SISTBM INFORMASI PENGADAAN UNTUK PENGENDALIAN STOK DENGAN MBNGGUNAKAN METODE ROP PADA APOTBK MENUNGGAL SBHAT TUBAN

Transkripsi

1 SSTBM NFORMAS PENGADAAN UNTUK PENGENDALAN STOK DENGAN MBNGGUNAKAN METODE ROP PADA APOTBK MENUNGGAL SBHAT TUBAN Andy Wnartor) r)program studreknk nformatka, Tfj?,,:l1?JJ*A:jm:trmputer rndonesa (srk) Marang ABSTRAK Apotek Manunggal Sehat Tuban merupakan apotek yang cukup besar dan banyak melayan pasen yang membel berbaga pesanan obat dan juga berbaga kebutuhan pasen, apotek Manunggal Sehat beralamat djl. Panglma Sudrman no. 39 Tuban Jawa Tmur. Apotek n dplh karena dalam pencatatan penyedaan barang dan obat-obatan mash dlakukan secara manual dan pengadaan yang tdak terkendal membuat stok yang berlebh dan juga kurang, untuk mengatas masalah tersebut maka metode yang akan dgunakan adalah metode ROP. ROP adalah saat dmana harus dadakan kembal pemesanan sehngga kedatangan atau penermaan barang yang dpesan tepat pada waktunya. Pembelan atau pemesanan barang jangan sampa menunggu sampa persedaan habs, karena akan mengganggu penjualan, ROP dperlukan karena tdak selamanya pesanan bahan baku dapat segera dkrm oleh phak pemasok, sehngga dperlukan waktu dalam pemenuhan pesanan barang tersebut. Kata Kunc : ROP, Apotek, Sstem nformas Pengadaan 1. PENDAHULUAN Dengan sstem yang mash manual maka alcan kurang efsen urrtuk mengetahu persedaan barang dan pencatatanjurnlah barang yang masuk dan keluar, hal n akan membutuhkan waktu yang lama, bahkan serng terjad barang yang hlang atau juga tdak sesuanya stok barang sehngga pembelan barang jad tdak sesua dengan konds barang yang mash ada, kadangkadang terdapat obat-obatan yang sudah kadaluarsa yang seharusnya sudah dretur akan tetap mash tercatat sebaga obat yang mash dapat dgunakan, setap tga bulan sekal dadakan pengecekan barang dan obat-obatan d dalam gudang sehngga jka ada stok yang tdak sesua stok lebh atau kurang baru dapat dketahu, begtu juga dengan obat-obatan yang kadaluarsa tap mash dsmpan dan mash belum dretur sehngga membuat apotek tersebut rug. Kesalahan-kesalahan sepert yang telah djelaskan membuat rug apotek, sehngga dharapkan dengan sstem nformas pengadaan dengan menggunakan metode ROP maka kesalahan-kesalahan datas dapat dmnmalsas bahkan dhlangkan. Dar uraan d atas, rumusan masalah sebaga berkut:bagamana mendesan suatu sstem nformas pengadaan guna pengendalan stok obat-obatan menjad lebh bak dengan menggunakan metode ROP. 2. TNJAUAN PUSTAKA Z.l. Pengertan Sstem nformas Sstem adalah kumpulan elemen yang salng terkat atau terpadu yang dmaksudkan untuk mencapa tujuan []. Data adalah alran fakta-fakta mentah yang menunjukkan perstwa yang terjad dalam organsas sebelum dorgansr dan dtata dalam suatu bentuk yang dapat dpaham dan dgunakan. nformas dartkan sebaga data yang dolah menjad bentuk yang lebh berguna dan lebh berart bag yang menermanya [2]. Sstem nformas adalah kumpulan data yang dolah menjad bentuk yang lebh berguna dan lebh berart bag yang menerma [3]. Sstem nformas adalah sekumpulan fungs yang bekerja sama bersama-sama dalam mengelola pengumpulan" penympanan, pemrosesan, serta pendstrbusan nformas. 2,2. Sstem nformas l).hm Apotek Pengadaan adalah suatu usaha berupa jasa untuk menyedakan brang yang dbutuhkan sesua yang tehh drencamlan- Pengadaan dapat pengadaan yang dbag menjad dua Feu drencanakan dm pengaaaan yang tdak drencanakan- 88

2 Pengendalan adalah proses untuk memastkan bahwa aktftas organsas yang sedang berlangsung atau yang telah berlangsung sesua dengan metode atau prosedur yang telah dtetapkan sebelumnya serta hasl yang telah dtetapkan. Persedaan adalah barang-barang yang dsmpan untuk dpergunakan atau djual pada masa atau perode yang akan datang. Maka persedaan d bag menjad tga kategor yatu : 1. Persedaan bahan baku dan bahan penolong 2. Persedaan bahan setengahjad 3. persedaanbarangjad 2.3. Pemesanan Kembal (ROP) ROP adalah saat dmana harus dadakan kembal pemesanan sehngga kedatangan atau penermaan barang yang dpesan tepat pada waktunya. Pembelarr atau pemesanan barang jangan sampa menunggu sampa persedaan habs, karena akan mengganggu jalanya penjualan, ROP dperlukan karena tdak selamanya pesanan bahan baku dapat segera dkrm oleh phak pemasok, sehngga dperlukan waktu dalam pemenuhan pesanan barang tersebut. Agar datangnya barang tepat pada saat safety stock, maka perusahaan harus melakukan pemesanan terlebh dahulu. factor-factor yang mempengaruh waktu pemesanan kembal yatu: l. Waktu yang dperlukan dar pemesanan sarnpa barang datang (Lead Tme). 2. Tngkat penjualan barang ruta-rata persatuan waktu (msalnya per bulan). Besarnya barang yang dperlukan selama Lead Tme adalah jurnlah dar Lead Tme dkalkan dengan tngkat penjualan barang rata-ruta. 3. Persedaan penyelamat (safety stock). Persedaan penyelamat adalah jumlah persedaan barang mnmum harus ada untuk menjaga kemungknan keterlambatan datangnya barang yang d bel. 3. METODE PENELTAN 3.1. Analsa Masalah Admnstras, assten apoteker dan bagan umum mengecek persedaan obat-obatan dan barang. Pengecekan stok obat yang akan kadaluarsa dan barang dlakukan secara menyeluruh setap tga bulan sekal. Maka dar tu kemungknan obat yang sudah kadaluarsa mash ada yang tersmpan d gudang. Pengecekan obatobatan dan barang mash dlakukan secara manual, dar setap ada transaks penjualan maka akan dcatatat pada buku stok dan kemudan stok akan dkurang sebanyak penjualan. Begtu pula dalam pengadaan, ketka obat-obatan dan barang datang maka akan dcatat dan terjad penambahan pada buku stok. Serng kal retur barang dtolak oleh suppler karena barang yang akan dretur sudah kadaluarsa, hal n dsebabkan pengecekan obatobatan dan barang dlakukan dalam senggang waktu yang cukup lama yatu tga bulan sekal, sehngga obat-obatan yang kadaluarsa tdak dketahu, sedangkan batas obat-obatan yang bsa dretur adalah sehar sebelum obat-obatan tersebut kadaluarsa Perancangan Perancangan Aur Proses r.'-''.r.. '.'lt. Gambar flowchart pengadaan Desan Menu Gambar Desan menu sstem l ;.. l l l 89

3 t ry E Gambar 3,3 - DFD Context Dagram Perancangan Database Entty Relatonshp Dagram Gambar d bawah n merupakan ERD dar Sstem, dmana nantnya akan menjad table-tabel yang ada pada database untuk meda penympanan datanya. Gambar ERD Physcal Desan Form Desan form-form yang akan dgunakan pada sstem n adalah sebaga berkut : menu utama, logn, nput suppler, halaman pengadaan, halaman retur, penjualan, halaman hutang, dskon, laporan rencana pengadaan, laporan penjualan, laporan retur, laporan data stok. 4. HASL DAN PEMBAHASAN 4.1. mnlementas -s]& E Gambar menu utama system Form menu utama memlk beberapa menu plhan sepert yang ada dgambarkan dan djelaskan pada gambar 4.1. Gambar ERD conseptual , Physcal Model Usernanrer :- ----*.-l Pasr.vsd Gambar42-hahman logn Pada form fut sebsga user dwajbkan untuk mengs user dan pcsword untuk pertama 90

4 kal. Apabla password tdak sama dengan password pada text ulang password maka akan ada konfrmas "password tdak sama". 6-F* lt {F &q-';{t: *"Fs't, o-l* 1t h4!* rr! s-llu 3l,4-tt_a!*f {,4- U,0r*, t4{l*.fa& d.$ " t!t lr,.!r} {, Gambar halaman retur [E l[-!h.: Pada form n bers tentang retur pengadaan yang sudah dlakukan, kemudan akan dsmpan ke tabel t_retur dan jumlah obat akan dubah sesua dengan jumlah obat dkurang dengan jumlah yang retur. Gambar halaman nput suppler q,4r!?., r* c; 1ry.r?.* Pada form n bers data-data supler yang menyupla obat ke apotek kemudan dsmpan ke tabel t_supler. Gambar halaman penjualan e*& r...,. Pada form n bers tentang penjualan yang sudah dlakukan, pada button car untuk mencar nama pasen dan asurans yang sudah terdaftar kemudan memlh obat jumlah dan d lakukan transaks pembayaran. Gambar 4.4 -halaman pengadaan 'q-. Pada form n bers tentang pengadaan obat-obatan yang dlakukan dengan memasukan kode faktur, d supler kemudan memlh golongan obatdan nama obat, kemudan stok mnmum dan ROP akan otomats dtentukan berdasarkan penjualan barang bulan sebelumnya. Gambar halaman hutang Pada form n bers tentang hutang yang sudah dbayar ketka terjad pengadaan, kemudan akan muncul jumlah hutang dan jumlah yang sudah dbayar sesua dengan no faktur pengadaan. 91

5 F ro-o.r*l[, ,---*] re'roo4ealsral. --:),lotfr-o.r*l-- ". -.-,.."-..1 J.A.fr-p** ',-l F",b.rro;l f-h"*' -l f EdD.tn f-e,,t r Gambar aporan retur Gambar halaman dskon Pada form n bers tentang edt dskon yang akan dberkan kepada pasen dalam jumlah persen, dan kernudan akan dsmpan ke tabel t dskon. Pada form n bers tentang laporan data retur yang sudah dlakukan sesua dengan supler, bulan dan tahun retur. Gbar q.tz- tu,o*n au "k " Gambar laporan pengadaan Pada form n bers tentang laporan pengadaan yang sudah dlakukan sesua dengan bulan dan tahun yang dkehendak. sl* Gambar laporan penjualan Pada form n bers tentang laporan penjualan yang sudah dlakukan sesua dengan transaks yang telah terjad, bulan dan tahun yang dkehendak. Pada form n bers tentang laporan data stok yang dmlk bulan n. Kemudan pmpnan akan membuat daftar pengadaan yang harus dadakan. 5. SMPULAN Dar semua uraan yang telah dkemukakan dalam laporan Tugas Akhr n, maka kesmpulan yang dapat durakan adalah: l. Dengan penerapan aplkas n, dapat mempercepat dalam mengetahu stok obat yang ada sehngga dapat dpesan sebelum stok mencapa safety stok. 2. Dengan penerapan aplkas n, kekelruan dalam pencatatan transaks pembelan atau pengadaan dapat dmnmalkan. 3. Untuk pembuatan laporan akan lebh mudah. DAFTARPUSTAKA Kadr, AMu1,2003, Konsep dan Tuntunan Prahs Bass Dd4 And, Yogyakarta. l2l Jogyanto.H.M Sstem Teknolog 6. tll nformos. AtdL Yograkarta. t3l Krstanto, tudr ( 2003 ). Perancangan Sstem nfornras dan Aplkasny4 Yogyakarta : Penerbt GavaMeda- E2