Penempatan Pegawai. School of Communication & Business Inspiring Creative Innovation. Job Analysis. 1 st Week

Transkripsi

1 Job Analysis 1 st Week

2 Job analysis (Analisis Jabatan) The systematic process of collecting information used to make decisions about jobs. Job analysis identifies the tasks, duties, and responsibilities of a particular job ( Proses pengumpulan informasi secara sistematis untuk membuat keputusan tentang pekerjaan. Analisis jabatan mengidentifikasikan tugas-tugas, kewajiban dan tanggung jawab sebuah jabatan/pekerjaan tertentu )

3 Informasi dalam Analisis Jabatan Deskripsi Jabatan (job description) A document that states the job title, describes the responsibilities of the position, the direct supervisory relationships with other staff and the skills and qualifications required for the position (dokumen yang memuat nama jabatan, menguraikan tanggung jawab jabatan, hubungan supervisi langsung dengan staff lainnya, dan keterampilan kualifikasi yang disyaratkan untuk posisi tersebut) Spesifikasi jabatan (job specification) Description of the knowledge, skill, abilities necessary for successful performance of the essential functions of a position (uraian tentang pengetahuan, keterampilan, kemampuan, yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi sebuah jabatan)

4 Tujuan analisis jabatan adalah memperoleh jawaban atas enam pertanyaan penting berikut ini: 1. Tugas-tugas fisik dan mental apa yang dijalankan oleh pekerja? 2. Kapan pekerjaan itu harus diselesaikan? 3. Dimana pekerjaan itu harus dilakukan? 4. Bagaimana pekerja melakukan pekerjaan itu? 5. Untuk apa pekerjaan itu dilakukan? 6. Persyaratan apa yang diperlukan?

5 Langkah dalam proses analisis jabatan (Ivancevich, Human resources management, 10 th ed, 2007) Mengkaji Organisasi dan kesesuaian tiap jabatan Menentukan bagaimana informasi analisis jabatan akan digunakan Memilih jabatanjabatan yang akan digunakan Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu Menyiapkan uraian jabatan Menyiapkan spesifikasi jabatan Menggunakan informasi diatas untuk: Perancangan jabatan, Perencanaan SDM, Rekrutmen dan seleksi, Pelatihan dan pengembangan, Penilaian kinerja, Kompensasi, Kepatuhan pada regulasi.

6 Deskripsi jabatan berisi informasi: Identifikasi jabatan (nama jabatan, departemen/ bagian, hubungan pelaporan, nomor/ kode jabatan) Tanggal analisis jabatan Ringkasan jabatan Tugas-tugas yang dijalankan

7 Spesifikasi jabatan berisi informasi: Persyaratan pendidikan Pengalaman Sifat-sifat kepribadian Kemampuan fisik

8 Beberapa gambaran situasi yang memerlukan analisis jabatan yaitu: Pada saat organisasi dibentuk atau didirikan Pada saat diciptakan jabatan/pekerjaan baru Pada saat jabatan/pekerjaan berubah secara signifikan.

9 Tasks Responsibilities Duties Job Analysis Job Descriptions Job Standards Job Specifications Knowledge Skills Attitudes Human Resource Planning Recruitment Selection Training and Development Performance Appraisal Compensation and Benefits Safety and Health Employee and Labor Relations Legal Considerations Job Analysis for Teams

10 Perancangan Jabatan Perancangan jabatan dapat diartikan the process of organizing work into tasks required to perform a specific job ( Proses menata pekerjaan ke dalam tugastugas yang diperlukan untuk menjalankan sebuah pekerjaan tertentu ) Rancang jabatan menjelaskan rincian tentang sebuah jabatan, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang seseorang dengan pekerjaan dan jabatannya terhadap organisasi

11 Perancangan Jabatan Feedback Organizational elements Environmental elements Behavioral elements Job design Productive and satisfying job Input Transformation Output

12 1. Unsur-unsur organisasi (Organizational Elements) Lebih mengarah kepada efektifitas dan efisiensi dalam pemenuhan tujuan organisasi. Untuk efektifitas dan efisiensi dapat dipenuhi dengan pendekatan-pendekatan berikut: Pendekatan mekanistik Meminimalkan upaya fisik, waktu, tenaga dan biaya pelatihan dengan mengarahkan pekerja kepada spesialisasi Aliran kerja Penempatan Pegawai Perancangan Jabatan Mengatur setiap urutan-urutan dalam melaksanakan pekerjaan, biasanya terdapat dalam pengelolaan barang dan jasa Ergonomika Ilmu yang mempelajari mengenai rancangan jabatan dan peralatan kerja agar jabatan dan peralatan cocok dengan kemampuan fisik individu supaya dapat lebih mudah dikerjakan

13 2. Unsur-unsur lingkungan (Enviromental Elements) Penekanan pada perhatian terhadap kemampuan dan ketersediaan karyawan serta harapan masyarakat (ekspektasi sosbud) 1. Kemampuan dan ketersediaan karyawan Perancangan sebuah tugas harus dapat disesuaikan dengan kemampuan karyawan, misal: dalam tugas customer service online 24 jam. Dalam ketersediaan karyawan lebih menekankan kepada apakah karyawan tersebut dapat melakukan tugas-tugas yang sudah dirancang. 2. Ekspektasi sosbud Perancangan Jabatan Perancangan pekerjaan harus disesuaikan dengan budaya setempat, hal ini diterapkan untuk meminimalisir kerugian akibat konflik yang akan terjadi melalui perselisihan paham antara karyawan dan perusahaan

14 Perancangan Jabatan 3. Unsur-unsur prilaku (Behavioral Elements) 1. Keragaman keterampilan ex: seorang satpam di perbankan yang tidak hanya memiliki kemampuan secara fisik, tapi juga kemampuan bersosialisai dengan para nasabah. 2. Identitas tugas ex: seorang desain interior yang memiliki tugas untuk mencari setiap peralatan ruangan, tata letak dan pencahayaan dalam sebuah ruangan yang sempurna. 3. Signifikansi/ arti penting tugas ex: seorang kepala negara yang mempunyai tanggung jawab yang berat dan wewenang yang besar untuk dipergunakan bagi kehidupan bernegara. 4. Otonomi ex: seorang karyawan yang memiliki dedikasi terhadap pekerjaannya dan menyelesaikan pekerjaan dengan cara-caranya sendiri 5. Umpan balik ex: seorang karyawan yang mampu untuk menjalankan sebuah pekerjaan dan mengevaluasinya secara pribadi

15