BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Umum Perusahaan PT Dinamika Teknik Sentosa didirikan 15 Desember 2008 oleh Robert Waldy Mali yang bertempat di Jl. Madu No.7A, Jakarta DKI Jakarta 11180, Indonesia dengan Telp /2, berdasarkan akta No.17, pada 15 Desember 2008 dari Antonius Wahono Prawirodirdjo,S.H, notaris berkedudukan di Kabupaten Tangerang, dengan wilayah jabatan meliputi seluruh propinsi Banten. PT Dinamika Teknik Sentosa adalah perusahaan yang bergerak dalam perdagangan dengan spesialisasi pada bidang pengelasan dan pemotongan.pt Dinamika Teknik Sentosa memfokuskan bisnisnya pada produk Hypertherm, Hobart, Interweld dan Miller.PT Dinamika Teknik Sentosa juga berpengalaman dalam pengadaan material dan peralatan untuk proyek-proyek besar seperti perusahaan minyak dan gas, pemipaan, pertambangan dan pembangkit listrik. Sebagai perusahaan yang bergerak pada alat-alat teknik sejak tahun 2008, PT. Dinamika Teknik Sentosa terus memperbaiki dan melakukan proses bisnis pada tahap yang lebih baik sehingga dapat memaksimalkan pelayanan dan kemudahan bagi pelanggan sehingga memjadi efektif dan efisiensi bagi para pelanggan. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Visi PT. Dinamika Teknik Sentosa adalah Menjadi perusahaan pemasok alat-alat teknik terbaik Misi Perusahaan Misi perusahaan adalah Melayani pelanggan dengan kebutuhan alat-alat teknik terbaik dan mempermudah pengadaan barang bagi customer dengan one stop supplying. 32

2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber: PT. Dinamika Teknik Sentosa) 3.4 Tugas dan Wewenang Setiap bagian pada struktur organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda berdasarkan tugas dan fungsinya dalam menjalankan setiap pekerjaan dalam perusahaan. Tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian yang terkait dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Komisaris a. Merupakan sekutu pasif dalam sturktur perusahaan. b. Memberikan permodalan yang dibutuhkan oleh perusaahaan. c. Memastikan semua proses yang terjadi di dalam perusahaan sudah berjalan dengan baik.. 2. Direktur a. Menjamin seluruh operasional perusahaan sesuai dengan persyaratan terhadap peraturan perundangan yang berlaku. b. Membuat struktur organisasi PT Dinamika Teknik Sentosa. c. Menetapkan Visi, Misi, Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu perusahaan.

3 34 d. Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup, proses berjalan, hingga perkembangan perusahaan. 3. Sales Manager a. Bertanggung jawab atas target perusahaan perbulan dan pertahun. b. Bertanggung jawab atas segala kegiatan Sales dan Marketing. c. Menetapkan kebijakan harga jual dengan persetujuan Direktur. d. Menjalin hubungan dengan customers. 4. Accounting and Finance Manager a. Bertanggung jawab kepada Direktur atas laporan tahunan. b. Membuat laporan rugi laba, arus kas, dan neraca c. Melakukan pemeriksaan rekonsiliasi buku bank dan buku kas. d. Melakukan pembayaran kepada supplier 5. Human Resources Manager a. Menyusun kebijakan dan perencaan SDM. b. Menganalisa kebutuhan karyawan yang terjadi dalam perusahaan. c. Menyusun agenda evaluasi kerja karyawan. 6. Stock and Invetory Manager a. Bertanggung jawab atas persediaan dan kualitas barang yang tersedia. b. Membuat laporan aktivitas masuk dan keluar barang. c. Membuat surat jalan keluar barang. 7. Sales Staff a. Bertanggung jawab atas penjualan perbulan. b. Menjalin hubungan dengan perusahaan klien. 8. Marketing Staff a. Melakukan promosi kepada perusahaan yang belum mengunakan produk dari PT Dinamika Teknik Sentosa. b. Bertanggung jawab atas promosi yang dilakukan. 9. Accounting and Finance Staff a. Bertanggung jawab atas laporan perbulan kepada Accounting and Finance Manager. b. Membuat dan mempersiapkan laporan biaya bulanan. c. Membuat slip gaji karywan. d. Melakukan perhitungan dan pembayaran PPN dan PPH.

4 Cashier a. Melakukan pembayaran terhadap barang yang dikirim dari supplier. b. Melakukan penagihan piutang dari customer. c. Melakukan pencatatan barang keluar yang diterima dari Stock dan Inventor Staff 11. Human Resources Staff a. Membuat jadwal kerja karyawan, laporan absensi, dan daftar gaji karyawan yang ada di perusahaan. b. Memberikan konseling kepada karyawan yang membutuhkan. c. Menyelesaikan permasalahn yang terjadi pada karyawan. 12. Stock Inventory Staff a. Memastikan barang dari supplier berkualitas b. Membuat surat jalan kepada kurir c. Memberikan laporan kepada Stock Inventory Manager 13. Warehouse Staff a. Menyediakan barang yang akan dikirim oleh kurir. b. Bertanggung jawab atas keamanan barang di gudang. c. Membuat laporan persediaan barang setiap bulan. 3.5 Proses Penjualan Barang Sales Staff menerima Purchase Order dari pelanggan, baik yang diterima via fax dari pelanggan maupun Purchase Order yang didapatkan melalui Sales Staff.Sales Staff selanjutnya akan men-copy Purchase Order tersebut sebanyak 1 lembar. Berdasarkan Purchase Order tersebut, Sales Staffakan membuat Sales Order sebanyak 2 rangkap. Lembar copy-an akan diserahkan kepada Stock dan Inventory Staff melalui fax, dan lembar asli diarsip oleh Sales Staff dengan dilampiri fotocopy Purchase Order. Selanjutnya, ketika Stock dan Inventory Staff menerima Sales Order, Stock dan Inventory Staff akan mengecek ketersediaan barang pada kartu persediaan. Jika barang tidak tersedia / kurang, Stock dan Inventory Staffakan menghubungi Sales Staff untuk memberitahukan kepada pelanggan mengenai penundaan pengiriman barang. Jika barang tersedia, Stock dan Inventory Staffakan memberitahukan waktu pengiriman barang kepada Warehouse Staff Helper (kuli gudang) akan menyiapkan barang sesuai dengan Sales Order. Setelah barang siap,

5 36 Stock dan Inventory Staff akan membuat Surat Jalan sebanyak 3 rangkap dan juga mengupdate jumlah stok barang pada buku persediaan. Selanjutnya Warehouse staffakan memeriksa kesesuaian barang dengan Surat Jalan dan mengotorisasi Surat Jalan. Sebelum barang keluar dari gudang, barang akan diperiksa oleh Satpam yang bertugas jaga di pintu gerbang dan selanjutnya akan mengotorisasi Surat Jalan. Kurirakan mengirimkan barang kepada pelanggan disertai dengan Surat Jalan. Barang akan dikirimkan langsung ke alamat pelanggan. Setelah barang sampai di tangan pelanggan, Kurir akan menyerahkan Surat Jalan untuk ditandatangani. Adapun distribusi delivery order adalah sebagai berikut: a. Delivery order lembar 1 (putih) akan diserahkan kepada pelanggan. b. Delivery order lembar 2 (merah) diserahkan kepada Accounting and Finance Staff untuk membuat Invoice. c. Delivery order lembar 3 (biru) diserahkan kepada Stock dan Inventory Staff untuk diarsip. Berdasarkan delivery order lembar 2, Accounting and Finance Staff akan membuat Invoice Kredit sebanyak 3 rangkap (putih, merah dan biru). Selain itu juga, Accounting and Finance Staff akan mencatat terjadinya penjualan dalam jurnal. Adapun distribusi Invoice Kredit tersebut adalah sebagai berikut: a. Invoice Kredit lembar 1 (putih) akan diserahkan kepada pelanggan ketika pelanggan telah melunasi piutang. Untuk sementara diarsip oleh Sales Staff sampai dengan tanggal jatuh tempo. b. Invoice Kredit lembar 2 (merah) akan diserahkan kepada Sales Staff, Sales Staff akan mengirim Invoice Kredit via fax kepada pelanggan. Untuk selanjutnya Invoice Kredit lembar 2 ini akan diarsip oleh Sales Staff. c. Invoice Kredit lembar 3 (biru) akan diarsip oleh Accounting and Finance Staff. Invoice Kredit lembar 1 dan 2 akan diserahkan kepada Sales Staff. Sales Staff selanjutnya akan mencatat terjadinya penjualan dalam buku penjualan. Kemudian oleh Sales Staff, Invoice Kredit ini akan dikirimkan via fax kepada pelanggan. Selanjutnya Invoice Kredit lembar 1 dan 2 itu akan diarsip oleh Sales Staff sampai dengan tanggal jatuh tempo. Jika pelanggan telah membayar lunas, Sales Staffakan mengirimkan Invoice Kredit asli kepada pelanggan via pos dan Invoice Kredit lembar 2 diarsip kembali oleh Sales Staff.

6 37 Gambar 3.2Rich Picture Proses Penjualan Barang

7 38 Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Proses Penjualan Barang Overview Activity Diagram Proses Penjualan Barang PT Dinamika Teknik Sentosa Pelanggan Sales Staff Stock & Inventory Staff Helper Warehouse Staff Satpam Kurir Accounting and Finance Staff Cashier Komputer Membuat Purchase Order {PO} Membuat Sales Order {SO} Mengecek Piutang Pelanggan {SO} Mengecek Stok barang {SO} Menyiapkan barang Persediaan_ Barang Membuat Surat Jalan Mengotorisasi Surat Jalan {SJ} {SJ} Memeriksa kesesuaian barang {SJ (authorized)} {SJ (authorized)} Mengirim barang Menerima barang {SJ TTD (authorized)} Membuat Invoice kredit {Invoice Kredit} {Invoice Kredit} Mencatat jurnal Penjualan {Invoice Kredit} {Invoice Kredit} Mencatat penjualan Menagih piutang Membayar tagihan Menerima pembayaran

8 Inventaris TI Perusahaan PT Dinamika Teknik Sentosa telah memiliki jaringan LAN yang telah terhubung 6 komputer, dimana komputer berguna sebagai sistem untuk mendukung proses kegiatan bisnis yang dilakukan dalam kesehariannya. Berikut merupakan daftar spesifikasi data TI yang sudah ada : Tabel 3.1 Daftar inventaris yang sudah ada Keterangan Kuantitas Biaya (Rupiah) Total (Rupiah) Hardware PC Intel DualCore G630 Box 1155 MainBoard ECS H61H2-MV (Full DDR3 suport) Memory 2 GB DDR3 Harddisk HDD 160 GB Chasing 450 watt Keyboard Ultra Flat Mouse Logitech Acer 15.6 Inch P166HQL LED Printer HP LaserJet Pro P1606DN Mbps Wireless N ADSL Modem Router TP-Link TD- W8961ND Kabel Lan Meja Kursi UPS IBM 53961KX Software MicrosoftWindows XP Microsoft Office Profesional OEM Antivirus Avira Premium (3 user)

9 40 AbiPro Accounting Software Total Rencana Investasi TI Untuk menginvestasikan teknologi informasi yang baru, PT Dinamika Teknik Sentosa memerlukan penambahan beberapa peralatan dan perlengkapan TI, yaitu sebagai berikut: Tabel 3.2 Daftar Rencana Penambahan Spesifikasi TI Baru Keterangan Kuantitas Biaya (Rupiah) Total (Rupiah) Outsourcing Pembuatan Website Hardware Personal Computer ( Server ) Personal Computer ( Client ) Personal Computer (Pemasaran ) Printer HP LaserJet Pro P1606DN UPS USB Kingston 8 GB Software Antivirus Avira Premium Microsoft Windows Web Server2008R2[Retail] MicrosoftWindows7Ultimate OEM 64 Bit Microsoft SQL Server Developer Edition 2008 MicrosoftVisualBasic6.0Pro Professional Full Version Microsoft Office Profesional 2007 OEM Adobe Acrobat Profesional Rp

10 41 V10 Winzip 14 Standard ( 2 9 user ) Winrar ( 2 9 user ) Biaya Instalasi Biaya pemasangan Internet Biaya infrastruktur lainya Meja Kursi Biaya Training Biaya konsultasi TI Biaya pelatihan karyawan Total Biaya Selain penambahan perangkat-perangkat TI tersebut, PT Dinamika Teknik Sentosajuga berencana untuk menambah 1 orang karyawan untuk membantu perusahaan dalam: 1. Menjaga security website. 2. Melakukan maintenance LAN, dan komputer. 3. Membantu karyawan lainnya yang memiliki masalah dibagian IT. Gaji karyawan baru ini diperkirakan Rp perbulan atau Rp per tahun( 12 x Rp ). Setiap tahunnya PT. Dinamika Teknik Sentosa memberikan kenaikan gaji kepada para karyawannya lebih kurang 10% pertahun. Estimasi biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk gaji karyawan baru tersebut adalah sebagai berikut: 1. Tahun 2014 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp Tahun 2015 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp

11 42 3. Tahun 2016 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp Tahun 2017 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp Tahun 2018 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp Jadwal Rencana Investasi TI Berikut merupakan jadwal tahapan rencana investasiti : 1. Tahapan Perencanaan a. Mengkaji tujuan, dan rencana strategi perusahaan b. Menentukan anggaran investasi sistem. c. Mengindentifikasi dan memetapkan perencanaan system yang akan digunakan, serta kendala yang mungkin akan timbul dari investasi sistem d. Melakukan studi kelayakan sistem. e. Membuat laporan perencanaan invesatsi. f. Meminta persetujuan manajemen. g. Melakukan dokumentasi. 2. Tahapan Perancangan dan Desain a. Merancang arsitektur sistem. b. Merancang interface system. c. Merancangprogram. d. Melakukan dokumentasi 3. Tahapan Kontrol a. Melakukan kontrol terhadap jadwal penyelesaian proyek. b. Melakukandokumentasi

12 43 4. Tahapan Implementasi a. Mengimplementasi sistem baru. b. Melakukan konversi data. c. Melakukan pelatihan terhadap personil d. Melakukan dokumentasi 5. Tahapan Evaluasi a. Melakukan evaluasi pada sistem baru b. Melakukan maintenance pada sistem baru c. Melakukan dokumentasi 3.9 Estimasi Biaya yang Akan Datang Berikut merupakan estimasi biaya berjalan setelah melakukan implementasisistem dari tahun sebagai berikut: Tabel 3.3 Estimasi biaya berjalan tahun 2014 No Keterangan Jumlah Gaji Karyawan Pembelian ATK Tinta Printer Biaya listrik Biaya lain lain Biaya Internet Maintenance LAN Maintenance Komputer Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Total Rp

13 44 Tabel 3.4 Estimasi biaya berjalan tahun 2015 No Keterangan Jumlah Gaji Karyawan Pembelian ATK Tinta Printer Biaya listrik Biaya lain lain Biaya Internet Maintenance LAN Maintenance Komputer Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Total Rp Tabel 3.5 Estimasi biaya berjalan tahun 2016 No Keterangan Jumlah Gaji Karyawan Pembelian ATK Tinta Printer Biaya listrik Biaya lain lain Biaya Internet Maintenance LAN Maintenance Komputer Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Total Rp

14 45 Tabel 3.6 Estimasi biaya berjalan tahun 2017 No Keterangan Jumlah Gaji Karyawan Pembelian ATK Tinta Printer Biaya listrik Biaya lain lain Biaya Internet Maintenance LAN Maintenance Komputer Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Total Rp Tabel 3.7 Estimasi biaya berjalan tahun 2018 No Keterangan Jumlah 1 Gaji Karyawan Rp Pembelian ATK Rp Tinta Printer Rp Biaya listrik Rp Biaya lain lain Rp Biaya Internet Rp Maintenance LAN Rp Maintenance Komputer Rp Total Rp

15 Estimasi Peningkatan Benefit PendapatanPT Dinamika Teknik Sentosa tahun 2013, sebelum adanya implementasi e-commerce adalah sebesar Rp Dengana danya system yang baru (e-commerce) diperkirakan perusahaan akan mendapat kenaikan angka penjualannya sebesar 10% dari tahun ke tahun.berikut estimasi perhitungan benefit PT Dinamika Teknik Sentosa setelahmenggunakane-commerce: 1. Estimasi peningkatan benefit tahun 2014 diperkirakan meningkat sebesar 10% dari tahun 2013 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp Estimasi peningkatan benefit tahun 2015 diperkirakan meningkat sebesar 10% dari tahun 2014 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp Estimasi peningkatan benefit tahun 2016 diperkirakan meningkat sebesar 10% dari tahun 2015 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp Estimasi peningkatan benefit tahun 2017 diperkirakan meningkat sebesar 10% dari tahun 2016 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp Estimasi peningkatan benefit tahun 2018 diperkirakan meningkat sebesar 10% dari tahun 2017 = Rp (10% x Rp ) = Rp Rp = Rp