ANALISIS JABATAN MODUL PERKULIAHAN. Contoh Latihan Penyusunan Analisis Jabatan (2) Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh 14

Transkripsi

1 MODUL PERKULIAHAN ANALISIS JABATAN Contoh Latihan Penyusunan (2) Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh PSIKOLOGI PSIKOLOGI 14 MK Abstract Petunjuk Penggunaan Template Modul Standar untuk digunakan dalam modul perkuliahan Universitas Mercu Buana Kompetensi Dosen Penyusun dapat menerapkan dan menggunakan template modul standar untuk modul-modul yang akan dipergunakannya

2 BAB I IDENTIFIKASI JABATAN 1. Nama :?. 2. Usia : 35 tahun 3. Jabatatn : Departemen Sumber Daya Manusia 4. Posisi : Departemen Head / Manager Sumber Daya Manusia 5. Perusahaan : X 6. Alamat : X 7. Struktur : Direktur Utama Sekretaris Perusahaan Koord. Audit Mutu Internal Sumber Daya Manusia MGR Purchasing Finance & Accounting Marketing Penjelasan struktur Direksi yang menjabat direktur utama mempunyai sekretaris perusahaan yang salah satu tegasnya mengundang rapat kerja seluruh manager dan juga ada bagian koordinator audit mutu internal yang menganalisis perkembangan internal perusahaan. Kemudian manager SDM punya tanggung jawab sepenuhnya kepada Direksi.Kapasitas manager SDM seimbang dengan purchasing manager, finance & accounting manager, ataupun marketing manager. Manager SDM punya bawahan langsung dengan struktur sebagai berikut : 2

3 Manager SDM Divisi Training Divisi Recruitment Divisi Proses Development Admin Admin Staff Staff Staff Staff Staff Penjelasan struktur manager SDM yang mempunyai bawahan langsung 10 orang yang membantunya dalam mengimplementasikan pekerjaan di departemen SDM.Ada tiga divisi yang masing-masing divisi mempunyai konsentrasi kerja pada bidang training, recruitment, dan process development.pada bagian training dan recruitment mempunyai admin atau sekretaris. Sedangkan proses development officer dikelola oleh satu orang. Pada divisi training punya tiga orang staff, sedangkan divisi recruitment ada dua orang staf.setiap divisi wajib memberi report pada manager SDM. 8. Bawahan Langsung dan Tidak Langsung Bawahan Langsung Divisi training (satu ketua, satu admin, tiga staf 5 orang). Divisi recruitment (satu ketua, satu admin, dua staf 4 orang). Divisi PDO satu orang Jumlah 20 orang Bawahan Tidak Langsung Bawahan tidak langsung yang menyangkut proses analisis kinerja karyawan Jumlah 115 orang 9. Hubungan Kerja Internal 3

4 Departemen SDM (divisi training) SDM (divisi training) SDM (divisi recruitment) SDM (divisi recruitment) SDM (divisi recruitment) SDM (divisi PDO) SDM (divisi PDO) Tujuan Menyetujui program training Menganalisa pengaruh training Menetapkan job desc & job spec Menyetujui penerimaan karyawan Mengawasi proses recruitment Memperoleh report personal appraisal Menganalisis rencana kerja individu Eksternal Departemen Direksi Sekretaris perusahaan Accounting Finance Marketing Tujuan Menyampaikan laporan bulanan Memasukkan data administrasi SDM Menerimakan karyawan Menerimakan karyawan Menerimakan karyawan KERJASAMA LAINNYA Institusi Badan pengembangan & penerapan teknologi (BPPT) Direktorat Jenderal Pembinaan Hubungan Industrial dan Pengawasan Ketenagakerjaan (DITJEN BINAWAS DEPNAKER). Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Industri Bahan dan Barang Teknik (B4T). Badan Tenaga Atom Nasional (BATAN) Laboratorium Penelitian (LAPI-ITB) Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) Universitas Hasanudin (UNHAS) Universitas Indonesia (UI) Asosiasi Korosi Indonesia 10. Visi dan Misi Perusahaan PT. X mempunyai visi dan misi yang didasarkan atas dasar pendirian dan arah pengembangan perusahaan di masa mendatang. VISI PERUSAHAAN 4

5 Menjadi perusahaan batu bara terpercaya dan terbaik dari segi kualitas produk, kualitas sumber daya manusia dan kinerja perusahaan. MISI PERUSAHAAN Menjalankan usaha batu bara secara terintegrasi, berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat. 11. KPI (Key Performance Indikator) STRATEGI PERUSAHAAN Memfokuskan pada usaha di bidang batu bara Meletakkan landasan komersial sebagai pertimbangan terpenting dalam semua keputusan bisnisnya. Menerapkan prinsip-prinsip tata kelola korporasi setara dengan perusahaan publik. Mempekerjakan sumber daya manusia terbaik di bidangnya Membangun lingkungan bisnis yang sehat bersama mitra bisnis yang professional, terpercaya dan berintegritas. Melakukan investasi untuk menopang pertumbuhan, dengan kemampuan sendiri maupun bekerjasama dengan mitra bisnis yang terpercaya. Membangun kemampuan teknologi, riset, dan pengembangan bersama dengan perguruan tinggi dan lembaga ilmu pengetahuan lainnya. SASARAN STRATEGIS Dalam lima tahun mendatang, perusahaan berkomitmen untuk mencapai sasaran strategis sebagai berikut : Memiliki pengolahan dengan tingkat kehandalan, efisiensi, dan daya saing tinggi. Menjadi pimpinan pasar dan memiliki jaringan infra struktur berdaya saing tinggi. Merupakan perusahaan yang menerapkan system informasi dan teknologi mutakhir untuk mendorong efisiensi dan transparansi operasi, menerapkan system keselamatan dan kesehatan kerja, dan lindung lingkungan berstandar tinggi, dan menjadi tempat bekerja pilihan bagi SDM berkualitas. Menjadi pusat lingkungan bisnis yang sehat, dan pusat sumber daya batu bara dengan kemampuan riset dan pengembangan yang tinggi. 12. Kebijakan Internal Prinsip Prinsip Tata Kelola Korporasi Transparansi 5

6 Menyediakan dan mengungkapkan informasi yang material dan relevan, mudah diakses dan dipahami oleh para pemangku kepentingan. Informasi yang harus diungkapkan meliputi, tetapi tidak terbatas pada visi, misi, sasaran usaha, dan strategi perusahaan, system pengawasan dan pengendalian internal, system dan pelaksanaan tata kelola korporasi dan kejadian penting yang dapat mempengaruhi kondisi perusahaan. Pelaksana prinsip keterburukan tidak mengurangi kewajiban untuk memenuhi ketentuan tentang kerahasiaan perusahaan. Akuntabilitas Dikelola dengan benar, terukur, dan sejalan dengan kepentingan para pemangku kepentingan secara proporsional. Memastikan bahwa system pengendalian internal berjalan secara efektif. Memiliki ukuran kinerja untuk semua jajaran yang konsisten dengan sasaran usaha, serta memiliki system penghargaan dan sanksi. Berpegang pada etika bisnis dan pedoman perilaku yang telah ditetapkan. Responsibilitas Mematuhi peraturan perundang-undangan, peraturan perusahaan dan melaksanakan tanggung jawab sosial, untuk menjaga kesinambungan usaha jangka panjang. Direktur utama dengan pertimbangan dewan komisaris menominasikan dan memilih calon Direksi atas dasar profesionalitas. Independensi Menghindari terjadinya dominasi oleh pihak manapun, bebas dari bantuan kepentingan agar pengambilan keputusan dilakukan secara obyektif sematamata untuk kepentingan perusahaan. Dikelola secara independen termasuk dalam pengambilan keputusan bisnis, restrukturisasi organisasi, investasi, dalam mempekerjakan sumber daya manusia terbaik. Pelaksanaan prinsip independensi tidak mengabaikan peraturan perundangundangan yang berlaku. Kewajiban dan Kesetaraan Senantiasa memperhatikan kepentingan pemegang saham dan pemangku 6

7 kepentingan lainnya berdasarkan asas kewajaran dan kesetaraan. Memberikan kesempatan yang sama kepada karyawan, dalam berakhir dan melaksanakan tugas secara professional tanpa membedakan suku, agama, ras, golongan, dan jenis kelamin. Kenapa ada kebijakan di atas?prinsip-prinsip tata kelola korporasi tersebut ada karena perusahaan yang beracuan pada visi, misi dan upaya mencapai sasaran perusahaan sebagai realisasi strategi perusahaan. BAB II JOB DESCRIPTION A. Tugas Utama I. Mewujudkan sumber daya manusia yang memiliki motivasi untuk berperilaku sesuai dengan nilai-nilai perusahaan dengan menjadi inspirator dan role model. II. Memastikan terselenggaranya fungsi human resources, administrasi, layanan informasi, dan data knowledge secara efektif dan efisien guna mendukung sasaran operasional perusahaan. III. Mendukung manajemen dan kelancaran operasional perusahaan sehingga mampu secara optimal menyediakan sumber daya untuk mendukung penyelenggaraan jasa konsultansi dan pencapaian sasaran yang sesuai dengan visi dan misi. IV. Mengendalikan efektivitas implementasi pengendalian intern perusahaan yang terkait dengan SDM serta menciptakan lingkungan pengendalian yang mendukung pelaksanaan pengendalian intern perusahaan. Tugas Operasional I.1 Memelihara, mendorong, membina, serta mengembangkan kinerja karyawan. I.2. I.3. I.4. Pembinaan dan penegakan disiplin mengenai jam kerja karyawan. Mengatur penggunaan scan finger sebagai cara untuk absen Menempatkan (assigning) dan memanfaatkan (utilizing) karyawan. 7

8 I.5. Penegakan disiplin karyawan seperti menegur, memberi peringatan, memberi skorsing dan tindakan disiplin untuk dapat meningkatkan kemampuan. II.1. II.2. II.3. II.4. II.5. II.6. Merencanakan system dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien. Menyusun peraturan perusahaan untuk diajukan ke Departemen Tenaga Kerja. Membuat surat perjanjian kerja (karyawan kontrak, masa percobaan, pengangkatan). Membuat surat tugas, surat mutasi, surat referensi kerja, surat keterangan gaji. Memproses gaji, uang makan, lembur karyawan, serta cuti karyawan. Pelaporan ke Jamsostek, Departemen Tenaga Kerja, dan Instansi terkait. III.1. Menyusun Job Desription, Specification, dan Evaluation bagi seluruh jabatan sesuai susunan organisasi, dan merevisi ulang sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan. III.2. Membantu memecahkan masalah karyawan yang dipandang dapat mempengaruhi prestasi kerjanya. III.3. Menerapkan dan menjelaskan kebijaksanaan perusahaan kepada karyawan. III.4. Mengurus pelayanan kesehatan seperlunya bagi karyawan yang sakit/kecelakaan. IV.1. Mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. IV.2. Memberi wewenang tertentu dalam penyelesaian pekerjaan sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien. IV.3. Membangun / membentuk tim yang solid mendasarkan kepada visi dan misi perusahaan. IV.4. Mendorong bawahan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan waktu dan sasaran yang telah ditentukan. 8

9 IV.5. Mengembangkan situasi yang kondusif sehingga dapat merangsang bawahan untuk mengeluarkan ide-ide dan inovasi-inovasi terbaru sehingga dapat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan hasil seoptimal mungkin. IV.6. Berani bersikap dan bertindak tegas sesuai dengan aturan main yang ada tatkala dihadapkan dalam situasi yang sulit. B. Tanggung Jawab 1. Memimpin pengelolaan dan pengembangan kebijakan karporat serta pengelolaan jasa, sarana dan fasilitas, yang mencakup kebijakan organisasi dan kesisteman, SDM, kesehatan keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan (K3LL), manajemen mutu, pengelolaan penunjang usaha, dan security serta koordinasi transformasi sesuai strategi yang ditetapkan Direksi. 2. Mengendalikan kegiatan Sumber Daya Manusia (SDM) termasuk melaksanakan efisiensi dan efektivitas fungsi-fungsi umum dan jasa. 3. Memimpin dan mengarahkan penyusunan kebijakan-kebijakan korporat sesuai perencanaan strategi korporasi. 4. Memberikan keputusan organisasi dan SDM dalam lingkup Pusat Korporat sesuai ketetapan dan kebijakan Direksi dan steering committee organisasi. 5. Memberikan keputusan bisnis sesuai lingkup kewenangannya. 6. Memimpin dan mengarahkan pengembangan aplikasi teknologi informasi dalam IT enterprise wide system guna mendukung inovasi bisnis termasuk koordinasi dan pengawasan proyekproyek SDM. 7. Memimpin dan mengarahkan kegiatan transformasi dan reorganisasi perusahaan dan pembinaan pekerja sesuai pedoman yang berlaku. C. Kewajiban 1. Merencanakan system dan mekanisme kerja yang efektif dan efisien. 2. Menyusun peraturan perusahaan untuk diajukan ke departemen tenaga kerja. 3. Menyusun job description, specification, dan evaluation bagi seluruh jabatan sesuai susunan organisasi, dan merevisi ulang sesuai perkembangan kebutuhan perusahaan. 4. Menyelenggarakan recruitment. 5. Membuat surat perjanjian kerja (karyawan kontrak, masa percobaan, pengangkatan). 6. Membuat surat tugas, surat mutasi, surat referensi kerja, surat keterangan gaji. 7. Memproses gaji, uang makan, lembur karyawan, serta cuti karyawan. 9

10 8. Pelaporan ke Jamsostek, Departemen Tenaga Kerja, dan instansi terkait. 9. Menerapkan dan menjelaskan kebijaksanaan perusahaan kepada karyawan. 10. Memonitor dan mengevaluasi hasil kerja karyawan. 11. Aktif dalam memberikan informasi perkembangan, permasalahan HRD. 12. Membantu memecahkan masalah karyawan yang dipandang dapat mempengaruhi prestasi kerjanya. 13. Mengeluarkan teguran lisan atau surat peringatan bila dipandang perlu dan dengan sepengetahuan Direksi. 14. Mengurus pelayanan kesehatan seperlunya bagi karyawan yang sakit/kecelakaan. 15. Mengurus perpanjangan STNK kendaraan operasional kantor dan Direksi. 16. Merencanakan, mengatur pemenuhan kebutuhan inventarisasi kantor. 17. Melengkapi administrasi untuk pembelian barang. 18. Membantu dan mengatur pelaksanaan kegiatan intern perusahaan. 19. Menganani urusan dengan pengelola gedung (misal : negosiasi perjanjian sewa). 20. Membuat laporan bulanan tentang tugas dan tanggung jawab kepada Direksi. Daftar Pustaka 10