PEMERINTAH KOTA BONTANG PUSKESMAS BONTANG UTARA II Jl. Arif Rahman Hakim No. 40 RT. 40 Kel. Belimbing, Telp/Fax (0548) B O N T A N G

Transkripsi

1 SURAT KEPUTUSAN KEPALA KOTA BONTANG NOMOR 8 / SK / PUSBUII / I / 2016 Tentang KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN KEPALA KOTA BONTANG Menimbang a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan program/upaya dan kegiatan pelayanan Puskesmas secara konsisten dan reliabel, maka perlu disusun pedoman kerja dan prosedur kerja; b. Bahwa pedoman dan prosedur kerja disusun, didokumentasikan dan dikendalikan, serta semua rekaman hasil pelaksanaan upaya puskesmas dan kegiatan pelayanan harus dikendalikan; c. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman perlu dilakukan secara terpusat; d. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman sebagaimana dimaksud pada huruf b dan c perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala Puskesmas. Mengingat a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang kesehatan b. Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat; c. Peraturan Menteri Kesehatan No. 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi. MEMUTUSKAN Menetapkan KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS BONTANG UTARA II

2 Kesatu Kedua Ketiga Keempat Kebijakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman Puskesmas Bontang Utara II sebagaimana terlampir dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Surat Keputusan ini; Mekanisme pengendalian dokumen dan rekaman dilaksanakan sesuai SOP Pengendalian Dokumen dan SOP Pengendalian Rekaman; Seluruh biaya yang timbul terkait pengendalian dokumen dan rekaman dibebankan pada anggaran yang sesuai; Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau kembali jika terdapat perubahan/perbaikan sebagaimana mestinya. DITETAPKAN DI BONTANG PADA TANGGAL 2 JANUARI 2016 KEPALA Zulfadliansyah Nur, S.KM Penata NIP

3 Lampiran Surat Keputusan No. dan Rekaman / SK / RST / VII / 2014 Tentang Pengendalian Dokumen Kebijakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman 1. TUJUAN Kebijakan ini bertujuan sebagai pedoman pengendalian dokumen rumah sakit dan rekaman kegiatan pelayanan di RS Rumah Sehat Terpadu Dompet Dhuafa (RST DD) 2. RUANG LINGKUP Kebijakan ini berlaku di RST Dompet Dhuafa. 3. PENGERTIAN (1) Dokumen Rumah Sakit adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di rumah sakit yang terdiri dari dokumen internal, dokumen eksternal dan dokumen kadaluarsa (2) Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat dan disahkan oleh pimpinan rumah sakit yang terdiri dari dokumen penetapan, dokumen pengaturan dan catatan kegiatan / rekaman. (3) Catatan Kegiatan / rekaman adalah format, log, atau laporan dari pelaksanaan prosedur yang berlaku di rumah sakit (4) Dokumen eksternal adalah dokumen yang berasal dari luar rumah sakit yang dipakai sebagai acuan atau referensi dalam penyusunan dokumen internal yang terdiri dari kumpulan regulasi, panduan nasional, dan buku teks. (5) Dokumen kadaluarsa adalah dokumen internal maupun eksternal yang sudah tidak berlaku lagi di rumah sakit dan sudah digantikan dengan versi yang terbaru (6) Masa Retensi Dokumen adalah pengaturan waktu penyimpanan dokumen sampai akhirnya dapat dimusnahkan 4. KEBIJAKAN 4.1 Pengendalian dokumen dan rekaman di RS RST Dompet Dhuafa dilakukan secara terpusat dibawah kendali Divisi Mutu Rumah Sakit dan Satuan Pengawas Internal 4.2 Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan tujuan untuk a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan. b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen. c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali, e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan. f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan untuk maksud tertentu. g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukan 4.3 Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Pedoman, Panduan, Program, dan Standar Prosedur Operasional dilakukan minimal setiap 2 tahun atau jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan.

4 4.4 Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali masuk ke dalam kategori dokumen kadaluarsa. 4.5 Masa retensi dokumen kadaluarsa adalah untuk selanjutnya dapat dimusnahkan. 4.6 Setiap kegiatan pelayanan dan operasional di rumah sakit harus didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan / rekaman. 4.7 Setiap rekaman rumah sakit harus dikendalikan agar memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan dan beroperasinya secara efektif sistem manajemen mutu dengan ketentuan sebagai berikut a. Rekaman rumah sakit harus mudah dan dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. b. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman. c. Kode, Simbol, Abrevasi dan Definisi di Standarisir d. Record pasien, data dan informasi rahasia dijaga kerahasiaan dan pengaksesannya 4.8 Masa retensi setiap rekaman adalah sebagai berikut No Jenis Rekaman Aktif Inaktif Ket 1 Rekam Medis Pasien 5 tahun. 2 tahun (kecuali resume pulang Terhitung sejak dan persetujuan tindakan terakhir kali medis) pasien berobat 2 Resume pasien dan Persetujuan Tindakan Medis 10 tahun. Terhitung sejak terakhir kali pasien berobat 3 Dokumen keuangan 5 tahun Terhitung sejak audit terakhir 4 Dokumen kepegawaian a. Personal File b. Berkas penilaian kinerja c. Daftar / rekap kehadiran d. Berkas Cuti e. Berkas kesejahteraan karyawan 5 Rekaman harian a. Rekap & Checklist sarana prasarana (toilet, APAR, Genset, Trafo) 2 tahun sejak karyawan ybs resign \ 2 tahun \ Dimasukkan ke personal file karyawan

5 b. Rekap & Checklist Mutu keperawatan c. Rekap & Checklist pelayanan gizi d. Rekap & Checklist radiologi e. Rekap & Checklist lab f. Rekap & Checklist lainnya DAFTAR DOKUMEN INTERNAL DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL DAFTAR FORMULIR REKAMAN