PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Transkripsi

1 PT. MEGA PERSADA INDONESIA Mechanical Electrical and HVAC Contractor No. Dokumen MPI-PM-01 No. Revisi 04 Tanggal Berlaku Jabatan Nama Tanda Tangan Disusun Oleh Document Control Khairunnisa Pramana Diperiksa Oleh Wakil Manajemen Haris Fauzi Disetujui Oleh Direktur Ir. Novian Akbar Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. Mega Persada Indonesia

2 1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen dalam ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu dan K3. 2. Referensi - Standar ISO 9001:2008 klausul Manual Mutu bagian OHSAS 18001:2007 klausul Definisi - Original adalah naskah asli dokumen, lengkap dengan tanda-tanda keabsahannya. - Revisi adalah perubahan yang dilakukan pada dokumen sesuai dengan kebutuhan. 4. Uraian Prosedur 4.1 Jenis Dokumen Jenis dokumen dalam sistem manajemen mutu yang dikendalikan dikategorikan dalam struktur dokumen : Level I : Manual, Kebijakan, dan Sasaran Mutu & K3 Level II : Prosedur Mutu & K3 Level III : Instruksi Kerja atau dokumen pendukung lainnya Level IV : rekaman atau catatan mutu Struktur dokumen ini semata-mata untuk kepentingan internal perusahaan untuk penentuan tanggung jawab dan kewenangan approval dokumen dan skala pemakaian serta pengendaliannya Rincian dokumen yang dikendalikan dicatat pada Daftar Dokumen Dokumen dari luar perusahaan yang menjadi acuan kerja juga dikendalikan distribusi dan perubahannya. 4.2 Identitas Dokumen Dokumen dikenali melalui judul dan/atau nomor dokumen Format Penomoran dokumen Sistem Manajemen Mutu sebagai berikut : MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 1 dari 7

3 - Manual Mutu : MPI-MM-XX - Kebijakan Mutu : MPI-KM-XX - Sasaran Mutu : MPI-BSC-XX - Prosedur Mutu : MPI-PM-XX - Formulir : MPI-YY-XX Keterangan : MPI = Mega Persada Indonesia XX = Nomor urut dokumen YY = Kode Penerbit Dokumen Kode Penerbit DIR DK MET PROC MP HRD GA KEU BC Keterangan Direktur Dokumen Control Marketing Estimasi dan Tender Logistik/Procurement Manager Proyek Personalia General Affair Accounting Budget Control Status revisi dokumen dikenali melalui nomor revisi dan/atau tanggal pengesahan/berlaku dokumen Daftar Dokumen merincikan identitas dokumen dan status revisi dokumen Dokumen baru yang diterbitkan harus dicatat dalam Daftar Dokumen Internal setelah mendapat pengesahan dari pihak yang berwenang Daftar Dokumen di-update/direvisi setiap kali ada revisi dokumen yang terdaftar Dokumen baru yang telah dicatat dalam daftar dokumen ditetapkan distribusinya dalam form Matriks distibusi MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 2 dari 7

4 4.3 Pengesahan Dokumen Dokumen diperiksa kecukupannya dan disahkan oleh yang berwenang sebelum diterbitkan dan didistribusikan Dokumen yang mengalami perubahan atau revisi harus diperiksa dan disahkan ulang oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan dan distribusikan kembali Tanda keabsahan dokumen ditunjukkan oleh identitas dokumen dan tanda tangan dari kewenangan yang ditentukan. 4.4 Pengendalian Salinan Dokumen Salinan/copy dari dokumen yang dikendalikan ditandai dengan cap berwarna selain warna hitam di lembar pertama dari dokumen bersangkutan seperti berikut : Salinan Terkendali No. salinan : Penerbit : Tanggal : Salinan dokumen yang tidak bertanda cap berwarna tersebut dianggap sebagai dokumen yang tidak dikendalikan Dokumen yang lebih dari satu halaman dibuat dalam keadaan terjilid, tidak terdiri dari lembar-lembar lepas, sehingga tanda keabsahan, status revisi, dan tanda terkendali cukup dibubuhkan pada lembar terdepan saja Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada master nya, yang disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan. Penggandaan dokumen hanya dilakukan dari master Pengendali dokumen memutakhirkan (update) semua dokumen yang dikendalikan Penerima dokumen bertanggung jawab untuk pengendalian dokumen yang diterimanya, baik pengendalian dari penggandaan yang tidak sah ataupun MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 3 dari 7

5 validitas dokumen terkininya Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya, dan bukti tanda terima dokumen disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan 4.5 Revisi Dokumen Semua dokumen dapat mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan. Perubahan pada dokumen dinamakan revisi Dokumen dapat direvisi setelah dipelajari perlunya perubahan tersebut, terutama ditujukan untuk perbaikan. Dokumen direvisi dan disetujui ulang oleh kewenangan yang sama seperti dokumen sebelumnya Revisi pada dokumen harus dicatat, di bagian mana revisi itu dilakukan, dan bagaimana uraian perubahannya. Rincian ini sedapat mungkin disertakan pada dokumen bersangkutan. 4.6 Dokumen Kadaluarsa Dokumen lama, yang digantikan oleh dokumen yang direvisi, disingkiran dari tempat pemakaiannya oleh pemegang dokumen atau ditarik kembali oleh pengendali dokumen yang bersangkutan, untuk digantikan dengan yang baru Dokumen lama yang tidak berlaku (kadaluarsa) tidak boleh digunakan untuk acuan/ rujukan kerja Jika diperlukan, dan dengan pengecualian, dokumen yang lama mungkin tidak ditarik kembali, asalkan diberi tanda khusus sebagai berikut : DOKUMEN KADALUARSA JANGAN DIPAKAI 4.7 Dokumen Eksternal Dokumen dari luar perusahaan dicatat dalam Daftar Dokumen dan diberi stempel contoh sebagai berikut : MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 4 dari 7

6 D O K U M E N E X T E R N A L 13 MAR 2014 PT. MEGA PERSADA INDONESIA Bila terjadi perubahan (revisi) pada dokumen luar tersebut, maka pengendali dokumen mengganti dokumen lama yang telah didistribusikan Distribusi dokumen eksternal dikendalikan sesuai ketentuan yang berlaku pada dokumen tersebut dan pemakaiannya di perusahaan. 5. Ketentuan Khusus Tidak ada 6. Rekaman / Catatan Mutu 6.1. Daftar Dokumen Internal (MPI-DK-001) Rev Daftar Dokumen Eksternal (MPI-DK-002) Rev Distribusi Dokumen (MPI-DK-003) Rev Berita acara pemusnahan dokumen (MPI-DK-004) Rev Ceklist Dokumen Baru (MPI-DK-007) Rev Matriks Distribusi Dokumen ( MPI-DK-008) Rev Lampiran Flowchart Prosedur Pengendalian Dokumen 8. Dokumen Terkait Tidak Ada 9. Riwayat Perubahan Dokumen Lampiran A. MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 5 dari 7

7 Lampiran A. Riwayat Revisi Dokumen No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh Oct-10 2 Tambahan Referensi OHSAS 18001:2007 Klausul Perubahan Bentuk Cap Dokumen External 6.3 Penambahan Revisi 1 pada distribusi dokumen 02 3-Jan Add form Ceklist Dokumen Baru (MPI-DK-007) 03 4-April Penambahan isi Identitas Rekaman ( ) 6.6 Add Form Matriks Distribusi Dokumen (MPI-DK-008) March Kata approval diganti menjadi approval (01~) dihapus Kata diupdate diganti menjadi di-update Kata pula matriks dihapuskan Kata updating diganti menjadi updating MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 6 dari 7

8 No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh Kata kedaluarsa diganti menjadi kadaluarsa Pengeditan bentuk cap dokumen external yang disesuaikan dengan bentuk asli Spasi pada penulisan di perusahaan Kata Lampiran diganti menjadi Flowchart MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 7 dari 7