Distinct Job Manual. WWF Indonesia. : [Enter Master Document Number] This document was prepared by Herry Akbar

Transkripsi

1 Job Name : Finance and Accounting Coordinator Job Code : Job Class : Job Family : Job Region : Jakarta Superior : Deputy Director Finance & Grant Subordinate(s) : 1 Accounting Officer 2 Accounting Staff 1 Cashier 1 Finance Officer 1 Finance Assistant 1 Filling Assistant Master Doc. : [Enter Master Document Number] This document was prepared by Herry Akbar Copyright 2004

2 Job Description Job Mission Pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi. - Memastikan terimplementasinya standar akuntansi keuangan yang sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting Policy) dan Kebijakan WWF guna memberikan informasi yang tepat waktu, informative dan memadai bagi management organisasi (staff, program leaders, management) - Membantu Deputy Director Finance dalam mengelola dana organisasi sesuai dengan kebijakan dan peraturan organisasi serta guideline donor - Menerapkan aturan pajak yang berlaku sesuai dengan hak dan kewajban perpajakan organisasi. Job Illustration Terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya Finance and Accounting Coordinator bertanggungjawab terhadap keseluruhan prosedur pencatatan akuntansi keuangan di lingkungan. Finance & Accounting Coordinator juga bertanggung jawab terhadap laporan keuangan yang dihasilkan baik sebagai hasil dari tutup buku bulanan maupun tutup buku tahunan serta penyediaan subledger dan rekonsiliasi data yang berkaitan dengan laporan keuangan yang dihasilkan. Finance & Accounting Coordinator juga bertanggung jawab terhadap tata kelola Kas dan Bank yang optimal, membuat forecast Kas, tata kelola investasi, melalukan tata kelola risiko, menjaga hubungan baik dengan Bank. Untuk memastikan bahwa system akuntansi yang diterapkan sudah sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting Policy), serta comply dengan WWF Policy dan Guidelines dari donor, maka secara berkala Finance & Accounting Coordinator harus mengundang eksternal dan internal auditor untuk melakukan proses audit pada baik ditingkat nasional ataupun pada level project. Pemangku Jabatan harus memberikan training, arahan, dan konsultasi kepada project leaders dan project accountants untuk meningkatkan kapasitas dan pemahaman penerapan financial policy yang ditetapkan. Laporan yang dihasilkan oleh Finance & Accounting Coordinator adalah : 1. Financial Statement untuk keperluan audit nasional maupun management. 2. Financial Statement untuk keperluan special audit. 3. Analisa working paper terkait Financial Statement 4. Analisa financial ratio 5. Cash Flow Report 6. Laporan Pengembangan Future Saving 7. Laporan pengembangan Investasi 8. Laporan Cash Forecast 9. Laporan Bank Balance 10. Laporan dan Analisa Laporan Keuangan untuk keperluan internal management Finance & Accounting Coordinator memastikan bahwa Laporan Keuangan reliable dan updated pada setiap bulannya serta mencerminkan kondisi riel posisi keuangan oraganisasi. Laporan yang diterima dari bawahan langsung adalah : Consultant: Remarks: Page 2 of 9 Copyright 2004

3 1. Laporan Rekonsiliasi antara daerah dan Jakarta setiap bulan 2. Laporan Subsidiary Ledger untuk financial statement setiap bulan 3. Laporan Tax Rekonsiliasi setiap bulan 4. Laporan status data entry transaksi setiap bulan. 5. Laporan status Receivables and Liabilities dan agingnya. 6. Laporan status aktiva tetap Job Dimension Besaran-besaran penting yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi bobot tanggung jawab utama pemangku jabatan Man: a. Langsung: 1 Accounting Officer dan 3 Akunting Staff Machine/tools: a. 1 buah PC/Notebook dan printer. b. Aplikasi keuangan Area Kerja: Seluruh kantor. Budget : Mengelola total annual budget organisasi, untuk FY 14 sebesar IDR 300 billion Main Responsibility Ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi 1. Memanage, merencanakan serta meng-koordinir proses month-end/year-end closing termasuk review keakuratan jurnal entries dan rekonsiliasi account Key Performance Indicator Indikator-indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan 1.Membuat schedule tentative dan final closing yang telah dikoordinasikan dengan tim Finance & Grant, serta GS sebagai pihak terkait 2.Working paper atas account dalam Statement of financial position dan statement of activities sudah terekonsiliasi dengan status analisa yang benar dengan komparasi laporan sebelumnya 3.Memberikan approval atas journal transaksi yang akan dibukukan ke dalam system 2. Secara konsisten memastikan Financial Statement dihasilkan secara akurat, timely, serta secara jelas dikomunikasikan setiap periode monthly, quarterly, mid-year, dan yearly termasuk didalamnya memonitor progress atau perubahan atas Financial Status dan menginformasikan kepada partner (departemen terkait) serta management. 1.Tutup buku laporan keuangan sesuai dengan schedule. ( tutup buku bulanan setiap tanggal 15 dan tutup buku tahunan paling terlambat 40 hari sesudah tanggal 30 June ) 2.Laporan dari proyek sudah di upload dan telah reconcile (tanggal 5) 3.Financial Statement (Statement of financial Position, Cashflow, dan Statement of activities) beserta subledger dan aging report serta working paper disubmit ke management on time (tanggal 17 setiap Consultant: Remarks: Page 3 of 9 Copyright 2004

4 bulan) 3. Memastikan bahwa laporan keuangan yang dihasilkan telah memenuhi standar akuntansi yang berlaku (GAAP dan adopsi IFRS), guideline dari donor dan WWF FA policy 4.Menghasilkan financial analisa ratio yang merupakan key analisis untuk NGO termasuk rekomendasi serta identifikasi laporan keuangan yang bisa membantu managemen mengambil keputusan. 1.Laporan keuangan yang dihasilkan bisa digunakan sebagai standar audit terutama audit nasional. 2. Rekonsiliasi data yang dihasilkan memenuhi kebutuhan pihak ketiga sesuai dengan Trial Balance dan GL Listing (auditor dan donor) 1.Ketepatan waktu dalam menyediakan data dan informasi yang dibutuhkan oleh Nasional Auditor 4. Membuat draft audit report nasional yang akan dinilai oleh auditor eksternal dan menganalisa temuan serta merekomendasi draft tanggapan management letter termasuk didalamnya berkoordinasi dengan departemen terkait (HRD, GA, dan Internal Auditor) 5. Memastikan adanya dana untuk kegiatan operasional, serta melakukan analisa cash-flow terkait 6. Menganalisa dan mencari forex rate terbaik untuk menjual mata uang asing ke Rupiah untuk mempersiapkan kebutuhan dana dalam Rupiah, sehingga memberikan keuntungan selisih kurs yang optimal 7. Mengatur dan mengelola seluruh rekening yang dimiliki oleh organisasi 8. Memelihara hubungan baik dengan pihak bank untuk mendapatkan fasilitas yang menguntungkan untuk organisasi, termasuk negosiasi untuk mendapatkan rate bunga investasi yang lebih tinggi 9. Melakukan analisa atas idle cash yang dapat ditempatkan dalam investasi yang diperkenankan sesuai kebijakan organisasi 2.Menyampaikan draft audit dari sisi klien untuk laporan konsolidasi nasional yang merupakan produk akhir berupa draft final audit report. 3.Memastikan propose audit adjustment dari auditor masuk di laporan keuangan 4. Mengkoordinir respons dan action plan temuan audit/adit recommendation sesuai deadline (audit recommendation telah dipenuhi sebelum audit berikutnya) 1. Tingkat ketersediaan dana 2. Kualitas laporan analisa cash-flow Mendapatkan rate yang bagus untuk penukaran mata uang asing ke Rupiah sehingga mendapatkan keuntungan selisih kurs Rekening bank terkelola dengan baik Pelayanan dan fasilitas bank dapat dimanfaatkan dengan baik Analisa dan penempatan investasi yang tepat dan hasil yang optimal (penempatan Kas/Bank dan Investment yang effisien untuk meningkatkan interest income) 10. Menyiapkan rekonsiliasi pajak Kertas kerja rekonsiliasi pajak 11. Pembayaran dan laporan pajak dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku, begitu juga dengan laporan tahunan pajak badan Pajak telah dibayar dan dilaporkan sesuai aturan yang berlaku dan tepat waktu Consultant: Remarks: Page 4 of 9 Copyright 2004

5 Main Authority Hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu 1. Secara berkala melaporkan posisi cash flow kepada Deputy Director Finance & Grant 2. Menyiapkan kebutuhan dana dalam mata uang Rupiah sesuai dengan kebutuhan pembayaran 3. Mengoptimalkan dana idle dengan menginvestasikan ke deposito dan mencari rate yang terbaik dengan risiko terendah 4. Review terhadap kesesuaian terhadap aspek perpajakan. Bekonsultasi dan berkoordinasi dengan personil kantor pajak ataupun konsultan pajak apabila diperlukan. 5. Koordinasi dan supervise dalam menjalankan proses pembayaran agar dijalankan tepat waktu / sesuai kebutuhan dan tidak melanggar SOP. Mengajukan atau merevisi SOP sesuai dengan tuntutan kebutuhan organisasi 6. Merumuskan dan mengusulkan metode pencatatan akuntansi yang up date sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku dan donor guideline 7. Memiliki akses data terhadap semua laporan keuangan project dan Nasional 8. Mengusulkan koreksi jurnal untuk transaski daerah atau Jakarta. 9. Mengusulkan penunjukan ekstenal auditor untuk special audit dan nasional audit 10. Memberikan data dan informasi yang dibutuhkan oleh Nasional Auditor. Job Environment Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan Bekerja di ruang pendingin dengan tingkat kebisingan dan polusi minimum. Bekerja dengan komputer minimum 20 jam per minggu. Frekuensi perjalanan dinas 1X per triwulan Inborn Relationship Within Job Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya Internal : Bagian GS, IT, HR, Legal, Grant and Budget (internal FMS directorate): bersifat Informatif, konsultatif dan koordinatif Keuangan dan akuntasi Field Officer: bersifat technical supervison and guidance, informatif dan koordinatif Staff, Leaders, Directors: bersifat informatif, konsultatif. Eksternal : Bank: bersifat kemitraan Auditor keuangan : bersifat informatif, konsultatif. Donor: bersifat Kemitraan, informatif, kosultatif Consultant: Remarks: Page 5 of 9 Copyright 2004

6 Job Requirement Job Pre-requisite Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan Kesehatan fisik yang baik dengan bukti dari hasil medical general check up yang terakhir. Competency Requirement Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan. Threshold Competency: Leadership Negotiation skill Administration Management Office Planning English (oral/written) IT literate Communication skill Differentiating Competency: Achievement orientation Communication Team work Organization awareness Adaptability and Diversity Management Interpersonal Relationship Analytical/conceptual thinking Presentation skill Competence Propensity Gauge Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi Latar Belakang Pendidikan: Minimal Sarjana (Strata-1) Ekonomi Akuntansi Pengalaman Kerja : Memiliki pengalaman kerja 5 tahun dibidang Finance & Akunting dengan minimal 3 tahun pada posisi managerial. Mempunyai sertifikat pelatihan yang berkaitan dengan: Taxation Financial Managemnt Office Management Computer English Consultant: Remarks: Page 6 of 9 Copyright 2004