BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 33 BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisis Proses Bisnis Pengadaan Barang Yang Sedang Berjalan Pada bab ini akan dibahas bagaimana PT.A didalam melakukan proses pengadaan barang. Didalam melakukan pembahasan ini dilakukan wawancara terhadap beberapa pihak atau divisi yang biasa terkait didalam pemesanan barang. Pihak tersebut adalah sebagai berikut : 1. Divisi Penyiaran Berita ( News ) Divisi ini adalah salah satu dari 4 divisi yang ada di struktur organisasi yang berfungsi menyiarkan berita-berita baru yang didapat untuk disebarluaskan kepada masyarakat ( public ) dimana divisi ini apabila membutuhkan barang sifatnya adalah cepat, tepat dan sesuai dengan kondisi saat itu. 2. Divisi Operasi ( Operational ) Divisi ini adalah salah satu divisi yang bertugas melakukan kegiatan operational sehari-hari dalam hal penyiaran rutin dimana sifat dari kegiatan

2 34 yang dilakukannya adalah terjadwal dan dapat direncanakan dengan tepat dan baik. 3. Divisi Sales dan Marketing Divisi ini adalah yang bertugas memasarkan dan mempromosikan guna mendukung divisi penyiaran dan divisi operational didalam melakukan siaran sehari-harinya artinya adalah divisi ini yang akan memasarkan dan mencari sponsor untuk kelangsungan media jasa penyiaran ini. 4. Divisi Keuangan dan umum Divisi ini adalah divisi yang mengelola dan mendukung semua kegiatan yang dilakukan ketiga divisi diatas artinya adalah segala kebutuhan yang menyangkut kebutuhan financial dan barang serta sumber daya manusia dipenuhi oleh divisi ini. Dari struktur organisasi dibawah ini, terlihat bahwa didalam pemesanan barang untuk kebutuhan masing-masing divisi dipenuhi oleh bagian Finance yang ada dibawah divisi Finance, HR, dan GA.

3 35 President Direktur Vice President Secretary Divisi Penyiaran Divisi operasi Divisi Sales & Marketing Divisi Finance, HR & GA Sub-ordinate Sub-ordinate Sub-ordinate Finance Manager Accounting Manager Purchasing Sub-ordinate Finance Tax Gambar 4.1. Struktur Organisasi Dari struktur itu jelas akan ada suatu prosedur didalam pemesanan barang untuk dapat dipenuhi, prosedur pemesanan itu sendiri umumnya berlaku seperti alur dibawah ini.

4 36 Perumusan Kebutuhan Divisi Purchase Request Divisi Purchase Order Divisi Finance Barang Dibeli oleh Divisi Finance DIVISI FINANCE Gambar 4.2. Proses pemesanan barang umum pada PT.A Dalam proses pemesanan barang diatas terlihat bahwa akhir dari suatu prosesnya adalah pada seksi purchasing / pengadaan barang. Pemesanan barang dimulai dari dikeluarkannya kebutuhan barang oleh user / divisi yang membutuhkan dimana biasanya user akan mengeluarkan jenis, spesifikasi dan estimasi / perkiraan harga dari barang yang dipesan tersebut dalam suatu bentuk permintaan yang dinamakan purchase request. Dari purchase request yang dikeluarkan itu kemudian diberikan kepada divisi pengadaan dimana seperti terlihat dalam bagan struktur tersebut ada dibawah divisi Finance,HR dan GA dengan bagian yang menangani adalah bagian finance seksi Pengadaan / purchasing.

5 37 Start Finish USER Material Requirtion No Konfirm OK Yes GA Spec & Quota Purchasing Manager Keuangan GM Finance No Fiat Limitation Yes FINANCE Cooporate Control Supplyer (Konfirm) Manager Keuangan BUY Gambar 4.3. Flowchart Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan

6 38 Dari hasil wawancara dengan divisiterkait ternyata dibutuhkan waktu yang cukup lama didalam pengadaannya dimana data dan pengamatan kami adalah seperti terlihat pada gambar 4.3 diatas. Rincian dari proses pengadaan barang yang sedang berjalan di PT.A dapat dilihat pada table 4.1 dibawah ini. Tabel 4.1. Rincian Proses Pengadaan Barang Yang Sedang Bejalan PROSES PENGADAAN BARANG Waktu rata-rata SDM 1 User 8 Jam 2 2 Material requisition 24 Jam 1 3 General affair 16 Jam 2 4 Purchasing 24 Jam 2 5 User 16 Jam 2 6 Purchasing order 16 Jam 1 7 Approval Manager keuangan 16 Jam 1 8 Acc GM Finance 16 Jam 1 9 Corporate Control 10 Cari supplier 11 Konfirmasi ke Mannager Keuangan 16 Jam 16 Jam 16 Jam Beli barang 56 Jam -

7 Permasalahan yang timbul pada proses bisnis yang sedang berjalan Setelah mengamati dan mempelajari proses yang sedang berjalan terdapat beberapa masalah yang timbul, antara lain: Dalam proses pengadaan suatu barang (contoh: mesin fax), memerlukan waktu yang cukup lama, kira-kira dua atau tiga minggu, hal ini sudah jelas sangat mengganggu kinerja yang ada pada bagian yang sedang membutuhkan barang tersebut. Berbelitnya birokrasi yang ada di perusahaan tersebut membuat seorang manager harus menanda tangani berkas dari persetujuan pengadaan barang sampai bekali-kali dan hal ini sudah pasti membutuhkan waktu yang lama. Panjangnya tahapan proses yang dilalukan dan banyaknya sumber daya manusia yang terlibat menyebabkan proses pengadaan barang menjadi lamban dan hal ini menyebabkan terganggunya proses bisnis secara keseluruhan Pembahasan Proses Pengadaan Yang Sedang Berjalan Pembahasan ini akan menerangkan bagaimana terjadinya suatu proses pengadaan barang yang dimulai dari divisi lain sampai barang itu diterima oleh

8 40 divisi pemesan barang dengan penjabaran akan fungsi dan tugas dari masingmasing bagian / seksi yang terkait terhadap pengadaan barang. Berikut ini adalah penjelasannya : User : Yang dimaksud dengan user adalah pengguna barang pesanan tersebut. Pada proses pengadaan barang selalu akan ada pihak yang memesan barang untuk dipergunakan baik oleh divisi sendiri ataupun dapat digunakan oleh semua divisi atau bagian dari perusahaan tersebut. User didalam melakukan permintaan barang tersebut selalu menyesuaikan dengan kebutuhan dan fungsi dari barang tersebut sehingga akan berdaya guna dan efisien dalam penggunaannya.hasil dari analasi kebutuhan yang dikeluarkan oleh user akan keluar dokumen yang dinamakan material requisition. Material Requisition Yang dimaksud Material Requisition adalah dokumen yang dikeluarkan oleh user dimana didalamnya terdapat jenis barang yang diminta untuk diadakan / dipesan, spesifikasi dan mungkin model yang diinginkan serta jumlah dan kualitas dari barang itu sendiri. Pada barang yang spesifik biasanya user akan mencantumkan merk serta perkiraan harga dari barang pesanan itu sebagai acuan dalam divisi yang melaksanakan pembelian mengacu pada koridor tersebut.material requisition yang dikeluarkan oleh user ini setelah dicek

9 41 oleh yang berwenang kemudian diserahkan ke bagian yang akan melaksanakan pembelian barang tersebut. General Affair Yang dimaksud dengan general affair adalah bagian dibawah divisi Keuangan,HR dan GA yang akan melakukan pengontrolan dari pembelian barang pesanan tersebut, maksudnya adalah bahwa bagian general affair itu mengawasi seksi purchasing yang mana hubungannya adalah saling koordinasi dengan seksi dibawahnya yaitu seksi administrasi dan seksi operasional Purchasing Yang dimaksud purchasing adalah seksi dibawah bagian finance yang akan melaksanakan pembelian yang diminta oleh user. Purchasing sendiri setelah menerima material requisition atau disebut purchase request maka seksi purchasing akan menyiapkan seluruh dokumen pendukung agar barang yang diminta oleh user dapat segera dipesan dan diadakan. Tugas dari seksi purchasing ini selain mempersiapkan dokumen pemesanan barang juga adalah mencari sumber pemasok barang sesuai dengan prosedur pengadaan serta mencatat barang-barang yang telah dipesan / dibeli dan biasanya seksi ini akan melakukan laporan pembelian secara berkala kepada Manager Finance.

10 42 Purchase Order Yang dimaksud dengan purchase order adalah dokumen yang sudah disiapkan oleh seksi purchasing untuk segera diajukan ke vendor/ penjual barang dimana didalamnya sudah tercantum barang apa yang akan dibeli / dipesan, jumlahnya, specifikasi, harga yang disepakati, cara pembayaran, cara pengiriman dan lain-lain. Approval Manager Keuangan Maksudnya adalah bahwa sebelum dokumen pemesanan itu dilempar biasanya manager finance mengesahkan dan mengetahui barang apa yang dipesan oleh seksi purchasing untuk dapat diadakan analisa perkiraan waktu pembayarannya dan lain-lainnya, setelah disetujui semua prosedur dalam pemesanan barang tersebut dan telah ditandatangani oleh manager keuangan barulah dokumen itu dikirim ke vendor untuk dapat dipenuhi. ACC GM Finance Yang dimaksud dengan ACC General Manager finance adalah biasanya didalam suatu perusahaan apabila mengadakan suatu pembelian barang yang jumlahnya banyak dan biayanya besar perlu mendapat persetujuan dari general manager Finance, hal ini dilakukan guna mencegah penyalahgunaan limit / batasan yang diberikan kepada manager keuangan dan juga tanggung jawab serta wewenang dari manager keuangan tersebut. Setelah di ACC oleh GM finance barulah barang itu dipesan.

11 43 Corporate Control Yang dimaksud dengan corporate control adalah suatu audit intern yang ada didalam suatu perusahaan, pekerjaannya adalah mengawasi sisi pelaksanaan dari pemesanan barang itu apakah ada yang menyimpang atau tidak. Kalau tidak biasanya dianjurkan untuk segara dilakukan, dibanyak perusahaan biasanya coorporate control ini bekerja setelah barang itu dibeli dan dipakai apakah sesuai dengan yang diharapkan oleh user. Jadi coorporate control ini lebih kearah pengawasan dari sisi prosedur pelaksanaan pengadaan barang apakah sudah benar atau belum, apakah ada penyimpangan atau tidak. Itulah kira-kira gambaran pekerjaan dari Coorporate Control didalam suatu perusahaan. Cari supplier Yang dimaksud cari Supplier adalah penentuan vendor didalam melakukan pemesanaan barang yang dilakukan oleh seksi purchasing. Cari supplier ini sebenarnya lebih baik dilakukan sebelum seksi purchasing mengeluarkan Purchase order. Jadi menurut kami cari supplier ini dilakukan baru sekarang sangat tidak efektif sehingga akan menyebabkan lamanya waktu pemesanan barang sampai barang itu tiba. Konfirmasi ke manager Keuangan Yang dimaksud konfirmasi ke manager keuangan lagi adalah minta ACC lagi akibat dari prosedur dan model pengadaan yang tidak efektif

12 44 sehingga dampaknya akan sangat berpengaruh terhadap kecepatan barang itu dibeli. Beli barang Yang dimaksud beli barang adalah bahwa setelah semua proses tersebut diatas dilaksanakan maka pekerjaan akhir dari semua proses pengadaan barang itu adalah pembelian barang itu sendiri yang sesuai dengan dokumen dan kebutuhan dari user. Dari penjelasan tesebut diatas nampak ada beberapa hal yang menurut kami perlu dilakukan suatu perubahan didalam suatu pemesanan barang agar lebih efektif dan menghemat waktu yang mana hal ini akan kami bahas dalam pembahasan hasil dari pengamatan dan analisa suatu proses pemesanan barang yang efektif, cepat dan tidak mengurangi sisi keamanan dan kesalahan pembelian barang Proses Bisnis Yang Diusulkan Dengan memperhatikan bahwa PT.A telah memiliki infrastruktur jaringan komputer dan memiliki sistem data base, pendekatan usulan proses baru ini pada pemanfaatan teknologi jaringan untuk melakukan work flow. Ada banyak perangkat lunak yang menyediakan fasilitas work flow seperti lotus notes ataupun membuat program sendiri menggunakan visual basic.

13 45 Dengan dipergunakannya teknologi yang berbasis pada sistem jaringan komunikasi on line dapat dilakukan suatu penghematan waktu yang signifikan sehingga dapat mempercepat proses pemesanan suatu barang Rincian Proses Bisnis Yang Diusulkan Start Finish USER Purchase Request GA Spec & Quota Purchasing Purchase Order (Approval) Manager Keuangan Supplyer FINANCE GM Finance No Fiat Limitation Yes BUY Coorporate Control Gambar 4.4. Flowchart Proses BisnisYang Diusulkan

14 46 Pada table dibawah ini dapat dilihat rincian dari proses pengadaan barang yang diusulkan. Tabel 4.2. Rincian Proses Bisnis Pengadaan Barang Yang Diusulkan PROSES PENGADAAN BARANG Waktu rata-rata SDM 1 User 4 Jam 2 2 Material requisition General affair Purchasing 4 Jam 1 5 User Purchasing order 8 Jam 1 7 Approval Manager keuangan 4 Jam 1 8 Acc GM Finance 4 Jam 1 9 Corporate Control 8 Jam 2 10 Cari supplier 8 Jam 1 11 Konfirmasi ke Mannager Keuangan Beli barang 56 Jam -

15 47 Uraian : User Dari User yang mengeluarkan permintaan didapat penghematan waktu sebesar 50 % dari waktu rata-rata 8 jam menjadi 4 jam hal ini karena adanya sistem yang mendukung penyaluran dokumen tersebut. Material Requisition dan General Affair Pada proses pemesanan yang baru Material requisition tidak dilakukan karena sebenarnya sudah tercantum dalam dokumen yang dikeluarkan oleh user sehingga tidak perlu dicek lagi/dibuat dokumen lagi sedangkan bagian general affair tidak dimasukkan karena general affair tidak langsung berhubungan dengan proses pemesanan hanya membawahinya saja sehingga sebaiknya tidak perlu dicek oleh bagian general affair tapi langsung saja ke seksi yang mengadakan pemebelian barang yaitu seksi purchasing. Dari sini didapatkan penghematan waktu yang banyak serta penggunaan SDM yang efektif hanya untuk permasalahan yang menyangkut umum / general. Purchasing Seksi purchasing pada proses lama harus mengulang dokument yang diajukan oleh user sehingga ini akan membuat lama waktu pengerjaan tetapi dengan dilakukan oleh sistem jaringan tidak perlu mengulang suatu pekerjaan yang tidak perlu cukup melihat didalam

16 48 komputer kemudian dicek lalu diprint / dikeluarkan berbentuk dokumen yang dinamakan purchase order. User Pada proses yang sedang berjalan setelah dicetak dokumen oleh seksi purchasing dikonfirmasikan lagi ke user, hal ini sebenarnya tidak perlu dilakukan yang mana sifatnya hanya mengulang pekerjaan saja. Pada proses baru langsung dokumen itu dimintakan persetujuan manager keuangan sebagai first level approval. Dari sini penghematan waktu berpengaruh banyak. Purchase order Pada proses yang sedang berjalan purchase order dicetak lagi untuk diserahkan ke Manager Keuangan tetapi pada proses baru tidak perlu cukup dokumen pertama saja dicek ulang kemudian dimintakan approval Manager keuangan dan dengan sistem pengecekan melalui jaringan komputer yang terintegrasi secara on line. Aproval Manager Keuangan Dan GM Keuangan Hal ini pada proses yang sedang berjalan memakan waktu yang cukup lama karena tidak ada skala prioritas tetapi dengan proses baru dan dengan sistem online komputer dapat dilihat secara sistematik sehingga pengecekan menjadi lebih mudah dan resiko kehilangan / dokumen terselip menjadi kecil. Pada sub ini terjadi penghematan waktu yang cukup banyak.

17 49 Coorporate control dan cari Supplier Pada Proses yang sedang berjalan dilakukan setelah di approval oleh yang berwenang tetapi sebaiknya proses pada coorporate control dan cari supplier dilakukan bersamaan pada saat seksi purchasing mengajukan dokumen disitulah seharusnya langsung diadministrasikan dan paralel dicari supplier yang akan mengadakan barang tersebut yang nantinya setelah disetui oleh yang berwenanng langsung diadakan barang tersebut. Konfirmasi Ke Manager Keuangan Pada proses baru hal ini tidak perlu dilakukan karena terjadi proses yang berulang-ulang sehingga sangat tidak efektif dari sisi waktu atau suatu pengamanan yang terlalu berlebihan. Beli Barang Proses yang sedang berjalan dan baru tidak terdapat penghematan apapun hanya mungkin perlu pembenahan prosedur baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Perbandingan Proses Bisnis Pengadaan Yang Sedang Berjalan dan Proses Bisnis Pengadaan Yang Diusulkan. Rincian perbandingan dari proses yang sedang berjalan dengan proses yang diusulkan dapat dilihat pada table 4.3 berikut ini.

18 50 Tabel 4.3. Rincian Perbandingan Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Dengan Proses Bisnis Yang Diusulkan Keterangan / bagian Proses Pemesanan Lama Proses Pemesanan Baru Waktu Rata-rata SDM Waktu Rata-rata SDM User Material Requisition General Affair Purchasing User Purchase Order Approval Man Keuangan ACC GM Keuangan Corporate Control Cari upplier Konf Ke Man Keuangan Beli Barang Total waktu* / SDM * waktu dalam jam

19 51 Hasil simulasi dan penghitungan secara manual yang dilakukan pada proses pengadaan yang sedang berjalan dengan proses pengadaan yang diusulkan dapat dilihat pada table 4.4 berikut ini. Tabel 4.4. Perbandingan nilai efisiensi waktu dan SDM Proses Pemesanan Lama Proses Pemesanan Baru Waktu Rata-rata SDM Waktu Rata-rata SDM Total Proses Pengadaan Penghematan 66% 44% Penghematan yang didapat dari segi waktu menunjukkan hasil yang signifikan, dimana dari sisi waktu proses pemesanan baru mengalami penghematan lebih dari 50% yaitu sebesar 66%. Sedangkan dari sisi Sumber daya manusia terdapat penghematan sebesar 44%.