Standard Operating Procedure Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure Pengendalian dan Rekaman Studio Manajemen Industri Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang 2017

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Standard Operating Procedure Pengendalian Dan Rekaman UN10/F07/17/91/HK a/06 9 Oktober Halaman 2 dari 9 Standard Operating Procedure Dan Rekaman Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Nadifa Ramadani NIM Koordinator Asisten 2. Pemeriksaan Agustina Eunike, ST., MT., M.BA. NIP Persetujuan Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D NIP Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT. NIP Pengendalian Dr. Ir. Surjono, MTP NIP Kepala Studio Manajemen Industri Ketua Jurusan Teknik Industri Dekan Fakultas Teknik Wakil Dekan 1 Fakultas Teknik Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

4 A. Tujuan Tujuan standard operational procedure perencanaan strategis Studio Manajemen Industri ini adalah: 1. Menetapkan, memelihara, dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Pengendalian dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Standard Operational Procedure (SOP), Instuksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar external yang berkaitan dengan mutu. C. Standar Mutu yang Terkait Standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur pengendalian dokumen dan rekaman adalah Ketua Jurusan dan pengurus pengendalian dan perekaman dokumen Jurusan Teknik Industri bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen. D. Istilah dan Definisi Definisi yang digunakan dalam prosedur pengendalian dokumen dan rekaman adalah sebagai berikut: 1. Spesifikasi Produk adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu. 2. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi GJM FP-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. 3. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian strategis GJM UB dan sasaran mutu GJM UB. 4. Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan penjaminan mutu. Mutu untuk jurusan adalah Manual Prosedur, Pendukung, Instruksi Kerja, dan Borang. semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. Hal. 1

5 5. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. 6. Level I ialah Manual Mutu. 7. Level II ialah Manual Prosedur dan Instruksi Kerja. E. Urutan Prosedur Urutan prosedur dan persyaratan dalam tahapan pengendalian dokumen dan rekaman yang digunakan oleh Studio Manajemen Industri antara lain: 1. Pengendalian. yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada Ketua Studio. Setelah diterapkan Hal. 2 Wakil ketua bidang, dikaji ulang oleh MR. Dengan menanda-tangani kolom tandatangan yang disiapkan. 2. Sekretaris UJM menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan oleh tata usaha jurusan dengan mengacu pada Daftar Distribusi. dan Daftar Perubahan 4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan SOP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 5. Instruksi Kerja disiapkan oleh Staff yang relevan ditinjau untuk disetujui Kepala Studio Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian penguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. 6. Level I dan Level II dibuat oleh Ketua UJM dan sebelumnya diterbitkan harus disetujui oleh Ketua Studio. Level I ialah Manual Mutu. Level II ialah Prosedur dan Instruksi Kerja. 7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.

6 8. Masing-masing Ketua Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 10. Masing-masing Wakil Ketua Bidang harus mengendalikan data dengan cara berikut : Peta Lokasi File (site Map) Peta Lokasi File yang ada pada masing-masing bidang. 11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 12. harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 13. Terkendali/Tidak Terkendali. Semua Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 14. Semua Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. jika Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 15. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. PLP harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 16. Dalam pengendalian rekaman, MR harus memberi identitas sebagai berikut: Hal. 3

7 o Judul/Nama o Nomor o Tanggal penerbitan o Persetujuan yang berwenang o Status perubahan (Revisi) 17. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna sampul, tetapi menggunakan perubahan Nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 18. Masing-Masing Ketua Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut : Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang. Peta lokasi file Rekaman atau borang yang ada pada masing-masing bidang. 19. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. 20. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluarsa Asisten Studio melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Kepala Studio sesuai dengan metode pemusnahannya. Hal. 4

8 F. Bagan Alir Mulai Kepala Mengesahkan selama 1 bulan Daftar Nomor MR Menerbitkan selama 1 minggu Staf Administrasi Jurusan Menggandakan dalam 1 hari Staf Administrasi Jurusan Mendistribusikan selama 1 minggu Daftar Distribusi Penerima Mengganti Lama Dengan yang Baru dalam 1 hari MR Mengendalikan Data selama 1 minggu Daftar Rekaman Mutu UJM Merevisi Isi selama 2 minggu Daftar Perubahan Penerima Menyerahkan Kembali ke Sekretaris Jurusan dalam 1 hari Daftar Terkendali Selesai G. Referensi Berikut ini merupakan beberapa referensi yang mendukung prosedur pengendalian dokumen dan rekaman: Hal. 5

9 1. Manual Mutu Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Brawijaya 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO:2008, Badan Standardisasi Nasional. H. Lampiran Daftar Nomor ( ) No Tingkat Kode 1. Visi, Misi, Tujuan, Motto, Maklumat Layanan UJM SOP Perencanaan Strategis Studio UJM SOP Pengendalian UJM SOP Audit Internal UJM SOP Prosedur Praktikum / Tugas Besar UJM SOP Evaluasi dan Monitoring Hasil Praktikum / Tugas Besar UJM SOP Pengelolaan Sarana dan Prasarana UJM SOP Rekruitmen Asisten UJM SOP Pemilihan Koordinator Asisten UJM SOP Training Internal UJM SOP Training External UJM SOP Pengelolaan Mading UJM SOP Saran dan Tindak Lanjut Pengguna Layanan UJM Hal. 6