PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

Transkripsi

1 ND /SOP/SMM.24/04/03.17 BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACA BADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI Gedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan Telp Ext Fax Laman http// http//wxmod.bppt.go.id

2 HALAMAN PERSETUJUAN No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit i PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN ND /SOP/SMM.24/04/03.17 STATUS DOKUMEN TERKENDALI Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari Balai Besar Teknologi Modifikasi Cuaca, BPPT Dibuat oleh Disetujui oleh Disahkan oleh Nama Budi Harsoyo Fentin Andriyani Tri Handoko Seto Jabatan Tim Mutu BB-TMC Wakil Manajemen Kepala Balai TMC Tanggal 24/02/ /03/ /03/2017 Tanda Tangan

3 HALAMAN PERUBAHAN No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit ii Perubahan Mencabut Memasukkan No. Tanggal Bagian Hal Bagian Hal Alasan Singkat Disetujui (Wakil Manajemen)

4 No. Bagian iii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit Klasifikasi Dokumen Asli (soft copy) Asli (hard copy) Salinan No. 1 (hard copy) Salinan No. 2 (hard copy) Salinan No. 3 (hard copy) Salinan No. 4 (hard copy) Pemegang Pengendali Dokumen Wakil Manajemen BB-TMC Kepala Balai TMC Kepala Bagian Umum Kepala Bidang Penerapan Teknologi Modifikasi Cuaca Kepala Bidang Pelayanan Teknologi

5 DAFTAR ISI No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit iv Bagian HALAMAN PERSETUJUAN. i HALAMAN PERUBAHAN... ii DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN. iii DAFTAR ISI iv TUJUAN RUANG LINGKUP DEFINISI... 3 REFERENSI TANGGUNG JAWAB URAIAN PROSES DAN KINERJA DAFTAR LAMPIRAN

6 TUJUAN No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit 1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa tindakan pencegahan yang merupakan tindakan proaktif pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian layanan BB-TMC sesuai dengan persyaratan tindakan pencegahan yang ditetapkan dalam SNI ISO

7 RUANG LINGKUP No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit 2 Prosedur ini mencakup semua tahapan Tindakan sebagai tindakan proaktif pada kegiatan perencanaan, operasional, dan pengendalian Sistem Manajemen Mutu BB-TMC agar terjadi perbaikan serta mencegah terjadinya ketidaksesuaian layanan BB-TMC yang mencakup layanan data dan informasi, sistem jaringan informasi, perpustakaan, serta standardisasi dan akreditasi. Ruang lingkup Tindakan Perbaikan mencakup identifikasi peluang perbaikan, penyusunan rencana aksi, penerapan rencana aksi, pencatatan tindakan pencegahan, serta evaluasi terhadap efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan untuk perbaikan berkelanjutan yang berorientasi pada layanan prima.

8 DEFINISI No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit Tindakan pencegahan adalah segala tindakan yang dilakukan oleh organisasi untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian serta mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut pada pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dengan berdasarkan pada identifikasi peluang untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut Identifikasi peluang adalah identifikasi peluang berdasarkan analisa data dan/atau masukan pelanggan terhadap peluang perbaikan layanan serta mencegah terjadinya ketidaksesuaian layanan Investigasi kasus penyelidikan dengan mencatat atau merekam fakta, melakukan peninjauan dengan tujuan untuk memeproleh jawaban atas pertanyaan (peristiwa, sifat) penyelidikan.

9 REFERENSI No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit ND /PJM/04/03.17 Panduan Mutu 4.2. SNI ISO Sistem Manajemen Mutu, Klausul tentang Tindakan

10 No. Bagian 5 TANGGUNG JAWAB Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit 5.1 Tanggung Jawab Dalam Tindakan Jenis Dokumen Formulir Tindakan Rekaman Tindakan Penyiapan / pemeriksaan Pengesahan Distribusi Pengarsipan Waktu Kabid/Kabag WM Kabid/ Kabag Pegawai BB- TMC, Kabid/ Kabag Kabid/ Kabag Pengendali Dokumen Pengendali Dokumen 5 tahun 2 tahun Rekaman Hasil Tindakan Kabid/Kabag, Kasubag/ Kasie Kabid/ Kabag Kabid/ Kabag Pengendali Dokumen 2 tahun Rekaman Pengembangan Prosedur Kabid/Kabag, Kasubag/ Kasie Wakil Manajemen Wakil Manajemen Pengendali Dokumen 2 tahun

11 URAIAN DAN KINERJA PROSES No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit 6 1 dari Uraian dan Kinerja Proses No Uraian Kegiatan Pelaksana Kegiatan Ukuran Kinerja Penyusunan Program Tindakan dan Wakil Manajemen menyusun Program Tindakan dan untuk mendukung perbaikan berkelanjutan pada layanan di lingkungan BB-TMC Persetujuan Program Tindakan dan Program yang telah disusun oleh Wakil Manajemen selanjutnya disampaikan kepada Kepala BB-TMC untuk mendapatkan pengesahan Pelaksanaan Tindakan dan Program Tindakan dan yang telah disahkan oleh Kepala BB-TMC menjadi acuan bagi Wakil Manajemen untuk tahapan pelaksanaan kegiatan. Wakil Manajemen Kepala Balai Besar TMC Wakil Manajemen 5 hari Pendistribusian Dokumen Format Tindakan dan didistribusikan ke seluruh pengguna mulai dari Kepala Bidang sampai kepada pegawai BB-TMC, untuk dipelajari, dimengerti dan digunakan sesuai dengan lingkup bidang masing-masing. Pengendali Dokumen kerja

12 URAIAN DAN KINERJA PROSES No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit 6 2 dari Identifikasi Peluang Perbaikan Kabid atau Kabag di lingkungan BB-TMC melakukan identifikasi peluang perbaikan berdasarkan analisa terhadap data dan/atau masukan dari pelanggan dari masing-masing layanan yang diberikan BB-TMC Penyusunan Rencana Aksi Berdasarkan hasil identifikasi peluang perbaikan dan pencegahan terjadinya ketidaksesuaian layanan BB-TMC yang diperoleh, maka dilakukan penyusunan rencana aksi yang diperkirakan akan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap perbaikan layanan dan/atau terjadinya ketidaksesuaian layanan yang dihasilkan Penerapan Rencana Aksi Rencana aksi tindakan pencegahan yang sudah ditetapkan tersebut dilaksanakan pada realisasi layanan BB-TMC sehingga perbaikan layanan sesuai dengan target dan/atau pencegahan terjadinya ketidaksesuaian layanan dapat direalisasikan Pencatatan Tindakan Pencatatan Tindakan dilakukan berdasarkan Form Pelaksanaan dan Tindakan sehingga didapatkan rekaman tentang signifikansi perbaikan dan/atau pencegahan terhadap ketidaksesuaian terhadap layanan yang dihasilkan Kepala Bidang/ Kepala Bagian Kepala Bidang/ Kepala Bagian Pegawai BB-TMC Pegawai BB-TMC 5 hari kerja 2 hari kerja kerja kerja

13 URAIAN DAN KINERJA PROSES No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit 6 3 dari Tindakan Pelaksanaan tindakan pencegahan dikendalikan dengan melakukan evaluasi pada keseluruhan proses realisasi layanan BB-TMC Penyusunan Rekaman Tindakan Berdasarkan format yang diterima dari Pengendali Dokumen maka dilakukan rekaman tindakan pencegahan sesuai dengan program tindakan pencegahan yang telah disusun Pengarsipan Rekaman Rekaman tindakan pencegahan dari masingmasing Bidang/Bagian diarsipkan kedalam Daftar Induk Rekaman oleh Pengendali Dokumen Perubahan Prosedur Dari rekaman hasil tindakan pencegahan yang telah dievaluasi oleh Kabid atau Kabag yang diterima, Wakil Manajemen melakukan evaluasi apakah perlu dilakukan perubahan prosedur atau tidak berdasarkan signifikansi perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian layanan BB-TMC Perubahan Prosedur Bila hasil evaluasi perlu dilakukan perubahan prosedur berdasarkan signifikansi perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian layanan BB-TMC maka dilakukan perubahan prosedur. Kepala Bidang/ Kepala Bagian Kepala Bidang/ Kepala Bagian Pengendali Dokumen Wakil Manajemen, Kepala Bidang/ Kepala Bagian Wakil Manajemen, Kepala Bidang/ Kepala Bagian 5 hari

14 URAIAN DAN KINERJA PROSES 6.2 Diagram Proses Tindakan No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit 6 4 dari 4 KEPALA BB-TMC WAKIL MANAJEMEN PENGENDALI DOKUMEN KABAG/ KABID MULAI Penyusunan Program Tindakan dan Pendistribusian Format Tindakan dan Identifikasi Peluang Perbaikan Persetujuan Program Tindaka dan Tidak Pelaksanaan Program Tindakan dan Penyimpanan Rekaman Penyusunan Rencana Aksi Tindakan Penerapan Rencana Aksi Setuju Ya Penyimpanan Rekaman Pencatatan Penerapan Tindakan Perubahan Prosedur Tindakan Tidak Setuju Ya Penyusunan Rekaman Tindakan Perubahan Prosedur SELESAI

15 DAFTAR LAMPIRAN No. Bagian Revisi/Tanggal Edisi/Tanggal Tanggal Terbit 7 14 dari ND /FRM/SMM.24.01/04/03.17 Format Pelaksanaan & Tindakan