BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT. TELESINDO SHOP Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop

Transkripsi

1 BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PADA PT. TELESINDO SHOP 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Latar Belakang dan Sejarah PT. Telesindo Shop Cikal bakal perusahaan yang dimulai sejak 1992 dengan nama PT. Setia Utama Telesindo, PT. Telesindo Shop didirikan pada 8 Mei 2001 melalui keputusan pemerintah dengan nomor SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan) 1489/09-03/SIUP/PK/VIII/2001. Dimulai sebagai toko handphone dengan dibukanya Outlet Setia Utama Telesindo yang terletak di Mall Ciputra, seiring berjalannya waktu pada tahun 1997 pendiri PT. Telesindo Shop dapat membuktikan bahwa perusahaan dapat berkembang dengan baik sehingga menjadi dealer resmi Telkomsel (Authorized Dealer). Dengan didukung oleh jalur distribusi yang mencakup hampir seluruh wilayah nusantara, menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai Leading Distributor terutama untuk produk-produk Wireless Communication. Kerja keras, komitmen dan kejujuran menjadikan PT. Telesindo Shop sebagai salah satu ikon selular yang disegani di Indonesia. Kualitas kerja yang baik dan profesionalisme yang terbukti akhirnya membuka jalan bagi PT. Telesindo Shop untuk berkembang lebih maju lagi dengan diangkat sebagai authorized dealer PT. Telkomsel dan dipercaya sebagai distribution channel untuk berbagai produk 53

2 54 operator selular. Dan sampai saat ini PT. Telesindo Shop merupakan brand dari Divisi Retail memiliki: Lebih dari 50 kantor cabang Lebih dari 380 outlet Lebih dari Reseller Terletak di lebih dari 100 kota Lebih dari 2000 karyawan. Sebagai bagian dari service terhadap kesetiaan pelanggan dan konsumen, PT. Telesindo Shop meluncurkan website Lewat situs ini, PT. Telesindo Shop juga menyediakan layanan belanja online terhadap kebutuhan selular pelanggan. Dengan belanja online ini diharapkan dapat melayani secara cepat dan tepat kebutuhan selular pelanggan. Tidak hanya beragam jenis merek handset, dilengkapi juga dengan beragam produk selular lainnya, seperti layanan konten, dari Games hingga Musik, serta beragam asesoris ponsel yang dapat dipesan hanya lewat online shopping di Visi dan Misi PT. Telesindo Shop Untuk memenuhi kebutuhan telekomunikasi selular di Indonesia, PT. Telesindo Shop memberi solusi dalam melengkapi aktifitas berkomunikasi melalui pelayanannya yang mendukung pengguna kebutuhan telekomunikasi di berbagai aspek sosial. Dalam menjalankan kegiatan usahanya PT. Telesindo Shop memiliki

3 55 visi dan misi yang harus dicapai oleh karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab masing - masing Visi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai visi perusahaan sebagai berikut: Menjunjung tinggi Fairly Partnership baik terhadap principle maupun mitra bisnis Misi Perusahaan PT. Telesindo Shop mempunyai misi perusahaan sebagai berikut: Bertekad untuk menjadi terdepan sebagai distribution channel dan penyedia solusi telekomunikasi dengan memberikan kepedulian terhadap konsumen, konsistensi ketersediaan produk dan pengetahuan handal tentang industri telekomunikasi Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Penting bagi setiap perusahaan memiliki struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi perusahaan dapat berjalan baik dan efisien bila terdapat pembagian tugas, pelimpahan wewenang, serta tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi Struktur Organisasi Dalam sebuah perusahaan terdapat struktur organisasi yang berfungsi mengatur seluruh kegiatan perusahaan. Berikut ini struktur organisasi yang

4 56 menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. Telesindo Shop: Direktur Wakil Direktur Pembelian Penjualan Akuntansi dan Keuangan Personalia Gudang TI Manajer Pembelian Manajer Penjualan Manajer Akuntansi Manajer Keuangan Manajer Personalia Manajer Gudang Manajer TI Staf Pembelian Sales Counter Staff Admin Sales Salesman Staf Akuntansi Staf Keuangan Staf HRD Supervisor Gudang Staf TI Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi pada PT. Telesindo Shop (Sumber : Company Profile 2005) Uraian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Tujuan dalam pembagian fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai. Deskripsi tugas, wewenang, serta tanggung jawab dari masing - masing jenjang manajemen menurut struktur organisasi PT. Telesindo Shop adalah sebagai berikut:

5 57 1. Direktur Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut: a. Menetapkan dan menentukan berbagai kebijakan perusahaan. b. Merencanakan, menjalankan, dan mengawasi operasi bisnis perusahaan. c. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan sistem dan pengembangan informasi teknologi, umum, sekretariat, dan pengawasan intern d. Mengontrol dan mendukung semua kegiatan manager dan mengevaluasi hasil lapangan. e. Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan para manager. f. Mengambil keputusan dalam menghadapi berbagai persoalan dan membantu para manager dalam menyelesaikan persoalan. g. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan badan di luar perusahaan. h. Mempertimbangkan usulan dari bawahannya yang bermanfaat bagi perusahaan. i. Menetapkan rencana operasi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. j. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan.

6 58 k. Memeriksa dan menyetujui (otorisasi) perintah kerja serta yang berkaitan dengan anggaran perusahaan secara keseluruhan. 2. Wakil Direktur Tugas dan tanggung jawab wakil direktur sebagai berikut: a. Menangani semua rencana kerja bersama dengan direktur. b. Menggantikan posisi direktur bila yang bersangkutan berhalangan. 3. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manager Pembelian sebagai berikut: a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Pembelian. b. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembelian. c. Memberikan laporan pembelian ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. d. Membuat keputusan untuk menangani masalah pembelian perusahaan. 4. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manager Penjualan sebagai berikut: a. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Penjualan. b. Menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan. c. Menganalisis segmen pasar yang baru.

7 59 d. Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai yang telah ditetapkan. e. Memberikan laporan penjualan ke Wakil Direktur sebagai laporan pertanggungjawaban. f. Mengecek laporan penjualan yang dibuat oleh Sales Administrasi. g. Membuat keputusan untuk menangani masalah penjualan perusahaan. 5. Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi sebagai berikut: a. Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan, serta bertanggung jawab terhadap semua laporan akuntansi yang dikeluarkan. b. Mempertanggungjawabkan laporan akuntansi kepada Wakil Direktur. c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Akuntansi. d. Memeriksa laporan akuntansi yang dibuat oleh Staf Akuntansi. e. Membuat keputusan untuk menangani masalah akuntansi perusahaan. 6. Manajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab Manajer Keuangan sebagai berikut: a. Mengkoordinasikan, dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan.

8 60 b. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan, realisasi dan pengawasannya. c. Mempertanggungjawabkan laporan keuangan kepada Wakil Direktur. d. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas bagian Finance. e. Memeriksa laporan keuangan yang dibuat oleh Staf Finance. f. Membuat keputusan untuk menangani masalah keuangan perusahaan. 7. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manager Personalia sebagai berikut: a. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas yang berkaitan dengan karyawan. b. Menerima, memberhentikan dan menetapkan posisi karyawan dari masing-masing bagian dan membuat iklan lowongan pekerjaan. c. Melakukan training atau pelatihan pada karyawan baru. d. Menjadwalkan rapat rutin perusahaan. e. Bertanggung jawab kepada Direktur atas SDM dalam perusahaan. f. Membuat keputusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan SDM perusahaan. 8. Manajer Gudang Tugas dan tanggung jawab Manajer Gudang sebagai berikut:

9 61 a. Mengawasi kegiatan penerimaan barang dan pengiriman barang. b. Mengecek stok barang. c. Memeriksa jadwal pengiriman dan penerimaan barang. d. Melaporkan kegiatan penerimaan, pengiriman dan retur barang yang telah terjadi. e. Membuat keputusan untuk menangani masalah persediaan / stok barang dalam perusahaan. 9. Manajer TI Tugas dan tanggung jawab Manajer TI sebagai berikut: a. Melakukan maintenance aset sistem informasi perusahaan secara berkala. b. Bertanggung jawab atas kelancaran pengoperasian hardware dan software serta seluruh jaringan yang ada. c. Bertanggung jawab atas semua pengembangan sistem informasi yang ada di perusahaan. d. Melakukan backup data secara rutin. e. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. f. Mengawasi kinerja jaringan dan aktivitas yang berlangsung di dalamnya.

10 62 g. Membuat keputusan untuk menangani masalah sistem informasi dalam perusahaan. 10. Staf Pembelian Tugas dan tanggung jawab Staf Pembelian sebagai berikut: a. Mencari supplier baru. b. Melakukan penawaran harga dengan supplier. c. Bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan barang. 11. Bagian Sales Counter Staff Tugas dan tanggung jawab Bagian Sales Counter Staff sebagai berikut: a. Membuat Sales Order dan Kwitansi atau Nota Penjualan berdasarkan pesanan. b. Mengarsip Sales Order sebagai dokumen perusahaan. c. Memberi penjelasan kepada customer tentang produk yang ada. d. Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stok barang. 12. Sales Administrasi Tugas dan tanggung jawab Sales Administrasi sebagai berikut: a. Mengatur dan mengurus hal - hal yang berhubungan dengan administrasi penjualan.

11 63 b. Membuat laporan penjualan. c. Menerima dan menyetujui pesanan. 13. Salesman Tugas dan tanggung jawab Salesman sebagai berikut: a. Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang dan melaporkan hasil kunjungan. b. Menerima dan mencatat pesanan barang dari pelanggan. c. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. d. Berusaha memenuhi target penjualan yang ditetapkan. e. Melakukan promosi terhadap produk produk perusahaan kepada pelanggan. f. Mencari pelanggan baru. g. Melakukan survey dan menilai kualitas pelanggan baru. 14. Staf Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Staf Akuntansi sebagai berikut: a. Mengatur dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas. b. Membuat laporan akuntansi, laporan neraca, laba rugi, jurnal penerimaan kas dan jurnal keuangan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan dan

12 64 membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. c. Menangani semua data akuntansi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. d. Mengurus dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pajak seperti perhitungan pajak, ketentuan perpajakan, dan juga pembayaran pajak kepada Pemerintah. e. Membuat laporan pajak. f. Melakukan pencatatan pencatatan dan bertanggung jawab atas pencatatan transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan. g. Menyusun laporan neraca, laba rugi dan membuat pembukuan mengenai pendapatan dan pengeluaran uang dari semua transaksi yang terjadi. 15. Staf Keuangan Tugas dan tanggung jawab Staf Keuangan sebagai berikut: a. Mengawasi pelaksanaan prosedur keuangan yang diterapkan. b. Melakukan pembayaran utang kepada pihak supplier. c. Bertanggung jawab untuk mengelola keuangan dalam perusahaan. d. Mengkoordinir dan mengawasi hasil penagihan piutang pelanggan.

13 65 e. Menanggani penggajian karyawan. f. Menyusun Laporan Penerimaan Uang. g. Melakukan pengecekan pembayaran pelanggan lewat giro, cek, via transfer dan lain sebagainya. 16. Staf HRD Tugas dan tanggung jawab Staf HRD sebagai berikut: a. Menyiapkan keperluan rapat rutin perusahaan. b. Melakukan pelatihan kepada para karyawan. c. Mengatasi dan bertanggung jawab atas keluhan karyawan. d. Mengurus bagian receptionist, house keeping, dan keamanan. e. Mengkoordinir dan memonitor aktivitas dari para pekerja. 17. Supervisor Gudang Tugas dan tanggung jawab Supervisor Gudang sebagai berikut: a. Mengecek stok barang. b. Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. c. Mengecek keadaan barang tersebut sebelum dikirim. d. Mengatur jadwal pengiriman barang.

14 66 e. Bertanggung jawab untuk mengawasi semua kegiatan yang dilakukan di gudang agar berjalan dengan baik. f. Bertanggung jawab atas pemeliharaan mesin mesin yang ada di pabrik. g. Mengawasi arus keluar masuknya barang dalam gudang. h. Bertanggung jawab atas seluruh kehilangan barang di gudang. i. Membuat Laporan Stok. 18. Staf TI Tugas dan tanggung jawab Staf TI sebagai berikut: a. Melakukan maintenance aset sistem informasi. b. Membuat aplikasi sistem yang baru bila sistem yang lama tidak dapat lagi mendukung kegiatan di dalam perusahaan. c. Melakukan backup data secara rutin. d. Menganalisa sistem yang sedang berjalan dan program yang dibutuhkan oleh perusahaan. 3.2 Sistem yang Berjalan Deskripsi Prosedur Penjualan Tunai Fungsi yang terkait dengan kegiatan penjualan tunai antara lain:

15 67 1. Sales Counter Staff 2. Sales Administrasi / Kasir 2. Bagian Gudang / Logistics 3. Bagian Keuangan / Finance 5. Bagian Akuntansi / Accounting Adapun uraian proses penjualan pada sistem informasi penjualan PT. Telesindo Shop sebagai berikut: Proses penjualan dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan ke sales counter staff dan customer menentukan jenis pembayarannya secara tunai. Pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon, , atau facsimile ke perusahaan dan pelanggan datang langsung ke PT. Telesindo Shop. Kemudian sales counter staff mengecek data barang di Database Barang, apakah jenis barang yang dipesan tersedia atau tidak. Jika barang yang diminta ternyata tidak tersedia, maka customer dapat memesan barang yang lain atau membatalkan pemesanan. Jika stok masih tersedia, sales counter staff akan langsung meng-input data pesanan. Sesuai dengan kebijakan perusahaan mengenai penjualan tunai, barang-barang yang dipesan dapat dibayar dan diterima langsung oleh customer dan barang-barang yang dipesan dapat juga dikirim dengan opsi pembayaran dilakukan pada saat barang sudah diterima oleh customer.

16 68 Jika customer ingin membayar dan menerima langsung barang yang dipesannya, maka sales counter staff akan membuatkan nota penjualan yang langsung dibayarkan ke kasir. Kemudian kasir akan mencetak faktur setelah pembayaran diterima. Faktur ini digunakan customer untuk mengambil langsung barang yang sudah dibeli di bagian sales counter. Jika customer ingin agar barang yang dipesan dikirim maka prosedurnya sebagai berikut: Pertama barang-barang yang dipesan oleh pelanggan akan dicatat dalam bentuk Sales Order atau Order Confirmation oleh sales counter staff sebanyak 4 (empat) rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting, rangkap ke- 3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales counter staff, rangkap ke- 4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang dan rangkap ke- 2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi. Sesuai dengan order confirmation rangkap ke- 4 yang diterima dari dari sales counter staff, maka bagian logistics atau gudang melakukan pengecekan sesuai dengan jenis dan pesanan customer. Order Confirmation itu juga dijadikan dasar oleh bagian logistics untuk mencetak surat jalan pengiriman barang atau Delivery Order sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting, rangkap ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada customer, dan rangkap ke- 3 berwarna Kuning disimpan bagian gudang sebagai arsip.

17 69 Jika barang yang dipesan tersedia, sales admin. kemudian membuat sales invoice atau faktur penjualan sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas), rangkap ke- 3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting, dan rangkap ke- 2 berwarna Merah diarsipkan oleh bagian sales administrasi. Sales invoice ini dibuat berdasarkan Order Confirmation rangkap ke- 2 yang telah diotorisasi oleh bagian sales administrasi. Setelah membuat surat jalan 3 (tiga) rangkap, bagian gudang akan mempersiapkan barang sesuai pesanan.dan memberikan surat jalan beserta barang kepada supir atau bagian pengiriman dan penagihan untuk dikirim. Dan bagian gudang mengarsip surat jalan rangkap ke- 3. Setelah itu barang yang telah siap akan dikirimkan ke pelanggan oleh bagian pengiriman dengan menyertakan Faktur Penjualan rangkap ke- 1 dan 3. Barang yang telah diterima pelanggan akan diperiksa kembali. Setelah itu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan dan Faktur penjualan yang ada, Faktur Penjualan rangkap ke- 1 dan surat jalan rangkap ke- 2 disimpan oleh pelanggan. Setelah menerima uang pembayaran yang disetorkan oleh bagian pengiriman, maka sales administrasi akan mengecek kesesuaian antara surat jalan yang diterima dari bagian pengiriman dengan bukti pembayaran atau uang yang diterima dari customer. Jika telah sesuai maka sales administrasi akan meng-input data pembayaran ke komputer yang selanjutnya dibuat Laporan Penjualan setiap akhir bulan. Selanjutnya, sales administrasi akan mengarsip faktur penjualan rangkap ke- 2 dan menyerahkan faktur penjualan rangkap ke- 3, surat jalan rangkap ke- 1 dan uang

18 70 yang diterima serta laporan penjualan kepada bagian finance atau keuangan. Nantinya bagian keuangan akan memeriksa dan membuat laporan penerimaan uang. Event mencatat pesanan melakukan konfirmasi penjualan menyiapkan barang mengirim barang menerima pembayaran membuat laporan penerimaan uang membuat laporan stok membuat laporan penjualan Internal Agent Staf penjualan Start When pelanggan datang dan memesan barang admin. sales setelah menerima SO rangkap ke- 2 dari staf penjualan staf gudang / logistics Staf pengiriman staf pengiriman staf keuangan / finance setelah menerima SO rangkap ke- 4 dari staf penjualan setelah menerima barang, SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3 dari staf gudang setelah pelanggan menerima dan menandatangani SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3. setelah menerima SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 serta bukti pembayaran / uang dari admin. sales. pada saat akhir bulan Tabel 3.1 Event Table Penjualan Tunai Activity in the event mengecek stok barang dan mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap dan menghubungi staf gudang untuk menyiapkan barang mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap mengirim barang ke pelanggan dan membawa SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3. menerima uang dan SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3. membuat laporan penerimaan uang staf gudang / membuat laporan stok logistics admin. sales pada saat akhir bulan membuat laporan penjualan

19 71 actor pelanggan sales counter staff komputer admin. sales komputer staf gudang komputer staf pengiriman pelanggan staf pengiriman admin. sales activity memesan barang 1. memberikan detail pesanan mencatat pesanan 2. menerima detail pesanan 3. mengecek stok barang 4. mencetak Sales Order (SO) 4 rangkap 5. memberikan SO rangkap ke- 2 ke admin. sales 6. mengarsip SO rangkap ke memberikan SO rangkap ke- 4 ke bagian gudang / logistics 8. memberikan SO rangkap ke-1 ke staf accounting melakukan konfirmasi penjualan 9. menerima SO rangkap ke- 2 dari sales counter staff 10. mencetak Sales Invoice (SI) 3 rangkap 11. melakukan konfirmasi ke staf gudang untuk menyiapkan barang 12. memberikan SI rangkap ke- 1 dan 3 ke staf gudang 13. mengarsip SI rangkap ke- 2 menyiapkan barang 14. menerima SO rangkap ke- 4 dari sales counter staff 15. menerima SI rangkap ke- 1 dan 3 dari admin. sales 16. menyiapkan barang 17. mencetak Surat Jalan (SJ) 3 rangkap 18. mengarsip SJ rangkap ke memberikan SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3 ke staf pengiriman mengirim barang 20. menerima SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan 3 dari staf gudang 21. mengirim barang menerima pembayaran 22. menandatangani SJ rangkap ke- 1 dan 2 serta SI rangkap ke- 1 dan melakukan pembayaran 24. menerima SJ rangkap ke- 2 dan SI rangkap ke- 1 dari staf gudang 25. menerima barang 26. memberikan SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 yang sudah ditandatangani ke staf pengiriman menyetorkan uang 27. menerima SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 yang ditandatangani pelanggan serta bukti pembayaran / uang 28. memberikan SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 serta bukti pembayaran / uang tersebut ke admin sales membuat laporan penjualan 29. menerima SJ rangkap ke- 1 dan SI rangkap ke- 3 serta bukti

20 72 staf keuangan staf gudang pembayaran / uang dari staf pengiriman 30. membuat laporan penjualan 31. memberikan SJ rangkap ke- 1, SI rangkap ke- 3, bukti pembayaran / uang, dan laporan penjualan ke staf keuangan membuat laporan penerimaan uang 32. menerima SJ rangkap ke- 1, SI rangkap ke- 3, bukti pembayaran / uang, dan laporan penjualan dari admin.sales 33. membuat laporan penerimaan uang 34. memberikan SJ rangkap ke- 1, SI rangkap ke- 3, laporan penjualan dan laporan penerimaan uang ke staf accounting membuat laporan stok 35. membuat laporan stok 36. memberikan laporan stok ke staf acounting Tabel 3.2 Workflow Table Penjualan Tunai

21 Overview Activity Diagram dan Detail Activity Diagram Overview Activity Diagram Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai

22 Detail Activity Diagram Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Penjualan Tunai Detail Pemesanan Barang Detail mencatat pesanan

23 75 Detail melakukan konfirmasi penjualan Detail menyiapkan barang

24 76 Detail mengirim barang Pelanggan Detail menerima pembayaran Bag. Pengiriman SJ SJ SI SI Menerima barang, SI rangkap ke-1 dan 3, Serta SJ rangkap ke-1 dan 2 Melakukan pembayaran SJ SI Memberikan SI rangkap ke-3 dan SJ rangkap ke-1 Menerima SI rangkap ke-3, SJ rangkap ke-1, dan bukti pembayaran/uang

25 77 Detail menyetor uang Detail membuat laporan penjualan

26 78 Detail membuat laporan penerimaan uang Bag. Finance Komputer SI SJ LP Menerima SJ rangkap ke-1, SI rangkap ke-3, dan LP dari admin.sales Membuat laporan penerimaan uang LPU Tr_Laporan_ Penerimaan_ Uang Detail membuat laporan stok Bag. Gudang Komputer Membuat laporan stok LS Tr_Laporan _Stok

27 Dokumen yang Digunakan Shop: Dokumen yang digunakan pada proses sistem penjualan tunai PT. Telesindo 1. Sales Order (SO) atau Order Confirmation Sales Order atau Order Confirmation digunakan untuk mencatat produk pesanan dari customer, dan sebagai dasar untuk membuat Surat Jalan dan Faktur Penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh sales counter staff, pada saat customer melakukan pemesanan barang. Sales Order dicetak 4 (empat) rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian accounting, rangkap ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi, rangkap ke- 3 berwarna Hijau ditujukan kepada sales, dan rangkap ke- 4 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang. 2. Faktur Penjualan (Sales Invoice) Faktur Penjualan dibuat oleh sales administrasi pada PT. Telesindo Shop. Faktur digunakan oleh perusahaan untuk melakukan penagihan kepada customer. Faktur Penjualan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada customer (jika lunas), rangkap ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada sales administrasi, dan rangkap ke- 3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian finance/accounting. Faktur Penjualan berisi daftar barang yang dipesan oleh pelanggan, sebagai bukti atas pemesanan barang yang telah dilakukan.

28 80 3. Surat Jalan Pengiriman Barang Surat jalan digunakan untuk menyiapkan barang, dan digunakan untuk mengirim barang kepada customer. Surat Jalan dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap, masing-masing rangkap ke- 1 berwarna Putih ditujukan kepada bagian finance/accounting rangkap ke- 2 berwarna Merah ditujukan kepada customer, dan rangkap ke- 3 berwarna Kuning ditujukan kepada bagian gudang. 4. Nota Penjualan Nota penjualan digunakan sebagai bukti jumlah pesanan barang oleh customer yang harus dibayarkan customer ke kasir. Nota penjualan dibuatkan oleh sales counter staff. 5. Faktur / Struk Pembayaran Faktur atau struk pembayaran dibuat dan di-input oleh kasir setelah menerima nota penjualan dan bukti pembayaran atau uang dari customer. Faktur ini dijadikan bukti bahwa barang yang dibeli sudah lunas dibayar oleh customer Laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang dihasilkan di dalam sistem penjualan tunai PT. Telesindo Shop ialah sebagai berikut:

29 81 1. Laporan Penjualan Laporan penjualan dibuat oleh sales administrasi untuk melaporkan hasil penjualan kepada manajer keuangan untuk nantinya ditujukan kepada manajer akuntansi. Laporan penjualan ada 3 yaitu: a. Laporan penjualan per item Laporan ini terdiri dari kode customer yang berbeda, no. invoice berbeda yang berisi informasi satu item barang yang dijual. b. Laporan penjualan per customer Laporan ini terdiri dari tanggal pembelian, item barang yang dibeli, no. invoice berbeda yang berisi informasi satu nama customer saja. c. Laporan penjualan per item dan per customer Laporan ini terdiri dari perincian tanggal pembelian, no. invoice dan no. nota delivery order atau surat jalan berbeda yang berisi informasi satu nama customer yang membeli satu barang tertentu. 2. Laporan Penerimaan Uang Laporan Penerimaan Uang dibuat oleh bagian finance terdiri dari no. dan nama customer, no.invoice, nama salesman, tanggal, jumlah dan periode tagihan. Laporan ini diserahkan kepada manajer akuntansi.

30 Struktur Aplikasi yang Digunakan Software / Aplikasi & Hardware PT. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan dengan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic, dengan database di Ms.Access. Aplikasi ini dinamakan Inventory Control System. Aplikasi ini dirancang oleh IT Consultant PT. Telesindo Shop, dengan bantuan perusahaan software lain sebagai pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat membantu proses pencatatan yang terkomputerisasi, sehingga dapat mendukung proses penjualan secara keseluruhan. PT. Telesindo Shop juga merekrut karyawan sebagai IT Consultant yang bertugas untuk melakukan maintenance aset sistem informasi secara berkala, merancang program yang dibutuhkan oleh perusahaan, menjaga integritas data, dan melakukan pelatihan penggunaan komputer kepada karyawan secara berkala. Spesifikasi aplikasi: 1. Inventory Control System ( HaiTek Software) Spesifikasi software: 1. Microsoft Windows XP 2. Mozilla Firefox 3. Software Winzip : untuk Backup data 4. Yahoo! Messenger

31 83 Spesifikasi hardware yang digunakan karyawan adalah sebagai berikut: 1. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. Monitor : 17 inch Viewsonic 3. Memory : 256 MB 4. Harddisk : 40 GB 5. Processor : Pentium 4 dengan kecepatan 1,6 GHz 6. Printer : Epson LX 300 dan HP Laser Jet Mouse dan Keyboard 8. CD ROM Sedangkan untuk spesifikasi hardware server adalah sebagai berikut: 1. Motherboard : ASUS P4 intel 845 E SC 2. Monitor : 17 inch LG 3. Memory : 512 MB 4. Harddisk : 80 GB 5. Processor : Pentium 4 dengan kecepatan 2,4 GHz 6. Mouse dan Keyboard 7. CD ROM

32 User dari Aplikasi Sistem informasi penjualan yang dimiliki PT. Telesindo Shop tidak bisa diakses secara bebas oleh setiap karyawan. Setiap karyawan sebagai user dari aplikasi memiliki hak akses yang berbeda-beda. Berikut ini adalah pengambaran hak akses karyawan terutama terkait dengan proses penjualan tunai: a. Manajer akuntansi, manajer finance, manajer penjualan, manajer gudang, staf finance dan staf akuntansi berhak mengakses sistem komputer untuk memeriksa laporan penjualan, laporan stok dan laporan penerimaan uang. b. Staf finance berhak mengakses sistem komputer untuk membuat laporan penerimaan uang. c. Staf penjualan berhak mengakses sistem komputer untuk menginput invoice dan membuat laporan penjualan. d. Supervisor gudang berhak mengakses sistem komputer untuk menginput delivery order (surat jalan) dan mengupdate stok barang. e. Manager TI berhak mengakses sistem komputer untuk melakukan backup data secara rutin Database Adapun PT. Telesindo Shop menggunakan penggunaan database dengan Microsoft Access. Database ini secara langsung dapat diakses di dalam aplikasi penjualan tersebut. Database yang tersedia contohnya sebagai berikut:

33 85 a. Database Barang (Ms_Barang) Terdiri dari nama, kode barang, imei, posisi, quantity, harga, HPP, grup. b. Database Karyawan (Ms_Barang) Terdiri dari nama, alamat, no. tlp, jabatan. c. Database Supplier (Ms_Supplier) Terdiri dari nama, alamat, no.tlp, tipe pembayaran, hutang, tgl. pembelian. d. Database Customer (Ms_Customer) Terdiri dari nama, alamat, no.tlp, tipe pembayaran, piutang, tgl. penjualan. e. Database Penjualan (Tr_Penjualan) Terdiri dari tanggal, no. customer, lokasi, no. surat jalan, no. item, nama barang, imei, quantity, harga, subtotal, total. f. Database Pembelian (Tr_Pembelian) Terdiri dari tanggal, no. BPB, supplier, lokasi, no. surat jalan, no. item, nama barang, imei, quantity, harga, subtotal, total. g. Database Laporan (Tr_Laporan) Terdiri dari tanggal, no. customer / supplier, kode barang, nama barang, no. imei, quantity, harga jual / HPP, saldo awal, saldo akhir, total.

34 Network Jaringan dan network yang digunakan pada PT. Telesindo Shop menggunakan tipe topologi jaringan Star yaitu dimana server berada di pusat atau central dan bercabang ke komputer lainnya. PT. Telesindo Shop juga mengintegrasikan jaringan LAN (Local Area Network) untuk memudahkan penggunaan sistem informasi. 3.4 Uraian Cara Penggunaan Aplikasi PT. Telesindo Shop menggunakan aplikasi sistem penjualan yang dinamakan Inventory Control System. Berikut uraian cara penggunaan aplikasi tersebut: Gambar 3.4 Tampilan Menu Login

35 87 User tidak dapat masuk atau Log In ke dalam sistem jika user salah meng-input User ID atau User Name atau Password. Semua field harus diisi termasuk Lokasi. Masing-masing user mempunyai ID dan Password yang berbeda. Terdapat option untuk me-reset jika ingin mengulang Log In dan Cancel untuk membatalkan Log In dan keluar dari sistem. Gambar 3.5 Tampilan Transaksi Di dalam menu utama terdapat menu File, Transaksi, Proses, Inquery, Browse IMEI, Laporan, Audit, Utility dan Help. Pada menu Transaksi terdapat sub menu Pembelian, Retur Pembelian, Pengiriman Ke Cabang, Penerimaan Dari Cabang, Penjualan, Retur Penjualan, serta Adjustment Inventory.

36 88 Gambar 3.6 Tampilan Form Faktur Penjualan Tampilan form Faktur Penjualan yang terdiri dari nomor, icon opsi untuk jenis penjualan (yang terdiri dari penjualan retail dan murni), tanggal (untuk tanggal, akan langsung di-generate), customer, keterangan, no. Surat Jalan, item, nama, quantity, harga, charge, keterangan, kode barang, nama barang, quantity, harga, charge, payment, total payment, total disc., total Dpp, total Ppn, grand total. Selain itu di dalam form ini juga terdapat icon untuk Swap (jika ingin menukar atau mengganti entry), Post (jika entry sudah selesai), Hapus (jika ada kesalahan entry yang ingin dihapus), Preview (jika ingin melihat hasil entry), Print (jika ingin mencetak form ini), Reset (jika ingin mengulang entry dari awal), dan Tutup (jika ingin menutup form ini dan keluar).

37 89 Gambar 3.7 Tampilan Browse IMEI Di dalam menu Browse IMEI terdapat sub menu Join Transaksi, Pembelian, Retur Pembelian, Pengiriman ke Cabang, Penerimaan dari Cabang, Penjualan, Retur Penjualan, Adjustmen serta Cari Imei.

38 90 Gambar 3.8 Tampilan IMEI Penjualan Tampilan ini menjelaskan sub menu Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal, No. Faktur, Kode, Barang, IMEI, Customer. Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. Bukti Penjualan), Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui), To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas), To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah), Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Penjualan), dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar).

39 91 Gambar 3.9 Tampilan IMEI Retur Penjualan Sedangkan tampilan ini menjelaskan sub menu Retur Penjualan pada menu Browse IMEI yang terdiri dari Tanggal, No. Nota, Kode, Barang, IMEI, Customer. Terdapat juga icon untuk mempermudah pencarian atau browse IMEI Retur Penjualan yaitu Index by Nomor Bukti (jika ingin meng-index sesuai dengan no. Bukti Retur Penjualan), Find (jika ingin mencari langsung IMEI sesuai informasi yang telah diketahui), To Top (jika ingin kembali ke informasi paling atas), To End (jika ingin menuju ke informasi paling bawah), Refresh (jika ingin me-refresh tampilan IMEI Retur Penjualan), dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar).

40 92 Gambar 3.10 Tampilan Laporan Di dalam menu Laporan terdapat sub menu Pembelian, Retur Pembelian, Pengiriman ke Cabang, Penerimaan dari Cabang, Penjualan, Retur Penjualan, Adjustment, List Imei, Resume Laporan Selisih Harga, Cross Check serta Stok.

41 93 Gambar 3.11 Tampilan Sub Menu Laporan Tampilan ini menjelaskan sub menu Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari 3 jenis yaitu Detail, Rekap, dan Khusus.

42 94 Gambar 3.12 Tampilan Laporan Penjualan Berikut ini tampilan dari detail Laporan Penjualan pada menu Laporan yang terdiri dari Periode (menunjukkan periode laporan), Customer, Supplier, Grup (memilih grup barang yang ingin di-input), Brand, Segment, Lokasi, Payment, Item, Jenis (terdiri dari semua, konsinyasi, dan putus). Untuk bantuan keyword, terdapat Tanggal, Customer, Supplier, Barang, Brand, Segmen, Faktur, dan Payment. Untuk Sales Options, terdapat pilihan Harga Jual, Harga HPP, Retail, Partai, Semua, End User dan Tanpa HCO / E-Pay. Sedangkan untuk Print Options terdapat pilihan yaitu Cetak ke Excel, dan Halaman. Pada tampilan ini juga terdapat icon Print (jika ingin mencetak laporan ini), Reset (jika ingin me-reset laporan ini), dan Tutup (jika ingin menutup tampilan ini dan keluar).

43 95 Gambar 3.13 Tampilan Utility Pada menu Utility terdapat sub menu Maintenance User; yang digunakan user untuk mengubah atau meng-edit User ID, Ubah Password; yang digunakan user untuk menganti password, Maintenance Database; digunakan untuk mengubah atau meng-edit database yang ada, Update Quantity on Hand; digunakan untuk mengupdate jumlah barang, Backup; digunakan untuk meng-back up data, Restore; digunakan untuk memanggil kembali data, Export; digunakan untuk menggunakan data dari luar, Saldo Awal Inventory; untuk menampilkan saldo awal persediaan, Saldo Awal HPP; untuk menampilkan saldo awal Harga Pokok Persediaan, Download Data; untuk meng-download data, Upload Data; untuk meng-upload data, Send Message; untuk mengirimkan pesan atau message, Data Changes; untuk

44 96 mengetahui perubahan data, Barcode; untuk melihat barcode, dan Setup; untuk pengaturan aplikasi.