting pada Goods Issue Gambar 4.14 Form Goods Issue

19 Goods Return Goods Return digunakan untuk mencatat sebuah pengembalian barang yang sebelumnya sudah diterima. Goods Return dapat didasarkan oleh satu atau lebih dokumen Goods Receipt PO. Dokumen Goods Return yang telah dibuat menyebabkan pengurangan persediaan pada gudang serta jumlah nilai pada akun persediaan. Daftar Field Goods Return Tabel 4.8 Daftar Field Goods Return NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Supplier Code 2. Supplier Name 3. Contact Person 4. Supplier Ref. Number No. Surat Jalan dari vendor 5. No 6. Posting Date 7. Delivery Date Estimasi tanggal kedatangan Header 8. Document Date 9. Buyer 10. Owner 11. Remarks Keterangan atau catatan yang hendak di masukkan terkait barang bersangkutan 12. Item No. 13. Item Description Document Lines 14. Quantity 15. Warehouse

20 140 Form Settings pada Goods Return Gambar 4.15 Form Settings pada Goods Return Hasil Setting pada Goods Return Gambar 4.16 Form Goods Return

21 Inventory Transfer Form ini digunakan untuk pemindahan stok antar gudang, dari gudang asal ke gudang tujuan yang ditentukan. Pada saat transaksi ini diposting kedalam sistem, maka dokumen mutasi stok dari gudang asal ke gudang tujuan tersebut dianggap closed yang berarti tidak bisa diupdate (kecuali Remarks). Jika terjadi kesalahan mutasi stok, maka harus dikoreksi dengan cara mengtransfer kembali barang yang telah dimutasi. Daftar Field Inventory Transfer Tabel 4.9 Daftar Field Inventory Transfer NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Customer 2. Name 3. Contact Person 4. Ship To No. Surat Jalan dari vendor 5. Number 6. Header Series 7. Posting Date Estimasi tanggal kedatangan 8. Document Date 9. From Whse Gudang asal 10. Inventory Transfer Type 11. Remarks 12. Item No 13. Item Description 14. To Warehouse Document Lines 15. Quantity 16. BIN 17. Batch

22 142 Form Settings pada Inventory Transfer Gambar 4.17 Form Settings pada Inventory Transfer Hasil Setting pada Inventory Transfer Gambar 4.18 Form Inventory Transfer

23 Inventory Counting dan Inventory Posting Proses stock opname sistem SAP Business One HANA menggunakan dua tahap yaitu Inventory Counting dan Inventory Posting. Inventory Counting akan menampilkan barang-barang yang akan dihitung jumlah fisiknya, kemudian pada print out dari inventory counting akan dicatat hasil perhitungan fisik stok. Inventory Posting akan melakukan perhitungan nilai dari persedian-persediaan yang mempunyai perbedaan quantity antara stok fisik dengan data dalam sistem. Setelah melakukan perhitungan, sistem melakukan adjustment terhadap nilai inventory. Gambar 4.19 Form Inventory Transfer Gambar 4.20 Form Inventory Posting

24 Finance Banking A/P Down Payment Invoice A/P Down Payment Invoice digunakan untuk mencatat pembayaran dimuka kepada vendor. Apabila A/P DP sudah dibayarkan kepada vendor, maka pada saat pelunasan A/P DP ini digunakan untuk mengurangi jumlah tagihan. Daftar Field A/P Down Payment Invoice Tabel 4.10 Daftar Field A/P Down Payment Invoice NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Supplier Code 2. Supplier Name 3. Contact Person 4. No 5. Posting Date 6. Due Date 7. Document Date Header 8. Contents 9. Logistics 10. Accounting 11. Buyer 12. Owner 13. Remarks 14. Item No. 15. Item Description. 16. Unit Price 17. Quantity 18. Document Lines Warehouse 19. Discount 20. Tax Code 21. Tax Amount 22. Total LC

25 145 Form Settings pada A/P Down Payment Invoice Gambar 4.21 Form Settings pada A/P Down Payment Invoice Hasil Setting pada A/P Down Payment Invoice Gambar 4.22 Form A/P Down Payment Invoice

26 A/P Invoice A/P Invoice digunakan untuk mencatatkan hutang terhadap vendor. A/P Invoice dapat direferensikan kepada satu atau lebih Goods Receipt PO yang telah dibuat. Daftar Field A/P Invoice Tabel 4.11 Daftar Field A/P Invoice NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Supplier Code 2. Supplier Name 3. Contact Person 4. No. Invoice 5. No. 6. Posting Date 7. Due Date Header 8. Document Date 9. Contents 10. Logistics 11. Accounting 12. Buyer 13. Owner 14. Remarks 15. Item No. 16. Item Description. 17. Unit Price 18. Quantity 19. Document Lines Warehouse 20. Discount 21. Tax Code 22. Tax Amount 23. Total LC

27 147 Form Settings pada A/P Invoice Gambar 4.23 Form Settings pada A/P Invoice Hasil Setting pada A/P Invoice Gambar 4.24 Form A/P Invoice

28 A/P Credit Memo A/P Credit Memo digunakan untuk merevisi Goods Return, A/P Down Payment atau A/P Invoice jika terjadi kesalahan, misalnya terjadinya perubahan harga atau barang yang diterima berbeda dari pesanan.. Jika barang yang terdapat dalam dokumen ini di-maintain jumlah barangnya maka dokumen ini akan mengurangi jumlah stok. Jika bukan barang yang di-maintain maka dokumen ini akan mengurangi biaya atau muka yang ditimbulkan dari dokumen sebelumnya. Di PT MSJ, document ini hanya digunakan apabila terjadi kesalahan penginputan A/P Invoice. Daftar Field A/P Credit Memo Tabel 4.12 Daftar Field A/P Credit Memo NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Supplier Code 2. Supplier Name 3. Contact Person 4. No. Invoice 5. No. 6. Posting Date 7. Header Due Date 8. Document Date 9. Contents 10. Logistics 11. Accounting 12. Buyer 13. Owner 14. Item No. 15. Item Description. 16. Unit Price 17. Document Lines Quantity 18. Warehouse 19. Discount 20. Tax Code

29 Tax Amount 22. Total LC Form Settings pada A/P Credit Memo Gambar 4.25 Form Settings pada A/P Credit Memo Hasil Setting pada A/P Credit Memo Gambar 4.26 Form A/P Credit Memo

30 Outgoing Payment Dokumen ini digunakan untuk melakukan pembayaran ke vendor atas A/P Down Payment Invoice ataupun A/P Invoice, juga untuk proses pengeluaran uang atas biaya. Outgoing payment terhadap suatu A/P invoice dapat dibuat berulang kali selama A/P invoice tersebut belum dilunasi sepenuhnya secara amount. Daftar Field Outgoing Payment Tabel 4.13 Daftar Field Outgoing Payment NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Customer, Vendor, Jenis Incoming atau Account 2. Code 3. Name 4. Header No No. sales kontrak 5. Posting Date 6. Due Date 7. Document Date 8. Payment On Account 9. Selected 10. Installment 11. Document Type 12. BP Name 13. Due Date 14. Document Lines Date 15. Overdue Days 16. Total 17. Total payment 18. Balance Due 19. Blocked

31 Cash Discount % Total Rounding Amount Total Payment Form Settings pada Outgoing Payment Gambar 4.27 Form Settings pada Outgoing Payment Hasil Setting pada Outgoing Payment Gambar 4.28 Form Outgoing Payment

32 Customizing Dalam implementasi SAP Business One HANA di PT MSJ, diperlukan beberapa customizing pada beberapa form sesuai dengan rancangan di dalam document setting sebagai bentuk konkrit dari document blueprint. Customizing settings yang dilakukan meliputi: 1. User Defined Table (UDT) 2. User Defined Objects (UDO) 3. User Defined Fields (UDF) 4. Queries User Defined Table (UDT) User Defined Table (UDT), yaitu melakukan penambahan table baru pada SAP Business One HANA untuk menyimpan informasi tambahan yang dibutuhkan. Table baru ini biasanya juga akan digunakan untuk form baru (UDO) yang dibuat. Setelah UDT dibuat, field pada UDT akan diatur pada form UDF Management Daftar UDT Tabel 4.14 Daftar UDT No. Table Name Description Object Type Field Name Description 1 VIT_DEPARTMENT Department No Object VIT_KET Department VIT_USR User VIT_KD Kode 2 VIT_CHECKPRICE Check Price Master Data VIT_ITEM Nama Barang VIT_ORIGIN Origin VIT_QTY QTY VIT_SPEC Spec / Remark VIT_RTD RTD VIT_PRICE Price VIT_STS Status VIT_UOM Unit of Measure VIT_CURR Currency VIT_DETILCHECK Detil Check Master Data VIT_VENDOR Vendor Name 3 Price Rows VIT_PRICE Price VIT_QTY Quoted Qty VIT_RTA Req Time Arr 4 VIT_FPB FPB Master Data VIT_NOPR No PR No. Table Name Description Object Type Field Name Description

33 153 VIT_TYPE Kode Type PQ VIT_DOCENTRY No Doc Entry 5 VIT_DETIL_FPB Detil FPB Master Data Rows VIT_ITEMCODE Item Code VIT_ITEMNAME Item Desc VIT_REQQTY Request Qty VIT_REQDATE Required Date VIT_NOPQ No PQ VIT_SALDO Saldo Stock VIT_SAIL Sailing Stock VIT_READY Ready Stock VIT_AVG Avg Sales VIT_WHS Warehouse VIT_PYT Jenis Payment VIT_CUSTCODE Cust Code VIT_CUSTNAME Cust Name VIT_UNITPRICE Unit Price VIT_CURR Currency 6 VIT_GRD_PRD Grade Product No Object VIT_GRPD Grade Product 7 VIT_PYMT Payment Means No Object VIT_KODE Kode Bank VIT_KTR Keterangan UDT Setup Gambar 4.29 UDT - Setup Dalam form UDT Setup, konsultan akan menentukan table-table baru yang akan dibuat. Tipe-tipe objek yang dapat didaftarkan adalah Master Data, Master Data Rows, Document, Document Rows, dan No Object.

34 154 Gambar 4.30 Manage UDT Fields User Defined Objects (UDO) User Defined Objects (UDO) adalah melakukan penambahan form baru di SAP Business One HANA untuk membantu proses bisnis yang berjalan. UDO ini sifatnya independen dan tidak dapat dihubungkan dengan form lain, hanya bisa menyimpan atau menarik data dari database. UDO yang terdapat pada bagian purchasing adalah FPB dan Check Price. Pembuatan UDO dapat dilakukan di UDO Registration. UDO Registration Gambar 4.31 UDO Registration

35 155 Gambar 4.32 UDO Registration - Basic Settings Basic Setting merupakan tahap awal untuk mendaftarkan UDO. Dalam tahap ini konsultan diminta untuk memasukkan nama dan tipe form yang hendak dibuat. Setiap form yang dibuat harus memiliki kode yang unik. Gambar 4.33 UDO Registration - UI Settings Tahap selanjutnya adalah User Interface Settings dimana konsultan akan menentukan tampilan form baru. Konsultan dapat memilih tampilan default atau menentukan layout secara custom.

36 156 Gambar 4.34 UDO Registration - Fields Setting Tahap selanjutnya adalah melakukan pengaturan field yang digunakan pada form baru yang akan dibuat. Konsultan dapat menentukan field-field yang ditampilkan ataupun disembunyikan dari tampilan. Gambar 4.35 UDO Registration - Linking Tables Tahap terakhir adalah menentukan hubungan antara table yang dipakai dalam form baru tersebut. Tujuannya adalah kemana form harus mengambil atau menyimpan informasi pada table yang didaftarkan.

37 Form Pengadaan Barang (FPB) Gambar 4.36 Form Pengadaan Barang FPB adalah form yang digunakan bagian sales untuk meminta persetujuan kepada manager sales sebelum bagian purchasing melakukan pembelian barang. Form ini dibuat berdasarkan PR dan diupdate dengan memasukan nomor quotation yang dipilih oleh admin sales Check Price Gambar 4.37 Form Check Price Form Check Price adalah form yang digunakan ketika bagian sales hendak menanyakan harga barang kepada bagian purchasing. Form ini selanjutnya akan diupdate bagian purchasing dengan memasukkan harga barang bersangkutan.

38 Pemberitahuan Impor Barang (PIB) Gambar Form PIB PIB adalah form yang harus diisi ketika barang sudah sampai di pelabuhan. Informasi import barang ini akan diterima oleh bagian import dari bea cukai. Setelah bagian import menerima informasi import bagian import langsung memasukkan informasi tersebut kedalam PIB. Setelah itu bagian import akan mengajukan permintaan dana kepada bagian finance untuk inklaring.

39 User Defined Fields (UDF) User Defined Fields (UDF), yaitu melakukan penambahan field baru di form standard SAP Business One HANA untuk menyimpan informasi tambahan yang dibutuhkan. Pengaturan dan pembuatan UDF dapat dilakukan di UDF Management. UDF Management Gambar 4.39 Manage UDF Title (Header) Gambar 4.40 Manage UDF Rows (Lines)

40 Purchase Request Daftar UDF Purchase Request Tabel 4.15 Daftar UDF Purchase Request NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. No Purchase Quotation Field akan ter-update mengikuti pemilihan item group di header 2. Saldo stock In stock 3. Sailing stock Open ordered stock User Defined Fields 4. Ready stock Instock Commited Document Lines 5. Avg sales 6. Customer Code 7. Nama Customer 8. Vendor Name 9. RTD-Proc Setting UDF Lines pada Purchase Request Gambar 4.41 Setting UDF Lines PR

41 161 Hasil setting UDF pada Purchase Request Gambar 4.42 Form PR dengan UDF Purchase Quotation Daftar UDF Purchase Quotation Tabel 4.16 Daftar UDF Purchase Quotation NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Item No. Field akan ter-update mengikuti pemilihan item group di header 2. Item Description In stock 3. User Defined Fields Origin Open ordered stock 4. Document Lines Item Description. Instock Commited 5. Required Date Penjualan selama 6 bulan dari tanggal PR 6. Required Qty. 7. Quoted Qty.

42 Unit Price 9. Tax Code 10. Total LC 11. Item No. 12. Maximum Qty. 13. RTD-P Date Janji tanggal supplier mengirim barang Setting UDF Lines pada Purchase Quotation Gambar 4.43 Setting UDF Lines PQ

43 163 Hasil setting UDF pada Purchase Quotation Gambar 4.44 Form PQ dengan UDF Purchase Order Daftar UDF Purchase Order Tabel 4.17 Daftar UDF Purchase Order NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Jenis Payment Terms 2. Letter of credit 3. Tanggal LC 1 4. Tanggal LC 2 User Defined Fields - 5. Tanggal LC 3 Header 6. Tanggal LC 4 7. Tanggal LC 5 8. No.LC 1 9. No.LC 2

44 No.LC No.LC No.LC Remark LC Remark LC Remark LC Remark LC Remark LC TOP Days (Dimasukan dengan jumlah hari utk jatuh tempo) 19. Delivery terms: - EXW - FCA - FAS - FOB - CFR - CIF - CPT - CIP - DAF - DES - DEQ - DDU - DDP 20. Tambahan biaya Biaya tidak mempengaruhi HPP, dibiayakan langsung 21. Port Destination 22. Shipment Condition: - FCL - LCL 23. Forms Type: - E - A

45 165 - AI - JIEPA 24. Kota 25. RTD - P Janji tanggal vendor mengirim barang (Inactive field) 26. Grade Produk 27. User Defined Fields Document Lines Status barang - Dok+ ijin lengkap - Tiba di pelabuhan - Proses PIB - Analisis / Kuning - Red line / Green Line Setting UDF Header pada Purchase Order Gambar 4.45 Setting UDF Header PO

46 166 Setting UDF Lines pada Purchase Order Gambar 4.46 Setting UDF Row PO Hasil setting UDF pada Purchase Order Gambar 4.47 Form PO dengan UDF Goods Receipt PO Daftar UDF Goods Receipt PO

47 167 Tabel 4.18 Daftar UDF Goods Receipt PO NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. User Defined Fields - Nama Penerima Header Setting UDF Header pada Goods Receipt PO Gambar 4.48 Setting UDF Header GRPO Hasil setting UDF pada Goods Receipt PO

48 168 Gambar 4.49 Form GRPO dengan UDF Goods Issue Daftar UDF Goods Issue Tabel 4.19 Daftar UDF Goods Issue NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Reference Number 2. User Defined Fields - Header Jenis GI 1. Adjustment 2. Tukar Guling 3. Free Sample 4. Barang Karantina 5. Material Tambahan 6. Test Lab Gagal 3. Nama Qc 4. Kode Customer 5. Nama Customer Setting UDF Header pada Goods Issue

49 169 Gambar 4.50 Setting UDF Header GI Hasil setting UDF pada Goods Issue Gambar 4.51 Form GI dengan UDF Goods Return Daftar UDF Goods Return

50 170 Tabel 4.20 Daftar UDF Goods Return NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Nama Penerima 2. Jenis return Jenisnya tidak User Defined Fields - berhasil dikirimkan Header atau retur penjualan 3. No Delivery Setting UDF Header pada Goods Return Gambar 4.52 Setting UDF Header GR Hasil setting UDF pada Goods Return

51 171 Gambar 4.53 Form GR dengan UDF Inventory Transfer Daftar UDF Inventory Transfer Tabel 4.21 Daftar UDF Inventory Transfer NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. Nama QC User Defined Fields - 2. Reference Number No. Referensi Header Dokumen Setting UDF Header pada Inventory Transfer

52 172 Gambar 4.54 Setting UDF Header Inventory Transfer Hasil setting UDF pada Inventory Transfer Gambar 4.55 Form Inventory Transfer dengan UDF

53 A/P Down Payment Invoice Daftar UDF A/P DP Invoice Tabel 4.22 Daftar UDF A/P DP Invoice NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE 1. No PIB 2. Tgl PIB No. Referensi Dokumen 3. Nilai pembelian Nilai sesuai PIB 4. PPH 22 percentage No. Referensi Dokumen 5. User Defined Fields - Header (2,5% & 7,5%) PPH yang dipungut Nilai sesuai PIB 6. NTPN No Tanda Penerimaan Negara 7. Nama Bank 8. Kode Bank Setting UDF Header pada A/P DP Invoice Gambar 4.56 Setting UDF Header A/P DP Invoice

54 174 Hasil setting UDF pada A/P DP Invoice Gambar 4.57 Form A/P DP Invoice dengan UDF Outgoing Payment Daftar UDF Outgoing Payment Tabel 4.23 Daftar UDF Outgoing Payment NO. FIELD CATEGORY FIELD NAME NOTE User Defined Fields - Header Tipe Jenis Pinjaman - LC Tipe Payment Means No LC - Time Loan - Trust Receive - Credit Local - Credit Investasi

55 175 Setting UDF Header pada Outgoing Payment Gambar 4.58 Setting UDF Header Outgoing Payments Hasil setting UDF pada Outgoing Payments Gambar 4.59 Form Outgoing Payment dengan UDF

56 Queries Query adalah perintah untuk mengolah data pada sistem database. Dalam SAP Business One, query dipakai untuk melakukan konfigurasi pada monitoring dan controlling. Query digunakan pada approval, alert, blocking, dan formatted search. Query untuk approval, alert, dan formatted search dapat dilakukan di Query Generator, pengaturannya dapat dilakukan di Query Manager. Sedangkan query untuk blocking dapat dilakukan pada SAP Hana Studio. Manage Query Gambar 4.60 Query Generator Gambar 4.61 Query Manager

57 177 Gambar 4.62 SAP Hana Studio Alert dan Approval Alert berguna untuk memastikan suatu dokumen dibuat sudah sesuai ketentuan maupun kebijakan yang ditetapkan PT MSJ serta memberikan notifikasi yang dibutuhkan oleh staff saat pengisian dokumen. Alert dibuat dengan menggunakan query dan stored procedure. Approval berguna untuk memastikan suatu dokumen yang telah dibuat oleh staff untuk di cek dan di setujui terlebih dahulu oleh admin-nya sebelum dapat diteruskan ke proses berikutnya. Approval dibuat dengan menggunakan query dan stored procedure. Daftar Alert dan Approval Tabel 4.24 Daftar Alert dan Approval NO. DAFTAR APPROVAL 1. Alert barang di gudang QC tidak boleh di ada lebih dari 3(bisa di rubah) hari 2. Alert jika PO di add nilai hasil sum PO per week melebihi limit pembayaran mingguan

58 Alert jika PO di update ETD-nya nilai hasil limit pembayaran lewat batas 4. Approval Good Issue (warehouse accounting) 5. Approval Good Receipt PO (warehouse accounting) Setting Alert dan Approval Gambar 4.63 Query Alert pada Limit PO Gambar 4.64 Query Alert pada Warehouse QC

59 179 Gambar 4.65 Setup Approval pada GI Gambar 4.66 Setup Approval pada GRPO Dilihat dari setup pada gambar diatas. terms approval pada GI dan GRPO menunjukkan always. Dimana artinya setiap form GI dan GRPO yang terbentuk akan meminta approval pada user yang bersangkutan.

60 180 Hasil setting alert Gambar 4.67 Alert pada Limit PO Gambar 4.68 Alert pada Warehouse QC Formatted Search (FS) Formatted search (FS) merupakan field yang ditambahkan fungsi query sehingga dapat berfungsi sebagai lookup field untuk mencari nilai tertentu dari field

61 181 lain ataupun dari database. Formatted Search membantu user untuk mengisi field tanpa perlu mengingat atau mencari kode pada field bersangkutan. Daftar FS Tabel 4.25 Daftar FS No. FS Form 1 ListGradeProduct Item Master Data 2 FS Average Sales PR 3 FS Ready Stock (Instock-Commited) PR 4 FS Sailing Stock PR 5 FS Saldo Stock PR 6 FS Max Qty Warehouse PQ 7 FS Grade Product PO 8 FS Warehouse PO, GRPO 9 FS List Good Issue GI 10 FS Auto Account GI 11 FS Auto Warehouse GI 12 FS Reference Number GR GI 13 FS List Account Name UDT Auto GI 14 FS List Account Code UDT Auto GI 15 FS List Warehouse UDT Auto GI 16 FS List Cost Center UDT Auto GI 17 FS Batch No Batch Management 18 FS Control Account AP Invoice 19 ListPaymentMeans Outgoing Payment 20 Series Outgoing Payment

62 182 Contoh Formatted Search pada modul Purchasing Gambar 4.69 Query FS Grade Product pada PO Gambar 4.70 FS Grade Product pada PO Contoh Formatted Search pada modul Inventory Gambar 4.71 Query FS Warehouse pada GRPO

63 183 Gambar 4.72 FS Warehouse pada GRPO Contoh Formatted Search pada modul Finance Gambar 4.73 Query FS Payment Means pada Outgoing Payment Gambar 4.74 FS Payment Means pada Outgoing Payment

64 Blocking Blocking berguna sebagai validasi untuk memastikan field-field diisi dengan nilai yang benar dan seperti seharusnya serta memastikan proses bisnis pengisian form berjalan sesuai proses yang ditetapkan. Blocking dibuat dengan menggunakan query dan stored procedure. Daftar Blocking Tabel 4.26 Daftar Blocking NO. BLOCKING LIST 1. Mem-blocking pembuatan PO agar tidak dapat langsung dibuat setelah membuat Purchase Quotation Comparison 2. Mem-blocking nilai LC tidak boleh lebih dari nilai yang tertera di PO 3. Mem-blocking quantity di PO harus di bawah PQ 4. Series tidak boleh manual 5. Satu User tidak boleh cross departemen(warehouse,series,ar) 6. Memastikan quantity item ketika GRPO tidak boleh lebih besar dari PO 7. Batch Supplier harus diisi ketika GRPO 8. Blocking bagian warehouse tidak boleh buat langsung menggunakan inventory transfer apabila transfer antar main warehouse (membaca base documentnya). 9. Admin warehouse tidak boleh melakukan edit pada quantity kecuali pemindahan quantity dari warehouse QC ke main warehouse 10. Invoice control account harus sesuai dengan series 11. A/P invoice harus ada landed cost pada GRPOnya Contoh Blocking pada modul Purchasing Query blocking agar quantity PO tidak lebih besar dari PQ: if :object_type='22' and (:transaction_type = 'A' or :transaction_type = 'U') then select count(*)

65 185 into cnt from "OPOR" a left join "POR1" b on a."docentry"=b."docentry" where a."docentry" = :list_of_cols_val_tab_del -- --a."docnum"='279' and b."quantity" >b."baseopnqty" and b."baseopnqty" <> 0 ; if :cnt>0 then error := 5 ; error_message := 'Qty PO tidak boleh lebih besar Dari PQ' ; end if ; end if ; Hasil blocking quantity pada PO: Gambar 4.75 Blocking quantity pada PO Contoh Blocking pada modul Inventory Query blocking agar Batch Supplier diisi: if :object_type='20' and (:transaction_type = 'A' or :transaction_type = 'U') then select count(*) into cnt FROM "OITL"

66 186 INNER JOIN "ITL1" ON OITL."LogEntry" = ITL1."LogEntry" AND OITL."ItemCode" = ITL1."ItemCode" left join "OBTN" OBTN on ITL1."SysNumber"=obtn."SysNumber" and OITL."ItemCode"=OBTN."ItemCode" where "DocEntry"=:list_of_cols_val_tab_del and "DocType"='20' and "MnfSerial" is null ; if :cnt>0 then error := 10 ; error_message := 'batch Suplier belum diisi' ; end if ; end if ; Hasil blocking batch supplier pada GRPO: Gambar 4.76 Blocking batch supplier quantity GRPO Contoh Blocking pada modul Finance Query Blocking agar AP Invoice harus berdasarkan GRPO yang sudah dimasukkan Landed Cost: if :object_type='18' and (:transaction_type = 'A' or :transaction_type = 'U') then select

67 187 count(*) into cnt from "PCH1" AS T1 INNER JOIN "OPCH" AS T2 ON T1."DocEntry" = T2."DocEntry" INNER JOIN "PDN1" AS T3 ON T3."DocEntry" = T1."BaseEntry" LEFT JOIN "IPF1" AS T5 ON T5."BaseEntry" = T3."DocEntry" and T3."DocEntry" = T5."BaseEntry" where T1."BaseType" = '20' and t5."baseentry" is null and LEFT(T2."CardCode", 2)<>'VL' and T1."DocEntry" = :list_of_cols_val_tab_del ; if :cnt>0 then error := 16 ; error_message := 'A/P Invoice harus berdasarkan GRPO yang sudah ada Landed Cost' ; end if ; end if ; Hasil blocking pada AP Invoice : Gambar 4.77 Blocking pada AP Invoice

68 Master Data Migration Master data akan digunakan oleh PT MSJ untuk melakukan kegiatan transaksi purchasing. Master data yang terkait purchasing yaitu item master data, warehouse master data, dan business partner master data (vendor). Import master data merupakan proses untuk memindahkan master data dari perusahaan ke dalam sistem SAP Business One HANA agar siap untuk digunakan. SAP meyediakan fitur yang memudahkan untuk melakukan import data yaitu menggunakan data transfer workbench (DTW). Proses import data melalui DTW mengharuskan PT MSJ untuk memasukkan semua data yang hendak di-import ke dalam template yang sudah disediakan oleh SAP. Dalam migrasi data dibutuhkan penyesuaian antara data yang terdapat pada sistem berjalan dengan data yang akan dimasukkan SAP Business One HANA. Hal ini terjadi karena adanya perbedaan table antara database sumber dengan database tujuan. Gambar 4.78 Master Data Migration Langkah-langkah untuk melakukan migrasi data menggunakan DTW akan dijelaskan sebagai berikut.

69 189 Gambar 4.79 DTW - Logon Gambar 4.80 DTW - Select Data Type Konsultan harus memilih salah satu dari tiga tipe data untuk data yang akan dimigrasi : Setup Data Jika data yang akan dimigrasi berisi general setting. Contoh : mata uang, pengaturan pajak, dll.

70 190 Master Data Jika data yang akan dimigrasi berisi master data. Contoh : business partner, warehouse, items, dll. Transactional Data Jika data yang akan dimigrasi berisi transaction. Contoh : purchase order, AP Invoice,dll. Gambar 4.81 DTW - Select Operation Type Setelah memilih tipe data selanjutnya konsultan harus memilih salah satu dari 3 tipe operasi yang akan dilakukan. Berikut pilihan tipe operasi yang disediakan : Add new data Menambahkan data baru yang belum ada. Update existing data Mengubah data yang sebelumnya sudah ada. Add new data and update existing data Merupakan operasi gabungan antara menambah data yang belum ada dan mengubah data yang sudah ada. Langkah selanjutnya adalah memilih objek data yang akan di-import kemudian memilih file data yang akan di-upload ke dalam sistem. File data yang di-upload harus sesuai template yang disediakan.

71 Business Partner Master Data (Vendor) Berikut ini adalah contoh template business partner master data (vendor) yang sudah diisi dan siap untuk di-import melalui DTW. Gambar 4.82 Vendor Master Data Gambar 4.83 DTW Select Business Partner Business Object Gambar 4.84 DTW Select Vendor Master Data

72 Warehouse Master Data Berikut ini adalah contoh template warehouse master data yang sudah diisi dan siap untuk di-import melalui DTW. Gambar 4.85 Warehouse Master Data Gambar 4.86 DTW Select Warehouse Business Object Gambar DTW Select Warehouse Master Data

73 Item Master Data Berikut ini adalah contoh template item master data yang sudah diisi dan siap untuk di-import melalui DTW. Gambar 4.88 Item Master Data Gambar 4.89 DTW Select Item Business Object Gambar 4.90 DTW Select Item Master Data

74 Fase 4 : Final Preparation Pada fase ini tim konsultan mempersiapkan client untuk menggunakan sistem SAP Business One. Fase ini merupakan persiapan akhir sebelum akhirnya sistem baru dijalankan User Manual Creation User Manual digunakan sebagai panduan untuk user dalam menjalankan SAP Business One Hana jika user mengalami kesulitan setelah tahap training. Konsultan hanya membuat user manual untuk form yang dianggap penting saja Modul Purchasing Purchase Request Report Purchasing - A/P Purchasing Reports Purchase Request Report 1. Pastikan checkbox Display Open Purchase Request Only di check. Gambar 4.91 PR Report Step 1 2. Pilih OK untuk menampilkan daftar PR yang masih Open. Gambar 4.92 PR Report Step 2

75 Klik kolom Selected untuk men-uncheck semua pilihan barang. Gambar 4.93 PR Report Step 3 4. Untuk memilih barang yang hendak dibuatkan purchase quotationnya, check kolom selected. Gambar PR Report Step 4 5. Untuk memilih vendor, klik tab di kolom vendor code. Gambar 4.95 PR Report Step 5

76 Kemudian pilih create purchase quotations untuk membuat quotations dari barang yang dipilih Purchase Quotation Untuk membuka quotation yang akan diisi ada 2 cara: 1. (a) Purchasing - A/P Purchase Quotation Kemudian klik data pada menu bar kemudian klik previous record untuk melihat quotation yang baru dibuat atau bisa menggunakan shortcut, ctrl +. Gambar 4.96 PQ Step 1a (b) Purchasing A/P Purchase Request Report Untuk membuka quotation yang sudah pernah dibuat berdasarkan PR, tinggal membuka form PR report. Setelah itu tinggal klik panah kuning pada kolom Target Doc. Gambar 4.97 PQ Step 1b

77 Isi detail Quotation seperti RTDP, quoted qty, unit price pada tab Content. Kemudian klik tombol update (ujung kiri bawah). Gambar 4.98 PQ Step 2 3. Jika terdapat banyak Quotation pada 1 PR, klik kanan pada quotation atau PR dan pilih Relationship Map untuk melihat hubungan antara PR dan Quotation yang dibuat. Gambar 4.99 PQ Step 3

78 Quotation yang sedang dibuka ditandai warna kuning. Untuk membuka quotation lainnya, klik 2 kali pada table quotation yang berwarna biru. Update bisa langsung dilakukan pada quotation tersebut. Jangan lupa klik tombol update. Gambar PQ Step Quotation Comparison Report Purchasing - A/P Purchase Report Purchase Quotation Comparison Report 1. Klik display open PQ only untuk membuka PQ yang hanya open. Gambar QCR Step 1 2. SAP akan menampilkan urutan PQ. PQ yang kriterianya memenuhi prioritas yang sudah ditetapkan ditandai dengan warna merah.

79 199 Gambar QCR Step 2 3. Untuk mengganti prioritas kriteria, klik sort di ujung kanan bawah. Gambar QCR Step FPB Purchasing - A/P FPB 1. Masuk ke dalam form Purchase Request. Cari PR yang akan dibuat FPB, kemudian klik kanan dan copy no. PR

80 200 Gambar FPB Step 1 2. Klik form FPB terlebih dahulu. Kemudia klik icon binocular pada text toolbar untuk mengganti ke mode pencarian. Klik ok jika muncul message. Gambar FPB Step 2 3. Klik kanan pada textbox No. Purchase Request kemudian paste.

81 201 Gambar FPB Step 3 4. Setelah item PR muncul pada FPB. Isi detail FPB dengan no quotation yang dipilih. Gambar FPB Step 4 5. Masuk ke quotation comparison. Pilih quotation yang akan dipilih kemudian klik kanan pada PQ no. dan Copy.

82 202 Gambar FPB Step 5 6. Klik kanan pada kolom No. Purchase Quotation dan paste no quotation yang dipilih Gambar FPB Step 6 7. Print FPB Gambar FPB Step 7

83 Purchase Order Purchasing - A/P Purchase Order 1. Pilih Nama Vendor Gambar PO Step 1 Lihat vendor pada quotation yang dipilih dalam form FPB. Masukan Vendor pada field dan perhatikan BP Currency Vendor tersebut. Apabila transaksi dalam Foreign Currency (USD, SGD) maka klik local currency untuk mengganti currency. 2. Klik copy from dan pilih purchase quotation. Pilih purchase nomor quotation yang terdapat dalam FPB. Gambar PO Step 2

84 Isi field berikut : No. : Series Document. Status : Status Document (Open, Canceled, Closed). Posting Date :Tanggal Posting Document. Delivery Date : EstimasiTanggal Delivery. Document Date :Tanggal Document. Gambar PO Step 3 4. Isi UDF. Gambar PO Step 4 5. Isi tab pada Contents.

85 205 Gambar PO Step 5 6. Isi nama Buyer, Owner, Remarks (digunakan apabila ada catatan tambahan pada Quotation tsb) Gambar PO Step 6 7. Periksa total pada payment, hasilnya harus sesuai. Gambar PO Step 7 8. Add Document. Kemudian Print Document Gambar PO Step 8

86 Modul Inventory GRPO Purchasing - AP GR PO 1. Masukkan nama vendor. Gambar GRPO Step 1 2. Copy from PO. Gambar GRPO Step 2 3. Kalau partial delivery pilih customize, kalo ambil semua draw all data.

87 207 Gambar GRPO Step 3 4. Klik Add. Kemudian klik icon lup untuk generate batch. isi qty, batch supplier, dan expired date. Gambar GRPO Step 4 5. Klik Update dan dilanjutkan ke bagian QC.

88 Goods Return Purchasing-AP GR 1. Masukkan nama vendor. Gambar GR Step 1 2. Masukkan item, warehouse, quantity pada tab content. Gambar GR Step 2 3. Isi nama penerima, jenis return, no delivery pada UDF

89 209 Gambar GR Step 3 4. Klik Add dan Yes. Kemudian Pilih All pada Display Available Batches (ujung kiri bawah) Gambar GR Step 4 5. Pilih batch barang yang akan di return dan masukan quantity

90 210 Gambar GR Step 5 6. Klik. Pilih Bin Location Allocation, klik Ok Gambar GR Step 6 7. Klik Update dan Ok kemudian klik Add dan Yes Inventory Transfer Inventory Inventory Transactions Inventory Transfer 1. Pilih Warehouse QC pada From Warehouse dan lokasi gudang tujuan pada To Warehouse di header. Klik Yes.

91 211 Gambar IT Step 1 2. Isi UDF. Gambar IT Step 2

92 Pilih item, kemudian masukan quantity. Gambar IT Step 3a Gambar IT Step 3b 4. Klik Add. Masukkan quantity pada batch. Gambar IT Step 4

93 Klik. Kemudian klik Update dan Ok. Setelah itu klik tanda pada to bin locations Gambar IT Step 5 6. Klik tanda panah pada bin location allocation, atur alokasi bin. Gambar IT Step 6 7. Klik Update dan Ok. Kemudian klik Add dan Yes Goods Issue Inventory Inventory Transactions -> Goods Issue 1. Pilih jenis good issue di udf : barang sample diambil bea cukai.

94 214 Gambar GI Step 1 2. Pilih item dan masukan quantity Gambar GI Step 2 3. Klik Add. Kemudian masukkan quantity pada batch Gambar GI Step 3 4. Klik. Kemudian klik Update dan Ok. Selanjutnya klik Add dan Yes. Setelah muncul approval, isi Remark dan klik Ok.

95 Modul Finance APDP Invoice Purchasing - A/P APDP Invoice 1. Masukkan Vendor. Gambar APDP Step 1 2. Copy from PO. Gambar APDP Step 2 3. Pilih PO. Gambar APDP Step 3

96 Draw all data untuk ambil semua, klik Finish. Gambar APDP Step 3 5. Ganti DPM atau isi jumlahnya langsung. Kemudian klik Add dan Yes. Gambar APDP Step AP Invoice Purchasing - A/P AP Invoice 1. Masukkan vendor. Gambar AP Invoice Step 1

97 Copy from GR PO. Gambar AP Invoice Step 2 3. Pilih GR PO. Gambar AP Invoice Step 3 4. Draw all data untuk ambil semua barang pada GRPO. Gambar AP Invoice Step 4

98 Masukkan Posting date, Due Date, Document Date. Kemudian klik Add dan Yes. Gambar AP Invoice Step Outgoing Payment Banking Outgoing Payments Outgoing Payments 1. Masukkan vendor. Gambar OP Step 1 2. PIlih tipe payment means pada UDF. Gambar OP Step 2

99 Pilih tagihan yang akan dibayar. Gambar OP Step 3 4. Klik kanan dan pilih payment means. Gambar OP Step 4 5. Isi GL account (transfer date jika melalui bank). Kemudian isi Total dan klik Ok. Jika sudah klik Add, kemudian Yes. Gambar OP Step 5

100 Import Opening Balance Import Opening Balance adalah meng-import data transaksi yang belum terselesaikan atau masih outstanding pada sistem lama ketika perusahaan mulai menjalankan sistem yang baru. Transaksi pembelian yang belum selesai akan dilanjutkan dan diselesaikan pada sistem SAP Business One. Import opening balance juga menggunakan data transfer workbench (DTW). Sama seperti proses migrasi data master, untuk import opening balance melalui DTW, PT MSJ harus memasukkan semua data yang hendak di-import ke dalam template yang sudah disediakan. Perbedaan antara data sumber dengan tujuan akan digambarkan dalam gambar berikut. Gambar Transaction Data Migration 4.3 Fase 5 : Go Live and Support Fase ini adalah fase terakhir pada implementasi SAP Business One HANA. Pada fase ini PT MSJ mulai memakai SAP Business One HANA. Metode implementasi yang digunakan pada proyek kali ini adalah direct cut-over dimana sistem lama akan digantikan oleh sistem yang baru secara langsung. Tabel berikut akan menjelaskan kegiatan yang terjadi selama go live.

101 221 Tabel Daftar Kegiatan Go Live NO. TASK ACTUAL ACTUAL START DATE END DATE PIC 1. System Review Bpk. Alvin 2. Go Live Meeting Bpk. Alvin 3. Implementation Go Felix, Delbert, Live Adjie 4. Project Sitting Felix, Delbert, Adjie 5. Go Live Support - - Felix, Delbert, Adjie 6. Review Felix, Delbert 7. Review Felix, Delbert 8. Project Closing - - Bpk. Alvin Pada tabel 4.27 terlihat bahwa jadwal Go Live terlambat dari yang direncanakan. Hal tersebut dikarenakan adanya beberapa masalah yang terjadi saat konfigurasi dan migrasi data. SAP Business One HANA adalah produk terbaru dari SAP Business One oleh karena itu masih terdapat beberapa bugs. Salah satu kesulitan yang dihadapi konsultan adalah ketika migrasi data. Konsultan tidak dapat meng-copy data dari database satu ke database lainnya ketika ingin melakukan testing. Beberapa hambatan yang terjadi menyebabkan jalan proyek sedikit terhambat sehingga proyek tidak dapat mengikuti. waktu yang dijadwalkan. Kesulitan lain yang dialami konsultan adalah ketika melakukan project sitting. Konsultan menemukan adanya beberapa masalah sehingga project sitting juga dilakukan lebih lama dari waktu yang sudah dijadwalkan. Untuk kegiatan support, review, dan closing belum mendapat kepastian tanggal pelaksanaannya. Setelah penulisan ini selesai proyek ini masih berlangsung.

102 222