BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. Sastra, Fakultas MIPA, dan Program Pascasarjana.

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Pada tanggal 8 Agustus 1996, Binus University berdiri dan secara sah diakui oleh pemerintah. STMIK Bina Nusantara kemudian melebur ke dalam Binus University pada tanggal 20 Desember 1998, sehingga Binus University memiliki: Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi, Fakultas Teknik, Fakultas Sastra, Fakultas MIPA, dan Program Pascasarjana. Binus University terus mencoba membangun inovasi-inovasi baru guna meningkatkan perkembangan dan kemajuan menuju arah yang lebih baik. Pada tahun 1997, Binus University membuat sebuah langkah maju dengan membangun kerja sama dengan Curtin University Australia. Hubungan tersebut semakin berkembang dan menjadi pelopor dasar dalam mengembangkan kerja sama strategis dengan universitas-universitas terbaik luar negeri lainnya. Binus University sebagai suatu universitas swasta terdepan dalam bidang teknologi informasi menyediakan fasilitas modern dan terbaru yang diperuntukkan bagi para mahasiswa. Internet merupakan suatu keterampilan dasar di mana setiap mahasiswa harus menguasainya untuk masuk ke dalam dunia maya. Binus University menyediakan akses internet gratis, wi-fi, laboratorium modern dan terlengkap, dan lain sebagainya. Binus University terus berkembang melalui berbagai periode perubahan. Misi Binus University untuk menghasilkan lulusan siap terap dan berkualitas 68

2 69 telah membawa Binus University meraih Sertifikasi ISO 9001 pada tahun Komitmen Binus University pada mutu telah mendorong Binus University untuk menerapkan suatu sistem manajemen mutu yang bertujuan untuk menjaga keseluruhan program pendidikan yang telah dibangun. Binus University terus mengembangkan dan menjaga jalinan kerjasama strategis dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang industri teknologi komunikasi dan informasi, seperti CISCO, Microsoft, SAP, ORACLE, IBM, Lotus Deveopment Indonesia, Computer Associates, ASUS, ACER, DELL dan lain sebagainya. Mereka membantu Binus University dalam menciptakan dan mengembangkan suasana perkuliahan yang bernuansa teknologi dan ilmiah dengan didukung riset dan penelitian terapan. The Joseph Wibowo Center For Advanced Learning (JWC) merupakan salah satu kampus terbaru dan paling modern Binus University yang didirikan pada tahun JWC terletak di area yang strategis dan mudah dijangkau dari berbagai wilayah. Program yang disediakan oleh JWC terbagi menjadi Binus Business School (BBS), Binus International (BI), dan Executive Development Program (EDP).

3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur organisasi Pembagian Tugas dan Wewenang dan Hal-Hal Lain yang Menyangkut Perusahaan a. Dekan Wewenang dan tanggung jawab, meliputi: - Memastikan pengembangan dan pelaksanaan kebijakan akademis serta program untuk masing-masing fakultas. - Memastikan tetap menyediakan pengajaran, penelitian, dan kegiatan ilmiah yang berkualitas tinggi di dalam fakultas.

4 71 - Mempromosikan keunggulan di dalam jurusan serta konstribusi pada universitas mengenai penelitian dan pertukaran pengetahuan, kegiatan belajar mengajar dan strategi internasionalisasi. - Melakukan kerjasama dengan kepala jurusan sehingga dapat mempertahankan standar yang tinggi pada setiap program. - Menjadi sebagai penghubung dalam dan antar fakultas. - Memperluas jaringan nasional dan internasional untuk meningkatkan kelebihan yang kompetitif dari fakultas, program, dan eksposur internasional, termasuk mempekerjakan lulusan dari Binus University. - Membawa sampai tingkat internasional di masing-masing fakultas dalam rangka menambah nilai strategis untuk setiap program yang ditawarkan di setiap jurusan. b. Kepala Jurusan Wewenang dan tanggung jawab, meliputi: - Memastikan bahwa standar pengajaran, penelitian dan kegiatan akademis lain di jurusan berkualitas tinggi, sesuai dengan standar akademis Binus University dan standar DIKTI, dan terus ditingkatkan untuk mencapai kelas dunia. - Mempromosikan keunggulan di dalam jurusan serta konstribusi pada universitas mengenai penelitian dan pertukaran pengetahuan, kegiatan belajar mengajar, dan strategi internasionalisasi. - Menyediakan kepemimpinan akademis sehari-hari untuk jurusan.

5 72 - Mengembangkan dan menerapkan strategi kurikulum dan pengajaran yang kompetitif dalam meningkatkan program. - Mengawasi pengembangan dari mahasiswa/mahasiswi, terutama dalam memastikan bahwa mahasiswa/mahasiswi akan lulus tepat waktu dan memiliki keterampilan yang baik pada saat bekerja. - Mengkoordinasi aktivitas akademis di jurusan dan aktivitas operasi, serta memastikan bahwa mereka masih saling terkait. - Mempromosikan penelitian yang inisiatif untuk memperkaya standar program. - Meningkatkan pelaksanaan mengajar yang memiliki banyak koneksi secara sukses. - Mengkoordinasi unit yang lain untuk mempromosikan program yang dapat membangun kesadaran lebih mengenai daya saing, khususnya calon mahasiswa, lulusan, alumni, dan pengusaha yang terkait. - Mengembangkan anggota fakultas dibawah program untuk mencapai pengetahuan yang lebih tinggi, gelar formal, dan pengakuan profesi (JJA). - Membangun kerja sama internal yang efektif dan kuat agar dapat mendukung tujuan dari jurusan.

6 73 c. Sekretaris Jurusan Wewenang dan tugas, meliputi: - Membantu kepala jurusan agar operasional sehari-hari dapat berjalan dengan lancar. - Melaksanakan dan mengelola semua program dan layanan yang berkaitan dengan dosen, mahasiswa, alumni, ujian, tesis, registrasi, bahan yang akan diajarkan, dan lain-lain. - Memastikan proses operasional di masing-masing jurusan dapat berjalan dengan efektif. - Mengelola pelaksanaan kebijakan akademis dan operasional. - Membangun kerja sama internal yang efektif dan kuat agar dapat mendukung tujuan dari jurusan. - Melaksanakan dan meninjau ulang kebijakan, prosedur, proses, dan proyek agar dapat menyediakan layanan operasional yang efektif dan efisien. - Memastikan bahwa standar pengajaran, penelitian, dan kegiatan akademis lain di jurusan berkualitas tinggi, sesuai dengan standar akademis Binus University dan standar DIKTI, dan terus ditingkatkan untuk mencapai kelas dunia. - Mengawasi pengembangan dari mahasiswa/mahasiswi, terutama dalam memastikan bahwa mahasiswa/mahasiswi akan lulus tepat waktu dan memliki keterampilan yang baik pada saat bekerja.

7 74 - Meningkatkan pelaksanaan mengajar yang memiliki banyak koneksi secara sukses. - Mengkoordinasi unit yang lain untuk mempromosikan program yang dapat membangun kesadaran lebih mengenai daya saing, khususnya calon mahasiswa, lulusan, alumni, dan pengusaha yang terkait. - Mengembangkan anggota fakultas di bawah program untuk mencapai pengetahuan yang lebih tinggi, gelar formal, dan pengakuan profesi (JJA). d. Subject Content Coordinator Wewenang dan tanggung jawab, meliputi: - Memperluas pengembangan kurikulun dan program untuk meningkatkan keuntungan kompetitif universitas. - Mengelola semua aktifitas dari pengembangan isi yang sesuai dengan standar agar dapat meningkatkan lulusan yang siap kerja. - Melakukan kerjasama dengan RC atau CCC, untuk mengintegrasikan hasil penelitian dan publikasi dalam kurikulum. - Mengembangkan anggota fakultas dibawah program yang sudah ada agar dapat mengembangkan program dan kurikulum. - Mengkontribusi penciptaan dan badan pengetahuan di universitas. - Meningkatkan pelaksanaan mengajar yang memiliki banyak koneksi secara sukses.

8 75 - Membangun kerja sama internal yang efektif dan kuat agar dapat mendukung tujuan dari jurusan. - Mengelola semua aktifitas dari pengembangan isi yang sesuai dengan standar agar dapat meningkatkan lulusan yang siap kerja. - Memastikan bahwa standar pengajaran, penelitian, dan kegiatan akademis lain di jurusan berkualitas tinggi, sesuai dengan standar akademis Binus University dan standar DIKTI, dan terus ditingkatkan untuk mencapai kelas dunia. - Mengkoordinasi unit yang lain untuk mempromosikan program yang dapat membangun kesadaran lebih mengenai daya saing, khususnya calon mahasiswa, lulusan, alumni, dan pengusaha yang terkait. e. Subject Content Specialist Wewenang dan tanggung jawab, meliputi: - Mengembangkan materi kurikulum dan operasi untuk meningkatkan keunggulan yang kompetitif. - Mengelola semua aktifitas dari pengembangan isi yang sesuai dengan standar agar dapat meningkatkan lulusan yang siap kerja. - Mengkonstribusi penciptaan dan badan pengetahuan di universitas. - Meningkatkan pelaksanaan mengajar yang memiliki banyak koneksi secara sukses.

9 76 - Membangun kerja sama internal yang efektif dan kuat agar dapat mendukung tujuan dari jurusan. - Mengelola semua aktifitas dari pengembangan isi yang sesuai dengan standar agar dapat meningkatkan lulusan yang siap kerja. - Memastikan bahwa standar pengajaran, penelitian dan kegiatan akademis lain di jurusan berkualitas tinggi, sesuai dengan standar akademis Binus University dan standar DIKTI, dan terus ditingkatkan untuk mencapai kelas dunia. f. Concentration & Content Coordinator Wewenang dan tanggung jawab, meliputi: - Memperluas pengembangan kurikulun dan program untuk meningkatkan keuntungan kompetitif universitas. - Mengelola semua aktifitas dari pengembangan isi yang sesuai dengan standar agar dapat meningkatkan lulusan yang siap kerja. - Mengkonstribusi penciptaan dan badan pengetahuan di universitas. - Merancang dan memimpin strategi penelitian, yang berkaitan dengan program, serta memastikan bahwa hasil penelitian digunakan untuk memperkaya program. - Memastikan bahwa standar pengajaran, penelitian dan kegiatan akademis lain di jurusan berkualitas tinggi, sesuai dengan standar akademis Binus University dan standar DIKTI, dan terus ditingkatkan untuk mencapai kelas dunia.

10 77 - Meningkatkan pelaksanaan mengajar yang memiliki banyak koneksi secara sukses. - Mengkoordinasi dengan unit yang lain, untuk mempromosikan program yang dapat membangun kesadaran lebih mengenai daya saing, khususnya calon mahasiswa, lulusan, alumni, dan pengusaha yang terkait. - Mengembangkan anggota fakultas di bawah program untuk mencapai pengetahuan yang lebih tinggi. - Membangun kerja sama internal yang efektif dan kuat agar dapat mendukung tujuan dari jurusan. 3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan Proses pengaturan jadwal mengajar dosen yang sedang berjalan di Binus University adalah: 1. Dosen mengisi fomulir pengisian data dosen pada website Binusmaya yang kemudian diproses oleh pihak LRC. 2. Pihak LRC akan memberikan data dosen yang telah diproses ke bagian penjadwalan. 3. Pihak registrasi akan menyusun jadwal mata kuliah berdasarkan daftar mata kuliah dan kelas yang tersedia menggunakan aplikasi berbasis desktop yang ada. 4. Dosen mengisi formulir jadwal kesediaan mengajar pada website Binusmaya.

11 78 5. Staff dalam sistem mengumpulkan data yang dibutuhkan yaitu data dosen, jadwal matakuliah, data kesediaan mengajar, dan data kualifikasi. 6. Sistem mengatur jadwal mengajar berdasarkan data yang terkumpul pada langkah sebelumnya. 7. Staff dalam sistem menganalisa jadwal mengajar dosen yang masih belum terisi. 8. Staff dalam sistem menentukan alternatif dosen berdasarkan kualifikasi dan ketentuan mengajar yang sekiranya dapat dimintai kesediaannya mengajar pada mata kuliah yang belum terisi. 9. Staff dalam sistem menghubungi dosen yang bersangkutan untuk meminta kesediaannya mengajar pada mata kuliah yang belum terisi. 10. Jika masih ada jadwal mengajar dosen yang belum terisi dan seluruh alternatif dosen yang sesuai kualifikasi tidak dapat dimintai kesediaannya mengajar, staff dalam sistem dapat menentukan alternatif dosen lainnya diluar kualifikasi. 11. Staff dalam sistem menghubungi dosen yang bersangkutan untuk meminta kesediaannya mengajar dan kesediaannya untuk di-training pada mata kuliah diluar kualifikasi tersebut. 12. Staff dalam sistem memberikan seluruh jadwal mengajar yang sudah terisi ke pihak registrasi untuk dicetak. 13. Pada rapat bersama awal semester, staff dalam sistem memberikan jadwal mengajar dan jadwal training yang sudah jadi untuk meminta persetujuan dari para dosen.

12 Staff dalam sistem akan mengubah jadwal mengajar dosen jika ada permintaan perubahan jadwal pada saat rapat. 15. Jadwal training yang sudah disusun akan dimasukkan ke file jadwal training dan dikirimkan ke dosen yang bersangkutan serta pihak LRC untuk dilakukan proses selanjutnya. 16. Jadwal mengajar yang sudah disusun akan dimasukkan ke file jadwal mengajar dan dilaporkan ke dosen yang bersangkutan, pihak akademis, pihak biro nilai, dan pihak perpustakaan.

13 Diagram Aliran Data (DFD) Diagram Konteks Dosen Form Kesediaan Mengajar Form Kesediaan Mengajar Terisi Permintaan Mengajar Pada Jadwal yang Kosong Isian Data Dosen Pernyataan Bersedia Jadwal Mata Kuliah dan Kelas Registrasi Laporan Jadwal Training Personal Form Pengisian Data Dosen Jadwal Mengajar Fixed Perubahan Jadwal Mengajar Konfirmasi Jadwal Mengajar Sistem Pengaturan Jadwal Mengajar Dosen Jadwal Mengajar Dosen Sementara Laporan Jadwal Mengajar Seluruh Dosen Hasil pencetakan Akademis LRC Data Dosen Daftar Dosen yang Perlu di Training Laporan Jadwal Mengajar Seluruh Dosen Laporan Jadwal Mengajar Seluruh Dosen Bagian Pengguna Informasi Perpustakaan Gambar 3.2 Diagram Konteks

14 Diagram Level-0 Gambar 3.3 Diagram Level-0

15 Diagram Level-1 Gambar 3.4 Diagram Level User Requirement Specifications Data Requirements Dosen Dosen adalah data mengenai dosen-dosen yang mengajar di Binus University, yang meliputi: kode dosen, nama lengkap, alamat, telepon, line telepon, nomor handphone, , status, SKS mengajar, dan nama jabatan.

16 83 User User adalah data pengguna aplikasi pengaturan jadwal mengajar dosen, yang meliputi: username, jenis user, dan password. Kesediaan Mengajar Matakuliah Kesediaan Mengajar Matakuliah adalah data kualifikasi dosen untuk mengajar pada mata kuliah tertentu, meliputi matakuliah, periode, dan semester untuk mengajar. Kesediaan Mengajar Jadwal Kesediaan Mengajar Jadwal adalah data kesediaan mengajar dosen untuk mengajar pada jadwal tertentu, yang meliputi: hari, shift, periode, dan semester untuk mengajar. Pemberitahuan Pemberitahuan adalah data pemberitahuan yang dikirimkan dan diterima oleh pengguna aplikasi, yang meliputi: isi pemberitahuan, jenis pemberitahuan, tanggal pemberitahuan, dan status pemberitahuan diterima atau ditolak.

17 84 Jurusan Jurusan adalah data jurusan yang ada di Binus University, yang meliputi: kode jurusan, nama jurusan, dan nama fakultas yang ada pada jurusan tersebut. History Mengajar Dosen History Mengajar Dosen adalah data history mengajar dosen pada mata kuliah tertentu, yang meliputi: jumlah sks mengajar, periode, dan semester. Matakuliah Matakuliah adalah data seluruh mata kuliah yang tersedia di Binus University, yang meliputi: kode matakuliah, nama matakuliah, jumlah SKS teori, jumlah SKS praktikum, nama kelompok mata kuliah, dan penanggung jawab. Kelas Kelas adalah data kelas yang tersedia di Binus University, yang meliputi: kode kelas dan jumlah mahasiswa.

18 85 Jadwal Jadwal adalah data jadwal mengajar yang tersedia di Binus University, yang meliputi: hari, shift mengajar, periode, semester, nomor ruang, dan nama kampus Transaction Requirement (Data Entries, Update, Query) 1. Data Entry a. Entry data Matakuliah. b. Entry data Dosen. c. Entry data Pemberitahuan. d. Entry data Kesediaan Mengajar Matakuliah. e. Entry data Kesediaan Mengajar Jadwal. f. Entry data Fakultas. g. Entry data Jurusan. h. Entry data Jadwal. 2. Data Update / Deletion a. Update/ delete data Matakuliah. b. Update data Fakultas. c. Update data Jurusan. d. Update data Jadwal. 3. Data Query a. Select data Matakuliah. b. Select data Dosen.

19 86 c. Select data Pemberitahuan. d. Select data Kesediaan Mengajar Matakuliah. e. Select data Kesediaan Mengajar Jadwal. f. Select data History Mengajar Dosen. g. Select data Fakultas. h. Select data Jurusan. i. Select data Jadwal General System Requirements 1. Ukuran Database Awal - Jumlah Dosen dan User keseluruhan diperkirakan ada Jumlah Matakuliah keseluruhan diperkirakan ada Jumlah Jurusan keseluruhan diperkirakan ada Laju Pertumbuhan Database Rata-rata jumlah dokumen yang dibuat dalam 1 bulan berjumlah Rata-rata Jumlah dan Tipe Record yang Dicari - Pencarian pada detail Matakuliah. - Pencarian pada detail Dosen. - Pencarian pada detail Pemberitahuan. - Pencarian pada detail Kesediaan Mengajar Matakuliah. - Pencarian pada detail Kesediaan Mengajar Jadwal. - Pencarian pada detail History Mengajar Dosen. - Pencarian pada detail Fakultas.

20 87 - Pencarian pada detail Jurusan. - Pencarian pada detail Jadwal. 4. Kebutuhan Akses dan Jaringan Semua pengguna aplikasi terhubungan dengan jaringan internet. 5. Performance - Pada periode puncak, waktu akses dokumen pada database (select, insert, update, delete) tidak boleh lebih dari 9-10 detik. - Pada periode tidak puncak, waktu akses dokumen pada database (select, insert, update, delete) tidak boleh lebih dari 3-4 detik 6. Keamanan (Security) - Database menggunakan perlindungan Username dan password - Setiap pengguna aplikasi mempunyai hak akses sesuai dengan kebutuhan data masing-masing. 7. Backup dan Recovery Backup data dilakukan setiap 1 bulan sekali pada akhir bulan. Proses backup dilakukan setelah jam kerja. 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Setelah dilakukan analisis pada sistem yang sedang berjalan, ditemukan permasalahan yang terjadi pada sistem tersebut sebagai berikut: 1. Pencatatan sebagian data masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan redudansi data dan kemungkinan kesalahan pencatatan. 2. Data yang ada belum terintegrasi dengan baik.

21 88 3. Belum ada media komunikasi yang efektif dan efisien sebagai penghubung antara admin dan dosen, sehingga proses pemberitahuan informasi antara kedua belah pihak agak sulit dilakukan, khususnya pada waktu admin meminta kesediaan mengajar dosen pada jadwal yang masih kosong. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah 1. Merancang dan membuat suatu database pengaturan jadwal mengajar dosen agar data dapat terintegrasi dan terorganisasi dengan rapi, sehingga dapat menghilangkan redudansi data. 2. Membuat suatu aplikasi pengaturan jadwal mengajar dosen berbasis web yang dapat mempermudah komunikasi admin dan dosen melalui .