BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Tentang Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Panca Lima Mandiri beralamat di Jl. D.I. Panjaitan Kav nd Floor, Patria Park Building. No. 06, Jakarta Timur Perusahaan bergerak di bidang perdagangan barang dan jasa (Distributor, Importir), khususnya pipa minyak mentah (flexible steel pipe dan umbilical systems) untuk proses pengeboran minyak mentah maupun lainnya. PT. Panca Lima Mandiri mempunyai pemasok dari luar negeri seperti Technip, Coflexip serta Duco dan merupakan penyuplai pipa minyak dari perusahaan-perusahaan besar dari Indonesia seperti PT. Pertamina, PT. Krakatau, PT. Energi M ega Persada, serta perusahaanperusahaan minyak dan gas dari luar negeri lainnya. PT. Panca Lima Mandiri didirikan pada tanggal 3 Februari 2005 oleh Bapak Ir. Darmadi Sutrisna. 79

2 Tujuan Perusahaan Tujuan dari PT. Panca Lima Mandiri, yaitu : Mendorong pertumbuhan kegiatan usaha perdagangan berbasis distribusi. Membangun hubungan kerjasama yang kuat antar jaringan usaha distribusi sesuai dengan peraturan perdagangan dan pendistribusian. Mengaplikasikan strategi perusahaan dengan sumber daya sesuai dengan kebutuhan usaha distribusi melalui penerapan strategi pemasaran dan kontribusi pengembangannya berdasarkan analisa pasar, pengamatan area serta perkembangan sumber daya manusia. Memberikan informasi yang mendukung nilai tambah usaha dalam upaya meningkatkan jumlah pelanggan dengan azas yang saling menguntungkan. Menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan kompetitif serta meningkatkan pelatihan, pendidikan informal dalam upaya meningkatkan produktifitas dan efektivitas kerja Kegiatan Bisnis Perusahaan Kegiatan bisnis perusahaan adalah di bidang perdagangan barang, distribusi, dan impor, khususnya pipa minyak mentah. Perusahaan memasarkan dan menawarkan produk pipa minyak untuk proses pengeboran minyak mentah, kemudian pelanggan memberikan rincian

3 81 data pesanan produk. Perusahaan lalu mengorder pesanan tersebut ke pemasok melalui proses impor. Setelah proses pemesanan diselesaikan, data pembelian akan dikirimkan ke perusahaan dan mengkonfirmasi pengiriman barang. Lalu data pengiriman barang akan disampaikan kepada pelanggan dan barang akan dikirimkan langsung kepada pelanggan atau melalui sebuah perusahaan jasa pengiriman barang, serta mengirimkan surat tagihan kepada pelanggan untuk melakukan pembayaran Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber : PT. Panca Lima Mandiri

4 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Managing Director & Operation Manager Tugas dan wewenang Managing Director & Operation Manager, yaitu : - Merupakan pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas jalannya keseluruhan sistem di dalam perusahaan secara menyeluruh dan memegang kendali penuh terhadap perusahaan. - Meminta laporan dari masing-masing bagian di bawahnya untuk mengevaluasi sistem kerja perusahaan secara berkala. - Membawahi semua divisi dan bertanggung jawab atas kinerja semua bagian divisi perusahaan secara menyeluruh. - Memimpin dan mengatur setiap proyek yang dilakukan oleh perusahaan. 2. Secretary Tugas dan wewenang Secretary, yaitu : - Menyusun jadwal rapat / pertemuan, perjalanan, dan perusahaan yang dilakukan oleh direktur. - Mempersiapkan penyelenggaraan rapat yang dilakukan perusahaan seperti pidato, presentasi dan penerimaan tamu. - Membuat dokumentasi, laporan, proposal, ucapan atau surat kepada klien, serta mengatur ruang kantor pimpinan.

5 83 3. Sales & Marketing Manager Tugas dan wewenang Sales & Marketing Manager, yaitu : - Menawarkan produk dan jasa kepada pemesan / customer. - Memberikan informasi produk dan jasa kepada pemesan / customer. - Membuat penawaran harga dengan customer. - Mengontak calon customer / pemesan. - Bertanggung jawab terhadap barang yang sudah atau akan dikirim (memastikan barangnya ada dan sampai tujuan). 4. Technical Support Supervisor Tugas dan wewenang Technical Support Supervisor, yaitu : - Men-support kebutuhan teknologi informatika dalam database hardware dan jaringan dalam perusahaan. - Menganalisa kebutuhan perusahaan untuk menunjang kinerja perusahaan di masa yang akan datang. 5. Accounting Finance & Admin Manager Tugas dan wewenang Accounting Finance & Admin Manager, yaitu : - Bertanggung jawab dalam mengelola data keuangan perusahaan. - Mencatat semua transaksi dan aset-aset perusahaan. - Membuat laporan laba / rugi. - Membuat jurnal dan pencatatan ke buku besar berdasarkan jurnal.

6 84 - Menerima pembayaran penjualan dari customer. - Membuat Jurnal. 6. Personal & IT Manager Tugas dan wewenang Personal & IT Manager, yaitu : - Memberi dan meningkatkan layanan bisnis sesuai dengan keinginan perusahaan dalam bidang IT seperti web, software dan hardware. - Me-maintenance sistem software dan hardware perusahaan secara berkala. 7. Business Development Manager Tugas dan wewenang Bussiness Development Manager, yaitu : - Mempresentasikan produk baru kepada customer. - Mengirim sampel produk kepada customer. - Menerima komplain dari customer. 8. Sales Engineer Tugas dan wewenang Sales Engineer, yaitu : - Menawarkan produk kepada customer. - Mencari klien yang memungkinkan untuk member keuntungan bagi perusahaan. - Mengembangkan hubungan jangka panjang dengan customer. - Mempresentasikan demo produk dan spesifikasi teknis kepada customer. - Mempersiapkan laporan penjualan kepada manajer.

7 85 9. Finance Staff Tugas dan wewenang Finance Staff, yaitu : - Menyiapkan anggaran / budget perusahaan. - Mengatur pemasukan dan pengeluaran perusahaan. - Melaksanakan transaksi dengan anggaran perusahaan. - Mengelola dan membagikan gaji para karyawan perusahaan. - Membuat laporan dan rincian tentang pemasukan dan pengeluaran perusahaan. - Membuat Faktur Pembelian. 10. Admin Staff Tugas dan wewenang Admin Staff, yaitu : - Mengatur file perusahaan dengan rapi dan terperinci. - Mengurus kebutuhan administrasi perusahaan. - Membuat layanan administrasi meliputi logistik, sampel, filing, surat di bawah pengawasan manajer. - Menjaga dan meng-update informasi administrasi seperti office supply, stationaries, absensi karyawan. - Membuat Purchase Order. - Menerima pesanan, surat jalan dan invoice dari supplier. - Menghubungi Perusahaan jasa untuk distribusi barang. 11. Tax Staff Tugas dan wewenang Tax Staff, yaitu : - Membuat faktur pajak keluaran dan menerima faktur pajak masukan.

8 86 - Membuat laporan bulanan untuk pajak perusahaan. 3.2 Gambaran Sistem Data Flow Diagram Sesuai dengan analisa tentang prosedur pembelian dan penjualan, berikut ini data flow diagram dari prosedur tersebut : Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Penjualan Berikut merupakan diagram konteks dari sistem pembelian dan penjualan yang terjadi pada PT. Panca Lima Mandiri : Pelanggan data_pelanggan data_pesanan negosiasi_harga bayar Laporan Piutang Laporan Hutang Laporan Penjualan Laporan Pembelian Managing Director & Operation Manager rincian_harga persetujuan_harga konfirmasi_barang data_pengiriman_barang data_pembayaran SIST EM PENJUAL AN DAN PEMBELIAN PT.PANCA LIMA MANDIRI bayar data_pesanan data_bukti_pembelian data_pembayaran barang Pemasok Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Penjualan

9 Diagram Nol Sistem Pembelian dan Penjualan Berikut merupakan diagram nol dari sistem pembelian dan penjualan yang terjadi pada PT. Panca Lima Mandiri : Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Pembelian dan Penjualan

10 Prosedur di Dalam Sistem Berikut merupakan prosedur pembelian yang terjadi pada PT. Panca Lima Mandiri : Prosedur Pembelian Terdapat 2 (dua) langkah dalam transaksi pembelian, yaitu : - Mencatat Order Pembelian (Purchase Order) - Mencatat Faktur Pembelian (Purchase Invoice) Order Pembelian (Purchase Order) Order Pembelian adalah surat pemesanan barang dari perusahaan yang dibuat oleh staff ke supplier. Data yang diperlukan, yaitu nomor order pembelian yang unik, tanggal order pembelian, cara pengiriman barang, data staff, data supplier, data barang, jumlah barang yang dipesan, harga barang yang dipesan, tanggal barang akan dikirim, dan cara pembayaran Faktur Pembelian (Purchase Invoice) Faktur Pembelian adalah surat pembelian barang yang diterima staff dari supplier. Data yang diperlukan, yaitu nomor invoice pembelian yang unik, nomor order pembelian berdasarkan Order Pembelian, tanggal pembelian, cara

11 89 pengiriman pembelian barang, data staff, data supplier, data barang yang dikirim, jumlah barang yang dikirim, harga pembelian untuk setiap barang, subtotal pembelian keseluruhan belum termasuk PPN, PPN pembelian, grandtotal pembelian setelah ditambah PPN.

12 Gambar 3.4 Flow Chart Sistem Pembelian 90

13 Prosedur Penjualan Terdapat 3 (tiga) langkah dalam transaksi penjualan, yaitu : - Mencatat Order Penjualan (Sales Order) - Mencatat Faktur Penjualan (Sales Invoice) - Mencatat Surat Jalan Order Penjualan (Sales Order) Order Penjualan adalah surat pemesanan barang yang dikirim dari customer ke staff perusahaan. Data yang diperlukan, yaitu nomor order penjualan yang unik, tanggal order penjualan, cara pengiriman barang, data staff, data customer, data barang, jumlah barang yang dipesan, harga barang yang dipesan, tanggal barang akan dikirim, dan cara pembayaran Faktur Penjualan (Sales Invoice) Faktur Penjualan adalah surat penjualan barang dari perusahaan yang dikirim oleh staff ke customer. Data yang diperlukan, yaitu nomor invoice penjualan yang unik, nomor order penjualan berdasarkan Order Penjualan, tanggal penjualan, cara pengiriman penjualan barang, data staff, data customer, data barang yang dikirim, jumlah barang yang dikirim, harga penjualan untuk setiap barang,

14 92 subtotal penjualan keseluruhan belum termasuk PPN, PPN penjualan, grandtotal penjualan setelah ditambah PPN Surat Jalan Surat Jalan adalah surat izin jalan untuk melakukan pengiriman penjualan. Data yang diperlukan, yaitu nomor surat jalan yang unik, nomor order penjualan berdasarkan Order Penjualan, tanggal surat jalan, data staff, data customer, data barang, dan data kendaraan.

15 Gambar 3.5 Flow Chart Sistem Penjualan 93

16 Analisis Kebutuhan Informasi Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan dalam setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan : Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi No Entiti Keterangan 1 Staff Menjelaskan semua karyawan dalam perusahaan. 2 Item Jenis-jenis barang beserta deskripsinya. 3 Supplier Perusahaan penjual / penyalur barang. 4 Customer Perusahaan penawar barang / jasa. 5 ExWork Macam-macam jenis / cara pengiriman barang. 6 Port Menjelaskan nama bandar udara / pelabuhan. 7 PurchaseOrder Merupakan data mengenai order pembelian yang dipesan oleh perusahaan kepada supplier. 8 PurchaseInvoice Merupakan faktur pembelian atas barang yang telah dikirim kepada perusahaan oleh supplier. 9 SalesOrder Merupakan data mengenai order penjualan yang dipesan oleh customer kepada perusahaan. 10 SalesInvoice Merupakan faktur penjualan atas barang yang telah dikirim kepada customer oleh perusahaan.

17 95 11 SuratJalan Sebagai surat izin jalan dari perusahaan kepada perusahaan jasa untuk customer. SuratJalan akan ditandatangani oleh customer dan berdasarkan SalesOrder. 3.4 Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan analisis hasil wawancara dan observasi kami terhadap sistem perusahaan yang sedang berjalan saat ini, ditemukan beberapa permasalahan pada perusahaan ini. Masalah-masalah yang terjadi antara lain : 1. Penyimpanan data yang dilakukan secara manual yang masih berupa lembaran formulir (fisik) yang memungkinkan lembaran tersebut tercecer / hilang. 2. Proses pencarian data transaksi pembelian dan penjualan yang sulit apabila berkas tersebut tidak tersimpan secara rapi dan teratur. 3. Proses pengumpulan data pada saat membuat laporan pun akan memakan banyak waktu. 1.5 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis permasalahan yang telah dilakukan terhadap sistem yang sedang berjalan pada perusahaan ini, maka diusulkan penerapan basisdata untuk menggantikan sistem yang sedang dipakai saat ini. Basisdata yang dibuat dimaksudkan untuk mendukung pembelian, penjualan, laporan pembelian, dan laporan penjualan.

18 96 Selain itu akan dikembangkan juga program aplikasi yang dapat mengakses basisdata yang dibuat dan program aplikasi ini akan digunakan oleh beberapa bagian perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses pembelian dan penjualan. Program ini akan memvalidasi input dari user sehingga diharapkan dapat membantu mengurangi kesalahan yang terjadi dengan sistem yang sedang berjalan. Perancangan program ini juga dimaksudkan agar informasi pembelian dan penjualan barang dapat lebih akurat dan tersedia bagi divisi-divisi yang membutuhkan.