No.PR.21.4-V6. BAAKPK DIR Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: 25 Agustus 2017 Penerbitan Dokumen Kelulusan dan Terminasi Mahasiswa

Transkripsi

1 1/7 DIR Prosedur Pengelolaan Adm : 1. Tujuan a. Menerbitkan transkrip akademik, Kelulusan dan Ijazah b. Menerbitkan dokumen 2. Ruang Lingkup Seluruh proses yang diperlukan untuk verifikasi nilai, penerbitan transkrip akademik, Surat Keputusan Kelulusan, Ijazah asli, penerbitan surat pemberhentian dan Surat keputusan berhenti. 3. Istilah/Singkatan/Definisi DIR : Direktur PD1 : Pembantu Direktur 1 : Bagian Administrasi, Kean, Perencanaan & Kerma SBAK : Sub Bagian & Kean ULA : Urusan Layanan Administrasi Kajur : Ketua Jurusan TU : Tata Usaha Jurusan WA : Wali PAKET : Pelayanan Administrasi dan Kean Terpadu SIA : Sistem Informasi PI : Surat Keterangan Pendamping Ijazah Bebas Masalah : sudah menyelesaikan seluruh kewajiban administratifnya 4. Referensi a. UU No 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 2003 b. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Belajar c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Belajar d. Keputusan Dirjen Dikti N0 08/DIKTI/Kep/2002 Petunjuk teknis Kepmendiknas No 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi e. Keputusan Mendiknas No 178/U/2011 tentang gelar dan lulusan perguruan tinggi f. Peraturan Politeknik Batam g. Peraturan menteri pendidikan dan kebudayaan republik indonesia nomor 81 tahun 2014 tentang ijazah, sertifikat kompetensi, dan sertifikat profesi pendidikan tinggi.

2 2/7 DIR Prosedur Pengelolaan Adm : 5. Lampiran Borang : No.BO Borang Pengelolaan Adm. Tanda Terima Ijazah asli, transkrip asli dan PI asli Format : - Instruksi : - Checklist : - 6. Sub-Prosedur a. No PR Sub Prosedur Penerbitan Dokumen Kelulusan b. No PR Sub Prosedur Penerbitan Dokumen Terminasi

3 3/7 DIR Prosedur Pengelolaan Adm : 7. Uraian Prosedur a Sub Prosedur Kelulusan 1. mengumumkan masa verifikasi dan penetapan kelulusan 2. Menetapkan yudisium kelulusan & input data yudisium 3. Kajur membuat & mengirimkan Rekap yudisium 1. Mengumumkan masa verifikasi seluruh nilai dan penetapan kelulusan sesuai dengan kalender akademik, selambatlambatnya 4 minggu sebelum batas akhir penetapan kelulusan. Verifikasi : nilai I, Jumlah S, Kode makul, data NIM, nama, jur, prodi, tempat & tgl lahir, Judul TA, Pembimbing. Kalender Pengumum an/ 4. Merekap mhs yang lulus seluruh prodi 5.Menetapkan Kelulusan 2. Menetapkan yudisium kelulusan dan meminta KPS dan wali menginput data yudisium di SIA pada saat rapat yudisium. KPS/ Wali Pengumuma n/ Data input yudisium di SIA terupdate 6.Mencetak Ijazah, & PI 3. Membuat dan mengirimkan rekap yudisium. Kajur Data lulusan 7. Menandatangani Ijazah, & PI 8. Mendokumentasikan kelulusan A Arsip kelulusan, Ijazah & PI 4. Merekap yang lulus seluruh prodi dan mempersiapkan Kelulusan, dan Ijazah Asli untuk masing-masing selambat-lambatnya 3 minggu setelah penetapan yudisium atau 3 minggu sebelum pelaksanaan wisuda. 5. Menetapkan kelulusan selambat-lambatnya 4 minggu setelah penetapan kelulusan atau 2 minggu sebelum pelaksanaan wisuda. DIR Data yudisium di SIA Rekap lulusan Draft Lulusan Rekap lulusan Draft Lulusan Draft & Ijazah Lulusan ang sudah ditandatang ani 6. Mencetak ijazah, dan PI. ULA Lulusan yang sudah ditanda tangani Ijazah, dan PI asli

4 4/7 DIR Prosedur Pengelolaan Adm : 7. DIR & Kajur menandatangani Ijazah & A Ijazah, dan PI Asli selambat-lambatnya Asli yang 1 minggu sebelum pelaksanaan belum Wisuda. ditandatanga ni 9. Menyiapkan Ijazah & Asli, serta legalisir & Ijazah Asli yang sudah ditandatang ani 10. Verifikasi bebas masalah 11. Mengumumkan Masa pengambilan Ijazah, & PI 12. mengambil dokumen kelulusan di PAKET 13. Menyerahkan Ijazah, & PI 8. Mendokumentasikan Kelulusan, Seluruh akademik dan Ijazah Asli secara elektronik (Scanning) sebagai arsip. 9. Menyiapkan Ijazah Asli, dan PI Asli yang termasuk salinan Ijazah, transkrip dan PI yang telah dilegalisir sebanyak 4 rangkap serta daftar tanda terima Ijazah & salinannya. ULA Lulusan, Ijazah Asli per Daftar nama memperoleh Ijazah Scanning (Softcopy) Lulusan Ijazah Asli per mhsmahasi swa Paket Ijazah,, dan salinannya per calon lulusan, BO yang telah diisi 10. Melakukan verifikasi bebas masalah administratif per yang lulus dengan unit-unit terkait. MHS Lulusan Daftar bebas masalah 11. Mengumumkan masa pengambilan ijazah, transkrip dan PI. 12. Mengambil dokumen kelulusan di PAKET. Apabila masih belum bebas masalah, mhs diminta untuk menyelesaikan terlebih dahulu. SBAK MHS Kelulusan Pengumuma n / Pengumum an / Paket Ijazah,, PI dan Salinannya per calon lulusan, BO yang telah diisi

5 5/7 DIR Prosedur Pengelolaan Adm : 13. Memastikan bebas ULA Paket Ijazah, BO masalah (perpus, prodi,, yang telah keuangan, alumni) dan PI dan ditandatang menyerahkan Ijazah, dan PI Asli kepada lulusan termasuk ijazah dan transkrip legisir paling lambat 1 minggu setelah wisuda. Salinannya per calon lulusan BO yang telah diisi ani lulusan Sebelum menyerahkan, ULA memastikan bahwa calon lulusan sudah bebas masalah. b Sub Prosedur Terminasi 1. Mengirimkan surat/ Kajur Peraturan Surat rekomendasi yang rekomenda akan di ke. si Kajur mengeluarkan rekomendasi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan di Peraturan dan Kean. Data pengecekan kriteria 2. Melakukan verifikasi bebas masalah ke unit-unit terkait untuk tersebut. Surat rekomendasi verifikasi

6 6/7 DIR Prosedur Pengelolaan Adm : 3. Mengupayakan komunikasi SBAK langsung dengan Surat atau wali yang akan rekomendasi diberhentikan. 1. Mengirimkan surat rekomendasi 2. Memverifikasi bebas masalah Komunikasi langsung perlu dilakukan untuk memperoleh kondisi terakhir tersebut dan penyelesaian bebas masalah jika ada serta status (mengundurkan diri atau dikeluarkan/do). verifikasi dari UK, PUS, ULAK komunikasi dengan 3. Mengupayakan komunikasi dengan mhs ybs 4. Menerbitkan surat pemberitahuan dari PD1 Jika komunikasi tidak dapat dilakukan maka secara otomatis status dinyatakan dikeluarkan dengan resiko terburuk, seluruh permasalahan yang terkait dengan tersebut dihapuskan. 5. Merekap surat pemberitahuan dalam 1 semester 6. Menerbitkan pemberhentian dari DIR 7.Memindai (scan) Pemberhentian dan mengarsip elektronik 4. Terminasi ditetapkan sejak tanggal surat dikeluarkan termasuk perubahan status. pemberitahuan status keannya sesuai dengan hasil verifikasi dan komunikasi langsung. Surat ditandatangani PD1 yang dilengkapi dengan lampiran nilai akademik sampai terakhir. Tembusan surat diberikan ke KPS yang merekomendasikan. 5. Merekap seluruh yang telah diberikan surat pemberitahuan dikeluarkan/ dianggap mengundurkan diri dalam satu semester. komunikasi dengan Surat Pemberitahuan Terminasi (dikeluarkan atau mengundurkan diri) Surat Pemberitah uan Terminasi (dikeluarka n atau mengundur kan diri) Rekap surat pemberitah uan dalam satu semester

7 7/7 DIR Prosedur Pengelolaan Adm : 6. Menerbitkan pemberhentian secara resmi yang ditandatangani Direktur. 7. Memindai (scan) dokumen pemberhentian resmi dan disimpan sebagai arsip elektronik. Rekap surat pemberitahuan dalam satu semester pemberhentian secara resmi pemberhen tian secara resmi Softcopy pemberhen tian secara resmi 8. Penyimpanan Dokumen atau Rekaman No Dokumen /rekaman Lokasi Penyimpanan Masa Penyimpanan 1 Notulen Sidang Penetapan Yudisium TU 5 tahun 2 Softcopy Kelulusan Selamanya 3 Softcopy per Selamanya 4 Softcopy Ijazah per Selamanya 5 Borang Tanda Terima Ijazah, & 5 tahun PI 6 Salinan Surat Pemberitahuan Terminasi Selamanya 7 Softcopy Pemberhentian Resmi Selamanya