PT. SYNERGY OIL NUSANTARA JOB DESCRIPTION : A MODEL FOR PT. SYNERGY OIL NUSANTARA

Transkripsi

1 JOB DESCRIPTION : A MODEL FOR PT. SYNERGY OIL NUSANTARA

2 JOB DESCRIPTIION KOMPONEN KOMPONEN Identifikasi jabatan Tujuan Jabatan Dimensi pekerjaan / Ruang lingkup Tanggung jawab utama & aktifitas Wewenang Kualifikasi (Job Specification)KSA / Kompetensi Hubungan Kerja Kondisi kerja (working conditions) Struktur Organisasi Lembar pengesahan FOCUS: bergeser pada pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang diperlukan, lebih lengkap dan informatif; aktifitas-aktifitas pekerjaan memberikan BAGAIMANA tanggung jawab pekerjaan dilaksanakan. Dapat digunakan sebagai bahan untuk Performance appraisal based on Job description, karena sudah memberikan informasi hasil kerja yang diinginkan sehingga dapat diukur

3 KOMPONEN JOB DESCRIPTION

4 IDENTIFIKASI JABATAN Informasi ini dibutuhkan untuk mengidentifikasi letak posisi/jabatan dalam struktur organisasi dan berguna pula untuk sistem informasi dan pendokumentasian. Komponen identifikasi jabatan: Kode jabatan/posisi (position number) Nama jabatan/posisi (job title) Direktorat Departemen Keterangan lainnya.

5 TUJUAN JABATAN Bagian ini bertujuan untuk menggambarkan kenapa posisi tersebut ada. Terdapat 3 (tiga) komponen yang harus ada dalam bagian ini, yaitu : 1. Menjelaskan peran jabatan/posisi dalam organisasi 2. Dalam konteks/batasan (boundaries) apa posisi ini harus berfungsi? 3. Apakah hasil kerja secara keseluruhan posisi/jabatan ini? 1 2 Contoh: JOB DESCRIPTION KA.DEPT. HUMAN RESOURCES & GENERAL AFFAIRS TUJUAN JABATAN : Mengorganisasikan, merumuskan dan mengembangkan kebijakan program dan strategi perusahaan dalam bidang perencanaan organisasi, pengembangan sdm, kepersonaliaan, legal, community development, keamanan, kesejahteraan karyawan dan fasilitas perkantoran yang berada dibawah koordinasinya 3 untuk menjamin pengelolaan sumber daya manusia, fasilitas pendukung, hubungan masyarakat, hubungan industrial dan keamanan dilingkungan perusahaan yang efektif sesuai ketentuan yang berlaku dalam mencapai visi dan perusahaan berdasarkan Quality Objective, kebijakan, peraturan, SOP perusahaan serta perundang-undangan yang berlaku.

6 DIMENSI PEKERJAAN (SCOPE) Bagian ini bertujuan untuk mengidentifikasi magnitude (besaran) dari impact (dampak) bagi organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain bagian ini menjelaskan mengenai cara berkontribusi dan dampaknya bagi perusahaan. Point-point yang harus diperhatikan pada bagian ini adalah : 1. Dimana lokasi/bagian ini dalam organisasi (departemen, direktorat, dll) 2. Soal anggaran yang dikelolanya (jika ada) 3. Pekerjaan yang termasuk dalam kegiatan value added bagi perusahaan/ organisasi. 4. Apakah posisi/ jabatan ini memiliki dampak terhadap internal, eksternal atau masyarakat (stakeholder). Contoh :

7 TANGGUNG JAWAB UTAMA Bagian ini merupakan kumpulan dari setiap tanggung jawab - tanggung jawab dan hasil kerja yang diharapkan dari setiap tanggung jawab, bertujuan untuk menggambarkan terhadap keseluruhan tujuan jabatan/posisi. Tanggung jawab ini menggambarkan apa yang menjadi accomplishment dari orang-orang, ide-ide dan sesuatu yang berkontribusi terhadap tujuan organisasi/perusahaan. HUBUNGAN ANTARA TUGAS & TANGGUNG JAWAB Aktifitas A Aktifitas B Aktifitas C Aktifitas D TANGGUNG JAWAB Contoh : Aktifitas-aktifitas Perawat 1. Memandikan pasien 2. Merapihkan serta mengatur tempat tidur pasien 3. Mengganti bed cover tempat tidur pasien End Results Menjaga kebersihan dan Kenyamanan pasien

8 TANGGUNG JAWAB UTAMA (LANJUTAN) Menjelaskan/ menggambarkan tanggung jawab tanggung jawab utama dan target pencapaian yang diharapkan dari posisi atau jabatan ini. Untuk posisi/ jabatan managerial, harus mengindikasikan posisi bawahannya melalui sasaran-sasaran yang harus diselesaikan atau dicapai. Contoh :

9 CONTOH TANGGUNG JAWAB : TANGGUNG JAWAB (lanjutan) 1 Mengelola seluruh rancangan program kegiatan Departemen HRGA 2 untuk menjamin keterpaduan dan efektifitas keberhasilan dari seluruh program kegiatan yang dilakukan oleh bidang-bidang dibawah koordinasinya 3 sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku di perusahaan dan perundang-undangan. 1. Menunjukkan gambaran kewenangan dari impacts pada organisasi/ perusahaan. 2. Menggambarkan tingkat kepentingan (importance) / sasaran kinerja dari pemangku jabatan dalam menjamin keterpaduan dan efektifitas keberhasilan dari seluruh bagian sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku. 3. Dalam konteks/batasan (boundaries) apa posisi ini berfungsi?

10 WEWENANG (AUTHORITY) Bagian ini menjelaskan mengenai otoritas/ kewenangannya untuk memutuskan sesuatu hal yang berkaitan dengan pekerjaannya, tanpa harus mendapatkan ijin dari atasan langsung. Berikut ini contoh dari item wewenang :

11 Hubungan Internal & Eksternal Bagian ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai hubunganhubungan kerja baik secara internal maupun eksternal yang terkait memiliki hubungan kerja baik Individu, departemen, instans-instansi pemerintah. Dll. Dan menjelaskan konsep dalam bentuk apa dan bagaimana hubungan tersebut dilakukan. Bila diperlukan dapat ditambahkan kolom seberapa sering hubungan tersebut dilaksanakan. Contoh :

12 Hubungan Internal & Eksternal Bentuk optional (pilihan) lainnya dapat ditambahkan item mengenai seberapa sering hubungan tersebut dilakukan, contoh:

13 KUALIFIKASI Bagian ini menggambarkan lingkup pengetahuan (knowledge), keterampilan (skills), latar belakang pendidikan, pengalaman, dan kompetensi (perilaku) yang dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan/tugas. Bagian ini terdiri atas : 1. Pendidikan dan Pengalaman 2. Pelatihan teknis (Hard Competencies) dan manajerial (Soft Competencies) yang dibutuhkan 3. Kompetensi (Behavioral competencies)

14 KUALIFIKASI (lanjutan) Berikut ini contoh bagian mengenai kualifikasi :

15 ALAT, BAHAN,HASIL KERJA & LINGKUNGAN KERJA Pada bagian ini menggambarkan mengenai : 1. Alat kerja yang digunakan 2. Bahan kerja (panduan kerja) 3. Lingkungan Kerja 4. K3 (Alat Pengaman Diri/ APD)

16 STRUKTUR ORGANISASI Bagian ini bertujuan untuk menggambarkan posisi/ kedudukan jabatan tersebut dalam organisasi, serta hubungan vertikal (reporting) serta horizontal mengenai bagaimana arus informasi (information flows) dilakukan. Contoh :

17 Questions & Asks Daring ideas are like chessmen Moved Forward. They may be beaten, but they may start a Winning Game.. -- Goethe