h t t p : / / t a u f i q u r r a c h m a n. w e b l o g. e s a u n g g u l. a c. i d

Transkripsi

1 1 TIN420 Sistem Manajemen Kualitas Pengertian 2 Dokumen Semua tulisan/pernyataan terdokumentasi yang memuat ketentuan-ketentuan, petunjuk umum dan/atau khusus, prosedur, instruksi, dan referensireferensi, yang dibuat sebelum pelaksanaan prosesproses dan digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan proses-proses. Rekaman Semua catatan-catatan atau data yang diperoleh dari hasil pelaksanaan proses-proses Taufiqur Rachman 1

2 Dokumen VS Rekaman 3 Dokumen Rekaman Diatur oleh: ISO-9001:2008 Klausul Menginformasikan apa yang harus dikerjakan, kapan dan bagaimana. Diatur oleh: ISO-9001:2008 Klausul Menginformasikan apa yang sudah dikerjakan. Dokumen Proses Rekaman Input Output Tipe dan Volume Dokumen 4 Kebijakan Sasaran Manual Prosedur Instruksi Kerja Rencana Mutu Model/contoh Gambar/spesifikasi Katalog Peraturan perundangundangan Notulen rapat, , memo, dokumen supplier. dll Taufiqur Rachman 2

3 Jangkauan Dokumentasi 5 Dokumen Apa Yang Perlu Dikontrol/Tidak? Apakah diminta oleh legal Apakah diminta dalam kontrak Apakah penting dalam pelaksanaan bisnis Apakah bahayanya jika tidak dikendalikan Tingkatan Kontrol Seberapa besar ruang lingkupnya (1 kantor atau 100 kantor yang tersebar dalam satu area) Tingkatan Kewenangan Berapa banyak level dokumen yang disetujui oleh top manajemen Media Dokumen 6 Hard Copy Soft Copy (Hati-hati dengan keamanan data) Taufiqur Rachman 3

4 7 #4.2.3 ISO 9001:2008 Pengendalian Dokumen (1) memelihara prosedur untuk: a) Menyetujui dokumen untuk kecukupannya sebelum diterbitkan b) Meninjau dan update seperlunya dan menyetujui ulang dokumen c) Menjamin bahwa perubahan-perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi d) Menjamin bahwa versi-versi yang relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di titik-titikpenggunaan 8 #4.2.3 ISO 9001:2008 Pengendalian Dokumen (2) memelihara prosedur untuk: e) Menjamin bahwa dokumen masih bisa terbaca dan segera dapat teridentifikasi f) Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan, dan g) Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun Taufiqur Rachman 4

5 #4.2.3 (a) 9 a) Menyetujui dokumen untuk kecukupannya sebelum diterbitkan Document Prepare Review Administer Quality Manual Head QMR Doc. Controller Procedure Exe Head Doc. Controller Work Instruction Exe Head Dept. Head #4.2.3 (b) 10 b) Meninjau dan update seperlunya dan menyetujui ulang dokumen Hal yang harus diperhatikan: Apakah perubahan/pengusulan dokumen baru ada kemungkinan dampak positifnya? Apakah usulan perubahan/pengusulan dokumen baru ada dampak terhadap proses yang lain? Apakah ada added value-nya? Taufiqur Rachman 5

6 #4.2.3 (c) 11 c) Menjamin bahwa perubahan-perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi Form Perubahan Dokumen Masterlist/Daftar Induk Dokumen Form Sejarah Perubahan Dokumen #4.2.3 (d) 12 d) Menjamin bahwa versi-versi yang relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di titik-titikpenggunaan Dokumen tanda terima dokumen Master list dokumen Taufiqur Rachman 6

7 #4.2.3 (e) 13 e) Menjamin bahwa dokumen masih bisa terbaca dan segera dapat teridentifikasi Pastikan dokumen tidak rusak dan dapat terbaca Identifikasi dapat dibuat dalam bentuk numbering #4.2.3 (f) 14 f) Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan Siapkan Identifikasimasterlist penerima salinannya Taufiqur Rachman 7

8 Taufiqur Rachman #4.2.3 (g) 15 g) Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun. Hard copy : biasanya menggunakan stamp (obsolete / kadaluarsa) Soft file : siapkan folder obsolete/kadaluarsa Taufiqur Rachman 8