3.1.1 Sejarah Perusahaan

Transkripsi

1 48 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Matahari Abadi adalah perusahaan percetakan yang melayani jasa percetakan seperti : brosur, kop surat, amplop, kartu nama, faktur, surat jalan, kwitansi, map, company profile, ID Card, spanduk, banner, perlengkapan administrasi dan promosi lainnya. Perusahaan ini mulai berdiri dari tahun 2005 yang didirikan oleh Bapak Richard Hardijanto. PT. Matahari Abadi memiliki Nomor SIUP SDPJT SIUP PK yang dikeluarkan oleh notaris INGRID LANNYWATY,SH, dan Nomor NPWP PT. Matahari Abadi bertempat di daerah Cipinang dengan alamat Jl. Cipinang Muara III No.15 A Cipinang Muara - Jakarta Timur PT. Matahari Abadi mempunyai beberapa mesin yang mendukung proses produksi, yaitu mesin potong, mesin offset (cetak), mesin ekspose Pada tahun 2006, PT. Matahari Abadi mulai mengembangkan pelayanannya dari yang sebelumnya pada tahun 2005 hanya menerima cetak brosur, kop surat, dan kartu nama, diperluas dengan melayani cetak faktur, surat jalan, kwitansi, map, company profile, ID Card, perlengkapan administrasi dan promosi lainnya

2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Menjadi perusahaan percetakan yang professional, kreatif dan smart Misi Perusahann 1. Senantiasa berinovasi dan mengembangkan diri. 2. Meningkatkan daya saing di bidang industri percetakan dan digital printing menuju persaingan global. 3. Memperhatikan share holder dan stake holder, khususnya karyawan, client, serta pihak terkait untuk bersama-sama menumbuhkan daya saing guna mengembangkan perusahaan.

3 50 berjalan : Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini merupakan struktur organisasi PT.Matahari abadi yang sedang Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Matahari Abadi tahun 2011 (Sumber dari PT. Matahari Abadi)

4 Uraian Tugas dan Wewenang serta Tanggung Jawab 1. Direktur a. Merupakan pemilik perusahaan dan pemilik modal b. Bertanggung jawab penuh atas perusahaan 2. Manager Operasional a. Mengatur kegiatan operasional pabrik b. Memberi perintah produksi c. Melakukan pemesanan bahan baku d. Bertanggung jawab atas bahan baku yang diterima dan dikeluarkan e. Menerima pembayaran pada transaksi perjualan tunai f. Menyerahkan pembayaran tunai kepada bagian keuangan. 3. Keuangan a. Melakukan pencatatan untuk kas keluar dan kas masuk b. Bertanggung jawab atas penggunaan dana perusahaan seperti pembelian bahan baku, gaji karyawan dan biaya lainnya. c. Melakukan penagihan atas semua pituang dagang berdasarkan tanda terima.

5 52 d. Melakukan pengecekan terhadap piutang dagang e. Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran kas serta melaporkannya kepada direktur. 4. Operator mesin cetak a. Mengatur kalibrasi warna b. Mengatur operasi-operasi mesin cetak c. Melakukan maintenance terhadap mesin 5. Operator mesin ekspose a. Mengatur operasi mesin ekspose b. Melakukan maintenance terhadap mesin 6. Operator mesin potong a. Mengatur operasi mesin potong b. Melakukan maintenance terhadap mesin 7. Kenek mesin cetak a. Membantu operator mesin b. Melakukan pengepakan barang c. Mengecek hasil produk jadi. 8. Kenek mesin expose

6 53 a. Membantu operator mesin b. Melakukan pengepakan barang c. Mengecek hasil hasil ekspose. d. Mencelupkan ekspose ke cairan developer e. Mengeringkan ekspose 9. Kenek mesin potong a. Membantu operator mesin b. Melakukan pengepakan barang c. Memasukan dan mengeluarkan kertas d. Mengecek hasil potongan. 10. Pengiriman a. Mengirim barang sesuai dengan surat jalan kepada pelanggan

7 Sistem Yang Berjalan Prosedur yang berjalan : Pada tahap awal PT.Matahari Abadi menerima desain dari pelanggan berupa CD atau file lainnya,kemudian file tersebut diperiksa oleh manager operasional yang kemudian manager operasional membuat perjanjian secara lisan kepada pelanggan mengenai bahan yang akan digunakan,finishing yang akan digunakan dan harga. Untuk harga setelah terjadi kesepakatan maka manager operasional akan menghubungi pihak supplier untuk mengirim bahan baku yang akan digunakan dalam pencetakan sesuai kesepakatan, lalu supplier mengirim bahan baku dan diterima oleh manager operasional. Setelah itu manager operasional membawa design yang telah disepakati kepada rekanan untuk dicetak ke film. Lalu setelah film selesai,maka film akan diterima oleh manager operasional, lalu manager operasional memberi perintah kepada operator mesin ekspoese untuk mencetak design dari film ke ekspose, proses cetak film ke ekspose dibuat dengan mesin ekspose yang memiliki sinar ultra violet untuk memindahkan hasil cetakan dari film ke ekspose besi kemudian direndam ke cairan developer oleh kenek mesin ekspose setelah itu dikeringkan, setelah design film telah tercetak ke ekspose, maka ekspose akan di masukkan ke dalam mesin offset (mesin cetak), lalu operator mesin offset memasukkan kertas yang diiginkan oleh pelanggan, menyiapkan tinta dan alkohol, lalu mengukur keseimbangan tarikan per kertas kemudian baru proses cetak berlangsung, selama proses cetak operator mesin offset selalu memperhatikan kinerja mesin dengan dibantu oleh kenek mesin offset, dimana dalam proses cetak sering terjadi

8 55 kesalahan cetak biasanya tinta block pada kertasnya jika sudah terjadi maka akan menambahkan alkohol lagi dan biasanya ekspose besi yang sudah jadi tersebut bisa juga menimbulkan kerusakan jika rusak maka akan kembali lagi ke proses cetak film ke ekspose lagi. Setelah proses cetak selesai kemudian, hasil dari cetakan dibawa oleh kenek mesin offset ke mesin potong, proses pemotongan dilakukan oleh operator mesin potong dibantu kenek mesin potong, dimana kenek mesin potong mengeluarkan dan memasukan kertas, sedangkan operator mesin potong mengatur kinerja mesin agar mesin melakukan pemotongan terhadap kertas sesuai keinginan pelanggan berdasarkan perintah secara lisan manager operasional. Setelah proses pemotongan selesai maka akan masuk proses finishing, dimana proses finishing diserahkan kepada rekanan finishing, finishing dilakukan sesuai perjanjian dengan pelanggan. Setelah proses finishing selesai maka akan diterima oleh Manager Operasional, lalu Manager Operasional akan memberi perintah kepada kenek mesin yang menganggur untuk melakukan pengepakan (mempacking) hasil cetakan yang telah di finishing. Setelah barang selesai di packing, maka kenek mesin memberi hasil cetakan yang telah di packing kepada Manager Operasional.

9 3.2.1 Overview Activity Diagram 56

10 Rich picture Gambar 3.3 Rich picture

11 Identifikasi Table Event Internal agent Start when Activity Melakukan Kesepakat an harga Saat pelanggan datang untuk menyerahkan desain Menerima design, Membuat perjanjian secara lisan Menghubungi supplier bahan baku Setelah perjanjian dengan pelanggan telah disepakati Menghubungi supplier bahan baku, Memesan bahan baku yang diperlukan Menerima bahan baku Ketika supplier mengirim bahan baku Menyerahkan desain film Setelah selesai menerima bahan baku Menerima bahan baku Menyerahkan design kepada rekanan film Menerima film dari rekanan film Mencetak film ke mesin ekspose Mencetak Memotong kertas Operator mesin, kenek mesin ekspose Operator mesin offset, kenek mesin offset Operator mesin potong, kenek mesin potong Setelah rekanan mengirim film Ketika ada perintah dari Setelah ekspose selesai di proses Ketika proses cetak selesai Menerima film dari rekanan film, Memberi perintah kepada operator mesin ekspose untuk mencetak film ke ekspose Menerima perintah mencetak film ke ekspose, Memasukkan film ke mesin ekspose Merendam ekspose ke cairan developer Menyiapkan tinta dan alkohol, Mengatur kalibrasi warna, Menyiapkan kertas, Mengukur keseimbangan tarikan per kertas Memotong kertas sesuai ukuran yang disepakati Mengoper untuk finishing Ketika proses potong selesai Memberi kepada rekanan finishing Menerima finishing dari rekanan Mempacking hasil cetakan Menerima cet akan yang telah di packing Kenek mesin potong/offset/cetak Setelah rekanan mengirim finishing Ketika ada perintah dari manager operasional Ketika hasil cetakan telah di packing oleh kenek mesin. Menerima finishing dari rekanan finisihing, Memberi perintah kepada kenek mesin untuk mempacking cetakan yang telah di finishing Menerima perintah untuk mempacking cetakan yang telah di finishing, Mempacking hasil cetakan yang telah di finishing, Menyerahkan hasil cetakan yang telah di packing ke manager. Menerima cet akan yang telah selesai di packing.

12 59 Table 3.1 Event table Formulir dan Laporan Yang Digunakan Pada Sistem Yang Berjalan Dalam proses produksi di pada sistem yang berjalan tidak ada formulir dan laporan yang digunakan pada PT. Matahari Abadi Workflow Tabel Actor Operator mesin ekspose Operator mesin ekspose Kenek mesin ekspose Operator mesin offset Kenek mesin offset Operator mesin offset Activity Melakukan Kesepakatan Harga 1. Menerima Design 2. Membuat perjanjian secara lisan Menghubungi supplier bahan baku 3. Menghubungi supplier bahan baku 4. Memesan bahan baku yang diperlukan Menerima bahan baku 5. Menerima bahan baku yang dikirim supplier Menyerahkan desain film 6. Menyerahkan design kepada rekanan film Menerima film dari rekanan film 7. Menerima film dari rekanan film 8. Memberi perintah kepada operator mesin ekspose untuk mencetak film ke ekspose Mencetak film ke mesin ekspose 9. Menerima perintah mencetak film ke ekspose 10. Memberikan film untuk dicetak ke ekspose 11. Menerima filmuntuk dicetak ke ekspose 12. Memasukan film ke mesin ekspose cetak 13. Merendam hasil ekspose ke cairan developer 14. Menjemur ekspose sampai kering 15. Memberikan ekspose ke operator mesin offset Mencetak 16. Menerima ekspose 17. Menyiapkan tinta dan alkohol 18. Mengatur kalibrasi warna

13 60 Kenek mesin offset Operator mesin offset Actor 19. Menyiapkan kertas 20. Mengukur Keseimbangan tarikan per kertas 21. Mencetak Activity Kenek mesin offset Operator mesin potong Kenek mesin potong Operator mesin potong Kenek mesin potong Manager Operasional Manager Operasional Kenek mesin offset/potong/ekspose 22. Mengambil hasil cetakan 23. Memberikan hasil cetakan pada operator mesin potong untuk dipotong Memotong kertas 24. Menerima hasil cetakan 25. Memasukan kertas pada mesin potong 26. Memotong kertas sesuai ukuran 27. Mengambil hasil potongan kertas 29. Memberikan pada manager hasil potongan kertas Mengoper untuk finishing 30. Menerima hasil potongan kertas 31. Memberi kepada rekanan finishing Menerima finishing dari rekanan 32. Menerima finishing dari rekanan finisihing 33. Memberi perintah kepada kenek mesin untuk mempacking Mempacking hasil cetakan 34. Menerima perintah untuk mempacking 35. Mempacking 36. Menyerahkan hasil cetakan yang telah di packing ke manager Menerima cetakan yang telah di packing 37. Menerima cetakan yang telah selesai di packing. Tabel 3.2 Workflow tabel pada sistem yang berjalan

14 Analisis Hasil Temuan Survey Temuan I Tidak adanya laporan yang dihasilkan perusahaan seperti Laporan Biaya Produksi Per Pesanan, Laporan Hasil Produksi Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p5) laporan berisi informasi yang merupakan keluaran system akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak computer dan tayangan pada layar monitor computer. Menurut Mulyadi (2001, p426) Kartu biaya merupakan buku pembantu yang merinci biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran. Sebab Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan berdasarkan data yang lengkap dan akurat. Perusahaan tidak dapat mengethui biaya yang telah dikeluarkan untuk proses produksi, dan tidak dapat menentukan biaya produksi per pesanan. Rekomendasi Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan perlu menambahkan laporan yang dihasilkan yaitu Laporan Biaya Produksi Per Pesanan untuk mengetahui biaya yang telah digunakan. Dan menambahkan Laporan Hasil Produksi untuk mengetahui produk yang telah dihasilkan. Tabel 3.3 Analisis Hasil Temuan Survey I

15 62 Temuan II Tidak adanya formulir pendukung yaitu Surat Perintah Kerja, dan Surat Permintaan Bahan Baku Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p78) Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekam terjadinya transaksi. Jadi setiap ada transaksi yang terjadi, sebaiknya di buatkan formulir. Menurut Mulyadi (2001, p414) Surat order produksi merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi, yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, caraproduksi, dan jangka waktu yang tercantum dalam surat order produksi tersebut. Menurut Mulyadi (2001, p414) Daftar kebutuhan bahan merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk. Sebab Setiap kali produksi, tidak jelas berapa banyak bahan baku yang digunakan, dan berapa banyak produksi yang dibuat, sebab setiap melakukan produksi hanya dilakukan perintah secara lisan, sehingga sering terjadi melakukan proses produksi tidak sesuai dengan perintah produksi.

16 63 Akibat Tidak diketahui kapan proses produksi harus dilaksanakan dan kapan waktu selesainya proses produksi, serta banyak biaya yang terpakai dengan tidak jelas dan tidak diketahui jumlah bahan baku yang dipakai untuk produksi. Rekomendasi Membuat formulir pendukung yaitu Surat Perintah Kerja guna mengetahui tanggal dan waktu produksi, dan jumlah barang ayng di produksi sehingga mengetahui biaya apa saja yang telah digunakan, dan Surat Permintaan bahan Baku guna membantu bagian produksi untuk meminta bahan baku ke bagian gudang bahan baku. Tabel 3.4 Analisis hasil Temuan Survey II

17 Identifikasi kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan antara lain : 1. Formulir Surat Estimasi Biaya (SEB) Formulir Surat Estimasi Biaya dibutuhkan untuk mengestimasi perhitungan pesanan pelanggan. Sehingga perusahaan dapat langsung mengetahui harga produk yang harus dijual kepada pelanggan. Formulir Surat Estimasi Biaya dibuat sebanyak 4 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh pelanggan, rangkap 2 dibutuhkan oleh pembelian dan rangkap 3 dibutuhkan oleh produksi, rangkap 4 dibutuhkan oleh Keuangan 2. Formulir Purchase Order (PO) Formulir Purchase Order dibutuhkan perusahaan untuk memesan barang kepada supplier. Formulir Purchase Order dibuat sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh supplier, rangkap 2 dibutuhkan oleh keuangan dan rangkap 3 dibutuhkan oleh pembelian. 3. Formulir Surat Terima Bahan (STB) Formulir Surat Terima Bahan dibutuhkan perusahaan untuk mendata banyaknya bahan yang masuk. Formulir Surat Terima Bahan dibuat sebanyak 3 rangkap, rangkap1 dibutuhkan oleh Customer Service, rangkap 2 dibutuhkan oleh keuangan, rangkap 3 dibutuhkan oleh gudang. 4. Formulir Surat Pencetakan Film (SPF)

18 65 Formulir Surat Pencetakan Film dibutuhkan perusahaan untuk memesan film kepada rekanan film. Formulir Surat Pencetakan Film dibuat sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh rekanan film, rangkap 2 dibutuhkan oleh keuangan, dan rangkap 3 dibutuhkan oleh gudang. 5. Formulir Surat Perintah Kerja (SPK) Formulir Surat Perintah Kerja dibutuhkan untuk memberikan perintah dalam proses produksi, sehingga dapat mengetahui jumlah barang yang di produksi, dan barang apa saja yang di produksi dan di ketahui. Formulir Surat Perintah Kerja dibuat sebanyak 5 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh operator mesin plat, rangkap 2 dibutuhkan oleh operator mesin offset, rangkap 3 dibutuhkan oleh operator mesin potong, rangkap 4 dibutuhkan oleh packing, dan rangkap 5 dibutuhkan oleh produksi. 6. Formulir Surat Minta Bahan baku (SMB) Formulir Surat Minta Bahan baku dibutuhkan untuk meminta bahan baku apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan proses produksi. Formulir Surat Minta Bahan baku dibuat sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh gudang, dan rangkap 2 dibutuhkan oleh produksi. 7. Formulir Surat Minta Bahan Tidak Langsung (SMBTL) Formulir Surat Minta Bahan Tidak Langsung dibutuhkan untuk meminta bahan tidak langsung yang dibutuhkan untuk melakukan proses produksi. Formulir Surat Minta Bahan Tidak Langsung dibuat sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh gudang, dan rangkap 2 dibutuhkan oleh produksi. 8. Formulir Surat Keluar Bahan baku (SKB)

19 66 Formulir Surat Keluar Bahan baku Baku digunakan perusahaan untuk bukti sebagai bahan baku yang telah dikeluarkan dari stok yang terdapat dalam gudang. Formulir Surat Keluar Bahan baku Baku dibuat sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh operator mesin plat rangkap 2 dibutuhkan oleh operator mesin offset, rangkap 3 dibutuhkan oleh gudang. 9. Formulir Surat Keluar Bahan Tidak Langsung (SKBTL) Formulir Surat keluar Bahan Tidak Langsung digunakan perusahaan untuk bukti sebagai bahan tidak langsung yang telah dikeluarkan dari stok yang terdapat dalam gudang. Formulir Surat keluar Bahan Tidak Langsung dibuat sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh operator mesin plat, rangkap 2 dibutuhkan oleh packing, dan rangkap 3 dibutuhkan oleh gudang. 10. Formulir Surat Minta Finishing (SMF) Formulir Surat Minta Finishing dibutuhkan perusahaan untuk memesan finishing kepada rekanan finishing. Formulir Surat Minta Finishing dibuat sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh rekanan finisihing, rangkap 2 dibutuhkan oleh keuangan, dan rangkap 3 dibutuhkan oleh produksi. 11. Laporan Hasil Produksi (LHP) Yang terdiri dari Analisa Laporan Harian Produksi, Analisa Laporan Bulanan Produksi, dan Laporan Tahunan Produksi. Analisa ini digunakan untuk menganalisa hasil produksi dalam harian, bulanan, dan tahunan untuk melihat produk apa yang paling sering diproduksi dalam setiap hari, bulanan, dan

20 67 tahunan, sehingga dapat membantu perusahaan untuk membandingkan produk yang dihasilkan. Laporan Hasil Produksi (LHP) dibuat sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 dibutuhkan oleh keuangan, rangkap 2 dibutukan oleh manager, dan rangkap 3 dibutuhkan oleh produksi. 12. Laporan Biaya Produksi Per Pesanan Laporan Biaya Produksi dibutuhkan untuk mengetahui biaya apa saja yang telah digunakan, dan berapa jumlah biaya yang digunakan pada masing masing bagian. Laporan Biaya produksi dibuat 3 rangkap, rangkap 1 ke Direktur, rangkap 2 ke, dan rangkap 3 ke Keuangan. 13. Laporan Biaya Produksi Per Periode Laporan Biaya Produksi Per Periode dibutuhkan untuk mengetahui pesanan yang paling banyak dipesan dan diminati oleh pelanggan. Sehingga dapat membantu perusahaan untuk menganalisa banyaknya produk yang dipesan dalam satu periode. 14. Laporan Analisa Pesanan Laporan Analisa Pesanan berupa tampilan diagram yang didapat dari hasil Laporan Biaya Produksi Per Periode.

21 68 Rangkap 1 (Putih), Rangkap 2 (Kuning), Rangkap 3 (Merah), Rangkap 4 (Hijau), rangkap 5 (Biru)