BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. 04/PB/II/1991/2. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT Istana Kebayoran Raya Motor didirikan pada tanggal 6 Mei 1982 dengan akte pendirian oleh Notaris R. Muh. Hendarmawan, S.H., dengan No.SIUP: 127/75/09-04/PB/II/1991/2. Perusahaan ini didirikan oleh Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Bp. Suhendra Gomaidy dengan nama Honda Fatmawati yang beralamat di Jl.R.S. Fatmawati No. 21 Kebayoran Baru Jakarta Honda Fatmawati telah membuktikan performanya sebagai pusat penjualan dan pelayanan purna jual kendaraan yang berkualitas. Hal ini dapat dibuktikan melalui demikian besarnya penjualan unit kendaraan dan peningkatan pelayanan purna jual dari divisi suku cadang, body repair, serta divisi general repair melalui pengembangan program keanggotaan bengkel. Keberhasilan PT. Istana Kebayoran Raya Motor melalui Honda Fatmawati tidak berhenti sampai disini saja. Pada tanggal 28 Juli 1994 PT. Istana Kebayoran Raya Motor mendirikan sebuah dealer Honda baru yang terletak di Pondok Indah dengan nama Honda Pondok Indah yang berlokasi di Jl. Sultan Iskandar Muda Kav 8, Arteri Pondok Indah Kostrad, Jakarta Kini setelah 24 tahun berdiri, jumlah unit kendaraan Honda yang terjual di Indonesia telah mencapai angka yang semakin fantastis. Melihat hal ini mereka berusaha untuk meningkatkan performa penjualan dan pelayanan menjadi lebih baik lagi, seperti perluasan lahan dari m2 menjadi m2, penggantian dan penambahan fasilitas 1

2 2 dengan peralatan yang lebih canggih, peningkatan sumber daya manusia dalam kualitas maupun kuantitas, dan manajemen perusahaan yang lebih kokoh, solid, dan dinamis. Dengan kata lain, Honda Fatmawati adalah pusat penjualan, perawatan, dan perbaikan mobil Honda yang terbesar dan terlengkap dalam upayanya memberikan performa yang terbaik untuk para pelanggannya. PT. Istana Kebayoran Raya Motor telah mencapai prestasi yang luar biasa dalam perjalanannya selama 24 tahun dan para pemilik dari perusahaan ini adalah Bp. Ang Kang Hoo, Bp. Somardi Tjandra, dan Ibu Yanty Gomaidy. Sedangkan untuk manajemen perusahaan, Honda Fatmawati dikelola oleh Tim Manajemen yang kokoh, solid, dinamis, dan efisien yang terdiri dari : Bp. Somardi Tjandra (Komisaris Utama), Bp. Muljadi Tanandjaja (Direktur Utama), Ibu Ang Hoey Lee (Direktur Keuangan), Bp. Winata Harjanto (Direktur Penjualan), dan Bp. Iman S. Tjandra (General Manager) Manajemen PT. Istana Kebayoran Raya Motor menjalankan visi dan misi perusahaan dengan filosofi bahwa kepuasan pelanggan adalah yang terpenting bagi perusahaan. Motor penggerak utama Honda Fatmawati terdiri dari manajemen dan karyawan yang tersebar diberbagai divisi, antara lain divisi penjualan, divisi general repair, divisi body repair, serta divisi suku cadang. Tim Manajemen dan karyawan Honda Fatmawati yang semula terdiri dari 30 karyawan, kini telah berkembang menjadi 147 karyawan. Peningkatan jumlah karyawan dalam perusahaan tentunya juga diimbangi dengan peningkatan kesejahteraan karyawan

3 3 sesuai dengan falsafah perusahaan bahwa sumber daya manusia merupakan asset berharga perusahaan. Untuk mencapai kinerja terbaik, karyawan diberi kesempatan mengikuti program pendidikan dan pelatihan. Selain itu perusahaan juga memberi dorongan motivasi kerja serta memberlakukan etos kerja yang tinggi. Jaminan kesejahteraan diwujudkan dalam bentuk gaji serta fasilitas lainnya seperti ruang makan yang menyajikan makanan yang higienis dan bergizi, loker penyimpanan, ruang istirahat karyawan, fasilitas ruang kerja yang nyaman, perumahan, fasilitas transportasi, fasilitas ibadah, jaminan kesehatan dan kesejahteraan karyawan. Bahkan Honda Fatmawati kini telah memiliki koperasi terbesar diantara pusat servis Honda di Indonesia yang telah mengkontribusikan 43 rumah tinggal dan 32 sepeda motor bagi para karyawannya. Honda Fatmawati selalu mengacu kepada keseimbangan antara karyawan dan perusahaan. Bagi mereka karyawan adalah aset bagi perusahaan, sehingga sebagai timbal baliknya mereka sangat mencintai perusahaannya. Hal ini dapat dibuktikan dengan banyaknya karyawan Honda Fatmawati yang telah bekerja lebih dari 15 tahun, bahkan mencapai 23 tahun. Ruang pamer Honda Fatmawati adalah pintu gerbang divisi penjualan yang memiliki jam kerja lebih lama, yakni dari pukul pagi hingga malam. Dengan luas sebesar 700m2, ruang pamer Honda Fatmawati dapat menampung 10 unit kendaraan display. Sistem penjualan yang terkomputerisasi diterapkan guna memberikan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan. Pembelian kendaraan dapat dilakukan dengan cara yang fleksible, yakni tunai, kredit atau tukar tambah.

4 4 Pada periode tertentu mereka juga memberikan potongan atau hadiah langsung kepada para pelanggannya. Selain itu, mereka juga menyediakan layanan purna jual seperti kartu keanggotaan bengkel yang dapat dimiliki oleh setiap pelanggan. Dengan kartu tersebut pelanggan dapat menikmati berbagai kemudahan dan pelayanan khusus serta menikmati diskon dalam perawatan kendaraannya. Untuk kepuasan pelanggan, pusat pelayanan Honda Fatmawati beroperasi dari pukul pagi hingga malam. Kunci kualitas pelayanan adalah memadukan keterampilan para mekanik profesional yang handal dan terlatih dengan peralatan canggih guna memberikan pelayanan yang cepat dan akurat. Fasilitas pelayanan dilengkapi dengan bengkel general repair dengan 20 stall seluas m2, body repair dengan 32 stall seluas m2, ruang penyimpanan suku cadang sekitar macam barang seluas 450 m2 yang persediaannya dikontrol secara computerized, sehingga kapasitas bengkel Honda dapat melayani perawatan dan perbaikan hingga kendaraan per bulan. Selain itu, mereka fasilitas canggih yang menjamin kendaraan pelanggan mendapatkan perawatan terbaik, misal : bengkel body repair yang dilengkapi dengan alat pelurus body dan sistem pencampuran cat modern serta pengecatan sistem oven untuk menjadikan kendaraan seperti baru kembali. Bagi para pemilik kendaraan lama, mereka juga menyediakan paket perawatan hemat untuk meremajakan kendaraankendaraan lama. Fasilitas perawatan kendaraan mereka dilengkapi dengan peralatan lengkap dan canggih seperti 4 single post lift, 18 two-post lift, 2 scissor lift, computerized and full optical wheel alignment, computerized wheel balancer, car benchand measuring system,

5 5 2 painting and dry booth, kendaraan derek yang siap beroperasi 24 jam, ruang penyimpanan kendaraan baru dengan daya tampung 70 unit kendaraan dan peralatan lainnya yang sesuai dengan standar Honda. Disamping itu, mereka juga menempatkan customer relations officer di divisi penjualan dan divisi after sales untuk menjembatani kebutuhan para pelanggan sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Selain itu, Honda Fatmawati juga dilengkapi fasilitas penunjang lainnya seperti area parkir yang mampu menampung 100 unit kendaraan pelanggan, executive lounge, ruang tunggu yang nyaman, mushola, kantin keamanan, dan kids corner sebagai tempat bermain anak-anak Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas dan Wewenang Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini adalah gambar struktur organisasi PT Istana Kebayoran Raya Motor.

6 Board of Directors President Director Operational Director Sales Director Finance Director Business Development General Manager HRD & GA CR O Showroom Sales Manager Finance Manager Body & Paint Manager General Repair Manager Customer Relation Officer Spare Part Manager IT Staff Sales Supervisor Accounting Staff Service Advisor QC & PDI Service Advisor Spare Part Staff Sales Executive Admin Staff Service Advisor As s. & Adm Technician Service Advis or As s Technician Sales Counter Sales Admin Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Istana Kebayoran Raya Motor Sumber: PT Istana Kebayoran Raya Motor tahun 2006

7 Uraian Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi pada PT Istana Kebayoran Raya Motor. 1. Board of Directors Board of Directors memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Membawahi President Director dan mempunyai wewenang untuk melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan perusahaan. b. Mengevaluasi, menyetujui, dan memberikan saran saran terhadap kebijakan perusahaan. c. Mengangkat Director serta mengawasi segala aktivitas Director dalam menjalankan perusahaan. d. Memberikan pertimbangan terhadap rencana yang disusun oleh Director. e. Menerima laporan pertanggungjawaban dari President Director mengenai aktivitas perusahaan. 2. President Director a. Bertanggung jawab kepada Board of Directors. b. Menetapkan dasar dasar kebijakan perusahaan dengan dibantu Director. c. Merumuskan visi dan misi perusahaan dan mengajukannya kepada Board of Directors. d. Membuat perencanaan strategis jangka panjang yang akan dijalankan perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang ada.

8 8 e. Menerima laporan-laporan dan pertanggungjawaban dari setiap departemen. f. Mengawasi operasi perusahaan melalui laporan laporan yang diterima maupun pengawasan secara langsung. g. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Board of Directors secara berkala. 3. Operational Director a. Bertanggung jawab kepada President Director b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional perusahaan dan memberikan laporan pertanggungjawaban kepada President Director 4. Sales Director a. Bertanggung jawab kepada President Director b. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran dan penjualan yang meliputi pengawasan rencana dan target serta melakukan analisis terhadap hasil kegiatan. c. Membuat strategi pemasaran dan penjualan. d. Menyusun dan mengawasi anggaran biaya promosi dan penjualan. e. Mengamati perkembangan pasar.

9 9 5. Finance Director a. Bertanggung jawab kepada President Director b. Bertanggung jawab atas seluruh bagian keuangan dan mengawasi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, serta mengamankan seluruh harta perusahaan. c. Menyusun kebijakan prosedur dan program kerja dibidang administrasi keuangan dan akuntansi dan mengawasi pelaksanaanya. 6. General Manager a. Bertanggung jawab kepada Operational Director b. Mengkoordinasikan dan mengawasi setiap kegiatan operasional perusahaan agar sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan c. Mengadakan rapat rutin dengan manajer setiap divisi untuk mengambil keputusan mengenai langkah langkah pengembangan dan perbaikan. d. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada Operational Director 7. Sales Manager a. Bertanggung jawab kepada Sales Director b. Melaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan oleh Sales Director c. Menentukan target penjualan

10 10 d. Mengawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan promosi dan penjualan. 8. Finance Manager a. Bertanggung jawab kepada Finance Director b. Mengawasi penggunaan aktiva perusahaan khususnya kas c. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan pencatatan akuntansi d. Bertanggung jawab untuk pembayaran gaji kepada karyawan. 9. Business Development ( Data Analysis) a. Menghitung upah mekanik, Ass. Service Advisor, Service Advisor, insentif unit mobil masuk dan insentif Sparepart, Insentif Derek di Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah b. Analisis jumlah member Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah c. Input sisa pemakaian bahan Body & Paint di Honda Fatmawati d. Cek Stok Opname karyawan Body & Paint dengan bahan yang digunakan oleh staff e. Hitung insentif karyawan Body & Paint Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah f. Buat analisis data dan Gross Margin Honda Fatmawati dan Honda Pondok Indah

11 Business Development (QC. General Repair) Monitoring yang meliputi: a. Mobil masuk b. Mobil yang selesai dikerjakan dan tidak selesai c. Mobil-mobil yang terlalu lama di parkirkan setelah selesai dikerjakan ataupun tidak selesai d. Mobil-mobil repair berat e. Mobil-mobil claim pengulangan kerja f. Surat-surat komplain customer bengkel dan meresponnya 11. Business Development (QC. B/P) a. Mengambil data untuk laporan bulanan meliputi : i. Jumlah mobil keluar ii. Jumlah pengulangan kerja iii. Komplain kendaraan b. Mengamati dan mencoba memperbaiki prosedur-prosedur kerja pada body repair 12. Human Resource Department & General Affair Bagian Human Resource Department & General Affair dikerjakan oleh satu orang, dimana orang tersebut juga bertanggung jawab dalam hal penggajian. Berikut ini dijabarkan pembagian tugas secara spesifik, antara lain:

12 12 a. Human Resource Department Mengatur dan menyelesaikan hak- hak pegawai Membuat surat pengangkatan dan pemberhentian pegawai serta membuat surat referensi kerja Merekrut karyawan baru Memasang iklan lowongan pekerjaan Menentukan strategi dan kebijakan pengembangan SDM Menerapkan strategi dan kebijakan itu dalam bentuk program pelatihan, pemantauan, dan peningkatan prestasi SDM sehingga kualitas dan kinerja SDM yang dimiliki perusahaan dapat ditingkatkan. Bertanggung jawab atas keberhasilan peningkatan kinerja perusahaan. b. General Affair Perawatan gedung Service Telepon Service dan perawatan AC Membawahi bagian Umum dan Satpam Mengontrol cleaning service c. Payroll

13 13 Membuat kartu absensi dan menjaga atau mengawasi absensi pegawai Membuat daftar gaji karyawan staff dan menghitung lemburan karyawan Menghitung potongan Jamsostek karyawan Membagikan upah mekanik kepada masing masing kepala divisi 13. Service Advisor B/P a. Menerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order b. Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan diagnosa ke customer c. Membuat estimasi pekerjaan, waktu dan biaya d. Melayani surveyor asuransi e. Menyiapkan berkas claim f. Menjual kartu member 14. Assisten Service Advisor B/P a. Membantu Service Advisor dalam melaksanakan tugasnya 15. Technician Body & Paint Terdiri dari 4 bagian dengan pembagian tugas masing masing sebagai berikut :

14 14 a.ketok B/P Mengembalikan kondisi kendaran yang rusak keposisi semula, assembling dan disassembling sampai kendaraan siap untuk di dempul b.dempul B/P Melanjutkan pekerjaan mekanik ketok, untuk menghaluskan hasil pengetokan hingga ke posisi semula hingga siap untuk dilakukan proses pengecatan c. Mixing B/P Memformulasikan warna cat hingga sesuai warna aslinya d.cat B/P Menyemprotkan hasil formulasi warna ke panel kendaraan yang selesai dilakukan pendempulan 16. PDI B/P a. Memeriksa hasil pengerjaan dan merapikan kendaraan yang siap untuk diambil b. Memutuskan apakah kendaraan layak untuk diserahkan atau diperbaiki kembali 17. Service Advisor General Repair a. Menerima keluhan dari customer dan mencatatnya pada working order b. Mendiagnosa kendaraan bersama customer dan memberikan penjelasan diagnosa ke customer

15 15 c. Memberikan informasi kepada customer tentang lamanya pekerjaan dan estimasi biaya d. Menjual kartu member 18. Assisten Service Advisor General Repair a. Terima order dari SA b. Membuat faktur c. Input data mobil masuk ke komputer d. Mengisi buku service e. Membuat estimasi customer 19. Technician General Repair a. Melaksanakan pekerjaan dengan baik yang ditugaskan oleh Service Advisor b. Melaksanakan penggantian spareparts sesuai dengan apa yang di butuhkan dengan persetujuan Service Advisor c. Memberitahukan kepada Service Advisor bahwa kendaraan telah selesai di perbaiki 20. Customer Relation Officer General Repair ( CRO ) a. Menangani komplain pelanggan secara langsung dan lewat telepon b. Melakukan follow up dengan cara menghubungi customer perhari

16 16 c. Kontrol harian dan memfollow up komplain dealer d. Konfirmasi ke bagian sparepart untuk mengontrol pemesanan barang-barang klaim garansi dan konfirmasi ke bagian tool room untuk pengiriman barangbarang bekas garansi (HPM garansi) e. Input mobil perhari ke dalam komputer (incoming car) 21. Staff Sparepart a. Staff Sparepart pelayanan ke General Repair & Body Paint Pengadaan suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair Pengadaan suku cadang Non-Honda untuk keperluan Body Repair dan Estimasi Pelayanan loket suku cadang keperluan Bengkel dan Body Repair Membuat laporan berapa pemakaian sparepart baik dari Bengkel maupun dari body repair Menginput pemakaian sparepart dari bengkel dan body repair,body shop dan part shop b. Staff Sparepart pengiriman barang Antar Pesanan suku cadang ke Body Shop dan Part Shop c. Staff Sparepart pengambilan barang Mengambil barang ke HPM

17 17 d. Staff Sparepart Accessories Pengadaan Accessories Honda, pelayanan kebutuhan showroom. 22. Information Technology Staff a. Maintenance operational sistem komputer (software dan hardware) b. Sebagai pusat informasi, penelitian dan pengembangan system management informasi. c. Media support / Tim Pembantu dalam hal kelangsungan operasional divisi lain khususnya di bidang informasi tekhnologi. 23. Sales Supervisor a. Membina dan memimpin sales force, mengelola tim dan memberikan pelatihan dengan timnya b. Sebagai problem solver bagi timnya, memberi solusi atau memecahkan kendala yang dialami oleh timnya atau salesman c. Memenuhi target penjualan per 3 bulan yang telah ditetapkan d. Sebagai motivator terhadap timnya e. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung, membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer

18 18 f. Memeriksa laporan kunjungan sales harian (dengan untuk memastikan sales dan teamnya bekerja efektif setiap harinya) g. Melakukan evaluasi kinerja salesman per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk salesman tersebut per 3 bulan h. Membuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, grup persentasi dan target timnya sesuai dengan tipe. 24. Sales Executive a. Mencari dan menawarkan produk kepada customer b. Membina hubungan yang baik dengan customer 25. Counter Coordinator a. Membina dan memimpin sales counter, memanage tim dan memberikan pelatihan dengan timnya b. Sebagai problem solver bagi timnya, memberi solusi atau memecahkan kendala yang dialami oleh timnya atau sales counter c. Sebagai motivator terhadap timnya d. Sebagai penanggung jawab untuk kegiatan pameran, membuat surat pemberitahuan ke main dealer, mengawasi pameran selama berlangsung, membuat laporan pameran kepada intern dan main dealer

19 19 e. Melakukan evaluasi kinerja sales counter per bulan. Evaluasi ini akan dijadikan bahan pertimbangan keputusan perusahaan untuk sales counter tersebut per 3 bulan f. Membuat rencana kerja bulanan baik pameran, test drive, grup persentasi dan target timnya sesuai dengan tipe 26. Sales Counter a. Menerima tamu yang datang di showroom b. Mengangkat telp yang masuk di sales counter c. Menjelaskan produk yang ditawarkan kepada customer termasuk accessories, asuransi, service, dll 27. Sales Admin a. Pengaturan formulir SPK: pendataan SPK keluar sampai dengan pengambilan SPK yang kemudian di input di computer sesuai dengan nomor urut SPK b. Membuat data penjualan setelah SPK lengkap (DP, Tanda tangan Sales Manager, KTP, nama untuk faktur, perhitungan kredit) atas persetujuan Sales Manager c. Melakukan proses stock matching sesuai dengan daftar SPK yang telah di input dengan daftar stock kendaraaan d. Memaintain booking list, untuk SPK yang masih belum ada stock

20 20 e. Menerima bukti serah terima kendaraan dari customer 28. CRO Showroom a. Follow up customer dan membuat laporannya b. Menanggani komplain/ masukan data customer c. Membuat grafik/laporan quesioner customer d. Mengirim Birthday card untuk customer e. Memasukkan data SPK f. Membantu membuat laporan Sales Manager 29. Accounting a. Print out penjualan dan laporan penjualan ke bengkel b. Membuat rekap penjualan mobil dan laporan pajak c. Menghitung HPP, stock mobil, submatrial d. Periksa hutang mobil e. Periksa piutang dan discount mobil dan bengkel f. Membuat jurnal memorial g. Periksa Input GL, kas, bank h. Input bukti penerimaan dan pengeluaran yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian mobil i. Menerima kwitansi uang muka dan pelunasan penjualan mobil j. Menerima, input dokumen pembelian mobil

21 21 k. Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas kecil dan faktur pajak Yang terlibat dalam pelaksanaan manajemen sumber daya manusia yang berjalan diperusahaan adalah Kepala HRD, masing- masing kepala divisi, Business Development ( Data Analysis), Finance Manager, Sales Manager, Direktur Operasional, dan Karyawan. 3.2 Manajemen Sumber Daya Manusia Yang Berjalan di Perusahaan Manajemen SDM memiliki beberapa fungsi. Beberapa fungsi manajemen SDM yang diterapkan pada PT Istana Kebayoran Raya Motor, antara lain : Prosedur Perekrutan Karyawan Kegiatan perekrutan karyawan dilakukan oleh PT Istana Kebayoran Raya Motor karena adanya kebutuhan karyawan baru untuk mengisi suatu posisi yang kosong dalam perusahaan. Terlebih dahulu kepala divisi menganalisis job specification yang dibutuhkan. Kemudian kepala HRD menganalisis kebutuhan karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, alasan dibutuhkan. Pada PT Istana Kebayoran Raya Motor perekrutannya dilakukan dengan dua cara yaitu : 1. Perekrutan yang dilakukan dari internal perusahaan (dalam perusahaan). Hal ini dilakukan pertama kali pada saat ada posisi yang kosong dalam perusahaan. Terlebih dahulu kepala divisi menganalisis job specification yang dibutuhkan. Kemudian kepala HRD menganalisis kebutuhan karyawan mengenai berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan. Setelah itu, mereka memantau kinerja karyawan baik dari segi kemampuan, pengalaman maupun prestasi mereka selama bekerja di perusahaan antara lain dengan mengevaluasi form penilaian kinerja.

22 22 Apabila dari karyawan internal memenuhi persyaratan untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut, kepala divisi akan membuat form kebutuhan tenaga kerja dan mengirimnya kepada bagian HRD. Selanjutnya Kepala HRD melakukan wawancara internal dengan karyawan tersebut dan jika perlu dilakukan juga psikologi tes, untuk mengetahui apakah karyawan ini layak untuk dipromosikan ataupun dimutasi. Kepala HRD akan mengeluarkan surat keputusan promosi atau mutasi pada karyawan yang telah dinyatakan layak atau lulus. 2. Perekrutan yang dilakukan dari external perusahaan (luar perusahaan). Hal ini dilakukan bila dari internal perusahaan tidak ada karyawan yang bisa mengisi posisi. Untuk merekrut karyawan dari luar perusahaan, Kepala HRD membuat konsep iklan mengenai job specification apa yang dibutuhkan oleh kepala divisi untuk mengisi jabatan yang kosong. Setelah iklan disetujui, diserahkan ke agen iklan untuk disebarkan melalui media cetak Prosedur Penyeleksian Kegiatan penyeleksian dilakukan langsung oleh Kepala HRD. Surat lamaran yang masuk akan diseleksi oleh Kepala HRD sesuai dengan kriteria job specification yaitu pendidikan calon karyawan, misalnya bagian mesin tentu saja pendidikan minimal lulusan STM, dan berdasarkan pengalaman. Selanjutnya Kepala HRD akan menyerahkannya ke kepala Divisi. Kemudian kepala Divisi mendiskusikan jadwal wawancara tahap awal dengan Kepala HRD, wawancara ini mengenai latar belakang calon karyawan seperti pengalaman kerja, pendidikan, dan lain-lain. Barulah calon karyawan akan dihubungi untuk datang ke perusahaan untuk proses selanjutnya yaitu

23 23 wawancara yang dilakukan oleh kepala Divisi dan Kepala HRD. Adapun penilaian tes wawancara meliputi penilaian atas penampilan, cara bicara, kondisi kesehatan, kepribadian. Hasil wawancara akan dievaluasi oleh Kepala HRD, setelah proses evaluasi selesai, Kepala HRD akan memilih calon karyawan yang sesuai dengan spesifikasi perusahaan untuk mengikuti psikotes, medical test. Apabila lulus tes, dilakukan wawancara tahap akhir mengenai negosiasi gaji. Untuk diterima sebagai pekerja, calon harus memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh perusahaan yang ditetapkan oleh Keputusan Direksi. Jika terdapat kesepakatan maka akan diterima menjadi karyawan percobaan. Selanjutnya kepala HRD akan melakukan pencatatan data karyawan baru yang akan disimpan dalam bentuk Microsoft Excel. Terkadang kepala HRD sering menemukan kesulitan dalam mencari data base karyawan serta tidak bisa memberikan informasi yang cepat dan up to date mengenai data karyawan disaat data karyawan sangat dibutuhkan Prosedur Penempatan, Orientasi dan Induksi Karyawan Penempatan karyawan dilakukan jika calon karyawan telah melewati tahap seleksi. Tentu saja calon karyawan tersebut telah memenuhi segala persyaratan yang ditetapkan perusahaan, diterima sebagai karyawan percobaan dan diberlakukan masa percobaan kerja paling lama 3 (tiga) bulan terhitung sejak diterima kerja atau masuk kerja, dan adanya masa percobaan tersebut diberitahukan kepada yang bersangkutan secara tertulis. Selama masa percobaan, perusahaan dan karyawan percobaan dapat memutuskan hubungan kerja tanpa syarat. Seorang karyawan yang menyelesaikan masa

24 24 percobaan dengan baik akan diangkat sebagai karyawan tetap dan akan menerima surat pengangkatan dari pejabat yang berwenang di perusahaan sesuai dengan penggolongannya. Aktivitas orientasi dilakukan oleh kepala HRD dan kepala divisi yang bersangkutan pada hari pertama karyawan baru bekerja. Kepala HRD memperkenalkan kepada karyawan baru tersebut tentang bidang usaha perusahaan secara rinci, struktur organisasi perusahaan, peraturan-peraturan dalam perusahaan, dan hak serta kewajiban karyawan. Sedangkan kepala divisi yang bersangkutan akan menjelaskan tentang tugastugas yang harus dilaksanakan dan memperkenalkan lingkungan kerja kepada karyawan baru dan memperkenalkan kepada karyawan lama beserta kedudukannya dalam perusahaan. Aktivitas induksi karyawan baru dilakukan agar karyawan baru tersebut menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan dan menyadari bahwa dia harus menaati semua peraturan-peraturan serta mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik. Setiap karyawan yang baru diterima kerja diberikan kartu absen pada hari pertama masuk kerja dan buku peraturan perusahaan. Karyawan wajib mengisi kehadirannnya sendiri dengan menaruh kartu absen pada mesin absen begitu juga pada saat pulang kerja Prosedur Pelatihan dan Pengembangan Karyawan Kepala divisi menganalisis kebutuhan pelatihan karyawan berdasarkan penilaian kinerja, riwayat hidup, serta job description dari karyawan tersebut. Kepala divisi kemudian membuat rencana jangka panjang mengenai kebutuhan pelatihan tahunan. Kepala divisi akan membuat form kebutuhan pelatihan, lalu form tersebut dikirimkan ke

25 25 bagian HRD. Setelah dianalisis dan disetujui, maka Kepala HRD akan menentukan sistem pelatihan. Pelatihan yang selama ini diadakan di PT Istana Kebayoran Raya Motor dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya yaitu dengan mendatangkan konsultan pelatihan atau trainer dari luar perusahaan. Kepala divisi akan mencari konsultan pelatihan atau trainer sesuai kebutuhan. Selanjutnya kepala divisi akan membuat surat permohonan pelatihan yang akan dikirimkan ke kepala HRD yang berisi antara lain, manfaat yang akan diterima karyawan dan perusahaan setelah diadakan pelatihan. Setelah disetujui, maka akan didiskusikan materi serta jadwal pelatihan. Cara pelatihan lainnya yaitu dengan mendapat undangan pelatihan dari PT Honda Prospect Motor dan dilakukan secara periodik. Pelatihan yang diadakan oleh pihak PT Honda Prospect Motor diadakan di Head Office PT Honda Prospect Motor yaitu Training Center HPM Sunter, Jakarta. Karyawan yang ikut serta dalam pelatihan ini biasanya dari bagian mekanik, Body & Paint dan sales. Tentu saja karyawan yang dikirim ditentukan oleh kepala divisi yang bersangkutan. Pelatihan yang diadakan oleh PT Honda Prospect Motor lebih bersifat ke teknik, misalnya bagaimana cara mengembalikan kondisi kendaran yang rusak keposisi semula, assembling dan disassembling sampai kendaraan siap untuk di dempul dan bagaimana cara memformulasikan warna cat hingga sesuai warna aslinya serta cara menyemprotkan hasil formulasi warna ke panel. Karyawan yang telah mengikuti pelatihan akan mendapatkan sertifikat dari pihak PT Honda Prospect Motor. Kemudian kepala HRD akan membuat copy sertifikat, sebagai bukti untuk diperbaharuinya catatan pelatihan, serta catatan kualifikasi karyawan yang akan disimpan ke dalam file. Program pelatihan ini dapat membantu

26 26 perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan itu sendiri, karyawan lain, dan juga perusahaan. Didalam prosedur pelatihan dan pengembangan karyawan ini terdapat kendala dalam mengupdate data karyawan yang sudah melaksanakan pelatihan. Karyawan sering mengikuti pelatihan yg sama dan kadang-kadang karyawan mengikuti pelatihan yang tidak sesuai dengan bidangnya. Hal ini dikarenakan data master karyawan tidak terintegrasi antara kepala HRD dan Kepala Divisi karena masih disimpan dalam bentuk Microsoft Excel dan dokumen tercetak Prosedur Penilaian Kinerja Karyawan 1. Penilaian kerja karyawan dilakukan dua kali dalam setahun oleh atasan langsung. 2. Hal-hal yang dinilai dalam penilaian prestasi kerja meliputi antara lain : kualitas kerja, kuantitas kerja, inisiatif kerja,hubungan kerja,disiplin kerja. 3. Pelaksanaan penilaian prestasi kerja dilakukan dengan mengunakan lembaran penilaian prestasi kerja yang telah ditetapkan dan pekerja berhak mengetahui hasil penilaiannya melalui atasan langsung. 4. Hasil penilaian prestasi kerja akan digunakan dalam menentukan antara lain : kenaikan gaji, besarnya bonus/insentif, pendidikan dan pelatihan Prosedur Promosi, Mutasi dan Demosi 1. Promosi a. Perusahaan memberikan kesempatan kepada pekerja untuk dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi guna mengisi lowongan jabatan yang ada, dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, masa kerja dan masa

27 27 menjabat pada jabatan sekarang, pengalaman kerja, diketahui dan disetujui oleh Manajemen. b. Bilamana seorang pekerja akan dipromosikan untuk suatu jabatan tertentu, maka diperlukan satu masa tertentu untuk penilaian atas kemampuan pada jabatan baru tersebut untuk itu kepada pekerja tersebut diberikan pengangkatan sementara (acting), yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak yang berwenang. c. Pengangkatan sementara berlaku maksimum untuk jangka waktu selama enam bulan. d. Setelah melalui pengangkatan sementara tersebut dengan hasil yang baik, maka perusahaan memberikan surat keputusan, yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. e. Promosi jabatan berpengaruh terhadap gaji karyawan. 2. Mutasi a. Demi kelancaran kegiatan perusahaan serta pendayagunaan tenaga kerja, perusahaan dapat dan berhak menempatkan dan mutasikan pekerja untuk suatu jabatan atau pekerjaan keseluruh divisi yang ada di PT. Istana Kebayoran Raya Motor. Mutasi dapat dilakukan dengan alasan-alasan : 1. Bertambahnya pekerjaan di suatu tempat dengan memperhatikan ketrampilan dan kemampuan pekerja dan mempertimbangkan kariernya di dalam perusahaan.

28 28 2. Memberikan pekerjaan kepada pekerja yang mempunyai potensi untuk maju, agar dapat mengembangkan kariernya. 3. Pekerja yang karena kesehatannya menurut nasehat dokter tidak memungkinkan ia bekerja dalam jabatan/pekerjaan yang didudukinya. 4. Karena kebutuhan operasional ditempat lain. b. Pelaksanaan mutasi terlebih dahulu wajib disampaikan dengan pekerja yang bersangkutan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum tanggal pelaksanaan, kecuali dalam keadaan mendesak sesuai dengan kebutuhan operasional. c. Setiap mutasi ditetapkan dengan surat keputusan yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. 3. Demosi a. Perusahaan dapat melakukan demosi kepada pekerja dengan mempertimbangkan : kemampuan dan prestasi kerja, loyalitas, etos kerja, kejujuran, disiplin dan diketahui dan disetujui oleh Manajemen. b. Demosi berpengaruh terhadap gaji karyawan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) Jenis PHK yang terjadi di PT Istana Kebayoran Raya Motor dibagi menjadi 3 (3), yaitu PHK dengan alasan mendesak ( terminated ), pengunduran diri pekerja ( resigned ), berakhirnya masa kontrak. Pengunduran diri pekerja disebabkan karena karyawan mengundurkan diri atas kemauannya sendiri. PHK dengan alasan mendesak

29 29 terjadi karena kinerja karyawan tidak sesuai dengan yang diharapkan dan adanya pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan terhadap peraturan-peraturan perusahaan. PHK dengan Alasan Mendesak Bagi pekerja yang di PHK karena alasan mendesak tidak berhak atas surat referensi,uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja, tetapi berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah yang besarnya adalah sebagai berikut : Masa Kerja 5 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok Masa Kerja 10 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok Masa Kerja 15 Tahun atau lebih : 6 bulan Upah/gaji pokok Pengunduran Diri Pekerja Pengunduran diri seorang pekerja dari pekerjaannya dapat dilakukan secara resmi dengan mengajukan permohonan diri secara tertulis 1 (satu) bulan sebelumnya. Dalam hal ini perusahaan tidak berkewajiban memberikan uang pesangon dan penghargaan masa kerja, kecuali apabila pekerja tersebut telah bekerja 5 (lima) tahun terus menerus tanpa pernah putus dengan penilaian prestasi baik, maka perusahaan akan memberikan uang pisah yang besarnya sbb:

30 30 Masa Kerja 5 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun : 2 bulan Upah/gaji pokok Masa Kerja 10 Tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun : 4 bulan Upah/gaji pokok Masa Kerja 15 Tahun atau lebih : 6 bulan Upah/gaji pokok Berakhirnya Masa Kerja Kontrak Dalam pemutusan hubungan kerja yang diakibatkan oleh berakhirnya masa kontrak perusahaan tidak berkewajiban untuk memberikan imbalan atau pesangon diluar apa yang tercantum dalam surat perjanjian kontrak Prosedur Penggajian dan Pengupahan yang sedang berjalan Kebijakan Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT Istana Kebayoran Raya Motor 1. Gaji pokok Gaji pokok diberikan secara tetap setiap bulan kepada karyawan staff. Jumlahnya bervariasi tergantung pada jabatan karyawan yang bersangkutan, semakin tinggi jabatannya maka semakin besar pula gaji pokoknya. 2. Upah Upah diberikan kepada pekerja bengkel seperti : mekanik, service advisor, dan karyawan borongan. Besarnya upah perhari tergantung pada jumlah pekerjaan yang mereka kerjakan dan berapa banyak sparepart yang dapat dijual perhari. Perhitungan upah pekerja bengkel ini akan dijabarkan dibawah ini:

31 31 a. Mekanik Upah mekanik dihitung berdasarkan banyaknya service yang dilakukan. Cara perhitungan upah mekanik adalah sebagai berikut: [Biaya service (sesuai standar Honda Prospect Motor) + total penjualan sparepart / oli] x 10% Selain itu, mekanik mendapatkan insentif tambahan dari penjualan sparepart atau oli sebesar : 1% x harga jual sparepart (untuk penjualan sparepart) 2% x harga jual oli (untuk penjualan oli) b. Service Advisor Seorang service advisor bertanggung jawab atas 8 orang mekanik. Perhitungan upah service advisor adalah sebagai berikut: Upah rata- rata dari 8 orang mekanik dalam 1 bulan + 5% dari penjualan (member, spooring, balancing, recycle AC,Poles, dll) c. Karyawan Borongan ( Mekanik Body & Paint) Upah untuk mekanik body & paint dihitung berdasarkan banyaknya jumlah panel yang dikerjakan perbulan. Sebuah mobil memiliki 6 buah panel, yakni: Bagian depan ada 1 panel, bagian samping kanan ada 2 panel, bagian samping kiri ada 2 panel, dan bagian belakang ada 1 panel. Perhitungan upah karyawan borongan adalah sebagai berikut: Jumlah panel yang dikerjakan dalam 1 bulan x Rp

32 32 3. Insentif untuk salesman Selain mendapatkan gaji pokok setiap bulan, salesman juga mendapatkan insentif atas produk produk yang berhasil mereka jual. Salesman dalam perusahaan ini ada 2 jenis yakni: Sales Counter dan Sales luar. Sales Counter adalah salesman yang bertugas di showroom mobil. Sedangkan Sales luar adalah salesman yang mencari customer dari luar. Jika dinilai dari tingkat kesulitannya maka insentif untuk Sales luar lebih besar dari pada Sales Counter. Berikut ini adalah penjabaran penghitungan insentif untuk salesman: a. Insentif atas penjualan unit kendaraan Tiap salesman akan mendapatkan point dari penjualan mobil. Jadi, untuk mendapatkan jumlah insentif yang besar, Salesman harus mengumpulkan point sebanyak-banyaknya. Perhitungan insentif atas penjualan unit kendaraan untuk sales counter adalah jumlah point x Rp.2.500, sedangkan untuk sales luar adalah jumlah point x Rp Tabel berikut adalah rincian point atas penjualan unit mobil. Tabel 3.1 Tabel point atas penjualan mobil Sumber: PT Istana Kebayoran Raya Motor tahun 2006 Jenis Mobil Point Honda Jazz 30 Honda City 40 Honda CRV 60

33 33 Honda Stream 70 Honda Accord 100 Honda Civic 100 Honda Odyssey 140 b.insentif atas penjualan asuransi mobil Selain menjual mobil, salesman juga menawarkan asuransi mobil dimana perusahaan sudah bekerja sama dengan perusahaan asuransi tertentu. Jadi, customer mendapatkan kemudahan dalam pengurusan asuransi mobil.besarnya Insentif berubah ubah sesuai dengan ketentuan perusahaan dan perusahaan asuransi. c. Insentif atas penjualan aksesoris mobil Salesman juga mendapatkan insentif atas penjualan aksesoris mobil dimana perhitungannya adalah sebagai berikut: Insentif atas penjualan aksesoris mobil = 25% x net profit/loss d.insentif atas penjualan mobil diatas harga jual (overprice) Jika Salesman mampu menjual mobil diatas harga jual, maka ia berhak mendapatkan insentif dengan perhitungan sebagai berikut: Insentif atas Overprice = 10% x nilai Overprice Setiap salesman yang berhasil menjual mobil harus bertanggung jawab melakukan follow up terhadap customer sampai mobil lunas dibayar.

34 34 Perusahaan sudah menetapkan jangka waktu pelunasan untuk penjualan mobil dengan syarat tertentu. Jika customer membayar lunas mobil tersebut tetapi lewat dari jangka waktu pelunasan yang ditetapkan perusahaan, maka salesman tidak berhak atas insentif yang dijanjikan. Berikut ini adalah jangka waktu pelunasan mobil yang ditetapkan perusahaan : Tabel 3.2 Tabel Jangka Waktu Pelunasan Mobil Sumber: PT Istana Kebayoran Raya Motor tahun 2006 Jenis Mobil Customer Perorangan Perusahaan Cash Credit Cash Credit Completely Knock Down 14 hari 21 hari 21 hari 21 hari Completely Build Up 28 hari 35 hari 35 hari 35 hari 4. Bantuan transport Penggantian uang transport sebesar Rp perhari hanya diberikan jika karyawan masuk kantor. Jadi jika karyawan tidak masuk kantor maka tidak berhak mendapatkan penggantian uang transport ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayarannya dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya. Karyawan borongan tidak mendapatkan bantuan transport ini. 5. Bantuan makan siang Perusahaan menyediakan fasilitas makan siang dikantin perusahaan bagi semua karyawan, sehingga perusahaan tidak memberikan penggantian uang

35 35 makan. Penggantian uang makan sebesar Rp hanya diberikan jika karyawan ditugaskan keluar dari lingkungan kantor. 6. Insentif kehadiran Insentif kehadiran sebesar Rp diberikan kepada karyawan setiap bulan dengan persyaratan sebagai berikut: Tidak boleh terlambat lebih dari lima(5) kali dalam satu bulan Sakit/ tidak masuk 1 hari hanya mendapat 50% dari Rp Sakit/ tidak masuk 2 hari tidak mendapatkan insentif kehadiran Dengan kurangnya pengawasan dari pihak HRD terhadap absensi karyawan, dimana absensi karyawan hanya diawasi oleh satpam, sering terjadi kecurangan seperti titip absent. Hal ini dapat menyebabkan kerugian pada pihak perusahaan karena harus membayar insentif kehadiran dan upah kepada karyawan yang tidak berhak menerimanya. 7. Upah Lembur Upah lembur hanya diberikan kepada karyawan yang mendapat surat perintah lembur dari atasannya. Lamanya waktu kerja lembur untuk hari kerja biasa dihitung mulai dari jam 6 sore sampai waktu karyawan tersebut melakukan clock out pada absensi. Perhitungan upah lembur adalah sebagai berikut: Hari kerja (Senin- Sabtu ): 1 jam pertama dihitung : Gaji pokok x 1.5 x jam kerja lembur 173

36 36 Jam ke-2 sampai jam ke-7 : Gaji pokok x 2 x jam kerja lembur 173 Hari Minggu dan hari libur nasional: 7 jam pertama : Gaji pokok x 3 x jam kerja lembur 173 Jam ke-8 sampai seterusnya : Gaji pokok x 4 x jam kerja lembur Tunjangan tunjangan yang ditetapkan perusahaan antara lain: a. Tunjangan Hari Raya Keagamaan dan Bonus Tahunan i. Perusahaan wajib memberikan THR kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus atau lebih. ii. Pekerja yang telah mempunyai masa kerja 12 bulan secara terus menerus atau lebih sebesar 1 (satu) bulan upah, sedangkan untuk pekerja yang telah mempunyai masa kerja 3 bulan secara terus menerus tetapi kurang dari 12 bulan diberikan secara proporsional dengan masa kerja, dan pembayaran THR diberikan oleh perusahaan selambatlambatnya 7 (tujuh) hari sebelum Hari Raya Keagamaan. iii. Jika dalam satu tahun pembukuan yang telah berjalan keuangan perusahaan memungkinkan perusahaan memberikan BONUS TAHUNAN kepada pekerja (kecuali pekerja borongan) yang besarnya sesuai kebijaksanaan pimpinan dan didasarkan atas kerajinan, prestasi, disiplin kerja serta kehadiran pekerja yang bersangkutan.

37 37 b. Tunjangan / Fasilitas Pengobatan / Perawatan i. Perusahaan memberikan fasilitas pengobatan / Perawatan kepada karyawan sendiri yang dilaksanakan oleh dokter yang telah ditunjuk oleh Perusahaan dengan ketentuan sebagai berikut: b Rumah e Sakit Rujukan Rumah Sakit Non Rujukan 80% r biaya ditanggung Perusahaan 50% biaya ditanggung Perusahaan 20% i biaya ditanggung Karyawan 50% biaya ditanggung Karyawan ii. Dalam hal keadaan sakit yang mendesak, pekerja diijinkan pergi ke dokter umum yang terdekat dengan tempat tinggalnya dan kemudian melaporkannya kepada perusahaan. Penggantian biaya pengobatan ini hanya dapat diberikan apabila disertai bukti-bukti berupa : Kwitansi dokter Kwitansi pembelian obat dari Apotek dengan disertai copy resep dari dokter yang bersangkutan iii. Perusahaan tidak memberikan tunjangan perawatan gigi dan tambal gigi, termasuk pembuatan gigi palsu. Perusahaan hanya mengganti biaya pencabutan gigi. c. Tunjangan Penggantian Kaca Mata Perusahaan memberikan tunjangan FRAME dan LENSA kaca mata bagi yang memerlukannya. Besarnya biaya pengantian diatur tersendiri.

38 38 d. Tunjangan bersalin Perusahaan memberikan tunjangan bersalin dengan penggantian yang dibatasi sampai anak ke 2 (dua). Besarnya biaya pengantian diatur tersendiri. e. Tunjangan Kematian bukan oleh karena Kecelakaan Kerja i. Apabila seorang pekerja meninggal dunia, bukan oleh karena kecelakaan kerja, maka kepada ahli warisnya perusahaan akan memberikan : Gaji dalam bulan yang sedang berjalan Ongkos biaya penguburan maksimum diatur dalam keputusan tersendiri. Uang duka yang besarnya serendah-rendahnya disesuaikan dengan masa kerjanya, dengan berpedoman Undang-undang Tenaga Kerja No. 13 Tahun 2005 tentang penetapan uang pesangon, uang masa kerja, uang pengantian hak. Santunan dari PT. JAMSOSTEK ii. Apabila seorang pekerja meninggal dunia oleh karena kecelakaan kerja yang ada hubungannya dengan pekerjaannya, maka perusahaan akan mengganti kerugian berupa: Biaya pengangkutan pekerja dari tempat kecelakaan ke rumahnya atau ke rumah sakit Biaya perawatan dan pengobatan Biaya penguburan

39 39 Tunjangan Kecelakaan 9. Uang pesangon dan uang penghargaan masa kerja a. Besarnya uang pesangon yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai berikut: Masa kerja kurang dari 1 tahun :1 bulan upah Masa kerja lebih dari 1 tahun tetapi kurang dari 2 tahun :2 bulan upah Masa kerja lebih dari 2 tahun tetapi kurang dari 3 tahun :3bulan upah Masa kerja lebih dari 3 tahun tetapi kurang dari 4 tahun :4 bulan upah Masa kerja lebih dari 4 tahun tetapi kurang dari 5 tahun :5 bulan upah Masa kerja lebih dari 5 tahun tetapi kurang dari 6 tahun :6 bulan upah Masa kerja lebih dari 6 tahun tetapi kurang dari 7 tahun :7 bulan upah Masa kerja lebih dari 7 tahun tetapi kurang dari 8 tahun:8 bulan upah Masa kerja lebih dari 8 tahun :9 bulan upah b. Besarnya uang penghargaan masa kerja yang diberikan kepada karyawan dihitung sebagai berikut: Masa kerja lebih dari 3 tahun tetapi kurang dari 6 tahun : 2bulan upah Masa kerja lebih dari 6 tahun tetapi kurang dari 9 tahun : 3bulan upah Masa kerja lebih dari 9 tahun tetapi kurang dari 12tahun: 4bulan upah Masa kerja lebih dari 12tahun tetapi kurang dari 15tahun:5bulan upah Masa kerja lebih dari 15tahun tetapi kurang dari 18tahun: 6bulanupah Masa kerja lebih dari 18tahun tetapi kurang dari 21tahun:7bulan upah

40 40 Masa kerja lebih dari 21tahun tetapi kurang dari 24tahun:8bulan upah Masa kerja lebih dari 24 tahun 10bulan upah 10. Potongan atas gaji yang ditetapkan oleh perusahaan Jamsostek Iuran Jaminan Sosial Tenaga Kerja ini dipotong dari gaji pokok/upah pokok tiap karyawan, dimana perhitungannya adalah sebagai berikut: Ditanggung oleh karyawan Ditanggung oleh perusahaan : 2% x Gaji Pokok/Upah Pokok : 2,5% x Gaji Pokok/Upah Pokok Prosedur Penggajian dan Pengupahan yang diterapkan oleh PT Istana Kebayoran Raya Motor Berikut ini akan diuraikan prosedur penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan pada PT Istana Kebayoran Raya Motor Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan Bagian yang terkait antara lain: 1. Satpam 2. Kepala HRD Dokumen yang digunakan : Kartu absensi Tugas masing masing bagian yang terkait antara lain: 1. Satpam

41 41 a. Mengawasi setiap karyawan ketika memasukkan kartu absensi ke dalam mesin pencatat waktu 2. Kepala HRD a. Membuat Kartu absensi karyawan Prosedur penghitungan gaji dan pembuatan daftar gaji Bagian yang terkait antara lain: 1. Kepala HRD 2. Finance Manager 3. Direktur Operasional Dokumen yang digunakan : Kartu absensi, Rekap Absensi, Daftar Gaji, dan Rekap Daftar Gaji Tugas masing masing bagian yang terkait antara lain: 1. Kepala HRD a. Memasukkan data dari kartu absensi karyawan staff ke dalam komputer b. Membuat rekap absensi berdasarkan kartu absensi c. Menghitung insentif kehadiran, uang makan dan transport karyawan staff berdasarkan kartu absensi. d. Membuat daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff e. Menyerahkan rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff kepada Finance Manager untuk diperiksa dan diotorisasi f. Mengarsip rekap absensi karyawan

42 42 g. Menghitung uang lembur karyawan staff Prosedur pembuatan rekap absensi ini sangatlah tidak efisien karena Kepala HRD harus menginput lagi data absensi masing-masing karyawan ke dalam komputer. Selain itu, hal ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menginput data absensi tersebut, apalagi jika jumlah karyawan semakin banyak. 2. Finance Manager a. Memeriksa dan mengotorisasi rekap absensi, daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff yang telah dibuat oleh Kepala HRD b. Menyerahkan daftar gaji dan rekap daftar gaji kepada Direktur Operasional untuk diotorisasi c. Menghitung insentif untuk sales d. Mengarsip rekap daftar gaji karyawan staff 3. Direktur Operasional a. Mengotorisasi daftar gaji dan rekap daftar gaji karyawan staff Prosedur penghitungan upah dan pembuatan daftar upah Bagian yang terkait antara lain: 1. Bagian Business Development 2. Finance Manager 3. Direktur Operasional

43 43 Dokumen yang digunakan : Kartu absensi, Rekap Absensi, Daftar Upah, dan Rekap Daftar Upah Tugas masing masing bagian yang terkait antara lain: 1. Bagian Business Development a. Memasukkan data dari kartu absensi mekanik ke dalam komputer b. Membuat rekap absensi berdasarkan kartu absensi c. Menghitung insentif kehadiran, uang makan dan transport mekanik berdasarkan kartu absensi. d. Menghitung upah mekanik berdasarkan pekerjaan yang dilakukan e. Membuat daftar upah dan rekap daftar upah mekanik f. Menyerahkan rekap absensi, daftar upah dan rekap daftar upah mekanik kepada Finance Manager untuk diperiksa dan diotorisasi 2. Finance Manager a. Memeriksa dan mengotorisasi rekap absensi, daftar upah dan rekap daftar upah mekanik yang telah dibuat oleh Bagian Business Development b. Menyerahkan daftar upah dan rekap daftar upah kepada Direktur Operasional untuk diotorisasi c. Mengarsip rekap daftar upah mekanik 3. Direktur Operasional a. Mengotorisasi daftar upah dan rekap daftar upah mekanik.

44 44 Didalam prosedur penghitungan gaji dan upah yang sedang berjalan ini terkadang ditemui adanya kesalahan yang disebabkan oleh masalah human error dalam penghitungan gaji, upah, uang lembur, insentif kehadiran, insentif mekanik, uang transport, tunjangan dan uang makan, sehingga memungkinkan terjadinya kelebihan dalam pembayaran gaji dan upah karyawan yang dapat merugikan perusahaan Prosedur pembayaran gaji Bagian yang terkait antara lain: 1. Finance Manager 2. Bank Dokumen yang digunakan : Daftar Gaji, dan Rekap Daftar Gaji, cek, Bukti Transfer Bank, Slip Gaji Tugas masing masing bagian yang terkait antara lain: 1. Finance Manager a. Menyerahkan daftar gaji yang telah diotorisasi, cek untuk mentransfer dana dari rekening perusahaan ke rekening karyawan serta nomor rekening masing-masing karyawan staff kepada pihak bank b. Membagikan slip gaji kepada masing masing karyawan staff c. Menerima bukti transfer gaji karyawan dari bank 2. Bank

45 45 a. Mentransfer gaji ke rekening masing masing karyawan berdasarkan daftar gaji b. Menyerahkan bukti transfer gaji karyawan kepada Finance Manager Prosedur pembayaran upah Bagian yang terkait antara lain: 1. Finance Manager 2. Kepala HRD 3. Kepala Divisi Dokumen yang digunakan : Daftar Upah, Rekap Daftar Upah, Slip Penarikan Uang Tunai, Amplop Gaji, Kartu Tanda Terima Upah Tugas masing masing bagian yang terkait antara lain: 1. Finance Manager a. Membuat dan menandatangani Slip Penarikan Uang Tunai b. Mengambil uang tunai ke bank berdasarkan Rekap Daftar Upah c. Menyerahkan uang tunai kepada kepala HRD untuk dimasukkan kedalam amplop gaji

46 46 2. Kepala HRD a. Memasukkan uang tunai kedalam amplop gaji masing-masing karyawan b. Membuat Kartu Tanda Terima Upah c. Menyerahkan amplop gaji dan Kartu Tanda Terima Upah kepada masing-masing Kepala Divisi 3. Kepala Divisi a. Mengumpulkan semua mekanik untuk melakukan tanda tangan atas Kartu Tanda Terima Upah masing-masing b. Menyerahkan Kartu Tanda Terima Upah kepada Kepala HRD Prosedur pembayaran upah mekanik tiap bulan masih menggunakan uang tunai, hal ini dapat menimbulkan resiko pencurian uang tunai dan kesalahan memasukkan jumlah uang ke dalam amplop gaji sehingga dapat menyebabkan kerugian pada pihak perusahaan 3.3 Gambaran Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Yang Berjalan pada PT Istana Kebayoran Raya Motor Gambaran dari sistem yang sedang berjalan pada PT Istana Kebayoran Raya Motor akan diperlihatkan pada rich picture berikut ini.