BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan KOPERASI SEJAHTERA ABADI merupakan koperasi yang bergerak dalam bidang peminjaman uang, hal ini ditegaskan dalam Keputusan Menteri Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Republik Indonesia, Nomor : 226/KEP/M/1996, tentang petunjuk Koperasi Sejahtera Abadi kegiatan usaha peminjaman oleh koperasi dan tentang kegiatan usaha. Kredit yang diberikan oleh koperasi mengandung resiko, sehingga dalam pelaksanaan Koperasi Sejahtera Abadi, koperasi harus memperhatikan asas-asas kredit yang sehat. Untuk mengurangi resiko tersebut, jaminan pemberian kredit dalam arti keyakinan atas kemampuan dan kesanggupan peminjam untuk melunasi hutangnya sesuai dengan yang telah dijanjikan, hal itu merupakan faktor terpenting yang harus diperhatikan oleh koperasi. KOPERASI SEJAHTERA ABADI BEKASI didirikan oleh Siswanto,SE pada tahun 2005 dengan Akta Nomor : 49 Tanggal 5 Desember 2005, Disahkan oleh Menteri Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil dengan Surat Keputusan Nomor : 4/BH/PRAKOP/XII/2005 Tanggal 5 Desember KOPERASI SEJAHTERA ABADI BEKASI dapat izin untuk bergerak dalam 68

2 69 bidang keuangan yaitu menghimpun menyalurkan peminjaman uang kepada usaha kecil, mikro dan menengah (UKM) baik anggota maupun non anggota. KOPERASI SEJAHTERA ABADI BEKASI didirikan oleh Siswanto,SE pada tahun 2005 dengan Akta Nomor : 49 Tanggal 5 Desember 2005, Disahkan oleh Menteri Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil dengan Surat Keputusan Nomor : 4/BH/PRAKOP/XII/2005 Tanggal 5 Desember KOPERASI SEJAHTERA ABADI BEKASI dapat izin untuk bergerak dalam bidang keuangan yaitu menghimpun menyalurkan peminjaman uang kepada usaha kecil, mikro dan menengah (UKM) baik anggota maupun non anggota Visi dan Misi a. Visi Perusahaan : Membangun masyarakat mandiri melalui berbagai bidang usaha untuk meningkatkan kemakmuran dan kesejahteraan anggota. b. Misi Perusahaan : 1. Mewujudkan kemajuan Koperasi dan para anggotanya untuk mengembangkan kegiatan dan kemitraan di lingkungan Kota Bekasi khususnya dan wilayah lain pada umumnya. 2. Melestarikan budaya kerja keras untuk mewujudkan masyarakat mandiri. 3. Mendukung program-program pemerintah melalui pengembangan berbagai jenis usaha dengan kebersamaan.

3 Analisis Pengembangan Koperasi Sejahtera Abadi Organisasi koperasi sebagai suatu sistem merupakan salah satu sub sistem dalam perekonomian masyarakat. Organisasi koperasi hanyalah merupakan suatu unsur dari unsur-unsur yang lainnya yang ada dalam masyarakat yang satu dengan masyarakat yang lainnya dan saling berhubungan, saling tergantung dan saling mempengaruhi sehingga merupakan satu kesatuan yang komplek. Dalam mempertahankan kelangsungan hidupnya, organisasi koperasi sebagai sistem terbuka tidak dapat terlepas dari pengaruh dan ketergantungan lingkungan, baik lingkungan luar seperti ekonomi pasar, sosial budaya, pemerintah, teknologi dan sebagainya maupun lingkungan dalam seperti kelompok koperasi, perusahaan koperasi, kepentingan anggota dan sebagainya Keunggulan Koperasi Sejahtera Abadi a. Telah memiliki badan hukum. b. Stukur organisasi yang sesuai dengan eksistensi koperasi. c. Keanggotaan yang terbuka dan sukarela. d. Resiko kekurangan pelanggan cukup kecil e. Biaya rendah. f. Kepengurusan yang demokratis Kelemahan Koperasi Sejahtera Abadi a. Tingkat kemampuan dan profesionalisme SDM koperasi belum memadai. b. Kurang dalam penguasaan teknologi. c. Sulit menentukan bisnis inti. Namun demikian, dibalik penemuan berbagai kekurangan yang juga merupakan kelemahan, bila sesegera mungkin disikapi secara bijak dan dikelola secara cermat, insya Allah justru akan dapat berubah menjadi suatu bentuk peluang yang kelak pada akhirnya akan dapat pula menambah unsur kekuatan

4 71 pada nilai-nilai kelebihan / kebaikan / keunggulan yang telah ada pada Koperasi Sejahtera Abadi sebelumnya Strategi Pencapaian Traget Nilai- nilai Koperasi Sejahtera Abadi a. Menjadi koperasi yang bermanfaat bagi Anggota. b. Mengutamakan pelayanan terbaik bagi Anggota. c. Pelanggan dan Mitra Usaha. d. Senantiasa mengutamakan kerja sama. e. Pengelolaan secara profesional, transparan dan kehati-hatian. f. Menjunjung tinggi prinsip dasar koperasi dengan landasan etika kerja dan etika usaha yang benar Faktor- faktor yang Mempengaruhi Kesuksesan a. Mempunyai Corporate Image yang baik. b. Mempunyai Sumber Daya Manusia (SDM) yang loyal, profesional, dan memiliki jiwa entrepreneurship. c. Mempunyai jaringan kerjasama yang luas dan baik dengan pihak intern maupun ekstern. d. Mempunyai Sistem Informasi dan Teknologi, serta Standart Operational Procedure yang mendukung operasional Strategi dalam Pencapaian Target & Resiko Usaha a. Strategi dalam Pencapaian Target Adapun Koperasi Sejahtera Abadi memiliki strategi dalam pencapaian target agar usahanya pun semakin maju dan berkembang dengan baik. Cara yang harus ditempuh adalah melalui :

5 72 1. Promosi ke berbagai wilayah atau perluasan wilayah promosi. 2. Flexibel dalam memahami keluhan anggota. 3. Selalu mengambil jalan terbaik terhadap kemacetan agar tidak tumpang tindih. b. Resiko Usaha Sepanjang perjalanannya Koperasi Sejahtera Abadi memiliki resiko usaha yang dapat menghambat lajunya kegiatan usaha. Diantaranya adalah : 1. Kemacetan yang disebabkan minimnya kemampuan pengembalian dana pinjaman pada Koperasi Sejahtera Abadi. 2. Anggota yang Kabur atau tidak bertanggung jawab atas pinjaman dana. 3. Anggota yang bermasalah dan harus sampai melalui jalur hukum Struktur Organisasi Struktur Organisasi Koperasi Sejahtera Abadi

6 73 STRUKTUR ORGANISASI Koperasi Sejahtera Abadi Gambar 3.1 Struktur organisasi Koperasi Sejahtera Abadi Sumber : Koperasi Sejahtera Abadi, Uraian Tugas dan Tanggung Jawab a. Struktur organisasi umum Koperasi

7 74 1. Direktur Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan seluruh karyawan dan bawahan. b. Bertanggung jawab atas segala bentuk kinerja para karyawan. c. Berwenang untuk menetapkan kebijakoperasi Sejahtera Abadinaan dan pengambilan keputusan. d. Menandatangani surat surat yang bersifat kebijakoperasi Sejahtera Abadinaan dan pengalihan. 2. Wakil Direktur Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Membantu ketua dalam mengkoordinir dan mengawasi pelakoperasi Sejahtera Abadinaan tugas karyawan dan mengurus lainnya. b. Bersama dengan sekretaris dan bendahara menandatangani surat-surat bila ketua berhalangan hadir. 3. Ketua Pengawas Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :

8 75 a. Memimpin dalam mengkoordinir dan mengawasi pelakoperasi Sejahtera Abadinaan peminjaman oleh nasabah dan mengurus lainnya. b. Menandatangani surat-surat yang berkenaan dengan pengawasan. 4. Anggota Pengawas Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Membantu dalam mengkoordinir dan mengawasi pelakoperasi Sejahtera Abadinaan peminjaman bersama dengan ketua pengawas. b. Memberikan laporan hasil pengawasan kepada ketua pengawas. 5. Sekretaris I Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Bertanggung jawab umum administrasi dan kearsipan koperasi. b. Membuat notulen rapat-rapat pengurus dengan badanbadan usaha atau koperasi dan rapat anggota tahunan. c. Menyimpan semua dokumen-dokumen. d. Menyusun rancangan rencana program kerja koperasi. e. Sebagai pengatur jadwal Direktur.

9 76 6. Bendahara 1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Merencanakan anggaran pendapatan dan belanja koperasi b. Menerima, menyimpan dan membayar semua bukti-bukti pembayaran yang telah di setujui oleh direktur. c. Menyimpan surat-surat berharga dan surat lain yang berhubungan dengan keuangan koperasi. d. Mengelola seluruh keuangan koperasi bersama bendahara 2.. b. Struktur organisasi Operasional Koperasi 1. Manager Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Merencanakan dan mengembangkan Koperasi b. Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek aspek penting kinerja Koperasi. c. Melakukan pengaturan kerja bawahan langsung. d. Mengelola dan mengendalikan uang yang telah bergulir ke nasabah. e. Membangun relasi di antara atasan dan bawahan, keterampilan terhadap fungsi dan peran kerja agar mampu bekerja secara optimal, kreatif, efektif, berkualitas, produktif.

10 77 f. Mengkonfirmasi taksiran harga dengan jumlah permohonan pinjaman 2. Administrasi Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Membuat surat perjanjian anggota. b. Memberikan uang dan buku angsuran tanda anggota sebagai bukti pencatatan angsuran pinjaman sekaligus dengan uang pinjaman kepada nasabah. c. Mengembalikan jaminan kepada nasabah jika nasabah sudah lunas membayar cicilan angsuran pinjamannya. d. Menghubungi bagian collector untuk menagih angsuran kepada nasabah yang telat membayar angsuran. e. Menerima dan mencatat pembayaran anggota baik yang datang ke kantor maupun yang datang dari collector. f. Menelpon anggota untuk penagihan maupun pencairan. g. Membuat perjanjian pinjaman anggota dan mengeluarkan uang pinjaman tersebut. h. Mengeluarkan biaya biaya operasioanal Koperasi. i. Menurunkan dokumen pinjaman dan tagihan ke surveyor dan collector. j. Membuat laporan harian (data simpan pinjam) 3. Customer Service Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :

11 78 a. Melayani anggota yang datang dengan memberikan pengarahan mengenai cara peminjaman uang dan menyerahkan brosur. b. Melengkapi lembaran survei untuk pengecekkan data aplikasi. c. Melayani pendaftaran anggota 4. Surveyor Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Mengecek jaminan dan mendatangi alamat rumah yang tertera di aplikasi tersebut untuk mengecek kebenenarannya. b. Mengembalikan surat survei kepada administrasi. 5. Collector Uraian Tugas dan Tanggung Jawab : a. Menagih angsuran kepada nasabah yang telat membayar angsuran, dengan membawa kwitansi pembayaran dan Somasi 1 dan 2. b. Menghubungi dan bertemu dengan calon anggota / anggota c. Meminta dan menerima pembayaran serta memberikan bukti pembayaran.

12 79 d. Melakukan negoisasi dan menghubungi pihak pihak yang terkait dengan anggota. 3.2 Prosedur Sistem yang Berjalan Proses pendaftaran Anggota koperasi Proses bisnis pada Koperasi Sejahtera Abadi dimulai ketika calon anggota koperasi datang kekantor koperasi. Pertama, customer service akan menawarkan apakah akan menjadi anggota atau tidak. Jika setuju maka calon anggota akan diberikan formulir pendaftaran anggota yang berisi nama, jenis kelamin, tempat tanggal lahir, agama, alamat serta no tlp, status tempat tinggal, pendidikan, pekerjaan, dan alasan menjadi anggota. Customer service akan menyarankan calon anggota untuk membawa pulang formulir pendaftaran tersebut untuk meminta tanda tangan dari ketua RT/RW, serta untuk menyiapkan lampiran berupa fotocopy KTP, fotocopy KK, pas foto 3 x 4 satu lembar. Calon anggota juga diharuskan membayar uang pendaftaran sebesar Rp serta simpanan pokok sebesar Rp Jika semua persyaratan dan kewajiban sebagai anggota telah disanggupi oleh calon anggota maka customer service akan memberikan formulir pendaftaran beserta persyaratannya kepada Bagian Administrasi untuk didata dan calon anggota akan diberikan buku tanda anggota yang telah diberi no. anggota. Jika calon anggota telah menerima buku anggota maka ia resmi menjadi anggota koperasi Proses peminjaman

13 80 Untuk non-anggota/nasabah dapat melakukan peminjaman pada Koperasi Sejahtera Abadi tanpa harus menjadi anggota terlebih dahulu. Proses peminjaman pada Koperasi Sejahtera Abadi dimulai ketika peminjam (anggota/nasabah) mendatangi kantor koperasi. Pertama, customer service akan memberikan pengarahan dan menjelaskan mengenai cara peminjaman uang dengan menyerahkan brosur koperasi yang berisi besarnya pinjaman/plafond, dan jumlah angsuran/tenor dimana maksimum pinjaman sebesar Rp ,- untuk satu kali peminjaman. Ketika peminjam sudah setuju dengan cara peminjamannya, maka peminjam datang bersama pasangannya, dan melengkapi surat permohonan pinjaman yang diwajibkan mengisi Nama, Alamat, No. telp / handphone, Jumlah Permohonan, Jangka waktu, dan pernah/belum pernah mendapatkan fasilitas pinjaman dari koperasi. Juga dengan persyaratan yang ditentukan seperti lampiran berikut; fotocopy KTP (pemohon), fotocopy KTP (Suami/Istri/Wali), fotocopy Kartu Keluarga, fotocopy BPKB&STNK (untuk jaminan kendaraan), fotocopy sertifikat (untuk jaminan tanah&bangunan), rekening listrik, pajak bumi dan bangunan (terakhir), slip gaji (untuk karyawan), surat keterangan usaha (untuk wiraswasta), fotocopy surat nikah. Kemudian customer service akan melengkapi laporan survei yang wajib berisi nama, alamat rumah, telp, dan hasil wawancara anggota/nasabah yang bersangkutan untuk pengecekkan data tersebut, juga mewajibkan pemohon untuk menandatangani laporan survey. Setelah itu, surat permohonan pinjaman, laporan survey, serta lampiran pinjaman akan diserahkan kepada surveyor. Setelah dokumen pinjaman (surat permohonan pinjaman, laporan survey dan lampiran pinjaman) di terima oleh surveyor, maka surveyor akan mengecek

14 81 jaminannya dengan mendatangi alamat rumah yang tertera pada dokumen tersebut untuk mengecek kebenenarannya. Jika hasil survei memenuhi kriteria untuk dijadikan jaminan, maka surveyor akan menandatangani laporan survey tersebut dan mengisi laporan survei yang berisi Acc sementara surveyor, pinjaman agar diberikan tanggal, pinjaman ke, jangka waktu pinjaman. Lalu seluruh dokumen pinjaman akan diserahkan pada manager. Setelah menerima dokumen pinjaman, manager akan mengecek jumlah permohonan pinjaman yang diminta dengan taksiran harga jaminan yang diajukan. Jika jumlah permohonan tidak sesuai dengan taksiran harga jaminan yang diajukan, manager akan mencatat besarnya pinjaman yang dapat digunakan oleh peminjam dan mengkonfirmasi pada surat permohonan pinjaman, lalu dokumen pinjaman tersebut akan di serahkan pada bagian administrasi. Setelah menerima dokumen pinjaman yang telah di konfirmasi oleh manager, bagian administrasi akan menghubungi peminjam mengenai besarnya jumlah uang yang dapat dipinjam oleh peminjam. Jika peminjam setuju, bagian administrasi akan menjelaskan bahwa peminjam harus membawa BPKB/sertifikat asli untuk ditukar dengan uang pinjaman yang disepakati. Juga, peminjam harus mendatangi kantor koperasi dengan pasangannya/wali untuk menandatangani surat perjanjian. Peminjam yang sudah datang ke kantor koperasi bersama pasangan/wali akan dibuatkan surat perjanjian, surat kuasa menjual jaminan, dan surat pernyataan oleh bagian administrasi untuk ditandatangani. Khusus untuk nasabah, hanya akan mendapatkan nomor nasabah setelah menandatangani seluruh dokumen perjanjian. Setelah seluruh dokumen perjanjian tersebut ditandatangani, anggota akan menyerahkan BPKB/sertifikat

15 82 asli kepada bagian administrasi, dan bagian administrasi akan memberikan sejumlah uang pinjaman. Untuk proses penyerahan uang pada nonanggota/nasabah, bagian administrasi akan menyerahkan uang pinjaman beserta buku tanda anggota untuk mencatat angsuran nasabah setiap bulannya yang mana nomor buku simpanan dicatat sesuai dengan nomor nasabah yang tercantum pada surat perjanjian. Lalu pengeluaran uang pinjaman tersebut di catat ke dalam buku besar Proses Pembayaran Pinjaman Setiap bulannya peminjam (nasabah/anggota) akan melakukan pembayaran angsuran pinjaman sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. Pada saat melakukan pembayaran angsuran peminjam diwajibkan membawa buku tanda anggota sebagai bukti pencatatan angsuran pinjaman setiap bulannya. Peminjam akan datang ke kantor koperasi menemui Bagian Administrasi, lalu menyerahkan uang dan buku tanda anggota untuk di catat besar angsurannya. Bagian Administrasi akan mencatat tanggal, jumlah pinjaman, angsuran, saldo, bunga, denda, dan tanggal jatuh tempo, dan paraf pada buku tanda anggota dan mencatat pembayaran tersebut ke dalam buku besar yang berisi tanggal, no buku simpanan & nama, jumlah pembayaran dan paraf. Begitu seterusnya sampai angsuran tersebut lunas. Jika terjadi keterlambatan membayar mecapai satu bulan maka Bagian Administrasi akan menghubungi bagian collector untuk menagih angsuran kepada nasabah yang bersangkutan, dengan membawa kwitansi pembayaran dua rangkap dan Somasi 1 untuk jangka waktu satu bulan. Dan apabila belum mampu

16 83 membayar angsuran tersebut, bagian administrasi akan menghubungi collector kembali untuk memberikan Somasi 2 kepada peminjam setelah somasi 1 tidak dipenuhi yang berlaku satu minggu. Jika pembayaran tidak dapat dilakukan oleh peminjam, maka pihak koperasi sesuai dengan perjanjian yang tertera pada dokumen perjanjian dan surat permohonan pinjaman akan menarik/menyita jaminan untuk melunasi pinjaman. Penarikan jaminan dilakukan oleh manager setelah menerima dokumen perjanjian dari Bagian Administrasi, dan mendatangi tempat tinggal peminjam dengan membawa dokumen perjanjian, lalu membawa jaminan sesuai dengan dokumen perjanjian ke kantor koperasi. Setelah itu menejer akan menjual jaminan tersebut dan hasil penjualan jaminan digunakan untuk melunasi pinjaman pada koperasi yang di serahkan pada bagian administrasi untuk dicatat pada buku besar dan sisanya di kembalikan pada peminjam. Peminjam yang ingin langsung membayar angsuran pada collector akan diberikan kwitansi pembayaran dua rangkap yang ditandatangai oleh collector dimana; a. rangkap 1: putih, akan diserahkan pada anggota, dan b. rangkap 2 : merah, akan diserahkan pada Bagian Administrasi untuk di arsip Proses Pengembalian Jaminan

17 84 Peminjam yang sudah melunasi pembayaran pinjamannya akan mendatangi koperasi untuk mengkonfirmasi pengambilan jaminan. Peminjam datang membawa bukti pelunasan berupa; buku tanda anggota dan jika ada, kwitansi pembayaran saat keterlambatan pembayaran angsuran, lalu menyerahkan bukti tersebut pada Bagian Administrasi. Bagian Administrasi akan mengecek buku tersebut serta menyamakan catatan pada buku besar mengenai pelunasan pembayaran pinjaman. Jika pembayaran sudah lunas, maka anggota akan di informasikan untuk kembali pada hari berikutnya untuk pengambilan jaminan. Bagian Administrasi akan memberikan bukti pelunasan berupa buku tanda anggota yang sudah diberikan keterangan lunas dan ditandatangani kepada Manager. Pada hari berikutnya, Bagian Administrasi akan menerima jaminan dari Manager dan menyerahkan jaminan tersebut serta mengembalikan buku tanda anggota pada anggota atau menyimpan buku tanda anggota bagi nasabah. Pada akhir jam kerja Bagian Administrasi akan membuat laporan harian (data simpan pinjam) untuk mengetahui jumlah pinjaman dan pembayaran angsuran pada setiap harinya. 3.3 Rich Picture Proses pendaftaran

18 85 Gambar 3.2 Rich Picture Proses Pendaftaran \ Proses Peminjaman

19 86 Gambar 3.3 Rich Picture Proses Peminjaman Proses Pembayaran Pinjaman

20 87 Gambar 3.4 Rich Picture Pembayaran Peminjaman Proses pengembalian jaminan

21 88 Gambar 3.5 Rich Picture Pengembalian Jaminan 3.4. Event Table Koperasi Sejahtera Abadi

22 89 No. Event Internal Agent 1. Melayani Customer pendaftaran Service anggota 2. Melayani permohonan pinjaman 3. Melakukan peninjauan jaminan Customer Service Surveyor Start When Pada saat calon anggota mendatangi koperasi Pada saat peminjam akan meminjam uang Pada saat menerima surat permohonan pinjaman, laporan survey, dan lampiran pinjaman dari Customer service Activity - Menyerahkan formulir pendaftaran anggota untuk di isi, - Menerima fotocopy KTP&KK, dan Pas foto - Menerima biaya pendaftaran dan simpanan pokok - Menyerahkan buku tanda anggota - Memberikan brosur dan informasi pinjaman - Menyerahkant surat permohonan pinjaman untuk diisi peminjam - Menerima lampiran persyaratan pinjaman berupa; fotocopy KTP (pemohon), fotocopy KTP (Suami/Istri/Wali), fotocopy Kartu Keluarga, fotocopy BPKB&STNK (untuk jaminan kendaraan), fotocopy sertifikat (untuk jaminan tanah&bangunan), rekening listrik, pajak bumi dan bangunan (terakhir), slip gaji (untuk karyawan), surat keterangan usaha (untuk wiraswasta), fotocopy surat nikah - Mencatat laporan survey - Menyerahkan surat permohonan pinjaman, laporan survey, dan lampiran pinjaman kepada surveyor - Menerima surat permohonan pinjaman, laporan survey, dan dokumen pinjaman - Melakukan peninjauan lokasi jaminan - Melengkapi laporan survey - Menyerahkan surat permohonan pinjaman, laporan survey, dan lampiran pinjaman pada manager

23 90 4. Melakukan analisa 5. Melayani pinjaman kredit 6. Melakukan Perjanjian pinjaman 7. Melayani pembayaran Manager Bagian Administr asi Bagian Administr asi Bagian Administr asi Pada saat menerima surat permohonan pinjaman, laporan survey, dan lampiran pinjaman dari Surveyor Pada saat menerima surat permohonan pinjaman, laporan survey, dan dokumen pinjaman yang di konfirmasi dari Manager Pada saat peminjam setuju atas konfirmasi pinjaman Pada saat menerima pembayaran angsuran - Menerima surat permohonan pinjaman, laporan survey, dan lampiran pinjaman - Menganalisa surat permohonan pinjaman dan laporan survey - mengkonfirmasi surat permohonan pinjaman - Menyerahkan surat permohonan pinjaman, laporan survey, dan lampiran pinjaman pada Bagian Administrasi - Menerima surat permohonan pinjaman, laporan survey, dan lampiran pinjaman - Menghubungi peminjam - Menerima BPKB/sertifikat asli - Membuat Surat Perjanjian, Surat kuasa menjual jaminan, dan surat pernyataan untuk di tanda tangani peminjam - Menyerahkan uang tunai pada peminjam - (khusus nasabah) menyerahkan buku tanda anggota - Mencatat peminjaman kedalam buku besar - Menerima uang tunai dan buku tanda anggota - Mencatat angsuran pada buku tanda anggota dan buku besar - Mengembalikan buku tanda anggota pada peminjam 8. Mengecek jatuh tempo Bagian Administr asi Pada saat jatuh tempo pembayaran peminjam sudah lewat - Mengecek tanggal jatuh tempo angsuran pada buku besar - Jika anggota telat membayar angsuran, dibuatkan Somasi 1 & 2, dan Kwitansi pembayaran dua rangkap - Menyerahkan kwitansi pembayaran dan Somasi 1 pada collector

24 91 9. Melakukan penagihan pembayaran Collector Pada saat menerima Somasi 1 & 2 dan kwitansi pembayaran dari Bagian Administrasi - Menyerahkan dokumen perjanjian pada Manager - Menerima Somasi 1 dan kwitansi pembayaran - Mendatangi tempat tinggal peminjam - Menyerahkan Somasi 1 dan 2 pada anggota - Menerima uang pembayaran keterlambatan - Menyerahkan kwitansi pembayaran, Rangkap 1 : putih, pada peminjam Rangkap 2 : merah, pada bagian administrasi - Menyerahkan uang pembayaran keterlambatan pada bagian administrasi 10. Melakukan penjualan jaminan Manager Pada saat menerima dokumen perjanjian - Menerima dokumen perjanjian dari Bagian Administrasi - Mendatangi tempat tinggal peminjam - Menyita dan menjual jaminan - Menyerahkan hasil penjualan jaminan pada Bagian Administrasi 10. Melayani pelunasan pinjaman Bagian Administr asi Pada saat menerima uang penjualan jaminan - Menerima uang penjualan jaminan dari Manager - Menerima uang pembayaran keterlambatan dan kwitansi pembayaran rangkap 2 dari collector - Mencatat pada buku besar - Menyerahkan sisa uang penjualan jaminan pada peminjam 11. Menerima dokumen pengembalian pinjaman Bagian Administr asi Pada saat angsuran anggota lunas - Menerima buku tanda anggota, kwitansi pembayaran dari peminjam - Mengecek buku tanda anggota, kwitansi pembayaran, dan buku besar - Mencatat keterangan lunas - Menyerahkan buku tanda anggota, dan kwitansi pembayaran pada manager 12. Mengecek Manager Pada saat menerima - Menerima buku tanda

25 92 jaminan 13. Melakukan pengembalian jaminan 14. Membuat laporan 15. Melakukan pemerikoperasi Sejahtera Abadian laporan Bagian Administr asi Bagian Administr asi Ketua Koperasi buku tanda anggota, dan kwitansi pembayaran bertanda lunas dari Bagian Administrasi Pada saat menerima jaminan Setiap akhir jam kerja Menerima Laporan Tabel 3.1 Event Table Koperasi Sejahtera Abadi anggota, dan kwitansi pembayaran bertanda lunas dari Bagian Administrasi - Mengecek kembali buku tanda anggota, dan kwitansi pembayaran bertanda lunas - Menyerahkan jaminan (BPKB/sertifikat) pada Bagian Administrasi - Menerima jaminan (BPKB/sertifikat) - Menghubungi peminjam - Menyerahkan jaminan pada peminjam - Membuat laporan harian (data simpan pinjam) - Menyerahkan laporan kepada Ketua Koperasi - Menerima laporan harian (data simpan pinjam) - Melakukan pemerikoperasi Sejahtera Abadian dan otorisasi terhadap laporan yang di terima 3.5. Workflow Table pada Koperasi Sejahtera Abadi

26 93 Actor Activity (Melayani Pendaftaran Anggota) Calon Anggota Customer Service Calon Anggota Customer Service Calon Anggota Customer Service 1. Mendatangi kantor koperasi 2. Menyerahkan formulir pendaftaran anggota 3. Menyerahkan fotocopy KTP, KK dan pas foto 4. Menerima fotocopy KTP, KK dan pas foto serta formulir pendaftaran anggota 5. Menyerahkan biaya pendaftaran dan simpanan pokok 6. Menerima biaya pendaftaran dan simpanan pokok 7. Menyerahkan butu tanda anggota (Melayani Permohonan Pinjaman) Customer Service Peminjam Customer Service Peminjam Customer Service 8. Memberikan brosur Koperasi Sejahtera Abadi 9. Memberikan informasi cara peminjaman 10. Menyetujui cara peminjaman 11. Memberikan Surat Permohonan Pinjaman 12. Mengisi Surat Permohonan Pinjaman 13. Mengembalikan Surat permohonan pinjaman 14. Menyerahkan persyaratan berupa lampiran (fotocopy KTP (pemohon), fotocopy KTP (Suami/Istri/Wali), fotocopy Kartu Keluarga, fotocopy BPKB&STNK (untuk jaminan kendaraan), fotocopy sertifikat (untuk jaminan tanah&bangunan), rekening listrik, pajak bumi dan bangunan (terakhir), slip gaji (untuk karyawan), surat keterangan usaha (untuk wiraswasta), fotocopy surat nikah) 15. Menerima persyaratan yang berupa lampiran 16. Mencatat Laporan Survei

27 94 berdasarkan Surat Permohonan Pinjaman 17. Menyerahkan dokumen pinjaman (Surat Permohonan Pinjaman, Laporan Survey dan lampiran) pada Surveyor (Melakukan Peninjauan Jaminan) Surveyor 18. Menerima dokumen pinjaman (Surat Permohonan Pinjaman, Laporan Survey dan lampiran) dari Customer Service 19. Meninjau lokasi jaminan 20. Melengkapi Laporan Survey 21. Menyerahkan dokumen pinjaman (Surat Permohonan Pinjaman, Laporan Survey dan lampiran) pada Manager (Melakukan Analisa) Manager 22. Menerima dokumen pinjaman (Surat Permohonan Pinjaman, Laporan Survey dan lampiran) dari Surveyor 23. Menganalisis Dokumen 24. Mencatat Keterangan pada surat permohonan pinjaman 25. Menyerahkan dokumen pada Bagian Administrasi (Melayani Pinjaman) Bagian Administrasi Peminjam 26. Menerima dokumen pinjaman dari Manager 27. Menghubungi peminjam mengenai persetujuan permohonan pinjaman 28. Mendatangi koperasi 29. Menyerahkan surat jaminan asli (BPKB/sertifikat) (Melakukan Perjanjian pinjaman) Bagian Administrasi 30. Menerima surat jaminan asli (BPKB/sertifikat) 31. Membuat surat Perjanjian Kredit,

28 95 Peminjam Bagian Administrasi Peminjam Peminjam (nasabah) Bagian Administrasi Surat kuasa menjual jaminan, dan surat pernyataan 32. Menandatangani surat Perjanjian Kredit, Surat kuasa menjual jaminan, dan surat pernyataan 33. Mengarsipkan seluruh dokumen pinjaman serta surat jaminan asli (BPKB/sertifikat) 34. Menyerahkan Uang tunai 35. Menyerahkan Buku Tanda Anggota kepada nasabah 36. Menerima uang tunai 37. Menerima buku tanda anggota 38. Mencatat pengeluaran pinjaman kedalam buku besar (Melayani Pembayaran) Peminjam Bagian Administrasi Peminjam 39. Menyerahkan uang tunai 40. Menerima uang tunai 41. Mencatat angsuran kedalam buku tanda anggota 42. Mencatat angsuran kedalam buku besar 43. Mengembalikan buku tanda anggota 44. Menerima buku tanda anggota (Mengecek Jatuh Tempo) Bagian Administrasi 45. Mengecek jatuh tempo pada buku besar 46. Membuat kwitansi pembayaran 47. Membuat Somasi Membuat Somasi Menyerahkan kwitansi pembayaran, Somasi 1 & 2 pada Collector 50. Menyerahkan dokumen perjanjian pada Manager (Melakukan Penagihan Pembayaran) Collector 51. Menerima kwitansi pembayaran, Somasi 1 &2 dari Bagian Administrasi 52. Mendatangi tempat tinggal anggota 53. Menyerahkan Somasi 1

29 96 Anggota Collector 54. Menyerahkan Somasi Menyerahkan uang tunai 56. Menerima uang tunai 57. Menandatangani kwitansi pembayaran 58. Menyerahkan kwitansi pembayaran rangkap 1 pada anggota 59. Menyerahkan uang tunai dan kwitansi pembayaran rangkap 2 pada Bagian Administrasi (Melakukan penjualan jaminan) Manager 60. Menerima dokumen perjanjian 61. Mendatangi tempat tinggal anggota 62. Memperlihatkan dokumen perjanjian guna bukti menyita jaminan 63. Menyita dan menjual jaminan 64. Menyerahkan uang hasil penjualan jaminan dan dokumen perjanjian kepada Bagian Administrasi (Melayani pelunasan pinjaman) Bagian Administrasi Peminjam Bagian Administrasi 65. Menerima uang penjualan jaminan dan dokumen perjanjian dari Manager 66. Menerima uang tunai dan kwitansi pembayaran rangkap 2 dari collector 67. Mencatat kedalam buku besar 68. Menyerahkan sisa pelunasan dari penjualan jaminan kepada peminjam (Melayani Pengembalian Jaminan) 69. Menyerahkan buku anggota dan kwitansi pembayaran 70. Menerima buku anggota dan kwitansi pembayaran 71. Mengecek status peminjam dalam buku tanda anggota, kwitansi pembayaran dan buku besar 72. Mencatat keterangan lunas pada buku tanda anggota 73. Menyerahkan buku tanda anggota, dan kwitansi pembayaran pada manager

30 97 (Mengecek jaminan) Manager Bagian Administrasi 74. Menerima buku tanda anggota, dan kwitansi pembayaran bertanda lunas 75. Mengecek kembali buku tanda anggota, dan kwitansi pembayaran bertanda lunas 76. Menyerahkan jaminan (BPKB/sertifikat) pada Bagian Administrasi (Melakukan pengembalian jaminan) 77. Menerima jaminan (BPKB/sertifikat) 78. Menghubungi peminjam 79. Menyerahkan jaminan 80. Megembalikan buku tanda anggota kepada peminjam (anggota) (Membuat laporan) Bagian Administrasi 81. Mengecek data simpan pinjam pada buku besar 82. Membuat laporan harian (data simpan pinjam) di akhir jam kerja 83. Menyerahkan laporan harian pada Direktur (Melakukan Pemeriksaan Laporan Koperasi Sejahtera Abadi ) Direktur 84. Menerima laporan harian (data simpan pinjam) 85. Melakukan pemeriksaan Koperasi Sejahtera Abadian dan otorisasi terhadap laporan-laporan yang di terima Tabel 3.2 WorkflowKoperasi Sejahtera Abadi

31 3.6 Overview Activity Diagram (OAD) Overview Activity Diagram (Anggota) Koperasi Sejahtera Abadi Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Anggota KSA 98

32 3.6.2 Overview Activity Diagram (Nasabah) Koperasi Sejahtera Abadi Gambar 3.7 Overview Activity Diagram Nasabah KSA 99

33 Formulir dan Laporan pada Sistem Berjalan Beberapa formulir dan laporan yang dihasilkan dalam kegiatan bisnis yang berjalan pada Koperasi Sejahtera Abadi, dapat diuraikan sebagai berikut : a. Formulir Pendaftaran Anggota Formulir ini dibuat oleh customer service yang digunakan untuk mencatat data calon anggota yang mendaftar pada Koperasi Sejahtera Abadi atas data calon anggota, biaya-biaya pendaftaran, dan lampiran persyaratan menjadi anggota b. Surat Permohonan Pinjaman Surat ini dibuat oleh customer service yang digunakan untuk mencatat data anggota atau nasabah yang akan melakukan pinjaman pada Koperasi Sejahtera Abadi. c. Laporan Survei Surat ini dibuat oleh customer service berdasarkan surat permohonan pinjaman yang digunakan untuk memeriksa kelayakan jaminanan yang dicatat oleh surveyor. d. Surat Perjanjian Kredit Surat ini dibuat oleh bagian Administrasi yang berguna sebagai bukti dan persetujuan pinjaman kredit pada Koperasi Sejahtera Abadi. e. Surat Kuasa Menjual Jaminan Surat ini di buat oleh bagian Administrasi yang berguna sebagai bukti dan persetujuan akan jaminan yang diberikan oleh peminjam jika tidak mampu melunasi pinjaman, bagian Koperasi Sejahtera Abadi memiliki kuasa untuk menjual jaminan.

34 101 f. Surat Pernyataan Surat ini di buat oleh bagian Administrasi yang ditandatangani oleh peminjam guna untuk melakukan pernyataan peminjam atas pinjamannya terhadap Koperasi Sejahtera Abadi. g. Buku tanda anggota Buku ini berperan sebagai bukti pencatatan atas pembayaran untuk melunasi jaminan yang telah diberikan kepada Koperasi Sejahtera Abadi. h. Kwitansi pembayaran Merupakan surat yang digunakan sebagai bukti pembayaran jaminan yang ditandatangani oleh collector sebagai bukti bahwa uang jaminan telah diberikan oleh peminjam kepada Koperasi Sejahtera Abadi. 1. Rangkap 1 : untuk Pelanggan 2. Rangkap 2 : untuk bagian Administrasi i. Surat Somasi 1 dan Somasi 2 Merupakan surat yang dikeluarkan oleh Koperasi Sejahtera Abadi apabila peminjam tidak melakukan pembayaran pada waktu yang telah disepakati. j. Buku Besar Adalah buku tempat mencatat kejadian peminjaman atau pembayaran yang dilakukan setiap saat. Buku ini sebagai catatan Koperasi Sejahtera Abadi dan bukti yang dipegang Koperasi Sejahtera Abadi untuk pembayaran ataupun peminjaman. k. Laporan Data Simpan Pinjam

35 102 Merupakan laporan yang berisi tentang kegiatan peminjaman atau pembayaran atau jatuh tempo peminjaman yang disusun berbentuk table sehingga mudah untuk dimengerti. Laporan ini berguna untuk mengetahui perkembangan koperasi dalam jangka waktu harian Analisis Temuan Hasil Survei Dari hasil temuan yang kami lakukan pada Koperasi Sejahtera Abadi maka permasalahan yang kami temukan dalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: Temuan 1 Kesulitan dalam penyimpanan dan pencarian data terutama data nasabah dan transaksi yang masih disimpan dalam bentuk buku. Kriteria Data harus diatur secara logis pada peralatan penyimpanan fisik agar data dapat diproses dengan efisien. Hal tersebut dikemukakan oleh James A. O Brien (2006,p243). Sebab Tempat penyimpanan dokumen terbatas, data tidak disimpan dengan baik. Akibat Memperlambat kinerja tiap bagian dalam memberikan pelayanan terhadap pihak lain sehingga membutuhkan waktu yang lama. Rekomendasi Data diatur dalam elemen data logis seperti karakter, field, catatan, file, database. Dicatat menggunakan sistem yang terkomputerisasi yang berkapasitas besar.

36 103 Temuan 2 Kriteria Sering terjadinya kesalahan dalam distribusi data. Memastikan bahwa data dalam database terdistribusi dalam sebuah organisasi secara konsisten dan bersamasama diperbarui. James A. O Brien (2006, p212). Sebab Akibat Rekomendasi Karena tidak terorganisir dengan baik. Kinerja setiap bagian berjalan dengan baik. Selalu mengupdate data secara konsisten, mengelola database terdistribusi dengan baik. Temuan 3 Kurangnya pengendalian internal dalam membuat laporan, khususnya laporan pembayaran. Kriteria Menurut Jones, Rama (2008,p8) Pengendalian intermnal mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi assetaset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data. Sebab Akibat Rekomendasi Prosedur yang belum terorganisir dengan baik. Dapat terjadinya manipulasi data oleh pihak lain. Menggunakan kata sandi yang hanya diketahui oleh pihak yang mempunyai hak akses. Temuan 4 Kriteria Sering terjadi duplikasi data. Menurut Jones, Rama (2008, p341) penggunaan umum nilai-nilai yang dihasilkan computer adalah menentukan

37 104 nomor seri yang unik pada kejadian. Sebab Karena sering terjadi kesalahan dalam pencatatan nomor surat atau formulir. Akibat Kesulitan dalam membedakan urutan transaksi dan keakuratan data. Rekomendasi Menggunakan sistem terkomputerisasi yang secara otomatis memperbaharui nomor yang selanjutnya (auto generate) Identifikasi Kebutuhan Informasi Laporan Managerial yang diperlukan oleh Koperasi Sejahtera Abadi antara lain dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Jurnal khusus penerimaan kas Jurnal ini memberikan informasi mengenai uang masukyang diterima dai peminjam untuk keperluan akuntansi. b. Jurnal khusus pengeluaran kas Jurnal ini memberikan informasi mengenai uang keluar yang digunakan untuk pinjaman nasabah untuk keperluan akuntansi. c. Laporan pelunasan pinjaman Laporan ini memberikan informasi mengenai hasil pinjaman yang telah dilunasi oleh nasabah. d. Laporan penjualan jaminan Laporan ini memberikan informasi mengenai seluruh transaksi jaminan yang sudah disita lalu dijual oleh pihak transaksi. e. Laporan penagihan angsuran

38 105 Laporan ini memberikan informasi mengenai angsuran nasabah yang sudah lewat jatuh tempo dan belum membayar angsuran bulanannya. f. Laporan pembayaran angsuran Laporan ini memberikan informasi mengenai pembayaran angsuran yang dilakukan nasabah koperasi pada setiap bulanannya. g. Laporan jatuh tempo pinjaman Laporan ini memberikan informasi mengenai peminjam yang pada saat itu sudah dalam jatuh tempo pembayaran. h. Laporan pendaftaran anggota Laporan ini memberikan informasi tentang uang yang masuk atas pembayaran anggota yang mendaftar. i. Laporan penambahan nasabah Laporan ini memberikan informasi mengenai adanya nasabah yang terdaftar pada koperasi (non-anggota). j. Laporan kegiatan nasabah Laporan ini memberikan detail untuk nasabah (anggota dan non anggota) Koperasi Sejahtera Abadi. k. Laporan pinjaman Laporan ini memberikan informasi mengenai peminjaman yang berlangsung pada koperasi l. Laporan simpanan Laporan ini memberikan informasi tentang simpanan yang dilakukan oleh anggota koperasi.