Penyusunan Distinct Job Profile Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara VII

Transkripsi

1 1 Penyusunan Distinct Job Profile Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara VII

2 Latar belakang 2013 LPP. All Right Reserved DJP adalah alat manajemen dan dokumen formal DJP menjelaskan bagaimana seharusnya setiap jabatan berperan dan berkontribusi mensukseskan cita-cita perusahaan DJP adalah salah satu batu pondasi bagi penerapan HCM System 2

3 Kegunaan DJP 2013 LPP. All Right Reserved DJP adalah single refence document yakni acuan tunggal yang dijadikan sebagai petunjuk utama dalam mengelola sub-sub pengelolaan human resource lainnya, seperti: 1. Assessement, 2. Recruitment, 3. Selection and placement, 4. Orientation-training and development, 5. Performance management, 6. Career management, 7. Job evaluation, 8. Compensation and benefit 3

4 Perbandingan isi job desc dan DJP Job desc. Identitas jabatan Fungsi jabatan Tanggung jawab wewenang Distinct job desc. Job mission Job illustration Job dimension Main responsibility Key performance indicator Main auhtority Working environment Inborn relationship within job Job Requirement Job Pprerequisite Competency Requirement Competence Propensity Gauge job within Organization Chart

5 Misi Jabatan (job mission), merupakan pernyataan singkat dan jelas yang terdiri dari satu sampai dua kalimat, yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi. Misi jabatan haruslah dapat menjawab pertanyaanpertanyaan: 1. Apa tujuan utama diciptakannya jabatan ini bagi perusahaan? 2. Apa kontribusi spesifik jabatan tersebut pada organisasi? 3. Apa yang terjadi pada organisasi jika jabatan ini ditiadakan? 4. Mengapa organisasi membutuhkan jabatan tersebut? sebagai contoh misi jabatan dari manajer pemasaran Memastikan berjalannya kegiatan pemasaran serta dihasilkannya peluang-peluang bisnis dan strategi penjualan sesuai arah kebijakan perusahaan. 5

6 Ilustrasi Jabatan (Job Ilustration), terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya. Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam ilustrasi jabatan adalah 1. Identifikasi aktivitas-aktivitas utama dalam melakukan pekerjaan. 2. Identifikasi output penting yang dihasilkan jabatan, 3. Laporan-laporan yang harus dibuat dan diserahkan kepada pihak lain. (keterkaitan peran dengan proses bisnis) 6

7 Dimensi Jabatan (job dimension), lingkup pekerjaan atau besaran-besarang penting yang memberikan dampak secara langsung maupun tidak langsung terhadap bobot suatu pekerjaan pekerjaan. Antara lain contohnya seperti: 1. Lingkup daerah operasi adalah regional, nasional, internasional 2. Besar nilai aset yang menjadi tanggungjawabnya 3. Jumlah jenis komoditas yang menjadi tanggungjawabnya 4. Luas areal kebun 5. Kelas kebun 6. Kapasitas produksi 7. Jumlah tenaga kerja yang dikelola 8. Jumlah relasi atau komuniaksi yang harus dijalin dengan stake holder 7

8 Tanggung jawab utama (main responsibility), ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi Antara lain contohnya seperti: 1. Memastikan pelaksanaan implementasi kegiatan/program di lapangan berjalan dengan baik 2. Memastikan laporan-laporan kegiatan dari lapangan dan dari mitra kerja terhimpun tepat waktu 3. Memastikan dana pendukung kegiatan di lapangan dikelola dengan baik, efektif dan efisien sesuai dengan SOP 8

9 Indikator Kinerja Utama (Key Performance Indicator), Indikatorindikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan Antara lain contohnya seperti: 1. Produktivitas 2. Produksi 3. Rendemen 4. Ketapatan waktu laporan 5. Index CLI (indikator kinerja/kpi dikaitkan dengan tangggung jawab utama) 9

10 Kewenagan Utama (main authority), hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu. Contoh ilustrasi: 1. Meminta laporan 2. Menyusun rencana kegiatan/kerja 3. Mengakses data produksi harian 4. Menyusun jadwal blok panen 5. Menerbitkan surat perintah lembur 6. Menetapkan harga penjualan 7. Membina hubungan 10

11 Lingkungan kerja (working environment), merupakan gambaran diskriptif dari kondisi lingkungan kerja pemangku jabatan secara fisik. Contoh ilustrasi; Bekerja dalam ruangan berpendingin dengan tingkat kebisingan minimum Bekerja di depan komputer rata-rata 7 jam per hari Atau Pemangku jabatan bekerja 50% di kantor dan 50% di lapangan Jam kerja : normal Mobilitas : travelling (50% per bulan) 11

12 Hubungan Kerja (inborn relationship within job), Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya. Hubungan kerjanya dapat bersifat Informatif: memberikan informasi Konsultatif: memberikan saran dan rekomendasi Koordinatif: menyelaraskan/menghubungkan aktivitas kerja Kemitraan: penciptaan ikatan/kerjasama/hubungan penting Sebagai contoh sifat hubungan Manajer Produksi dengan : Manajer pemasaran konsultatif dan koordinatif Manajer keuangan konsultatif Suplier kemitraan 12

13 Job requirement : Job prerequisite, hal-hal harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan Contoh: Sehat jasmani & rohani; Bersedia melakukan perjalanan dinas di luar wilayah kerja; Memiliki kepedulian terhadap hubungan sosial; Tinggi badan Competency Requirement, merupakan kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada si pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan Contoh: HR Manager : HR management knowledge, legal, Presentation Skill, Influencing others, dll. 13

14 Job requirement : Competence Propensity Gauge, adalah hal-hal yang dapat dijadikan ukuran bahwa seseorang memiliki kompetensi yang disyaratkan, seperti pendidikan, pelatihan yang pernah diikuti, sertifikat yang dimiliki, benchmarking, magang, pengalaman kerja dll. 14

15 Proses Penyusunan DJP (pendampingan)...hari...hari...hari...hari...hari Pengumpulan Data Workshop I Workshop II Review Tim LPP Pembahasan Akhir Identifikasi Job title Desk study job profile Sosialisasi Penyusunan DJP Kandir & Distrik Penyusunan DJP Tanaman Tahunan & Semusim Pengkajian ulang hasil evaluasi DJP oleh tim Konfirmasi hasil DJP Evaluasi Evaluasi Penyusunan DJP pada workshop I-II & Evaluasi dilakukan tim PTPN VII 15

16 Tim Penyusun dan Evaluasi Tim Penyusun WORKSHOP I AKU TAN Tek Peng SDM & U Kebun PG Krt Swt Teh Sondang Tri Bambang Arif Sas Tan Yus Hidayat Ari Adniyan Pabrik Syafii Daniel Aris AKU/SDM 3 4 Tarna Bonie Widodo Yasir Yuraidil Distrik Bambang S Tan 2 Pabrik 2 AKU 2 SDM 2 Tim Evaluasi 16