Daftar Periksa Audit SMM ISO 9001:2008. Memeriksa Ada struktur organisasi

Transkripsi

1 Daftar Periksa Audit SMM ISO 9001:2008 Nomor Substansi Persyaratan Yang Diperiksa Klausul 4.1. Persyaratan umum organisasi seperti : struktur organisasi, bisnis proses organisasi, urutan proses, criteria untuk setiap input, output dari setiap proses. Dokumen Yang Diperiksa/ Cara Memeriksa Ada struktur organisasi Ada detil bisnis proses Ada kriteria input dan output setiap proses Ada prosedur perbaikan berkesinambungan Contoh : criteria MABA, perencanaan proses PBM, spesifikasi lulusan (kompetensi). Prosedur evaluasi. Demikian juga untuk proses penelitian, pengabdian, layanan ilmiah, dsb. Ada manual mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu Persyaratan dokumentasi organisasi Ada rekaman yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 (lihat file Guide Pengendalian Rekaman), Rekaman selain itu yang organisasi Isi manual mutu Ada lingkup penerapan dan pengecualian berikut alasannya, 6 prosedur wajib yang disyaratkan atau yang setara dengan itu, urutan dan interaksi proses dalam MM Pengendalian dokumen Ada prosedur pengendalian dokumen dan kesesuaian penerapannya Pengendalian rekaman Ada prosedur pengendalian rekaman dan lihat file Guide Pengendalian Rekaman, pastikan semua rekaman yang tersedia Komitmen pimpinan puncak Apakah top manajemen dan jajaran pimpinan hadir dalam manajemen review, periksa agenda acara, topic yang dibahas, hasil dan rekomendasi tindak lanjut (lihat guide manajemen review) 5.2. Fokus pelanggan Ada criteria kelulusan sesuai dengan spesifikasi lulusan, ambil sampel 2-3 lulusan, cek evaluasi beberapa MK tingkat akhir Kebijakan mutu Periksa kesesuaian kebijakan mutu dengan tujuan organisasi (visi-misi),

2 sasaran yang ingin dicapai cukup jelas tersirat, ambil 2-3 sampel untuk mengetahui pemahaman anggota organisasi thd kebijakan mutu org. Periksa apakan kebijakan mutu tsb sudah pernah ditinjau ulang. (Forum untuk meninjau ulang adalah di manajemen review) Sasaran mutu Kesesuaiannya dengan tujuan organisasi, Sasaran mutu yang yang komprehensif harus muncul di MM. Sasaran mutu harus mewakili semua fungsi (bisnis proses organisasi) dan ditetapkan disetiap jenjang organisasi Perencanaan SMM Kesesuaian perencanaan SMM apakah sesuai dengan persyaratan SMM (4.1.). Intinya memeriksa sinkronisasi kebijakan mutu, sasaran mutu, rencana mutu dan implementasinya seperti slide no Tanggungjawab dan wewenang Kesesuaian tupoksi sesuai dengan struktur organisasi. Tupoksi dipahami oleh setiap anggota organisasi Wakil manajemen Laporan MR kepada pimpinan puncak tentang kinerja implementasi SMM,. Sosialisasi persyaratan pelanggan kepada anggota organisasi Komunikasi internal Pola komunikasi internal yang diterapkan di organisasi, apakah sudah efektif Tinjauan manajemen Periksa apakah top manajemen benar2 memanfaatkan forum rapat tinjauan manajemen sebagai sarana untuk memantau kinerja organisasi, lihat guide manajemen review. Lihat laporan tinjauan manajemen, pastikan semua butir yang diminta dalam klausul ini sudah terpenuhi. Lihat apakah rekomendasi atau tindak lanjut dalam laporan tinjauan manajemen sudah sesuai dengan masalah yang ada (temuan audit, keluhan pelanggan) Manajemen sumber daya Periksa perencanaan anggaran untuk realisasi produk dan implementasi SMM, periksa alokasi SDM untuk realiasi produk dan implementasi SMM.

3 SDM Periksa apakah unit kerja memiliki rencana pengembangan SDM, melakukan pemetaan kompetensi SDM, melakukan gap analisis, cek apakah kompetensi dalam serdos cocok dengan MK yang diajarkan. SDM meliputi semua unsure unit kerja : akademik, penunjang dan administrasi. Periksa apakah ada training plan. Evaluasi pasca pelatihan dan rekamannya Infrastruktur Inventarisasi kebutuhan infrastruktur untuk realisasi produk, yang meliputi semua kebutuhan sarana dan prasarana. Periksa prosedur pemeliharaan 6.4. Lingkungan Kondisi lingkungan yang dibutuhkan untuk realisasi produk Perencanaan realisasi produk Ada sasaran mutu dan persyaratan produk Ada detil tahapan proses dan dokumentasinya Ada kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan pengujian yang untuk memenuhi kriteria penerimaan produk. Ada rekaman yang Penentuan persyaratan terkait produk Ada persyaratan pelanggan (wajib, eksplisit, implicit, laten) Ada peraturan dan UU yang berlaku bagi produk/ jasa. Ada persyaratan lain yang dianggap perlu oleh organisasi Tinjauan persyaratan terkait produk Ada tinjau ulang persyaratan lihat bukti dokumentasinya Komunikasi dengan pelanggan Ada informasi produk/ layanan Ada umpan balik konsumen, komplain Desain dan pengembangan Untuk unit akademik : ada metode dan prosedur pengembangan kurikulum, silabus, RPKPS, bahan ajar, metode penyampaian, metode evaluasi. Ada review, verifikasi, validasi, yang sesuai untuk setiap tahapan. Ada tanggungjawab dan wewenang dalam desain dan pengembangan Masukan desain dan pengembangan Ada persyaratan fungsional dan persyaratan kinerja Ada persyaratan peraturan dan UU

4 yang berlaku Ada persyaratan lain yang penting bagi desain dan pengembangan Luaran desain dan pengembangan Output desain dan pengembangan harus sesuai dengan persyaratan input. Menjadi acuan dalam pembelian dan penyediaan layanan. Ada kriteria penerimaan produk Tinjauan desain dan pengembangan Ada evaluasi output desain dan pengembangan dalam memenuhi persyaratan produk Ada identifikasi masalah dan tindakan yang Ada rekaman yang Verifikasi desain dan pengembangan Ada tindakan untuk memastikan bahwa output desain dan pengembangan telah memenuhi persyaratan input desain dan pengembangan Validasi desain dan pengembangan Ada tindakan untuk memastikan produk yang dihasilkan sesuai dengan desain yang dikembangkan Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Ada prosedur perubahan terhadap disain dan pengembangandan harus direview, diverivikasi dan divalidasi untuk memastikan perubahan tidak akan menurunkan kinerja produk Proses pembelian Ada kriteria seleksi, evaluasi dan reevaluasi pemasok Informasi pembelian Ada informasi spesifikasi produk yang akan dibeli Verifikasi produk yang dibeli Ada kegiatan pemeriksaan untuk memastikan produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan/ spesifikasi pembelian Pengendalian penyediaan layanan Ada informasi karakteristik layanan Ada instruksi kerja yang Ada penggunaan peralatan yang Ada peralatan pemantauan

5 Ada implementasi pemantauan Ada implementasi penyampaian produk Validasi prosespenyediaan layanan Ada tindakan/ prosedur untuk memastikan kemampuan proses dalam mencapai hasil yang direncanakan Identifikasi dan mampu telusur Ada metode untuk identifikasi setiap layanan dan produk yang dihasilkan Properti pelanggan Ada prosedur/ ketentuan untuk menangani property pelanggan Preservasi produk Ada prosedur/ ketentuan untuk menangani preservasi produk, missal prosedur penyimpanan soal ujian Pengendalian pemantauan dan peralatan pengukuran Ada prosedur/ ketentuan untuk melakukan pemantauan. Ada validasi alat ukur, missal soal ujian Mampu telusur alat ukur ke standar nasional/ internasional, benchmark standar evaluasi ke konsorsium bidang ilmu nasional/ internasional Pengukuran, analisis, perbaikan Ada prosedur/ ketentuan pemantauan Hasil pemantauan dianalisis Digunakan untuk perbaikan proses Kepuasan pelanggan Ada prosedur pengukuran kepuasan pelanggan (Misal audit layanan prima) Audit internal Ada prosedur audit internal dan terjadwal Ada rekaman tindak lanjut hasil audit Pemantauan dan pengukuran proses Ada ketentuan pemantauan prosedur tindakan pencegahan dan koreksi Pemantauan dan pengukuran produk Ada prosedur/ ketentuan pemantauan dan pengukuran produk. Rekaman kesesuaian produk dengan persyaratan 8.3. Pengendalian produk tidak sesuai Ada prosedur pengendalian produk tidak sesuai Kriteria produk tidak sesuai, tindakan pencegahan, tindakan koreksi didefinisikan dengan jelas. Ada rekaman dan tindakan yang 8.4. Analisis data Ada analisis data tentang kepuasan pelangan, kesesuaian persyaratan produk, kecenderungan proses dan peluang untuk tindakan pencegahan serta evaluasi pemasok Perbaikan berkelanjutan Ada sinkronisasi antara kebijakan mutu, sasaran mutu.

6 Hasil audit, tindakan pencegahan dan tindakan koreksi serta analisis data dibahas dalam manjemen review dan digunakan untuk perbaikan Tindakan koreksi Ada prosedur tindakan koreksi. Ada review ketidak sesuaian produk, identifikasi penyebab, evaluasi tindakan yang diambil. Ada rekaman dan tindakan yang Tindakan pencegahan Ada prosedur tindakan pencegahan Ada daftar potensi ketidaksesuaian dan penyebannya, evaluasi tindakan yang diambil. Ada rekaman dan tindakan yang