BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN. kantor dan membangun pabrik yang terletak di Bogor. Pendirinya adalah David

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang distribusi air minum beroksigen yang berdiri pada tanggal 4 Januari 2005 dengan SIUP No. 817/ , akte 03 tanggal 4 Januari 2005 Notaris Darmawan Tjoa S.H, S.E dan Menteri Kehakiman C Saat ini perusahaan memiliki satu kantor dan membangun pabrik yang terletak di Bogor. Pendirinya adalah David Putranegoro. Head Office perusahaan ini terletak pada Jalan Sentra Niaga Puri Indah Blok T1 No.29 Puri Kembangan, Jakarta Barat 11610, Telp. / Fax. : (021) / (021) Website PT.Mitra Anugrah Pratama Sejahtera : dan airox@cbn.net.id. 3.2 Visi dan Misi Visi Perusahaan Visi PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera adalah menjadi perusahaan terdepan dalam menghasilkan produk berbasis air yang inovatif dan bermutu, sebagai sumbangsih bagi peningkatan kualitas masyarakat Misi Perusahaan Misi PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera yaitu : - Meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya konsumsi produk yang sehat dan bermutu. - Memanfaatkan teknologi mutakhir untuk menghasilkan produk inovatif dan berkualitas dengan harga yang rasional. 41

2 42 - Membentuk team work yang solid sehingga dapat mengoptimalkan produktifitas perusahaan. - Menyelenggarakan manajemen perusahaan yang efektif dan efisien sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan kesejahteraan stakeholder. 3.3 Stuktur Organisasi dan Uraian Tugas Struktur organisasi PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera : Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi sejak 2005

3 Uraian Tugas Adapun rincian dan pembagian tugas masing - masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Direksi Membawahi : Kepala Bagian Aplikasi, Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi, Kepala Bagian Pembelian, Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran, Kepala Bagian Personalia dan Umum Tugas dan tanggung jawab : 1. Menetapkan target - target operasi perusahaan yang harus dicapai dalam suatu periode. 2. Mengesahkan rencana kerja perusahaan dalam suatu periode. 3. Mengawasi pelaksanaan rencana kerja atau operasi perusahaan secara keseluruhan. 4. Meminta dan menilai pertanggungan jawaban direktur atas tugas - tugas yang dibebankan kepadanya. 5. Mengadakan dan memimpin rapat - rapat para pemegang saham serta mewakili para pemegang saham dalam kebijaksanaan pembagian deviden. 6. Mewakili para pemegang saham dalam mengangkat dan memberhentikan kepala bagian. 7. Menentukan kebijaksanaan umum agar dapat dipakai sebagai dasar kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan oleh dewan komisaris.

4 44 8. Mengkoordinir tugas - tugas dari para manajer agar tujuan perusahaan tercapai. 9. Mengadakan rapat - rapat secara periodik untuk menilai dan mengevaluasi kegiatan dari para kepala bagian dan memberikan petunjuk - petunjuk untuk peningkatan prestasi dimasa yang akan datang. 10. Mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan perusahaan kepada dewan komisaris dalam rapat umum pemegang saham. 11. Mewakili dan menjaga nama baik perusahaan dalam menghadapi pihak luar. 12. Melaksanakan tugas - tugas lainnya yang telah diberikan oleh dewan komisaris. 2. Kepala Bagian Aplikasi Bertanggung jawab langsung : Direksi. Membawahi : Bagian TI. Tugas dan tanggung jawab : 1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan sistem aplikasi didalam perusahaan. 2. Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan sistem yang diterapkan dalam perusahaan. 3. Memberikan penilaian mengenai sistem yang telah diterapkan dan yang akan diterapkan untuk kedepannya sebagai bahan perbaikan.

5 45 4. Menerima laporan - laporan dari staff TI dan melaporkan seluruh kegiatan sistem yang sedang berjalan kepada direksi. 3. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi Bertanggung jawab langsung : Direksi. Membawahi : Supervisor Keuangan dan Akuntansi. Tugas dan tanggung jawab : 1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan dibidang keuangan dan akuntansi. 2. Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan akuntansi perusahaan sebagai sarana untuk menyusun informasi kepada pimpinan. 3. Menyusun dan mengawasi pelaksanaan sistem keuangan perusahaan dan mengadakan perubahan - perubahan yang diperlukan. 4. Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan sistem pengawasan intern dan keuangan perusahaan. 5. Memberikan saran - saran yang penting bagi kemajuan perusahaan kepada pimpinan. 6. Melaporkan seluruh kegiatan dibidang keuangan kepada direksi dan menerima laporan dari bawahannya. 4. Kepala Bagian Pembelian Bertanggung jawab langsung : Direksi Membawahi : Bagian Pembelian, Bagian Persediaan

6 46 Tugas dan tanggung jawab : 1. Mengatur pembelian berdasarkan urutan kebutuhan yang mendesak atau jadwal yang ditentukan. 2. Memantau penerimaan barang sesuai dengan surat pemesanan yang dikeluarkan. 3. Membuat laporan perbandingan harga pemasok. 4. Mencari pemasok. 5. Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran Bertanggung jawab langsung : Direksi. Membawahi : Supervisor Pemasaran, Supervisor Penjualan Tugas dan tanggung jawab : 1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan dibidang penjualan dan pemasaran. 2. Menyelidiki dan mengevaluasi situasi pasar dalam atau luar negeri tentang produk. 3. Mengadakan transaksi penjualan secara maksimal dengan harga yang optimal. 4. Mencari pasar - pasar baru untuk melempar hasil produksi perusahaan. 5. Menetapkan kebijaksanaan penjualan. 6. Mengadakan tindakan untuk dapat menghadapi persaingan antara lain dengan kebijakan harga promosi, saluran distribusi, dan sebagainya.

7 47 7. Menjalin kerja sama yang baik dengan para pelanggan dan memberikan insentif berupa bonus atas target penjualan yang telah dicapai. 8. Menerima laporan dan bawahan bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan tugas para direksi. 6. Kepala Bagian Personalia dan Umum (HRD) Bertanggung jawab langsung : Direksi. Membawahi : Bagian Personalia, Bagian Umum Tugas dan tanggung jawab : 1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan - kegiatan dibidang personalia dan umum yang meliputi kepegawaian. 2. Mengatur dan melaksanakan penempatan dan pemberhentian karyawan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan. 3. Memelihara dan meningkatkan kesejahteraan para karyawan. 4. Melakukan pencatatan dan perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan intensif lainnya yang diberikan perusahaan untuk para karyawan perusahaan. 5. Mengkoordinasi kebersihan pelayanan perusahaan. 6. Mengawasi pemakaian dan keamanan perawatan kendaraan - kendaraan pabrik dan kantor secara cermat. 7. Menerima laporan dari bawahan dan bertanggung jawab kepada direksi.

8 48 7. Supervisor Keuangan dan Akuntansi Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi. Membawahi : Bagian Logistik, Bagian Keuangan Tugas dan tanggung jawab : 1. Mengawasi perencanaan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan dibidang keuangan dan akuntansi. 2. Merencanakan dan mengawasi seluruh kegiatan akuntansi perusahaan sebagai sarana untuk menyusun informasi. 3. Mengawasi pelaksanaan sistem perusahaan dan mengusulkan perubahan - perubahan yang diperlukan. 4. Mengawasi pelaksanaan sistem pengawasan intern dan keuangan perusahaan. 5. Mengawasi penyusunan anggaran yang diadakan tahunan berdasarkan kemampuan - kemampuan perusahaan sesuai dengan data - data yang lalu, rencana kegiatan tahun yang akan datang. 6. Menganalisa penyimpangan - penyimpangan anggaran - anggaran dengan pelaksanaannya dan penjelasannya. 7. Membuat jurnal dari tiap transaksi - transaksi yang terjadi sehingga terdapat keseragaman perlakuan terhadap transaksi perusahaan. 8. Membuat ayat - ayat penyesuaian dengan persetujuan dari kepala bagian keuangan dan akuntansi. 9. Membuat laporan keuangan pada akhir dari setiap periode.

9 49 8. Supervisor Pemasaran Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran. Membawahi : Bagian Pemasaran. Tugas dan tanggung jawab : 1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan mengkoordinasikan aktivitas pemasaran di lapangan. 2. Menyelidiki dan mengevaluasi situasi pasar. 3. Mengusulkan kebijaksanaan pemasaran. 4. Mengadakan tindakan untuk menghadapi persaingan antara lain dengan kebijakan harga promosi, saluran distribusi, dan sebagainya. 5. Menerima laporan dari bawahan dan bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan tugas kepada kepala bagian penjualan dan pemasaran. 9. Supervisor Penjualan Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Penjualan dan Pemasaran. Membawahi : Bagian Penjualan Tugas dan tanggung jawab : 1. Mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan dan mengkoordinasikan aktivitas penjualan dilapangan. 2. Menyelidiki dan mengevaluasi situasi pasar. 3. Mencari pasar - pasar baru atau pelanggan. 4. Mengusulkan kebijaksanaan penjualan. 5. Menjalin kerja sama yang baik dengan pelanggan dan memberikan intensif berupa bonus atas target penjualan yang telah dicapai.

10 50 6. Menerima laporan dari bawahan dan bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan tugas kepada kepala bagian penjualan dan pemasaran. 10. Bagian TI Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Aplikasi. Tugas dan tanggung jawab : 1. Menjaga dan merawat sistem yang digunakan agar sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. 2. Memperbaiki sistem yang bermasalah sesuai perintah agar sistem tersebut dapat berjalan menjadi lebih baik. 3. Membuat laporan terhadap keadaan sistem yang sedang dipergunakan kepada kepala bagian aplikasi agar dapat ditindaklanjuti. 11. Bagian Keuangan Bertanggung jawab langsung : Supervisor Keuangan dan Akuntansi. Tugas dan tanggung jawab : 1. Melakukan tugas penerimaan atau pembayaran uang tunai berdasarkan surat bukti kas masuk atau keluar yang telah ditandatangani oleh bagian keuangan. 2. Bertanggung jawab atas jumlah uang tunai yang diterima dan dikeluarkan olehnya. 3. Menghitung dan menjumlahkan hasil penerimaan uang tunai setiap hari, lalu menyerahkan kepada supervisor keuangan dan akuntansi untuk disimpan dan keesokan harinya disetorkan ke bank perusahaan.

11 51 4. Melakukan penagihan piutang perusahaan kepada para pelanggan sesuai dengan nota tanggal jatuh tempo dari batas waktu yang diberikan. 5. Penagihan baru dapat dilakukan apabila ada perintah dari bagian atasan dengan menerima daftar tagihan dan harus melaporkan semua hasil tagihan maupun yang tidak berhasil ditagih dengan alasan penolakan secara jelas. 12. Bagian Logistik Bertanggung jawab langsung : Supervisor Keuangan dan Akuntansi Tugas dan tanggung jawab : 1. Melakukan pengiriman barang atas perintah bagian penjualan dan harus minta tanda bukti penerimanya. Oleh pemesan serta melaporkan barang yang telah diterima atau ditolak. 2. Membuat laporan barang yang dikirim dan dengan disertai alasan penolakan penjualan. 13. Bagian Persediaan Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Pembelian. Tugas dan tanggung jawab : 1. Membuat laporan persediaan secara berkala. 2. Menerima kiriman barang dari pabrik yang dipesan oleh bagian pembelian dan harus mencocokan dengan surat order pesanan, atau membuatkan laporan atas penerimaan barang tersebut, serta melakukan pencatatan kedalam kartu stock masing - masing.

12 52 3. Bertanggung jawab atas barang yang disimpan di gudang dan mencatat jumlah keluar masuknya barang, serta memberitahukan jumlah persediaan yang tinggal sedikit. 14. Bagian Pemasaran Bertanggung jawab langsung : Supervisor Pemasaran. Tugas dan tanggung jawab : 1. Melaporkan situasi dan kondisi pasar. 2. Melaporkan persaingan dan kebijakan harga, promosi, saluran distribusi dan sebagainya. 3. Mengusulkan kepada atasan untuk melakukan program promosi. 15. Sales Bertanggung jawab langsung : Supervisor Penjualan. Tugas dan tanggung jawab : 1. Mencari pelanggan baru. 2. Memantau stock yang ada dipelanggan. 3. Melaporkan kepada atasan situasi dan perkembangan pasar. 16. Bagian Personalia Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Personalia dan Umum (HRD). Tugas dan tanggung jawab : 1. Melakukan pencatatan yang cermat mengenai data - data personalia dari seluruh karyawan yang bekerja di perusahaan. 2. Melakukan pencatatan dan perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan intensif lainnya yang di berikan perusahaan untuk para karyawan perusahaan.

13 53 3. Mengawasi pemakaian dan keamanan perawatan kendaraan - kendaraan pabrik dan kantor secara cermat. 17. Bagian Umum Bertanggung jawab langsung : Kepala Bagian Personalia dan Umum (HRD) Tugas dan tanggung jawab : 1. Melakukan pencatatan yang cermat mengenai data - data kendaraan dan inventaris perusahaan. 2. Mengkoordinasi kebersihan pelayanan perusahaan. 3. Mengatur pemakaian dan keamanan perawatan kendaraan - kendaraan. 4. Mengatur dan membuat jadwal pemakaian kendaraan. 3.4 Arsitektur Sistem Informasi Sistem jaringan yang digunakan oleh PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera adalah LAN (Local Area Network). Arsitektur sistem yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Arsitektur Hardware Server : - Processor : Intel core2duo e Harddisk : Hitachi SATA II 1TB 16MB - Mainboard : ASUS P5KPL-AM SE - VGA : POINT OF VIEW 9400GT 1GB 128Bit DDR2 - RAM : (2x) Vgen 2GB pc 5400 / Optical Drive : Samsung DVDRW SATA - Keyboard Mouse : Logitech KB Calssic plus PS2 and MS optical PS2 black

14 54 - LCD Monitor : Samsung 19 Inch 932GW - Speaker : Altec Lansing VS speaker 31 watts RMS \ Black Edition\ - Printer - scanner : HP Laserjet M1319 MPF - OS : Windows XP HOME (OEM) - UPS 2. Arsitektur Hardware Client : - Processor : Intel core2duo e Harddisk : Seagate SATA II 160GB 8MB - Mainboard : ASUS P5KPL-AM SE - VGA : POINT OF VIEW 7200GS 256MB 64Bit DDR2 - RAM : Vgen 1GB pc 5400 / Optical Drive : Samsung DVDRW SATA - Keyboard Mouse : Logitech KB Calssic plus PS2 and MS optical PS2 black - LCD Monitor : Samsung 15,6 Inch 633NW - Speaker : Altec Lansing BXR speaker 15 watts RMS - OS : Windows XP HOME (OEM) - UPS

15 55 3. Software - Microsoft Windows XP - Winrar : untuk melakukan back up data - Mozilla Firefox 4. Aplikasi : Accurate User dari Aplikasi Yang menggunakan aplikasi tersebut adalah : 1. Bagian Keuangan dan Akuntansi Mencatat transaksi penjualan dan pembelian, mengatur keluar masuknya uang, membuat jadwal pembayaran terhadap tagihan yang telah jatuh tempo, serta membuat laporan keuangan. 2. Bagian Penjualan dan Pemasaran Mencetak faktur penjualan, Membuat laporan hasil transaksi penjualan. 3. Bagian Pembelian Membuat laporan hasil transaksi pembelian kepada supplier. 4. Kepala Bagian Memantau semua hasil pekerjaan setiap bagian dalam setiap periode waktu yang ditentukan.

16 Database Adapun database yang disimpan oleh perusahaan yaitu : 1. Ms_Pelanggan No_Pelanggan, Nama, Alamat, Kota, Negara, No_telepon, Kontak, , Halaman_Website. 2. Ms_Barang Tipe_Barang, No_Barang, Keterangan, Kuantitas, Harga_Unit, Harga_Jual, Diskon, Gudang, Tanggal, Unit, Pemasok_Utama. 3. Tr_Penjualan No_Surat Order, Item, Item_Description, Quantity, Satuan, Unit_Price, Discount, Tax, Amount, Departemen, Proyek. 4. Tr_Laporan No, Tanggal, Nama_Pelanggan, Jumlah, Sub_Total, Total. 3.5 Pendekatan Perspektif yang Digunakan Perspektif yang digunakan dalam melakukan evaluasi ini adalah perspektif customer, penulis memilih perspektif ini karena dalam bidang penjualan lebih terfokus pada customer. ini merupakan mitra bisnis perusahaan yang akan membantu memajukan dan mengembangkan untuk menjaga kelangsungan perusahaan dengan pendapatan dan keuntungan yang didapat. Perspective Business Goals IT Goals Process

17 57 1. Meningkatkan orientasi dan pelayanan terhadap customer 3.Menjamin kepuasan pengguna dengan memberikan dan meningkatkan pelayanan PO8 AI4 DS1 DS2 DS7 DS8 - Mengelola kualitas. - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya. - Mendefinisikan dan mengelola tingkat pelayanan. - Mengelola layanan pihak ketiga. - Pendidikan dan pelatihan pengguna. - Menangani kejadian yang ada dan dalam pelayanan. DS10 - Mengelola masalah. DS13 - Mengelola operasi. 1. Meningkatkan orientasi dan pelayanan terhadap customer 23. Memastikan bahwa pelayanan TI yang tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan. DS3 DS4 DS8 - Mengelola kinerja dan kapasitas. - Memastikan pelayanan yang berkesinambungan. - Menangani kejadian yang ada dalam pelayanan. DS13 - Mengelola operasi.

18 58 2. Menawarkan produk dan layanan kompetitif. 5. Menciptakan kemampuan TI PO2 PO4 PO7 AI3 - Menentukan informasi arsitektur. -Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan kerjasama. - Mengelola SDM teknologi informasi. - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur TI 2. Menawarkan produk dan layanan kompetitif. 24. Meningkatkan efisiensi biaya TI dan kontribusinya terhadap profitabilitas bisnis. PO5 - Mengelola investasi TI. DS 6 - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya. 3. Membangun kontinuitas dan ketersediaan layanan. 10. Menjamin kepuasan bersama hubungan pihak ketiga. DS2 - Mengelola layanan pihak ketiga.

19 59 3. Membangun kontinuitas dan ketersediaan layanan. 16. Mengurangi pengerjaan yang tidak benar berupa solusi dan layanan. PO8 AI4 AI6 AI7 - Mengelola kualitas. - Mendukung pengoperasian dan penggunaanya. - Mengelola perubahan. - Menginstal dan akreditasi solusi dan perubahan. DS10 - Mengelola masalah. 3. Membangun kontinuitas dan ketersediaan layanan. 22. Memastikan dampak bisnis minimum pada perubahan peristiwa pelayanan jasa TI. PO6 - Manajemen untuk mengkomunikasikan tujuan dan arah. AI6 DS4 - Mengelola perubahan. - Memastikan pelayanan yang berkesinambungan. DS12 - Mengelola lingkungan fisik.

20 60 3. Membangun kontinuitas dan ketersediaan layanan. 23. Memastikan bahwa pelayanan TI yang tersedia sesuai dengan yang dibutuhkan. DS3 DS4 DS8 - Mengelola kinerja dan kapasitas. - Memastikan pelayanan yang berkesinambungan. - Menangani kejadian yang ada dalam pelayanan. DS13 - Mengelola operasi. 4. Menciptakan ketangkasan dalam merespon perubahan kebutuhan bisnis. 1. Menjawab kebutuhan bisnis dengan menyesuaikan strategi bisnis. PO1 PO2 - Mendefinisikan sebuah rencana strategi TI. - Menentukan informasi arsitektur. PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan kerjasama. PO10 - Mengelola proyek. AI1 AI6 AI7 DS1 - Mengidentifikasi solusi secara otomatis. - mengelola perubahan. - Menginstal dan akreditasi solusi dan perubahan. - Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan.

21 61 DS3 ME1 - Mengelola kinerja dan kapasitas. - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja TI. 4. Menciptakan ketangkasan dalam merespon perubahan kebutuhan bisnis. 5. Menciptakan kemampuan TI. PO2 PO4 PO7 AI3 - Menentukan informasi arsitektur. - Menetapkan proses TI, organisasi, dan hubungan. - Mengelola SDM teknologi informasi. - Akusisi dan pemeliharaan infrastruktur TI. 4. Menciptakan ketangkasan dalam merespon perubahan kebutuhan bisnis. 25. Menyerahkan proyek - proyek dan anggaran tepat waktu, memenuhi standar kualitas. PO8 - Mengelola kualitas. PO10 - Mengelola proyek.

22 62 5. Mencapai optimalisasi biaya pelayanan. 7. Memperoleh dan memelihara aplikasi terintegrasi dan standar aplikasi sistem. PO3 AI2 AI5 - Menentukan arah teknologi. - Memperoleh dan menggunakan aplikasi software. - Mendapatkan sumber daya TI. 5. Mencapai optimalisasi biaya pelayanan. 8. Memperoleh dan memelihara integrasi dan infrastruktur TI standar. AI3 AI5 - akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur TI. - Mendapatkan sumber daya TI. 5. Mencapai optimalisasi biaya pelayanan. 10. Menjamin kepuasan bersama hubungan pihak ketiga. DS2 - Mengelola layanan pihak ketiga. 5. Mencapai optimalisasi biaya pelayanan. 24. meningkatkan efisiensi biaya IT dan kontribusinya terhadap

23 63 profitabilitas bisnis. PO5 DS6 - Mengelola investasi TI. - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya. 6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan strategis. 2. Menjawab kebutuhan pemerintah yang sejalan dengan dewan direksi PO1 PO4 - Menetapkan rencana strategis TI. - Mendefinisikan proses TI, organisasi, dan kerjasama. PO10 - Mengelola proyek. ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja TI. ME4 - Menyediakan tata kelola TI.. 6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan strategis. 4. Mengoptimalkan penggunaan informasi PO2 - Menentukan informasi arsitektur. DS11 - Mengelola data.

24 64 6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan strategis. 12. Memastikan transparansi dan pemahaman biaya, manfaat, strategi, kebijakan dan tingkat layanan TI. PO5 PO6 - Mengelola investasi TI. - Manajemen untuk mengkomunikasikan tujuan dan arah. DS1 DS2 DS6 ME1 - Mendefinisikan dan mengelola tingkat layanan. - Mengelola layanan pihak ketiga. - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya. - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja TI. ME4 - Menyediakan tata kelola TI. 6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan strategis. 20. Memastikan bahwa transaksi bisnis dan pertukaran informasi dapat diandalkan. PO 6 - Manajemen untuk mengkomunikasikan tujuan dan arah. AI7 - Menginstall dan akreditasi solusi dan perubahan.

25 65 DS5 - Menjamin keamanan sistem. 6. Mengandalkan dan memperoleh informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan strategis. 26. Memelihara integritasi dan infrastruktur keterangan dan proses. AI6 DS5 - Mengelola perubahan. - Menjamin keamanan sistem. 3.6 Uraian Sistem yang Berjalan Fungsi yang terkait Fungsi - fungsi yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan pada perusahaan ini adalah : bagian pemasaran, logistik, bagian persediaan, bagian keuangan dan akuntansi, sales Dokumen yang digunakan Dokumen - dokumen yang digunakan pada kegiatan penjualan perusahaan ini adalah : 1. Sales Order Bagian penjualan dan pemasaran akan membuat sales order pada saat customer menyerahkan purchase order (PO) kepada pihak perusahaan.

26 66 2. Invoice Dokumen ini dibuat oleh bagian penjualan dan pemasaran. Dokumen ini digunakan pada saat perusahaan akan menagih transaksi yang dilakukan oleh customer. 3. Surat Jalan (SJ) Dokumen ini dibuat oleh bagian persediaan pada saat produk yang dipesan akan dikirim ke customer Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan Proses Bisnis yang sedang berjalan dalam PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera adalah sebagai berikut : Dimulai dari customer menghubungi perusahaan untuk melakukan pemesanan kepada sales, sales harus mengetahui manfaat serta update harga dari masing - masing produk sehingga customer dapat mempercayai kualitas dari produk yang ditawarkan dan mempermudah mengetahui harga produk sebagai bahan pertimbangan. Setelah menerima purchase order tersebut dari sales maka bagian penjualan dan pemasaran akan mencetak sales order sesuai dengan pesanan jumlah produk dari customer. Sales order ini terdiri dari 3 rangkap (1 disimpan oleh bagian penjualan dan pemasaran, 1 lagi diberikan kepada bagian persediaan, 1 rangkap lagi diberikan kepada logistik). Dan proses lanjutan dimulai dari adanya sales order yang telah diotorisasi bagian penjualan dan pemasaran. Kemudian bagian penjualan dan pemasaran akan mencetak invoice. Invoice terdiri dari 3 rangkap (1 rangkap diberikan kepada customer, 1 rangkap diberikan kepada logistik, dan 1 rangkap diberikan kepada bagian keuangan dan

27 67 akuntansi). Kemudian bagian persediaan akan mencetak dan mengotorisasi surat jalan sesuai dengan invoice yang telah diterima serta menyerahkan produk kepada bagian logistik. Surat jalan ini terdiri dari 3 rangkap (1 rangkap disimpan oleh bagian persediaan, 1 rangkap diberikan kepada logistik, dan 1 rangkap lagi diberikan kepada customer). Proses pengiriman barang dilakukan setelah produk, SO, SJ, dan invoice yang telah disiapkan. Kemudian logistik mengirimkan barang kepada customer dan meminta otorisasinya. Setelah itu logistik melakukan pemeriksaan dan mengotorisasi dokumen tersebut. Setelah itu bagian keuangan dan akuntansi akan mencatat semua transaksi yang dilakukan ke dalam buku besar dan membuat laporan berkala yang akan diserahkan kepada direksi. Setelah memeriksa laporan tersebut, direksi akan menandatangani laporan berkala tersebut.

28 Diagram Aliran Data Overview Activity Diagram Gambar 3.2 Overview Activity Diagram pada PT.Mitra Anugrah Pratama Sejahtera

29 Detail Activity Diagram Penjualan Pemesanan Produk Sales Melakukan Pemesanan membuat PO menerima PO PO {PO} Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Pada PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera (Pemesanan Produk)

30 Mencetak Sales Order 70

31 Mencetak Invoice 71

32 Mencetak Surat Jalan 72

33 Pengiriman Barang 73

34 Melakukan Pencatatan Transaksi dan Pembuatan Laporan 74

35 Resiko dan Pengendalian Sistem Yang Sedang Berjalan pada PT. Mitra Anugrah Pratama Sejahtera Resiko yang ada pada sistem yang berjalan 1. Masih adanya ketergantungan terhadap karyawan tertentu dalam menjalankan dan memperbaiki sistem sehingga mempersulit perusahaan untuk menjalankan proses bisnisnya apabila karyawan tersebut berhalangan hadir. 2. Pemeriksaaan terhadap server dan jaringan belum dilakukan secara rutin. 3. Belum adanya penanganan khusus terhadap resiko yang mungkin terjadi pada sistem informasi penjualan, penyelesaiannya hanya dilakukan pada saat ada complain dari pengguna sistem. 4. Dalam penggunaan accurate, semua general report detail jika dicopy ke microsoft excel maka harus membuat layout table secara manual. 5. Dalam penggunaan accurate, semua general report detail tidak dapat diimport(diambil) dari microsoft excel ke accurate Pengendalian pada Sistem Yang Berjalan 1. Perusahaan merekrut tenaga ahli tambahan yang mengerti kondisi sistem yang diterapkan pada perusahaan sehingga apabila terjadi kerusakan, sistem tersebut dapat diperbaiki dengan cepat sehingga tidak mengganggu waktu dan kinerja perusahaan. 2. Melakukan pemeriksaan terhadap server dan jaringan secara teratur agar dapat terdeteksi apabila terjadi penyimpangan dan meminimalkan

36 76 kerugian perusahaan dengan melakukan penanggulangan penyimpangan dengan cepat. 3. Perusahaan melakukan penanganan khusus sebelum terjadinya penyimpangan maupun complain dari pengguna sistem dan memberikan pelatihan khusus dalam menerapkan sistem.