BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 54 BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT Saputra adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang industri yang menghaslkan produk roti. Perusahaan ini berlokasi di Jl.Tomang Rawa Kepa 5 no 721 Jakarta Barat,didirikan oleh Bapak Kusuma Widjaya pada tahun Jenis produk roti yang dihasilkan oleh PT Saputra adalah roti dengan kemasan plastik seperti: roti manis dengan isi coklat, nanas, keju, pisang, moka, susu, kacang, kelapa, roti tawar dengan ukuran kecil, besar, kotak dan juga memproduksi donat,gambang dan sebagainya. Roti yang dihasilkan tersebut menggunakan bahan baku utama seperti tepung terigu, gula pasir, mentega, susu, ragi serta bahan-bahan pendukung lainnya. Bahan bakunya tersebut diperoleh dari pasaran domestik. Perusahaan ini didukung oleh tenaga kerja yang berpengalaman dibidangnya masing-masing, sehingga PT Saputra dapat mengembangkan produknya yang dapat bersaing dipasaran.

2 Struktur organisasi Adapun struktur organisasi pada PT. Saputra adalah sebagai berikut: Gambar 3.1 Struktur organisasi

3 Tugas dan Wewenang Tugas dan wewenang yang dilakukan oleh masing-masing jabatan adalah sebagai berikut: a. Direktur Tugas direktur adalah: 1. Mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan 2. Merencanakan strategi yang dipakai dalam perusahaan b. Supervisor Tugas Supervisor adalah : 1. Memberikan petunjuk dan pengarahan kepada para manager lainnya. 2. Menerima laporan dari manager c. Manager Produksi Tugas manager produksi adalah: 1. Merencanakan dan mengajukan kebutuhan sarana produksi dan mesin 2. Mengadakan pemeriksaan dan pengawasan hasil produksi serta menjaga mutu hasil produksi 3. Bertanggung jawab atas perencanaan kerja karyawan, perencanaan bahan baku, perencanaan dan pengarahan tenaga kerja. 4. Memegang kas kecil untuk keperluan produksi

4 57 5. Membuat laporan bulanan mengenai jumlah produksi dan kondisi mesin. Dalam melaksanakan tugasnya manager produksi dibantu oleh bagian pabrik, bagian quality control yang masing-masing mempunyai tugas sebagai berikut: 1. Tugas bagian pabrik adalah memproduksi produk yang diperintahkan manager produksi dan juga pesanan pelanggan. 2. Tugas bagian quality control adalah mengawasi kualitas produk yang dihasilkan oleh pabrik dengan tujuan produk yang sampai ke tangan konsumen merupakan produk yang baik. d. Manager keuangan Tugas dari manager keuangan adalah: 1. Menyelenggarakan kebutuhan dan penggunaan biaya anggaran serta membuat anggaran secara keseluruhan. 2. Mengawasi pelaksanaan penggunaan anggaran dan mengadakan analisa jika terjadi perubahan penggunaannya. 3. Mengendalikan biaya anggaran baik untuk penggunaan jangka pendek maupun jangka panjang. 4. Membuat laporan bulanan mengenai keuangan perusahaan. Dalam melaksanakan tugasnya manager keuangan dibantu oleh bagian piutang dan bagian akuntansi, adapun tugas dari masing-masing bagian adalah:

5 58 1. Bagian keuangan bertugas untuk menerima uang yang masuk dan melakukan pencatatan sejumlah uang yang masuk. 2. Bagian akuntansi bertugas melakukan pencatatan untuk setiap transaksi di penyusutan perusahaan,membuat daftar aktiva tetap perusahaan beserta dengan perhitungan. 3. Bagian piutang bertugas mencatat piutang yang timbul dari penjual konsinyasi. e. Manager Penjualan Tugas dari manager penjualan adalah: 1. Membuat laporan penjualan 2. Mengadakan pemeriksaan dan pengawasan terhadap kegiatan pengiriman dan pengambilan barang Dalam tugasnya manager penjualan dibantu oleh bagian pengiriman dan bagian pengambilan barang yang mempunyai tugas sebagai berikut: 1. Tugas bagian pengiriman adalah untuk mengirimkan barang ke pelanggan, menagih sisa pembayaran, dan mengambil barang yang kadarluasa. 2. Tugas bagian pengambilan barang adalah menyediakan barang yang akan diambil oleh pelanggan dan mencocokkan jumlah yang dipesan dengan yang diambil. f. Manager persediaan

6 59 Tugas dari manager persediaan adalah: 1. Merencanakan penggunaan kendaraan yang digunakan untuk pengiriman 2. Menentukan batas minimum dari persediaan bahan baku, barang jadi. 3. Menentukan standar kondisi barang sisa yang terjadi dari retur penjualan 4. Membuat laporan bulanan dari persediaan barang baku, barang jadi dan barang sisa. Dalam tugas manager persediaan dibantu oleh bagian bahan baku,bagian barang jadi, bagian barang sisa yang mempunyai tugas sebagai berikut: 1. Bagian bahan baku adalah menjaga kualitas bahan baku agar selalu baik 2. Bagian barang jadi adalah menjaga kualitas barang jadi baik sampai dengan waktu pengiriman atau pengambilan. 3. Bagian barang sisa adalah memeriksa standar kondisi barang retur penjualan yang ditentukan oleh manager persediaan

7 Sistem yang Berjalan Pada saat pelanggan melakukan pemesanan barang, bagian penjualan bertugas menerima order secara langsung dari pelanggan atau order melalui telepon. Kemudian mengecek pada MS_Pelanggan apakah pelanggan yang memesan barang adalah pelanggan baru atau pelanggan lama. Apabila pelanggan merupakan pelanggan baru, bagian penjualan akan menambah pelanggan tersebut dalam ms_pelanggan. Kemudian bagian penjualan mengecek ketersediaan barang pada Ms_Barang. Apabila barang tersedia, maka bagian penjualan akan mencetak faktur pemesanan 3 rangkap (FP). Rangkap 1 dan 2 diberikan kepada bagian gudang sedangkan rangkap 3 diarsipkan. Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan berdasarkan FP. Rangkap 1 dan 2 diberikan kepada bagian pengiriman. Lalu bagian gudang membuat surat jalan (SJ) 3 rangkap, dan menyerahkan barang beserta SJ ke Bagian Pengiriman. Bagian pengiriman bertugas mengirim barang dan menerima pembayaran dari pelanggan kemudian meminta otorisasi SJ dan FP dari pembeli. SJ rangkap 2 dan FP rangkap 1 diberikan kepada pelanggan sebagai bukti penerimaan dan pengiriman barang. SJ rangkap 1 dan FP rangkap 2 diberikan kepada bagian keuangan & akuntansi. Bagian keuangan & akuntansi bertugas untuk membuat laporan penerimaan kas (jurnal) atas penjualan barang.

8 61 Pada akhir bulan, bagian keuangan & akuntansi membuat laporan pendapatan yang akan diberikan kepada manajer keuangan. 3.5 Overview Activity Diagram Berikut merupakan overview activity diagram pada sistem yang berjalan: Gambar 3.2 overview activity diagram Sistem yang sedang berjalan

9 Detail Activity Diagram yang sedang Berjalan 1. DAD Menerima Pesanan Pelang gan Bagian Penjua lan Komputer 1.Memesan Barang 2.Menerima Pesan 3.Mengecek Data Pelanggan Pelanggan baru 4.Menampilkan Dat a Pelanggan Pelanggan lama 4.1. Menginput Data Pelanggan 4.2. memilih tombol save 4. 3.Menyimpan Data Pelanggan Ms. Pelanggan 5.mengecek Persedi aan 6. Menampilk an data Persediaan Barang Tersedia Ms. Barang 7.menginput data Pesanan Tdk Tersedia 8.Memilih t om bol Save 9.menyimpan data Pesanan Tr. Penjualan 10. Memilih FP 11. menampilkan FP 12.Memilih t ombol Cetak 13.Mencetak FP 3r 14.Menyerahkan FP r 1&2 ke B.gudang {} {1} {} Faktur Penjualan Gambar 3.3 DAD Menerima Pesanan Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan

10 63 2. Menyiapkan Barang Gambar 3.4 DAD Menyiapkan Barang Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan

11 64 3. Mengirim Barang Gambar 3.5 DAD Mengirim Barang Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan

12 65 4. Menerima Pembayaran Gambar 3.6 DAD Menerima Pembayaran Pada Sistem Penjualan yang sedang Berjalan

13 66 5. Mencatat Transaksi Gambar 3.7 DAD Mencatat Transaksi Pada Sistem Penjualan Tunai Yang Diusulkan

14 67 6. Membuat Laporan Bagian akuntansi Supervisor Komputer 49. membuka tr penjualan 50. menampilkan data penjualan Tr. Penjualan 51. memilih report penjualan 52. menampilkan report penjualan 53. memilih tombol cetak 54. mencetak report Tr_Laporan 55. menyerahkan report {} 56. menerima report Laporan {} Laporan Gambar 3.8 DAD Membuat Laporan Pada Sistem Penjualan yang sedang berjalan

15 Analisa CSF (Critical Success Factor) Tujuan dari analisa critical success factor adalah agar tercapainya sasaran yang diinginkan oleh PT. Saputra dengan faktor-faktor yang mempengaruhi. Dengan adanya critical success factor diharapkan akan memberikan strategi-strategi bisnis yang kompetitif dengan melakukan identifikasi langsung terhadap kunci keberhasilan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, didapatkan faktor-faktor kritis keberhasilan antara lain : 1. Promosi PT. Saputra sebaiknya menentukan target pasar yang perusahaan inginkan. Dengan menentukan target pasar tersebut, maka web yang dibuat akan menjadi tepat sasaran seperti yang diinginkan oleh PT. Saputra. Sehingga memudahkan perusahaan untuk promosi. 2. Pelayanan M enjaga kepercayaan pelanggan dengan cara memberikan perhatian masingmasing konsumennya melalui situs PT Saputra akan sangat berpengaruh terhadap prilaku para pelanggan dan calon konsumen. Sehingga pelanggan memiliki pengalaman tersendiri terhadap pelayanan yang diberikan oleh PT. Saputra. Data yang terorganisir dengan baikpun dapat membuat pelanggan menjadi percaya.

16 69 3. Dukungan infrastruktur Memberikan konsumen keleluasan sebesar-besarnya merupakan target yang harus dikejar oleh sebuah perusahaan e-commerce. PT Saputra memberikan keleluasaan bagi konsumen dengan cara menyediakan fasilitas resep. Dimana resep tersebut dibuat dengan bahan baku roti dan sebagainya sehingga memudahkan konsumen untuk mengakses tanpa harus membuka web lain. 4. Pengolahan data Pengolahan data yang baik sangat diperlukan dalam suatu proses bisnis sehingga penyajian informasi yang dibutuhkan akan lebih efektif dan efesien. Dengan penyampaian yang lebih efektif dan efesien, maka akan menghasilkan banyak value bagi perusahaan. 3.8 Analisa Web Perusahaan dan Pesaing Tampilan website PT. Saputra yang akan penulis buat tentunya masih sederhana dibandingkan dengan beberapa web dengan brand yang sudah ternama. Contohnya adalah sebagai berikut: 1.

17 70 Gambar 3.9 analisis web pesaing dan web perusahaan Website Sari Roti

18 Gambar 3.10 analisis web pesaing dan web perusahaan Website Roti boy

19 Gambar 3.11 analisis web pesaing dan web perusahaan Website Bread Talk Ketiga web tersebut sudah cukup ternama dengan tampilan yang menarik juga dengan menawarkan produk yang mereka miliki. PT Saputra sudah cukup lama

20 73 menjalankan bisnis roti ini tetapi baru saat ini menjalankan bisnis melalui website. Sistem yang ditawarkan pun adanya pemesanan langsung melalui website. Berikut merupakan perbedaan dari ketiga web dengan web PT. Saputra 7 C s Framework com PT Saputra Context putih coklat putih putih Content gambar tidak gambar gambar gambar tidak menggunakan menggunakan menggunakan menggunakan flash flash dalam flash dalam flash menampilkan menampilkan gambar mereka gambar mereka Community memiliki forum tidak memiliki komunitas memiliki group memiliki user yang login dan dapat membuat testimonial Customization menampilkan memiliki Memiliki menjual roti keunggulan dari tampilan yang tampilan yang melalui setiap produk roti menarik menarik website dengan

21 74 shopping cart Communication via website (forum), dan polling via via mailing list via sms, via , via testimonial Connection Adanya hubungan Adanya hubungan Adanya Adanya antara satu site ke antara satu site ke hubungan hubungan site lain site lain antara satu site antara satu ke site lain site ke site lain Commerce tidak ada tidak ada tidak ada Menggunakan pemesanan via pemesanan via pemesanan via shopping cart website website website Tabel 3.1 Tabel Analisis web perusahaan dan web pesaing 3.9 Analisis Kuisioner dan Wawancara Studi Kasus Analisis Kuisioner Berikut merupakan hasil kuisioner terhadap 15 orang konsumen.

22 75 1. Bagaimana cara anda melakukan pembelian barang yang biasa anda lakukan? Pilihan Jumlah Persentase Melalui telepon 0 0 Melalui 0 0 Melalui fax 0 0 Datang langsung % Jumlah % Tabel 3.2 analisis kuisioner PT Saputra tlp fax datang langsung Gambar 3.12 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra

23 76 Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, para konsumen ratarata melakukan pembelian barang dengan datang langsung. Dengan hasil 100% yang diambil dari 15 konsumen. 2. Apakah sistem yang sudah ada sudah cukup membantu proses pemesanan anda? Pilihan Jumlah Persentase Cukup membantu 5 33% Sangat membantu 2 13% Tidak membantu 8 54% Sangat tidak membantu 0 0 Jumlah % Tabel 3.3 analisis kuisioner PT Saputra

24 77 cukup me mbantu sangat membantu tidak membantu sangat tidak membantu Gambar 3.13 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 5 dari 15 orang (sekitar 33%) sistem yang ada sudah cukup membantu, 2 dari 15 (sekitar 13%) orang mengatakan sistem sangat membantu, sedangkan sisanya 8 orang (sekitar 54%), sistem yang ada tidak membantu.

25 78 3. Perlukah alternatif cara memesan barang, dan penyediaan informasi, misalnya internet? Pilihan Jumlah Persentase Perlu 2 13% Sangat Perlu 12 81% Tidak perlu 1 6% Sangat Tidak perlu 0 0 Jumlah % Tabel 3.4 analisis kuisioner PT Saputra perlu sangat perlu tidak perlu sangat tidak perlu Gambar 3.14 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 2 dari 15 orang perlu adanya alternatif seperti internet, 12 dari 15 orang mengatakan

26 79 sangat perlu adanya alternatif, sedangkan sisanya 1 orang mengatakan tidak perlu adanya alternatif sistem. 4. Apakah anda mengerti penggunaan internet? Pilihan Jumlah Persentase Mengerti 11 73% Sangat mengerti 3 21% Tidak mengerti 1 6% Sangat tidak mengerti 0 0 Jumlah % Tabel 3.5 analisis kuisioner PT Saputra mengerti sangat mengerti ftidak me ngerti sangat tidak mengerti Gambar 3.15 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra

27 80 Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 11 dari 15 orang (sekitar 73%) konsumen sudah mengerti penggunaan internet, 3 dari 15 (sekitar 21%) orang mengatakan sangat mengerti penggunaan internet, sedangkan sisanya 1 orang (sekitar 6%) tidak mengerti penggunaan internet. 5. Berapa lama penggunaan internet dalam satu minggu? Pilihan Jumlah Persentase < 1 jam 2 13% 2 5 jam 7 45% 6 9 jam 3 21% > 10 jam 3 21% Jumlah % Tabel 3.6 analisis kuisioner PT Saputra

28 81 < 1 jam 2 5 jam 6 9 jam > 10 jam Gambar 3.16 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 2 dari 15 orang (sekitar 13%) kurang dari satu jam perminggu menggunakan internet, 7 dari 15 (sekitar 45%) orang mengatakan 2 jam sampai 5 jam dalam penggunaan internet perminggu, 3 orang (sekitar 21%) menggunakan internet 6 9 jam perminggu, sedangkan sisanya 3 orang (sekitar 21%) lebih dari 10 jam menggunakan internet perminggu.

29 82 6. Setujukah anda dengan penerapan sistem penjualan melalui media internet? Pilihan Jumlah Persentase Setuju 5 33% Sangat Setuju 9 61% Tidak Setuju 1 6% Sangat tidak setuju 0 0 Jumlah % Tabel 3.7 analisis kuisioner PT Saputra setuju sangat setuju tidak setuju sangat tidak setuju Gambar 3.17 diagram lingkaran analisis kuisioner PT. Saputra

30 83 Berdasarkan tabel dan diagram lingkaran diatas, menurut 5 dari 15 orang (sekitar 33%) setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media internet, 9 dari 15 (sekitar 61%) orang mengatakan sangat setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media internet, sedangkan sisanya 1 orang (sekitar 6%) setuju dengan penerapan sistem penjualan melalui media internet. Dari kuisioner diatas dapat disimpulkan bahwa rata-rata pelanggan yang datang langsung untuk membeli barang. Hal tersebut kurang efesien bagi pelanggan sehingga pelanggan ingin meningkatkan sistem yang ada dan mempermudah mereka dalam melakukan transaksi dengan PT. Saputra. Bagi sebagian orang, sistem sedang berjalan kurang membantu mereka untuk melakukan transaksi Analisis Wawancara Berikut merupakan hasil wawancara kepada pemilik PT. Saputra. 1. Apakah tujuan didirikannya perusahaan? Tujuan didirikannya perusahaan ini adalah untuk mencari penghasilan dengan menawarkan roti kemasan plastik. 2. Bagaimana kegiatan penjualan dan pembuatan laporan keuangan diperusahaan ini?

31 84 Kegiatan penjualan dan pembuatan laporan dalam perusahaan ini sudah terkomputerisasi dengan program Microsoft Visual basic Apakah anda benar-benar membutuhkan website untuk menunjang kebutuhan anda? Ya, karena saya butuh sesuatu yang berbeda dengan penjualan dan pemasaran sehingga perusahaan saya dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. 4. Sekiranya masalah apa saja yang terjadi pada pengaturan sistem anda? Masalah yang sering terjadi adalah pengguna dari sistem tersebut kurang dapat menangani sistem yang ada, misalnya salah memasukan data. 5. Seberapa perlukah website tersebut? Sangat perlu, karena saya ingin tampil berbeda dari perusahaanperusahaan lain. Saya sangat ingin teknologi yang sedang berkembang saat ini menjadi bagian dari proses bisnis saya. 6. Apakah fitur-fitur yang dibutuhkan? Fitur yang dibutuhkan adalah produk saya dan tentang perusahaan saya.

32 85 7. Apakah perusahaan ini sudah memiliki sumber daya manusia untuk menangani website tersebut? Sudah ada, tetapi mereka tidak mengerti cara penggunaan website tersebut sehingga perlu adanya training khusus bagi yang menangani website tersebut. 8. Bagaimana dengan pemesanan jarak jauh, apakah dapat dijalankan? Perusahaan hanya melayani pembelian untuk daerah JABODETABEK dimana kami sendiri sudah memiliki agen untuk mengantarkan roti kami tersebut Analisis Temuan dan Hasil Survey Temuan hasil survey berdasarkan kuisioner dan wawancara serta pengamatan langsung terhadap proses bisnis dari sistem yang berjalan pada PT. Saputra adalah sebagai berikut: 1. Belum ada diferensiasi dalam sistem penjualan. Dalam wawancara dapat diketahui keinginan si pemilik akan diferensiasi pada sistem penjualan sehingga perusahaan dapat bersaing dengan keunggulan teknologi informasi yang ada.

33 86 2. Para pengguna sistem yang belum terlatih sehingga adanya kesalahan input data. Diperlukannya training khusus untuk penanganan sistem yang diusulkan sehingga tidak terjadi kesalahan input. 3. Kurangnya informasi yang disampaikan kepada pelanggan karena sumber daya yang memadai. 4. Tidak ada orang IT untuk pemeliharaan dan perawatan sistem yang baru Identifikasi Kebutuhan Informasi antara lain: Berdasarkan hasil survey yang dilakukan terdapat kebutuhan informasi, 1. Di perlukannya sistem yang berbeda dengan pesaing-pesaing lain sehingga dapat meningkatkan penjualan. 2. Adanya training sebelum diimplementasikannya sistem yang baru. 3. Perlunya pengembangan website yang dilengkapi dengan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan. 4. Perlu adanya tambahan SDM dibagian IT untuk pemeliharaan dan perawatan sistem yang baru.