BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN. PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di

Transkripsi

1 BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan produk sepeda motor Honda yang didirikan pada tanggal 27 April 2002 di Tangerang, dengan Akta Pendirian Nomor 11 yang dibuat oleh notaris Soejaya, SH. Pada awalnya perusahaan ini hanya melayani penjualan sepeda motor saja, tetapi selang beberapa bulan kemudian telah dapat melayani servis pemeliharaan motor dan penyediaan suku cadang (spare parts). Modal awal yang disertakan dalam bisnis ini sebesar Rp ,00 dalam bentuk kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan bangunan perusahaan. PT Mitra Makmurjaya Mandiri berlokasi di Jl. Imam Bonjol no. 35 B-C, Palem Semi-Karawaci, Tangerang. Satu tahun belakangan ini perusahaan sedang mencoba membuka cabangnya lagi di dua tempat berbeda sekaligus. PT Mitra Makmurjaya Mandiri bekerjasama dengan PT Wahana Makmur Sejati sebagai main dealer (supplier) sepeda motor Honda bagian wilayah Jakarta-Tangerang dan langsung berada dibawah AHM (Astra Honda Motor) sebagai produsen utama sepeda motor Honda Indonesia. Walaupun usianya yang masih sangat muda, akan tetapi PT Mitra Makmurjaya Mandiri siap bersaing dengan usaha sejenis, ini dibuktikan dengan adanya sistem operasi yang telah dirancang sedemikian rupa dengan menggunakan sistem komputerisasi, dimana kebanyakan dealer lain tidak memiliki. Tujuan utama PT Mitra 28

2 Makmurjaya Mandiri tidak hanya dapat menjual produk terbaik, tetapi juga dapat memberikan pelayanan terbaik. III.2. Bentuk Badan Hukum Perusahaan Berikut ini adalah dokumen-dokumen sehubungan dengan izin usaha PT Mitra Makmurjaya Mandiri, selain daripada Akta Pendirian nomor 11. tersebut, antara lain sebagai berikut: Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas No Tanggal 19 Juni 2002 dari Kantor Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaan Dunia Usaha Pemerintah Kota Tangerang. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Menengah No. 0012/PM/II/2002 Tanggal 26 Febuari 2002 dari Dinas Perindustrian, Perdagangan dan Pemberdayaan Dunia Usaha Pemerintah Kota Tangerang. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak No. PEM-90/WPJ.08/KP.0203/2002 Tanggal 20 Maret 2002 dari pihak Kantor Pelayanan Pajak Tangerang dengan NPWP No III.3. Kegiatan Usaha Perusahaan PT Mitra Makmurjaya Mandiri bergerak dibidang perdagangan sepeda motor Honda. Kegiatan pokok perusahaan adalah menjual sepeda motor secara tunai maupun kredit, serta menyediakan jasa pemeliharaan motor sebagai usaha tambahannya. Supply sepeda motor Honda ini didapat dari PT Wahana Makmur Sejati dengan dan/atau tanpa pemesanan. Disini PT Mitra Makmurjaya Mandiri dapat memesan langsung dari PT Wahana tapi juga tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa pesanan, PT Wahana 29

3 dapat langsung memberikan supply motor kepada PT Makmurjaya. Biasanya karena pertimbangan kredit yang baik, atau karena kelebihan stock motor pada PT Wahana. Kegiatan utama yang biasa dilakukan oleh PT Mitra Makmurjaya Mandiri dalam operasi perusahaan adalah sebagai berikut: 1. proses penitipan/konsinyasi sepeda motor Honda. 2. proses penjualan sepeda motor dan penagihannya. 3. proses penjualan spare parts dan jasa perbaikan di Ahass. 4. proses pembelian persedian sepeda motor. 5. proses pembelian persedian spare parts dan keperluan kantor. 6. proses pengurusan STNK dan BPKB. PT Mitra Makmurjaya Mandiri sampai saat ini memiliki karyawan sebanyak 54 orang dengan perincian sebagai berikut: Tabel III.1. Distribusi Jumlah Tenaga Kerja Dealer Bengkel Jumlah Karyawan Marketing Gudang Akuntansi Keuangan Total 54 Sumber PT Mitra Makmurjaya Mandiri Kegiatan usaha yang dilakukan PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah penjualan sepeda motor Honda berbagai type dan usaha penyediaan jasa pemeliharaan motor serta penjualan suku cadang motor yang juga di-supply dari PT Wahana Makmur Sejati. 30

4 III.4. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas III.4.1. Struktur Organisasi Organisasi merupakan pola hubungan antara fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu perusahaan yang memiliki tugas dan wewenangnya masing-masing sesuai dengan tujuan dan kebutuhan pendirinya. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian fungsi yang ada dalam suatu organisasi dan pendelegasian wewenang kepada masing-masing fungsi, yang disusun secara sistematis guna mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi berbentuk bagan-bagan yang masing-masing menjelaskan fungsi dan kegiatan yang terdapat dalam organisasi yang biasanya diperlukan oleh perusahaan untuk membantu dalam mencapai tujuan organisasi. Berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan organisasi tergantung dari kegiatan operasi dalam organisasi itu sendiri, pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing fungsi dan komunikasi diantara fungsi-fungsi tersebut. Struktur organisasi akan selalu disesuaikan dengan perkembangan perusahaan, sehingga dapat dilihat bahwa struktur organisasi merupakan wadah yang hidup dan senantiasa mencari penyesuaian dengan perkembangan yang terjadi dalam perusahaan. Struktur organisasi yang tepat pada satu perusahaan, belum tentu akan tepat bagi perusahaanlainnya, hal ini disebabkan karena adanya perbedaan jenis perusahaan, luas lokasi perusahaan dan tujuan perusahaan. Dari hasil wawancara dengan PT Mitra Makmurjaya Mandiri, dapat diketahui bahwa struktur organisasi perusahaan telah dibuat secara tertulis. Stuktur organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandiri menggunakan sistem lini atau garis, disusun secara singkat, namun pembagian tugas telah dilakukan secara jelas bagi masing-masing karyawan. 31

5 Para manager pada struktur organisasi tersebut bertanggung jawab langsung atas para bawahannya yang memiliki tugas masing-masing, dan juga bertanggungjawab langsung kepada direktur atas segala tugas dan wewenang yang telah dipercayakan kepadanya. Sedangkan penasehat direktur hanya berhubungan langsung dengan direktur dalam memberikan laporan perkembangan perusahaan dan khususnya dalam memberikan saran-saran untuk perkembangan perusahaan. Namun pada dasarnya secara keseluruhan mereka masing-masing terikat dalam hubungan kerja yang normal dalam mencapai tujuan akhir perusahaan. Struktur organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandiri dapat dilihat pada gambar 3.1. pada halaman berikut ini. 32

6 RUPS KOMISARIS DIREKTUR Penasehat Direktur KaDiv Marketing KaDiv Gudang Accounting KaDiv Keuangan Staff Marketin Channel Mekanik Pajak Ahass Pajak Dealer Penjualan & Piutang Kasir Pembelia n & Sumber : PT Mitra Makmurjaya Mandiri Gambar III.1. Struktur Organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandi 33

7 III.4.2. Uraian Tugas dan Wewenang Uraian tugas dan wewenang dari setiap fungsi yang terdapat pada struktur organisasi PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut: 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Rapat umum Pemegang Saham PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah: a. Rapat Umum Pemegang Saham tahunan Diselenggarakan tiap tahun, paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku Perseroan ditutup. Direktur mengajukan perhitungan tahunan yang terdiri dari neraca dan perhitungan laba rugi dari tahun yang bersangkutan untuk mendapatkan pengesahan rapat. Direktur mengajukan aporan tahunan mengenai jalannya Perseroan, hasil yang dicapai selama tahun yang bersangkutan, perubahan yang terjadi selama tahun buku serta rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan Perseroan. Diputuskan peggunaan laba Perseroan. Dapat diputuskan hal-hal lain yang telah diajukan dengan tidak mengurangi ketentuan dalam Anggaran Dasar. b. Rapat Umum Pemegang Saham luar biasa Direksi atau Komisaris berwenang menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham luar biasa. Permintaan Rapat Umum Pemegang Saham luar biasa secara tertulis dan harus disampaikan secara tercatat dengan menyebutkan hal-hal yang hendak dibicarakan disertai alasannya. 34

8 2. Komisaris Komisaris pada PT Mitra Makmurjaya Mandiri hanya terdiri dari 1 (satu) orang yang diangkat berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham dengan ketentuan yang dapat diangkat sebagi Komisaris hanyalah Warga Negara Indonesia. Tugas dan wewewnang Komisaris PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut: Melakukan pengawasan atas kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan perusahaan serta memberi nasehat dan saran kepada Direksi. Komisaris berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang dikuasi Perseroan dan berhak memeriksa pembukuan, surat-surat serta dokumen bukti lain untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi. Direksi wajib memberikan penjelasan atas segala pertanyaan yang diajukan Komisaris. 3. Direktur utama Kedudukan tertinggi dalam operasional PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah Direktur Utama yang memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggungjawab terhadap perkembangan perusahaan baik kedalam maupun keluar perusahaan. Menyediakan modal kerja yang dibutuhkan perusahaan. Mengawasi jalannya operasi perusahaan. Mengawasi kegiatan para karyawan. Merekrut calon karyawan yang diinginkannya. Memberikan pelatihan khusus bagi para karyawan inti perusahaan. 35

9 4. Staff Ahli Direksi Staff ahli direksi merupakan orang yang dapat dipercaya oleh Dirut dan posisinya berada di bawah Dirut langsung. Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut: Memberikan masukan kepada pimpinan untuk kemajuan perusahaan termasuk langkah-langkah yang mungkin dapat ditempuh untuk kelancaran operasi perusahaan, khususnya mengenai keuangan. Bertanggung jawab mengawasi pelaporan keuangan untuk pihak intern maupun ekstern. 5. Kepala Bagian Pemasaran Kepala Bagian Pemasaran PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab mencapai hasil penjualan yang telah ditentukan oleh perusahaan. Bertanggungjawab terhadap promosi produk perusahaan. Bertanggung jawab membuat laporan penjualan yang ditujuan untuk direktur. Mengawasi kegiatan operasi para tenaga marketing, salesman, termasuk juga para chanell. Membuat dan mengembangkan strategi perusahaan. Bertanggungjawab atas operasional bagian pemasaran. Dalam melakukan tugasnya Manager Pemasaran dibantu oleh: a) Sales Marketing dan Chanell Tenaga sales marketing dan chanell ini memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: 36

10 Berupaya melakukan penjualan sebanyak-banyaknya. Bertanggungjawab terhadap image produk dan nama baik perusahaan. Menjaga hubungan baik dan sehat dengan customer. Menjaga mutu pelayanan kepada customer. Memberi pesanan kepada bagian pembelian dan utang atas barang yang diinginkan customer. Memenuhi pesanan customer dengan baik, tepat waktu, dan sesuai dengan yang dipesan. 6. Kepala Gudang Kepala Gudang PT Mitra Makmurjaya mandiri memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Bertanggung jawab terhadap keluar masuknya barang. Bertanggung jawab menjaga kualitas dan kuantitas barang. Membuat laporan bengkel yang kemudian diserahkan ke bagian Akuntansi. Membuat laporan stock gudang/ kartu gudang. Kepala Gudang dalam melakukan tugasnya dibantu oleh petugas gudang dan juga bertanggungjawab atas mekanik. Mekanik Bertugas memberikan jasa pemeliharaan motor dan perbaikan motor bagi customer garansi maupun customer lepas. 7. Kepala Bagian Keuangan Kepala Bagian Keuangan PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Mengawasi cash flow perusahaan. 37

11 Bertanggung jawab atas laporan keuangan intern. Mengawasi piutang dan hutang perusahaan. Membuat laporan mengenai saldo rekening perusahaan pada suatu bank setiap harinya termasuk penerimaan dan pengeluaran kas/bank. Memantau limit plafon utang di bank. Membina dan menjaga hubungan baik dengan pihak bank yang mendukung keuangan perusahaan. Melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang keuangan. Bekerjasama dengan Bagian Akuntansi dalam menyiapkan laporan keuangan serta membuat rekonsiliasi bank. Mengkoordinasi tugas-tugas yang dilakukan oleh Bagian Tagihan, Kasir serta Bagian Pembelian dan Utang. Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Bagian Keuangan membagi staff-nya menjadi tiga bagian, yaitu: a) Bagian Tagihan Tugas dan wewenang Bagian Tagihan PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut: Membuat kuitansi penagihan. Membuat laporan penagihan. Menagih piutang yang tersendat. Memonitor saldo-saldo piutang, sehingga tidak terjadi penumpukan piutang yang terlalu besar. 38

12 b) Kasir Tugas dan wewenang Kasir PT Mitra Malmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut: Menerima uang muka dari customer. Membuat kuitansi penerimaan uang. Membuat laporan penerimaan kas harian Mengeluarkan kas operasional perusahaan Membuat laporan pengeluaran kas operasional perusahaan Memastikan kebenaran penghitungan kas dengan jumlah yang tercantum dalam bukti-bukti yang ada. Bertanggungjawab terhadap kas kecil perusahaan beserta pengeluarannya. Menjaga agar dana di kas perusahaan selalu tersedia. c) Bagian Pembelian dan Hutang Tugas dan wewenang Bagian Pembelian dan Utang PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut: Melakukan pembelian unit sepeda motor sebagai persediaan barang dagang perusahaan. Mengusahakan agar pembelian selalu tepat waktu. Menjalin hubungan yang baik dengan pihak PT Wahana sebagai Mein Dealer. Melakukan pesanan sepeda motor kepada PT Wahana melalui telepon. Membuat surat pemesanan barang. Membuat laporan stock motor berdasarkan pesanan pembelian. 39

13 Melakukan pembelian inventaris kantor dan spare parts motor. Mengawasi hutang-hutang yang jatuh tempo. Memelihara dokumen-dokumen pembelian dan pembayaran hutang. Mencatat pertambahan dan pengurangan saldo utang ke dalam catatan utang. Membuat giro mundur sebagai pembayaran utang dan mencatatnya ke dalam register cek sebagai daftar pengeluaran giro yang telah dilakukan. Membuat laporan hutang yang ditujukan untuk direktur. 6. Kepala Bagian Akuntansi Kepala Bagian Akuntansi PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut: Membuat laporan keuangan perusahaan dan informasi keuangan untuk kepentingan pihak luar perusahaan. Mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan berdasarkan bukti-bukti yang ada ke dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas/bank, melakukan posting dan menyusun laporan keuangan. Bekerja sama dengan bagian Keuangan dalam menyiapkan rekonsiliasi bank. Mengawasi pekerjaan akuntansi, bertanggungjawab atas kebenaran dan keakuratan pembukuan dan laporan keuangan perusahaan. Membina hubungan baik dengan lembaga keuangan dan lembaga lainnya yang berhubungan dengan perusahaan, khususnya lembaga perpajakan. Turut memelihara dokumen-dokumen dan catatan pembukuan serta mencegah penyalahgunaanya. 40

14 Dalam pelaksanaan tugasnya Kepala Bagian Akuntansi membagi staff-nya menjadi dua bagian, yaitu: b) Bagian Pajak AHASS / Bengkel Tugas dan wewenang staff pajak AHASS PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut: Membuat laporan harian keuangan bengkel Membuat laporan bulanan bengkel. Membuat laporan pajak yang berhubungan dengan bengkel. c) Bagian Pajak Dealer Tugas dan wewenang staff pajak Dealer PT Mitra Makmurjaya Mandiri adalah sebagai berikut: Membuat laporan keuangan harian dealer. Membuat laporan bulanan dealer. Membuat laporan pajak yang berhubungan dengan dealer. Membuat faktur pajak atas penjualan yang dilakukan. III.5. Fungsi Pembelian dan Pencatatan Hutang Pembelian merupakan titik awal dari suatu aktivitas perusahaan, karena fungsi pembelian ini menyediakan persediaan barang yang dibutuhkan dalam kegiatan usaha perusahaan. Dalam perusahaan dagang seperti PT Mitra Makmurjaya Mandiri, kegiatan pembelian sangat penting, karena merupakan satu-satunya cara perusahaan untuk mendapatkan persediaan barang dagang. Ketidak efisienan dalam fungsi pembelian akan mengakibatkan fungsi-fungsi yang lain dalam perusahaan menjadi terhambat. Oleh karena itu, pengendalian yang 41

15 efektif perlu dilakukan terhadap fungsi pembelian ini, karena pembelian menyangkut pengalokasian dana dalam persediaan barang yang cukup besar dan kelancaran kegiatan penjualan barang dagang yang dibutuhkan konsumen sangat tergantung pada fungsi pembelian ini. Kegiatan pembelian pada PT Mitra Makmurjaya Mandiri sebagian besar dilakukan secara kredit dengan jatuh tempo tanpa angsuran. Pembelian secara tunai hanya dilakukan perusahaan untuk mendapat persediaan barang tertentu yang jarang diminta oleh kebanyakan konsumen, atau pada saat persediaan barang dagang benarbenar menipis, sementara permintaan konsumen sedang meningkat. Untuk persediaan barang harian, semua dibeli secara kredit. Pembelian kredit ini menimbulkan hutang lancar bagi PT Mitra Makmurjaya Mandiri. Supply sepeda motor Honda, sebagai persediaan barang dagang PT Mitra Makmurjaya Mandiri, didapat hanya dari satu supplier yaitu PT Wahana Makmur Sejati, yang bertindak sebagai main dealer sepeda motor Honda bagian wilayah Jakarta- Tangerang. PT Mitra Makmurjaya Mandiri akan memesan barang pada saat type yang diinginkan konsumen tidak tersedia di dealer dan di gudang perusahaan atau pada saat stock motor di gudang sudah mencapai batas tingkat minimum. Namun PT Mitra Makmurjaya Mandiri terkadang juga akan mendapat stock motor tanpa melalui pemesanan, hal ini biasanya karena PT Wahana melihat saldo kredit yang menurun dan pembayaran kredit yang baik oleh PT Mitra Makmurjaya Mandiri, atau biasa juga karena adanya kelebihan stock motor pada PT Wahana, tanpa bisa menolak PT Mitra Makmurjaya Mandiri harus menerima stock motor tersebut yang berarti juga akan menambah saldo hutang pada PT Wahana lagi. 42

16 Walaupun PT Mitra Makmurjaya Mandiri hanya memiliki satu supplier, namun pemenuhan kebutuhan akan stock motor diperusahaan selalu terpenuhi, hal ini dikarenakan PT Mitra Makmurjaya Mandiri selalu menjaga itikad baik; pembayaran hutang selalu tepat pada tanggal jatuh temponya. Dalam prosedur pembelian, PT Mitra Makmurjaya Mandiri memiliki tiga macam pilihan cara pembayaran pembelian sepeda motor Honda, yang semuanya tetap ditujukan pada satu supplier; PT Wahana. Ketiga macam pilihan tersebut antara lain: 1. Langsung kepada PT Wahana secara tunai 2. Langsung kepada PT Wahana secara kredit 3. Melalui bank BCA sebagai perantara. Berikut ini adalah kriteria dan perbedaan dari ketiga cara pembayaran tersebut: Secara Tunai o Mendapatkan diskon 0.55%. o Permintaan barang melalui pemesanan terlebih dahulu. o Dilakukan hanya untuk membeli barang yang jarang dibutuhkan atau barang yang dibutuhkan cepat. Secara Kredit (langsung ke PT Wahana) o Tidak ada diskon. o Permintaan barang tanpa pemesanan atau dengan pemesanan. o Pembayaran dengan jatuh tempo dua minggu setelah tanggal SO (sales order) tanpa angsuran. o Tidak ada limit tertentu untuk saldo hutang, semua tergantung kebijakan PT Wahana. 43

17 Secara kredit (melalui perantara BCA) o Mendapat diskon 0.55%. o Permintaan barang melalui pemesanan. o Jatuh tempo pembayaran hutang 11 hari kerja. o Ada limit plafon kredit sebesar Rp 1,2 milyar. o Dapat dibayar secara angsuran dengan jumlah tergantung perusahaan. o Harus membuat surat pelunasan yang ditujukan untuk bank yang bersangkutan. Dokumen-dokumen yang dipakai menyangkut pembelian dan hutang ini adalah: a. Sales order dari PT Wahana sebagai ganti surat penagihan. b. Laporan penerimaan barang. c. Payment voucher. Catatan akuntansi yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Kartu stock motor. b. Catatan utang. A. Prosedur Permintaan Pembelian Langkah-langkah yang berkaitan dengan aktivitas permintaan pembelian sepeda motor sebagai persedian barang dagang adalah sebagai berikut: Permintaan kebutuhan persediaan barang dagang dilakukan langsung oleh bagian marketing, sesuai permintaan dari konsumen atau apabila barang digudang tidak tersedia. Bagian marketing hanya akan melakukan permintaan pembelian secara langsung atau melalui intercom kepada bagian pembelian. 44

18 Dalam permintaan pembeliannya Bagian Marketing akan menyebutkan type sepeda motor, warna dan jumlah unit yang diinginkan. B. Prosedur Pembelian Persediaan barang dagang PT Mitra Makmurjaya Mandiri berupa sepeda motor Honda. Pembelian persediaan sepeda motor ini ditujukan hanya kepada satu supplier (main dealer Honda); PT Wahana. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam aktivitas pembelian persediaan barang dagang ini adalah sebagai berikut: Setelah Bagian Pembelian menerima pesan permintaan pembelian dari salah satu staf Bagian Marketing, Bagian pembelian akan segera melakukan pemesanan melalui telepon kepada PT Wahana. Setelah melakukan pemesanan melalui telepon, Bagian Pembelian tidak membuat suatu surat atau dokumen tertentu sebagai bukti telah dilakukan pesanan pembelian karena pihak supplier sudah mencatat pesanan yang diinginkan kedalam sebuah Sales Order, Sales Order ini dianggap sama dengan surat pesanan pembelian yang seharusnya dibuat oleh Bagian Pembelian. Bagian pembelian tidak akan melakukan negosiasi harga dengan pihak PT Wahana karena sudah ada ketentuan harga dari pihak PT Wahana dalam suatu periode tertentu. 45

19 C. Prosedur Penerimaan Barang Langkah-langkah yang dilakukan PT Mitra Makmurjaya Mandiri dalam melakukan aktivitas penerimaan barang adalah sebagai berikut: Barang akan dikirim oleh PT Wahana biasanya setelah adanya pemesanan oleh Bagian Pembelian melalui telepon, jangka waktu pengiriman dari tanggal pemesanan melalui telepon tersebut terkadang cukup lama bisa 4-5 hari kemudian. Pada waktu mengirim barang, PT Wahana akan menyerahkan barang berikut Surat Jalan, dan Sales Order akan diambil oleh massager PT Mitra Makmurjaya Mandiri satu hari setelah barang diterima. Sales Order ini berfungsi sebagai surat tagihan. Isi dari sales order adalah nomor sales order, tanggal, nama dan alamat pelanggan, kolom otorisasi oleh pihak PT Wahana, tanggal jatuh tempo, cara pembayaran, type sepeda motor, warna, jumlah unit, harga satuan per unit sepeda motor dan total harga. Tanggal sales order biasanya sama dengan tanggal pemesanan melalui telepon oleh Bagian Pembelian. Sedangkan isi dari surat jalan adalah tanggal, nomor surat jalan, nama dan alamat pelanggan, type sepeda motor, warna, jumlah unit, nomor mesin, nomor rangka, dan kolom otorisasi oleh pihak perusahaan dan pihak PT Wahana. Barang yang dikirim diterima oleh Bagian Pembelian. Bagian pembelian akan mencocokan surat jalan dan sales order dengan fisik barang. Barang diperiksa kualitas dan kuantitasnya seperti; type, warna dan jumlah unit sepeda motor serta keadaan fisik barang tersebut harus baik dan tidak lecet/rusak. 46

20 Apabila ternyata ada barang yang rusak, barang akan dikembalikan kepada PT Wahana. Setelah menerima barang dan surat jalan dari PT Wahana, dan Bagian Pembelian setuju dengan kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan pesanan, maka selanjutnya barang akan diserahkan kepada Bagian Gudang untuk disimpan dan diberikan ke Bagian Pemasaran sesuai kebutuhan serta untuk dibuatkan suatu perincian stock motor yang dimiliki perusahaan. Disini petugas gudang juga akan mencocokkan surat jalan dengan fisik barang untuk kepentingan pembuatan stock motor. Setelah memeriksa keadaan fisik barang, petugas gudang akan membuat Laporan Penerimaan Barang berdasarkan surat jalan yang telah diterima. Laporan penerimaan barang ini dibuat rangkap dua yang akan didistribusikan kepada: a) Lembar pertama untuk Bagian Pembelian. b) Lembar kedua untuk Bagian Gudang. Isi dari laporan penerimaan barang ini adalah nomor LPB, tanggal, telah diterima dari, type sepeda motor, warna dan jumlah unit serta kolom otoriasi oleh petugas gudang. Selain itu petugas gudang juga harus memasukkan data-data yang ada di surat jalan seperti type sepeda motor, jumlah unit, nomor mesin, dan nomor rangka ke dalam kartu stock motor perusahaan. LPB dan surat jalan akan diberikan ke Bagian Pembelian dan Pencatatan Utang untuk diproses lebih lanjut. 47

21 D. Prosedur Pencatatan dan Pembayaran Utang Langkah-lagkah yang dilakukan oleh Bagian Pembelian dan Utang dalam aktivitas pencatatan dan pembayaran utang adalah sebagai berikut: Setelah menerima LPB dan Surat Jalan dari Bagian Gudang, Bagian Pembelian dan Utang akan mencatat data-data yang terdapat dalam Sales Order seperti; type sepeda motor, warna, jumlah barang, jumlah terutang, tanggal jatuh tempo, dan cara pembayaran ke dalam Catatan Utang. Data ini menunjukkan bahwa adanya pertambahan saldo utang dagang perusahaan akibat pembelian yang bersangkutan. Bagian Pembelian dan Utang akan membuka giro mundur yang ditujukan ke PT Wahana. Giro ini disebut mundur, karena giro dibuat pada tanggal penerimaan barang, namun dengan tanggal pencairan giro sesuai tanggal jatuh tempo utang yang terdapat dalam Sales Order. Setelah giro dibuat, Bagian Pembelian dan Utang akan meminta otorisasi tanda tangan kepada Direktur, dengan menyertakan sales order dari PT Wahana. Direktur akan mencocokkan jumlah terutang dalam sales order dengan jumlah nominal dalam giro, serta memeriksa kembali tanggal jatuh tempo dan nomor rekening tujuan yang sudah ditulis dalam giro. Giro yang sudah ditanda tangani, dibuat copy-annya sebagai berikut: a) Lembar asli giro dikirim ke PT Wahana. b) Lembar copy giro diarsip di Bagian Pembelian dan Utang. Berdasarkan giro yang telah dibuat tadi, Bagian Utang kemudian membuat payment voucher yang berfungsi sebagai bukti kas keluar untuk pembayaran utang dagang perusahaan. Payment voucher berisi nomor giro, jumlah nominal uang 48

22 yang dikeluarkan, tanggal pembuatan payment voucher, dan tanggal jatuh tempo giro. Bagian utang kemudian mencatat data-data dari payment voucher ke dalam catatan utang yang menunjukkan bahwa utang yang terkait telah dibayar, sehingga akan mengurangi saldo utang dalam catatan utang dagang perusahaan. Bagian Pembelian dan Utang selanjutnya mengarsip LPB, surat jalan, sales order, payment voucher dan copy giro. E. Prosedur Retur Pembelian Apabila ada barang yang kualitas atau kuantitasnya tidak sesuai pesanan, bagian pembelian akan mengembalikan sepeda motor tersebut kepada PT Wahana. Berikut adalah proses yang terjadi berkait dengan prosedur retur pembelian: Apabila ada sepeda motor yang lecet, maka barang akan dikembalikan namun surat jalan yang ada tetap ditanda tangani dengan kepastian bahwa barang pengganti akan dikirimkan berikut dengan pesanan sepeda motor selanjutnya. Pengembalian barang tidak akan membuat perubahan pada isi sales order yang terkait, karena dengan asumsi bahwa barang pengganti pasti akan diberikan kemudian hari. Sehingga dengan demikian tanggal jatuh tempo atas barang pengganti pun tidak berubah, tetap seperti tanggal yang ada pada sales order sebelumnya. Keadaan ini berlaku untuk pengembalian dengan jumlah unit kecil. Untuk pengembalian dalam jumlah unit banyak, sales order baru akan diberikan dengan tanggal jatuh tempo yang sesuai dengan tanggal pengiriman unit sepeda motor pengganti. 49