DAFTAR ISI. Kata Pengantar... i Daftar Isi... 1

Transkripsi

1 DAFTAR ISI Kata Pengantar... i Daftar Isi... 1 BAB I PENGANTAR 2 Konsep Dasar Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK)... 2 Penjelasan Materi Pelatihan Pengakuan Kompetensi Terkini.. 4 Pengertian-pengertian / Istilah BAB II STANDAR KOMPETENSI. 6 Peta Paket Pelatihan Pengertian Unit Standar Kompetensi.. 6 Unit Kompetensi yang Dipelajari BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN Strategi Pelatihan Metode Pelatihan Rancangan Pembelajaran Materi Pelatihan 13 BAB IV PENYUSUNAN LAPORAN Umum Pembuatan ringkasan kompilasi point-point utama isi laporan 29 Pemberian penjelasan tentang Latar belakang berbagai permasalahan Pembuatan kesimpulan umum saran perbaikan dan pencegahan 58 BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI.. 76 Sumber Daya Manusia. 76 Sumber-sumber Perpustakaan Daftar Peralatan/Mesin dan Bahan.. 77 Halaman: 1 dari 79

2 BAB I PENGANTAR 1.1 Konsep Dasar Pelatihan Berbasis Kompetensi (PBK) Pelatihan berbasis kompetensi. Pelatihan berbasis kompetensi adalah pelatihan kerja yang menitikberatkan pada penguasaan kemampuan kerja yang mencakup pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang sesuai dengan standar kompetensi yang ditetapkan dan persyaratan di tempat kerja Kompeten ditempat kerja. Jika seseorang kompeten dalam pekerjaan tertentu, maka yang bersangkutan memiliki seluruh keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang perlu untuk ditampilkan secara efektif di tempat kerja, sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. 1.2 Penjelasan Materi Pelatihan Desain materi pelatihan Materi Pelatihan ini didesain untuk dapat digunakan pada Pelatihan Klasikal dan Pelatihan Individual / mandiri. 1) Pelatihan klasikal adalah pelatihan yang disampaiakan oleh seorang instruktur. 2) Pelatihan individual / mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan oleh peserta dengan menambahkan unsur-unsur / sumber-sumber yang diperlukan dengan bantuan dari instruktur Isi Materi pelatihan 1) Buku Informasi Buku informasi ini adalah sumber pelatihan untuk instruktur maupun peserta pelatihan. 2) Buku Kerja Buku kerja ini harus digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencatat setiap pertanyaan dan kegiatan praktek, baik dalam Pelatihan Klasikal maupun Pelatihan Individual / mandiri. Halaman: 2 dari 79

3 Buku ini diberikan kepada peserta pelatihan dan berisi: a. Kegiatan-kegiatan yang akan membantu peserta pelatihan untuk mempelajari dan memahami informasi. b. Kegiatan pemeriksaan yang digunakan untuk memonitor pencapaian keterampilan peserta pelatihan. c. Kegiatan penilaian untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam melaksanakan praktek kerja. 3) Buku Penilaian Buku penilaian ini digunakan oleh instruktur untuk menilai jawaban dan tanggapan peserta pelatihan pada Buku Kerja dan berisi : a. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan sebagai pernyataan keterampilan. b. Metode-metode yang disarankan dalam proses penilaian keterampilan peserta pelatihan. c. Sumber-sumber yang digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencapai keterampilan. d. Semua jawaban pada setiap pertanyaan yang diisikan pada Buku Kerja. e. Petunjuk bagi instruktur untuk menilai setiap kegiatan praktek. f. Catatan pencapaian keterampilan peserta pelatihan Penerapan materi pelatihan 1) Pada pelatihan klasikal, kewajiban instruktur adalah: a. Menyediakan Buku Informasi yang dapat digunakan peserta pelatihan sebagai sumber pelatihan. b. Menyediakan salinan Buku Kerja kepada setiap peserta pelatihan. c. Menggunakan Buku Informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan pelatihan. d. Memastikan setiap peserta pelatihan memberikan jawaban / tanggapan dan menuliskan hasil tugas prakteknya pada Buku Kerja. 2) Pada Pelatihan individual / mandiri, kewajiban peserta pelatihan adalah: a. Menggunakan Buku Informasi sebagai sumber utama pelatihan. b. Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada Buku Kerja. c. Memberikan jawaban pada Buku Kerja. d. Mengisikan hasil tugas praktek pada Buku Kerja. e. Memiliki tanggapan-tanggapan dan hasil penilaian oleh instruktur. 1.3 Pengakuan Kompetensi Terkini Halaman: 3 dari 79

4 1.3.1 Pengakuan Kompetensi Terkini (Recognition of Current Competency- RCC) Jika seseorang telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk elemen unit kompetensi tertentu, maka yang bersangkutan dapat mengajukan pengakuan kompetensi terkini, yang berarti tidak akan dipersyaratkan untuk mengikuti pelatihan Persyaratan Untuk mendapatkan pengakuan kompetensi terkini, seseorang harus sudah memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja, yang diperoleh melalui: 1) Bekerja dalam suatu pekerjaan yang memerlukan suatu pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang sama atau 2) Berpartisipasi dalam pelatihan yang mempelajari kompetensi yang sama atau 3) Mempunyai pengalaman lainnya yang mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang sama. 1.4 Pengertian-pengertian / Istilah Profesi Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan Standarisasi Standardisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu Penilaian / Uji Kompetensi Penilaian atau Uji Kompetensi adalah proses pengumpulan bukti melalui perencanaan, pelaksanaan dan peninjauan ulang (review) penilaian serta keputusan mengenai apakah kompetensi sudah tercapai dengan membandingkan bukti-bukti yang dikumpulkan terhadap standar yang dipersyaratkan Pelatihan Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan Halaman: 4 dari 79

5 serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari Kompetensi Kompetensi adalah kemampuan seseorang yang dapat terobservasi mencakup aspek pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan atau sesuai dengan standar unjuk kerja yang ditetapkan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) KKNI adalah kerangka penjenjangan kualifikasi kompetensi yang dapat menyandingkan, menyetarakan dan mengintegrasikan antara bidang pendidikan dan bidang pelatihan kerja serta pengalaman kerja dalam rangka pemberian pengakuan kompetensi kerja sesuai dengan struktur pekerjaan di berbagai sektor Standar Kompetensi Standar kompetensi adalah rumusan tentang kemampuan yang harus dimiliki seseorang untuk melakukan suatu tugas atau pekerjaan yang didasari atas pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja sesuai dengan unjuk kerja yang dipersyaratkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) SKKNI adalah rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja yang relevan dengan pelaksanaan tugas dan syarat jabatan yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku Sertifikat Kompetensi Adalah pengakuan tertulis atas penguasaan suatu kompetensi tertentu kepada seseorang yang dinyatakan kompeten yang diberikan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi Sertifikasi Kompetensi Adalah proses penerbitan sertifikat kompetensi yang dilakukan secara sistematis dan obyektif melalui uji kompetensi yang mengacu kepada standar kompetensi nasional dan/ atau internasional. BAB II Halaman: 5 dari 79

6 STANDAR KOMPETENSI 2.1 Peta Paket Pelatihan Materi Pelatihan ini merupakan bagian dari Paket Pelatihan Jabatan Kerja Quality Assurance Engineer yaitu sebagai representasi dari Unit Kompetensi Menyosialisasikan Manual Mutu, Prosedur, dan Instruksi Kerja - Kode Unit F II , sehingga untuk kualifikasi jabatan kerja tersebut diperlukan pemahaman dan kemampuan mengaplikasikan dari materi pelatihan lainnya, yaitu: Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) dan Lingkungan Tempat Kerja Pelaksanaan Komunikasi dengan Pihak Terkait Penyusunan Rencana Mutu kegiatan sesuai Kontrak (Quality Plan) Pengendalian Mutu Material dan Hasil Pekerjaan sesuai Spesifikasi Teknik Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu Penyusunan Laporan 2.2 Pengertian Unit Standar Kompetensi Unit Kompetensi Unit kompetensi adalah bentuk pernyataan terhadap tugas / pekerjaan yang akan dilakukan dan merupakan bagian dari keseluruhan unit komptensi yang terdapat pada standar kompetensi kerja dalam suatu jabatan kerja tertentu Unit kompetensi yang akan dipelajari Salah satu unit kompetensi yang akan dipelajari dalam paket pelatihan ini adalah Menerapkan ketentuan keselamatan dan kesehatan kerja dan lingkungan hidup di tempat kerja Durasi / waktu pelatihan Pada sistem pelatihan berbasis kompetensi, fokusnya ada pada pencapaian kompetensi, bukan pada lamanya waktu. Peserta yang berbeda mungkin membutuhkan waktu yang berbeda pula untuk menjadi kompeten dalam melakukan tugas tertentu Kesempatan untuk menjadi kompeten Jika peserta latih belum mencapai kompetensi pada usaha/kesempatan pertama, Instruktur akan mengatur rencana pelatihan dengan peserta latih yang Halaman: 6 dari 79

7 bersangkutan. Rencana ini akan memberikan kesempatan kembali kepada peserta untuk meningkatkan level kompetensi sesuai dengan level yang diperlukan. Jumlah maksimum usaha/kesempatan yang disarankan adalah 3 (tiga) kali. 2.3 Unit Kompetensi yang Dipelajari Dalam sistem pelatihan, Standar Kompetensi diharapkan menjadi panduan bagi peserta pelatihan atau siswa untuk dapat : mengidentifikasikan apa yang harus dikerjakan peserta pelatihan. mengidentifikasikan apa yang telah dikerjakan peserta pelatihan. memeriksa kemajuan peserta pelatihan. menyakinkan bahwa semua elemen (sub-kompetensi) dan kriteria unjuk kerja telah dimasukkan dalam pelatihan dan penilaian Judul Unit Menyosialisasikan Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja Kode Unit Deskripsi Unit Unit ini berhubungan dengan pengetahuan keterampilan dan sikap kerja yang diperlukan dalam menyosialisasikan manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Kemampuan Awal Peserta pelatihan harus telah memiliki pengetahuan awal SOP perusahaan, komunikasi dan struktur organisasi perusahaan Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja ELEMEN KOMPETENSI 1. Menyiapkan dokumen terkendali (Controlled Document) KRITERIA UNJUK KERJA 1.1 Daftar penerima Dokumen sesuai jabatan dalam struktur organisasi dibuat. 1.2 Kelengkapan dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja yang akan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan rencana mutu diperiksa Halaman: 7 dari 79

8 2. Menyusun program dan materi. 3. Melaksanakan program dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja ke jajaran terkait. 4. Memeriksapenerapan Ketentuan dalam Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi kerja pasca 1.3 kesesuaian dokumen terhadap dokumen induk atau dokumen semula diperiksa 1.4 Pendistribusian dokumen yang berlaku kepada pihak yang terkait dipastikan 2.1 Metode dipilih sesuai ketentuan. 2.2 Materi disusun sesuai kebutuhan 2.3 Urutan kegiatan disusun. 2.4 Waktu, fasilitator, tempat dan media dipilih. 3.1 Program sesuai prosedur kerja dilaksanakan. 3.2 Pelaksanaan Program Sosialisasi sesuai prosedur kerja dipantau. 3.3 Hasil dievaluasi sesuai prosedur atau instruksi kerja 4.1 Daftar simak (Check list) kriteria penerapan disusun. 4.2 Daftar rekaman mutu diidentifikasi sesuai dengan daftar simak. 4.3 Laporan pencapaian sasaran mutu diperiksa mengacu pada rencana Batasan Variabel 1. Konteks Variabel 1.1 Kompetensi ini diterapkan dalam satuan kerja berkelompok. 1.2 Unit ini berlaku untuk semua kegiatan dalam rangkamenyosialisasikan manual mutu, prosedur dan instruksi kerja. 2. Perlengkapan yang diperlukan 2.1 Sistem manajemen Mutu Perusahaan berdasarkan ISO 9001: 2008 dan Permen PU NO : 04 /PRT/M/2009 tentang Sistem manajemen Mutu Konstruksi. 2.2 ATK ( Alat Tulis Kantor ) Halaman: 8 dari 79

9 2.3 Komputer 2.4 Printer 3. Tugas yang harus dilakukan 3.1 Menyiapkan dokumen terkendali (Controlled Document), 3.2 Menyusun program dan materi 3.3 Melaksanakan program dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja ke jajaran terkait 3.4 Memeriksa penerapan pasca. 4. Peraturan yang diperlukan 4.1 Permen PU NOMOR : 04 /PRT/M/2009 tentang Sistem manajemen Mutu Panduan Penilaian 1. Penjelasan prosedur penilaian Unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya dan yang diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini serta unit-unit kompetensi yang terkait. 1.1 Penguasaan unit kompetensi sebelumnya : F45.QAE Menerapkan Sistem Manajemen F45.QAE Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (SMK3-L). Melaksanakan Komunikasi dengan Pihak Terkait F45.QAE Menyusun Rencana Mutu Kegiatan sesuai Kontrak (QualityPlan) 1.2 Keterkaitan dengan unit kompetensi lain: F45.QAE Melakukan Pengendalian Mutu Material dan Hasil Pekerjaan sesuai Spesifikasi Teknik F45. QAE Melakukan Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu F45. QAE Menyusun Laporan Halaman: 9 dari 79

10 2. Kondisi pengujian Unit kompetensi ini harus diujikan secara konsisten pada seluruh elemen kompetensi dan dilaksanakan pada situasi pekerjaan yang sebenarnya di tempat kerja atau di luar tempat kerja secara simulasi dengan kondisi seperti tempat kerja normal dengan menggunakan kombinasi metode uji untuk mengungkap pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja sesuai dengan tuntutan standar. Metode uji yang digunakan adalah: 1. Test Tertulis; 2. Test Lisan (Wawancara) dan 3. Praktek/Simulasi. 3. Pengetahuan yang dibutuhkan 3.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: Pedoman Mutu Perusahaan 4. Keterampilan yang dibutuhkan 4.1 Mampu mengidentifikasi semua level dokumen dari Pedoman, Prosedur, instruksi kerja dan form yang diperlukan 4.2 Mampu mengidentifikasi status dokumen mutu. 4.3 Mampu mengidentifikasi pihak yang harus memiliki dokumen mutu dan menerima penjelasan 5. Aspek kritis 5.1 Kemampuan Mengidentifikasi masing-masing level dokumen. 5.2 Ketelitian dalam Mengidentifikasi status dokumen mutu. 5.3 Kemampuan dalam menentukan pihak yang harus memiliki dokumen mutu dan menerima penjelasan berdasarkan struktur organisasi yang ada Kompetensi kunci KOMPETENSI KUNCI NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI TINGKAT 1. Mengumpulkan, menganalisa dan mengorganisasikan informasi 3 2. Mengkomunikasikan ide dan informasi 3 3. Merencanakan dan mengorganisasikan kegiatan 3 4. Bekerjasama dengan orang lain dan kelompok 3 Halaman: 10 dari 79

11 5. Menggunakan gagasan secara matematis dan teknis 3 6. Memecahkan masalah 3 7. Menggunakan teknologi 2 Halaman: 11 dari 79

12 BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN 3.1 Strategi Pelatihan Belajar dalam suatu sistem pelatihan berbasis kompetensi berbeda dengan pelatihan klasikal yang diajarkan di kelas oleh instruktur. Pada sistem ini peserta pelatihan akan bertanggung jawab terhadap proses belajar secara sendiri, artinya bahwa peserta pelatihan perlu merencanakan kegiatan/proses belajar dengan Instruktur dan kemudian melaksanakannya dengan tekun sesuai dengan rencana yang telah dibuat Persiapan / perencanaan 1) Membaca bahan/materi yang telah diidentifikasi dalam setiap tahap belajar dengan tujuan mendapatkan tinjauan umum mengenai isi proses belajar yang harus diikuti. 2) Membuat catatan terhadap apa yang telah dibaca. 3) Memikirkan bagaimana pengetahuan baru yang diperoleh berhubungan dengan pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki. 4) Merencanakan aplikasi praktek pengetahuan dan keterampilan Permulaan dari proses pembelajaran 1) Mencoba mengerjakan seluruh pertanyaan dan tugas praktek yang terdapat pada tahap belajar. 2) Mereview dan meninjau materi belajar agar dapat menggabungkan pengetahuan yang telah dimiliki Pengamatan terhadap tugas praktek 1) Mengamati keterampilan praktek yang didemonstrasikan oleh instruktur atau orang yang telah berpengalaman lainnya. 2) Mengajukan pertanyaan kepada instruktur tentang kesulitan yang ditemukan selama pengamatan Implementasi 1) Menerapkan pelatihan kerja yang aman. 2) Mengamati indikator kemajuan yang telah dicapai melalui kegiatan praktek. 3) Mempraktekkan keterampilan baru yang telah diperoleh. Halaman: 12 dari 79

13 3.1.5 Penilaian Melaksanakan tugas penilaian untuk penyelesaian belajar peserta pelatihan 3.2 Metode Pelatihan Terdapat tiga prinsip metode belajar yang dapat digunakan. Dalam beberapa kasus, kombinasi metode belajar mungkin dapat digunakan Belajar secara mandiri Belajar secara mandiri membolehkan peserta pelatihan untuk belajar secara individual, sesuai dengan kecepatan belajarnya masing-masing. Meskipun proses belajar dilaksanakan secara bebas, peserta pelatihan disarankan untuk menemui instruktur setiap saat untuk mengkonfirmasikan kemajuan dan mengatasi kesulitan belajar Belajar berkelompok Belajar berkelompok memungkinkan peserta pelatihan untuk datang bersama secara teratur dan berpartisipasi dalam sesi belajar berkelompok. Walaupun proses belajar memiliki prinsip sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing, sesi kelompok memberikan interaksi antar peserta, instruktur dan pakar/ahli dari tempat kerja Belajar terstruktur Belajar terstruktur meliputi sesi pertemuan kelas secara formal yang dilaksanakan oleh instruktur atau ahli lainnya. Sesi belajar ini umumnya mencakup topik tertentu. 3.3 Rancangan Pembelajaran Materi Pelatihan Rancangan pembelajaran materi pelatihan bertujuan untuk melengkapi hasil analisis kebutuhan meteri pelatihan. Rancangan pembelajaran materi pelatihan memberikan informasi yang bersifat indikatif yang selanjutnya dapat dijadikan oleh instruktur sebagai pedoman dalam menyusun rencana pembelajaran (session plan) yang lebih operasional dan yang lebih bersifat strategis untuk membantu para peserta pelatihan mencapai unit kompetensi yang merupakan tugasnya sebagai instruktur. Halaman: 13 dari 79

14 Rancangan Pembelajaran Materi Pelatihan sebagai berikut: Unit Kompetensi : Menyosialisasikan Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja Elemen Kompetensi 1 : Menyiapkan dokumen terkendali (Controlled Document) (135 menit ) No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajara n Metode Pelatihan yang Disaranka n Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajar an Indikatif 1.1 Daftar penerima Pada akhir menjelaskan 1. SMM ISO 10 Dokumen sesuai pembelajara Ceramah definisi 9001:2008 menit jabatan dalam n sesi ini, 2. Diskusi pengendalian 2. Manual struktur peser-ta Kelompok dokumen Mutu organisasi dibuat dapat mem menjelaskan 2. Manual 1) Dapat buat Daftar Peragaan prosedur Mutu MM menjelaskan penerima pengendalian ISO 9001 definisi Dokumen dokumen 2 pengendalian sesuai 3.mengidentifik dokumen 2) Dapat jabatan dalam asi pihak-pihak yang berhak 9: menjelaskan struktur menerima prosedur organisasi dokumen pengendalian terkendali dokumen 4. membuat 3) Mampu Daftar mengidentifikasi penerima pihak-pihak yang Dokumen berhak sesuai jabatan menerima dalam struktur dokumen organisasi terkendali 4) Harus mampu membuat Daftar penerima Dokumen sesuai jabatan dalam struktur organisasi 1.2 Kelengkapan Pada akhir Menjelaskan 1. SMM ISO 10 Halaman: 14 dari 79

15 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajara n Metode Pelatihan yang Disaranka n Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajar an Indikatif dokumen manual pembelajara Ceramah apa saja 9001:2008 menit mutu, prosedur n sesi ini, 2. Diskusi Kelengkapan 2. Manual kerja, dan peser-ta Kelompok dokumen Mutu instruksi kerja mampu 3. manual mutu, yang akan memeriksa Peragaan prosedur kerja, didistribusikan Kelengkapan dan instruksi sesuai dengan dokumen kerja kebutuhan manual 2.Mengidentifik rencana mutu mutu, asi daftar simak diperiksa prosedur pemeriksaan 1) Dapat kerja, dan kelengkapan menjelaskan apa instruksi dokumen saja kerja yang manual mutu, Kelengkapan akan prosedur kerja, dokumen manual didistribusika dan instruksi mutu, prosedur n sesuai kerja kerja, dan dengan 3. Memeriksa instruksi kerja kebutuhan Kelengkapan 2) Mampu rencana dokumen mengidentifikasi mutu manual mutu, daftar simak prosedur kerja, pemeriksaan dan instruksi kelengkapan kerja dengan dokumen manual teliti excavator mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja 3) Harus Mampu memeriksa Kelengkapan dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja dengan teliti excavator Halaman: 15 dari 79

16 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajara n Metode Pelatihan yang Disaranka n Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajar an Indikatif 1.3 Kesesuaian Pada akhir Menjelaskan 1. SMM ISO 10 dokumen pembelajara Ceramah tujuan 9001:2008 menit terhadap n sesi ini, 2. Diskusi pemeriksaan 2. Manual dokumen induk peser-ta Kelompok kesesuaian Mutu atau dokumen mampu 3. dokumen semula diperiksa memeriksa Peragaan 2.Mengidentifik 1) Dapat Kesesuaian asi kesesuaian menjelaskan dokumen dokumen tujuan terhadap terhadap pemeriksaan dokumen dokumen induk kesesuaian induk atau atau dokumen dokumen dokumen semula 2) Mampu semula 3. Memeriksa mengidentifikasi kesesuaian kesesuaian Dokumen Induk dokumen atau dokumen terhadap semula dengan dokumen induk cermat atau dokumen semula 3) Harus mampu memeriksa kesesuaian Dokumen Induk atau dokumen semula dengan cermat 1.4 Pendistribusian Pada akhir Menjelaskan 1. SMM ISO 10 dokumen yang pembelajara Ceramah prosedur 9001:2008 menit berlaku kepada n sesi ini, 2. Diskusi distribusi 2. Manual pihak yang peser-ta Kelompok dokumen Mutu terkait dipastikan mampu ) Dapat memastikan Peragaan Melaksanakan menjelaskan Pendistribusi identifikasi prosedur an dokumen Pendistribusian distribusi yang berlaku dokumen Halaman: 16 dari 79

17 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajara n Metode Pelatihan yang Disaranka n Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajar an Indikatif dokumen kepada 3. Memeriksa 2.) Mampu pihak yang pelaksanaan melaksanakan terkait pendistribusia n identifikasi dokumen Pendistribusian sesuai dokumen prosedur dan 3.) Harus daftar penerima Mampu distribusi memeriksa dokumen pelaksanaan dengan teliti pendistribusian dokumen sesuai prosedur dan daftar penerima distribusi dokumen dengan teliti 1. Diskusi kelompok: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Mengidentifikasi potensi bahaya dan risiko kecelakaan kerja Unit Kompetensi Elemen Kompetensi 2 : Menyosialisasikan Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja : Menyusun program dan materi No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajara n Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajara n Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif 2.1 Metode Pada akhir 1. Ceramah SMM ISO 10 menit pembelajara 2. Diskusi Menjelaskan 9001:2008 dipilih sesuai n sesi ini, Kelompok jenis-jenis 2. Manual ketentuan peser-ta 3. metode Mutu 1) Dapat dapat Peragaan menjelaskan memilih 2. jenis-jenis Metode Menentukan Halaman: 17 dari 79

18 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajara n Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajara n Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif metode jenis metode sesuai 2) Mampu ketentuan yang sesuai menentukan 3. jenis metode Melaksanaka n penyiapan yang sesuai metode 3) Harus Mampu yang relevan melaksanakan dengan tepat penyiapan metode yang relevan dengan tepat 2.2 Materi Pada akhir 1. Ceramah SMM ISO 10 menit pembelajara 2. Diskusi Menjelaskan 9001:2008 disusun n sesi ini, Kelompok tujuan 2. Manual sesuai peser-ta 3. penyusunan Mutu kebutuhan dapat Peragaan materi 1) Dapat menyusun menjelaskan Materi 2.Mengidentif tujuan ikasi materi penyusunan sesuai materi kebutuhan yang akan disampaikan 2) Mampu 3. Menyusun mengidentifika materi si materi sesuai yang akan kebutuhan disampaikan dengan 3) Harus benar mampu menyusun materi sesuai Halaman: 18 dari 79

19 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajara n Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajara n Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif kebutuhan dengan benar 2.3 Urutan Pada akhir 1. Ceramah SMM ISO 10 menit kegiatan pembelajara 2. Diskusi Menjelaskan 9001:2008 n sesi ini, Kelompok maksud dan 2. Manual disusun peser-ta 3. tujuan urutan Mutu 1) Dapat dapat Peragaan kegiatan menjelaskan menyusun maksud dan Urutan 2.Mengidentif tujuan urutan kegiatan ikasi urutan kegiatan kegiatan. 2) Mampu 3. Menyusun mengidentifika urutan si urutan kegiatan kegiatan. dengan 3) Harus benar mampu menyusun urutan kegiatan dengan benar 2.4 Waktu, Pada akhir 1. Ceramah SMM ISO 10 menit fasilitator, pembelajara 2. Diskusi Menjelaskan 9001:2008 tempat dan n sesi ini, Kelompok sarana dan 2. Manual media peser-ta 3. prasarana Mutu dapat Peragaan yang meliputi dipilih. memilih waktu, 1) Dapat Waktu, fasilitator, menjelaskan fasilitator, tempat dan sarana dan tempat dan media prasarana media yang meliputi 2.Mengidentif waktu, ikasi waktu, fasilitator, fasilitator, Halaman: 19 dari 79

20 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajara n Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajara n Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif tempat dan tempat dan media media. 2) Mampu 3. Memilih mengidentifika waktu si waktu, fasilitator dan fasilitator, media tempat dan media dengan tepat 3) Harus mampu memilih waktu fasilitator dan media dengan tepat. Diskusi kelompok: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Mengidentifikasi potensi bahaya dan risiko kecelakaan kerja Halaman: 20 dari 79

21 Unit Kompetensi Elemen Kompetensi 3 : Menyosialisasikan Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja : Melaksanakan program dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja ke jajaran terkait No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajaran Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif 3.1 Program Pada akhir Menjelaskan 1. SMM 10 menit pembelajaran Ceramah program dan ISO sesuai prosedur sesi ini, peser- 2. Diskusi tujuan 9001:2008 kerja ta mampu Kelompok 2.Mengidentifikasi 2. Manual dilaksanakan melaksanakan 3. Mutu 1) Dapat Program Peragaan Program sesuai menjelaskan prosedur kerja program dan sesuai 3. Melaksanakan tujuan prosedur kerja Program sesuai 2) Mampu prosedur kerja mengidentifikasi dengan benar Program sesuai prosedur kerja 3) Harus mampu melaksanakan Program sesuai prosedur kerja dengan benar 3.2 Pelaksanaan Pada akhir Menjelaskan 1. SMM 10 menit Program pembelajaran Ceramah pemantauan ISO Sosialisasi sesi ini, peser- 2. Diskusi pelaksanaan 9001:2008 sesuai prosedur ta mampu Kelompok program 2. Manual kerja dipantau memantau 3. Mutu 1) Dapat Pelaksanaan Peragaan 2.Mengidentifikasi menjelaskan Program kesesuaian pemantauan Sosialisasi pelaksanaan pelaksanaan sesuai pemantauan program prosedur kerja terhadap program 2) Mampu 3. Melaksanakan Halaman: 21 dari 79

22 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajaran Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif mengidentifikasi pemantauan kesesuaian pelaksanaan pelaksanaan program pemantauan terhadap dengan teliti program 3) Harus mampu melaksanakan pemantauan pelaksanaan program dengan teliti 3.3 Hasil Pada akhir Menjelaskan 1. SMM 10 menit dievaluasi pembelajaran Ceramah Hasil ISO sesuai prosedur sesi ini, peser- 2. Diskusi pelaksanaan 9001:2008 atau instruksi ta mampu Kelompok 2. Manual kerja mengevaluasi 3. 2.Mengidentifikasi Mutu 1) Dapat Hasil Peragaan evaluasi hasil menjelaskan pelaksanaan Hasil dievaluasi pelaksanaan sesuai 3. Mengevaluasi prosedur atau hasil 2) Mampu instruksi kerja sesuai prosedur mengidentifikasi atau instruksi evaluasi hasil kerja dengan pelaksanaan cermat 3) Harus mampu mengevaluasi hasil sesuai prosedur atau instruksi kerja dengan cermat Halaman: 22 dari 79

23 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajaran Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajaran Indikatif Diskusi kelompok: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Mengidentifikasi potensi bahaya dan risiko kecelakaan kerja Unit Kompetensi Elemen Kompetensi 4 : Menyosialisasikan Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja : Memeriksapenerapan Ketentuan dalam Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi kerja pasca No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajaran Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajar an Indikatif 4.1 Daftar simak Pada akhir 1. Ceramah 1. Menjelaskan 1. SMM ISO 10 (Check list) pembelajaran 2. Diskusi tujuan 9001:2008 menit kriteria sesi ini, peser- Kelompok penyusunan 2. Manual penerapan ta dapat daftar simak Mutu disusun menyusun berdasarkan 1) Dapat Daftar simak kriteria menjelaskan (Check list) penerapan tujuan kriteria 2.Mengidentifik penyusunan penerapan asi daftar daftar simak simak (Check berdasarkan list) kriteria kriteria penerapan penerapan 3. 2) Mampu Melaksanakan mengidentifikasi penyusunan daftar simak daftar simak (Check list) (Check list) kriteria kriteria penerapan penerapan 3) Harus dengan tepat mampu melaksanakan penyusunan daftar simak (Check list) kriteria Halaman: 23 dari 79

24 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajaran Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajar an Indikatif penerapan dengan tepat 4.2 Daftar rekaman Pada akhir 1. Ceramah 1. Menjelaskan 1. SMM ISO 10 mutu pembelajaran 2. Diskusi definisi maksud 9001:2008 menit diidentifikasi sesi ini, peser- Kelompok dan tujuan 2. Manual sesuai dengan ta dapat 3. rekaman mutu Mutu daftar simak. mengidentifika Peragaan 2. Menyusun 1) Dapat si Daftar daftar rekaman menjelaskan rekaman mutu mutu definisi maksud sesuai dengan 3. Melakukan dan tujuan daftar simak identifikasi rekaman mutu kesesuaian 2) Mampu daftar rekaman menyusun mutu dengan daftar rekaman teliti mutu 3) Harus mampu melakukan identifikasi kesesuaian daftar rekaman mutu dengan teliti 4.3 Laporan Pada akhir 1. Ceramah 1. Menjelaskan 1. SMM ISO 10 pencapaian pembelajaran 2. Diskusi maksud dan 9001:2008 menit sasaran mutu sesi ini, peser- Kelompok tujuan 2. Manual diperiksa ta dapat 3. pemeriksaan Mutu mengacu pada memeriksa Peragaan laporan rencana Laporan pencapaian 1) Dapat pencapaian sasaran mutu menjelaskan sasaran mutu 2.Mengidentifik maksud dan mengacu asi tujuan pada rencana pemeriksaan pemeriksaan Laporan laporan pencapaian pencapaian sasaran mutu Halaman: 24 dari 79

25 No Kriteria Unjuk Kerja/Indikator Unjuk Kerja Tujuan Pembelajaran Metode Pelatihan yang Disarankan Tahapan Pembelajaran Sumber/ Referensi yang Disarankan Jam Pelajar an Indikatif sasaran mutu 3. Memeriksa 2) Mampu Laporan mengidentifikasi pencapaian pemeriksaan sasaran mutu Laporan mengacu pada pencapaian rencana sasaran mutu. dengan 3) Harus lengkap dan mampu cermat. memeriksa Laporan pencapaian sasaran mutu mengacu pada rencana dengan lengkap dan cermat. Diskusi kelompok: Dilakukan setelah selesai penjelasan dan peragaan yang mencakup seluruh materi elemen kompetensi Mengidentifikasi potensi bahaya dan risiko kecelakaan kerja Halaman: 25 dari 79

26 BAB IV SOSIALISASI MANUAL MUTU, PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA. 4.1 Umum. Dokumentasi SMM dapat disusun berdasarkan tatanan yang mengikuti prosesproses perusahaan maupun mengikuti struktur standar mutu yang berlaku, ataupun gabungan keduanya. Struktur dokumentasi SMM perusahaan dapat diuraikan dalam hirarki. Struktur ini dibuat untuk memudahkan distribusi, pemeliharaan dan pemahaman dokumentasi tersebut. Pengembangan hirarki tersebut tergantung pada kondisi dan budaya perusahaan. Dalam Permen PU No disebutkan bahwa Dokumentasi SMM meliputi ;Kebijakan mutu, SMM Departemen, Manual Mutu, Sasaran Mutu, Prosedur Mutu, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi Kerja, dan Rekaman/Bukti Kerja. Pada umumnya hirarki dokumentasi dalam SMM seperti ditunjukkan pada pada gambar berikut: Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Hirarki dokumen SMM CATATAN 1 Hirarki boleh disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi CATATAN 2 Formulir dapat diterapkan pada seluruh level pada hirarki di atas Level 1. Manual mutu Seperti dijelaskan di atas, manual mutu merupakan rumusan umum mengenai SMM Halaman: 26 dari 79

27 perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan, sasaran umum perusahaan dan tanggung jawab berkaitan dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Menurut klausul ISO 9001:2008, manual mutu harus mencakup : lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian dan alasan apabila melakukan pengecualian terhadap klausul 7 ISO 9001:2008 (Realisasi Produk); prosedur-prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk penerapan sistem manajemen mutu, atau pernyataan untuk mengacu kepada prosedur tersebut, dan gambaran dari interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu. Informasi-informasi, seperti bisnis utama (core business), uraian ringkas latar belakang, dan sejarah perusahaan, biasanya ditambahkan dalam manual mutu. Level 2. Prosedur operasi standar Sesuai dengan hirarki di atas, prosedur merupakan penjabaran dari manual mutu dalam menerapkan SMM. Prosedur atau biasa disebut sebagai prosedur operasi standar (standard operating procedure, SOP) adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki tata cara pelaksanaan yang telah baku atau terstandardisasi, tanpa kehilangan efektivitasnya. Proses yang terstandarisasi dengan baik akan memberikan jaminan terhadap kesesuaian mutu produk yang akan dihasilkan. Seperti dijelaskan di atas, SOP mendeskripsikan Bagaimana, Dimana dan Kapan aktivitas aktivitas yang terkait dengan proses penjaminan mutu dilaksanakan, serta siapa yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan aktivitas tersebut. Dalam dokumentasi ISO 9001:2008 ada prosedur yang minimal harus ditetapkan oleh manajemen. Jadi dalam praktek penerapan ISO 9001 diperlukan adanya prosedur terdokumentasi yang mengatur mengenai hal-hal berikut ini: 1. Pengendalian dokumen 2. Pengendalian catatan mutu 3. Internal audit 4. Pengendalian Produk tidak sesuai 5. Tindakan perbaikan Halaman: 27 dari 79

28 6. Tindakan pencegahan Penerapan ke-enam prosedur wajib tersebut secara efektif menjadi indikator jalannya sistem manajemen mutu berjalan dengan baik. Mengapa demikian? Mari kita lihat prinsip dari sistem manajemen mutu ISO 9001 adalah untuk mewujudkan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai kepuasan pelanggan maka produk dan jasa yang kita berikan ke pelanggan harus memenuhi apa yang pelanggan inginkan. Dalam realisasi proses di internal perusahaan, selalu ditekankan adanya prinsip pengendalian mutu : 1. Tidak membuat ketidaksesuaian atau non conformity 2. Tidak menerima ketidaksesuaian 3. Tidak meneruskan ketidaksesuaian ke proses berikutnya Ketiga prinsip tersebut dapat dikontrol dengan ke-enam prosedur tersebut. Level 3. Instruksi Kerja dan Formulir Setelah proses dan sistem didefinisikan, berikutnya perlu dijabarkan bagaimana proses atau sistem tersebut dilakukan. Pada kelompok ini, bisa disebutkan beberapa metode penjabaran proses, sistem dan prosedur seperti: Instruksi kerja adalah dokumen yang berisi uraian atau urutan kegiatan untuk melaksanakan satu proses/fungsi/kegiatan saja yang bisa dinyatakan dalam gambar, diagram, bagan alir atau pernyataan terstruktur Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam data, dimana data ini nantinya merupakan bukti-bukti dari hasil suatu kegiatan dalam satu proses, sehingga formulir yang telah terisi data akan menjadi rekaman mutu atau Level 4 Level 4. Rekaman Rekaman merupakan bentuk pendokumentasian terhadap bukti-bukti objektif penerapan sistem dan prosedur. Sebagaimana dokumen yang lain, rekaman harus dipelihara dan dikendalikan oleh perusahaan. Halaman: 28 dari 79

29 Untuk penerapan SMM berdasarkan SNI ISO 9001:2008, perlu juga menggunakan referensi terkait lainnya untuk melengkapi pemahaman tdentang ISO secara lebih mendalam. Adapun Standar ISO yang lainnya yang bisa digunakan sebagai referensi tambahan selain ISO 9000:2008: Quality management systems Fundamentals and vocabulary dan ISO 9001:2008 : Quality management systems Requirements adalah sebagai berikut : 1. ISO 9004:2009: Quality management systems Guidelines for performance improvements 2. ISO 10001:2007: Quality management Customer satisfaction Guidelines for codes of conduct for organizations 3. ISO 10002:2004: Quality management Customer satisfaction Guidelines for complaints handling in organizations 4. ISO 10003:2007: Quality management Customer satisfaction Guidelines for dispute resolution external to the organization 5. ISO 10005:2005: Quality management Guidelines for quality plans 6. ISO 10006:2003: Quality management Guidelines for quality management in projects 7. ISO 10007:2003: Quality management Guidelines for configuration management 8. ISO 10012:2003: Measurement management systems Requirements for measurement processes and measuring equipment 9. ISO/TR 10013:2001: Guidelines for quality management system documentation 10. ISO 10014:2006: Quality management Guidelines for realizing financial and economic benefits 11. ISO 10015:1999: Quality management Guidelines for training 12. ISO 10017:2006: Guidance on statistical techniques for ISO 9001: ISO 10019:2005: Guidelines for the selection of quality management system consultants and use of their services 14. ISO 19011:2011: Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing 4.2 Penyiapan dokumen terkendali (Controlled Document) Terkait dengan Pengendalian dokumen ISO 9001:2008 mengatur bahwa dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman adalah Halaman: 29 dari 79

30 jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurul persyaratan dalam ISO 9001:2008 Untuk itu harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk: menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan, meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen, memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen diidentifikasi, memastikan bahwa versi yang sesuai dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaan, Berikut ini adalah contoh Prosedur Pengendalian dokumen : Halaman: 30 dari 79

31 PT ABC BIDANG KONSTRUKSI PROSEDUR MUTU JUDUL DOKUMEN : PENGENDALIAN DOKUMEN MUTU, NOMOR DOKUMEN : NOMOR SALINAN : SEJARAH PERUBAHAN : No. REVISI URAIAN PERUBAHAN TANGGAL BERLAKU DILARANG MEMPERBANYAK DAN MEMINDAH TANGAN TANPA IJIN DARI WAKIL MANAJEMEN Halaman: 31 dari 79

32 PT ABC BIDANG KONSTRUKSI PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN MUTU, 1.0 TUJUAN Memberikan penjelasan tentang proses pelaksanaan pembuatan, perubahan, dan penarikan dokumen untuk menjamin bahwa dokumen mutu yang digunakan hanyalah yang sah dan terbaru saja. 2.0 RUANG LINGKUP Untuk semua dokumen mutu dalam bentuk hardcopy, baik dokumen internal, maupun dokumen eksternal. 3.0 DEFINISI 3.1 Unit : Pemilik proses yang Kerja berkaitan dengan dokumen mutu, yang dibuat. 3.2 Dokumen : Pedoman mutu, termasuk prosedur, instruksi kerja dan formulir nya. 3.3 Hardcopy : Dokumen dengan media kertas. 3.4 WM : Wakil Manajemen ISO 3.5 WMUK : Wakil Manajemen ISO Unit Kerja 3.6 PD : Pengendali Dokumen ( Personel yang bertanggung jawab atas pengendalian seluruh Halaman: 32 dari 79

33 dokumen ). 4.0 DOKUMEN TERKAIT 4.1 WI-UM : Panduan Identifikasi Dokumen Mutu dan Data Mutu 4.2 Persyaratan, peraturan dan perundang-undangan yang terkait dan berlaku. 5.0 URAIAN PROSEDUR No AKTIVITAS PENANGGUNG JAWAB 5.1 Mengusulkan pembuatan atau perubahan dan atau menerima dokumen, serta masukan dari rapat tinjauan manajemen, audit internal, audit eksternal oleh lembaga sertifikasi, status revisi, ataupun masukan dari pelanggan dapat dijadikan sebagai salah satu pertimbangannya. Jika akan melakukan pembuatan dokumen yang baru, maka langsung menuju langkah 5.2 (Bagian A); Jika akan melakukan perubahan dokumen yang diperlukan, maka langsung menuju langkah 5.6 (Bagian B); Kepala Unit Kerja /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK Dilanjutkan kelangkah item Kepala Unit Kerja /WMUK Halaman: 33 dari 79

34 5.2 A. MEMBUAT DOKUMEN MUTU Membuat dokumen dan penyusunannya merujuk kepada Panduan Identifikasi Dokumen Mutu. Kepala Unit Kerja /WMUK 5.2 Meninjau dokumen yang diajukan. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam meninjau antara lain adalah : Alasan membuat dokumen; a Keefektifan dokumen terhadap aktivitas yang dicakup; b Pemenuhan persyaratan standar ISO- 9001,Peraturan Pemerintah (PP), Pedoman Profesi, atau Peraturan Perusahaan; c Kelengkapan dan kejelasan isi dokumen; d Kesesuaian terhadap Panduan Sistem Identifikasi Dokumen; e Redaksional kalimat dengan ejaan Jika dokumen disetujui dengan menandatangani pada tempat yang telah disediakan, maka diproses pada langkah berikutnya (langkah 5.4); Jika dokumen ditolak, maka dokumen diperbaiki (kembali ke langkah 5.2); Kepala Unit Kerja /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK 5.4 Menyetujui dokumen yang telah dibuat menjadi dokumen yang berlaku dengan menandatangani Kepala Unit Kerja /WMUK pada tempat yang telah disediakan. 5.5 Dilanjutkan kelangkah item Kepala Unit Kerja /WMUK 5.6 B. MENGUBAH DOKUMEN MUTU Kepala Unit Kerja /WMUK Membuat usulan perubahan dokumen (FM-UPD) dan menandata-ngani (paraf) pada tempat yang tersedia pada lembar form tsb. 5.7 Meninjau usulan perubahan dokumen yang Kepala Unit Kerja Halaman: 34 dari 79

35 diajukan Jika usulan perubahan dokumen ditolak, maka perubahan dokumen diperbaiki (kembali ke langkah 5.6); 5.8 Menyetujui usulan perubahan dokumen dengan menandatangani (paraf) pada tempat yang telah tersedia. 5.9 Membuat perubahan prosedur / dokumen, dan penyusunannya merujuk pada Panduan Identifikasi Dokumen Mutu (WI-UM ) Menandatangani (memaraf) perubahan dokumen pada tempat yang tersedia Memeriksa perubahan prosedur / dokumen, hal-hal yang menjadi pertimbangan antara lain : a. Alasan membuat perubahan dokumen; a Keefektifan perubahan dokumen terhadap aktivitas yang dicakup; b Pemenuhan persyaratan standar ISO ataupun Peraturan Pemerintah (PP); c Kelengkapan dan kejelasan isi dokumen; d Kesesuaian terhadap Panduan Sistem Identifikasi Dokumen; e Redaksional kalimat dan ejaan; Jika perubahan prosedur / dokumen tidak sesuai,maka proses kembali ke langkah 5.9. /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK Jika perubahan prosedur / dokumen diterima, maka menadatangani (paraf) pada tempat yang tersedia. Kepala Unit Kerja /WMUK Halaman: 35 dari 79

36 5.12 Menyetujui perubahan prosedur / dokumen, menjadi prosedur / dokumen yang berlaku dengan menandatangani pada tempat yang tersedia. Pihak yang mengusulkan / memeriksa / menyetujui perubahan dokumen harus pihak yang terkait langsung dengan penerapan sistem mutu Kepala Unit Kerja /WMUK 5.13 Menarik semua salinan dokumen yang telah diubah dan memusnahkannya. Kepala Unit Kerja /WMUK 5.14 Mengedarkan salinan dokumen kepada pihakpihak yang tercantum dalam daftar distribusi dokumen. Hal-hal yang dipertimbangkan sebelum mengedarkan salinan dokumen adalah : 1. Kelengkapan identifikasi dokumen; 2. Status dokumen (diberi stempel TERKENDALI); 3. Pihak-pihak yang diberikan salinan dokumen seperti dalam daftar distribusi (FM-TAB); 5.15 Dokumen-dokumen yang terkait harus senantiasa berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap penerima atau pemegang dokumen bertanggung jawab bahwa hanya dokumen yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan atau dimusnahkan. Kepala Unit Kerja /WMUK Kepala Unit Kerja /WMUK Halaman: 36 dari 79

37 5.16 Menyimpan catatan mutu yang ada, yaitu dengan menyimpan master dokumen yang dibuat, serta dibuatkan daftar prosedur (FM-PRO) dan daftar formulirnya.(fm-for). Proses identifikasi penyimpanan master dokumen merujuk kepada Panduan Identifikasi Dokumen Mutu Kepala Unit Kerja /WMUK Catatan : Form yang digunakan untuk prosedur mutu ini, adalah : 1. FM - TAB : Tabel Distribusi - Prosedur 2. FM - PRO : Daftar Prosedur 3. FM - FORM : Daftar Formulir 4. FM - DIS : Distribusi Dokumen 5. FM - UPD : Usulan Perubahan Dokumen Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh : Status Dokumen : Wakil Manajemen Pembuatan Daftar penerima Dokumen sesuai jabatan dalam struktur organisasi. Pembuatan Daftar penerima Dokumen sepertinya hanya pekerjaan sederhana, namun dalam konteks penerapan Sistem Manajemen Mutu merupakan salah satu proses penting yang bahkan harus dilengkapi dalam bentuk prosedur yaitu Prosedur pengendalian dokumen. Ketidak akuratan dalam pembuatan daftar penerima dokumen ini bisa mengakibatkan munculnya dokumen yang kadaluarsa ditempat kegiatan dan menjadi masalah karena akan mengganggu proses kegiatan utama maupun proses pendukung. Berikut ini adalah contoh Daftar Distribusi Dokumen : Halaman: 37 dari 79

38 PT ABC Unit Kerja :... DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN Nomor Dokumen : Penerima : Jenis Media : Hard Copy/Soft Copy Nama Penanggung jawab Komputer : Pembuatan Pakta integritas : FM... Nomor Revisi No Nama Dokumen Nomor dokumen No Revisi Tanggal Penarikan Paraf Halaman: 38 dari 79

39 Yang Mengirim Yang Menerima ( ) ( ) Catatan : Coret yang tidak perlu Beri tanda yang sesuai a. Penjelasan definisi pengendalian Dokumen. Pengendalian Dokumen adalah suatu upaya untuk menata dokumen sedemikian rupa dengan tujuan antara lain untuk menghindari penggunaan dokumen yang sudah kadaluarsa dan penggunaan oleh pihak yang tidak berhak menggunakan dokumen. Selain itu prosedur pengendalian yang telah disusun haruslah bisa memastikan kecukupan dokumen sebelum diterbitkan, tinjauan untuk memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen, perubahan dan status revisi lerkini dari dokumen diidentifikasi, versi yang sesuai dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaan, b. Penjelasan prosedur Daftar penerima Dokumen. Prosedur Daftar penerima Dokumen dimulai dengan mengidentifikasi daftar penerima dokumen dan menyerahkan dokumen yang dilengkapi dengan tandaterima dan tercantum dalam daftar penerima dokumen. Daftar penerima dokumen ini memberikan manfaat terkendalinya semua dokumen yang telah didistribusikan, karena setiap perubahan dokumen akan diinformasikan kepada Halaman: 39 dari 79

40 pemegang dokumen sebagaimana terdaftar dalam daftar penerima dokumen. Dokumen lama dicabut, diganti dengan dokumen yang baru. c. Pengidentifikasian pihak-pihak yang berhak menerima dokumen terkendali. Pihak-pihak yang berhak menerima dokumen terkendali adalah pihak-pihak yang harus mengetahui dan mengimplementasikan dokumen Nama pihak yang menerima dokumen dimasukkan dalam daftar distribusi dokumen sebagaimana contoh form diatas. d. Pembuatan Daftar penerima Dokumen dengan benar sesuai jabatan dalam struktur organisasi Cara memastikan bahwa telah dibuat Daftar penerima Dokumen dengan benar sesuai jabatan dalam struktur organisasi Nama-nama dalam Daftar penerima Dokumen diperiksa atas dasar posisi atau jabatan yang ada dalam struktur organisasi. Dokumen standar ISO 9001:2008 biasanya cukup tebal, dalam dokumen yang tebal ini sebetulnya tidak semuanya diperlukan oleh pihak-pihak tertentu. Oleh karena itu pembuatan daftar penerima dokumen haruslah sedemikian rupa sehingga bisa disesuaikan dengan kebutuhan pihak terkait Pemeriksaan Kelengkapan dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja yang akan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan rencana mutu. Dalam dokumentasi standar Sistem Manajemen Mutu semua dokumen dari semua level merupakan suatu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, karena satu sama lain saling berkaitan. Dokumen level 1 yaitu manual mutu akan menjadi panduan umum bagi terlaksananya sistem secara keseluruhan yang dilengkapi dengan dokumen level 2 dan 3 yaitu prosedur dan instruksi kerja serta formulir yang diperlukan agar supaya semua yang tercantum dalam manual mutu bisa terselenggara dengan baik dan kemudian didokumentasikan, direkam atau dicatat sebagai dokumen level 4. Contoh Lay Out Dokumen Pedoman Mutu PT ABC. Halaman: 40 dari 79

41 Pedoman Mutu yang akan disempurnakan agar memperlihatkan alur pendekatan berdasarkan Proses (Process Approach) sehingga diarahkan memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2008. Urutan bab/sub bab/halaman sebaiknya mengikuti alur sbb : Halaman Judul dan Persetujuan Daftar Isi Profil, Visi, Misi, dan Sistem Manajemen Mutu PT ABC Profil Perusahaan Visi, Misi, dan Komitmen Kebijakan Mutu Sasaran Mutu Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu Persyaratan Standar ISO 9001 : 2008 yang Tidak Diterapkan Tanggung Jawab Manajemen Gambar Proses Bisnis Deskripsi Proses Bisnis Utama Deskripsi Proses Pendukung Sumber Daya Struktur Organisasi Tanggung jawab Personel Kunci. Kompetensi, Kepedulian dan Pelatihan Dalam Sub Bab ini perlu dijelaskan secara ringkas bagaimana organisasi menetapkan kompetensi karyawan tertentu yang mempengaruhi jasa yang disediakan (berdasarkan kriteria apa.) Infrastruktur dan Lingkungan Kerja Dalam Sub Bab ini perlu dijelaskan secara ringkas Infrastruktur apa yang dibutuhkan untuk menyediakan/menghasilkan jasa PT ABC, serta kondisi lingkungan bagaimana yang dibutuhkan (apakah ada persyaratan kondisi lingkungan spesifik?) Proses Bisnis Bisnis Utama Pemeriksaan / Pengamanan Penimbangan Penimbunan Pengapalan Halaman: 41 dari 79

42 Penagihan/Keuangan Proses-Proses Pendukung. Pemeliharaan sumber daya peralatan Proses lainnya Penjelasan proses bisnis harus meliputi pemenuhan terhadap klausul dalam ISO 9001:2008. Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Penyempurnaan Pemantauan dan Pengukuran : Kepuasan Pelanggan Internal Audit Pemantauan dan Pengukuran Proses. Pemantauan dan Pengukuran Jasa yang Dihasilkan. Pengendalian Jasa yang tidak sesuai. Analisis Data: Data pemantauan dan pengukuran yg sudah terkumpul tersebut di atas harus dianalisis untuk memberikan masukan bagi manajemen tentang efektifitas SMM dan penyempurnaan yang dapat dilakukan. Peninjauan dan Penyempurnan Sistem Manajemen Mutu. Tindakan Perbaikan Tindakan Pencegahan Lampiran (Rujukan Prosedur) Struktur Organisasi Kebijakan Mutu Sasaran Mutu. a. Penjelasan kelengkapan dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja. Kelengkapan dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja dilakukan melalui identifikasi terhadap Pedoman Mutu. Untuk memastikan bahwa manual sudah lengkap maka daftar isi Pedoman mutu diidentifikasi terlebih dulu sehingga terlihat mana yang belum ada dari dokumen yang ada. Demikian juga prosedur, instruksi kerja dan form bisa dilihat di daftar prosedur, daftar instruksi kerja serta daftar form yang terkait b. Pembuatan daftar simak pemeriksaan kelengkapan dokumen manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja. Halaman: 42 dari 79

43 Prosedur identifikasi Kelengkapan dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja dilakukan dengan cara memeriksa daftar isi pedoman atau manual, dan prosedur, instruksi kerja serta form yang diperlukan. c. Pengidentifikasian Kelengkapan dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja. Kelengkapan dokumen manual mutu, prosedur kerja, dan instruksi kerja diidentifikasi mengikuti Pedoman Mutu yang ada di perusahaan. Contoh daftar isi pedoman mutu perusahaan memberikan gambaran isi pedoman yang masih bisa dikembangkan lebih lanjut dilengkapi dengan ketentuan lain yang dianggap perlu. Walaupun mungkin saja dari contoh yang ada bisa dikurangi sebagai hal-hal yang bisa dikecualikan Pemeriksaan kesesuaian dokumen terhadap dokumen induk atau dokumen semula. Untuk kemudahan dalam pengendalian biasanya dokumen asli dipegang oleh petugas pengendali dokumen yang merupakan tugas penting yang disebut dalam klsusul sistem manajemen mutu ISO Dokumen yang didistribusikan biasanya hanya copy dan diberi tanda berbeda agar supaya mudah diidentifikasi status dokumennya. Dalam pemeriksaan kesesuaian dokumen maka status dokumen dilihat kemudian dibandingkan dengan dokumen yang disimpan oleh pengendali dokumen untuk memastikan kebenaran statusnya. a. Penjelasan tujuan pemeriksaan kesesuaian dokumen. Tujuan pemeriksaan kesesuaian dokumen adalah untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak seharusnya dijadikan acuan. Cara sederhana untuk mengidentifikasi kesesuaian dokumen adalah melihat status dokumen, no edisi dan status perubahannya kemudian dibandingkan dengan dokumen yang terdaftar dan disimpan oleh petugas pengendali dokumen. b. Pengidentifikasian kesesuaian dokumen terhadap dokumen induk. Kesesuaian dokumen dilihat rinciannya kemudian isi masing-masing apakah sudah mengikuti ketentuan dokumen induk. Dalam hal ini yang dimaksud dengan dokumen induk diantaranya adalah Pedoman mutu yang memberikan gambaran dokumen mutu secara keseluruhan serta ketentuan umum yang harus diikuti. c. Pemeriksaan kesesuaian Dokumen Induk atau dokumen semula dengan cermat. Halaman: 43 dari 79

44 Kesesuaian Dokumen Induk atau dokumen semula dengan cermat bisa dilihat dari daftar isi apakah sudah lengkap kemudian baru dilihat materi masing-masing. Pada dasarnya setiap level dokumen memiliki hubungan erat satu sama lain dimana level-level diatas merupakan panduan umum bagaimana Sistem manajemen Mutu ini diterapkan. Ketentuan-ketentuan dalan pedoman mutu bisa diwujudkan dalam bentuk prosedur maupun instruksi kerja maupun form terkait yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan sistem dengan konsisten. Sebagaimana kita ketahui bahwa prosedur dibutuhkan apabila dipastikan bahwa tanpa prosedur suatu proses kegiatan tidak akan berhasil dengan baik Pendistribusian dokumen yang berlaku kepada pihak yang terkait Berdasarkan daftar distribusi dokumen yang telah direncanakan maka akan bisa diidentifikasi siapa yang akan mendapatkan distrbusi dokumen. Pelaksanaan distribusi dokumen dilakukan dengan menggunakan checklist yang ada dalam daftar distribusi dokumen. a. Penjelasan prosedur distribusi dokumen. Prosedur distribusi dokumen dimulai dengan mengidentifikasi daftar penerima dokumen dan menyerahkan dokumen yang dilengkapi dengan tandaterima dan tercantum dalam daftar penerima dokumen Identifikasi Pendistribusian dokumen Contoh Daftar distrribusi dokumen bisa dibuat seperti berikut : Daftar Pendistribusian Pedoman Mutu Salinan terkendali dari Pedoman Mutu yang didistribusikan adalah sebagai berikut : Nomor Lokasi Pemegan Daftar Pemegang Pedoman Mutu g 1 Direktur Utama Kantor Pusat 2 Direktur I ( WM ) Kantor Pusat 3 Direktur II Kantor Pusat 4 Direktur III Kantor Pusat 5 Sekretaris Perusahaan Kantor Pusat Halaman: 44 dari 79

45 6 Kepala Biro Keuangan & Akuntansi Kantor Pusat 7 Kepala Biro SDM & Umum Kantor Pusat 8 Kepala Biro Teknik & Pemasaran Kantor Pusat 9 Kepala Biro Pengembangan Usaha Kantor Pusat 10 Kepala Biro Logistik & Peralatan Kantor Pusat 11 Kepala Biro Pengendalian Kantor Pusat 12 Kepala Satuan Pengawas Intern Kantor Pusat 13 Kepala Divisi Operasi I Divisi 14 Kepala Bagian Keuangan Divisi 15 Kepala Bagian Teknik Divisi Master Arsip Pengendali Dokumen Kantor Pusat b. Pengidentifikasian Pendistribusian dokumen. Identifikasi Pendistribusian dokumen dilakukan dengan cara mengidentifikasi prosedur distribusi, kemudian melihat kesesuaian antara prosedur dengan realisasi. Distribusi dokumen merupakan bagian penting dalam penerapan prosedur pengendalian dokumen. Distribusi dokumen dilakukan dengan memperhatikan nomor dokumen yang ada dalam daftar distribusi dokumen. Untuk memudahkan identifikasi biasanya warna kertas untuk pedomen mutu dibedakan dengan warna kertas untuk prosedur dan instruksi kerja. Dengan demikian kita bisa dengan cepat melihat apakah suatu dokumen adalah dokumen pedoman atau prosedur dengan melihat warna dokumennya. Upaya pembedaan warna merupakan trik sederhana dalam upaya mempercepat pencarian suatu dokumen. c. Pemeriksaan pelaksanaan pendistribusian dokumen sesuai prosedur dan daftar penerima distribusi dokumen dengan teliti dan cermat. Cara memeriksa pelaksanaan pendistribusian dokumen sesuai prosedur dan daftar penerima distribusi dokumen adalah dengan secara sampling melihat dokumen yang ada disuatu lokasi apakah sudah sesuai dengan daftar distribusi yang ada di pengendali dokumen, status dokumen dan apakah dokumennya adalah dokumen yang terkini. Masalah yang sering timbul terkait dengan distribusi dokumen adalah rotasi pegawai yang terlalu cepat sehingga sering dokumen terbawa oleh pegawai yang Halaman: 45 dari 79

46 pindah ketempat yang lain, sehingga menjadi dokumen yang tidak terkendali dan tidak bisa diketahui lokasinya untuk dilakukan penarikan dokumen. 4.3 Penyusunan program dan materi. Pada dasarnya program maupun materi dimaksudkan agar supaya seluruh jajaran perusahaan memahami dan mampu menerapkan Sistem manajemen Mutu yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sosialisasi merupakan tahap awal awareness pengenalan tentang sistem manajemen kemudian penjelasan terhadap dokumentasi yang telah disusun. Pemilihan metode sangat penting agar supaya berjalan efektif dan efisien. Ada 8 prinsip Manajemen Mutu yaitu : 1. Organisasi yang berorientasi pada pelanggan 2. Kepemimpinan 3. Keterlibatan karyawan 4. Pendekatan proses 5. Pendekatan sistem dalam manajemen 6. Perbaikan yang berkesinambungan 7. Pendekatan faktual dalam mengambil keputusan 8. Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok Dalam rangka mencapai sasaran perbaikan berkesinambungan salah satu prinsip yang digunakan adalah pendekatan proses yang secara sistematis bisa dijelaskan dalam gambar 4.3. Untuk bisa memuaskan pelanggan maka perusahaan haruslah memahami dengan baik apa yang menjadi persyaratan pelanggan, karena perusahaan hanya bisa memuaskan pelanggan apabila bisa memenuhi apa yang dipersyaratkan pelanggan. Manajemen memiliki kewajiban untuk senantiasa memberikan penekanan dan npengarahan kepada seluruh jajaran tentang pentingnya memahami persyaratan pelanggan. 4 Klausul utama dalam sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2008 mencerminkan siklus Plan, Do, Check dan Act, yaitu klausul 5 untuk Plan, klausul 6 untuk Do, klausul 7 untuk check dan klausul 8 untuk Act. Halaman: 46 dari 79

47 Gambar 4.3 Model Pendekatan Proses Pemilihan Metode sesuai ketentuan. Sosialisasi adalah sebuah proses penanaman atau transfer kebiasaan atau nilai dan aturan dari satu generasi ke generasi lainnya dalam sebuah kelompok atau masyarakat. Sejumlah sosiolog menyebut sebagai teori mengenai peranan (role theory). Karena dalam proses diajarkan peran-peran yang harus dijalankan oleh individu. Metode secara umum yang paling tidak efektif adalah metode satu arah melalui ceramah atau tatap muka di ruang kelas. Diperlukan adanya keaktifan dari peserta untuk lebih cepat memahami dan menghindari kejenuhan proses. a. Penjelasan Jenis-jenis Metode. Halaman: 47 dari 79