BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. Secara harviah, deka dari bahasa India artinya pandangan (vision), dan tama

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Umum Perusahaan PT. Dekatama Centra pertama kali didirikan pada tanggal 8 Agustus Secara harviah, deka dari bahasa India artinya pandangan (vision), dan tama sebagai kependekan dari utama. Penjabarannya menjadi pandangan utama atau visi yang utama. PT. Dekatama Centra merupakan perusahaan yang bergerak di bidang fashion retail untuk pakaian wanita karir dengan brand Invio, Atmosphere dan Omara. Pabrik PT. Dekatama Centra berada di Gedebage, Bandung. Sedangkan untuk kantor operasional selain di Bandung, juga ada di gedung Segitiga Emas Business Park Jl. P. Dr. Satrio Blok B No. 3 Karet Kuningan, Setia Budi - Jakarta Selatan. Perusahaan ini masih menggunakan pencatatan gaji bagi CA yang masih manual. PT.Dekatama Centra pertama kali membuka counter di Sogo Plaza Indonesia. Saat ini PT. Dekatama Centra telah memiliki total 77 counter dan 12 showroom, yang terdiri dari: 57

2 58 INVIO : 4 showroom dan 20 counter Atmosphere: 2 showroom dan 42 counter Omara: 6 showroom dan 15 counter Showroom atau counter seluruh brand PT. Dekatama Centra tersebar dibeberapa kota di Indonesia, diantaranya : Jakarta, Bandung, Palembang, Pekan Baru, Panakukang, Jogyakarta, Solo dan Surabaya. Saat ini PT. Dekatama Centra bekerja sama dengan beberapa department store, seperti: SOGO, METRO, CENTRO, SEIBU, DEBENHAMS dan MATAHARI Visi dan Misi Visi Menjadi salah satu perusahaan retail terbesar di Indonesia, yang memproduksi pakaian khusus untuk wanita karir yang modern dan pakaian muslim dengan dukungan teknologi canggih yang sesuai dengan standar internasional. Misi Memasarkan dan memproduksi produk pakaian dengan bahan impor dari jepang dengan kualitas tinggi dan harga terjangkau, dapat bersaing secara sehat,

3 59 dapat memenuhi keinginan konsumen dan menguntungkan semua pihak. Dengan motto Pembeli adalah Raja, Kepuasan Anda adalah Kebahagiaan Kami, yang bertujuan untuk menciptakan customer loyal.

4 S truktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Or ganisasi Per usah aan

5 Wewenang dan Tanggung Jawab Dibawah ini adalah pembagian tugas dan wewenang pada divisi yang terkait di PT. Dekatama Centra: 1. Dir. Finance Wewenang dan tanggung jawab bagian Dir. Finance: Bertanggung jawab atas kerja dan tanggung jawab Finance staff dan Acounting staff. Bertangung jawab atas dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran keuangan. Bertanggung jawab atas hal yang terkait dengan keuangan 2. Finance staff Wewenang dan tanggung jawab bagian Finance staff: Bertanggun g jawab atas keuan gan y ang masuk dari dept store (penagihan) Berkoordinasi dalam h al p enagihan d ept store Mebuat (Memorandum Of Appoval) MOA y ang berkaitan den gan maintenance kantor 3. Accounting staff Wewenang dan tanggung jawab bagian Accounting staff :

6 62 Bertanggun g jawab atas p engeluaran uan g kas Membantu koordinasi segala hal yang berkaitan dengan keuangan Berkoordinasi dengan pengadaan & laporan penggunaan kas Pembayaran biaya operasional kantor bulanan (listrik, telp, internet, dll) Pooling & follow up (Memorandum Of Appoval) MOA all staff Jakarta 4. Dir. Sales/retail Wewenang dan tanggung jawab bagian Dir. Sales/retail: Merencanakan target penjualan Bertanggun g jawab atas p enjualan 5. Retail sales head Wewenang dan tanggung jawab bagian Retail sales head Memuat kebijakan-kebijakan yang diperlukan yang berkaitan dengan SDM Bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan SDM Membuat strategi p engemb an gan Service Quality Membuat materi pelatihan yang diperlukan dalam pengembangan Service Quality Mengontrol alur keuangan yang masuk dan keluar

7 63 Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan support division 6. Sales coordinator Wewenang dan tanggung jawab bagian Sales Coordinator: Bertanggun g jawab atas p enjualan Mengecek laporan yang berhubungan dengan penjualan Berkoordinasi dengan HRD atas potongan terhadap gaji CA yang berhubungan dengan penjulan (penggantian barang yang hilang dan pembelian CA) 7. MIS Wewenang dan tanggung jawab bagian MIS: Menginput data Monitoring data collector Bertanggung jawab atas data yang diinput Bertanggung jawab atas pemeliharaan perangkat keras kantor (CPU, monitor, antena, printer, dll) Bertanggung jawab atas jaringan

8 64 8. Data collector Wewenang dan tanggung jawab bagian Data collector: Bertanggung jawab atar pengambilan laporan penjualan harian di setiap counter Menginput laporan penjualan harian tiap counter Bertanggung jawab atas kesesuaian data penjulan terhadap stock barang Bertanggung jawab atas penyaluran dokumen dari kantor ke masingmasing counter. 9. Customer assistant (CA) Wewenang dan tanggung jawab bagian Customer Assistant (CA): Memberi penjelasan kepada pelanggan mengenai keunggulan produk Melayani pelanggan dengan sopan dan sebaik mungkin Menjaga image perusahaan dengan sikap dan penampilan sebaikbaiknya Memenuhi target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan Bertanggun g jawab terhadap kerap ihan dan kebersih an counter Memajang barang sesuai dengan panduan pajangan Bertanggung jawab terhadap jumlah persediaan di counter

9 65 Memberikan laporan harian, mingguan, bulanan dan penjualan per acara yan g sedan g ber langsun g terhadap p erusahaan Bekerja sama dengan rekan atau counter untuk menjaga counter agar tidak kosong 10. M arket ing mana ger Wewenang dan tanggung jawab bagian Marketing Manager: Bertanggun g jawab atas kegiatan p romosi Menentukan jadwal kegiatan promosi 11. Retail support head Wewenang dan tanggung jawab bagian Retail Support Head : Membuat kebijakan-kebijakan yang diperlukan yang berkaitan dengan SDM Bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan SDM Membuat strategi p engemb an gan Service Quality Membuat materi training yang diperlukan dalam pengembangan Service Quality Mengontrol alur keuangan yang masuk dan keluar Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan support division

10 SQM Wewenang dan tanggung jawab bagian SQM: Bertangung jawab terhadap pengadaan CA yang dibutuhkan Melakukan p roses rekrutmen CA (sourcing, sortir, interview, screening) Melaksanakan training dalam proses pengembangan Service Quality Melakukan evaluasi terhadap kinerja para CA (M yst, Shopper program, KPI, dll) 13. HRD Wewenang dan tanggung jawab bagian HRD: Bertanggung jawab atas kontrak kerja CA Mendistribusikan dan filling kontrak kerja seluruh staff retail Bertanggung jawab atas data seluruh karyawan retail PT. Dekatama Centra Membuat laporan rekap gaji bulanan CA Mendistribusikan slip gaji CA melalui data collector Membantu SQM dalam hal rekrutmen SDM (jika diperlukan)

11 Admin supp ort Wewenang dan tanggung jawab bagian Retail Support Head : Membantu SQM dalam hal administrasi CA (surat screening, perpanjang nametag, surat telat, dll) Bertanggun g jawab atas p engadaan ATK Mencatat p enggunaan telep on keluar di C assablanca Mendistribusikan voucher taxi kepada pihak yang memerlukan Mengadministrasikan ijazah para CA Mengadministrasikan seragam CA 3.2 Sistem yang Berjalan Peraturan dan Tata Tertib A. Waktu kerja Shift pagi: WIB Shift Siang: WIB Shift Middle: WIB Istirahat: 1 jam (atau mengikuti ketentuan dept.store)

12 68 B. Kehadiran / absensi Hari kerja: 6 hari dalam 1 minggu Hari off: 1 hari (antara senin kamis) Hari lembur: 1 hari (pada saat rekan shift-nya off / tidak hadir) 1) CA harus sudah berada di tempat kerja (dengan kondisi siap kerja) paling lambat 15 menit menjelang jam kerja 2) CA harus mengisi kartu absensi pada waktu masuk / keluar tempat kerja. Dengan alasan apapun CA tidak diperbolehkan menitipkan atau mencatatkan absen rekan sekerja 3) CA yang datang terlambat, pulang lebih cepat, tidak masuk kerja mendadak, atau meninggalkan tempat kerja dalam waktu jam tugas, harus melap or dan mend apat p ersetujuan lisan ataup un tulisan dari pihak perusahaan dan dept. Store, serta wajib mencari CA untuk menggantikan tugasnya. 4) Apabila showroom / counter dibiarkan kosong tanpa ijin tertulis dari pihak pihak perusahaan atau dept Store, maka CA yang bertanggung jawab di showroom / counter akan diberikan Surat Peringatan dan charge dari dept. Store akan dibebankan kepada CA yang bersangkutan 5) Baik CA yang tidak hadir maupun CA yang hadir, sama-sama bertanggung jawab atas showroom / counter tempatnya bertugas.

13 69 Apabila terjadi hal yang merugikan dikarenakan kelalaian salah satu CA tetap harus ditanggung bersama. 6) Apabila CA tidak hadir di tempat kerja tanpa keterangan maka hak cuti yang bersangkutan berkurang sesuai hari yang bersangkutan tidak hadir, dan gaji yang bersangkutan akan dipotong secara proporsional, serta mendapatkan surat peringatan. 7) Jika CA tidak hadir tanpa keterangan selama 3 hari berturut-turut atau 3 hari dalam 1 tahun, maka perusahaan berhak melakukan pemutusan hubungan k erja. C. Ketentuan sakit 1) Jika tidak masuk karena sakit, maka CA wajib memberitahu rekan shift & Retail SupportHead segera mun gkin. 2) Rekan shift wajib menggantikan CA yang sakit, jika tidak kedua CA tersebut wajib mencari pengganti yang ditentukan agar counter tidak kosong. 3) Jika tidak disertai dengan surat keterangan sakit dari dokter, maka CA tersebut akan dipotong gaji hari dia absen, dan gaji tersebut akan diberikan kepada rekan shift yang lembur karenanya. 4) Surat keterangan sakit diterima oleh perusahaan paling lambat 2 hari setelah CA tidak masuk kerja

14 70 D. Ketentuan cuti 1) CA baru memiliki hak cuti setelah terhitung 1 tahun bekerja di PT Dekatam Centra 2) Hak cuti CA adalah 12 har i dalam 1 tahun 3) CA berhak mengambil hak cutinya maksimal 3 hari/bulan dan baru dapat diambil kembali selang 2 bulan kemudian 4) CA tidak boleh mengambil cuti dihari jumat, sabtu, minggu dan hari libur nasional (kecuali darurat dan disetujui oleh Retail Support Head) 5) Penggambilan cuti tidak boleh bersamaan dengan rekan kerja di showroom / counter 6) Permohonan cuti dilakukan dengan mengisi form cuti dan diajukan keperusahaan paling lambat 3 hari sebelum cuti 7) Hak cuti tahunan tidak dapat diakumulasikan dengan tahun berikutnya E. Reward 1) CA akan mendapatkan bonus dari prestasi kerjanya dalam penjualan setiap bulan jika memenuhi target 2) Bonus disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku dan besarnya target 3) Untuk CA yang memiliki service paling baik berdasarkan pengukuran yang baku, akan mendapatkan bonus tambahan.

15 71 4) Setiap tahunnya akan dipilih CA terbaik dari masing-masing counter untuk mengikuti Gathering F. Punishment 1) CA yang melakukan pelanggaran ringan akan diberikan surat peringatan 1 (SP 1) 2) Sedangkan CA yang melakuakn pelanggaran untuk kedua kalinya atau melakukan pelanggaran berat akan diberikan surat peringatan 2 (SP 2) 3) Jika setelah pelanggaran kedua, CA kembali melakukan pelanggaran atau melakukan pelanggaran yang dianggap fatal maka CA akan mendapat surat peringatan surat peringatan 3 (SP 3) 4) Punishment tambahan, bagi CA y ang mendapatkan SP 1, maka akan dipotong gajinya sebesar Rp ,- (kecuali untuk CA INVIO Rp ,-) 5) Punishment tambahan, bagi CA y ang mendapatkan SP 2, maka akan dipotong gajinya sebesar Rp ,- (kecuali untuk CA INVIO Rp ,-) 6) Punishment tambahan, bagi CA y ang mendapatkan SP 3, maka akan dipotong gajinya sebesar Rp ,- (kecuali untuk CA INVIO Rp ,-) 7) Bagi CA yag sudah mendapatkan SP 3 lalu melakukan kesalahan lagi, maka akan langsung dibebastugaskan oleh peruashaan.

16 Prosedur Sistem yang Berjalan Prosedur Perhitungan Gaji CA Setiap harinya CA mengisi kartu absen kemudian diberikan ke Sup ervisor dept store untuk diotorisasi. Bagi CA yang tidak hadir harus memberikan surat keterangan. Supervisor counter akan mencocokkan kartu absen CA dengan jadwal shift kemudian menandatangani kartu absen setelah mengecek kehadiran CA di counter. Pada akhir periode bulanan, setiap CA di counter yang sama akan mengisi form rekap absen berdasarkan kartu absen yang telah diotorisasi oleh supervisor dept store. Rekap absen berisi rangkuman absen CA yang berada di satu counter yg sama. Data collector yang datang bertugas akan membawa rekap absen dan kartu absen ke HRD. Setelah menerima kartu absen dan rekap absen, HRD akan men ghitung jumlah gaji CA y ang akan dibay arkan. Bagian HRD akan mencocokkan form rekap absen dengan kartu absen. Berdasarkan rekap absen, bagian HRD akan membuat rekap gaji per brand. Perhitungan Gaji CA yaitu bulanan CA yang didasarkan atas grade masing-masing CA ditambahkan dengan bonus, lembur dan dikurangi potongan atas absen, sangsi administrasi, dan pinjaman pembelian atau penggantian barang yang hilang. Rekap gaji akan diberikan ke bagain Retail Support Head (RSH) untuk diperiksa dan ditandatangani kemudian dikirim ke

17 73 finance staff melalui . Rekap gaji yang telah diotorisasi akan diarsip oleh HRD. Setelah finance staff m enerima r ekap gaji, finance staff akan membuat cek berdasarkan total seluruh gaji CA yang akan dibayarkan. Dan mencetak slip gaji. Cek akan diberikan ke Dir. Finance untuk diototrisasi oleh Dir. Finance. Cek yang telah diotorisasi tersebut akan diberikan kembali ke finance staff kemudian difotocopy. Cek yang asli diberikan ke Bank dan cek yang difotocopy akan di arsip oleh finance staff. Pihak Bank akan mengirim bukti transfer ke accounting staff, kemudian accounting staff akan mencatat jurnal pengeluaran kas dan mengarsip bukti transfer yang diterima dari pihak Bank. Setelah itu, HRD akan membuat slip gaji CA 2 rangkap untuk semua CA berdasarkan rekap gaji CA. Slip gaji CA 2 rangkap akan di berikan ke data collector yang bertanggung jawab atas penyaluran dokumen dari kantor ke counter. Slip gaji lembar 1 akan diberikan ke CA, sedangkan slip gaji lembar ke-2 akan di arsip oleh HRD Prosedur Permohonan Izin Setelah bekerja selama 1 tahun, para CA dapat mengambil cuti atau izin kerja dengan mengisi form permintaan cuti. M asa cuti yang dapat diambil adalah 12 hari dengan ketentuan yang telah dijelaskan.

18 74 Pada saat pengisian form tersebut, CA yang bersangkutan mengisi keterangan cuti. Jika cuti yang diambil adalah izin tanpa upah maka akan terjadi pemotongan gaji atas izin absen secara proposional, yaitu gaji pokok CA akan dibagi 30 hari kerja dan dikali dengan jumlah hari izin yang diambil. Form ini akan diserahkan dan dicek oleh Retail Support Head (RSH) untuk disetujui atau ditolak. Kemudian form yang telah telah diotorisasi diberikan ke HRD. Menjelang akhir bulan HRD akan menghitung potongan atas izin yang diambil dan mengarsip form permohonan cuti Prosedur Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang yang Hilang CA yang ingin melakukan pembelian harus memberikan surat retur untuk meminta ijin supervisor dept store mengeluarkan barang yang akan di beli. Setelah itu Supervisor akan mengisi Bukti Pengeluaran Barang (BPB) 5 rangkap dan mengarsip surat retur dan Bukti Pengeluaran Bar ang ran gkap ke-1. Bukti pengeluaran barang 4 rangkap akan diberikan ke data collector, ketika data collector menghitung jumlah stock barang yang ada di counter. Kemudian, Bukti Pengeluaran Barang beserta laporan penjualan counter akan diberikan ke sales coordinator. Sales coordinator setelah menerima Bukti Pengeluaran Barang dan akan mencatat pembelian karyawan dengan potongan pembelian

19 75 yang telah ditentukan. Kemudian mengecek kesesuaian laporan penjualan. Jika terjadi kehilangan, maka sales coordinator akan memberitahukan kepada bagian HRD untuk memotong gaji CA yang bertugas pada counter yang kehilangan barang sebagai beban bon. Potongan gaji ditanggung oleh CA yang bertugas pada hari tersebut sebesar 50% dari harga jual. Sales coordinator akan memberikan BPB rangkap ke-2 ke bgaian HRD untuk pemotongan gaji atas pembelian.

20 Rich Picture Sistem yang Berjalan Rich Picture Prosedur Perhitungan Gaji CA Gambar 3.2 Rich Picture Prosedur Perhitungan Gaji CA

21 Rich Picture Prosedur Permohonan Izin Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Permohonan Izin

22 Rich Picture Prosedur Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang yang Hilang 1. Surat retur Customer Assistant (CA) 2. Barang Supervisor 3. Bukti Keluar Barang (BKB) Me mbawa BKB, lap. Penjualan, dan lap. Stock barang BKB Ke-2 Sales coordinator Data Collector Mencatat HRD Potongan Gaji Gambar 3.4 Rich Picture Prosedur Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang y ang Hilang

23 Event Table dari Sistem yang Berjalan Event Table Perhitungan Gaji CA No Event Internal Agent Start When Activity 1. M emberikan Data collector Setelah CA Mengambil rekap absen dan rekap absen mengisi rekap kartu absen CA di counter absen Memberikan rekap absen dan kartu absen ke HRD 2. M enghitung gaji Bagian HRD M enerima form Mengecek dan mencocokkan CA rekap absen dan kartu absen dengan form rekap kartu absen dari absen data collector Membuat rekap gaji Mengirim rekap gaji ke Retail Support Head 3. M engotorisasi Retail Support M enerima rekap Mengotorisasi rekap gaji rekap gaji Head gaji Mengirimkan rekap gaji ke finance staff kantor pusat melalui Mengarsip rekap gaji asli 4. M embuat Cek finance staff M enerima rekap gaji CA Membuat cek berdasarkan rekap gaji Mencetak rekap gaji

24 80 Mengirimkan cek ke Dir. Finance 5. M engotorisasi Dir. Finance M enerima cek Menandatangani cek cek dari finance staff Mengembalikan cek ke finance staff 6. M enyetorkan finance staff M enerima cek Memfotocopy cek yang telah cek y ang telah diotorisasi diotorisasi Mengirimkan cek asli yang telah diotorisasi dan slip gaji ke Bank Mengarsip fotocopy cek 7. M encatat jurnal Accounting Staff Menerima bukti transfer dari Bank Mencatat jurnal pengeluaran kas Mengarsip bukti transfer 8. M encetak Slip Bagian HRD Setiap Mencetak slip gaji Gaji awalperiode Memberikan slip gaji ke data bulanan collector 9. M enyalurkan Data collector M enerima slip Membawa slip gaji ke counter slip gaji gaji Tabel 3.1 Event Table Perhitungan Gaji CA

25 Event Table Permohonan Izin No Event Internal Agent Start When Activity 1. M enyetujui Retail Support M enerima form Mengecek kelayakan ijin permohonan cuti Head permohan cuti Menyetujui permohonan ijin Memberikan form permohonan cuti ke HRD 2. M enghitung HRD M enjelang akhir Menghitung jumlah ijin yang potongan bulan di ambil Menghitung potongan atas ijin absen. Tabel 3.2 Event Table Permohonan Izin Event Table Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang yang Hilang No Event Internal Agent Start When Activity 1. M emberikan Data Collector Menerima BPB Datang ke counter surat retur ke 4 rangkap Mencatat stock barang di sales counter coordinator Mengambil laporan penjualan dan BPB 4 rangkap Memberikan laporan penjualan, laporan stock

26 82 barang dan BPB ke sales coordinator 2. M emeriksa Sales Menerima Menganalisa laporan penjualan laporan Coordinator laporan Menginput pembelian CA penjualan penjualan, stock berdasarkan BPB y ang barang dan BPB diterima dari data Memberikan informasi collector potongan gaji atas pinjaman barang hilang ke HRD jika terjadi ketidaksesuaian data stock yang seharusnya. 3. M enghitung Bagian HRD M enghitung gaji Menghitung besarnya potongan potongan gaji CA gaji atas absen CA CA Tabel 3.3 Event Table Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang yang Hilang

27 Overview Activity Diagram sistem yang Bejalan OAD Perhitungan Gaji CA Gambar 3.2 OAD Perhitungan Gaji CA

28 OAD Permohonan Cuti Gambar 3.3 OAD Pembelian CA

29 OAD Pembelian CA Gambar 3.2 OAD Pinjaman atas Pembelian dan Penggantian Barang yang Hilang CA

30 Formulir dan Lapo ran dari S istem yang Berjalan 1. Surat Retur Berfungsi untuk meretur barang yang dibeli oleh CA. Formulir ini mencantumkan hari, tanggal, nama counter dan ditujukan kepada siapa. Surat Retur di isi oleh CA yang ingin melakukan pembelian. 2. Bukti Pengeluaran barang (BPB) Berfungsi untuk memberikan informasi jenis barang yang akan di retur sebagai pembelian CA. BPB berisi field tanggal, note, outlet, nomor, article,style, colour, size, total, harga, jumlah. Di isi oleh supervisor counter. 3. Kartu absen Dimiliki oleh setiap CA dan berfungsi untuk mencatat absen CA, kartu absen berisi field nama CA, tanggal absen, jam masuk kerja, jam pulang kerja. Di isi oleh CA yang bersangkutan. 4. Formulir rekap absen Berfungsi untuk menghitung gaji CA berdasarkan absen. Berisi ringk asan absen CA y ang bertugas p ada setiap counter. Formulir rek ap absen di isi oleh CA setiap akhir bulan.

31 87 5. Formulir rekap gaji CA Berfungsi untuk meminta pembayaran gaji CA. Formulir rekap gaji memiliki field no, nama, outlet, nomor rekening, bulanan, lembur, bonus, potongan, total, keterangan. Rekap gaji dibuat oleh bagian HRD 6. Formulir slip gaji Berfungsi sebagai bukti bahwa CA telah menerima gaji yang dibayarkan. Formulir slip gaji memiliki field nama, outlet, bulan, no.rekening, bulanan, bonus, lembur, absen, administrasi, pembelian invio, pembelian atmo, pembelian omara, pembelian transform, uang bon, total terima. Slip gaji dibuat oleh bagian HRD Workflow Table dari Sistem yang Berjalan Workflow Table Perhitungan Gaji CA ACTOR ACTIVIT Y Mengisi kartu absen CA 1. Datang ke counter 2. Mengisi kartu absen untuk CA yang hadir 3. Memberikan kartu absen ke supervisor Mengotorisasi absen

32 88 Supervisor 4. Menerima kartu absen 5. Mengecek keh adiran CA 6. Menandatangani kartu absen CA yang hadir 7. memberikan kartu absen yang diotorisasi ke CA Mengisi form rekap absen CA 8. menerima kartu absen yang telah diotorisasi 9. menghitung absen 10. mengisi form rekap absen 11. memberikan form rekap absen dan kartu absen ke Data Collector Memberikan Rekap Absen Data Collector 12. Datang ke counter 13. Mengambil Rekap absen dan Kartu absen CA 14. Memberikan kartu absen dan rekap absen CA ke HRD Menghitung gaji HRD 15. menerima form rekap absen dan kartu absen 16. mencocokkan form rekap absen dengan kartu absen 17. membuat rekap gaji 18. Mengirim rekap gaji ke Retail Support Head

33 89 Mengotorisasi rekap gaji CA Retail Support Head 19. menerima rek ap gaji 20. mengotorisasi rekap gaji 21. mengirimkan rekap gaji ke finance staff melalui e- mail Membuat cek finance staff 22. menerima rek ap gaji 23. mencetak rekap gaji 24. membuat cek 25. member ikan cek ke Dir. Finance Mengotorisasi cek Dir. Finance 26. Menerima cek 27. Menandatangani cek 28. Mengembalikan cek y ang telah d i otorisasi ke finance staff Menyetorkan cek HRD 29. Menerima cek yang telah diotorisasi 30. Memfotocopy cek 31. Menyetorkan cek asli dan rekap gaji ke Bank 32. Mengarsip fotocopy cek

34 90 Memberikan bukti transfer Bank 33. Menerima cek 34. Memindahkan dana 35. Mencetak bukti transfer 36. Memberikan bukti transfer ke bagian akuntansi Mencatat jurnal Bagian Akuntansi 37. menerima bukti transfer dari bank 38. mencatat jurnal pengeluaran kas 39. mengarsip bukti transfer Mencetak slip gaji CA HRD 40. memcetak slip gaji 41. memberikan slip gaji ke data collector Menyalurkan Slip gaji Data collecto CA 42. Membawa slip gaji ke counter 43. Menerima slip gaji Tabel 3.4 Workflow Perhitungan Gaji CA

35 Workflow Table Permohonan Izin Actor Activity Meminta Izin Cuti CA 1. M eminta form cuti 2. Mengisi form cuti 3. Memberikan form cuti ke RSH Menyetujui Permohonan Cuti Supervisor 4. Menerima form permohonan cuti 5. Mengecek data CA 6. Mengecek kelayakan cuti 7. Menandatangani frompermohonan cuti jika disetujui 8. Memberikan form cuti yang telah diotorisasi Menghitung Potongan Gaji Data collector 9. Menerima form cuti y ang telah d iotorisasi 10. Menghitung jumlah absen yang diambil CA 11. Menghitung potongan gaji CA 12. Mengarsip form permohonan cuti Tabel 3.5 Workflow Table Permohonan Izin

36 Workflow Table Pinjaman atas Pembelian atau Penggantian Barang yang Hilang Actor Activity Membuat Surat Retur CA 1. Mencatat artikel barang yang akan di beli 2. Mengisi form Surat Retur 3. Memberikan Surat Retur ke Supervisor dept. Store Mengisi BPB Supervisor 4. Menerima surat retur 5. Mengisi BPB 5 rangkap 6. Mengarsip BPB rangkap 1 7. Memberikan BPB 4 rangk ap kembali ke CA Memberikan BPB 4 rangkap Data collector 8. Datang ke counter 9. Mencatat stock barang di counter 10. Mengambil Laporan Penjualan dan BPB 4 rangkap 11. Memberikan laporan penjualan, laporan stock barang dan BPB ke sales coordinator

37 93 Memeriksa Laporan Penjualan Sales Coordinator 12. Menerima laporan penjualan, laporan stock barang, BPB 4 rangkap 13. Menginput pembelian CA berdasarkan BPB yang di terima 14. Memberikan BPB rangkap ke-2dan memberikan informasi potongan atas barang yang hilang ke HRD Menghitung Potongan Gaji CA HRD 15. Menghitung besarnya beban atas barang yang hilang 16. Menghitung besarnya pinjaman atas pembelian barang 17. Menghitung total p otongan gaji atas p injaman pembelian dan barang yang hilang. Tabel 3.4 Workflow Table pinjaman atas Pembelian atau penggantian Barang yang Hilang

38 Permasalahan Sistem Informasi Akuntansi dalam Sistem yang Berjalan Temuan 1 Kesulitan dalam pencarian informasi data gaji CA, karena penyimpanan file gaji masih secara manual. Kriteria M engacu pada buku Pengantar Sistem Informasi edisi 12 (James A. O brien, 2006, p221) DBM S berfungsi sebagai interface software antara pemakai dan database. Hal ini membantu para pemakai untuk dengan mudah mengakses data dalam database. Sebab Perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk membangun sebuah sistem database dan berfikir bahwa penyimpanan data secara manual masih cukup layak. Akibat Bagian yang bertanggung jawab atas data CA akan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari data gaji CA yang diperlukan. Rekomendasi Membangun sistem basis data (DBMS).

39 95 Temuan 2 Besarnya kemungkinan terjadinya kesalahan kar ena sistem p erhitungan gaji masih secara manual (human errror). Kriteria M engacu pada buku Pengantar Sistem Informasi edisi 12 (James A. O brien, 2006, p16) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memp roses dara y ang dihasilkan dalam opersai bisnis. Sebab Perusahaan belum memperhatikan manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari p enerap an aplikasi sistem inform asi akuntansi dalam menjalankan proses bisnis di perusahaan. Akibat Serin g terjad i kesalahan p erhitungan gaji yang mengakibatkan HRD harus menghitung ulang kembali gaji CA yang seharusnya dibayarkan. Selain itu, perhitungan gaji secara manual juga membutuhkan waktu yang lama dalam perhitungan gaji CA.

40 96 Rekomendasi M erancang sistem informasi akuntansi perhitungan gaji CA. Temuan 3 Tidak adany a nomor urut CA Kriteria M engacu pada buku Sistem Akuntansi edisi ke-3 (M ulyadi, 2001, p317). Untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalamperusahaan harus bernomor urut cetak Sebab Perusahaan belum menyadari kegunaan dari nomor urut yang dapat menghindari kekeliruan pada data CA yang sama seperti nama CA. Akibat Rentan terjadinnya kesalah an dalam penginputan data gaji CA yang mempengaruhi perhitungan gaji CA dan perusahaan sulit menelusuri data CA yang diurutkan berdasarkan nama. Rekomendasi M emberikan ID y ang secara otomatis kepada setiap CA sebagai no urut CA.

41 97 Temuan 4 Tidak adany a lap oran atas gaji CA untuk mendukung keputusan manajer. Kriteria M engacu pada buku Pengantar Sistem Informasi edisi 12 (James A. O brien, 2006, p443) Laporan, tampilan, dan respons yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen menyediakan infor masi y ang telah ditetapkan oleh para pengambil keputusan untuk mencukupi kebutuhan informasi. Sebab Para pengambil keputusan belum menyadari manfaat dan kemudahan yang dirasakan dengan menggunakan laporan dalam mengambil keputusan. Akibat Pihak manajer harus melakukan pertemuan berulang-ulang dengan bagian HRD untuk memperoleh informasi mengenai data gaji CA. Kebijakan yang diambil juga terkadang tidak sesuai dengan kebutuhan. Rekomendasi M embuat lap oran absensi CA

42 98 berdasarkan rekap absen, laporan pembayaran gaji CA berdasarkan rekap gaji, dan laporan potongan gaji CA berdasarkan Tr_potongan gaji. 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan hasil temua, maka didapatkan beberapa identifikasi yang dibutuhkan bagi perusahaan, yaitu sebagai berikut : 1. Daftar gaji CA Daftar gaji CA digunakan untuk member ikan inform asi nomor rekenin g dan total gaji setiap CA kepada pihak Bank. Daftar gaji CA berisi field nam a CA, nomor rekening, rekening atas nama, total gaji. 2. Laporan absensi CA Laporan absensi CA digunakan untuk memberikan informasi kinerja CA berdasarkan kehadiran CA. Laporan absensi CA berisi field ID CA, Nama CA, hadir, cuti,sakit, cuti tanpa gaji, absen, libur, jumlah hari. 3. Laporan pembayaran gaji CA Laporan pembayaran gaji CA digunakan untuk memberikan informasi mengenai jumlah total gaji yang dikeluarkan oleh perusahaan per periode bulanan. Laporan

43 99 pembayaran gaji berisi field periode, brand, nama CA, gaji pokok, tambahan gaji, p otongan gaji, p otongan p embelian, bon, total gaji, total gaji tiap brand. 4. Laporan potongan gaji CA Laporan potongan gaji CA memberikan informasi mengenai potongan gaji atas CA berdasarkan denda atas surat peringatan, bon atas kehilangan barang di counter, piutang atas pembelian CA dan potongan atas absen CA. Laporan p otongan gaji CA ber isi field periode, brand, ID CA, nama CA, kd_potongan, jenis_potongan, jumlah potongan. 5. Laporan Tambahan gaji CA Laporan tambahan gaji CA memberikan informasi mengenai tambahan gaji atas CA berdasarkan Bonus dan lembur istimewa yang diterima CA. Laporan tambahan gaji CA berisi field Periode, brand, ID_CA, Nama_CA, Kd_tambahan, Jenis_tambahan, Jumlah tambahan.