PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Transkripsi

1 ND /SOP/SMM.21/04/03.17 BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan Telp Ext Fax Laman http// http//wxmod.bppt.go.id

2 i HALAMAN PERSETUJUAN 1 dari 1 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN ND /SOP/SMM.21/WM/03.17 STATUS DOKUMEN TERKENDALI Dibuat oleh Disetujui oleh Disahkan oleh Nama Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto Jabatan Tim Mutu UPTHB Wakil Manajemen Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Tanggal 24/02/ /03/ /03/2017 Tanda Tangan

3 ii HALAMAN PERUBAHAN 1 dari 1 10 Maret 2016 Perubahan Mencabut Memasukkan No. Tanggal Bagian Hal Bagian Hal Alasan Singkat Disetujui (Wakil Manajemen)

4 iii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN 1 dari 1 Klasifikasi Asli (soft copy) Asli (hard copy) Salinan No. 1 (hard copy) Salinan No. 2 (hard copy) Salinan No. 3 (hard copy) Salinan No. 4 (hard copy) Pemegang Pengendali Wakil Manajemen Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Kepala Bagian Umum Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca Kepala Bidang Pelayanan Teknologi

5 iv DAFTAR ISI 1 dari 1 Bagian HALAMAN PERSETUJUAN. i HALAMAN PERUBAHAN... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN. iii DAFTAR ISI iv TUJUAN RUANG LINGKUP DEFINISI... 3 REFERENSI TANGGUNG JAWAB URAIAN PROSES DAN KINERJA LAMPIRAN

6 1 TUJUAN 1 dari 1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengendalian semua dokumen pada kegiatan penyusunan dan pengembangan dokumen, pengesahan, pendistribusian, pemanfaatan, kaji ulang dokumen, suaka dokumen, dan pemusnahan dokumen dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam SNI ISO

7 2 RUANG LINGKUP 1 dari 9 Prosedur ini mencakup semua dokumen pada kegiatan penyusunan dan pengembangan dokumen, pengesahan, pendistribusian, pemanfaatan, kaji ulang dokumen, suaka dokumen, dan pemusnahan dokumen untuk menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca dalam melaksanakan layanan TMC kepada Instansi Pemerintah, Swasta dan BUMN. Dalam implementasi prosedur pengendalian dokumen ini perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut Penyusunan, Pengesahan, Status Panduan Mutu dan Prosedur disusun oleh Tim Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca yang diketuai oleh Wakil Manajemen. Tim Mutu dibentuk dan disahkan oleh Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Penyusunan dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan teknis dilakukan oleh Kepala Bidang terkait. yang berkaitan dengan Daftar, Surat, Memo serta dokumen keperluan administrasi lainnya disiapkan oleh Kepala Bagian Umum. Penyusunan dokumen mengacu pada format standar penyusunan dokumen yang ditetapkan dalam prosedur ini. Adapun format standar penyusunan dokumen mencakup beberapa hal sebagai berikut A. Kodifikasi Kodifikasi terhadap dokumen dilakukan untuk memudahkan dalam pelaksanaan pengendalian dokumen pada Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Kodifikasi yang ditetapkan untuk penataan dokumen di lingkungan Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. terdiri dari 23 digit, yakni /XXX/YYY.aa.bb/kode bidang/c.dd.ee-ff.adapun keterangan dari kodifikasi tersebut adalah numerik dalam 7 digit, merupakan kode untuk unit kerja Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca BPPT sesuai dengan yang telah ditetapkan MenPAN&RB.

8 2 RUANG LINGKUP 2 dari 9 10 Maret 2016 XXX alphabet 3 digit, merupakan singkatan dari jenis dokumen dalam alphabet huruf kapital. Untuk dokumen level I berkode PJM, untuk dokumen level II berkode SOP, untuk dokumen level III berkode PIK, untuk dokumen level IV berkode FRM; YYY alphabet 3 digit, merupakan kode judul nama tata laksana dalam alphabet huruf kapital. Untuk Operasional Layanan berkode OPR, untuk Pendukung Layanan berkode DUK, untuk Sistem Manajemen Mutu berkode SMM; aa numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut dokumen prosedur. bb numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut Intruksi Kerja atau Form; Kode Bidang menunjukkan ruang lingkup Bidang dimana dokumen ini berlaku. 01 Bagian Umum 02 Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca 03 Bidang Pelayanan Teknologi 04 Wakil Manajemen c numerik dalam 1 digit, merupakan nomor yang menunjukkan revisi dokumen yang bersangkutan; dd numerik dalam 2 digit, merupakan nomor yang menunjukkan edisi dokumen yang bersangkutan; ee numerik dalam 2 digit, merupakan identifikasi untuk tahun pembuatan dokumen terkait.

9 ff numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut kegiatan dalam satu tahun pembuatan dokumen terkait. 2 RUANG LINGKUP 3 dari 9 Contoh Kodifikasi /SOP/OPR.02/01/ (Prosedur Kerja Penyusunan RAB, Penerbitan SPMK,dan Kontrak) berarti tersebut merupakan dokumen level II (SOP); ini merupakan dokumen pada tata laksana Operasional Layanan TMC (OPR) dengan nomor prosedur 2; Ruang lingkup dokumen ini adalah untuk mengatur kegiatan di Bagian Umum (01); ini merupakan revisi 2; ini merupakan edisi 01; dibuat pada tahun merupakan urutan kegiatan nomor 01 pada tahun Dalam form tertentu seperti notulensi dan daftar hadir rapat, maka kodifikasi dokumen /Kegiatan/Kode Bidang/aa.bb-cc Adapun keterangan kodifikasi diatas adalah sebagai berikut numerik dalam 7 digit, merupakan kode untuk unit kerja Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca BPPT sesuai dengan yang telah ditetapkan MenPAN&RB. Kegiatan merupakan jenis kegiatan seperti rapat bidang menyangkut notulen dan daftar hadir Kode Bidang menunjukkan ruang lingkup Bidang dimana dokumen ini berlaku. 01 Bagian Umum 02 Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca 03 Bidang Pelayanan Teknologi 04 Wakil Manajemen

10 aa numerik dalam 2 digit, merupakan bulan pelaksanaan kegiatan. bb numerik dalam 2 digit, merupakan tahun pelaksanaan kegiatan; cc numerik dalam 2 digit, merupakan nomor urut kegiatan dalam berdasarkan bulan dan tahun pelaksanaan kegiatan. Contoh /Rapat/02/ Keterangan Jenis kegiatan merupakan rapat Bidang yang menyelenggarakan kegiatan Raptek Kegiatan dilaksanakan pada Bulan Januari tahun 2015 Nomor urut kegiatan tersebut adalah 01 pada bulan Januari tahun B. Logo Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Logo yang digunakan dalam penyusunan dokumen adalah sebagai berikut C. Diagram Alur (Flowchart) Standar Diagram alur merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban ya atau tidak yang akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbul yang umum digunakan dalam menggambarkan kegiatankegiatan dalam sebuah proses. Contoh simbul-simbul yang digunakan dalam diagram alur pada penyusunan dokumen adalah sebagai berikut

11 2 RUANG LINGKUP 4 dari 9 Format standar diagram alur dibatasi pada penggunaan beberapa simbul saja, yakni simbul untuk proses, pengambilan keputusan, serta terminator. Penulisan simbul-simbul pada diagram alur layanan utama unit kerja diatur dengan menggunakan format sebagai berikut

12 2 RUANG LINGKUP 5 dari 9 FORMAT DIAGRAM ALUR LAYANAN TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA TATALAKSANA PENDUKUNG MANAJEMEN MUTU BALAI BESAR TEKNOLOGI MODISFIKASI PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN AUDIT INTERNA L TINDAKAN PERBAIKAN TINDAKAN KAJI ULANG MANAJEMEN PENGENDALIAN MUTU PRODUK PENGGUNA/ MITRA STRATEJK TATALAKSANA PENDUKUNG REALISASI PRODUK LAYANAN DUKUNGAN SUMBERDAYA ADMINISTRASI DAN TEKNIS LAYANAN PERSURATAN LAYANAN PROGRAM PELATIHAN PEGAWAI LAYANAN PENGELOLAAN PERALATAN KANTOR

13 2 RUANG LINGKUP 6 dari 9 Seluruh dokumen diperiksa oleh Kepala Bidang/Kepala Bagian terkait dan disahkan oleh Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca.. Untuk dokumen prosedur wajib diperiksa oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Seluruh dokumen internal yang berada di bawah kendali Sistem Manajemen Mutu UPT Hujan Buatan diberi stempel cap TERKENDALI, sedang untuk seluruh salinan dokumen internal tersebut yang secara resmi dan sah untuk digunakan atau diberlakukan diberi stempel cap COPY TERKENDALI. Semua dokumen (internal dan eksternal) yang tidak bertanda cap tersebut di atas merupakan dokumen tidak terkendali pada sistem manajemen mutu UPT Hujan Buatan. yang berstatus rahasia diberi tanda dan/atau cap RAHASIA pada tiap halaman yang distribusinya bersifat sangat terbatas sesuai dengan peruntukannya. yang bersifat rahasia tidak dapat didistribusikan baik secara elektronik atau non elektronik kepada pihak lain tanpa sepengetahuan dan ijin dari Kepala Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Distribusi dokumen yang bersifat rahasia dikendalikan oleh Wakil Manajemen. Seluruh dokumen terkendali yang disimpan dalam bentuk softcopy bilamana dicetak oleh pihak lain diluar Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca maka dokumen tersebut menjadi dokumen tidak terkendali. Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk pengendalian dokumen terkendali dalam bentuk soft copy sehingga dapat dipastikan ketertelusuran dokumen dan status kemutakhirannya.

14 2 RUANG LINGKUP 7 dari 9 Pendaftaran dan Pendistribusian Semua dokumen dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang telah disahkan merupakan dokumen asli yang didaftarkan dalam daftar induk dokumen oleh Wakil Manajemen. Salinan dokumen didistribusikan oleh pengendali dokumen sesuai dengan daftar distribusi dokumen dengan membuat rekaman berita acara serah terima dokumen. Semua dokumen yang memiliki catatan atau cap RAHASIA dan/atau COPY TERKENDALI, maka setiap pendistribusiannya harus dipastikan terjaga kerahasiaannya dengan hanya personil terkait yang boleh menerima, menggunakan dan menyimpan dokumen tersebut. Kepala Bagian Umum harus memastikan bahwa yang menjadi hak pengguna yang akan disampaikan secara elektronik (fax atau surel) maupun menggunakan jasa pengiriman dapat diterima pengguna dengan baik dan benar. Sebelum pengiriman dilakukan bagian Umum melakukan konfirmasi ke pengguna untuk mencatat dan memastikan kebenaran nama dan alamat pengguna, jenis dan jumlah dokumen, waktu (tanggal/jam) pengiriman, serta kontak person pihak pengirim. Setelah semua jelas dan disepakati pengguna, maka Bagian Umum menyampaikan dokumen tersebut sesuai kesepakatan dengan menyertakan catatan atau surat tanda terima. Setelah dokumen disampaikan ke pengguna, maka Bagian Umum melakukan konfirmasi ke pengguna untuk memastikan bahwa dokumen diterima dalam kondisi baik dan sesuai, serta meminta pengguna untuk mengirim balik catatan atau surat tanda terima, sebagai bukti bahwa dokumen telah diterima.

15 2 RUANG LINGKUP 8 dari 9 Perubahan Setiap perubahan dokumen harus ditandai secara jelas, diberi tanggal dan dalam kejadian khusus diperiksa dan disahkan oleh Kepala Bidang/Bagian terkait serta disetujui oleh Wakil Manajemen sebelum digunakan secara resmi dalam pelaksanaan layanan TMC. Apabila dokumen yang ada telah diubah, kata-kata yang lama atau kata baru diidentifikasi dalam dokumen itu, pada halaman perubahan; atau tambahan untuk dokumen; atau dalam catatan yang dikirim ke pengguna. Apabila dibutuhkan perubahan dokumen secepatnya, Kepala Bidang/Bagian terkait diijinkan untuk melakukan perubahan dokumen dengan tulisan tangan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan informasi pada pengguna yang berkepentingan. Penyimpanan Penyimpanan setiap dokumen menjadi tanggung jawab masing-masing bidang yang terkait dokumen tersebut. Keamanan dan Kerahasiaan Setiap dokumen atau back up-nya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang memiliki identitas atau tanda khusus seperti catatan atau cap RAHASIA, TERKENDALI atau COPY TERKENDALI maka dokumen tersebut bersifat Rahasia dan Terkendali, artinya mulai dari penyusunan, pengesahan, pendistribusian, pemanfaatan, pengarsipan, serta pemusnahannya harus di bawah kendali Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca serta ditangani oleh personil yang diberi kewenangan serta tanggung jawab terhadapnya. atau back up-nya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan dijamin kerahasiaannya oleh personel sesuai dengan kewenangannya. Setiap dokumen mutu atau back up-nya dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut.

16 2 RUANG LINGKUP 9 dari 9 Penyimpanan Dalam Bentuk Elektonik atau back up-nya dalam bentuk elektronik diberi password yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan dokumen atau back up-nya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya. Setiap dokumen teknis atau back upnya baik dalam bentuk elektronik atau cetakan yang bersifat rahasia dan terkendali dijaga kerahasiaannya hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengakses dokumen tersebut. teknis atau back up-nya dalam bentuk elektronik diberi password yang hanya diketahui oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya, sedangkan dokumen teknis atau back up-nya dalam bentuk cetakan disimpan di tempat yang aman dan mudah dijangkau serta hanya dapat diakses oleh Wakil Manajemen atau personil yang diberi kewenangan untuk mengaksesnya. Jenis dan Statusnya dan klasifikasi kerahasiaannya yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai berikut Jenis Panduan Mutu Prosedur Instruksi Kerja Formulir Mutu Formulir Teknis Layanan TMC Formulir Administrasi Eksternal Status Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Terkendali Tidak terkendali

17 3 DEFINISI 1 dari 2 adalah peraturan, Panduan Mutu, prosedur, instruksi kerja, catatan, rencana, memo, surat, spesifikasi, sertifikat kegiatan, referensi, standar, log book, dll yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca. Media adalah media yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca untuk membuat dan menyimpan dokumen, baik berupa cetakan atau elektronik, dalam bentuk digital, analog, fotografik atau tertulis. Pengendalian adalah kegiatan pengendalian terhadap semua dokumen pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca sehingga dokumen yang digunakan pada pelaksanaan kegiatan adalah dokumen yang mutakhir. Jenis adalah semua bentuk dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan Jenis dokumen yang digunakan tersebut mencakup. Level Jenis Topik Utama Level I Panduan Mutu 1. Pengesahan 2. Perubahan 3. Distribusi 4. Daftar Isi 5. Tujuan 6. Ruang Lingkup 7. Referensi 8. Definisi 9. Struktur Organisasi 10. Sistem Manajemen Mutu BB-TMC 11. Tanggungjawab Manajemen 12. Manajemen SDM 13. Realisasi Produk 14. Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan 15. Lampiran

18 3 DEFINISI 2 dari 2 Level Jenis Topik Utama Level II Prosedur 1. Pengesahan 2. Perubahan 3. Distribusi 4. Daftar Isi 5. Tujuan 6. Ruang Lingkup 7. Definisi 8. Referensi 9. Tangggungjawab 10. Uraian Proses dan Kinerja 11. Lampiran Level III Instruksi Kerja 1. Alat 2. Perlengkapan penunjang alat (jika ada) 3. Tujuan 4. Uraian 5. Referensi Level IV Formulir Bebas (sesuai keperluan) Level V Pendukung Bebas (sesuai keperluan) Level V Daftar Induk Daftar semua dokumen Sistem Manajemen Mutu Level V Diskripsi kerja Diskripsi kerja dari struktural BB-TMC mulai dari Kepala BB-TMC hingga staf sesuai dengan Tupoksi organisasi Level V Rencana Pelatihan Perencanaan Pelatihan

19 4 REFERENSI 1 dari 1 ND /PJM/WM/03.17 Panduan Mutu SNI ISO Sistem Manajemen Mutu, klausul yang terkait dengan pengendalian dokumen

20 5 TANGGUNG JAWAB 1 dari Tanggung Jawab Dalam Pengendalian Jenis Penyiapan / pemeriksaan Pengesahan Distribusi Pengarsipan Waktu Panduan Mutu Tim Mutu/WM Kepala BB- TMC 6 Prosedur Wajib Instruksi Kerja Formulir Teknis Formulir Administratif Spesifikasi Alat Manual/ instruksi Peralatan Standard Nasional/ Internasional dan Aturan aturan Rencana Pelatihan Internal Tim Mutu/WM Tim Mutu/Kabid Tim Mutu/Kabid Tim Mutu/Kasubag TU Tim Mutu/Kabid Tim Mutu/Kabid Kepala BB- TMC WM, Kabid/Kabag, LS Kabid/Kabag Pengendali Pengendali WM Kabid/Kabag Pengendali WM Kabid/Kabag Pengendali WM Kabid/Kabag Pengendali WM Kabid/Kabag Pengendali WM Kabid/Kabag Pengendali eksternal WM Kabid/Kabag Pengendali WM WM Kabid/Kabag Pengendali Surat Kabag Umum Kepala BB- TMC Memo Kabag Umum Kepala BB- TMC Eksternal Internal Pengendali Pengendali 5 tahun 5 tahun 5 tahun 3 tahun 3 tahun 5 tahun 3 tahun 5 tahun 1 tahun 5 tahun 5 tahun

21 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 1 dari Uraian dan Kinerja Proses No Uraian Kegiatan Pelaksana Kegiatan Penyusunan Kabid / Kabag Penyusunan dokumen dilakukan sesuai dengan permintaan atas kebutuhan akan dokumen untuk pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Ukuran Kinerja 5 hari kerja Pemeriksaan dan Pengesahan Pemeriksaan dan pengesahan dokumen yang digunakan pada Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca dilakukan oleh Wakil Manajemen, Kepala Bidang, atau Kepala Bagian sesuai dengan kewenangan masingmasing Pendaftaran Semua dokumen yang relevan secara internal/eksternal dimasukkan ke dalam Daftar Induk dan Daftar Distribusi. Salinan dari daftar induk dicetak dan dikirim ke Kepala Bidang/Bagian terkait kurang lebih setahun sekali dan setelah ada perubahan besar dalam sistem dokumentasi Pendistribusian level I dan level II didistribusikan di tingkat Kepala Bidang/Bagian. level III dan seterusnya di distribusikan ke seluruh pengguna mulai dari Kepala Bidang/Bagian, Kepala Sub Bidang, Kepala Seksi, Ketua Kelompok sampai pegawai Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan lingkup bidang masingmasing. Wakil Manajemen, Kabid / Kabag Pengendali Pengendali 2 hari kerja 1 hari kerja 1 hari kerja

22 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 2 dari Penggunaan yang telah disahkan dan didaftar dalam Daftar Induk digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pada seluruh Sistem Manajemen Mutu Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca Kabid, Kabag Sesuai dengan waktu kegiatan Pelatihan yang baru atau yang telah dimodifikasi, jika dibutuhkan didistribusikan dengan memo untuk dimengerti oleh pengguna. Apabila hal ini tidak cukup serta dianggap perlu maka Kepala Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil Manajemen merencanakan dan mengadakan tambahan pelatihan untuk pelaksanaan penggunaan dokumen Kaji Ulang Semua dokumen dikaji ulang oleh Kepala Bidang/Bagian terkait bersama dengan Wakil Manajemen paling tidak setahun sekali (atau selama audit internal) untuk memeriksa kesesuaian dengan Standar Nasional SNI ISO dan persyaratan internal yang lain Penarikan Setiap dokumen yang tidak dipakai/kadaluwarsa, ditarik dari semua tempat penerbitan/ penggunaan, diarsipkan untuk waktu tertentu, harus ditandai secara jelas untuk menghindari penggunaan yang tidak diharapkan atau disalahgunakan. (sebagai contoh ditulisi atau distempel kadaluwarsa dan ditandatangani). Wakil Manajemen, Kepala Bidang/Bagian Wakil Manjemen, Kepala Bidang/Bagian Pengendali 1 hari kerja 2 hari kerja 1 hari kerja

23 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 3 dari Pemusnahan Wakil Manajemen bertanggungjawab melakukan suaka dokumen untuk dokumen-dokumen sebelum dimusnahkan. Suaka dokumen dilakukan dalam bentuk elektronik (digitalisasi dokumen). Wakil Manajemen menugaskan Pengendali untuk menarik dokumen terkendali dari peredaran dan/atau tempat pengarsipan bilamana sebuah dokumen terkendali dan atau back up-nya telah kadaluwarsa, jatuh tempo pengarsipan, atau yang telah mengalami perubahan atau revisi sebanyak 20 (duapuluh) kali. -dokumen tersebut dikumpulkan, dicatat, dan didaftar oleh Pengendali serta dibuatkan memo atau berita acara pemusnahan dokumen. Pelaksanaan pemusnahan dokumen dilakukan atas sepengetahuan dan persetujuan Wakil Manajemen. Pemusnahan dokumen oleh Pengendali dilakukan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia. Sebelum pemusnahan dilakukan, Pengendali menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik atau cetakan satu folder atau eksemplar, untuk dicatat sebagai suaka dokumen yang disimpan dan dipelihara sesuai dengan peraturan yang berlaku Penyimpanan Dalam Bentuk Elektronik Semua dokumen yang digunakan dalam Sistem Manajemen Mutu yang masuk dalam Daftar Induk disimpan dalam bentuk elektronik file oleh Wakil Manajemen Wakil Manajemen, Pengendali Wakil Manajemen, Pengendali, Sesuai dengan rencana 1 hari kerja

24 6 URAIAN DAN KINERJA PROSES 4 dari Diagram Proses Pengendalian

25 7 LAMPIRAN 1 dari 1 ND /FRM/SMM.21.01/04/03.17 ND /FRM/SMM.21.02/04/03.17 ND /FRM/SMM.21.03/04/03.17 ND /FRM/SMM.24.01/04/03.17 ND /FRM/SMM.21.04/04/03.17 Formulir Daftar Induk Formulir Daftar Induk Eksternal Formulir Berita Acara Serah Terima Formulir Usulan Perubahan Formulir Berita Acara Pemusnahan