DOKUMENTASI ITU MUDAH?

Transkripsi

1 DOKUMENTASI ITU MUDAH? Terobosan Jitu Memiliki Sistem Dokumen Mutu Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 10 Desember 2015

2 Latar Belakang

3 Tujuan Pelatihan Memahami Manfaat Dokumentasi Memahami Struktur Dokumentasi Mampu Membuat Dokumentasi Mengerti Karakteristik Dokumentasi yang baik Memahami Konsep Pengendalian Dokumen dan Rekaman Mengerti Tugas & Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

4 Manfaat Dokumentasi Petunjuk pelaksanaan suatu aktivitas secara konsisten Pemahaman organisasi secara keseluruhan Tugas dan tanggung jawab yang jelas Alat untuk pelatihan karyawan baru Dasar dalam mengaudit Pondasi untuk perbaikan berkesinambungan

5 Struktur Dokumentasi Klausul Klausul Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Pedoman Mutu Prosedur Mutu Dokumen Support (IK, Standard, dll) Rekaman (Arsip, Data, dll)

6 Level 1 : Pedoman Mutu Jawaban terhadap persyaratan ISO 9001:2008 (termasuk ruang lingkup dan pengecualian, company profile, kebijakan Mutu, dll) Lampiran I : Proses Bisnis Lampiran II : Struktur Organisasi Lampiran III : Tabel Sasaran Mutu Lampiran IV : Matrik Prosedur vs Klausul ISO 9001:2008

7 Contoh : Jawaban Klausul Kebijakan Mutu Kami manajemen dan seluruh karyawan PT. XYZ selalu berusaha untuk mengutamanakan kepuasan pelanggan dengan terus melakukan perbaikan mutu yang berkesinambungan melalui : Peningkatan kualitas Peningkatan penjualan Peningkatan efisiensi produksi Kebijakan mutu ini selalu dipastikan dapat dipahami oleh seluruh karyawan dan senantiasa ditinjau ulang secara periodik untuk memastikan kesesuaiannya

8 Proses Bisnis Definisi : Suatu diagram yang memperlihatkan semua proses dan hubungan timbal baliknya, untuk menggambarkan secara utuh bagaimana suatu perusahaan menjalankan kegiatan bisnisnya

9 Proses Bisnis Manfaat : Semua proses dapat teridentifikasi Hubungan interaksi proses dapat teridentifikasi Memudahkan pemahaman hubungan persyaratan standar dengan proses yang ada dalam perusahaan

10 Bagimana Cara Membuat Proses Bisnis Harus tahu terlebih dahulu definisi aktivitas vs proses

11 AKTIVITAS : Satu Kegiatan yang dilakukan oleh satu orang

12 Aduk Panggang Sajikan PROSES : Rangkaian aktivitas yang terintegrasi untuk menghasilkan suatu output

13 JENIS PROSES Core Process : Proses inti yang memberikan nilai tambah kepada pelanggan atau tujuan perusahaan Supporting Process : Proses yang mendukung berjalannya proses inti Improvement Process : Proses yang dilakukan untuk melakukan perbaikan berkesinambungan

14 Proses Bisnis Pembentukan Proses Bisnis Identifikasi semua proses yang ada dalam perusahaan Tetapkan ruang lingkup proses ( mulai dan akhir ) Tentukan persyaratan standar yang berhubungan dengan proses tersebut Tentukan input dan dari proses mana input tersebut berasal Tentukan output dan ke proses mana output tersebut diberikan

15 Contoh :

16 LATIHAN 1 Sebuah Restoran yang menyajikan menu khusus NASI GORENG mengembangkan suatu Sistem Manajemen Mutu didalam organisasinya. Sebagai langkah awal pemilik restoran menunjuk tim khusus untuk melakukan Mapping Proses Bisnis. Restoran tersebut memiliki 6 Departemen, yaitu : Dapur Logistik Pelayanan Marketing HRD Keuangan 1. Identifikasi proses yang ada di setiap departemen 2. Gambarkan Core Process dan Supporting Process

17 Level 2 : Prosedur Mutu Tujuan : Mengapa dan Untuk Apa Ruang Lingkup : Batasan Penerapan Isi, meliputi : - Urutan proses - Dokumen yang digunakan - Formulir yang digunakan - Penanggung Jawab / pelaksana Format - Narasi - Diagram Alir / Flowchart - Semi Flowchart, dll.

18 Prosedur Mutu Pembentukan Prosedur Identifikasi personil utama yang terlibat dalam proses Menyusun peta proses yang ada berdasarkan informasi yang dikumpulkan Konfirmasi peta proses yang ada dengan personil utama Evaluasi efisiensi dan keefektivan proses

19 Contoh :

20 LATIHAN 2 Sebuah Restoran yang menyajikan menu khusus NASI GORENG mengembangkan suatu Sistem Manajemen Mutu didalam organisasinya. Sebagai langkah awal pemilik restoran menunjuk tim khusus untuk melakukan Mapping Proses Bisnis. Restoran tersebut memiliki 6 Departemen, yaitu : Dapur Logistik Pelayanan Marketing HRD Keuangan 1. Tentukan salah satu proses dari Proses Bisnis yang sudah dibentuk 2. Buat proses tersebut menjadi Flowchart Procedure

21 Level 3 : Dokumen Support Instruksi Kerja / Standar Proses Penjelasan terperinci dari suatu aktivitas proses yang ada dalam prosedur (umumnya dilakukan oleh satu jabatan / fungsi) Format - Narasi - Gambar / Foto / Video - Checklist, dll.

22 Prosedur vs Instruksi Kerja Prosedur Memberikan gambaran umum suatu proses Umumnya membutuhkan support dokumen dalam aplikasinya Digunakan oleh banyak personil dari berbagai bagian / posisi Masih ada interaksi dengan bagian lain Instruksi Kerja Terperinci menjelaskan tugas / proses yang harus dilakukan Status dokumen dapat berdiri sendiri Umumnya bahasa yang digunakan lebih teknis dan aplikatif Digunakan oleh satu posisi di bagian tertentu

23 LATIHAN 3 Sebuah Restoran yang menyajikan menu khusus NASI GORENG mengembangkan suatu Sistem Manajemen Mutu didalam organisasinya. Sebagai langkah awal pemilik restoran menunjuk tim khusus untuk melakukan Mapping Proses Bisnis. Restoran tersebut memiliki 6 Departemen, yaitu : Dapur Logistik Pelayanan Marketing HRD Keuangan 1. Tentukan aktivitas dari prosedur yang telah dibuat yang perlu dibuat Instruksi Kerja 2. Buat Instruksi Kerja

24 Level 4 : Rekaman Bukti penerapan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan persyaratan standar Alat komunikasi antar bagian Sederhana (informasi yang ada berguna) Lengkap Mudah dimengerti Soft Data atau Hard data

25 Detail dan kompleksitas dari dokumen tergantung pada kualifikasi personil serta tingkat pentingnya suatu aktivitas (ketidakberadaan dokumentasi dapat mempengaruhi mutu)

26 Karakteristik Dokumentasi yang baik Hindari Pesan yang tidak Gunakan Bahasa yang nyata jelas / Abstrak Contoh : Suhu jangan terlampau Contoh : Suhu tidak boleh melampaui 40 derajat celcius. panas. Hindari Kata-kata indah tapi tidah menambah arti Contoh : Semua permohonan Gunakan Kata-kata pendek dan langsung kepada yang dituju pembelian akan dilakukan melalui suatu Contoh : Semua permohonan media berupa formulir yang telah pembelian harus dibuat melalui form ditandatangani dan disetujui. permintaan pembelian yang ditandatangani kepala dept..

27 Karakteristik Dokumentasi yang baik Tidak terjadi tumpang tindih Tidak terjadi kekurangan (gap) Konsistensi penggunaan istilah dan judul dokumen Penanggung jawab masing-masing aktivitas jelas Rekaman mutu yang digunakan dan aktivitas pembuatannya sudah dimasukkan dalam dokumentasi Distribusi rekaman mutu jelas

28 Dokumen vs Rekaman

29 Dokumen vs Rekaman

30 Konsep Pengendalian Dokumen Tetapkan prosedur pengendalian dokumen untuk menentukan : - Metode kreasi dan identifikasi - Metode revisi - Metode distribusi - Metode akses - Kontrol dokumen eksternal Pengontrolan melalui Daftar Induk Dokumen Pemastian distribusi salinan dokumen Perlindungan terhadap dokumen berlaku dan kadaluarsa

31 Aspek Pengendalian Dokumen Pengendali dokumen (Document Controller) Persetujuan dokumen Daftar induk dokumen Tanda kontrol (Cap) Controlled Document Do not Copy, Uncontrolled Document, Obsolete Document Penerima dokumen Daftar distribusi Berita acara penarikan dan pemusnahan Back-up, password untuk Soft Copy Document

32 Contoh : Daftar Induk Dokumen Judul : Proses Produksi No Dokumen : SOP-PROD-01 Daftar Distribusi

33 Konsep Pengendalian Rekaman Tetapkan prosedur pengendalian rekaman untuk menentukan : - Metode identifikasi - Metode penyimpanan - Metode perlindungan - Masa simpan Pengontrolan melalui Daftar Induk Rekaman Kemudahan pengambilan dan penggunaan Pemusnahan terhadap rekaman yang telah melewati masa simpan

34 Pengendali Dokumen Tugas dan Tanggung Jawab Mengkoordinasi pelaksanaan pembuatan dan perubahan dokumen sistem manajemen mutu Melakukan dokumentasi semua dokumen yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu Membantu tugas MR dalam menjalankan tugas-tugasnya

35 Pengendali Dokumen Wewenang Melakukan penarikan dokumen sistem manajemen mutu yang sudah kadaluarsa Mengatur dan menyimpan dokumen sistem manajemen mutu

36 Bibliography ISO 9001:2008. Quality management system- Requirements. Documentation Training for ISO Implementation Premysis Consulting, December 2008 Djatmiko.B.H.M., Simulasi Bisnis Manajemen MUTU ISO 9001, STEMBI Bandung Business School, Maret 2011 Reference websites:

37