Luthfi Rochmatika TRAINING NEEDS ANALYSIS

Transkripsi

1 Luthfi Rochmatika TRAINING NEEDS ANALYSIS

2 Content Training Needs Analysis Role in Training Process Training Evaluation Effectiveness Training Matrix Based on Competency

3 Suatu kegiatan yang direncanakan dan diatur untuk memperbaiki cara kerja seseorang agar lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini, efektif dan efisien diartikan sebagai bekerja yang memenuhi kebutuhan organisasi Training merupakan sarana untuk mendapatkan pengetahuan dan ketrampilan Sumber : Institute Leadership & Management, Planning Training and Development (2003)

4 TRAINING NEED ANALYSIS

5 GAP

6 Suatu rangkaian aktivitas yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi masalah atau isu yang relevan dalam suatu organisasi. Rangkaian aktivitas ini akan menentukan apakah training merupakan tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah yang ada.

7 Kapan melakukan needs analysis? Perubahan kebijakan organisasi Kurangnya kemampuan dasar dari Individu Perkembangan teknologi baru Persaingan dari kompetitor Produk baru Standar kinerja lebih tinggi atau SOP baru Perubahan struktur atau budaya organisasi

8 Rekomendasi mengenai : Apa yang perlu diketahui trainee Siapa saja yang akan menerima training Metode yang digunakan dalam training Internal training atau eksternal training Memberikan solusi selain training

9 Assignment Individual Surveilance (Identifikasi awal) Investigation (penyelidikan) Organization Analysis (Analisa) Training Design Reporting (Pelaporan) Training Interventions Non Training Interventions

10 Tujuan Mengidentifikasi adanya performance gap Proses Mengumpulkan data performance organisasi saat ini dan membandingkannya dengan tingkat kerja yang diharapkan. Output Performance gap teridentifikasi

11 Scope Contoh Makro : Melibatkan seluruh karyawan Seluruh karyawan perlu mendapat orientasi cara melakukan prosedur pembelian barang & jasa Cross functional : Melibatkan 2 departemen atau lebih Departemental : Melibatkan internal departemen sendiri Individual : Melibatkan hanya 1 orang atau beberapa orang Kurangnya koordinasi antara buyer procurement dengan user pengguna barang Hilangnya dokumen invoice di dalam proses pembayaran Seorang Manajer toko dikeluhkan oleh staffnya

12 Tujuan Menggali lebih lanjut tentang performance gaps yang sudah diidentifikasi sebelumnya Proses o Tentukan lingkup investigasi o Tegaskan fokuskan investigasi Anda o Dapatkan data secara detail o Dapatkan dukungan dari management Output Data tentang performance gap siap untuk dianalisis

13 Questionnaire : Essay Rating 360 multi rater feedback Interviews : Face to face Phone Focus Discussion Informal discussion Group External records : Mystery shopper Customer feedback Other third party evaluation Internal records : Personal appraisal results Sales Inventory stock Personal files Lead time delivery KPI

14 Permasalahan Hasil Investigasi Keterangan Temuan audit kecocokan SOP vs Aktual SOP tidak disosialisasikan Perubahan SOP tidak diikuti dengan sistem yang menunjang SOP sering berubahberubah Kekurangan tenaga didalam melaksanakan SOP 9 orang 3 orang 2 orang 3 orang

15 Tujuan Memberikan rekomendasi yang berkaitan dengan training dan nontraining untuk mengatasi gap performance Proses o Analisa data yang telah didapatkan o Memilah data yang tidak valid o Mengelompokkan dan meringkas data o Menarik kesimpulan logis Output Rekomendasi solusi training dan non-training

16 Kurangnya kompetensi Tidak mengetahui bagaimana cara mengerjakan pekerjaan mereka Kurangnya motivasi Karyawan tidak ingin mengerjakan pekerjaan mereka Kurangnya sumberdaya Tidak memiliki cukup sumberdaya untuk menyelesaikan pekerjaan

17 Motivasi Kompetensi Sumberdaya Pekerjaan monoton Berfikir negatif Kurang dihargai Konflik antar rekan Otoriter Support atasan kurang Office politics Gaya memimpin Delegasi yang tidak tepat Analisa masalah Kemampuan menjual Kemampuan bernegosiasi Kemampuan public speaking Planning & organizing SDM kurang Pekerjaan overload SOP tidak ada Tools kurang Anggaran tidak ada Birokrasi terlalu kaku

18

19 Hasil Investigasi Penyebab Alternatif solusi SOP tidak disosialisasikan Perubahan SOP tidak diikuti dengan sistem yang menunjang SOP sering berubahberubah Kekurangan tenaga didalam melaksanakan SOP Kompetensi Sumberdaya Motivasi Sumber daya Sosialisasi/ Training Meeting koordinasi Focus Group Discussions Lakukan workload analysis

20 Tujuan Merencanakan program pelatihan yang sesuai dengan rekomendasi dari langkah analysis Proses o Mengidentifikasi solusi training dari proses analysis dan memjabarkan ke dalam bentuk yang lebih detail Output Silabus dan training matriks

21 Latar belakang (definisi masalah) Outcome yang ingin dicapai Tujuan & agenda training Metode training Target peserta dan jumlahnya Durasi training

22 Internal Trainer atau external? In-house atau public? Uji dengan pertanyaan berikut : Apakah kita memiliki ahli dibidang ini dengan kemampuan memberikan training yang cukup baik? Berapa sering dan berapa banyak peserta yang harus ditraining? Dengan training ini, apakah memberikan ketrampilan umum atau spesifik teknikal? Apakah level dari peserta tersebut staff atau manajer? Apakah dari isi training tersebut ada isi dan pesan dari top management?

23 Tujuan Menghasilkan penjelasan pelaksanaan training yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi aktual Proses Menmbuat laporan dan meringkas seluruh aktivitas Training Needs Analysis Output Laporan Training Needs Analysis

24 Executive Summary Tujuan dari Needs Analysis Metode Pengumpulan data Ringkasan dari hasil penemuan Training yang disarankan Rekomendasi langkah selanjutnya

25 ROLE IN TRAINING PROCESS

26 Trainee Peserta menyadari kebutuhan training Trainee Trainer Trainer membuat materi yang sesuai dengan kebutuhan peserta Trainee Manager Trainer Manager memberikan dukungan dan observasi terhadap training yang diberikan

27 Sebelum Training Trainee Berpartisipasi aktif Memberikan masukan terhadap perencanaan pelatihan Trainer Menyelaraskan antara perencanaan pelatihan dengan tujuan organisasi Membuat module sesuai dengan kebutuhan Membuat follow up action dari setelah program Manager Mengumpulkan dasar performance Memberikan arahan kepada peserta tentang pentingnya Trainer training yang akan diikuti. Mereview isi dari module yang akan disampaikan Mendorong peserta untuk mengikuti seluruh training

28 Selama Training Trainee Berpartisipasi aktif Memberikan ide dan berdiskusi saat pelatihan berlangsung Datang tepat waktu Membuat komitmen perubahan perilaku Trainer Obervasi peserta dan memberikan umpan balik yang membangun Tampil percaya diri dan mengusai materi yang disampaikan Trainer Menjawab pertanyaan dari peserta training Memberikan contoh aktual dan mudah dipahami

29 Setelah Training Trainee Memeriksa dan mempelajari kembali materi training Mengaplikasikan materi yang telah diberikan Membangun jadwal mentoring dengan atasan Trainer Menyediakan laporan training beserta observasi perilaku peserta pada saat training Memberikan lembar evaluasi untuk perbaikan training ke depannya Melakukan follow up atas pertanyaan dan kesulitan peserta Manager Memberikan kesempatan trainee untuk menerapkan ilmu yang didapatkan Trainer Mencarikan metode pengembangan lainnya Menetapkan harapan tinggi untuk perbaikan Mendorong trainee untuk melakukan sharing ilmu kepada rekan lainnya

30 Individu Manager Organisasi Training yang Berhasil Meningkatkan kepuasan kerja karyawan Meningkatkan kebanggaan profesi Meningkatkan kesempatan untuk promosi Meningkatkan pengetahuan bagi karyawan lain Pekerjaan lebih cepat selesai dengan aman, efektif dan efisien Meningkatkan motivasi dan lingkungan kerja yang kondusif Fleksibiltas tinggi, tiap karyawan dan mem-backup pekerjaan rekan lainnya Bekerja lebih cepat dan target organisasi lebih cepat tercapai Menekan hal yang tidak perlu dalam proses (waste) Meningkatkan inovasi menciptakan produk baru Meningkatkan kualitas pelayanan Menekan angka kecelakaan kerja

31 Kegagalan Training Peserta tidak mengerti pentingnya training dan tidak ingin mengetahui isi training tersebut. Tidak ada keinginan untuk belajar Tidak ada rencana tindak lanjut dari atasan atas perubahan perilaku yang diharapkan dari training tersebut Tidak ada rencana tindakan dan eksekusi penerapan hasil training dari sisi peserta ke dalam aktifitas bekerja sehari-hari

32 TRAINING EVALUATION EFFECTIVENESS

33 Level 1 - Reaction Level 2 - Learning Level 3 Behavior Application Level 4 Business Impact

34 Level IV Business Impact Level III Behavior Application Level II Learning Level I Reaction Mengukur keberhasilan training dari sisi pertumbuhan bisnis melalui peningkatan kinerja/kompetensi Mengukur implementasi hasil training di tempat kerja Mengukur pemahaman peserta pada saat selesai mengikuti training Mengukur tingkat kepuasan dan kebutuhan training dari peserta training Alat : o Performance (KPI) appraisal Focus group Discussion Alat : o Observation o Interview o Action plan Alat : o Pre test vs Post test o Roleplay o Case study Alat : o Participant/kuisioner form

35 Level IV Business Impact Level III Behavior Application Tentukan hal yang ingin dievaluasi Buat kuisioner agar dapat dikuantifikasi Sediakan tempat untuk komentar dan saran Dapatkan response dengan segera Tentukan standar yang dapat diterima Bandingkan reaksi dengan standar, ambil tindakan yang sesuai Level II Learning Level I Reaction Lihat Contoh Lampiran (attachment)

36 Level IV Business Impact Level III Behavior Application Evaluasi pengetahuan, ketrampilan sikap sebelum dan sesudah training Gunakan tes tertulis untuk mengukur pengetahuan dan sikap Gunakan praktek kinerja untuk mengukur ketrampilan Dapatkan response segera Gunakan hasilnya untuk mengevaluasi dan mengambil hasil tindakannya Level II Learning Level I Reaction

37 Level IV Business Impact Level III Behavior Application Sediakan waktu untuk perubahan perilaku (3-6 bulan setelah kegiatan training) Evaluasi baik sebelum maupun sesudah program Lakukan survei, kuisioner, wawancara terhadap peserta, atasan langsung, dan bawahannya, rekan kerja dan observasi langsung terhadap peserta pelatihan Level II Learning Level I Reaction

38 Interviewer bersama interviewee mengulas kembali perilaku yang diajarkans selama pelatihan. Interviewer menjalankan maksud wawancara, yaitu untuk menilai efektifitas pelatihan sehingga kualitasnya dapat ditingkatkan. Tujuan dari wawancara adalah - Untuk mengetahui perkembangan perilaku yang telah diajarkan pada pelatihan - Jika ada kendala, apa alasannya Interviewer menegaskan bahwa informasi akan dijaga kerahasiaannya

39 Level IV Business Impact Level III Behavior Application Gunakan asumsi untuk dapat mengukur keberhasilan bisnis karena training. Contoh kenaikan sales xx % karena sales mahir bernegosiasi yang diajarkan training. Gunakan performance indicators monitoring untuk melihat hasil nyata program training Level II Learning Level I Reaction

40 TRAINING MATRIX BASED ON COMPETENCY

41 Fungsi Menyusun posisi dan training yang sesuai Menyesuaikan kompetensi dan trainingnya Menyusun jadwal training Merumuskan biaya yang dibutuhkan

42

43 1 2 3 Kamus kompetensi Job profile yang menyebutkan kebutuhan kompetensi di setiap jabatannya Kurikulum training Design training

44

45

46 Nama : Luthfi Rochmatika Jabatan : HR Manager & Trainer Contact : luthfi.rochmatika@gmail.com Universitas Jurusan Tahun Insitut Pertanian Bogor Agribisnis Universitas Indonesia Ekonomi Syariah Perjalanan karir Luthfi diawali dari dunia perbankan selama 5 tahun. Mulai tidak menemukan passionnya, Luthfi mendapatkan tawaran program development dari Mahadasha (Trakindo Grup) untuk menjadi level managerial. Sistem rekrutmen menggunakan assessment center dan pelatihan bekerja sama dengan PPM management dengan kurikulum yang komprehensif membuat Luthfi semakin paham dunia HR. Lulus dari program tersebut, Luthfi mendapat tantangan untuk mengajar soft skill d ibidang Customer Service di bawah perusahaan Mahadya (Carl s Jr, WingStop, Caribou Coffe brand). Hingga saat ini, program-program soft skill merupakan andalan Luthfi di dalam mengajar. Karirnya tidak berhenti disitu, Mahadya memberikan kesempatan Luthfi untuk mengambil program HR sertifikasi yang diadakan oleh GML. Kesehariannya, Luthfi menjadi HR Business Partner di Mahadya mendukung keberhasilan operasional Bisnis.