BAB III METODE PENULISAN

Transkripsi

1 BAB III METODE PENULISAN 3.1 Sumber Data Pada pengumpulan data ini juga terdapat jenis data yang digunakan yaitu: a. Data Primer Merupakan data utama yang diperoleh penulis secara langsung dari objek penelitian yaitu PT Astra International Tbk-Isuzu Cabang Lampung yang diteliti dan dianalisa dalam Bab IV. b. Data Sekunder Merupakan data yang mendukung dari analisa yang dilakukan. Data sekunder yang penulis peroleh di PT Astra International Tbk-Isuzu Cabang Lampung yaitu Sejarah Singkat Perusahaan, Struktur Organisasi Perusahaan, Kegiatan dan Uraian Tugas pada Isuzu Lampung. 3.2 Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif yang merupakan suatu bentuk metode penelitian yang bertujuan untuk menggambarkan apa yang ada dalam perusahaan berdasarkan fakta.

2 18 1. Penelitian Lapangan (Filed Research) Dalam pelaksanaan penelitian lapangan, pengumpulan data atau informasi dilakukan dengan teknik-teknik sebagai berikut: a. Metode Pengamatan (metode observasi) Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung dan mencatat secara sistematis mengenai sistem dan prosedur service kendaraan. b. Wawancara Yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung pada karyawan yang berwenang. Wawancara mendalam dilakukan dengan menggunakan pertanyaan terbuka dan melakukan one by one interview dengan lisan.. Informan dalam wawancara ini antara lain: 1. Pihak PT Astra International Tbk-Isuzu CabangLampung Wawancara ini dilakukan kepada: a. Pak Doni sebagai Technical Advisor di PT Astra International Tbk- Isuzu Cabang Lampung b. Ibu Ardhayu Maulina. Sebagai Admin Service di PT Astra International Tbk-Isuzu Cabang Lampung c. Pak Agus Marthin sebagai Part Head di PT Astra International Tbk- Isuzu Cabang Lampung Daftar pertanyaan yang diajukan dalam wawancara adalah sebagai berikut: No Pertanyaan yang diajukan 1 Bagaimanakah sistem dan prosedur service kendaraan yang ada? 2 Dokumen apa sajakah yang digunakan? 3 Pihak-pihak yang terlibat dalam service kendaraan? 4 Fungsi-fungsi apa saja yang terkait dalam service kendaraan?

3 19 c. Dokumentasi Yaitu dengan mengumpulkan data-data dan kemudian mempelajari dokumendokumen yang ada. 2. Penelitian Pustaka (Library Research) Penelitan pustaka yaitu penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan dan menganalisis dari berbagai literatur seperti buku-buku, jurnal, majalah, artikel, maupun data lain yang dapat digunakan sebagai sumber data ataupun informasi yang berkaitan dengan penelitian ini. 3.3 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan PT Astra International Tbk-Isuzu CabangLampung merupakan perusahaan yang meliputi berbagai bidang usaha antara lain, sebagai dealer utama penjualan mobil merek Isuzu Lampung, dan penyalur resmi suku cadang asli Isuzu, juga memberikan jasa service kendaraan. Pada awal berdirinya diakhir tahun 1956 perusahaan yang dibidangi oleh Tjia Kian Tie dan William Soeryadjaya ini bernama PT Astra International, Inc. Saat didirikan banyak bidang yang ingin dilakukan, sehingga Astra disebut perusahaan perdagangan umum. Usahanya menjalankan perdagangan bermacam-macam barang di dalam negeri dan juga mengimpor serta mengekspor hasil-hasil pertanian.tahun 1965, Astra baru berkesempatan mengimpor alat-alat berat berupa generator besar pembangkit listrik, serta mobil-mobil Chevrolet dari Amerika.

4 20 Dari Proyek impor mobil, Astra mulai terjun di bidang industri. Diawali tahun 1969, ketikia mulai bekerja sama dengan pemerintah yang saat itu telah memiliki PT Gaya Motor, sebuah pabrik perakitan yang kurang kegiatan. Pabrik itu diaktifkan dan digunakan untuk merakit mobil yang diimpor Astra secara CKD (Completely Knock Down). Proyek ini membawa kesuksesan tersendiri bagi Astra, yang terbukti selang beberapa bulan setelah itu. Tepatnya tanggal 1 Juli 1969, Astra dipercaya menjadi agen tunggal mobil Toyota di Indonesia. Kemudian secara berturut-turut Astra International menjadi distributor tunggal mesin fotocopy Xerox (24 November 1970), dan agen tunggal mobil Daihatsu (April 1973) Kemudian pada bulan November 1988 PT Pantja Motor bergabung dengan Astra Meluncurkan produk Isuzu dengan varian Phanther dan Elf. Pada tanggal 5 Maret 1990 Astra menawarkan 30 juta saham biasa kepada masyarakat. Berkaitan dengan itu nama perusahaan Astra dengan resmi berubah menjadi PT Astra International Tbk. Selain bergerak dalam bidnag automotive, PT Astra juga bergerak dalam bidang pertanian (PT Astra Argolestari), percetakan (PT Astra Graphia), pembiayaan atau leasing (PT Asuransi Astra Buana) dan juga asuransi ( Astra CMG Life) Ekspansi PT Astra International terus berlangsung dengan membuka cabangcabang di seluruh Indonesia, termasuk cabang Lampung pada tanggal 17 April 2001 bertempat di Jalan Laksamana Malahayati N Teluk Betung. Saat ini kantor PT Astra Isuzu Lampung International Cabang Lampung bertempat di Jl. Raya Hajimena KM 1,4 Pemanggilan Natar Lampung Selatan.

5 Visi dan Misi Perusahaan Sedangkan Tujuan dari PT Astra International Tbk-Isuzu Cabang Lampung adalah : 1. Menjalankan usahanya di bidang perdagangan atau sebagai dealer mobil yang tujuannya sebagai perpanjangan tangan dari PT Pantja Motor untuk menjual berbagai macam bentuk, model, type, dan jenis mobil seperti Phanter, ELF, dan Boerneo. 2. Memberikan pelayanan kepada customer meliputi pelayanan purna jual, service dan segala sesuatu yang berhubungandengan kepuasan customer Struktur Organisasi Struktur organisasi yang digunakan oleh PT Astra International Tbk-Isuzu Cabang Lampung adalah struktur organisasi yang berbentuk garis atau lini, dimana saluran wewenang yang berasal dari pemimpin sampai dengan satuan organisasi atau pejabat disusun dari atas ke bawah atau sebaliknya dari bawah ke atas, dan kekuasaan berjalan secara langsung dari atasan ke bawahan. Struktur organisasi yang baik adalah struktur organisasi yang dinamis, sebab struktur organisasi menggambarkan hubungan kerjasama dan keterkaitan antar anggota dari keseluruhan fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawab dengan jelas. Pemisahan fungsi itu diharapkan dapat mencegah timbulnya kesalahan dan kecurangan dalam perusahaan dan berfungsi untuk menghindari perangkapan fungsi. Struktur organisasi PT Astra International Tbk-Isuzu Cabang Lampung.

6 22 Pemegang kekuasaan tertinggi PT Astra International Tbk-Isuzu Cabang Lampung adalah Kepala Cabang. Dalam melaksanakan kegiatan perusahaan Kepala Cabang dibantu oleh Kepala Administrasi (ADH), Kepala Bengkel, Kepala Suku Cadang, Supervisi Penjualan dan Layanan Pelanggan. Masingmasing posisi dalam menjalankan kegiatan pada struktur organisasi memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda yang secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Kepala Cabang Kepala Cabang bertanggung jawab kepada Dewan Direksi yang berada di Kantor pusat di Jakarta. Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab Kepala Cabang adalah sebagai pemimpin dalam perusahaan dan bertanggung jawab dalam menangani pelaksanaan kegiatan perusahaan, menandatangani dokumen penjualan, permintaan kendaraan dan faktur penjualan, bertanggung jawab terhadap penjualan unit kendaraan, penjualan jasa servis, dan keadaan keuangan, memonitor kegiatan perusahaan, mengontrol stok unit dilokasi Show Room, monitoring kegiatan Work Shop, Evaluasi Prestasi untuk Sales Executive atau Counter, serta menyusun Budget cabang 2. Kepala Administrasi (Administration Head) Kepala Administrasi pada PT Astra International Tbk-Isuzu Cabang Lampung bertanggung jawab atas semua kegiatan administrasi yang berlangsung termasuk laporan administrasi unit, laporan administrasi service dan kas yang ada pada cabang harus dengan persetujuan Kepala Administrasi terlebih dahulu. Kepala Administrasi bertanggung jawab secara tidak langsung kepada Kepala Cabang dan bertanggung jawab secara langsung kepada accounting pusat. Pada PT Astra

7 23 International Tbk-Isuzu CabangLampung, Kepala Administrasi juga berfungsi sebagai Kepala Personalia ( Human Resources Departement) yang bertanggung jawab atas perekrutan pegawai atas persetujuan kantor pusat. 3. Kepala Bengkel (Workshop Head) Kepala Bengkel bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan yang terjadi pada bengkel termasuk kegiatan administrasi. Kepala Bengkel bertanggung jawab kepada Kepala Cabang. Kepala Bengkel bertanggung jawab terhadap kuantitas penjualan jasa bengkel spare part dan bahan. Kepala Bengkel juga berfungsi sebagai field area yang mengajukan penawaran kerjasama service pada kantor, perusahaan maupun perseorangan. 4. Kasir (Cashier) Kasir pada PT Astra International Tbk-Isuzu Cabang Lampung bertanggung jawab terhadap keluar masuknya uang dan pengelolaan keuangan (cashflow) yang ada pada cabang termasuk keuangan Departemen Service. Dalam pelaksanaan kegiatan di cabang Lampung, kasir juga merangkap sebagai bendahara. Kasir membuat laporan atas persetujuan Kepala Administrasi untuk dikirim kepada accounting pusat. 5. Administrasi Unit (Sales Administration) Administrasi Unit bertanggung jawab terhadap kegiatan yang terjadi pada unit, termasuk tentang penjualan unit kendaraan dan kegiatan sales. Administrasi Unit juga bertugas mengurus surat-surat yang berhubungan dengan kendaraan. Administrasi Unit juga bertanggung jawab terhadap jumlah unit stok yang

8 24 tersedia. Dalam pelaksanaan kegiatannya Administrasi Unit bertanggung jawab kepada Kepala Administrasi. 6. Administrasi Servis (Service Administration) Administrasi Servis dalam pelaksanaan kegiatannya bertanggung jawab kepada Kepala Administrasi. Administrasi Servis bertanggung jawab terhadap laporan akhir termasuk laporan keuangan bengkel dan laporan gudang. Dalam pelaksanaannya,administrasi Servis juga bertanggung jawab terhadap keluar masuknya suku cadang dan bahan. 7. Sales Supervisor Sales Supervisor pada PT Astra International Tbk-Isuzu CabangLampung dirangkap oleh Kepala Cabang. Sales Supervisor bertanggung jawab terhadap pencapaian penjualan unit kendaraan dan melakukan penawaran terhadap costumer. Sales Supervisor membentuk kelompok grup untuk membantu pencapaian target penjualan. 8. Sales Sales dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab terhadap Sales Supervisor. Sales merupakan ujung tombak penjualan kendaraan, sales mempunyai tugas untuk menjual unit kendaraan sesuai dengan target yang akan dipertanggungjawabkan kepada Sales Supervisor.

9 25 9. Mekanik Mekanik dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Bengkel. Mekanik bertugas melakukan perbaikan dan perawatan terhadap unit kendaraan costumer. 10. Service Advisor Berugas memberikan saran kepada costumer berkenaan tentang service kendaraan termasuk menampung keluhan atau masukan dari costumer. Service Advisor juga bertugas memberi keterangan kepada mekanik tentang pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, membuat faktur penjualan, estimasi biaya, serta mengawasi perbaikan. Service Advisor bertanggung jawab kepada Workshop Supervisor. 11. Workshop Supervisor Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang terjadi di dalam bengkel. Workshop Supervisor bertanggung jawab kepada Workshop Head. 12. Technical Advisor Bertugas untuk menyelesaikan atau membuat kajian tentang claim service yang diajukan serta meneliti apakah claim tersebut layak diterima atau tidak. Technical Advisor bertanggung jawab terhadap Workshop Head. 13. Parts Head Bertugas mengawasi dan bertanggung jawab terhadap keluar masuk spare part dan bahan, termasuk menentukan supply dan ordering. Parts Head bertanggung jawab kepada Workshop Supervisor.

10 BBPI (Bengkel Perbaikan dan Perawatan Isuzu) Supply Bertugas untuk mensupalai kebutuhan spare part dan bahan untuk bengkel binaan dan parts shop yang membutuhkan. BBPI Supply bertanggung jawab terhadap Workshop Head. 15. Ordering Bertugas dan mempunyai kewenangan untuk memesan spare parts dan bahan untuk kebutuhan intern gudang. Bagian Ordering bertanggung jawab terhadap Part Head. 16. Sales Counter Sales Counter mempunyai tugas menghubungi konsumen, menerima telepon dari konsumen, menerima konsumen yang mengunjungi Show Room, membuat sales memo, melakukan perintah atasan 17. Part admin Part admin mempunyai tugas dan wewenang untuk pengadaan spareparts/ part extern/ bahan pembantu service, penyimpanan, pengeluaran dan pengaturan spareparts, melakukan tutup bulan, stok operasional