BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Riwayat Perusahaan Sejarah Perusahaan CV.Yakin adalah perusahaan yang berorientasi pada produksi es batangan (balok) dengan kapasitas produksi kurang lebih 800 batang per hari. CV.Yakin didirikan oleh Bapak Kasim Gunawan dan keluarga pada tahun 1976 dan mulai beroperasi pada bulan Juli tahun Awal mula didirikan CV.Yakin oleh Bapak Kasim Gunawan dan keluarga ketika mereka melihat peluang bisnis pabrik es memiliki prospek yang besar untuk kedepannya dan pada saat itu belum ada pabrik es yang didirikan. Mereka juga berpikir dengan adanya pendirian pabrik es maka akan memberikan keuntungan yang besar dan memegang peranan penting karena mata pencaharian penduduk Kota Sibolga sebagian besar berasal dari sektor industri perikanan (hasil laut). Walaupun sifatnya hanya sebagai fasilitas pendukung, namun tanpa keberadaan pabrik es, maka kegiatan pada sektor industri perikanan akan mengalami hambatan. Kenyataan ini mudah dipahami mengingat bahwa ikan merupakan komoditas yang cepat mengalami pembusukan. Penurunan mutu sejak ikan diangkat dari dalam air laut hingga dinyatakan tidak layak konsumsi hanya berlangsung beberapa jam saja. Penyebab utama pembusukan ikan adalah jamur dan bakteri pembusuk yang terdapat didalam tubuh ikan, air dan sumber lainnya, yang berkontak langsung dengan ikan, seperti wadah dan peralatan 52

2 lainnya. Untuk mencegah (memperlambat) proses pembusukan ikan, maka didirikan CV.Yakin yang memproduksi es dalam bentuk batangan (balok). 53 CV.Yakin (izin industri = No 94/DJAI/IUT-1/PMDN/III/ 1989) merupakan sebuah perusahaan swasta dan mulai mendapatkan pengakuan dari pemerintah daerah setempat bahwa CV.Yakin mampu memproduksi es batang yang berkualitas tinggi dalam pengawetan hasil laut sebelum dipasarkan. Jadi adapun tujuan utama pendirian pabrik es adalah untuk memproduksi Es batang (balok) dalam jumlah relatif banyak, yang diperlukan untuk tujuan pengawetan hasil laut. Es juga memegang peranan yang penting dalam kegiatan pengolahan ikan pada cold storage, bahkan diperlukan hingga kepada para pengecer ikan di pasar. Namun, selain untuk kepentingan CV.YAKIN, dengan adanya pabrik es ini dapat memacu pertumbuhan ekonomi di kabupaten tapanuli tengah (Kota Sibolga). Seiring dengan adanya permintaan kebutuhan es batang yang semakin tinggi maka Bapak Kasim Gunawan selaku direktur utama merasa perlu memperluas dan memperbesar pabrik produksinya sehingga mampu mencukupi banyaknya permintaan akan es batangan. Pada tahun 1980 sampai tahun 1995, pabrik tempat produksi terus diperbesar secara bertahap seiring permintaan yang semakin lama semakin banyak namun tetap pada area yang sama dikarenakan tidak adanya izin dari pemerintahan kota Sibolga untuk membuka pabrik di area lain.

3 54 Hingga pada tahun 2007, saat izin untuk memperluas area usaha diperoleh dari pemerintah daerah, maka CV.Yakin (izin usaha perdagangan = No SIUP 088/02.17/PB/VI/1997/P.G, 3 JUNI 1997) membuka pabrik baru di Pelabuhan Tangkahan Sibolga. Selain itu, CV.Yakin juga memperluas usahanya ke bagian produksi lain yaitu produksi ikan busuk dimana ikan busuk tersebut akan diolah menjadi pakan ternak untuk kemudian dijual kepada peternakpeternak di Sibolga dan juga di daerah-daerah diluar kota Sibolga. Diperkirakan mulai dari awal didirikan sampai dengan sekarang perkembangan CV.Yakin mencapai 70% dan diharapkan semakin meningkat untuk kedepannya Visi dan Misi Dalam CV. Yakin terdapat visi dan misi, yaitu : Visi : Menjadikan pabrik es sebagai pabrik yang terpercaya dan terbaik serta nomor satu di kota Sibolga dari segi kualitas produk, sumber daya manusia dan kinerja perusahaan. Misi : 1. Membuat es dari bahan yang alami dan tahan lama. 2. Menciptakan lapangan kerja bagi masyarakat di kota sibolga. 3. Mengelola sumber daya alam terutama air dengan baik dalam jangka panjang dan berwawasan lingkungan. 4. Melayani semua permintaan pelanggan.

4 Struktur Organisasi Perusahaan Berikut ini adalah struktur oganisasi yang ada pada CV. Yakin : Director General Manager Sales & Purchasing Accounting and Tax Production Large Cash Warehouse Customer Service Petty Cash Collector Shipping Gambar 3.1 : Struktur Organisasi pada CV.Yakin Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah tugas dan wewenang dari setiap elemen elemen dalam struktur organisasi CV.Yakin :

5 56 1. Direktur Utama Tugas dan wewenang dari direktur utama, yaitu : a. Merekrut dan memberhentikan karyawan. b. Mengangkat karyawan untuk menduduki jabatan tertentu. c. Menerima dan memeriksa laporan dari masing masing kepala bagian. d. Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan. e. Melakukan hubungan dengan pihak luar. f. Menetapkan kebijakan kebijakan perusahaan. 2. General Manager Tugas dan wewenang dari General Manager, yaitu : a. Membantu tugas direktur utama. b. Memimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan dalam tiap tiap bagian yang ada diperusahaan tersebut. c. Bertanggungjawab untuk mengelola perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan. d. Memberikan pelaporan dari hasil kinerja perusahaan secara keseluruhan kepada Direktur.

6 57 3. Sales & Purchasing Tugas dan wewenang dari Sales & Purchasing, yaitu : a. Bertanggungjawab kepada General Manager untuk melaporkan hasil penjualan es balok per bulannya. b. Menyusun strategi penjualan agar perusahaan dapat mencapai target penjualan yang telah ditetapkan sebelumnya, sekaligus untuk mencapai tingkat customer retention yang diinginkan perusahaan. c. Mengkoordinasi semua kegiatan pembelian dan penjualan. Bagian ini membawahi : 3.1 Customer Service Tugas dan wewenang dari customer service, yaitu : a. Bertanggungjawab untuk melayani setiap pelanggan yang ingin melakukan kontak dengan perusahaan baik secara langsung maupun dengan telepon. b. Menerima pesanan dari pelanggan baik secara telepon maupun datang langsung ke perusahaan. c. Memberikan informasi kepada pelanggan mengenai stok barang tersedia maupun stok kosong.

7 58 4. Accounting and Tax Tugas dan wewenang dari Accounting and Tax, yaitu : a. Menyusun atau membuat laporan keuangan perusahaan. b. Menyusun atau membuat laporan yang berkaitan dengan pajak perusahaan. c. Mengontrol dan memastikan laporan pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku. d. Bertanggungjawab kepada General Manager untuk melaporkan hasil laporan keuangan dan pajak yang berkaitan dengan kinerja unit kerja bisnis. e. Melakukan pengecekan pengeluaran maupun pemasukan dari kas besar maupun kas kecil. f. Membuat surat jalan untuk bagian pengiriman sebelum es balok dikirim ke pelanggan. g. Membuat surat penagihan untuk bagian penagihan dalam jangka waktu tertentu yang kemudian akan ditagih oleh bagian penagihan. Bagian ini membawahi : 4.1 Collector Tugas dan wewenang dari Collector, yaitu :

8 59 a. Bertanggungjawab kepada bagian accounting untuk melakukan penagihan kepada pelanggan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan. b. Melakukan penagihan serta meminimalkan piutang yang tidak tertagih terhadap piutang pelanggan agar pembayarannya tepat waktu. c. Menerima faktur tagihan dari bagian accounting untuk kemudian ditagih. d. Menyetorkan semua hasil tagihan baik ke kas besar maupun ke kas kecil. 4.2 Large Cash Tugas dan wewenang dari Large Cash, yaitu : a. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran uang dalam jumlah yang besar. b. Membuat laporan keuangan atas pengeluaran kas besar yang akan diserahkan ke bagian Accounting and Tax. 4.3 Petty Cash Tugas dan wewenang dari Petty Cash, yaitu : a. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran uang yang kecil atau rutin dalam perusahaan.

9 b. Membuat laporan keuangan atas pengeluaran kas kecil yang akan diserahkan ke bagian Accounting and Tax. 60 c. Melakukan pencatatan pengeluaran kas kecil pada buku kas kecil. 5. Production Tugas dan wewenang dari Production, yaitu : a. Bertanggungjawab atas pengendalian bahan baku dan efesiensi penggunaan tenaga kerja, mesin, dan peralatan. b. Selalu menjaga agar fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya. c. Bertanggungjawab atas jalannya operasi pabrik sehari hari serta menjaga kelangsungan proses produksi dan penyediaan utilitas. Bagian ini membawahi : 5.1 Warehouse Tugas dan wewenang dari warehouse, yaitu : a. Menyiapkan es balok yang akan dikirimkan ke pelanggan. b. Membersihkan gudang dan peralatan secara teratur sesuai dengan waktu yang ditentukan. c. Memonitor stok es balok dan pengisian kembali oleh bagian produksi agar stok es selalu ada dan tersedia untuk memenuhi penjualan serta mengopname secara teratur pada waktu yang telah

10 ditentukan agar selalu terdapat kecocokan antara catatan dan fisik es balok. 61 d. Bertanggungjawab atas semua keluar dan masuknya barang yang ada digudang. e. Bertanggungjawab atas hasil stok es harian, mingguan dan bulanan. 5.2 Shipping Tugas dan wewenang dari Shipping, yaitu : a. Mengirim es balok bersama driver kepada pelanggan sesuai dengan surat jalan dan nota penjualan dengan cepat dan tepat. b. Menyerahkan nota penjualan yang telah ditandatangani oleh pelanggan kepada bagian accounting Alamat Perusahaan CV. YAKIN Jalan P. Sidempuan Km. 7 Sibolga, Tapanuli Tengah Sumatera Utara Telephone : (0631) 21158, ,

11 Lokasi Perusahaan Lokasi atau tempat berdirinya CV.Yakin di kota sibolga Gambar 3.2 Lokasi CV.Yakin di kota Sibolga Pencapaian Perusahaan Penjualan Bersih : Rp ,97 Jumlah Karyawan : ± 50 orang Jumlah Produksi : batang / hari Proses Bisnis Perusahaan Proses bisnis dari CV.Yakin berawal dari adanya pesanan oleh pelanggan dimana pelanggan dapat datang langsung ke perusahaan atau memesan melalui telepon. Dan biasanya pesanan datang melalui telepon. Setelah menerima order

12 63 maka customer service akan mencatat pesanan di faktur pesanan sementara. Kemudian customer service akan memberikan faktur pesanan sementara ke bagian gudang. Setelah menerima faktur pesanan sementara, maka bagian gudang akan mengecek ketersediaan stok es di gudang. Jika stok es menipis maka bagian gudang akan memberitahukan ke customer service bahwa stok es menipis dan kemudian customer service akan memberitahukan ke pelanggan bahwa pengiriman barang akan dilakukan secara bertahap (biasanya hal ini jarang terjadi). Jika stok es tersedia, maka customer service akan memberikan faktur pesanan sementara ke bagian penjualan. Berdasarkan faktur pesanan sementara maka bagian penjualan akan mencatatnya ke dalam faktur penjualan dalam 3 rangkap dimana rangkap 1 akan diberikan ke bagian gudang, rangkap 2 diberikan ke bagian akuntansi, dan rangkap 3 diarsipkan. Berdasarkan faktur penjualan rangkap1, bagian gudang akan mengeluarkan es sesuai dengan faktur penjualan. Setelah menerima faktur penjualan rangkap 2, maka bagian akuntansi membuat surat jalan yang akan diberikan ke bagian pengiriman dan juga membuat nota penjualan 2 rangkap dimana rangkap 1 akan diberikan ke bagian pelanggan, rangkap 2 diberikan ke bagian pengiriman. Setelah menerima nota penjualan dan surat jalan rangkap 1 dan 2 beserta pesanan es maka bagian pengiriman akan mengirim dan menyerahkan ke pelanggan. Setelah pesanan es diterima oleh pelanggan, maka pelanggan akan menandatangani nota penjualan rangkap 2 yang menyatakan bahwa pesanan

13 64 telah diterima. Setelah itu, bagian pengiriman akan memberikan nota penjualan rangkap 2 ke bagian akuntansi, jika pembayarannya telah jatuh tempo, maka bagian akuntansi akan membuat faktur pembayaran 2 rangkap dimana rangkap 1 diberikan ke bagian Collector untuk selanjutnya ditagih, dan rangkap 2 akan diarsipkan. Setelah menerima faktur pembayaran rangkap 1 dari bagian akuntansi maka bagian Collector akan melakukan penagihan kepada pelanggan sesuai dengan nota faktur pembayaran rangkap 1. Setelah itu, bagian akuntansi akan mencatatnya ke dalam jurnal. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Jika pembayaran kredit dalam jumlah besar, lebih dari Rp ; maka akan diserahkan ke kas besar. Dan sebaliknya jika pembayaran dilakukan secara tunai akan diserahkan ke kas kecil. Setiap akhir bulan, bagian akuntansi akan membuat laporan penjualan es balok dan menyerahkannya kepada General Manager.

14 Rich Picture dari Proses Bisnis Berikut ini adalah rich picture dari proses bisnis CV. YAKIN yaitu : Gambar 3.3: Rich Picture dari Proses Bisnis CV.Yakin

15 Rencana Strategi Perusahaan Perusahaan harus terus mengembangkan bisnisnya agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan perencanaan yang baik dalam menjalankan proses bisnisnya maupun didalam investasi teknologi informasinya Rencana Bisnis Perusahaan CV.Yakin membuat perencanaan bisnis dalam mengembangkan usahanya, yaitu : a. Perusahaan fokus terhadap peningkatan operasional perusahaan, yaitu dengan: 1. Meningkatkan efektivitas dan efesiensi perusahaan 2. Meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan karyawan b. Perusahaan fokus terhadap kepuasan pelanggan, yaitu dengan : 1. Memudahkan proses transaksi pembelian produk (es). 2. Menjamin kualitas dari produk (es) yang dihasilkan c. Perusahaan fokus terhadap perkembangan bisnis perusahaan, yaitu dengan : 1. Memasarkan produk (es) disetiap pelabuhan/tangkahan ikan. 2. Memperbanyak truk pengantar produk (es)

16 Rencana Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Penulis melakukan perencanaan investasi teknologi informasi dan sistem informasi pada CV.Yakin, yaitu : a. Merencanakan dan menyediakan aplikasi IT/IS Investment (hardware dan software) yang berkualitas kepada CV.Yakin serta menyiapkan infrastrusktur teknologi informasi yang dibutuhkan perusahaan. b. Merencanakan biaya IT/IS Investment yang akan dikeluarkan sehingga tidak merugikan CV.Yakin. c. Memberikan pelayanan dan pengarahan kepada seluruh karyawan pada saat pertama kali aplikasi diimplementasikan dan memberikan solusi yang tepat jika terjadi masalah penggunaan IT/IS Investment. d. Melakukan penyempurnaan terhadap sistem yang direncanakan dan memperbaiki aplikasi jika terjadi kesalahan. e. Mengembangkan sistem yang telah direncanakan sehingga dapat menguntungkan CV.Yakin untuk memajukan perusahaannya.

17 Arahan Strategis Bisnis Arahan strategi diperoleh dari analisis terhadap struktur organisasi untuk mencapai keefektifan strategi dan operasional organisasi. Berdasarkan hasil analisa penulis, maka arahan strategi perusahaan CV.Yakin, antara lain yaitu : Nama Arahan Strategi Berfokus terhadap peningkatan operasional perusahaan. Tabel 3.1 Arahan Strategis Bisnis pada CV.Yakin Tujuan Arahan Strategis Metrik Arahan Strategis Bobot Total Meningkatkan efektivitas dan efesiensi perusahaan. Meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan karyawan. Tepat waktu dalam pengambilan informasi. Karyawan yang berprestasi dan tingkat kinerja karyawan Berfokus terhadap kepuasan pelanggan Memudahkan proses pembelian produk (es). Produk (es) diproduksi batang perhari dan jumlah keluhan dalam pembelian produk (es) Menjamin kualitas dari produk (es) yang dihasilkan Air bersih dari pengunungan dan bahan yang alami 20 Berfokus terhadap perkembangan bisnis perusahaan Memasarkan produk (es) disetiap pelabuhan/tangkahan ikan. Membuka pabrik didekat pelabuhan/tangkahan ikan Memperbanyak truk pengantar produk (es). Menambah jumlah truk dan melakukan perawatan 3 bulan sekali Analisa Demand/Supply Planning Demand/Supply Planning merupakan kebutuhan strategi IT/IS Investment sebagai demand dan perencanaan strategi IT/IS Investment sebagai solusi kebutuhan IT/IS Investment supply. Jadi, menghubungkan strategi dan perencanaan IT/IS Investment dengan bisnis arahan strategi.

18 69 Tabel 3.2 Demand/Supply Planning : Berfokus Terhadap Peningkatan Operasional Perusahaan Demand Supply Konteks Strategi Bisnis Perencanaan Strategi Untuk Penggunaan TI Perencanaan Strategi Untuk Pemasok TI Arahan Strategi Berfokus terhadap peningkatan operasional perusahaan. Karyawan dapat menggunakan aplikasi yang diberikan dengan baik. Menyediakan aplikasi yang dapat mendukung kinerja karyawan. Tujuan Strategi 1. Meningkatkan efektivitas dan efesiensi perusahaan. 2. Meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan karyawan. Aplikasi dapat membantu dalam peningkatan pengolahan informasi dan sekaligus penghematan tenaga kerja. Memanfaatkan aplikasi yang diberikan agar dapat membantu karyawan lebih fokus pada bagiannya masing masing. Inisiatif Strategi Pengelolaan dengan aplikasi tunggal. Peningkatan kontrol manajemen, akurasi dan standarisasi proses. Menyediakan sebuah aplikasi yang dapat mengintegrasikan semua kegiatan proses bisnis.

19 70 Tabel 3.3 Demand/Supply Planning : Berfokus Terhadap Kepuasan Pelanggan Demand Supply Konteks Strategi Bisnis Perencanaan Strategi Untuk Penggunaan TI Perencanaan Strategi Untuk Pemasok TI Arahan Strategi Berfokus terhadap kepuasan pelanggan. Bagian Sales dapat memiliki informasi mengenai pembelian produk oleh pelanggan dan mengatasi keluhan pelanggan. Menyediakan sarana IT yang dapat menyimpan semua transaksi yang dilakukan oleh pelanggan sekaligus menyediakan sarana IT yang dapat memberikan solusi dalam masalah keluhan pelanggan. Tujuan Strategi 1. Memudahkan proses transaksi pembelian produk (es). 2. Menjamin kualitas dari produk (es) yang dihasilkan. Mengumpulkan dan menganalisis setiap informasi pembelian oleh pelanggan. Memanfaatkan aplikasi yang dapat memelihara data dan informasi dari pelanggan. Inisiatif Strategi Melakukan analisa pengembangan layanan yang dapat mengetahui permintaan produk (es). Menyediakan sistem untuk mentracking informasi mengenai pelanggan. Menyediakan aplikasi yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan pelanggan sekaligus menangani masalah pelanggan.

20 71 Tabel 3.4 Demand/Supply Planning : Berfokus Terhadap Perkembangan Bisnis Perusahaan Demand Supply Konteks Strategi Bisnis Perencanaan Strategi Untuk Penggunaan TI Perencanaan Strategi Untuk Pemasok TI Arahan Strategi Berfokus terhadap perkembangan bisnis perusahaan. Menyediakan infrastruktur IT dan pendukung sistem informasi yang dapat membantu dalam pemasaran produk (es). Menggunakan aplikasi administratif yang dapat mendukung kinerja perusahaan. Tujuan Strategi 1. Memasarkan produk (es) disetiap pelabuhan/tangkah an ikan. Proses pemasaran dapat dilakukan dengan cepat. Memanfaatkan modul asset yang dapat mempermudah kegiatan operasional perusahaan. 2. Memperbanyak truk pengantar produk (es). Inisiatif Strategi Strategi pemasaran aktif yang dapat mengetahui kondisi pasar. Menyediakan aplikasi yang dapat mengetahui area potensial untuk memasarkan produk dan perencanaan pemasaran produk yang lebih baik. Mnyediakan sebuah aplikasi yang dapat memberikan informasi sesuai kebutuhan.