BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN. nama Bank Central Asia NV. Banyak hal telah dilalui sejak saat. moneter yang terjadi di tahun 1997.

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan BCA secara resmi berdiri pada tanggal 21 Februari 1957 dengan nama Bank Central Asia NV. Banyak hal telah dilalui sejak saat berdirinya itu, dan barangkali yang paling signifikan adalah krisis moneter yang terjadi di tahun Krisis ini membawa dampak yang luar biasa pada keseluruhan sistem perbankan di Indonesia. Namun, secara khusus, kondisi ini mempengaruhi aliran dana tunai di BCA dan bahkan sempat mengancam kelanjutannya. Banyak nasabah menjadi panik lalu beramai-ramai menarik dana mereka. Akibatnya, bank terpaksa meminta bantuan dari pemerintah Indonesia. Badan Penyehatan Perbankan Nasional (BPPN) lalu mengambil alih BCA di tahun Berkat kebijaksanaan bisnis dan pengambilan keputusan yang arif, BCA berhasil pulih kembali dalam tahun yang sama. Di bulan Desember 1998, dana pihak ke tiga telah kembali ke tingkat sebelum krisis. Aset BCA mencapai Rp triliun, padahal di bulan Desember 1997 hanya Rp triliun. Kepercayaan masyarakat pada BCA telah 57

2 58 sepenuhnya pulih, dan BCA diserahkan oleh BPPN ke Bank Indonesia di tahun Selanjutnya, BCA mengambil langkah besar dengan menjadi perusahaan public. Penawaran Saham Perdana berlangsung di tahun 2000, dengan menjual saham sebesar 22,55% yang berasal dari divestasi BPPN. Setelah Penawaran Saham Perdana itu, BPPN masih menguasai 70,30% dari seluruh saham BCA. Penawaran saham ke dua dilaksanakan di bulan Juni dan Juli 2001, dengan BPPN mendivestasikan 10% lagi dari saham miliknya di BCA. Dalam tahun 2002, IBRA melepas 51% dari sahamnya di BCA melalui tender penempatan privat yang strategis. Farindo Investment, Ltd., yang berbasis di Mauritius, memenangkan tender tersebut. Saat ini, BCA terus memperkokoh tradisi tata kelola perusahaan yang baik, kepatuhan penuh pada regulasi, pengelolaan risiko secara baik dan komitmen pada nasabahnya baik sebagai bank transaksional maupun sebagai lembaga intermediasi finansial Visi dan Misi Perusahaan Berikut ini adalah visi dan misi PT. Bank Central Asia,Tbk : VISI PT. Bank Central Asia, Tbk : Bank pilihan utama andalan masyarakat, yang berperan sebagai pilar penting perekonomian Indonesia.

3 59 MISI : Membangung institusi yang unggul di bidang penyelesaian pembayaran dan solusi keuangan bagi nasabah bisnis dan perseorangan. Memahami beragam kebutuhan nasabah dan memberikan layanan finansial yang tepat demi tercapainya keputusan optimal bagi nasabah. Meningkatkan nilai franchise dan nilai stakeholders Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi Bank Central Asia secara umum

4 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BCA, Tbk 60

5 Struktur Organisasi Divisi Pembelajaran dan Pengembangan Gambar 3.2 Struktur Organisasi pada Divisi DPP

6 Struktur Organisasi Divisi Sumber Daya Manusia DIVISI SUMBER DAYA MANUSIA SUB-DIVISI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA SUB-DIVISI HUBUNGAN INDUSTRIAL DAN PENGAMANAN KENDALI MUTU SUMBER DAYA MANUSIA BIRO PENGEMBANGAN KEBIJAKAN DAN APLIKASI SDM BIRO OPERASI SDM BIRO HUBUNGAN INDUSTRIAL URUSAN ADMINISTRASI KOMPENSASI DAN INFORMASI SDM URUSAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN URUSAN ADMINISTRASI BENEFIT Gambar 3.3 Struktur Organisasi pada Divis SDM Tugas dan Wewenang BCA secara umum Dewan Komisaris Sebagai bagian dari upaya berkelanjutan dalam menerapkan standar yang tinggi dalam fungsi pengawasan, masing-masing komisaris kini menjalankan peran penyeliaan yang lebih aktif dalam organisasi bank, dengan tanggung jawab yang mencakup menominasikan Direksi dan merekomendasikan remunerasi

7 63 yang layak bagi mereka, pengawasan terhadap setiap keputusan manajemen yang diambil oleh Direksi, pemberian petunjuk kepada Direksi hal-hal yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas dan kewajiban mereka, pemantauan pengelolaan risiko dan implementasi Tata Kelola usaha yang Baik, dan mengevaluasi kenierja Direksi. Direksi Direksi yang terdiri dari delapan direktur secara bersama-sama bertanggung jawab atas keseluruhan pengelolaan operasi BCA. Tanggung jawab mereka yang lebih khusus termasuk menciptakan struktur pengendalian internal, memastikan pelaksanaan fungsi audit internal di setiap kegiatan manajemen dan mengambil tindakan berdasarkan temuan-temuan audit internal sejalan dengan kebijakan dan petunjuk dari Dewa Komisaris. Direksi juga bertanggung jawab mengawasi pengelolaan kegiatan bisnis BCA sesuai dengan tujuan usaha, menyusun strategi bisnis termasuk rencana kerja dan anggara, berkonsultasi dengan Dewan Komisaris, dan mewajibkan pelaksanaan praktik akuntansi dan pembukuan sesuai ketentuan sebagai perusahaan publik.

8 64 Komite Audit Komite Audit mempunyai 3 anggota untuk membantu Dewan Komisaris dalam melakukan fungsi pengawasannya. Kewajiban Komite Audit antara lain : merekomendasikan revisi dan perbaikan manual Tata Kelola Usaha yang Baik di BCA, memberikan pendapat profesional dan independen tentang halhal yang dilaporkan oleh Direksi ke Dewan Komisaris, memastikan laporan keuangan BCA telah disusun sesuai dengan peraturan keuangan dan Tata Kelola Usaha diimplementasikan dengan baik. Komite Audit juga memiliki wewenang untuk mengakses laporan-laporan dari audit internal dan laporanlaporan lain yang diperlukan, berkomunikasi langsung dengan auditor baik internal maupun eksternal, mendiskusikan masalahmasalah pengambilan keputusan secara transparan dengan Direksi atau pejabat-pejabat kunci lainnya dengan sepengetahuan Direksi, dan mengundang sumber-sumber internal maupun eksternal untuk mendengarkan pendapatpendapat mereka. Komite-komite Eksekutif Direksi dibantu oleh komite-komite eksekutif, termasuk Komite Aktiva Passiva, Komite Pengelolaan Risiko, Komite Sumber Daya Manusia, Komite Pemberian Kredit, Komite Penyelesaian Kasus Kepegawaian, dan Komite Kebijakan Kredit. Komite-

9 65 komite eksekutif ini telah dibentuk untuk memberikan petunjuk profesional untuk membantu manajemen bank dalam menjalankan tugas. Komite-komite eksekutif ini secara rutin telah melakukan rapat untuk membahas permasalahan dan mengusulkan arahan yang sesuai dengan embe bidang masingmasing Tugas dan Wewenang pada Divisi DPP 1. Pengembangan Program Tugas pokok Pengembangan Program diuraikan dalam (5) lima aspek, yaitu: - Aspek pengembangan operasional perbankan/ kredit dan pemasaran/ diri dan manajerial, yaitu : menyusun dan mengembangkan program pembelajaran operasional perbankan/kedit dan pemasaran/diri dan manajerial sesuai kebutuhan perusahaan serta mengembangkan instruktur, penguji, assessor, mentor dan tutor untuk mendukung penyelenggaraan pembelajaran yang berkualitas dan menyenangkan. - Aspek pengembangan karir dan pekerja potensial, yaitu : menyusun konsep, mengidentifikasi dan mengembangkan program pengembangan karir dan pekerja potensial.

10 66 - Aspek pengembangan pendidikan, yaitu : menyusun dan mengembangkan program pendidikan BCA Development Program (BDP), Program Pengembangan Akuntansi (PPA), Magang Bakti, Pelatihan Dasar Calon Karyawan (PDCK) dan lain-lain, sesuai kebutuhan perusahan serta mengembangkan instruktur, penguji, assessor, mentor dan tutor untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan yang berkualitas dan menyenangkan. 2. Biro Pengembangan Pengetahuan dan Kualitas Tugas pokok Biro Pengembangan Pengetahuan dan Kualitas diuraikan dalam 4 (empat) aspek, yaitu: - Aspek knowledge management, yaitu : mengoordinasi pengelolaan dan pengembangan knowledge management. - Aspek riset dan pengembangan, yaitu : melakukan riset dan mengembangkan metode pembelajaran terkini. - Aspek pengendalian kualitas, yaitu : memantau, mereview dan mengevaluasi kualitas dan pelaksanaan pembelajaran agar dapat dikembangkan dan ditingkatkan ke arah yang lebih baik. - Aspek e-larning development, yaitu : mengoordinasi dan mengembangkan pembelajaran berbasis teknologi

11 67 3. Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan Tugas pokok Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan diuraikan dalam 4 (empat) aspek, yaitu: - Aspek pelaksanaan pelatihan, yaitu : mengoordinasi kegiatan persiapan, pelaksanaan dan pasca pembelajaran melalui kelas pembelajaran, baik di learning center maupun wilayah. - Aspek pendukung umum, yaitu : menyediakan sarana dan prasarana serta mengadministrasikan pelaksanaan pembelajaran. - Aspek pelaksanaan dan pendukung pelatihan Surabaya, yaitu: mengoordinasi kegiatan persiapan, pelaksanaan dan pasca pembelajaran melalui kelas pembelajaran, baik di learning center maupun wilayah, serta menyediakan sarana dan prasarana serta mengadministrasikan pelaksanaan pembelajaran untuk wilayah Surabaya, Malang, Denpasar dan Makasar. - Aspek pendukung teknis, yaitu : memberi dukungan teknis pengembangan/pelaksanaan pembelajaran.

12 68 4. Urusan Perekrutan Tugas pokok pada aspek perekrutan pekerja adalah melaksanakan kegiatan perekrutan tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, baik pekerja maupun non pekerja. 3.2 Length of Effort Length of effort menggambarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan selama internship di PT. Bank Central Asia. Berikut adalah daftar kegiatannya : Tabel 3.1 Length of Effort Tanggal Waktu Jumla Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan Kegiat h Jam an 1 Juli Workshop 1. Training consultant 2. Anggota tim proyek Internal Human Capital Management dan MSS/ ESS Memperoleh pengenalan mengenai Human Capital Management dan MSS/ ESS 4 Juli Workshop 1. Training consultant 2. Anggota tim Proyek Internal Human Capital Management dan MSS/ESS Memperoleh pengenalan mengenai Human Capital Management dan MSS/ ESS ESS Training SAP Netweaver Melakukan prosesproses yang ada di dalam MSS/ ESS, seperti : beranda, employee self service, my staff, worklist, course

13 69 administration, dan learning 6 Juli Personnel Administr ation training 1. Training consultant 2. Anggota tim Proyek Internal Personnel Administratio n Memperoleh penjelasan mengenai Personnel Administration Personnel Administratio n Melakukan maintaining infotypes, create personal data, organizational assignment, addresses, create planned working time, create basic pay 8 Juli Training and Event Managem ent (TEM) training 1. Training consultant 2. Anggota tim proyek internal Course Overview Penjelasan tentang materi yang akan didapat selama TEM training 12 Juli Training and Event Managem ent training 1. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Memperoleh penjelasan umum mengenai TEM sub module 18 Juli Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Business Event Preparation Membuat business event environment, cost item, time schedule, building location, organizer, resources (room dan instructor), business event group dan business event type 20 Juli Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Business Event Catalog Membuat business event dengan resources dan tanpa resources Training and Event Managem 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim Day to Day Activites Mendaftarkan attendee, prebook attendance, book

14 70 Juli 2011 ent training proyek internal attendance, rebook attendance, cancel attendance. 22 Juli Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Recurring Activities Melakukan lock dan unlock business event, firmly booking dan cancel business event. Information System Mencoba beberapa report yang bisa dihasilkan dari Training and Event Management, seperti report untuk attendance, business events, resources. Integration Penjelasan mengenai function yang tersedia dari integrasi TEM dengan komponen lain. 26 Juli Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Memperoleh penjelasan dan melakukan proses pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator Memperoleh penjelasan dan melakukan proses approval pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator 27 Juli Training and Event Managem ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Review TEM Melakukan pengulangan singkat terhadap seluruh materi yang telah disampaikan

15 71 28 Juli Interview 1. Staff Biro Recruitment 2. Anggota tim proyek internal Recruitment Memperoleh proses bisnis BCA Development Program (BDP) 29 Juli Recruitme nt training 1. Staff Biro Recruitment 2. Anggota tim proyek internal Recruitment Memperoleh penjelasan mengenai proses bisnis Magang Bakti Recruitme nt training Applicant data process Melakukan proses recruitment magang bakti di dalam SAP Training and Event Managem ent training 1. Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan 2. Anggota tim proyek internal Course Preparation Memperoleh penjelasan mengenai course preparation 3 Agustus Recruitme nt training dan Implemen tasi Pembayar an uang saku peserta PPA 1. Mentor Pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Program Pengembanga n Akuntansi (PPA) Melakukan proses recruitment dalam fungsi SAP pada peserta PPA dan implementasi pembayaran uang saku PPA pada /nzppa 4 Agustus Implemen tasi perubahan status peserta dan no rekening peserta PPA 1. Mentor Pembimbing 2. Anggota tim proyek internal PPA Melakukan perubahan proses recruitment dalam fungsi SAP (LULUS PPA) dan no rekening pada peserta PPA 9 Agustus Workshop 1. Anggota tim proyek internal 2. Mahasiswa UPH 3. Karyawan BCA Visi Misi BCA, Sejarah BCA, Hallo BCA Memperoleh visi, misi, sejarah dari perusahaaan BCA, serta pengenalan akan Hallo BCA Recruitme 1. Staff Recruitment Melakukan

16 72 Agustus nt training Recruitment 2. Anggota tim proyek internal penjadwalan seleksi pelamar melalui SAP Melakukan pelacakan status pelamar selama proses selekssampai hiring 15 Agustus Testing SAP TEM 1. Anggota tim proyek Internal 2. Karyawan BCA Training and Event Managament Melakukan pengujian pada user dengan sub modules training management dan memperoleh hasil aktivitas yang berjalan lancar atau tidak 19 Agustus Training and Event Managam ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek Internal Training and Event Managament Memperoleh pengenalan mengenai pembuatan course group, course type, dan course 24 Agustus Training and Event Managam ent training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek Internal Training and Event Managament Membuat course group, course type dan course 26 Agustus Learning portal training 1. Mentor pembimbing 2. Anggota tim proyek internal Learning portal Melakukan import materi E-Learning melalui SAP 5 Septemb er Learning portal training 1. Mentor pembimbin g 2. Anggota tim proyek internal Learning portal Membuat course group melalui back end system SAP Membuat course type melalui back end system SAP Melakukan booking dan cancel kepesertaan pelatihan 7 Septemb Learning portal training 1. Mentor pembimbin g 2. Anggota Learning portal Melakukan proses follow up classroom training (SAP)

17 73 er 2011 tim proyek internal Mencoba beberapa report dalam learning portal yaitu reporting by course, course detail, user Melakukan cost dan transfer data 8 Septemb er Training and Event Managem ent training 1. Staff Urusan Pelaksanaa n Pelatihan 2. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Memperoleh penjelasan proses di dalam melakukan booking peserta 2 Melakukan proses booking peserta pelatihan karyawan di dalam SAP 9 Septemb er Training and Event Managem ent training 1. Staff Urusan Pelaksanaa n Pelatihan 2. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Memperoleh penjelasan proses di dalam melakukan pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ penguji Training and Event Managem ent training Melakukan proses pembayaran instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ penguji di dalam SAP 12 Septemb er Discuss 1. Mentor pembimbin g 2. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Mendiskusikan dan memastikan proses di dalam TEM yang masih dilakukan secara manual 13 Septemb er Discuss 1. Staff Biro Recruitmen t 2. Anggota tim proyek internal Recruitment Mendiskusikan dan memastikan proses di dalam recruitment yang masih dilakukan secara manual 14 Septemb Discuss 1. Mentor pembimbin g Learning portal Mendiskusikan dan memastikan proses di dalam learning

18 74 er Anggota tim proyek internal portal yang masih dilakukan secara manual 19 Septemb er Document ation 1. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Mendokumentasi proses bisnis pembayaran apresiasi instruktur eksternal melalui SAP 20 Septemb er Document ation 1. Anggota tim proyek internal Training and Event Management Mendokumentasi proses bisnis pembayaran uang saku peserta PPA melalui SAP 21 Septemb er Document ation 1. Anggota tim proyek internal Learning portal Mendokumentasi proses booking dan cancel peserta melalui MSS/ESS

19 Proses Bisnis Berjalan pada Training and Event Management Deksripsi Proses Training and Event Management merupakan proses yang terintegrasi yang mendukung Bank Central Asia dalam merencanakan, menjalankan dan mengatur program pelatihan suatu karyawan, serta melakukan booking resource, administrasi kepesertaan, follow up proses berdasarkan absensi peserta dan pembayaran apresiasi terhadap instruktur internal non DPP/ mentor/ tutor/ penguji/ fasilitator/ koordinator pada karyawan Bank Central Asia. Proses di dalam Training and Event Management terdiri dari : 1. Create program pelatihan Pertama tama Staff Biro Pengembangan Program (PPO) akan membuat daftar program pelatihan yang akan ditawarkan kepada karyawan. 2. Create program divisi/wilayah Selain program pelatihan yang dapat dibuat oleh Staff Biro PPO, bagian Divisi/Wilayah juga dapat membuat program pelatihan divisi/wilayah untuk karyawan divisinya yang di mana program pelatihan divisi/wilayah akan diberikan kepada Staff Biro PPO. 3. Create course group (SAP)

20 76 Staff Biro PPO dapat membuat course group berdasarkan program yang dibuat oleh Staff Biro PPO maupun program pelatihan yang dibuat oleh bagian Divisi/Wilayah. 4. Create course type (SAP) Staff Biro PPO akan Membuat course type, curriculum type, dan relationship sesuai katalog program. 5. Create course offering (SAP) Staff Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan (PPP) akan membuat course offering, curriculum sesuai tanggal pelaksanaan. 6. Booking Resource (SAP dan manual) Staff Biro PPP akan melakukan booking resource yang meliputi ruangan, instruktur, gedung lokasi pelatihan. Booking peralatan masih dilakukan secara manual. 7. Administrasi kepesertaan (SAP) Staff Biro PPP melakukan administrasi kepesertaan untuk diinput ke dalam SAP. 8. Follow Up process (SAP) Staff Biro PPP melakukan absensi peserta dan instruktur, cancellation dan attendance firmly booked, serta menginput data jam mengajar berdasarkan absensi instruktur.

21 77 9. Melakukan pembayaran (SAP dan manual) Pembayaran yang dilakukan meliputi: pembayaran apresiasi instruktur ekesternal, pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, mentor/ tutor/ penguji/ fasilitator/ koordinator berdasarkan absensi dan pembayaran peserta program pengembangan akuntansi (PPA). Proses Bisnis Training and Event Managament Staff Biro Pengembangan Program Bagian Divisi/Wilayah Staff Biro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan 5. Create course offering 1. Create program pelatihan 2. Create program divisi/wilayah 6. Booking Resource 3. Create course group 7. Administrasi kepesertaan 4. Create course type 8. Follow Up process 9. Melakukan pembayaran Gambar 3.4 Activity Diagram Training and Event Managament

22 Booking Peserta Pelatihan Booking peserta pelatihan merupakan proses pendaftaran peserta dalam sebuah pelatihan yang dilakukan oleh Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan. 1. Booking peserta pelatihan (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan melakukan booking peserta yang ingin melakukan pelatihan.. 2. Menerima notifikasi Peserta dan atasan akan menerima notifikasi booking pelatihan ketika booking peserta pelatihan telah dilakukan. 3. Cancel (SAP) Cancel dilakukan jika peserta membatalkan kepesertaannya dalam sebuah pelatihan. 4. Menerima notifikasi pembatalan Peserta dan atasan akan menerima notifikasi pembatalan yang dilakukan oleh peserta. 5. Rebooking (SAP) Rebooking dilakukan jika peserta akan membatalkan kepesertaannya pada tanggal yang sudah ditentukan dan mendaftarkan diri pada pelatihan yang sama di tanggal yang lain atau mendaftarkan diri pada

23 79 jenis pelatihan lain. 6. Menerima notifikasi rebooking Peserta dan atasan akan menerima notifikasi rebooking setelah peserta mendaftarkan diri pada pelatihan yang sama di tanggal yang lain. 7. Replace (SAP) Replace dilakukan jika kepesertaan karyawan digantikan oleh orang lain pada suatu pelatihan. 8. Menerima notifikasi replace Peserta dan atasan akan menerima notifikasi replace yang menyatakan bahwa peserta digantikan oleh orang lain.

24 80 Proses Bisnis Booking Peserta Pelatihan Gambar 3.5 Activity Diagram Booking Peserta Pelatihan

25 Administrasi Pasca Pelatihan Administrasi pasca pelatihan merupakan proses dalam melakukan absensi peserta dan instruktur di dalam SAP, firmly booked, follow up, approve pembayaran instruktur, approve perubahan status menjadi follow up dan transfer data untuk mengupdate histori pelatihan. 1. Absensi Peserta & Instruktur Ketika pelatihan selesai diselenggarakan, Koordinator Program akan membuat absensi peserta dan absensi instruktur. 2. Input Absensi Peserta dan instruktur (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan menginput absensi peserta yang diberikan oleh Koordinator Program. 3. Cancel (SAP) Akan dilakukan cancellation dengan pembebanan terhadap peserta yang hadir < 80%. 4. Laporan attandance cancel & firmly booked (SAP) Apabila kehadiran peserta melebih 80 %, maka kehadiran (attendance) akan menjadi firmly booked (jika course sudah dipastikan akan berlangsung) 5. Input jam mengajar instruktur (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan menginput jumlah jam mengajar

26 82 instruktur di dalam SAP berdasarkan absensi instruktur yang didapat dari Koordinator Program. 6. Membuat laporan jam mengajar (SAP) Setelah diinput, maka Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan membuat laporan jam mengajar dari SAP. Apabila tidak sesuai dengan absensi instruktur dari Koordinator Program, maka akan dilakukan pengulangan kembali pada penginputan jam mengajar instruktur. 7. Approve pembayaran instruktur (SAP) Apabila laporan jam mengajar dari SAP sesuai dengan absensi instruktur maka, Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan dapat melakukan approve pembayaran instruktur. 8. Approve & tandatangan memo pembayaran instruktur (SAP) Kabiro PPP akan melakukan approve dan tanda tangan memo pembayaran instruktur. 9. Mengubah status firmly booked menjadi follow up (SAP) Setelah Kabiro PPP mengapproved dan menandatangani memo pembayaran instruktur, maka Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan dapat mengubah status kursus dari firmly booked menjadi follow up. 10. Approve perubahan status (SAP) Setelah status kursus menjadi follow up, Kepala Urusan Pelaksanaan

27 83 Pelatihan akan melakukan approve perubahan status menjadi follow up. 11. Cost dan Transfer data (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan melakukan transfer data untuk mengupdate histori pelatihan dan proses pembebanan biaya pelatihan peserta dilakukan secara manual. 12. Filling Histori kepesertaan pelatihan dicatat di dalam CV Karyawan dan langsung terhubung ke absensi peserta dan peserta akan tercatat bahwa tanggal tersebut yang bersangkutan mengikuti pelatihan.

28 84 Proses Bisnis Administrasi Pasca Pelatihan Gambar 3.6 Activity Diagram Administrasi Pasca Pelatihan

29 Pembayaran Apresiasi Instruktur Eksternal Pembayaran apresiasi instruktur eksternal merupakan proses pembayaran yang dilakukan secara manual. Pembayaran apresiasi instruktur eksternal dilakukan oleh Koordinator Program dalam melakukan rekap jumlah jam mengajar yang akan diberikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan untuk melakukan input pembayaran melalui aplikasi e-payment, lalu akan di approve oleh Kepala Urusan Pendukung Pelatihan melalui aplikasi e-payment serta approval (tandatangan memo pembayaran) dari Kabiro Pelatihan Pusat, kemudian Biro Payment akan memproses pembayaran apresiasi instrukter eskternal setelah didapatkannya memo approval dari Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 1. Rekap jumlah jam mengajar Koordinator Program akan melakukan rekap jumlah mengajar, absensi instruktur eksternal dan invoice/ tagihan yang akan diberikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 2. Input pembayaran Instruktur eksternal (e-payment) Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan mengecek apakah rekap jumlah jam mengajar, absensi dan tagihan yang diberikan oleh Koordinator Program sesuai atau tidak, apabila sesuai maka akan dilakukan penginputan pembayaran instruktur eksternal melalui aplikasi e-payment, lalu rekap tersebut akan diberikan kepada Kepala

30 86 Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila rekap tidak sesuai maka akan diberikan kembali kepada Koordinator Program. 3. Approve pembayaran Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi sesuai dengan rekap, maka Kepala Urusan Pendukung Pelatihan akan menggaprove pembayaran melalui aplikasi e-payment, lalu rekap dikembalikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi tidak sesuai rekap, maka tidak akan diapprove dan rekap akan dikembalikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 4. Create Memo Pembayaran Instruktur Eksternal Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan membuat memo permohonan pembayaran instruktur eksternal beserta rekap yang diberikan kepada Kabiro Pelatihan Pusat. 5. Approve dan tandatangan Memo Kabiro Pelatihan Pusat akan mengecek kembali apakah memo sesuai dengan rekap, apabila sesuai akan dilakukan approve dan tanda tangan memo permohonan pembayaran instruktur eksternal. Apabila memo tidak sesuai dengan rekap, maka akan diberikan kepada Kepala Urusan Pendukung Pelatihan. 6. Mengirim Memo Pembayaran

31 87 Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan melakukan pengiriman memo pembayaran instruktur eksternal dan invoice kepada Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia). 7. Pembayaran Instruktur Eksternal Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia) akan melakukan proses pembayaran apresiasi instruktur eksternal berdasarkan memo dan invoice yang diberikan oleh Staff Urusan Pendukung Pelatihan.

32 88 Proses Bisnis Pembayaran Instruktur Eksternal Gambar 3.7 Activity Diagram Pembayaran Instruktur Eksternal

33 Pembayaran Apresiasi Instruktur internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator Pembayaran apresiasi instruktur internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator merupakan proses yang dilakukan oleh Koordinator Program dalam melakukan pembuatan memo permohonan pembayaran dan perincian daftar apresiasi yang akan diinput oleh Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan di dalam SAP. Kemudian penginputan di dalam SAP yang sesuai dengan memo permohonan akan dilakukan approve pembayaran oleh Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan dan Kabiro Pelaksanaan dan Pendukung Pelatihan (PPP). 1. Create Memo Pembayaran Koordinator Program akan membuat memo permohonan pembayaran dan membuat daftar perincian apresiasi (apresiasi instruktur dibayarkan sesuai dengan sertifikasi, jika instruktur tidak memiliki sertifikasi, apresiasi akan dibayarkan sesuai dengan eselon). 2. Input data kehadiran (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan mengecek apakah memo permohonan dan daftar perincian apresiasi sesuai atau tidak, apabila sesuai maka akan dilakukan penginputan data kehadiran di SAP. Apabila tidak sesuai, maka memo permohonan tersebut akan dikembalikan kepada Koordinator Program.

34 90 3. Input Pembayaran sesuai perincian (SAP) Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan melakukan penginputan pembayaran di SAP sesuai daftar perincian dan memberikan memo permohonan kepada Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan 4. Approve Pembayaran (SAP) Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan mengecek apakah penginputan di SAP sesuai dengan memo permohonan, apabila sesuai maka akan dilakukan approve pembayaran. Apabila penginputan di SAP tidak sesuai dengan memo permohonan, maka memo permohonan akan dikembalikan kepada Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan dan tidak akan dilakukan approve pembayaran. 5. Approve Pembayaran (SAP) Setelah Kepala Urusan Pelaksanaan Pelatihan mengapprove pembayaran, barulah Kabiro PPP akan melakukan approve pembayaran. 6. Cetak laporan hasil pembayaran apresiasi (SAP) Setelah Kabiro PPP melakukan approve pembayaran, Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan mencetak laporan hasil pembayaran apresiasi. 7. Filling

35 91 Staff Urusan Pelaksanaan Pelatihan akan melakukan pengajuan hasil pembayaran apresiasi kepada Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia). Proses Bisnis Pembayaran Instruktur Internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator Gambar 3.8 Activity Diagram Pembayaran Instruktur internal non DPP, Tutor/ Mentor/ Penguji/ Fasilitator/ Koordinator

36 Pembayaran Peserta Program Pengembangan Akuntansi (PPA) Proses pembayaran peserta PPA merupakan proses yang dilakukan di Divisi Pembelajaran dan Pengembangan BCA. Proses ini dilakukan tepatnya di bagian pelaksanaan dan pendukung pelatihan, proses pembayaran peserta PPA dilakukan melalui aplikasi e-payment selama satu kali dalam satu bulan. 1. Rekap jumlah kehadiran Koordinator Program akan melakukan rekap jumlah kehadiran peserta PPA dan akan diberikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 2. Input pembayaran PPA (e-payment) Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan mengecek apakah rekap jumlah kehadiran yang diberikan oleh Koordinator Program sesuai atau tidak, apabila sesuai maka akan dilakukan penginputan pembayaran peserta PPA melalui aplikasi e-payment, lalu rekap tersebut akan diberikan kepada Kepala Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila rekap tidak sesuai maka akan diberikan kembali kepada Koordinator Program. 3. Approve pembayaran Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi sesuai dengan rekap, maka Kepala Urusan Pendukung Pelatihan akan menggaprove pembayaran melalui aplikasi e-payment, lalu rekap dikembalikan

37 93 kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. Apabila penginputan pembayaran melalui aplikasi tidak sesuai rekap, maka tidak akan diapprove dan rekap akan dikembalikan kepada Staff Urusan Pendukung Pelatihan. 4. Create Memo Pembayaran PPA Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan membuat memo permohonan pembayaran peserta PPA beserta rekap yang diberikan kepada Kabiro Pelatihan Pusat. 5. Approve dan tandatangan Memo Kabiro Pelatihan Pusat akan mengecek kembali apakah memo sesuai dengan rekap, apabila sesuai akan dilakukan approve dan tanda tangan memo permohonan pembayaran peserta PPA. Apabila memo tidak sesuai dengan rekap, maka akan diberikan kepada Kepala Urusan Pendukung Pelatihan. 6. Mengirim Memo Pembayaran PPA Staff Urusan Pendukung Pelatihan akan melakukan pengiriman memo pembayaran peserta PPA dan invoice kepada Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia). 7. Proses Pembayaran PPA Biro Payment (Divisi Sumber Daya Manusia) akan melakukan proses pembayaran peserta PPA berdasarkan memo dan invoice yang

38 94 diberikan oleh Staff Urusan Pendukung Pelatihan. Proses Bisnis Pembayaran Peserta Progran Pengembangan Akuntansi (PPA) Gambar 3.9 Activity Diagram Pembayaran Peserta Progran Pengembangan Akuntansi (PPA)

39 95 Berdasarkan hasil analisis proses binis berjalan yang kami lakukan pada Training and Event Management. Maka kami mengkategorikan tingkat prioritas terhadap requirement yang diidentifikasi. High Critical Requirement : merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting. Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan. Low Critical Requirement : merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi. Tabel 3.2 Kategori Rank Training and Event Management Rank High Medium Low Requirement Sistem mampu mendukung pembuatan course group - - dan course type Sistem mendukung perencanaan pelatihan - - Sistem mampu membuat dan mengelola tanggal - - pelatihan.

40 96 Sistem mampu mendukung proses day to day - - activities. Sistem mampu melakukan booking prioritas. - - Sistem mendukung aktivitas aktivitas seperti : - - lock/unlock business event, firmly book/cancel business event dan follow up business event. Sistem dapat mendukung pembayaran instruktur - - eksternal dan pembayaran peserta PPA. Sistem dapat mendukung pembayaran instruktur - - internal non DPP, tutor/ mentor/ penguji/ fasilitator/ koordinator. Sistem mampu mendukung proses evaluasi akhir - - training. Sistem mampu melakukan pembebanan biaya - - pelatihan suatu program pelatihan. Sistem mampu melakukan pencatatan data pelatihan - - eksternal karyawan

41 Proses Bisnis Berjalan pada Recruitment Deskripsi proses Proses ini merupakan proses yang menyediakan tenaga-tenaga ahli untuk mengisi suatu posisi yang kosong. Proses staffing mengatur proses pengaturan iklan media dan pengaturan database dari pelamar. BCA membedakan dua proses perekrutan, antara lain: external recruitment dan internal recruitment. External recruitment merupakan proses pencarian karyawan yang berasal dari luar BCA, sedangkan internal recruitment sumber pelamar berasal dari dalam BCA. Proses perekrutan dibagi berdasarkan tipe dan tingkat dari lowongan. Untuk tingkat jenjang managerial, BCA membuka lowongan program yang dinamakan BDP/MDP (BCA Development Program/Management Development Program) dimana lulusan-lulusan program ini dipersiapkan untuk menjadi pemimpin-pemimpin BCA di masa depan. PPA(Program Pengembangan Akutansi) dimana program ini khusus merekrut dan melatih para calon karyawan di bidang akutansi perbankan. Magang Bakti adalah program perekrutan dan pelatihan yang dijalankan BCA untuk para front liner BCA di tiap kantor cabang. Proses internal recruitment tidak dilakukan psychological test, dan diinformasikan melalui . Sedangkan external recruitment dilakukan dengan menggunakan jasa periklanan dan job fair di kampus.

42 Internal recruitment Internal recruitment merupakan proses perekrutan dimana pelamar berasal dari dalam perusahaan / sedang menjalani tugas menjadi karyawan BCA. 1. Analisa Form Permintaan Karyawan (FPK) Staff melakukan analisa kebutuhan tenaga kerja pada divisi yang menjadi tanggung jawabnya, setelah itu akan mengajukan Form Permintaan Karyawan (FPK) secara manual. 2. Persetujuan FPK Kemudian FPK harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi dari Divisi yang bersangkutan. 3. FPK to Recruitment FPK yang telah disetujui oleh Kepala Divisi akan dikirimkan ke Biro Recruitment. 4. Mengecek headcount budget Biro Recruitment akan mengecek headcount budget untuk melakukan persetujuan FPK. 5. Persetujuan Jika sesuai dengan headcount budget, maka Biro Recruitment akan meminta persetujuan dari Kepala Divisi DPP. Jika tidak disetujui maka Biro Recruitment akan mengembalikan FPK kepada Staff yang bersangkutan. 6. Penambahan headcount budget

43 99 Jika FPK dikembalikan, maka Staff atau Kepala Divisi dapat meminta surat persetujuan penambahan headcount budget kepada Divisi yang berwenang. 7. Mengirimkan lowongan ( ) Jika FPK disetujui, Biro Recruitment akan mengirimkan lowongan melalui ke semua karyawan. 8. Persetujuan dari atasan Karyawan sebagai pelamar yang ingin melamar untuk suatu posisi perlu meminta persetujuan dari atasannya langsung. 9. Menyerahkan file CV Dokumen dan CV dari pelamar disampaikan kepada Biro Recruitment oleh pelamar atau atasan dari pelamar itu sendiri. 10. Memberikan CV Biro Recruitment akan memberikan dokumen dan CV kandidat kepada Staff yang mengajukan FPK. 11. Tipe Vacancy Biro Recruitment akan menentukan tipe dari lowongan tersebut. 12. Membuat jadwal interview, test Biro Recruitment menggunakan SAP untuk menjadwalkan interview dan test. 13. Melakukan wawancara dan test Lalu proses interview, test dilakukan oleh Staff yang mengajukan FPK. 14. Hasil wawancara & tes

44 100 Hasil dari tes tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara (manual), berkas hasil tes. 15. Penentuan hasil Biro Recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview, test atau tidak. 16. Membuat Surat Penolakan Merupakan proses menghasilkan surat penolakan / thank you letter untuk pelamar. 17. Memasukkan Alasan penolakan Jika pelamar tidak lolos seleksi. Biro Recruitment akan memasukan alasan penolakan ke dalam sistem SAP. 18. Membuat jadwal wawancara Jika pelamar lolos seleksi, maka Biro Recruitment menggunakan SAP untuk menjadwalkan wawancara dengan Kepala Urusan Recruitment. 19. Melakukan wawancara Selanjutnya pelamar akan menjalankan wawancara dengan Kepala Urusan Recruitment. 20. Hasil wawancara Hasil wawancara tersebut akan diberikan ke Biro Recruitment dan disimpan secara manual. 21. Penentuan hasil Biro Recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi wawancara dengan Kepala Urusan Recruitment / tidak.

45 Membuat Surat penolakan Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter untuk pelamar. 23. Memasukkan Alasan penolakan Jika pelamar tidak lolos seleksi. Biro recruitment akan memasukan alasan penolakan ke dalam SAP. 24. Penentuan tingkat job Selanjutnya jika pelamar lolos dari Biro Recruitment interview, psychology test and technical test, akan dilakukan penentuan tingkat job. tingkat job dibagi menjadi dua, antara lain: Kepala Biro/ Kepala Urusan dan non Kepala Biro/ Kepala Urusan. 25. Membuat jadwal presentasi pelamar Untuk level Kepala Biro/ Kepala Urusan akan dibuatkan jadwal untuk presentasi pelamar. 26. Melakukan presentasi Kemudian pelamar akan menjalankan presentasi sesuai jadwal. 27. Hasil presentasi pelamar Hasil dari presentasi tersebut kemudian akan disimpan secara manual. 28. Penentuan hasil Biro Recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi presentasi atau tidak. 29. Membuat Surat penolakan

46 102 Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter untuk pelamar. 30. Memasukkan Alasan penolakan Jika pelamar tidak lolos seleksi, Biro Recruitment akan memasukan alasan ke dalam sistem SAP. 31. Mengecek status karyawan Status karyawan dari pelamar(yang sudah merupakan karyawan BCA)akan diperiksa oleh Biro Recruitment untuk melihat apakah ada keterikatan kerja atau tidak dengan posisi saat ini. 32. Prosedur perpindahan job Jika pelamar lolos seleksi, selanjutnya proses penerimaan pelamar akan dilanjutkan dengan Job Movement Procedure sesuai dengan kategori perpindahan (promotion, transfer, rotation or demotion). 33. Data tambahan yang perlu ditambahkan Selanjutnya, jika ada data yang perlu ditambahkan, maka data dicatat ke dalam SAP.

47 103 Proses Bisnis Internal Recruitment Gambar 3.10 Activity Diagram Internal Recruitment

48 Gambar 3.11 Activity Diagram Internal Recruitment 104

49 External recruitment External recruitment merupakan proses perekrutan dari luar BCA, dimana memiliki beberapa program perekrutan, yaitu: BDP, PPA, Magang Bakti. 1. Analisa Form Permintaan Karyawan (FPK) Staff melakukan analisa kebutuhan tenaga kerja pada divisi yang menjadi tanggung jawabnya, setelah itu akan mengajukan Form Permintaan Karyawan (FPK) secara manual. 2. Persetujuan FPK Kemudian FPK harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi dari Divisi yang bersangkutan. 3. FPK to Recruitment FPK yang telah disetujui oleh Kepala Divisi akan dikirimkan ke Biro Recruitment. 4. Mengecek headcount budget Biro Recruitment akan mengecek headcount budget untuk melakukan persetujuan FPK. 5. Persetujuan Jika sesuai dengan headcount budget, maka Biro Recruitment akan meminta persetujuan dari Kepala Divisi DPP. Jika tidak disetujui maka Biro Recruitment akan mengembalikan FPK kepada Staff yang bersangkutan. 6. Penambahan headcount budget

50 106 Jika FPK dikembalikan, maka Staff atau Kepala Divisi dapat meminta surat persetujuan penambahan headcount budget pada Divisi yang berwenang. 7. Mengecek database pelamar Jika FPK disetujui, Biro Recruitment akan memeriksa database pelamar yang sebelumnya sudah pernah melamar untuk posisi tersebut. 8. Screening pelamar Biro Recruitment akan melakukan screening terhadap pelamar untuk mencari pelamar yang sesuai dengan requirement program yang diadakan. 9. Kesesuaian pelamar Dari hasil screening terhadap kandidat akan menentukan apakah ada kandidat dari database yang sesuai atau tidak. 10. Membuat iklan lowongan Jika tidak ada kandidat yang sesuai, maka Biro Recruitment akan membuat iklan lowongan program melalui internet dan media iklan lainnya. Lalu, berkas kandidat dan CV yang diterima diberikan kepada Staff. 11. Memberikan file kandidat kepada Staff Jika ada kandidat yang sesuai, maka Biro Recruitment akan menyerahkan berkas kandidat dan CV tersebut kepada Staff yang mengajukan FPK. 12. Tipe Vacancy

51 107 Selanjutnya Biro Recruitment akan menentukan tipe dari lowongan tersebut. Tipe lowongannya adalah BDP, PPA, dan Magang Bakti. 13. Membuat jadwal interview, psychology test, dan technical test Biro recruitment menggunakan SAP untuk membuat jadwal interview, psychology test, dan technical test. Kemudian pelamar akan menjalani recruitment interview, psychology test, and technical test. 14. Melakukan interview, psychology test, dan technical test Hasil dari wawancara dengan Staff, hasil test dan psychology test tersebut akan diberikan ke Biro Recruitment dan disimpan secara manual. 15. Hasil wawancara, technical test, dan psychology test Hasil dari tes tersebut akan menghasilkan berkas hasil wawancara (manual), berkas hasil tes, dan psychology test. 16. Penentuan Biro recruitment akan menentukan apakah pelamar tersebut lolos seleksi interview, psychology test, dan technical test atau tidak. 17. Membuat Surat Penolakan Merupakan proses menghasilkan surat penolakan/ thank you letter untuk pelamar. 18. Memasukkan Alasan Penolakan Jika pelamar tidak lolos seleksi, Biro Recruitment akan memasukan alasan penolakan ke dalam sistem SAP. 19. Penentuan job

52 108 Selanjutnya jika pelamar lolos dari recruitment interview, psychology test and technical test, akan dilakukan penentuan tingkat job. Penentuan tingkat job ini hanya dilakukan untuk Magang Bakti. Tingkat jobnya adalah teller bakti dan customer service. 20. Melengkapi applicant data Biro Recruitment akan melengkapi data pelamar yang kurang lengkap ke dalam SAP. 21. Dokumen akan diarsip Dokumen dokumen pelamar akan diarsip. 22. Hire employee Jika dokumen yang diberikan oleh pelamar telah lengkap maka akan dijalankan proses Hire Employee dalam sistem SAP.

53 109 Proses Bisnis External Recruitment Gambar 3.12 Activity Diagram External Recruitment

54 Gambar 3.13 Activity Diagram External Recruitment 110

55 111 Berdasarkan hasil analisis proses binis berjalan yang kami lakukan pada Recruitment. Maka kami mengkategorikan tingkat prioritas terhadap requirement yang diidentifikasi. High Critical Requirement : merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting. Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan. Low Critical Requirement : merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi. Tabel 3.3 Kategori Rank Recruitment Rank High Medium Low Requirement Sistem dapat mendukung iklan (advertisement) untuk - - position yang membuka lowongan. Sistem mendukung penjadwalan seleksi pelamar. - - Sistem mampu menyimpan hasil setiap seleksi yang - - dilakukan tehadap pelamar.

56 112 Sistem mampu melacak status pelamar selama proses - - seleksi sampai hiring. Sistem dapat menghasilkan dokumen standard - - (undangan wawancara, surat penolakan, dan dokumen kontrak) yang dapat dicetak maupun dikirimkan melalui kepada pelamar. Sistem mampu mendukung proses online - - recruitment. Sistem memungkinkan pelamar internal untuk - - mengajukan lamaran secara langsung ke dalam sistem. Sistem memiliki kemampuan untuk mencari kandidat - - yang sesuai berdasarkan position/job profile. Sistem memiliki kemampuan untuk memberikan - - laporan dan informasi statistic mengenai pelamar. Sistem memiliki kemampuan untuk menghasilkan - - laporan karyawan tetap, magang bakti yang masa kerjanya akan berakhir. Sistem mendukung pencatatan data pelamar Sistem mendukung perpindahan data pelamar ke data - - -

57 113 karyawan maupun sebaliknya. 3.5 Proses Bisnis Berjalan pada Learning portal Deskripsi Proses Learning Portal merupakan proses yang digunakan untuk mengadministrasi kegiatan training termasuk di dalamnya adalah E-Learning. Learning Portal dapat diakses oleh semua karyawan yang memiliki user Manager Self Service (MSS)/ Employee Self Service (ESS) dan diakses melalui MSS/ESS dengan nama link learning Learning Content Learning content merupakan proses untuk menyimpan dan mengelola materi E-Learning, di mana proses dalam learning content dilakukan oleh Course Administrator bagian PPO dalam melakukan import materi E-Learning, pembuatan course group dan course type. 1. Import Materi E-Learning (SAP) Course Administrator mengimport materi E-Learning ke server menggunakan Authoring tools SAP. Materi yang diimport dapat berupa materi baru maupun materi yang diperbaharui.

58 Create Course Group (SAP) Setelah mengimport materi E-Learning, Course Administrator membuat course group melalui back end system SAP (pengelompokan pelatihan). 3. Create Course Type (SAP) Course Administrator merencanakan tanggal pelatihan dan membuat pelatihan dengan resource sesuai permintaan. Proses Bisnis Learning Content Gambar 3.14 Activity Diagram Learning Content

59 Import materi E-Learning Proses dalam mengimport materi E-Learning dilakukan oleh Course Administrator, proses ini dilakukan dengan menggunakan Authoring Tools SAP melalui repository explorer. 1. Membuka aplikasi Repository Explorer Course Administrator membuka aplikasi Repository Explorer SAP untuk meimport materi E-Learning ke server 2. Mengaktifkan koneksi ke server Course Administrator mengaktifkan koneksi ke server dengan menekan tombol connect 3. Login ke sistem Course Administrator memasukkan username dan password untuk login ke sistem. 4. Login master repository Setelah Course Administrator melakukan login ke sistem, maka akan muncul pop up menu untuk login ke master repository, kemudian Course Administrator memasukkan username dan password. 5. Import materi E-Learning Setelah itu Course Administrator akan melakukan import materi E- Learning dengan mengklik kanan pada folder sesuai dengan jenis kelompok E-Learning. 6. Add packed file Setelah itu, Course Administrator melakukan add packed file untuk file yang ingin diimport.

60 Pilih materi E-Learning Setelah dilakukannya add packed file, Course Administrator melakukan pemilihan materi E-Learning yang akan diimport. 8. Accept current list Course Administrator melakukan accept current list yang menyatakan bahwa file yang diimport telah disetujui. Setelah itu, sistem akan memproses file untuk diimport. 9. SCORM Course Course Administrator memilih Jenis resource SCORM Course yang merupakan standard pembelajaran berbasis E-Learning. 10. Next import Course Administrator akan melakukan next import apabila materi E- Learning yang diimport merupakan materi baru, kemudian memasukkan nama materi yang diinginkan untuk tampil di repository explorer. 11. File update Course Administrator melakukan file update apabila materi E- Learning yang diimport merupakan materi update. 12. Finishing Course Administrator melakukan finishing import yang menyatakan bahwa file telah selesai diimport. Materi yang berhasil diimport akan tampil di daftar materi di local repository. 13. Check-in master repository

61 117 Untuk memindahkan materi dari local repository ke master repository, Course Adminsitrator melakukan check-in master repository. Setelah berhasil melakukan check-in master repository, materi akan tampil di master repository. 14. Release materi Course Administrator melakukan release materi agar materi yang sudah diimport dapat terbaca di sistem. 15. Publish materi Setelah dilakukan release materi, Course Administrator akan melakukan publish materi. Kemudian Course Adminsitrator akan memilih standar pembelajaran E-Learning yaitu SCORM 1.2. Setelah itu akan muncul pesan yang menyatakan bahwa publish materi berhasil dilakukan.

62 118 Proses Bisnis Import materi E-Learning Gambar 3.15 Activity Diagram Import materi E-Learning

63 Learning Portal Learning portal merupakan proses di mana karyawan (User Portal) dapat melakukan proses pembelajaran melalui learning portal (MSS/ESS), monitoring maupun follow up pelatihan yang telah diikuti. Selain itu, terdapat proses di mana Training Administrator melakukan pengumpulan data pendaftaran pelatihan, booking dan cancel peserta, serta melakukan follow up classroom training, reporting, transfer data. 1. Mandatory Assignment User Portal Atasan yang memiliki bawahan dapat memberikan notifikasi kepada bawahannya untuk mengambil pelatihan tertentu. 2. Akses Learning Portal User Portal akan mengakses ke learning portal untuk melakukan registrasi pelatihan. 3. Registrasi Pelatihan E-Learning User Portal melakukan registrasi pelatihan E-Learning melalui mybca apabila ingin melakukan pembelajaran melalui learning portal. Selain itu, User Portal Atasan juga dapat memberikan notifikasi untuk mengambil pelatihan tertentu melalui learning portal, maka user harus melakukan registrasi pelatihan E-Learning. 4. Mengumpulkan data pendaftaran