Kontraktor. Konsultan Pengawas. Konsultan Perencana

Transkripsi

1 BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK 3.1 Struktur Organisasi Kontraktor Konsultan Perencana Pemilik Konsultan Pengawas Gambar 3.1. Skema Hubungan Antara Owner, Kontraktor & Konsultan Sumber: Mirnayani (2015) Organisasi dan pihak yang terkait Dalam organisasi proyek pembangunan padau mumnya, tentu banyak pihak pihak yang terkait satu sama lain. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi, dimana pihak-pihak tersebut memiliki tugas dan wewenang masing masing terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada proyek pembangunan Deltomed Office, organisasi oganisasi yang terlibat baik dari perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan, serta pembiayaan, adalah sebagai berikut: Pemilik Proyek (Owner) Pemilik proyek atau pemberi tugas adalah orang atau badan yang memiliki proyek dan memberikan pekerjaan kepada pihak penyedia jasa dan yang membayar biaya pekerjaan tersebut (Ervianto, 2005). Kemudian Owner akan memberikan wewenang pada pihak lain dalam merencanakan dan melaksanakan sesuai dengan kontrak yang berlaku. Dalam III -1

2 proyek pembangunan Deltomed Office, yang bertindak sebagai Owner adalah PT.Deltomed. Adapun hubungan-hubungan antar owner dengan pihak-pihak terkait seperti berikut ini: 1) Hubungan antara Owner dengan Konsultan Perencana & Konsultan Pengawas Owner memberikan wewenang pada konsultan perencana untuk merencanakan pembangunan (Arsitektur, Struktur, Mekanikal&Elektrikal). Konsultan perencana dan pengawas bertugas mengevaluasi kelayakan ekonomi & finansial dari suatu proyek konstruksi, melakukan perencanaan & rekayasa suatu proyek konstruksi, setelah itu di dalam pelaksanaannya konsultan A/E ikut mengawasi kontraktor/pemborong selama proses pelaksanaan konstruksi (Mirnayani, 2015). Sedangkan Owner membayar sejumlah biaya atas semua jasa yang telah dikerjakan kepada semua konsultan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati. Menurut Messah (2008), hubungan Kerja antara Pemilik Proyek (owner) dengan Konsultan Perencana : 1. Hubungan dalam ikatan kontrak kerja. 2. Konsultan Perencana menyerahkan hasil perencanaannya berupa gambar rencana, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan analisa biaya kepada Pemilik Proyek. 3. Pemilik Proyek memberi imbalan jasa kepada Konsultan Perencana. III -2

3 2) Hubungan antara pemilik (Owner) dengan Kontraktor Pemilik (owner) Kontraktor Gambar 3.2 Hubungan kerja Kontraktor dengan pemilik (owner) Sumber : Widiasanti (2013) Menurut Widiasanti (2013), pemilik menyampaikan keinginan untuk membangun suatu proyek kepada kontraktor sebagai pemberi jasa yang bertugas mewujudkan gagasan pemilik. Hubungan antara pemilik dengan kontraktor dituangkan dalam suatu bentuk kontrak dimana pemilik membayarkan sejumlah uang kepada kontraktor yang memberikan jasa pembangunan proyek. Kontrak yang disepakati oleh Owner dengan Kontraktor adalah Kontrak Lump Sum fix price yaitu harga satuannya sudah mengikat jika ada supplier dan harganya tidak cocok maka kerugian di tanggung pihak kontraktor. Menurut Messah (2008), hubungan Kerja antara Pemilik Proyek dengan Kontraktor Pelaksana: 1. Hubungan dalam ikatan kontrak kerja. 2. Kontraktor Pelaksana melaksanakan pekerjaan proyek, kemudian menyerahkan hasil pekerjaannya kepada Pemilik Proyek. 3. Pemilik Proyek membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa konstruksi kepada Kontraktor Pelaksana. III -3

4 Menurut Mirnayani (2015), tugas dan kewajiban dari pemilik proyek (Owner), meliputi : a) Mengendalikan proyek secara keseluruhan untuk mencapai sasaran baik segi kualitas fisik proyek maupun batas waktu yang telah ditetapkan. b) Mengadakan kontrak dengan kontraktor yang memuat tugas dan kewajiban sesuai prosedur. c) Menunjuk kontraktor pemenang tender untuk melaksanakan proyek tersebut. d) Menyediakan dana yang diperlukan untuk merealisasikan proyek. e) Menandatangani surat perjanjian pemborongan dan surat perintah kerja. f) Menetapkan pekerjaan tambahan atau pengurangan pekerjaan. g) Mengeluarkan semua instruksi dan menyerahkan semua dokumen pembayaran kepada kontraktor. h) Menerima hasil pekerjaan dari pelaksanaan proyek atau kontraktor Konsultan Perencana Menurut Mirnayani (2015), Konsultan Perencana adalah badan yang menyusun program kerja, rencana kegiatan dan pelaporan serta ketatalaksanaan sesuai ketentuan yang berlaku. 1) Antara Konsultan Perencana dengan Kontraktor Setiap konsultan perencana harus melakukan koordinasi rencana pekerjaan dengan kontraktor. Agar pelaksanaan pekerjaan proyek dapat sesuai dengan rencana yang diinginkan oleh Owner. Jika kontraktor mendapati perbedaan baik III -4

5 pada gambar kerja maupun metode pelaksanaan dapat langsung dikoordinasikan dengan konsultan perencana. Pada proyek pembangunan Deltomed Office, jasa konsultan perencana dipegang oleh : a) Arsitektur : AndraMatin b) Struktur : PT. Hadi and associates c) MEP : PT. Team Menurut Mirnayani (2015), tugas dan kewajiban dari konsultan perencana, meliputi: a) Membuat perencanaan lengkap meliputi gambar bestek, rencana Kerja dan Syarat (RKS), perhitungan struktur,serta perencanaan anggaran biaya. b) Menyiapkan dokumen untuk proses lelang. c) Membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat pemberian pekerjaan, membuat berita acara penjelasan. d) Memberikan usulan,saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas (owner) tentang pelaksanaan proyek. e) Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal-hal yang kurang jelas dari gambar bestek dan Rencana Kerja dan Syarat (RKS). f) Membuat gambar revisi jika ada perubahan. g) Menghadiri rapat koordinasi pengelola proyek. h) Mempelajari petunjuk petunjuk teknis,peraturan Perundang-undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja. i) Mengadakan koordinasi dengan Sub Dinas lain dan instansi terkait sesuai dengan bidangnya. III -5

6 j) Menyusun rencana strategis dinas Konsultan Pengawas Kosultan Pengawas adalah pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk mengetahui apakah rencana yang dilaksanakan benar benar sesuai dengan desain dan aturan yang telah direncanakan. Dalam proyek ini PT. Graha Pro Solution sebagai Construction Management. Menurut, Widiasanti (2013) tugas konsultan pengawas yang terutama adalah mengawasi pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan konstruksi dari segi kualitas, kuantitas, serta laju pencapaian volume termasuk didalamnya adalah : a. Mengawasi metode pelaksanaan b. Mengordinasikan perubahan-perubahan pekerjaan yang diperlukan c. Melakukan monitoring, dan pengukuran hasil pekerjaan Kontraktor Kontraktor adalah pihak yang diserahi tugas untuk melaksanakan pembangunan proyek oleh owner melalui prosedur pelelangan. Pekerjaan yang dilaksanakan harus sesuai dengan kontrak ( Rencana Kerja dan Syarat-Syarat serta Gambar-Gambar Kerja ) dengan biaya yang telah disepakati ( Mirnayani, 2015). Pada proyek pembangunan Deltomed Office yang bertindak sebagai kontraktor utama adalah PT. Andal Rekacipta Pratama. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain, seperti subkontraktor. Sub kontraktor pada proyek pembangunan Deltomed Office adalah PT. Jitu beton untuk precast, PT. Bangun Graha untuk kaca, PT. Indo Buana untuk pintu kayu. III -6

7 Menurut Mirnayani (2015), tugas dan kewajiban dari kontraktor meliputi : a) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. b) Membuat gambar kerja (shop drawing) sebelum memulai pelaksanaan pekerjaan. c) Membuat dokumen tentang pekerjaan yang telah dilaksanakan dan diserahkan kepada owner. d) Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan proyek. e) Mengasuransikan pekerjaan dan kecelakaan kerja bagi tenaga kerja. f) Melakukan perbaikan atas kerusakan atau kekurangan pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dengan menanggung seluruh biayanya. g) Menyerahkan hasil pekerjaan setelah pekerjaan proyek selesai Organisasi Proyek Kontraktor PT. Andal Rekacipta Pratama Struktur organisasi yang terlibat pada aktivitas diatas disusun dalam bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas digambarkan secara umum dalam skema pada gambar : III -7

8 STRUKTUR ORGANISASI KONTRAKTOR Gambar 3.3.Bagan Struktur Organisasi Proyek pembangunan Deltomed Office Sumber: Proyek (2017) III -8

9 3.2. ManajemenProyek Menurut Mirnayani (2015), manajemen proyek adalah aplikasi atau implementasi dari pengetahuan, ketrampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek. Adapun pengertian lain, berdasarkan Sumardjito (2011) manajemen proyek adalah suatu sistem dan atau tatalaksana untuk menjalankan suatu organisasi / suatu tugas yang spesifik, dibatasi oleh waktu, sasaran dan biaya. Selain itu, pengertian lain dari manajemen proyek menurut H.Kurzner (1982) adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Menurut Mirnayani (2015), pada prinsipnya manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan, dan memenuhi keinginan para stakeholder. Menurut Mirnayani (2015), proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam lima kelompok, yaitu : 1. Proses inisiasi (initiation process) : proses yang mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek, dan beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan memulai proyek secara formal. 2. Proses perencanaan (planning process) : mencakup kesembilan knowledge area tujuannya adalah sebagai panduan dalam pelaksanaan proyek. 3. Proses pelaksanaan ( execution process) : proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumberdaya sehingga manajer proyek membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi tantangan pada saat pelaksanaan proyek, pembuatan laporan yang dapat membantu saat proses pembuatan project manager. III -9

10 4. Proses monitoring dan pengontrolan (monitoring & controlling process) : proses yang mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek. Aktifitasnya meliputi : mengukur kemajuan proyek, memonitor penyimpangan terhadap rencana, dan pengambilan corrective action sebagai penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang sudah direncanakan. 5. Proses penutupan (closing process) : bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna terhadap hasil akhir produk/layanan, meskipun tidak sesuai proyek harus ditutup secara formal. Gambar 3.4 Kelompok Proses Manajemen Proyek Sumber : Mirnayani (2015) III -10

11 Berikut adalah framework atau kerangka kerja manajemen proyek yang digambarkan dalam bentuk diagram. Keterangan Gambar : Gambar 3.5 Diagram Stakeholder Sumber :Mirnayani (2015) Stakeholder mempunyai proyek Proyek didelegasikan ke Manajemen Proyek Manajer proyek mengelola atau mengatur proyek tersebut Pengelolaan proyek meliputi : scope, time, cost, quality, HR, communication, risk dan procurement dan diintegrasikan melalui project integration management (project management knowledge area) Penerapan tools, teknik dan metode terkait diterapkan pada knowledge area tersebut untuk memperoleh hasil yang diinginkan, yaitu suksesnya proyek tersebut. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Deltomed Office, tahapan proses manajemen proyek terbagi menjadi 3 tahap, yaitu perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), pelaksanaan dan pengendalian (Controlling). III -11

12 Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan dibagi menjadi 2 tahap, yaitu planning dalam garis manajemen Konsultan dengan planning dalam garis manajemen kontraktor. Perencanaan yang ditangani oleh Konsultan mecak up perencanaan fisik struktur secara terperinci sampai pada RAB (Rencana Anggaran Biaya) dan Durasi Pekerjaan. Sedangkan yang ditangani oleh Kontraktor mencakup RAPP (Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek) dalam pelaksanaan, dan Perencanaan Administrasi Lapangan. Menurut Fateta (2008), perencanaan adalah berupa tindakan pengambilan keputusan yang mengandung data/informasi, asumsi maupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan akan dilakukan pada masa yang akan datang, antara lain : a. menetapkan tujuan dan sasaran usaha b. menyusun rencana induk jangka panjang dan jangka pendek c. mengembangkan strategi dan prosedur d. menyiapkan pendanaan dan prosedur operasi Fungsi Perencanaan ini manfaatnya adalah sebagai alat kontrol maupun pengendali kegiatan, pedoman, serta sarana untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan organizing berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi atau kegiatan proyek konstruksi yang akan dilaksanakan agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan sasaran pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Yang masing masing pihak memiliki tugas, kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturana tau ketentuan yang telah ditetapkan. Menurut Fateta (2008), fungsi pengorganisasian adalah berupa tindakan-tindakan guna menyatakan kumpulan kegiatan manusia dengan jobs msing-masing, saling berhubungan III -12

13 dengan tata cara tertentu dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka tercapainya tujuan, tindakannya berupa : menetapkan daftar penugasan menyusun lingkup kegiatan menyusun struktur organisasi menyusun daftar personil organisasi berikut lingkup tugasnya Pelaksana dan Pengendalian (Controlling) Dalam tahap ini, dilakukan pelaksanaan fisik bangunan sesuai gambar kerja. Kontraktor dan seluruh pihak yang terkait dengan pelaksanaan berkewajiban melakukan tugas dan wewenang masing-masing pekerjaan yang telah ditetapkan. Pada tahap ini, proses penetapan apa yang telah dicapai dibuat dalam bentuk suatu laporan pekerjaan, adanya evaluasi kerja, pengawasan, dan langkah perbaikan yang diperlukan jika ada sesuatu yang diluar tahap perencanaan. Kegiatan pengendalian dilakukan mulai dari bahan dasar dan proses olah output yang diaplikasikan dalam suatu bentuk, antara lain : a. Pelaksanaan tes uji material, kegiatan ini bertujuan untuk menjaga dan memastikan kualitas dari material yang akan digunakan b. Pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report), bertujuan sebagai pengendali waktu agar waktu pelaksanaan sesuai dengan waktu rencana. c. Pembuatan S curve, bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh progress yang telah dicapai dalam proses pelaksanaan. d. Kegiatan checklist, Pengawasan bertujuan untuk mengawasi apakah pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai atau belum dengan spesifikasi dan rencana. III -13