BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN. bidang supplier Silica Sand dan Pasir Kwarsa. PT. PADUCANDI LESTARI

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. PADUCANDI LESTARI adalah perseroan terbatas yang bergerak di bidang supplier Silica Sand dan Pasir Kwarsa. PT. PADUCANDI LESTARI didirikan pada tanggal 19 April 1990 atas Akta Notaris Winanto Wiryomartani, SH, dengan Nomor Akte Pendirian No.159. Perusahaan ini memiliki pangsa pasar yang cukup luas dalam penyediaan barang berupa silica sand dan pasir kwarsa hampir seluruh kota di wilayah Indonesia. Dengan dukungan dari para staff yang berpengalaman serta peralatan yang memadai, PT. PADUCANDI LESTARI selalu berusaha untuk menghasilkan produk yang berkualitas serta didukung pelayanan kepada customer dengan cepat. Sebagai bukti dari dedikasinya, saat ini PT. PADUCANDI LESTARI telah mendapat kepercayaan dari berbagai perusahaan besar yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Produk-produk yang dihasilkan dari PT. PADUCANDI LESTARI ini terdiri dari dua jenis yaitu silica sand dan pasir kwarsa. Untuk produk silica sand sendiri lebih banyak dijual pada perusahaan di bidang usaha sand blasting, steam boiler, water treatment, flour hardener, dan lainnya. Sedangkan untuk produk pasir kwarsa cenderung lebih banyak disupply dan dijual ke perusahaan-perusahaan dan toko seperti untuk pembuatan genteng dan keramik-keramik. 33

2 Bagan Struktur Organisasi Perusahaan Direktur Utama Manager Bagian Pembelian Bagian Penjualan Bagian Keuangan Bagian Gudang Bagian Pengiriman Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Tahun

3 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi yang terlihat, setiap bagian memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda berdasarkan tugas dan fungsinya dalam menjalankan setiap pekerjaan dalam perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawab dari setiap bagian yang terkait dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Direktur Utama, bertanggung jawab sebagai : a. Bertindak sebagai pimpinan utama b. Memiliki hak dan kuasa penuh terhadap proses bisnis yang ada pada PT. PADUCANDI LESTARI c. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan kegiatan bisnis pada PT. PADUCANDI LESTARI d. Bertanggung jawab penuh apabila perusahaan mengalami kebangkrutan 2. Manager, bertanggung jawab sebagai : a. Menjalankan amanat dan perintah dari Direktur Utama b. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan rencana yang ditetapkan oleh Direktur utama c. Membantu Direktur Utama dalam pengambilan keputusan 3. Bagian Pembelian, bertanggung jawab sebagai : a. Melakukan pembelian atas bahan baku yang akan diolah. 4. Bagian Penjualan, bertanggung jawab sebagai : a. Melayani pelanggan b. Menerima pemesanan barang c. Membuat invoice

4 37 5. Bagian Keuangan, bertanggung jawab sebagai : a. Bertanggung jawab dalam pengeluaran dan pemasukan yang berhubungan dengan kegiatan bisnis perusahaan b. Membuat laporan keuangan 6. Bagian Gudang, bertanggung jawab sebagai : a. Melakukan pencatatan barang ke dalam kartu gudang b. Menyediakan barang sesuai dengan purchase order dari pelanggan dan menyerahkan barang ke bagian pengiriman 7. Bagian Pengiriman, bertanggung jawab : a. Mengirimkan barang kepada pelanggan sesuai dengan surat jalan. 1.3 Proses Bisnis Perusahaan PT. PADUCANDI LESTARI merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang supplier untuk penjualan Silica Sand dan pasir kwarsa, prosedur pembelian barang dapat dilakukan customer dengan datang secara langsung ke perusahaan ataupun melalui telepon atau fax. Adapun customer terdiri dari customer tetap dimana data customer masih disimpan secara manual oleh perusahaan dan customer biasa yang biasanya tidak terikat kontrak dengan datang langsung dan membayar secara tunai. Transaksi diawali oleh bagian penjualan yang menerima order dari customer dan akan memerintahkan bagian gudang untuk memeriksa ketersediaan barang, jika tersedia maka bagian penjualan akan memberitahukan kepada customer mengenai barang yang diminta dan total harga. Namun jika barang yang

5 38 diminta tidak tersedia maka bagian penjualan akan mengkonfirmasikan kepada customer kapan barang yang diminta tersebut tersedia dan dapat dikirim. Apabila customer telah sepakat, maka bagian penjualan akan meminta customer untuk mentransfer sejumlah uang sesuai dengan total harga. Bagian keuangan akan mengecek apakah pembayaran customer telah masuk ke rekening perusahaan atau belum. Jika sudah, maka bagian keuangan akan memberitahukan kepada bagian penjualan untuk membuat invoice sebanyak 3 rangkap yang akan diberikan kepada bagian gudang, dimana : Rangkap 1 : diberikan kepada bagian keuangan, dan Rangkap 2 : diberikan kepada customer. Rangkap 3 : diarsipkan oleh bagian penjualan Setelah invoice diterima maka bagian gudang akan segera membuat surat jalan sebanyak 3 rangkap yang masing-masing sebagai berikut : Rangkap 1 : diberikan kepada bagian penjualan Rangkap 2 : diberikan kepada customer Rangkap 3 : sebagai arsip perusahaan Kemudian bagian gudang akan memerintahkan bagian pengiriman untuk mengirimkan barang kepada customer dengan disertakan oleh invoice dan surat jalan yang telah dibuat. Selanjutnya prosedur pembelian diawali ketika barang di gudang telah mencapai titik Re-Order Point. Kemudian bagian gudang akan memberitahukan kepada bagian pembelian untuk membeli barang untuk keperluan stock di gudang.

6 39 Lalu bagian pembelian akan langsung menghubungi supplier untuk memesan sejumlah barang yang dibutuhkan. Apabila barang telah tiba, maka bagian gudang akan mengecek apakah barang yang diterima telah sesuai dengan surat jalan kemudian bagian gudang akan mencatatnya dalam kartu stock. Jika sudah, maka supplier akan menyerahkan tanda bukti pembelian kepada bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan akan melakukan pembayaran atas barang yang telah diterima. Bagian keuangan lalu membuat laporan keuangan perusahaan yang fix dan setiap bulannya akan diserahkan sebagai bentuk pertanggungjawaban keuangan perusahaan yang sah kepada Direktur dan Manager perusahaan. 3.6 Rencana Investasi TI Spesifikasi SI/TI yang akan Digunakan SI/TI merupakan sesuatu hal yang cukup kompleks. Dalam perencanaan investasi TI, adanya spesifikasi untuk sistem atau teknologi informasi yang ingin digunakan sangat penting untuk mengetahui bagaimana SI/TI yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dalam perusahaan. Adanya spesifikasi SI/TI ini juga digunakan sebagai portofolio bagi perusahaan untuk menentukan berapa modal investasi awal yang harus dikeluarkan untuk investasi yang terkait. Dan berikut ini merupakan uraian spesifikasi hardware dan software yang akan digunakan oleh PT. PADUCANDI LESTARI.

7 Hardware (Perangkat Keras) Konfigurasi hardware yang akan digunakan oleh PT. PADUCANDI LESTARI sebagai berikut : a) 6 unit Monitor Acer 18.5 b) 6 unit CPU, Mainboard, Hard Disk Drive, dan Memory c) 6 unit Keyboard Logitech d) 6 unit Mouse Logitech e) 2 unit Printer HP LaserJet M1005 MFP f) 2 unit Printer Canon Pixma MP Software (Perangkat Lunak) Konfigurasi software yang akan digunakan oleh PT. PADUCANDI LESTARI adalah sebagai berikut : 1. Untuk Operating System Setiap PC yang mengakses aplikasi membutuhkan operating system yang mendukungnya. Operating system yang akan dipergunakan antara lain adalah Microsoft Windows XP Professional dan Microsoft Windows Server Standard 2003 yang masing-masingnya sudah berlisensi asli. 2. Untuk Utility Software Setiap PC juga akan dilengkapi dengan Microsoft Office 2007 yang antara lain contohnya seperti Microsoft Word untuk kegiatan mengetik atau penyusunan laporan

8 41 perusahaan. Microsoft PowerPoint untuk kegiatan presentasi materi yang dibutuhkan ketika dilakukan rapat kerja. Microsoft Excel, digunakan untuk analisa spesifik dan perhitungan laporan keuangan yang matematis. Kemudian di setiap PC juga dilengkapi dengan Mozilla Firefox dan Kaspersky Antivirus 2010 (3-user) Original. Lalu untuk sistem penjualan perusahaan, perusahaan berencana akan menggunakan software Visual Studio.NET 2008 Standard dan juga menggunakan software Database SQL Server 2005 Standard edition sebagai tempat penyimpanan data-data penting perusahaan Biaya Pengadaan Investasi Awal TI Biaya investasi awal TI diasumsikan sebagai semua biaya yang dikeluarkan saat pertama kali perusahaan akan melakukan investasi sistem. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pihak terkait dari PT. PADUCANDI LESTARI, kami memperoleh informasi tentang rencana biaya pengadaan awal hardware, software, dan beberapa komponen lainnya yang akan dikeluarkan perusahaan untuk investasi TI nya. Berikut penjabarannya :

9 42 No. Keterangan Unit Harga Total 1. Biaya Hardware Monitor Acer Rp 1,375,000 Rp. 8,250,000 CPU 6 Rp 3,500,000 Rp. 21,000,000 Mouse optic logitech 6 Rp 72,000 Rp. 432,000 Keyboard logitech 6 Rp 180,000 Rp. 1,080,000 Printer : 1. Printer HP Laser Jet M1005 MFP 2 Rp. 2,400,000 Rp. 4,800, Printer Canon PIXMA MP486 2 Rp 1,275,000 Rp. 2,550,000 UPS 1200 VA 6 Rp. 869,000 Rp. 5,214,000 Stabilizer 1 Rp. 3,100,000 Rp. 3,100, Biaya Software Windows XP Professional + license 1 * $ 146 Rp. 1,334,000 Windows Server Standard * $ 690 Rp. 6,306,600 license SQL Server 2005 Standard Edition + 1 * $ 5999 Rp. 54,830,860 license Visual Studio.NET 2008 Standard Rp. 2,500,000 Kaspersky Antivirus license 2 * $ 59,95 Rp. 547,943 Microsoft Office 2007 Professional 1 Rp 2,769,500 Rp. 2,769, Biaya Network Kabel LAN 250 Rp. 5,000 Rp. 1,250,000 Router 1 Rp. 1,500,000 Rp. 1,500,000 Modem 1 Rp. 600,000 Rp. 600,000

10 43 Connector 12 Rp. 4,000 Rp. 48,000 Switch 1 Rp. 1,403,000 Rp. 1,403, Biaya Instalasi 1. Biaya pemasangan internet Rp. 2,000, Biaya instalasi LAN Rp. 500, Biaya Infrastruktur lainnya 1. Meja komputer 7 Rp. 450,000 Rp. 3,150, Kursi komputer 7 Rp. 175,000 Rp. 1,225, Biaya Training Biaya training user/karyawan Rp. 9,000,000 7 Biaya Konsultan TI Rp. 7,000,000 TOTAL INVESTASI Rp. 142,390,903 Tabel 3.1 Biaya Pengadaan Investasi Awal Perusahaan Keterangan : * = nilai kurs yang dipergunakan pada saat itu, $1 = Rp. 9140, Estimasi Biaya Operasional TI setelah Investasi 1) Estimasi Biaya Operasional TI Tahun 2011 Pada tahun pertama setelah investasi TI dilakukan, perusahaan mengestimasikan akan mengeluarkan biaya sebesar Rp. 59,675,640,00. Rincian biaya dapat dilihat dalam Tabel 3.2.

11 44 Keterangan Jumlah 2011 Gaji Karyawan TI 1 orang Rp. 30,000,000 Pembelian ATK Rp. 3,025,710 Biaya Kertas Rp. 2,790,000 Biaya Listrik Rp. 17,349,930 Biaya lain-lain Rp. 1,350,000 Tinta Printer 5 (@Rp ) Rp. 1,500,000 Flash Disk 8 GB 2 (@Rp ) Rp. 270,000 Maintenance LAN Rp. 750,000 Maintenance Komputer Rp. 240,000 Biaya Internet Rp. 200,000 Rp. 2,400,000 Total Rp 59,675,640 Tabel 3.2 Estimasi Biaya Operasional TI Tahun 2011 Keterangan : 1. Perusahaan diperkirakan membeli flashdisk sebanyak 2 unit untuk kebutuhan perusahaan. 2. Adanya perkiraan pengeluaran untuk pembelian tinta printer sebanyak 5 buah. 3. Adanya perkiraan biaya pengeluaran untuk maintenance LAN dan juga maintenance untuk masing-masing komputer. 4. Adanya perkiraan pengeluaran per bulan untuk pembayaran internet unlimited selama setahun.

12 45 2) Estimasi Biaya Operasional TI Tahun 2012 Pada tahun kedua setelah implementasi sistem, perusahaan mengestimasikan akan mengeluarkan biaya berjalan sebesar Rp. 64,428,773,00. Rincian estimasinya adalah sebagai berikut : Keterangan Jumlah Total Gaji Karyawan TI 1 orang Rp 33,000,000 Pembelian ATK Rp 2,571,850 Biaya Kertas Rp 2,232,000 Biaya Listrik Rp 19,084,923 Biaya lain-lain Rp 1,350,000 Tinta Printer 10 (@Rp 280,000) Rp 2,800,000 Maintenance LAN Rp 750,000 Maintenance Komputer Rp 240,000 Biaya Internet Rp. 200,000 Rp 2,400,000 Total Rp 64,428,773 Tabel 3.3 Estimasi Biaya Operasional TI Tahun 2012 Keterangan : 1. Adanya perkiraan penambahan biaya untuk pembelian tinta printer dikarenakan data-data yang diperlukan perusahaan akan lebih banyak di-print dan tidak bersifat manual lagi. 2. Gaji karyawan untuk bagian TI diperkirakan akan mengalami kenaikan sebesar 10% di tahun ini.

13 46 3. Adanya perkiraan pengeluaran biaya rutin untuk maintenance LAN dan komputer perusahaan serta pembayaran biaya internet unlimited perusahaan. 3) Estimasi Biaya Operasional TI Tahun 2013 Kemudian pada tahun ketiga setelah investasi, perusahaan mengestimasikan biaya berjalan investasi yang dikeluarkan sebesar Rp ,00. Rincian estimasi biayanya sebagai berikut. Keterangan Jumlah Total Gaji Karyawan TI 1 orang Rp 36,300,000 Pembelian ATK Rp 1,671,700 Biaya Kertas Rp 1,562,400 Biaya Listrik Rp 20,993,415 Biaya lain-lain Rp 1,350,000 Tinta Printer 15 (@Rp 250,000) Rp 3,750,000 Maintenance LAN Rp 750,000 Maintenance Komputer Rp 240,000 Biaya 200,000 Rp 2,400,000 Total Rp 69,017,515 Tabel 3.4 Estimasi Biaya Operasional TI Tahun 2013

14 47 Keterangan : 1. Perusahaan memperkirakan akan adanya kenaikan untuk gaji karyawan TI sebesar 10% lagi pada tahun ini. 2. Adanya pembelian rutin perusahaan untuk tinta printer. Tinta printer diperkirakan akan mengalami penambahan sebanyak 15 buah. 3. Perusahaan diperkirakan akan mengeluarkan biaya rutin untuk maintenance LAN dan komputer perusahaan serta biaya internet unlimited untuk keperluan perusahaan. 4) Total Estimasi Biaya Operasional Investasi TI Total biaya operasional investasi TI ini merupakan estimasi total biaya operasional yang diakumulasikan dan dikeluarkan perusahaan selama kurun waktu pelaksanaan investasi pada PT. PADUCANDI LESTARI. Berikut tabel perinciannya : Tahun ke- Biaya Operasional yang Dikeluarkan 2011 Rp 59,675, Rp 64,428, Rp 69,017,515 Total Rp 193,121,928 Tabel 3.5 Estimasi Total Biaya Operasional Investasi TI

15 48 5) Estimasi Penambahan Karyawan untuk TI PT. PADUCANDI LESTARI merencanakan akan melakukan penambahan 1 orang karyawan yang dikhususkan untuk mengurus bagian TI. Selain karena penambahan karyawan ini sangat penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan dikarenakan perlunya kebutuhan maintenance untuk komputer serta jaringan sehingga dapat berjalan dengan baik di dalam perusahaan. Rincian biayanya dapat dilihat dalam tabel 3.6 berikut. Jabatan Jam Jam Gaji/Tahun Kerja/hari Kerja/bulan Staff IT 8 Jam 160 Jam Rp Rp Rp Tabel 3.6 Estimasi Biaya Gaji/tahun untuk Staff TI Tabel diatas merupakan tampilan informasi mengenai biaya tambahan untuk gaji karyawan, yang dikhususkan untuk staff bagian TI. Disini perusahaan berencana menetapkan biaya gaji setiap tahunnya naik sebesar 10%, dengan gaji di tahun 2011 sebesar Rp ,00/bulan.

16 49 6) Estimasi Biaya Listrik yang Dikeluarkan Perusahaan Biaya listrik juga menjadi salah satu biaya operasional TI yang diperhitungkan didalam suatu investasi TI. Berikut ini akan ditampilkan estimasi pemakaian listrik untuk TI pada PT. PADUCANDI LESTARI. Pemakaian listrik ini didasarkan pada penggunaan jumlah perangkat-perangkat TI yang direncanakan akan digunakan perusahaan. Tarif Dasar Listrik (TDL) yang dipergunakan untuk tahun 2011 diasumsikan sebesar Rp. 907/kwH. Keterangan /Watt yang Total Watt Total kwh yang Digunakan Terpakai Digunakan 1. Monitor + CPU (6 unit) 300W 1800 W 1,8 kwh 2. Printer HP LaserJet 230 W 460 W 0,46 kwh M1005 MFP (2 unit) 3. Printer Canon Pixma 30 W 60 W 0,06 kwh MP486 (2 unit) 4. Stabilizer 1500 W 1500 W 1,5 kwh 5. UPS (6 unit) 450 W 2700 W 2,7 kwh 6. Router 8 W 8 W 0,008 kwh 7. Modem 16 W 16 W 0,016 kwh 8. Switch 7 W 7 W 0,007 kwh TOTAL kwh yang Digunakan 6,551 kwh Tabel 3.7 Estimasi Penggunaan Listrik Perusahaan untuk TI

17 50 Jadi perhitungan listrik di tahun 2011 dapat diperoleh estimasinya dengan cara sebagai berikut : 365 hari x 8 jam x 6,551 kwh x Rp. 907,- = Rp ,- Kemudian pada tahun berikutnya, yakni pada tahun , perusahaan mengasumsikan akan terjadi kenaikan TDL lagi dengan nilai sebesar 10%. Berikut rincian tabelnya : Tahun Asumsi Kenaikan Jumlah 2011 Rp. 17,349, % Rp. 19,084, % Rp. 20,993,415 TOTAL Rp. 57,428,268 Tabel 3.8 Estimasi Biaya Listrik Tahun Jadwal Pelaksanaan Investasi TI Gambaran Jadwal Pelaksanaan Investasi Jadwal pelaksanaan investasi TI pada PT. PADU CANDI LESTARI ini direncanakan akan dilakukan pada awal tahun Berikut penjelasan selengkapnya pada tabel 3.9 dibawah ini. Keterangan Waktu Sekitar bulan Februari 2011 Lama Implementasi Diperkirakan akan memakan waktu sekitar ± 5 bulan Tabel 3.9 Gambaran Jadwal Pelaksanaan Investasi TI

18 Tahapan Pelaksanaan Investasi TI Berikut ini adalah detail kronologis pelaksanaan implementasi sistem mengenai investasi TI yang akan dilakukan oleh PT. PADUCANDI LESTARI, dapat dilihat pada tabel 3.10 TAHAPAN PERENCANAAN No Keterangan Jumlah hari 1 Mengkaji tujuan, rencana strategi dan taktik perusahaan 3 hari 2 Menentukan anggaran investasi sistem 3 hari 3 Mengidentifikasi dan menetapkan perencanaan sistem yang ingin 7 hari digunakan, sasaran yang dituju serta kendala yang mungkin timbul dari investasi sistem 4 Melakukan studi kelayakan atas sistem 3 hari 5 Membuat laporan perencanaan investasi 2 hari 6 Meminta persetujuan manajemen 1 hari 7 Melakukan dokumentasi 1 hari Total Tahapan Perencanaan 17 hari TAHAPAN ANALISIS No Keterangan Jumlah hari 1 Menganalisis kelebihan dan kelemahan investasi sistem 3 hari 2 Menganalisis kebutuhan informasi pemakai/manajemen 3 hari 3 Membuat laporan hasil analisis 2 hari 4 Melakukan dokumentasi 1 hari Total Tahapan Analisis 9 hari TAHAPAN PERANCANGAN No Keterangan Jumlah hari 1 Mempersiapkan rancang bangun sistem yang akan diinvestasi 5 hari 2 Merancang arsitektur, program serta interface sistem 24 hari

19 52 3 Melakukan dokumentasi 3 hari Total Tahapan Perancangan 32 hari TAHAPAN SELEKSI DAN EVALUASI No Keterangan Jumlah hari 1 Memilih penyedia teknologi / vendor yang sesuai 6 hari 2 Meminta proposal dari vendor 3 hari 3 Menyeleksi dan mengevaluasi vendor yang sudah memenuhi kriteria 7 hari 4 Melakukan dokumentasi 3 hari Total Tahapan Seleksi dan Evaluasi 19 hari TAHAPAN IMPLEMENTASI No Keterangan Jumlah hari 1 Melakukan pelatihan terhadap personil/user 7 hari 2 Melakukan instalasi hardware dan software 3 hari 3 Melakukan pengetesan sistem 5 hari 4 Melakukan konversi sistem 14 hari 5 Melakukan dokumentasi 3 hari Total Tahapan Implementasi 32 hari TAHAPAN EVALUASI No Keterangan Jumlah hari 1 Melakukan evaluasi dan pengetesan sistem baru secara berkala 7 hari 2 Maintenance sistem 7 hari 3 Melakukan dokumentasi 3 hari Total Tahapan Evaluasi TOTAL KESELURUHAN 17 hari 126 hari Tabel 3.10 Tahapan Pelaksanaan Investasi TI

20 Teamwork Pelaksana Investasi TI Sehubungan dengan rencana pelaksanaan investasi TI yang akan dilakukan oleh PT. PADUCANDI LESTARI, maka pihak management perusahaan memutuskan membuat teamwork yang akan diturunkan untuk menjalankan langsung proyek pengimplementasian investasi TI ini. Teamwork pelaksana investasi TI ini direncanakan akan memakai konsultan TI dari luar untuk mengurus TI perusahaan di awal investasi. Konsultan TI ini juga nantinya akan bekerjasama dengan staff baru TI yang rencananya akan dimasukkan oleh perusahaan. Tetapi, untuk keseluruhan pelaksanaannya, PT. PADUCANDI LESTARI tetap memegang kendali atas investasi TI yang akan dijalankan.