MANUAL PROSEDUR Daftar Ulang

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR Daftar Ulang FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011 i

2 MANUAL PROSEDUR Daftar Ulang Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 4 Tanggal : 6 Juni 2011 Diajukan oleh : Kepala Tata Usaha ttd Mahmudah, SAB Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Disetujui oleh : Dekan Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D i

3 KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) untuk Pendidikan Diploma, Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Manual ini mengacu pada Manual Prosedur Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Brawjaya. Manual tersebut memuat kebijakan mutu akademik, sistem penjaminan mutu akademik, serta organisasi, tanggungjawab dan wewenang. Berdasarkan standar akademik, peraturan akademik, dan manual prosedur implementasi SPMI maka disusun Manual Prosedur Daftar ulang mahasiswa. Manual prosedur daftar ulang mahasiswa merupakan salah satu komponen penting di dalam manajemen akademik. Tujuan Fakultas Pertanian yang terus berupaya untuk memberikan pelayanan prima kepada mahasiswa salah satunya di dalam melakukan daftar ulang. Manual prosedur ini diharapkan dapat bermanfaat bagi mahasiswa, petugas daftar ulang maupun pimpinan untuk senantiasa memberikan pelayanan yang memuaskan khususnya di dalam pelaksanaan daftar ulang. Malang, Agustus 2011 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP i

4 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI ii i Tujuan 1 Definisi 1 Ruang lingkup 1 Referensi 1 Pihak Orang Terkait 2 Uraian Prosedur 2 Tim Penyusun 5 Lampiran 5 Bagan alur daftar ulang mahasiswa baru 6 Bagan alur daftar ulang mahasiswa lama 7 ii

5 DAFTAR ULANG MAHASISWA TUJUAN Tujuan Manual Prosedur Registrasi Administrasi dimaksudkan untuk menjamin pelaksanaan registrasi administrasi dapat dilakukan dengan lancar. DEFINISI 1. Registrasi administrasi adalah pelayanan untuk memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa pada Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya. 2. Registrasi administrasi wajib dilakukan oleh seluruh mahasiswa secara tertib pada setiap awal semester sesuai dengan ketentuan Kalender Akademik. 3. Registrasi administratif merupakan prasyarat registrasi akademik. RUANG LINGKUP 1. Seseorang dinyatakan memiliki status terdaftar sebagai mahasiswa Fakultas Pertanian apabila yang bersangkutan telah melakukan registrasi administratif. 2. Semua kegiatan registrasi administrasi baik untuk calon mahasiswa baru maupun untuk mahasiswa lama dilakukan di Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya. 3. Manual Prosedur ini mengatur mulai dari pembayaran SPP, registrasi di FPUB, sampai pencetakan KTM sebagai tanda status sah sebagai mahasiswa REFERENSI 1. Standard Akademik FPUB 2. Peraturan Akademik FPUB 3. Manual Mutu FPUB 4. Buku Panduan Akademik Universitas Brawijaya 5. Buku Panduan Akademik FPUB 1

6 PIHAK ORANG TERKAIT 1. Mahasiswa 2. Petugas bank yang ditunjuk 3. Staf Administrasi Akademik URAIAN PROSEDUR 1. Daftar Ulang Bagi Mahasiswa Baru Registrasi Keuangan di Bank 1. Mahasiswa menunjukkan bukti tanda diterima sebagai mahasiswa beserta Nomor Test ke Petugas Bank MANDIRI (untuk SNMPTN, SPMK) sesuai dengan waktu pelaksanaan registrasi yang tertera di kalender akademik; 2. Mahasiswa melakukan transaksi pembayaran SPP kepada petugas Bank Mandiri; 3. Petugas bank menerima transaksi pembayaran sesuai dengan data komputer; 4. Petugas bank mencetak slip kuitansi pembayaran sesuai dengan nilai transaksi pembayaran SPP atau memvalidasi slip tansfer Mandiri; Registrasi Akademik di Fakultas 1. Mahasiswa menyerahkan 2 lembar foto copy resi/kuitansi pembayaran SPP, kepada Administrasi Akademik FPUB di Loket 1 (Loket SPP, Lampiran IK.GJM-FP-UB ). 2. Administrasi Akademik FPUB melakukan verifikasi berdasarkan copy pengumuman dari Universitas Brawijaya. 3. Apabila sesuai maka Administrasi Akademik FPUB kemudian memberikan pengesahan / nota 2

7 pengambilan berkan Her-Registrasi (Lampiran Form.GJM-FP-UB ). 4. Mahasiswa mengambil formulir Her-Registrasi, dan melakukan pemeriksaan kesehatan, pengambilan jaket, pas photo untuk KTM di Perpustakaan Universitas Brawijaya. 5. Mahasiswa menyerahkan kelengkapan berkas daftar ulang (blanko Her-Registrasi yang sudah diisi lengkap), KRS yang sudah ditandatangani Pembimbing akademik dan KPS, Foto 3 x 3 = 2 lembar dan 3 x 4 = 2 lembar ke Administrasi Akademik FPUB (Lampiran IK.GJM-FP-UB dan IK.GJM-FP-UB ). 6. Administrasi Akademik menerima berkas Her- Registrasi, melakukan verifikasi berkas kelengkapan daftar ulang (foto copy raport (1 lembar), foto copy surat keterangan hasil ujian (1 lembar), pas foto 3 x 4 (1 lembar), Kartu test, foto copy bukti pembayaran dari bank (4 lembar), foto copy akte kelahiran (1 lembar), foto copy kartu keluarga (1 lembar), foto copy rekening listrik terakhir (1 lembar), foto copy rekening telpon rumah orang tua (1 lembar), foto copy PBB (1 lembar), dan slip gaji orang tua (1 lembar)), dan dimasukkan dalam file, 1 berkas untuk Fakultas, 1 berkas untuk Universitas Brawijaya. 7. Mahasiswa melakukan aktivasi di online SIAKAD (Lampiran IK.GJM-FP-UB ) untuk memperoleh password. 2. Daftar Ulang bagi Mahasiswa Lama Registrasi Keuangan di Bank 1. Mahasiswa menunjukkan KTM semester sebelumnya ke Petugas Bank BTN (transaksi bisa dilakukan di 3

8 seluruh Indonesia) sesuai dengan waktu pelaksanaan registrasi yang tertera di kalender akademik; 2. Mahasiswa melakukan transaksi pembayaran SPP kepada petugas Bank BTN; 3. Petugas bank menerima transaksi pembayaran sesuai dengan data komputer; 4. Petugas bank mencetak slip kuitansi pembayaran sesuai dengan nilai transaksi pembayaran SPP atau memvalidasi slip tansfer BTN; Registrasi Akademik di Fakultas 1. Mahasiswa menunjukkan slip asli : SPP dan Canopy, kemudian menyerahkan copy slip SPP dan Canopy kepada Administrasi keuangan FP di Loket SPP (Loket 1), Lampiran IK.GJM-FP-UB Mahasiswa menyerahkan KTM semester Ganjil / Genap sebelumnya untuk pengesahan / hotstemp KTM semester berikutnya, mengambil form biodata dan blanko evaluasi kinerja layanan Fakultas Pertanian di Loket KTM (Loket 2). 3. Mahasiswa mengambil KHS kepada petugas administrasi akademik di Loket Pengambilan KHS (Loket 3) 4. Mahasiswa mengambil blanko KRS melalui Web-site Fakultas Pertanian, dipandu oleh petugas administrasi akademik di Loket 4 5. Mahasiswa mengisi KRS draft (lembaran) dengan melihat jadual kuliah yang ditawarkan, kemudian dikonsultasikan ke dosen PA; 4

9 6. Mahasiswa memproses SIAM KRS Online di ruang komputer akademik atau dimanapun, kemudian Mahasiswa mencetak KRS online untuk disyahkan oleh dosen PA; 7. Mahasiswa mengembalikan printout KRS, amplop surat dan isian evaluasi kinerja mutu akademik kepada petugas administrasi akademik di Loket 5 (Loket Pengembalian KRS). TIM PENYUSUN 1. Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. 2. Syahrul Kurniawan, SP., MP. 3. Dr. Kuswanto 4. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. 5. KaSubbag Akademik LAMPIRAN 1. IK. Petugas Daftar Ulang IK. Petugas Pelayanan KRS, Kartu Regristasi, Biodata IK. Dosen Penasehat Akademik

10 PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA BARU Mahasiswa datang ke bank BTN Mahasiswa datang ke bank BTN untuk melakukan pembayaran dengan menunjukkan tanda diterima dan nomor test Mahasiswa melakukan pembayaran Mahasiswa membayar biaya daftar ulang Petugas bank menerima pembayaran Petugas bank menerima uang pembayaran dari mahasiswa dan memasukkan ke data sesuai data yang tersedia Pencetakan slip kuitansi Petugas bank memberikan kuitansi bukti pembayaran atau memvalidasi bukti transfer Mahasiswa menemui petugas administrasi FP Mahasiswa menyerahkan 2 lembar foto copy / kuitansi pembayaran SPP Petugas melakukan verifikasi Petugas administrasi melakukan verifikasi dan memberin tanda pengesahan Penyerahan berkas daftar ulang Petugas administrasi daftar ulang memberikan nota pengambilan berkas Herregistrasi Mahasiswa melengkapi berkas Mahasiswa mengambil formulir Her- Registrasi, melengkapi berkas persyaratan daftar ulang Penyerahan berkas lengkap Mahasiswa menyerahkan blanko yang terisi, KRS, foto 3 x 3 = 2 lembar, dan 3 x 4 = 2 lembar Verifikasi Petugas menerima berkas, melakukan 6

11 kelengkapan verifikasi dan mengarsip berkas Aktivasi SIAKAD Online Mahasiswa melakukan aktivasi SIAKAD online ke ruang komputer PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA LAMA Mahasiswa datang ke bank Mandiri Mahasiswa ke bank Mandiri untuk melakukan pembayaran dengan menunjukkan KTM Mahasiswa melakukan pembayaran Mahasiswa membayar biaya daftar ulang Petugas bank menerima pembayaran Petugas bank menerima uang pembayaran dari mahasiswa dan memasukkan ke data Pencetakan slip kuitansi Petugas bank memberikan kuitansi bukti pembayaran atau memvalidasi bukti transfer Penyerahan copy slip SPP, Canopy di Loket 1 Mahasiswa menunjukkan slip asli SPP dan Canopy, kemudian menyerahkan copy slip SPP dan Canopy ke Administrasi keuangan FP di loket 1, mengambil blanko evaluasi kinerja Layanan Fakultas Pertanian Pengesahan KTM, Pengambilan form biodata dan evaluasi kinerja Fakultas di Loket 2 Mahasiswa menyerahkan KTM semester Ganjil / Genap sebelumnya untuk pengesahan / hotstemp KTM semester berikutnya, mengambil form biodata dan blanko evaluasi kinerja layanan Fakultas Pertanian di Loket 2 Pengambilan KHS di Loket 3 Mahasiswa mengambil KHS kepada petugas administrasi akademik di Loket 3 7

12 Pengambilan blanko KRS Mahasiswa mengambil blanko KRS melalui Web-site Fakultas Pertanian, dipandu oleh petugas administrasi akademik di Loket 4 Pengisian dan konsultasi KRS Mahasiswa mengisi KRS draft (lembaran), kemudian dikonsultasikan ke dosen PA Pemrosesan KRS Online Mahasiswa memproses SIAM KRS Online, mencetak KRS untuk disyahkan oleh dosen PA Pengembalian KRS, form biodata dan form evaluasi Mahasiswa mengembalikan printout KRS, amplop surat dan isian ev. kinerja Layanan Fakultas Pertanian di Loket 5 8

13 LAMPIRAN 1. INSTRUKSI KERJA PETUGAS DAFTAR ULANG TUJUAN Tujuan Instruksi Kerja Petugas Daftar Ulang adalah adalah: 1. Sebagai pedoman bagi petugas administrasi daftar ulang untuk melayani mahasiswa baru dan lama dalam melakukan daftar ulang; 2. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa di dalam melakukan daftar ulang; RUANG LINGKUP Instruksi kerja petugas daftar ulang meliputi pedoman kerja yang dilakukan oleh petugas daftar ulang di dalam melakukan pelayanan daftar ulang kepada mahasiswa baru dan lama. INSTRUKSI KERJA Petugas daftar bertugas untuk : 1. Menerima slip pembayaran, pas foto ukuran 3 x 4, nomor test dan tanda diterima dari mahasiswa baru. 2. Menerima slip pembayaran, KTM semester sebelumnya dan pas foto berwarna ukuran 3 x 4 dari mahasiswa lama. 3. Melakukan pengecekan bukti pembayaran dan identitas mahasiswa pada data yang tersedia. 4. Mengambil bukti pembayaran sebagai arsip, dan memberikan salah satu lembar pembayaran kepada mahasiswa untuk arsip mahasiswa. 5. Menyerahkan berkas persyaratan daftar ulang kepada mahasiswa. 6. Memberikan KTM baru yang telah diberi hot stamp untuk mahasiswa lama. 9

14 REFERENSI Manual Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa TIM PENYUSUN 1. Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. 2. Syahrul Kurniawan, SP., MP. 3. Prof. Dr. Kuswanto 4. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. 5. (KaSubbag Akademik) Lampiran 2. INSTRUKSI KERJA PETUGAS PELAYANAN KRS, KARTU REGRISTASI, BIODATA TUJUAN Tujuan Instruksi Kerja Petugas pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata adalah adalah: 3. Sebagai pedoman bagi petugas administrasi pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata untuk melayani mahasiswa baru dan lama dalam melakukan registrasi, KRS, dan pengisian biodata; 4. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa di dalam melakukan registrasi; RUANG LINGKUP Instruksi kerja petugas pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata meliputi pedoman kerja yang dilakukan oleh petugas daftar ulang di dalam melakukan pelayanan KRS, Kartu registrasi, Biodata kepada mahasiswa baru dan lama. INSTRUKSI KERJA 10

15 a. Menerima tanda penyerahan berkas pembayaran dari mahasiswa baru. b. Memberikan kartu registrasi (untuk mahasiswa baru), form biodata, dan form evaluasi pelaksanaan perkuliahan. c. Melakukan pengecekan kartu tanda registrasi (mahasiswa lama) dan memberikan pengesahan di kartu registrasi, isian biodata. d. Memberikan kartu hasil studi dan kartu rencana studi (untuk mahasiswa lama). e. Menerima print out KRS dari mahasiswa. f. Mengarsipkan form biodata, KRS, dan kuesioner evaluasi pelaksanaan perkuliahan. REFERENSI Manual Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa TIM PENYUSUN 6. Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. 7. Syahrul Kurniawan, SP., MP. 8. Prof. Dr. Kuswanto 9. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. 10. (KaSubbag Akademik) 11

16 Lampiran 3. INSTRUKSI KERJA DOSEN PENASEHAT AKADEMIK TUJUAN Tujuan Instruksi Kerja Dosen Penasehat Akademik adalah: 1. Membantu mahasiswa di dalam memecahkan kesulitankesulitan dalam kegiatan akademik di Fakultas Pertanian; 2. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa untuk berkonsultasi di dalam permasalahan akademik; 3. Memudahkan dosen penasehat akademik untuk menjalankan tugasnya sebagai pembimbing akademik mahasiswa RUANG LINGKUP Instruksi kerja dosen penasehat akademik tugas yang harus dilakukan oleh seorang dosen sebagai penasehat akademik di dalam membantu kesulitan mahasiswa. Bantuan yang diberikan oleh para Dosen Penasehat Akademik kepada individuindividu mahasiswa dimaksudkan agar mahasiswa dapat mengembangkan pandangan, mengambil keputusan dan menanggulangi konsekuensinya sendiri. INSTRUKSI KERJA Dosen penasehat akademik berkewajiban untuk : 1. Menjadwal kegiatan pertemuan berkala dengan mahasiswa yang dibimbingnya. 2. Mengadakan pertemuan berkala dengan mahasiswa yang dibimbingnya minimal 2 kali dalam satu semester. 3. Menerima keluhan dan laporan tentang kemajuan belajar mahasiswa, baik saat pertemuan terjadwal maupun di luar acara pertemuan. 4. Memberi pengarahan kepada mahasiswa yang dibimbingnya tentang berbagai keluhan dan laporan yang disampaikannya tentang masalah-masalah akademik atau masalah-masalah yang dapat mengganggu proses belajar mahasiswa. 5. Secara berkala mengadakan pertemuan antar dosen PA di bawah koordinasi Ketua Program Studinya. 6. Memberikan laporan tertulis pada setiap akhir semester tentang kemajuan belajar mahasiswa yang dibimbingnya atau hal-hal khusus lainnya tentang mahasiswa yang dibimbingnya 12

17 kepada Ketua Program Studi yang akan meneruskannya kepada Pembantu Dekan Bidang Akademik. 7. Menerima salinan Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa yang dibimbingnya pada setiap akhir semester dan meneliti kembali keberhasilan studi mahasiswa melalui KHS tersebut. 8. Menandatangani Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS), kartu pembatalan mata kuliah, surat permohonan cuti akademik, Kartu Kendali, surat permohonan pindah, surat ijin tidak mengikuti kuliah/praktikum karena sebab yang penting di luar sakit/ musibah, permohonan untuk mengikuti kuliah lintas fakultas, kartu rencana studi untuk mengikuti kuliah dalam semester pendek, dan surat permohonan mengikuti ujian susulan diluar sakit/musibah, serta surat lainnya yang belum diatur dalam aturan ini. 9. Menerima pemberitahuan dari Jurusan/Pembantu Dekan Bidang Akademik tentang masalah administrasi akademik penting (seperti pelanggaran akademik, tidak daftar ulang, cuti akademik, pindah dan lain sebagainya) untuk mahasiswa yang dibimbingnya. 10.Bila dipandang perlu, Dosen Penasehat Akademik dapat berkonsultasi kepada pimpinan Fakultas dan bahkan dapat menghubungi orang tua dari mahasiswa bimbingannya untuk penyelesaian masalah akademiknya. REFERENSI Standard Akademik FPUB Peraturan Akademik FPUB Manual Mutu FPUB Manual Prosedur FPUB Buku Panduan Akademik Universitas Brawijaya Buku Panduan Akademik FPUB TIM PENYUSUN 1. Ir.Didik Suprayogo, MSc., PhD. 2. Syahrul Kurniawan, SP., MP. 3. Prof. Dr. Kuswanto 4. Ir. Sri Rahayu Utami, MSc., PhD. 5. (KaSubbag Akademik) 13