Tutorial Document Management System

Transkripsi

1 Tutorial Document Management System Document Management System (DMS) merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengelola document di PT. Pancaran Logistik Indonesia. Berikut adalah cara menggunakan aplikasi DMS 1. Membuka aplikasi DMS Aplikasi DMS dapat diakses menggunakan aplikasi browser seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari dll dengan alamat pada 1. Local atau 2. Online kemudian pilih Icon DMS, dan masukan username dan password yang anda miliki. Jika sudah Login dan berhasil maka anda akan di tampilkan pada halaman dibawah ini. Pada bagian diatas banyak Menu yang tersedia namun, menu tersebut hanya dapat terbuka sesuai dengan Hak Akses User masing-masing. Untuk Hak Akses dibedakan menjadi 3 : 1. Administrator : Memiliki hak Full Terhadap aplikasi ini 2. QMS : Dapat Mengupload Data, Revisi, dan Menonaktifkan Data 3. User View Document : Dapat Melihat Data yang di Upload Oleh QMS

2 2. Membuat Category Cancel Kategori cancel merupakan master yang digunakan untuk mengisi Pilihan ketika document tersebut dihapus, penambahan category ini dapat dilakukan Oleh QMS. Dengan cara : 1) Klik Master kemudian Klik Category Cancel, sehingga akan muncul seperti gambar dibawah ini : Klik Tombol Add Kemudian isikan Categori Cancelnya 3. Document Active Pada bagian Document Active Terdapat 6 Sub Menu. Sebagai berikut : 1). Document QO 2). Document QM 3). Document QP 4). Document IK 5). Document Formulir 6). Rekaman Mutu Sebelum memasuki Menu tersebut dibawah ini penjelasan mengenai Fungsi Tombol pada Menu bar di masing masing menu General ICON Search By Search Add Edit Delete Revision Preview : untuk mencari data berdasarkan category (kolom disampingnya untuk field lebih spesifik) : Mencari data berdasarkan kategori dan atau field : Menambah data Baru : Mengedit data yang dientry : Menghapus data : Mengupdate data yang sudah masuk dan data yang lama akan masuk ke Dokument Expired : Untuk Meliat document

3 Pada menu diatas tidak semua tombol dapat diakses oleh semua user, berikut Fungsi Tombol Untuk User NO Hak Akses Tombol 1 Administrator Search By, Search, Add, Edit, Delete, Revision, Preview 2 QMS Search By, Search, Add, Edit, Delete, Revision, Preview 3 User View Documen Search By, Search, Preview 1. Document QO [Quality Objective] File Upload : masukan File untuk dokumen tsb. Untuk Melakukan Penambahan Document anda dapat memilih Menu Document Active > Kemudian pilih Document QO Jika anda ingin menambahkan Quality Objective Baru Klik Tombol Add. Kemudian isikan data disamping dengan lengkap : Periode : di isikan tahun Departemen : Nama Departemen dari QO tsb. Jika umum Kosongkan saja Remark Doc. : untuk nama document Sedangkan Untuk Melakukan Edit anda dapat memilih Document yang akan di edit dengan mengklik tombol Disamping Nama/Periode Kemudian Klik Tombol Edit Sedangkan Untuk Melihat Document anda dapat Mengklik Nama Document Seperti diatas Kemudian Klik Preview hingga tampil Halaman Baru

4 2. Document QM [Quality Manual] Document QM berisikan halaman Untuk melakukan management terhadap Document Manual, untuk prosesnya sama seperti Dokument QO yaitu dengan MengUploadnya terlebih dahulu, perbedaanya adalah terdapat Tombol Revision yang berfungsi untuk menggantikan File terupload Sebelumnya, sehingga Form/datasebelumnya akan masuk Ke Dalam Menu Document Expired. Tampilan Saat mengklik Tombol Add No. Revision : No. Revisi Publish Date : Tanggal Terbit File Upload : masukan file tersebut 3. Document QP [Quality Procedure] Untuk Document QP anda harus mengisi form dibawah ini : Pada bagian Quality Prosedure, Instruksi Kerja, dan Formulir saat di pilih Departemen akan muncul Nomor document secara otomatis sehingga tinggal disesuaikan dengan dokumen yang akan di Upload Departemen : masukan nama departemen No. Revision : No. Revisi Publish Date : Tanggal Terbit File Upload : masukan file tersebut 4. Document IK [Instruksi Kerja] Departemen : masukan nama departemen No. Revision : No. Revisi Publish Date : Tanggal Terbit File Upload : masukan file tersebut

5 5. Document Formulir Departemen : Nama Dept No. Revision : No. Revisi Publish Date : Tanggal Terbit File Upload : masukan file tersebut Pada bagian tambah dapat menambahkan Nama Document terkait dari Form tersebut 6. Rekaman Mutu Reference Form Sending Doc. Date Recording Quality Departemen Remark File Upload Upload Limit Submission : Pilih form referensi : Tgl pengiriman Doc : Tgl pencatatan doc : Nama Departemen : Catatan dokumen : Documen yg akan di : Tanggal Pengiriman 4. Dokument Expired Merupakan history dari dokumen yang sebelumnya sudah dilakukan Revisi sehingga dokumen yang baru menggantikan dokumen aktif dan Dokumen yang Lama secara otomatis akan berada pada Document Expired. Namum Pada bagian Document Expired ini tidak ada History untuk Document QO, dan QM 5. REPORT Pada bagian report ini berisikan beberapa menu sebagai berikut : 1. Report Akses Document Berfungsi untuk melihat siapa saja yang sudah mengakses Document tersebut, dengan mengklik tombol + disamping No. Document

6 2. Daftar Induk Document Internal Berfungsi Untuk menampilkan Daftar Induk Document Internal dengan kategori seperti dibawah ini terdapat 3 Pilihan Pencetakan Document 1. View 2. Cetak PDF 3. Cetak Excel Contoh Saat Klik Tombol View 3. Catatan Mutu 4. Penyerahan Pencapaian QO 5. Daftar Induk Catatan Mutu