INSTITUT PERTANIAN BOGOR DIREKTORAT ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Transkripsi

1 NO. POB/DAP/12 URAIAN Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Subdit. EP 01 Juli 2011 Diperiksa oleh Kasubdit. EP 01 Juli 2011 Disahkan oleh Direktur AP 01 Juli 2011 Status Dokumen No. Distribusi Hal 1 dari 13

2 FRM/DAP/ Juli 2011 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 13

3 1. Tujuan (1). Memberikan panduan dalam penerbitan Daftar Prestasi Akademik Mahasiswa (Transkip Akhir) dan Ijazah; (2). Menjelaskan persyaratan yang diperlukan dalam penerbitan Transkip Akhir dan Ijazah; (3). Terselenggaranya proses penerbitan Transkip Akhir dan Ijazah sesuai waktu yang direncanakan. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini meliputi proses penerimaan persyaratan penerbitan Transkip Akhir dan Ijazah, pencetakan Transkip Akhir dan Ijazah hingga distribusi kepada lulusan. 3. Pengertian/Definisi (1). Transkrip Akhir adalah dokumen yang berisi nilai seluruh matakuliah yang telah diikuti selama menempuh pendidikan di IPB serta judul dan nama pembimbing tugas akhir. (2). Ijazah adalah dokumen yang menunjukkan bahwa seorang lulusan telah menyelesaikan studinya di IPB. (3). Lulusan adalah mahasiswa yang memenuhi syarat kelulusan program sarjana dan memenuhi persyaratan mengikuti wisuda. (4). Predikat kelulusan merupakan penghargaan akademik atas prestasi yang diperoleh seorang mahasiswa selama mengikuti pendidikan di IPB. (5). DAP: Direktorat Administrasi Pendidikan (6). EP: Evaluasi Pendidikan (7). SKL: Surat Keterangan Lulus (8). SIMAK: Sistem Informasi Akademik (9). RSPP: Registrasi Statistik dan Perencanaan Pendidikan. Hal 3 dari 13

4 4. Referensi (1). Buku Panduan Program Sarjana IPB; (2). SK Rektor 12/I3/PP/2011 tentang pengesahan lulusan program Pendidikan Doktor, Magister, Profesi Dokter Hewan dan Sarjana di Lingkungan Institut Pertanian Bogor; (3). Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia : 178/U/2001 tentang : Gelar dan Lulusan Perguruan Tinggi; (4). Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No.150/U/2000 tentang Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa. 5. Ketentuan Umum 5.1. Syarat Kelulusan Bagi Mahasiswa (1). Mahasiswa telah menyelesaikan semua mata kuliah; (2). Telah menyelesaikan tugas akhir; (3). Telah mencapai beban studi 144 sks; (4). Meraih IPK 2,00 untuk setiap kelompok kompetensi (Interdep, Mayor, dan Minor) tanpa huruf mutu E; (5). Telah menerima Surat Keterangan Lulus (SKL) dari fakultasnya yang diterbitkan setelah mahasiswa memenuhi seluruh persyaratan akademik dan non akademik Predikat Kelulusan dan Penerbitan Transkrip Akhir dan Ijazah (1). Predikat kelulusan beserta ketentuannya tertera pada Tabel 1. Tabel 1. Predikat Kelulusan Hasil Penilaian Akhir Pendidikan Sarjana Predikat Kelulusan IPK Ketentuan 1. Cum Laude (CL) IPK 3,51 (1) Seluruh sks diperoleh dari Program Sarjana di IPB (2) Tidak Pernah mengikuti perkuliahan ulang dan membatalkan minor dan SC dengan nilai E (3) Tidak ada nilai D (4) Maksimum satu nilai C di luar matakuliah TPB, interdept, dan mayor (5) Masa studi 5 tahun (6) Tidak pernah terkena sanksi akademik tertulis Hal 4 dari 13

5 Predikat Kelulusan IPK Ketentuan 2. Sangat Memuaskan (SM) (2.1) IPK 3,51 Tidak memenuhi ketentuan CL (2.2) 2,76 IPK < 3,51 3. Memuaskan: (1) Tidak ada nilai D (2) Tidak pernah mengikuti perkuliahan ulang dan membatalkan matakuliah dengan nilai E (3) Masa studi 5 tahun (4) Tidak pernah terkena sanksi akademik tertulis (3.1) IPK 3,51 Tidak memenuhi ketentuan CL (3.2) 2,76 IPK < 3,51 Tidak memenuhi ketentuan SM 2,00 IPK 2,76 (2). Kelulusan mahasiswa sebagai sarjana beserta predikat kelulusannya diputuskan oleh Dekan. (3). Dokumen persyaratan penerbitan transkip akhir dan ijazah : (di form kendali). (4). Penerbitan transkip akhir dan ijazah dilakukan setelah mahasiswa mendapatkan pengajuan Dekan Fakultas yang bersangkutan dilengkapi dengan melengkapi persyaratan. (5). Mengisi formulir dan melengkapi berkas persyaratan wisuda. 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan (pada halaman berikutnya) Hal 5 dari 13

6 PROSES DEPARTEMEN DEPARTEMEN MAHASISWA MAHASISWA Staf Staf EP EP KASUBDIT. KASUBDIT. EP EP DIREKTUR DIREKTUR AP. AP. Mulai 1 Kasubdit EP, Staf EP dan Direktur AP melakukan Rapat Internal dalam menetapkan persyaratan penerbitan transkip akhir dan ijazah Staf EP menyiapkan form persyaratan penerbitan Transkip Akhir dan ijazah 2 Form Persyaratan Transkip Akhir dan Ijazah Mahasiswa melengkapi persyaratan penerbitan Transkip Akkhir dan Ijazah EP menerima berkas persyaratan penerbitan TA dan IJ dari mahasiswa di loket 2 3 tidak Verifikasi kelengkapan data 4 ya Staf EP menghubungi departemen tidak Staf EP memverifikasi kesesuaian (SKL dan data SIMAK) dan kelengkapan nilai akhir mahasiswa 5 1 ya 6 Staf EP menginput identitas mahasiswa tidak 7 Staf EP Mencetak draft Transkip Akhir dan Ijazah 8 draft Transkip Akhir dan Ijazah Kasubdit EP. Memverifikasi draft transkip akhir 9 Staf EP Mencetak Transkip Akhir dan Ijazah ya transkip akhir Kasubdit. EP. Memberi paraf transkip akhir Dir.AP menandatangani transkip akhir ijazah 12 Dir.AP memberi paraf ijazah Dir. AP menyerahkan dkumen Ijazah kr kepada Rektor dan Dekan Mahasiswa menerima Transkip Akhir dan Ijazah Staf EF menerima Transkip Akhir dan Ijazah dan diserahkan kepada Lulusan Selesai Hal 6 dari 13

7 6.2. Penjelasan. INSTITUT PERTANIAN BOGOR Kegiatan 1. Staf EP menyiapkan Form Kendali transkip akhir dan ijazah (FRM/DAP/22-00) dan monitoring penerbitan pembuatan akhir dan ijazah (FRM/DAP/50-00). Kegiatan 3. Staf EP menerima berkas persyaratan penerbitan transkip akhir dan ijazah dari lulusan pada Loket 2 dan diregistrasi pada Form Registrasi Ijazah Mahasiswa (FRM/DAP/23-00). Kegiatan 4. Staf EP memverifikasi kelengkapan persyaratan dari lulusan, Apabila terdapat kekurangan, staf EP akan meminta lulusan untuk melengkapinya Apabila telah lengkap, Staf EP akan memproses/memverifikasi kesesuaian data. Kegiatan 5. Staf EP melakukan verifikasi kesesuaian data lulusan yaitu : a. SKL dan data pada SIMAK b. Kelengkapan nilai akhir lulusan. Apabila terdapat nilai lulusan yang masih kosong terutama nilai seminar dan tugas akhir, maka staf EP akan menghubungi Departemen untuk segera mengirim nilai tersebut. Kegiatan 6. Staf EP menginput Identitas lulusan sesuai dengan Instruksi Kerja Input Data Lulusan (ISK/DAP/06-00) Hal 7 dari 13

8 Kegiatan 7. Staf EP mencetak draft transkip akhir sesuai Instruksi Kerja pencetakan Transkrip Akhir (ISK/DAP/07-00) dan mencetak draf ijazah sesuai dengan Instruksi Kerja Pencetakan Ijazah (ISK/DAP/08-00). Kegiatan 8. Kasubdit EP memverifikasi draft transkip akhir dan ijazah. Apabila terdapat kesalahan dalam pencetakan dan ketidaksesuaian data lulusan, maka Kasubdit EP menginstruksikan kepada Staf EP untuk memperbaikinya dan mencetak ulang Transkip Akhir dan Ijazah Final. Kegiatan 9. Staf EP mencetak transkip akhir sesuai Instruksi Kerja pencetakan Transkrip Akhir (ISK/DAP/07-00) dan mencetak ijazah sesuai dengan Instruksi Kerja Pencetakan Ijazah (ISK/DAP/08-00). Kegiatan 10. Kasubdit EP memberi paraf pada transkip akhir final. Kegiatan 11. Direktur AP menandatangani transkip akhir final. Kegiatan 12. Direktur AP memberi paraf pada ijazah final. Kegiatan 13. Direktur AP melalui staf EP menyerahkan dokumen Ijazah kepada Dekan dan Rektor untuk ditandatangani. Hal 8 dari 13

9 Kegiatan 14. Staf EP menerima transkrip akhir dan ijazah yang telah ditandatangani Direktur AP, Dekan dan Rektor dan menyerahkannya kepada mahasiswa. Kegiatan 15. Staf EP memfotocopy transkrip akhir dan ijazah untuk dilegalisir dan diarsipkan 7. Daftar Dokumen Pendukung (1). Form Kendali Ijazah, transkip dan wisuda (FRM/DAP/22-00) (2). Form Registrasi Ijazah Mahasiswa (FRM/DAP/23-00) (3). monitoring penerbitan pembuatan akhir dan ijazah (FRM/DAP/50-00). (4). Instruksi Kerja Input Data Lulusan (ISK/DAP/08) (5). Instruksi Kerja Pencetakan Transkip Akhir (ISK/DAP/09) (6). Instruksi Kerja Pencetakan Ijazah (ISK/DAP/10) 8. Lampiran Formulir/Format Hal 9 dari 13

10 FRM/DAP/ Juli-11 FORMULIR KENDALI TRANSKIP AKHIR, IJAZAH DAN WISUDA Wisuda: Nama: PK: No.: NIM: No. Persyaratan Ada 1 Foto (Hitam Putih 3x4) 2 Formulir Pendaftaran 3 Copy Ijazah SLTA 4 Surat Keterangan Lulus (SKL) Diploma 5 Lampiran Transkrip Akhir Copy Lembar Pengesahan Tugas 6 Akhir 7 Copy Abstract (Judul Bahasa Inggris) 8 Bukti Pembayaran Biaya Wisuda dari BNI 46 9 Surat Keterangan Bebas Pustaka dari LSI (Asli) 10 Bukti Penyerahan Tugas Akhir dari LSI (Asli) Catatan: Petugas berhak menolak apabila salah satu butir persyaratan di atas tidak dipenuhi Bogor, Petugas No. Ijazah:.. ( ) Hal 10 dari 13

11 PROSES ENTRI No. Uraian Tgl Petugas 1 Entri Biodata (Termasuk No. Ijazah) 2 Entri Judul Tugas Akhir 3 Entri Dosen Pembimbing 4 Judul Tugas Akhir (Bahasa Inggris) (Permintaan) PROSES PENCETAKAN No. Uraian Draft Koreksi Edit Final Paraf 1 Ijazah (Bahasa Indonesia) 2 Transkrip (Bahasa Indonesia) 3 Ijazah (Bahasa Inggris) (Permintaan) 4 Transkrip (Bahasa Inggris) (Permintaan) CATATAN KOREKSI: CATATAN KASUBDIT: Hal 11 dari 13

12 FRM/DAP/ Jul-11 FORM REGISTRASI NOMOR IJAZAH FAKULTAS... WISUDA TAHAP..., NO NAMA NIM TGL. LULUS NO. IJAZAH Hal 12 dari 13

13 FRM/DAP/ JULI 2011 NO NAMA NIM NO DAFTAR BERKAS KASUBDIT DIREKTUR DEKAN REKTOR KETERANGAN KIRIM KIRIM BALIK BALIK IJ. Indo IJ. Ingg TA. Indo TA. Ingg IJ. Indo IJ. Ingg TA. Indo TA. Ingg IJ. Indo IJ. Ingg TA. Indo TA. Ingg IJ. Indo IJ. Ingg TA. Indo TA. Ingg dokumen/wakil manajemen Direktorat Administrasi Pendidikan, IPB Hal 13 dari 13