PROSEDUR MUTU P E M A S A R A N

Transkripsi

1

2 SCU/PM. 1. TUJUAN Untuk memastikan bahwa 1. Persyaratan produk dari Pelanggan dan persetujuan untuk pemenuhannya sudah cukup terdokumentasi. 2. Semua persyaratan dari Pelanggan sudah ditinjau sesuai dengan kapasitas jasa PT. Sigma Cipta Utama. 3. Perubahan persyaratan dari Pelanggan ditinjau dan ditindaklanjuti oleh pihak-pihak yang terkait 2. RUANG LINGKUP Berlaku untuk Section Business Service Area pada PT. Sigma Cipta Utama yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO dan dijalankan oleh seluruh organisasi. DEFINISI 1. Tender adalah tawaran yang dibuat oleh pelanggan sebagai tanggapan terhadap permintaan untuk meraih penunjukkan kontrak menyediakan jasa 2. Prakualifikasi adalah proses seleksi pendahuluan terhadap Rekanan/Vendor. 3. Aanwijzing adalah Penjelasan, klarifikasi dokumen lelang baik teknis maupun non teknis. 4. Kontrak adalah persyaratan yang disetujui antara PT. Sigma Cipta Utama dengan pelanggan dalam bentuk Service Order, Letter of Intend, SPK, SPB. 4. REFERENSI & DOKUMEN TERKAIT 4.1. REFERENSI - ISO Klausul Manual Mutu PT. Sigma Cipta Utama 4.2. DOKUMEN TERKAIT Instruksi Kerja List Prospek dan Status Instruksi Kerja Analisa tender 5 RINCIAN 5.1. FOKUS PELANGGAN Edisi 1 Halaman 1 dari 5

3 SCU/PM Sales Manager melaporkan Setiap kontak dengan pelanggan / calon pelanggan kepada Manager dan ditembuskan ke Department Head, termasuk informasi tentang calon pelanggan/ pelanggan, pertanyaan-pertanyaan, informasi penting, dan tindaklanjutnya dicatat dalam formulir Customer Monitoring (F01/PM.). Satu lembar Customer Monitoring digunakan untuk masing-masing calon Pelanggan Perkembangannya dicatat dalam Formulir List Prospek dan Status (FM-02/IK.01), sesuai Instruksi Kerja List Prospek dan Status Minimum sebulan sekali, Department Head Warehouse & Information, Communication Technology Services / Section Head Business Service Area mengadakan pertemuan dengan Sales Manager (Disiapkan Undangan Rapat, Daftar Hadir dan Minute of Meeting) untuk mengevaluasi setiap prospek proyek berdasarkan Laporan Customer Monitoring dan List Prospek dan Status yang ada dan kemungkinan tindak lanjut yang diperlukan. Statusnya dicatat dalam List Prospek dan Status TENDER DAN KONTRAK Proses tender sampai dengan kontrak dimulai dari Pengumuman/Undangan Lelang yang akan diikuti. Proses dilanjutkan dengan Pendaftaran, Prakualifikasi, Aanwizjing, Pemasukan Dokumen Tender dan selanjutnya Pengumuman pemenang Tender Sales Manager / Section Head Business Service Area / Department Head mendapatkan prospek tender dari media masa atau undangan dari calon Pelanggan maupun dari sumber informasi lainnya Setelah Pengumuman/Undangan tender diterima oleh Section Business Service Area, dan disetujui oleh Direktur/ Department Head Warehouse & Information, Communication Technology Services, maka dibuatkan Surat Kuasa untuk mendaftaran tender Setelah Pengambilan Dokumen Tender oleh Section Business Service Area maka dilkukan pembahasan Teknis dan Biaya Oleh Section Business Service Area, Department Warehouse & Information, Communication Technology Services, Section Legal & QHSSE, Section Finance & Administration dicatat dalam Minute of Meeting, untuk mengikuti Aanwijzing dibuatkan Surat Kuasa Aanwijzing Setelah aanwizjing, dilakukan pembahasan teknis dan Biaya untuk pembuatan proposal yang melibatkan Section Business Service Area, Department Warehouse & Information, Communication Technology Services, Section Legal & QHSSE, Section Finance & Administration sampai pada pemasukan Dokumen Tender, bertujuan untuk mengklarifikasikan semua Edisi 1 Halaman 2 dari 5

4 SCU/PM. persyaratan yang diajukan dalam Dokumen Tender dan Berita Acara Aanwijzing, kemampuan PT Sigma Cipta Utama dalam memenuhi persyaratan tersebut, dan segala hal mengenai penawaran yang diajukan, termasuk peninjauan terhadap peralatan dan pengadaan fasilitas teknis dan harga Berdasarkan hasil pembahasan lanjut tersebut, Section Business Service Area menyusun dokumen Penawaran Tender, beserta draft Feasibility Study/Projected Profit dan Loss Statement. Sebelum dokumen Penawaran Tender diserahkan kepada Panitia Tender, dan terlebih dahulu disirkulasi ke Bidang terkait Bila dinyatakan sebagai pemenang tender, maka Section Business Service Area wajib mensirkulasikan draft Kontrak kepada semua bagian terkait untuk ditinjau. Draft Kontrak terlebih dahulu harus disetujui oleh Department Head Warehouse & Information, Communication Technology Services /Direktur sebelum dijadikan dokumen SPK/SO/Kontrak resmi Dokumen Tender, draft Kontrak dan Dokumen Kontrak yang sudah disetujui dan ditandatangani, dikendalikan oleh Section Legal & QHSSE Section Legal & QHSSE mendistribusikan salinan dokumen Kontrak secara lengkap atau hanya pada bagian-bagian yang diperlukan saja kepada Bidang terkait Bila dinyatakan Kalah maka dilakukukan Analisa kekalahaan dan dicatat didalam form Analisa ADDENDUM KONTRAK Bila ada pelanggan menginginkan perubahan terhadap kontrak yang sedang berjalan, Section Business Service Area wajib mencatat permintaan perubahan tersebut dalam Customer Monitoring Permintaan perubahan / addendum baik dari Pelanggan maupun dari PT. Sigma Cipta Utama sendiri wajib ditinjau terlebih dahulu oleh Department Warehouse & Information, Communication Technology Services, Section Legal & QHSSE, Section Finance & Administration Semua perubahan terhadap kontrak harus disetujui dan disahkan terlebih dahulu oleh Direktur sebelum diterbitkan. 6 LAMPIRAN A. Formulir Customer Monitoring (F01/PM.). Edisi 1 Halaman 3 dari 5

5 SCU/PM. B. Formulir List Prospek dan Status (F02/PM.) Edisi 1 Halaman 4 dari 5

6 SCU/PM. Aliran Froses Marketing Keuangan Marketing Legal Direktur Informasi Proyek dari Customer Prakualifikasi No Decline Ya Pengambilan Dokumen Tender Analisis Kemampuan Teknis & Biaya Analisis Peluang & Kesempatan Analisis Aspek Adm. & Legal Aanwijzing/Pre Bid/Rapat Penjelasan Keputusan Direktur Decline & Filing Tidak Ikut Tender Analisa aspek Keuangan Penyusunan Dokumen Penawaran (Tender) Ikut Tender Dukungan Adm. & Legal Pelaksanaan Tender Kalah/ Menang Kalah Tender Evaluasi Menang Tender Dukungan Keuangan (Performance Bond, Investasi Bank, dll) Kontrak/SO/SPK/PO Pelaksanaan Pekerjaan Operasi File Edisi 1 Halaman 5 dari 5

7 PT. SIGMA CIPTA UTAMA CUSTOMER MONITORING Formulir F01/PM./R0 CLIENT PROYEK.... PIC NO MATERI PEMBICARAAN TANGGAL TELEPON / KUNJUNGAN NAMA YANG DIHUBUNGI HASIL PEMBICARAAN RENCANA TINDAK LANJUT REALISASI TANGGAL BSD Tangerang Selatan Pre Bid Meeting Manager Bidang / Unit 2. Tender 3. Letter of Intend 4. Kontrak 5. Lain-lain (..)

8 PT. SIGMA CIPTA UTAMA Formulir F02/PM./R0 List Prospek dan Status PROGRES REALISASI NO NAMA PEKERJAAN LOKASI PEKERJAAN PIC-1 PIC-2 PROGRESS Blm Daftar PK Aanw Bid Eval Hasil TL ESTIMASI NILAI PROBABILITY Dibuat Oleh, General Manager