Pelaksanaan Daftar Ulang

Transkripsi

1 1/6 1. Tujuan Memutakhirkan daftar nama mahasiswa yang terdaftar mengikuti proses belajar mengajar per mata kuliah selama satu semester sebelum semester dimulai. 2. Ruang Lingkup Pengajuan status, biaya kuliah, verifikasi biaya kuliah, perubahan mata kuliah, daftar ulang untuk mahasiswa baru. 3. Istilah/Singkatan/Definisi BAAKPK : Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan Perencanaan dan Kerjasama Kajur : Kepala Jurusan MHS : MABA : Baru SBAK : Subbag Adm Akademik & Kemahasiswaan : Sistem Informasi Manajemen Politeknik TU : Tata Usaha Jurusan ULA : Urusan Layanan Akademik UPT-SI : Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi WA : Wali Akademik PAKET : Pelayanan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Terpadu Terdaftar : Terdaftar Aktif adalah status mahasiswa yang terdaftar aktif mengikuti perkuliahan dalam satu semester Terdaftar Cuti adalah status mahasiswa yang terdaftar tetapi mengambil cuti akademik dalam suatu semester Tidak terdaftar adalah status mahasiswa yang tidak melakukan dalam suatu semester 4. Referensi 1. UU No 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Tahun Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar 3. Keputusan Mendiknas no 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi 4. Keputusan Dirjen Dikti N0 08/DIKTI/Kep/2002 tentang Petunjuk teknis Kepmendiknas No 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi 5. Peraturan Akademik Politeknik Batam 5. Lampiran Instruksi Kerja : No.IN V1 Instruksi Kerja : Penanganan Bermasalah 6.Sub-Prosedur 7.1 Sub prosedur Pendaftaran Ulang Reguler 7.2 Sub prosedur Pendaftaran Ulang Baru

2 2/6 7. Uraian Prosedur 7.1 Sub Prosedur Pendaftaran Ulang Reguler Mulai 1. Melakukan koordinasi persiapan dengan beberapa pihak, yaitu: a. Kajur terkait data paket mata kuliah dan tambahan makul yang ditawarkan b. UPT-SI terkait kesiapan c. Ur Keuangan terkait Data Biaya kuliah selambat-lambatnya 6 minggu melalui sebelum masa dibuka BAA KPK Kalender Akademik Notulen rapat atau Hasil diskusi melalui 2. Melakukan verifikasi data paket mata kuliah & tambahan yang akan ditawarkan di semester ybs di selambat-lambatnya 1 minggu sebelum masa daftar ulang dibuka 3. mengumumkan jadwal daftar ulang yang terdiri dari : jadwal pengajuan status, jadwal biaya kuliah termasuk no rekening tujuan dan jadwal perubahan mata kuliah selambat-lambatnya 4 minggu sebelum masa daftar ulang dibuka. Pengumuman dilakukan melalui / / website/ SMS/ papan pengumuman dan media lainnya yang memungkinkan. Kaju r SBA K SK Kurikulum SK Biaya Kuliah Data Paket Makul & tambahan terverifikasi Pengumuma n Jadwal Pendaftaran ulang, (pengajuan status, dan perubahan makul) Pada saat daftar ulang harus dapat dipastikan jadwal kuliah sudah dibuat oleh prodi 4. mengajukan perubahan status pada masa pengajuan perubahan status mulai 2 minggu sebelum. Perubahan status meliputi: pengajuan cuti, pengunduran diri, pindah waktu/kelas, pindah jurusan Jika Ya masuk ke prosedur pengajuan cuti/ pindah waktu /pindah prodi di PAKET Jika Tidak, lanjut ke langkah 6 MHS Pengumuman Jadwal Pendaftaran ulang, (pengajuan status, dan perubahan makul) Pilihan 5. Melakukan sesuai tarif semester ybs melalui transfer ke rekening penerimaan ditetapkan Jika memerlukan validasi ke PAKET, lanjut ke langkah 7 Jika tidak, lanjut ke langkah 9 MHS Pengumuman Jadwal Pendaftaran ulang, (pengajuan status, dan perubahan makul) bank

3 3/6 6. menyerahkan bukti setoran ke PAKET selambat-lambatnya pada hari terakhir masa sesuai pengumuman MHS bank bank yang diserahkan 7. Melakukan validasi bukti setor mahasiswa dengan memberikan tanda lunas 8. Melakukan Update Data Pembayaran dari bank ke dan rekap data 9. Melakukan verifikasi data nama mahasiswa yang terdaftar dan tidak terdaftar mengikuti perkuliahan per semester dari, selambat-lambatnya seminggu setelah penutupan daftar ulang reguler Jika terdapat mahasiswa yang belum melakukan daftar ulang, lanjut ke langkah 10 Jika tidak ada, lanjut ke langkah 16 PAK ET Kasir ULA bank yang diserahkan divalidasi Pembayaran di divalidasi Pembayaran di 10. Merekap data mahasiswa yang belum mendaftar ulang () dan menyampaikannya via ke BAAKPK, cc ke SBAK 11. Meminta kajur atau TU jur mengkonfirmasi status mhs yang belum daftar ulang via 12. Menghubungi dan mengkonfirmasi status yang belum mendaftar untuk menghadap SBAK/BAAKPK 13. Melakukan penanganan terhadap mahasiswa yang dengan pendaftaran ulang ULA BAA KPK TU SBA K Pembayaran di Tidak Terdaftar Permintaan Konfirmasi Data dihubungi Tidak Terdaftar Permintaan Konfirmasi Data dihubungi Penanganan terhadap mahasiswa 14. Merekap hasil penanganan terhadap mahasiswa termasuk penetapan status mahasiswa via ke BAAKPK, cc ke ULA dan TU SBA K IN V0 ttg Penanganan mhs masalah Penanganan terhadap mahasiswa Rekap hasil penanganan Jika perlu melakukan monitoring terhadap hasil penanganan, lanjut ke langkah 15 Jika tidak, lanjut ke langkah Monitoring penanganan mahasiswa dan melaporkan hasil monitoring ke SBAK ULA Rekap hasil penanganan Rekap hasil penanganan setelah monitoring

4 4/6 16. Mengajukan perubahan mata MHS Data Paket Data makul kuliah (tambah/ kurang makul dari paket) pada masa perubahan Makul & Yang ditawarakan di diajukan di makul 2 minggu sebelum perkuliahan dimulai selama 1 minggu, dengan mengisi Jika Ya, lanjut ke langkah 17 Jika Tidak, lanjut ke langkah Melakukan persetujuan (setuju/tidak setuju/drop) perubahan mata kuliah di dan update mata kuliah untuk mahasiswa mengajukan perubahan WA Data makul diajukan di Persetujuan Perubahan Makul di 18. Melakukan back up data pengambilan mata kuliah per mahasiswa per angkatan di simpol dan menyimpannya dalam format file PDF TU Data Mhs terdaftar aktif di Data Pengambilan makul per mhs dalam format pdf Data yang disimpan dapat diambil dari fitur pencetakan pengambilan mata kuliah di dan disimpan sebagai record softcopy jurusan 19. menerbitkan data nama mahasiswa terdaftar dalam bentuk daftar hadir per matakuliah berdasarkan selambat-lambatnya 1 hari sebelum perkuliahan di mulai Selesai TU Data Mhs terdaftar aktif di Daftar hadir mahasiswa per makul

5 5/6 7.2 Sub Prosedur Pendaftaran Ulang Baru Mulai 1. persiapan dengan beberapa pihak, yaitu: BAAKPK a. Kajur terkait data paket mata kuliah b. UPT-SI terkait kesiapan fitur daftar ulang c. SBKK terkait Data Tarif kuliah di d. SBAK terkait data penerima beasiswa dan besaran beasiswa e. Koperasi, jika ada, untuk jas almamater dll selambat-lambatnya 1 minggu melalui sebelum masa gelombang pertama dibuka 2. Pengumuman hasil ujian penerimaan SBAK mahasiswa baru (termasuk penerima beasiswa jika ada) 3. Melihat pengumuman, melengkapi seluruh MABA berkas persyaratan pendaftaran ulang, melakukan ke Bank dan menyerahkan bukti setoran ke PAKET 4. mengecek kesesuaian jumlah nominal setoran dan kelengkapan persyaratan pendaftaran ulang maba Apabila tidak lengkap atau kurang bayar, kembali ke langkah 3. Apabila lengkap lanjut ke langkah 5 Khusus untuk ketidaklengkapan dokumen ijazah karena belum selesai dari pihak sekolah, maba mengisi data target waktu penyerahan ijazah pada form yang di sediakan 5. Menyerahkan surat perjanjian yang harus diisi MABA dalam satu map dilengkapi dengan berkas persyaratan dari MABA dan memproses pemberian NIM dan pencetakan tanda bukti bayar berdasarkan bukti setor 6. MABA mengisi.7-v1 dan menyerahkan kembali seluruh borang yang telah diisi dan ditandatangani ke PAKET 7. Memberikan NIM & menyerahkan Kuitansi Tanda Bukti Pembayaran ke, menyerahkan bukti setor dari bank asli ke kasir penerimaan serta Update data mahasiswa baru ke Selesai PAKET PAKET MABA PAKET Jadwal Pendaftar an Ulang Hasil Rapat Kelulusan pengumu man Persyarat an daftar ulang Kelengkap an syarat pendaftara n Bukti setor.7-v1.7-v1 Telah diisi diisi lengkap & bukti bayar lunas Paket data makul, data biaya kuliah dan daftar penerima beasiswa pengumu man Bukti Setor & berkas kelengkap an Kelengkap an syarat pendaftara n Map berisi formulir yang harus diisi Bukti Bayar Lunas.7.7-V1 Telah diisi NIM Mhs, tanda bukti lunas pembayar an

6 6/6 8. Penyimpanan Dokumen dan Rekaman No Dokumen/Rekaman Lokasi Penyimpanan Masa Penyimpanan 1 Data Terdaftar Aktif per semester 5 tahun 2 Data Terdaftar Aktif per makul 5 tahun 3 Data Baru per tahun ajaran 5 tahun