PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU TRANSFER EKSTERNAL DAN ALIH JENJANG

Transkripsi

1 Halaman 1 dari 10 PENGESAHAN DOKUMEN AKTIVITAS JABATAN NAMA TANDA TANGAN Penyusun Ka. Biro Humas Listia Nurjanah Pemeriksa 1. Wakil Rektor I Meiliana 2. Ka. Quality Assurance Center Hepy Hefri Ariyanto 3. Ka.Satuan Pengawas Internal Dame Afrina Sihombing Persetujuan Wakil Rektor III Hepy Hefri Ariyanto SEJARAH REVISI DOKUMEN NO. NO. REVISI TANGGAL REVISI RINCIAN REVISI

2 Halaman 2 dari Tujuan Sebagai pedoman unit-unit terkait dalam melaksanakan proses penerimaan mahasiswa transfer/pindahan eksernal dan alih jenjang dari Universitas lain. 2. Ruang Lingkup Prosedur transfer mahasiswa baru meliputi: 2.1 Proses pendaftaran transfer; 2.2 Proses konversi transkrip; 2.3 Proses pembuatan penyetaraan dan persetujuan; 2.4 Pelaksanaan USM; 2.5 Pengumuman hasil USM. 3. Catatan Mutu 3.1 Lembar disposisi mahasiswa; 3.2 Transkrip nilai Universitas asal; 3.3 Lembar penyetaraan mata kuliah mahasiswa pindahan; 3.4 Letter of Acceptance (LoA) 4. Definisi 4.1 Transkrip adalah lembar hasil studi mahasiswa berupa daftar nilai per semester selama mengikuti perkuliahan; 4.2 Konversi adalah penyetaraan mata kuliah dan SKS berdasarkan kurikulum Universitas tujuan; 4.3 Mahasiswa transfer eksternal adalah mahasiswa pindahan yang sudah menyelesaikan beberapa semester dari Unversitas lain, dan akan melanjutkan studinya ke S1, mahasiswa tersebut bukan pindahan dari Prodi UIB; 4.4 Mahasiswa alih jenjang adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan program Diploma dan ingin lanjut S Uraian Umum 5.1 Dalam proses penyetaraan nilai, jika hasil dari mata kuliah yang disetarakan dengan kurikulum UIB kurang dari 3 SKS maka pengajuan sebagai mahasiswa transfer ditolak oleh pihak UIB. Jika pemohon ingin tetap berkuliah di UIB maka dapat melalui prosedur pendaftaran sebagai mahasiswa baru bukan mahasiswa transfer; 5.2 Akreditasi Universitas dan akreditasi program studi menjadi pertimbangan dalam menentukan diterima atau ditolaknya permohonan sebagai mahasiswa transfer.

3 Halaman 3 dari Rincian Prosedur Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen Pendukung Mulai Mengajukan permohonan sebagai mahasiswa transfer 1. Mengajukan permohonan sebagai mahasiswa transfer dengan melampirkan transkrip nilai dari Universitas asal; 2. Humas memastikan apakah ingin transfer atau menjadi mahasiswa baru. 1. Transkrip nilai; 2. Formulir pendafataran. Aliran Dokumen Hal Penting Humas 1. Untuk mahasiswa transfer alih jenjang, menyertakan surat rekomendasi dari tempat kerja. Waktu Pelaksanaan 15 menit Menyerahkan lembar disposisi beserta lampiran ke Prodi Staf Humas 1. Staf Humas menyerahkan ke Prodi; a. Lembar disposisi; b. Transkrip nilai. 1. Transkrip nilai (fotocopy); 2. Lembar disposisi. Ka.Prodi - 5 menit Melakukan penyetaraan mata kuliah Ka. Prodi 1. Ka. Prodi mereview transkrip nilai dan mengkonversi sesuai kurikulum yang berlaku. 1. Transkrip nilai; 2. Draft lembar penyetaraan mata kuliah. Humas - 1 hari 2

4 Halaman 4 dari 10 Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen Pendukung 2 Menyetujui hasil penyetaraan? Tidak 1. Staf Humas menghubungi calon mahasiswa, menginformasikan hasil penyetaraan mata kuliah. 1. Lembar penyetaraan mata kuliah. Aliran Dokumen Hal Penting 1. Jika pemohon tidak setuju dengan hasil penyetaraan maka proses selesai, jika pemohon setuju dengan hasil konversi maka lanjut dengan melakukan pendaftaran. Waktu Pelaksanaan 15 menit Ya Melakukan pendaftaran 3 Selesai 1. Staf Humas UIB menjelaskan mengenai prosedur pendaftaran dan menyerahkan formulir pendaftaran; 2. melengkapi formulir pendaftaran; 3. melakukan pembayaran formulir pendaftaran; 4. Staf Humas menginformasikan Pengembalian formulir paling lama H-3 USM. 1. Formulir pendaftaran. 1. Jika pemohon tidak bisa melakukan pendaftaran secara langsung, maka staf Humas akan memberikan formulir pendaftaran dalam bentuk softcopy dan mengarahkan pemohon untuk menyerahkan formulir yang telah diisi dalam bentuk hardcopy secara langsung ke Humas dan melakukan pembayaran pendaftaran. 10 menit

5 Halaman 5 dari 10 Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen Pendukung 3 Mengembalikan formulir pendaftaran Pelaksanaan USM Lulus? Ya 4 Selesai Tidak 1. ; 2. Panitia USM Humas 1. Staf Humas memastikan formulir pendafataran sudah terisi dengan lengkap 1. mengikuti ujian TPA dan ujian wawancara; 2. Panitia USM memastikan ujian berlangsung lancar. 1. Memastikan mengikuti ujian tertulis dan wawancara. 1. Formulir pendaftaran. Aliran Dokumen Humas Hal Penting 1. Pastikan saat staf Humas input data di sistem, pemilihan mahasiswa transfer di cheklist; 2. Untuk persyaratan dari formulir pendaftaran yang belum lengkap maksimal telah dilengkapi pada saat pelaksanaan USM. 1. Berkas USM. Humas - 1 hari 1. Hasil Ujian 1. Pada saat memutuskan hasil USM, pastikan di sistem bahwa pemohon adalah siswa transfer, info ke WR III. Waktu Pelaksanaan 15 menit 1 hari

6 Halaman 6 dari 10 Proses Pelaksana Tanggung Jawab Dokumen Pendukung 4 Daftar Ulang 1. Memastikan seluruh data lengkap. 1. LoA; 2. Lampiran daftar ulang. Aliran Waktu Hal Penting Dokumen Pelaksanaan Humas - 2 minggu Mencetak dan Menandatangani lembar penyetaraan mata kuliah Selesai Staf Humas 1. WR I dan Dekan Fakultas memeriksa dan menandatangani konversi transkrip yang dibuat Ka. Prodi; 2. Lembar Penyetaraan pastikan di copy rangkap 2 untuk Humas dan Prodi, dokumen asli diserahkan ke BAAK. 1. Lembar penyetaraan mata kuliah. 1. WR 1; 2. Dekan; 3. BAAK. 1. Proses pembuatan maksimal 2 hari, jika lewat dari itu dilaporkan ke Ka.Biro Humas; 2. Pelaporan siswa transfer dilakukan setiap gelombang PMB (berupa rekap excel); 3. diberikan salinan penyetaraan mata kuliah. 2 hari

7 Halaman 7 dari Lampiran 7.1 Lembar Disposisi Mahasiswa

8 Halaman 8 dari Transkrip nilai dari Universitas Asal

9 Halaman 9 dari Lemabr Penyetaraan Mata Kuliah

10 Halaman 10 dari Letter of Acceptance (LoA)