Distinct Job Manual. WWF Indonesia

Transkripsi

1 Job Name : Communications Officer for FSFW Program Job Code : Job Class : Job Family : FSFW Program Job Region : National Superior : Communications Coordinator for Forest Terrestrial Species, & Fresh Water Program Master Doc. : [Enter Master Document Number] This document was prepared by Parardhya Mitra Karti

2 Job Description Job Mission Pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi. Communications Officer bertanggung jawab untuk memberikan dukungan teknis dan administrasi guna terimplementasinya strategi komunikasi dan rencana kerja komunikasi di Program Forests, Terrestrial Species, & Fresh Water Program mulai October 2009 s/d October Job Illustration Terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya Program dalam mempersiapkan pertemuan-pertemuan koordinasi di dalam ruang lingkup WWF-Indonesia dan network maupun dengan mitra strategis lainnya Pemangku jabatan memberikan bantuan teknis kepada Communications Coordinator Forest, Terrestrial Species dan Fresh Water Program dan staf terkait lainnya dalam melaksanakan public event dan menunjang kegiatan-kegiatan kampanye dan advokasi program. Program dalam upaya mendapatkan kliping pemberitaan dan melakukan monitoring terhadap pemberitaan media massa atas WWF-Indonesia Program dalam menjalankan kegiatan terkait aktivitas marketing, environmental education dan fund risingserta kegiatan kampanye program FSFW. Program dalam menyelenggarakan event press briefing/press conference/press trip, termasuk mengatur rencana pelaksanaan, mengirimkan undangan dan memastikan kehadiran jurnalis, menyediakan materi informasi dan pengaturan perjalanan. Pemangku Jabatan membantu Communications Coordinator Forest, Terrestrial Species dan Fresh Water Program dalam memproduksi materi publikasi, baik memberi masukan terhadap isi dan disain, maupun dalam prosedur administrasi dan pembayaran/keuangan. Pemangku Jabatan membantu Brand Champion memastikan semua produk publikasi WWF sesuai dengan ketentuan branding WWF-International. Program dalam menjalankan kegiatan terkait aktivitas marketing, environmental education dan fund rising pada umumnya, dan terkait dengan kegiatan Program di Papua pada umumnya. Tugas lain pemangku jabatan adalah menterjemahkan dan membantu penulisan laporan maupun dokumen kegiatan apabila diperlukan.

3 Pemangku Jabatan juga bertanggung jawab atas kegiatan / hal hal yang terkait dengan komunikasi dan relasi publik untuk isu-isu lingkungan yang sifatnya generik / umum. Job Dimension Besaran-besaran penting yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi bobot tanggung jawab utama pemangku jabatan Lokasi Kerja/Cakupan wilayah : Nasional Main Responsibility Key Performance Indicator Ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi 1. Memastikan terselenggaranya pertemuan terkait kegiatan-kegiatan Forest,Terrestrial Species dan Fresh Water Program Didalam lingkup WWF-Indonesia, network dan mitra strategis 2. Memastikan terdokumentasinya dukungan public kepada kampanye-kampanye WWF- Indonesia dan tertatanya system administrasi terkait kampanya tematik program FSFW 3. Memfasilitasi proses pembuatan materi publikasi sesuai prosedur (produksi dan pembayaran) dan on-brand berdasarkan arahan dari Communications Coordinator for Forest, Terrestrial SpeciesFresh Water program 4. Mengkompilasi, menterjemahkan dan membantu penulisan laporan, artikel media, maupun dokumen kegiatan lainnya 5. Membantu penyelenggaraan event terkait kampanye dan advokasi di dalam program Forest, Terestrial Species dan Fresh Water dan bekerjasama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam event tersebut. 6. Memfasilitasi persiapan dan pelaksanaan press trip dan press conference dalam lingkung program FSFW serta bekerjasama dengan media dan berbagai pihak lainnya Indikator-indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan Pertemuan terkait Program Forest,Terrestrial Species dan Fresh Water terselenggara dengan baik Notulensi pertemuan tercatat dan terdistribusi. Dukungan publik kepada kampanye WWF terdokumentasi dan dokumen tesebut ter-update secara berkala (entry data secara berkala) Materi publikasi terkait program FSFW pada umumnya, dan Papua serta Year of Tiger 2010 pada khususnya Artikel website dan materi komunikasi/kampanye tersedia tepat waktu sesuai kebutuhan Dokumen, artikel, maupun laporan yang dibutuhkan terkompilasi, telah diterjemahkan, atau tersedia sesuai dengan kebutuhan Mengembangkan Terms Of Reference, undangan dan agenda acara untuk komunikasi dan publikasi dengan peserta serta memastikan event berlangsung baik dan lancar. Tersedianya TOR rencana kegiatan, budgeting, dokumen izin kegiatan, serta terlaksananya press trip dan press conference dengan baik sesuai dengan rencana.

4 Main Authority Hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu 1. Korespondensi dengan pihak-pihak terkait di kantor Jakarta, Lapangan, dan WWF-Network 2. Meminta laporan dan menyusun rencana kegiatan bersama Staf di lapangan 3. Akses kedalam dokumen program Forest Species dan Freshwater Program maupun staf Komunikasi lainnya. 4. Akses kepada mass media, mitra LSM, Dephut, dan mitra kerja lainnya Job Environment Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan Bekerja dalam ruangan berpendingin dengan tingkat kebisingan minimum Bekerja di depan komputer rata-rata 7 jam per hari Inborn Relationship Within Job Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya Supervisor: Communications Coordinator, Forest Terrestrial Species & Fresh Water Program Internal : Staf Forest, Species, & Fresh water Program (Jakarta&Daerah) C&O Department (Jakarta&Daerah) Communications, Marketing, Merchandise, Environmental Education) Support Program (Finance, HRD, GSO) Staf Komunikasi Program di lapangan WWF Network Eksternal : Mitra kerja di Dept. LH, PU, dan Dephut ForTRUST dan Pemda Propinsi Badan-badan penunjang administrasi di luar WWF (Akomodasi, Travel, dan lain-lain) Mass Media, LSM, dan mitra lainnya

5 Job Requirement Job Pre-requisite Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan Memiliki pengetahuan dasar mengenai administrasi dan komunikasi Bersedia melakukan perjalanan dinas ke luar daerah Competency Requirement Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan. Threshold Competency D3 dari bidang yang relevan Bahasa Inggris (lisan & tulisan) Komputer dan internet Komunikasi Organisasi File Differentiating Competency S1 dari bidang yang relevan Teamwork Interpersonal Relationship Daya Kreativitas Pemahaman mengenai isu-isu lingkungan, media relations Pengalaman bekerja pada lembaga-lembaga lingkungan atau media Mampu mengatur meeting / event organize Competence Propensity Gauge Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi Latar Belakang Pendidikan: Diploma S1 (diutamakan dari FISIP Komunikasi Massa dan/atau Public Relation) Pengalaman Kerja : Minimal pernah terlibat dalam pekerjaan yang terkait dengan isu lingkungan Memiliki pengalaman mengatur meeting Mempunyai sertifikat pelatihan yang berkaitan dengan: Bahasa Inggris Komputer

6 Job Structure Diagram Posisi jabatan dalam organisasi. Diagram harus digambar sedetil mungkin. Forest, Terrestrial Species & Fresh Water Program Director Communications Coordinator Forest, Terrestrial Species & Fresh Water Program Comms Officer FSFW Officer Program Comms Officer Comms Officer Communications Officer for Sumatra Program