BAB 4 STUDI KELAYAKAN. 4.1 Gambaran Umum Modul Human Capital Management MySAP ERP Human Capital Management

Transkripsi

1 BAB 4 STUDI KELAYAKAN 4.1 Gambaran Umum Modul Human Capital Management MySAP ERP Human Capital Management mysap ERP Human Capital Management adalah sebuah solusi komprehensif mengenai integerasi manajemen sumber daya manusia. Solusi ini memberikan tools yang digunakan suatu perusahaan atau organisasi untuk mengelola aset paling penting, yaitu sumber daya manusia. Elemen-elemen yang terdapat dalam HCM meliputi: Organizational Management yang memberikan gambaran tentang bagaimana sebuah struktur organisasi pada masa sekarang yang akan dipetakan kedalam struktur organisasi pada masa yang akan datang yang bertujuan untuk merencanakan dan melaksanakan perubahan personil dan kebutuhan di masa mendatang. Personnel Administration memberikan solusi untuk mengatur data-data penting karyawan untuk kemudian diolah dengan lebih detil lagi. Seperti mengelola data seorang karyawan untuk memasukkannya kedalam bank details, basic pay, absence, memaintain infotypes, dan lain-lain. Time Management memberikan solusi untuk bagaimana cara merecord data tentang waktu jam kerja para karyawan yang 86

2 87 sangat berkaitan erat dengan attendances, quota, absences type, dan lain-lain. Payroll memberikan solusi untuk mengolah gaji karyawan yang akan disesuaikan dengan remuneration, payroll area, dan payroll process. Recruitment memberikan solusi untuk proses perekrutan secara lengkap dan terintegerasi. Mulai dari proses mengiklankan lowongan kerja, menerima data data pelamar, memberikan status untuk pelamar (seperti rejected atau to be hired), membuat kontrak kerja secara otomatis, sampai pada proses hiring seorang pelamar kerja yang diterima. Personnel Development memberikan solusi untuk mengukur kualifikasi yang dimiliki karyawan, seperti daftar kemampuan (skills) yang dimiliki, pengalaman kerja, posisi yang akan dibandingkan dengan requirement dan atau kebutuhan yang diinginkan perusahaan. Training and Event Management memberikan solusi secara keseluruhan mengenai training yang akan dilakukan oleh perusahaan, dari mulai proses pembuatan business event preparation, booking priority, sampai pada pengukuran kinerja secara umum maupun individu.

3 88 Enterprise Compensation Management mendukung perusahaan untuk mengelola banyak hal yang terkait dengan kompensasi untk karyawan. Sedangkan dalam ruang lingkup implementasi untuk PT. IMS, sub modul yang direncanakan untuk diimplementasikan adalah Recruitment, Personnel Administration, Training and Event Management dan Payroll Siklus Human Capital Management Dalam mysap ERP HCM terdapat beberapa elemen yang telah disebutkan sebelumnya. Elemen-elemen tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menurut proses siklus yang secara umum dilakukan sebagai berikut: 1. Recruitment Perekrutan adalah proses awal dari seorang karyawan masuk dan bekerja dalam suatu perusahaan. Dari proses perekrutan ini dapat diketahui apakah seorang pelamar akhirnya bisa diterima dan bekerja di perusahaan atau tidak. Dari iklan lowongan pekerjaan dalam advertisement, pelamar kemudian akan mengirim data diri untuk lamaran pekerajaan dapat melalui on paper atau . Integerasi antara recruitment dan Manager,s Desktop akan menungkinkan manajer untuk melihat dan memaintain data pelamar. Jika seorang pelamar bisa diterima, data pelamar tersebut akan ditransfer kedalam data karyawan sebagai employee file.

4 89 2. Time Management Setelah status pelamar sudah ditetapkan sebagai karyawan untuk bekerja pada suatu perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang dapat digunakan untuk mencatat waktu jam kerja keseharian oleh setiap karyawan. Ada dua metode yang digunakan dalam menghitung waktu kerja karyawan, yaitu Positive Time Management dan Negative Time Management. Selain mencatat waktu kerja sehari-hari tiap karyawan, time management juga berfungsi untuk mengelola perhitungan waktu dari beberapa jenis absen, seperti leave dan illness. 3. Payroll Proses yang sangat terkait erat dengan time management adalah penggajian. Time management dikelola dengan baik dan bertujuan agar proses perhitungan gaji setiap karyawannya terbentuk secara akurat berdasarkan waktu jam kerja yang telah dicatat dan absen dari setiap karyawan. Pengolahan gaji dalam payroll process ini tidak hanya berdasarkan waktu kerja karyawan, tetapi juga berdasarkan elemen-elemen remunerasi yang dimiliki setiap karyawan dan semua ini diolah dalam Payroll. 4. Budgeting Proses selanjutnya adalah budgeting yang mana dapat membentuk sebuah dasar untuk Enterprise Compensation

5 90 Management karena nilai budget akan digunakan untuk unit organisasi individu dalam compensation administration. Nilai budget tersebut kemudian akan digunakan untuk menentukan kompensasi dari para karyawan (seperti kenaikan gaji, adanya bonus, dan lain-lain) yang memang kompensasinya harus ada yang dirubah. Jika memang ada kenaikan gaji, budgeting ini akan menentukan berapa persentase untuk kenaikan yang dilakukan. 5. Performance Management Performance management diperlukan untuk memastikan setiap karyawan mendapatkan pelatihan untuk melakukan pekerjaan dengan baik sesuai dengan target perusahaan. Performance management ini dapt meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan itu sendiri. Selain itu juga dapat mendukung pencapaian sasaran perusahaan dengan cara merinci tujuan-tujuan yang akan dilakukan, mengelola Appraisal dan membuat Compensation Adjustment. 6. Compensation Setelah dilakukan peningkatan kinerja dalam Performance Management, disusunlah kompensasi untuk tiap karyawan berdasarkan kinerja mereka masing-masing dalam mendukung perusahaan untuk mencapai sasaran bisnisnya. Dalam mysap ERP HCM, compensation dibagi dalam tiga kategori yaitu Fixed, Variable, dan Long-Term Incentives.

6 91 7. Learning Siklus terakhir adalah Learning Solution yang dilakukan dengan Training untuk karyawan. Proses Training and Event Management dimulai dari: Pembuatan business event preparation yang mengatur tentang jadwal, lokasi diadakannya event, dan seluruh sumber daya yang diperlukan untuk mengandakan training. Selain itu juga membuat business event groups dan event types yang akan digunakan sebagai dasar dalam pembuatan business event catalog. Pembuatan business event catalog. Day-to-day activities yang berisi cara booking untuk karyawan internal maupun eksternal, seperti book, prebook, replace, dan cancel. recurring activities yang meliputi aktivitas-aktivitas tertentu yang dilakukan secara periodic, seperti follow up events Fitur-Fitur MySAP ERP HCM Fitur yang dibahas adalah fitur-fitur mysap ERP HCM yang terkait dengan ruang lingkup, yaitu Recruitment, Payroll, dan Training.

7 92 Tabel 4.1 Fitur mysap ERP HCM untuk Recruitment RECRUITMENT Fitur Fungsi Fitur Keterangan Vacancy Untuk merepresentasikan kebutuhan tenaga kerja dalam suatu perusahaan. Vacancy terdiri dari posisi - posisi yang harus diisi dan digunakan yang merepresentasikan kebutuhan tenaga kerja pada suatu perusahaan. Advertisements Untuk melakukan publikasi atau periklanan dari satu atau lebih lowongan pekerjaan suatu perusahaan. Advertisement dapat dibuat dalam Recruitment dan Advertisement dapat terintegerasi dengan sebuah aplikasi yang Two-Level Concept of Data Recording Digunakan untuk mengklasifikasikan data pelamar yang masuk. memungkinkan para pelamar merespon dengan cepat iklan lowongan tersebut. Data yang dimasukkan pada level pertama adalah basic data seperti nama, alamat, dan posisi kerja yang ditempati. Sedangkan data 92

8 93 Short Profile Applicant Group Applicant Range Applicant Actions Digunakan untuk membuat data pelamar yang disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk mengklasifikasikan pelamar sesuai dengan tipe kontrak kerja yang dimiliki tiap pelamar. Untuk mengklasifikasikan pelamar sesuai dengan hierarki atau kriteria fungsional. Untuk menggambarkan prosedurprosedur apa saja yang dapat dilakukan untuk seorang pelamar. pada level kedua adalah tentang kualifikasi pelamar, latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja sebelumnya. Short profile ini bersifat tidak baku dan dapat digunakan sesuai info yang diperlukan. Karyawan yang memiliki beberapa jenis kontrak kerja seperti kontrak kerja permanen, sementara, freelancer, dan lain-lain. Klasifikasi hierarki seperti excecutive employees, salaried employees, specialists, dan lain-lain. Sedangkan klasifikasi fungsional seperti coorporate management, administration, dan lain-lain. Applicant actions meliputi: Prosedur entry data seperti initial entry of basic data dan additional 93

9 94 Applicant Status Untuk menetapkan status pada pelamar kerja agar dapat diketahui apakah nantinya pelamar tersebut dapat diterima atau tidak. data. Prosedur yang nantinya akan merubah status keseluruhan dari pelamar, seperti reject applicant. Status tersebut dibagi menjadi dua: Overall Status adalah status yang mengindikasikan apakah seorang pelamar sudah melewati paling tidak satu tahapan dalam prosedur yang ditentukan (seperti processing atau On Hold) atau sudah melewati seluruh tahapan (rejected atau to be hired). Status of Vacancy Assignment yang digunakan untuk seorang pelamar pada lowongan kerja tertentu. Jika pelamar memiliki lebih dari satu 94

10 95 Applicant Search Manager s Desktop Digunakan untuk melihat data pelamar dalam suatu periode tertentu berdasarkan kualifikasi pelamar tersebut. Untuk memungkinkan para manajer dalam mengontrol serta memantau proses penyeleksian pelamar. vacancy assignment, maka harus mempunyai vacancy assignment status masing-masing. Kualifikasi pelamar dapat juga dicari dalam qualification catalog. Adanya link antara Recruitment dan Manager s Desktop memungkinkan lini manajer untuk ikut serta dalam proses penyeleksian pelamar. Manajer dapat menggunakan fungsi ini untuk membuat keputusan bagi pelamar dan merepresentasikan mereka secara langsung dalam Manager s Desktop. 95

11 96 Applicant Activities Applicant Correspondence Untuk memastikan bahwa setiap prosedur yang ada dalam applicant action telah dicatat dan direncanakan dengan baik. Untuk membuat surat persetujuan bagi pelamar setelah fitur Applicant Activities dijalankan. Applicant Activities adalah tahapan administratif ketika para pelamar telah melewati beberapa prosedur yang telah ditentukan. Applicant activities dapat dibuat berdasarkan applicant action. Ketika applicant activities dibuat, maka secara otomatis sistem akan mencetak standard letter untuk korespondensi pelamar. Dalam standar sistem ini, korespondensi untuk pelamar menggunakan standard texts dalam Microsoft Word dan SAPscript. Surat ini dapat dibuat sekaligus untuk beberapa pelamar, ataupun satu pelamar. Automatic Contract Untuk membuat kontrak secara otomatis dengan pelamar yang diterima kerja. Kontrak kerja ini dapat dibuat berdasarkan applicant correspondence yang telah dibuat 96

12 97 Generation Personnel Action Mail Invitation to Interview Untuk hiring karyawan, dimana satu orang karyawan memiliki beberapa infotypes yang datanya harus diisi. Digunakan untuk melakukan panggilan wawancara kerja untuk pelamar. sebelumnya. Infotypes yang dibutuhkan seperti: Actions (0000) Personal Data (0002), Organizational Assignment (0001), Addresses (0006), Planned Working Time (0007), Basic Pay (0008), Bank Details (0009), Absence Quotas (2006) Sistem akan membuat Mail Invitation to Interview secara otomatis. 97

13 98 Tabel 4.2 Fitur mysap ERP HCM untuk Payroll PAYROLL Fitur Fungsi Fitur Keterangan Payroll Accounting Remuneration Calculation Payroll Area Digunakan untuk melakukan perhitungan atas pembayaran gaji untuk setiap karyawan. Digunakan untuk melakukan perhitungan atas elemen-elemen gaji para karyawan. Digunakan untuk mengklasifikasikan kelompok kelompok karyawan berdasarkan waktu proses penggajian mereka. Payroll accounting terdiri dari beberapa tahapan proses kerja seperti membuat hasil payroll dan remuneration statement, transfer gaji melalui bank dan mengecek payment. elemen-elemen gaji tersebut sudah dikurangi dengan pengurangan wajib dan sukarela yang nantinya akan dimasukkan dalam perhitungan payment. Payroll area juga menentukan tanggal pasti untuk dijalankannya payroll run. 98

14 99 Payroll Run Digunakan untuk melakukan pemrosesan gaji setiap karyawan sesuai tanggal yang diinginkan. Selama payroll run dijalankan, melakukan perubahan didalam master data dan time data yang akan berpengaruh pada penggajian di Payroll Control Record Payroll Log Digunakan untuk membaca master data dan time data agar tidak terjadi perubahan pada data-data tersebut. Digunakan untuk melihat informasi yang lebih mendetil dari proses penggajian. masa lalu dan di masa mendatang tidak diperbolehkan. Digunakan untuk mengontrol agar tidak terjadi perubahan dalam master data dan time data. Payroll run tidak dapat dijalankan ketika sedang ada pemeliharaan master data yang tentunya akan menyebabkan gaji yang diproses tidak akurat. Payroll log memiliki tabel yang berupa daftar isi di dalam bentuk tree structure. Kita dapat mengakses dan melihat informasi yang lebih mendetil dan spesifik dari struktur tersebut. Header yang dibuat sangat mendetil 99

15 100 Payroll Status Remuneration Statement Management Requested Digunakan sebagai indikator bila terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji. Digunakan untuk memberikan gambaran dengan jelas mengenai seluruh payment dan pengurangannya. Digunakan untuk memenuhi keinginan manajemen jika ingin menampilkan data memungkinkan kita untuk mencari adanya kesalahan dan memberikan navigasi dalam catatan informasi. Selama payroll run, sistem akan memeriksa apakah ada kesalahan data ataupun data yang masih kurang dalam master data dan time data. Payroll run akan berjalan dengan baik apabila tidak terdapat satupun kesalahan per karyawan. Payroll status ini berfungsi sebagai payroll administrator untuk setiap individu karyawan. Remuneration statement biasanya dibuat setelah payroll run dan sebelum gaji ditransfer melalui bank. Setelah proses utama dalam penggajian (payroll run, remuneration statement dan 100

16 101 Statistics secara statistik. transfer gaji karyawan) selesai, aktivitas ini dijalankan guna memenuhi keinginan manajemen untuk menampilkan data secara statistik. Tabel 4.3 Fitur mysap ERP HCM untuk Training TRAINING Fitur Fungsi Fitur Keterangan Business Event Preparation Business Event Catalog Untuk mendukung perencanaan persiapan training jauh sebelum sebuah training dilaksanakan. Digunakan untuk membuat business event dates yang direncanakan untuk Persiapan ini meliputi adanya pemeliharaan dan pembuatan seluruh master data yang akan diakses ketika kita membuat Business Event Catalog. Data tersebut seperti jadwal waktu yang ditentukan, lokasi diadakannya event, dan seluruh sumber daya yang diperlukan. Kita dapat membuat event date secara individu dengan atau tanpa sumber daya dan juga 101

17 102 business event types. beberapa event date berdasarkan waktu dari Day-to-Day Activities Digunakan untuk memilih jenis-jenis menu untuk proses booking dalam kegiatan training. permintaan yang ada. Day-to-Day Activities digunakan ketika akan memulai proses booking untuk peserta training internal maupun eksternal, prebook attendance, replace, rebook attendance, dan cancel. Dynamic Menus Digunakan sebagai menu yang secara lengkap dapat memfasilitasi kemudahan dalam pengoperasian sistem dalam Training and Event Management. Ketujuh Dynamic Menus itu adalah : the master data menu, the attendance menu, the business event menu, the information menu, the planning menu, the resource menu, dan the Extended Search Digunakan untuk mencari objek yang ada di dalam struktur dynamic menu. tool menu. Contoh objek tersebut adalah attendee (peserta). Ketika sistem telah menemukan objek yang dicari, root object yang bersangkutang akan mendrill-down objek yang telah ditemukan. 102

18 103 Business Event Group Business Event Type Digunakan untuk menggelompokkan beberapa business event types yang mempunyai kesamaan karakteristik atau berada didalam satu subyek yang berkaitan. Digunakan untuk merepresentasikan sebuah event yang akan dilaksanakan. Business event group digunakan semata-mata untuk tujuan struktural dan dapat mencakup beberapa level dalam satu heirarki. Tetapi dalam Business Event Type belum dijadwalkan pada satu tanggal yang spesifik. Business Event Digunakan untuk merepresentasikan sebuah event yang akan dilaksanakan dan sudah meliputi jadwal. Fungsinya hampir sama dengan business event type, tetapi business event ini lebih spesifik dan sudah dijadwalkan pada satu tanggal tertentu. Dynamic Business Event Menu Dynamic Planning Menu Digunakan untuk melakukan fungsi yang berkaitan dengan pembuatan dan perbaikan business events. Digunakan untuk melakukan perencanaan sebelum diadakannya business events. Fungsi dalam Dynamic Business Event Menu misalnya membatalkan, melakukan booking atau follow up sebuah business event. Kita dapat menggunakan fitur perencanaan ini ketika ingin membuat beberapa event dates secara bersamaan berdasarkan permintaan yang 103

19 104 Dynamic Attendance Menu Dalam Dynamic Attendance Menu, kita dapat melakukan semua fungsi yang berkaitan dengan aktivitas booking. ada. Fungsi perencanaan ini memungkinkan kita untuk merencanakan events sebanyak mungkin sesuai dalam periode waktu yang diberikan. Fungsi tersebut seperti prebook attendance yang digunakan ketika business event belum ada, replace booking ketika seorang peserta training diganti oleh orang lain, rebook yang merupakan proses lanjutan setelah prebook dan business event sudah ada dan cancel attendance ketika peserta tidak jadi ikut training. Attendee Types Digunakan untuk menentukan tipe peserta yang nantinya akan ikut dalam kegiatan training. Tipe-tipe tersebut meliputi: Person, User, External Person, Applicant, Contact Person, Organizational Unit, Customer dan Company. 104

20 105 Booking Priority Digunakan untuk menentukan apakah seorang peserta terdaftar dalam list atau waiting list. Pembatasan yang diberikan dalam booking priority meliputi: normal booking, essential booking, dan waiting list booking. Correspondence Berfungsi sebagai dokumen yang mencatat seluruh kegiatan dalam Training and Event Management. Dokumen ini berisi notifikasi untuk para peserta dalam kegiatan training, seperti konfirmasi kehadiran, pembatalan event, dan Ad Hoc Query Berfungsi untuk pembuatan laporan dalam kegiatan training. lain-lain. Fitur ini adalah sebuah sistem pelaporan yang sangat membantu dalam membuat laporan yang lebih fleksibel. Career And Untuk meningkatkan pengembangan Fungsi lainnya adalah untuk memastikan Succession profesional dari para karyawan dalam bahwa perusahaan tersebut memiliki jumlah Planning suatu perusahaan pegawai yang cukup untuk memenuhi posisi pekerjaan tertentu. Career Digunakan untuk mencari aktivitas kerja Career planning juga dapat membantu Planning yang mendukung untuk seorang mengurangi tingkat pengunduran diri karyawan 105

21 106 Functionality Development Plans Development Plan Catalog Performance Management karyawan atau pelamar kerja serta mendorong pengembangan profesional dari para karyawan. Digunakan untuk melakukan penilaian atau pengukuran kinerja karyawan dalam suatu periode tertentu. Digunakan untuk membuat dan mengatur general development plan. Digunakan dalam manajemen sumber daya yang memungkinkan kita untuk melihat tujuan operasi dari para karyawan. dengan menunjukkan bahwa masih ada kesempatan kerja yang masih terbuka untuk mereka. Selain itu juga untuk membuat pengukuran pengembangan personil dalam: Trainee programs, Training courses, seminar, job rotation, dan lain-lain. Sebuah devepolment plan meliputi beberapa pengukuran pengembangan yang berurutan satu sama lain. Fitur ini dapat terdiri dari kedua hal yaitu development plan group dan development plans. Performance management ini dapat digunakan untuk memastikan bahwa semua karyawan mendapatkan pelatihan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan target perusahaan. 106

22 Analisis Fit/Gap Analisis fit/gap adalah sebuah metode yang bertujuan untuk menganalisis apakah sebuah aplikasi dapat memenuhi seluruh requirement atau kebutuhan yang ada di dalam suatu organisasi. Tahap analisis dalam metode fit/gap terdiri dari beberapa proses berikut: 1. Mengidentifikasi apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan yang didasarkan pada permasalahan yang terdapat di perusahaan tersebut. Masalah-masalah yang muncul bisa berasal dari proses bisnis ataupun dari sistem berjalan yang digunakan oleh perusahaan. 2. Menentukan kategori prioritas dari setiap kebutuhan. Kebutuhan dari permasalahan itu dapat dikategorikan menjadi High, Medium, dan low. Penentuan kategori ini dapat berdasarkan dari wawancara langsung kepada Manajer HRD PT.IMS atau bisa juga dilihat dari apakah kebutuhan itu dapat menciptakan sebuah solusi atas permasalahan yang ada ataupun bisa dilihat dari apakah kebutuhan itu merupakan proses bisnis utama yang ada di dalam sistem Human Resource yang sedang berjalan didalam perusahaan. Penjelasan dari setiap kategori High, Medium, dan low adalah sebagai berikut: High Kebutuhan yang dikategorikan High adalah jika kebutuhan tersebut sangat memberi banyak kontribusi dalam memecahkan permasalahan yang ada dalam perusahaan. Selain itu, kebutuhan juga merupakan proses bisnis utama yang sangat berperan penting

23 108 dalam proses inti perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnisnya. Medium Kebutuhan yang dikategorikan Medium adalah kebutuhan yang tidak terlalu berpengaruh dan tidak berkontribusi terlalu banyak dalam proses bisnis perusahaan. Low Kebutuhan yang dikategorikan low jika jika kebutuhan tersebut merupakan kebutuhan bisnis pendukung yang hanya sedikit ataupun tidak sama sekali berkontribusi dalam menyelesaikan masalah yang ada pada sistem Human Resource yang sedang berjalan. 3. Menentukan kategori pemenuhan kebutuhan yang dapat dipenuhi oleh mysap ERP HCM. Kategori pemenuhan kebutuhan ini dibagi menjadi tiga, yaitu Fit, Partial Fit, dan Gap: Fit (F) : jika mysap ERP HCM dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan sepenuhnya hanya dengan cara maintain kode-kode transaksi (T-code) dan dengan melakukan customizing serta konfigurasi. Partial Fit (P) : jika mysap ERP HCM dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan tetapi masih harus melakukan penyesuaian tertentu, seperti melakukan konfigurasi ABAP (Bahasa Pemrograman SAP).

24 109 Gap (G) : Jika mysap ERP HCM sama sekali tidak dapat kebutuhan yang diinginkan dengan melakukan strategi apapun. Berdasarkan kategori priotitas kebutuhan dan kategori pemenuhan kebutuhan oleh mysap ERP HCM, analisis fit/gap ini akan mengidentifasi setiap kebutuhan yang diajukan oleh PT. IMS, apakah termasuk kedalam kategori high, medium atau low dalam prioritas kebutuhan dan apakah termasuk dalam kategori fit, partial fit, atau gap dalam pemenuhan kebutuhan. Analisis tersebut akan dijelaskan dalam tabel berikut:

25 110 Tabel 4.4 Analisis Fit/Gap Perekrutan No. Aktivitas Kondisi Kebutuhan Rank F/G Fitur Keterangan 1. Pemasangan Belum ada Iklan lowongan perlu untuk H F Advertisement Advertisement dalam Iklan integrasi antara saling terintegerasi dengan mysap ERP HCM iklan dan aplikasi aplikasi perekrutan agar dapat dibuat dalam perekrutan. penerimaan pelamar berjalan Recruitment. Semua lebih efektif. informasi iklan dapat dievaluasi memonitor dari untuk efektivitas periklanan lowongan pekerjaan. 2. Pengisian Pelamar isi form Perlu untuk disediakan satu H P Two-Level Pelamar dapat mengisi Data pelamar dan sistem berbasis web yang Concept of data langsung secara Pelamar diinput Bag. langsung mendata pelamar. Data online jika fitur ini Perekrutan Recording terhubung dengan web. 110

26 Tes Masih melalui Proses pemanggilan L F Mail Sistem dalam mysap Wawancara telepon. otomatis untuk wawancara Invitation to ERP HCM akan secara dengan cara yang efektif. Interview otomatis membuat applicant activity seperti Mail Invitation to Interview untuk pelamar. 4. Masih diseleksi Ada satu sistem yang H F Profile Profile Matchup secara bertahap langsung dapat Matchup berguna untuk di bagian yang membutuhkan. membandingkan kebutuhan posisi dengan kualifikasi yang dimiliki. membandingkan kualifikasi yang cocok untuk sebuah posisi. 5. Pembuatan Bag. Project Data tentang diterimanya H F Work dapat dibuat melalui Surat Management seorang pelamar dapat Conracts Recruitment atau Kontrak harus menunggu mendorong pembuatan surat melalui Applicant hasil tertulis kontrak secara otomatis. Activites: Work 111

27 112 wawancara pelamar. Contract Applicant Correspondence. atau 6. Pembuatan Hasil Laporan Diperlukan suatu aplikasi M F Manager,s integerasi antara Laporan bisa dilihat per yang dapat memungkinkan desktop Recruitment dengan Perekrutan periode. manajer untuk melihat dan Manager,s desktop memantau perkembangan yang memungkinkan dari proses perekrutan. manajer untuk dapat ikut serta secara langsung dalam proses perekrutan. Penggajian No. Aktivitas Kondisi Kebutuhan Rank F/G Fitur Keterangan 7. Pengolahan Bag. Finance Bagian Finance perlu untuk H F Payroll Integerasi itu meliputi Gaji menunggu form terintegerasi dengan Bagian Accounting penggajian dengan yang diperlukan Admin dan Bagian Project master data dan time 112

28 113 dari bagian lain. Management untuk dapat melihat data masa kontrak dan absensi karyawan data yang untuk melihat data karyawan dan kehadirannya. dengan cepat. 8. Data payment Data yang ada dalam L F Payroll Log Payroll Log dalam hanya berisi Payment harus sangat mysap ERP HCM informasi umum. mendetil dengan tampilan yang mudah dilihat. memiliki sebuah tabel berisi daftar yang berbentuk tree 9. Belum ada fungsi Perlu adanya fungsi untuk structure yang lebih mendetil dan mudah dilihat. M F Payroll Area Payroll Area yang mengelompokkan karyawan digunakan untuk mengelompokkan berdasarkan tanggal menentukan tanggal tanggal gaji penerimaan gaji mereka proses penggajian yang 113

29 114 karyawan. untuk mengurangi kesalahan berbeda-beda. pengiriman gaji. 10. Karyawan Setiap karyawan eksternal L P Employee Self Dengan Employee Self eksternal tidak dapat melihat data tentang Service Service hanya dapat melihat data apa yang menjadi karyawan internal yang gaji mereka. pengurangan dalam gaji secara langsung dapat mereka. melihat data gaji mereka. 11. Pengolahan Tidak ada data Data remunerasi karyawan H F Remuneration Fitur ini digunakan Payment lengkap tentang harus secara otomatis Calculation untuk menghitung apa remunerasi terdaftar dengan lengkap dan saja yang yang karyawan. akurat karena terkait dengan termasuk payments dan perhitungan gaji. deductions. 12. Transfer Pengecekan Diperlukan proses H F Remuneration Fitur ini membantu Gaji umum hanya pengecekan yang akurat Statement perusahaan untuk dilakukan oleh untuk gaji karyawan yang secara tidak langsung 114

30 115 Bag. Payroll. akan ditransfer. melakukan pengecekan gaji, karena remuneration statement dibuat sebelum gaji ditransfer melalui bank. 13. Pembuatan Tidak bisa Laporan Penggajian lebih M F Period- Fitur ini untuk Laporan ditampilkan baik bisa ditampilkan secara Independent membuat data secara Penggajian dalam bentuk statistik bila dibutuhkan oleh statistik tentang payroll statistik. manajer. yang telah dilakukan. Training No Aktivitas Kondisi Kebutuhan Rank F/G Fitur Keterangan 14 Kesepakatan Belum ada sistem Bagian Training perlu untuk H F Integration Training and Event Training sama sekali untuk terintegerasi dengan Bagian between other Management memiliki proses training. Project Management terkait application integerasi dengan dengan kesepakatan training components. aplikasi-aplikasi lain 115

31 116 dengan klien, juga yang memfasilitasi terintegerasi dengan Bagian pertukaran data antar Admin terkait dengan tiap bagian secara absensi training. langsung. 15 Pembuatan Belum ada sistem Daftar Training harus dibuat M F Business Fitur ini memfasilitasi Daftar sama sekali untuk dengan mendetil terkait Event pembuatan daftar Training proses training. dengan sumber daya apa saja Preparation training yang berisi yang dibutuhkan untuk segala sumber daya perencanaan kegiatan yang diperlukan training. dengan sangat mendetil sebelum dilakukannya kegiatan training agar training dapat terencana dengan baik. 16 Pembuatan Belum ada sistem Adanya proses untuk H F Day-To-Day Fitur Day-To-Day Jadwal sama sekali untuk menentukan cara melakukan Activities Activities dalam 116

32 117 Training proses training. booking para trainee dalam Dynamic Attendance suatu kegiatan training. Menu yang memiliki beberapa jenis cara untuk proses booking, yaitu Book, Prebook, Replace, Rebook dan Cancel. 17 Belum ada sistem Diperlukan fungsi H F Booking Booking Priority dapat sama sekali untuk bagaimana cara untuk Priority digunakan untuk proses training. menentukan prioritas memfasilitasi adanya booking seorang karyawan untuk ikut serta dalam training. prioritas dalam booking seorang trainee, apakah dia termasuk dalam Booking Priority jenis Normal, Essential atau Waiting list. 117

33 Pelaksanaan Belum ada sistem Diperlukannya integerasi H F Integration Memungkinkan untuk Training sama sekali untuk dengan pencatatan absesi with Time dilakukannya proses training. karyawan yang mengikuti Management customizing antara training, sehingga tidak perlu Bagian Training lagi mengisi form absensi. dengan Bagian Admin agar data tentang Attendance dan Absence dapat secara otomatis masuk dalam time data. 19 Penilaian Belum ada sistem Diperlukan adanya M P Development Fitur ini dapat Hasil sama sekali untuk pemantauan atas penilaian Plans dilakukan dengan cara Training proses training. kinerja karyawan eksternal customizing khusus selama bekerja di perusahaan untuk karyawan klien. eksternal. 20 Pembuatan Laporan Training Laporan Training yang M F Ad Hoc Query Dapat menggunakan 118

34 119 Laporan hanya dibuat mendetil, berisi data tentang Ad Hoc Query untuk Training secara umum saja kehadiran trainee, alat pelaporan Training setelah pelaksanaan training, dan yang sangat membantu pelaksanaan semua sumber daya yang dalam mendefinisikan training. diperlukan untuk kegiatan sebuah laporan yang training. fleksibel. 119

35 120 Berdasarkan tabel fit/gap, dapat diketahui bahwa total jumlah kebutuhan yang dimiliki oleh PT. IMS dalam ruang lingkup perekrutan, penggajian dan training sebanyak 20 kebutuhan. Diantara kebutuhan-kebutuhan tersebut, 11 kebutuhan dikategorikan High, 6 kebutuhan dikategorikan Medium dan sisanya sebanyak 3 kebutuhan dikategorikan Low. Penentuan kebutuhan dan kategori prioritasnya didapatkan dari hasil wawancara dengan Manager HR PT. IMS. Berikut ini adalah tabel dari hasil analisis fit/gap: Tabel 4.5 Hasil Analisis fit/gap Prioritas Jumlah Fit Partial Gap Kebutuhan Kebutuhan Fit High (H) Medium (M) Low (L) Total Selain dijelaskan dalam tabel hasil analisis seperti diatas, dibuat juga tabel persentase untuk menggambarkan hasil analisis fit/gap dalam bentuk persen. Persentase tersebut dijelaskan dalam tabel berikut: Tabel 4.6 Persentase Fit/Gap Untuk Setiap Prioritas Kebutuhan Prioritas Kebutuhan Fit Partial Fit Gap High (H) 100% 0% 0% Medium (M) 83% 17% 0% Low (L) 67% 33% 0%

36 121 Sedangkan untuk dapat mengetahui persentase keseluruhan Modul HCM dalam memenuhi kebutuhan perusahaan dijelaskan dalam tabel berikut: Tabel 4.7 Persentase Fit/Gap HCM Untuk Seluruh Kebutuhan Fit Partial Fit Gap HCM 90% 10% 0% Berdasarkan tabel 4.7 diatas, dapat diketahui persentase dari setiap kategori pemenuhan kebutuhan; fit, partial fit atau gap. Terlepas dari kategori prioritas apakah kebutuhan tersebut high, medium atau low, dapat dilihat bahwa Modul HCM Fit untuk 90% kebutuhan PT. IMS. 4.3 Analisis Biaya Manfaat Modul HCM Analisis Biaya Modul HCM Untuk dapat mengimplementasikan modul HCM diperlukan perkiraan biaya untuk pembelian semua aspek yang diperlukan, yaitu biaya pengembangan seperti biaya perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat jaringan serta biaya operasional dari modul HCM. Rician biaya-biaya tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: 1. Perangkat Keras Database Server Application Server

37 122 Tabel 4.8 Biaya Pengadaan Server Spesifikasi Server IBM X3650-M2 Kuantitas 2 server Biaya Rp Total Biaya Rp Perangkat Jaringan Switch Tabel 4.9 Biaya Pengadaan Switch Spesifikasi switch Linksys-Cisco SRW port Kuantitas 1 server Biaya Rp Total Biaya Rp Router Tabel 4.10 Biaya Pengadaan Router Spesifikasi Router Cisco2801-AC-IP Kuantitas 1 router

38 123 Biaya $ x 8640 Total Biaya Rp Perangkat Lunak (License) Perangkat lunak (license) untuk MSS dan ESS yang diperlukan untuk implementasi HCM akan dihitung berdasarkan kuantitas per orang yang akan menggunakan modul tersebut. License untuk HCM terdiri dari beberapa license type yang dijelaskan sebagai berikut ($1 per 8 Juni 2011 = Rp 8640,00) : a. SAP ERP User Developer User = $ x 8640 = Rp b. HCM Manager Self Service $ 580 x 1 x 8640 = Rp Employee Self Service $ 55 x 52 x 8640 = Rp c. Payroll SAP Payroll = $ $ x 8640 = Rp TOTAL Biaya License = Rp

39 Biaya Operasional Jika modul HCM ini digunakan, akan ada biaya operasional yang merupakan beban yang harus ditanggung dalam mengoperasikan modul HCM. Biaya operasional tersebut dihitung untuk per tahun dari Annual Maintenance sebesar 22% dari total keseluruhan biaya license, yaitu 22% dari Rp = Rp Tabel 4.11 Biaya Operasional Modul HCM Tahun I II Biaya operasional Rp Rp per tahun Analisis Manfaat Modul HCM Biaya pengembangan yang nantinya akan dikeluarkan oleh perusahaan selayaknya memiliki manfaat yang memberikan kontribusi untuk perusahaan. Oleh karena itu, sebelum pihak manajemen mengambil keputusan mengenai implementasi SAP HCM ini, mereka perlu untuk tahu manfaat apa saja yang akan didapatkan dari biaya investasi yang akan mereka keluarkan. Manfaat yang akan didapatkan akan dikelompokkan menjadi dua, yaitu tangible benefits dan intangible benefits. Tangible benefit tidak akan dijelaskan dalam bentuk kuantitatif. Kedua jenis benefit ini akan dijelaskan dalam bentuk data kualitatif berupa penjelasan-penjelasan yang deskriptif.

40 125 Tangible Benefit 1. Proses Perekrutan Semakin Cepat Perekrutan karyawan eksternal menjadi lebih cepat karena dengan modul HCM proses awal sampai akhir perekrutan berjalan secara berturut-turut dan memungkinkan Bagian Perekrutan untuk tidak lagi memasukkan data berkali-kali dalam setiap aktivitas perekrutan. 2. Penghematan kertas Kertas menjadi sesuatu yang tidak terlalu dibutuhkan ketika suatu sistem bisa mengintegerasikan satu bagian dengan bagian lain sehingga proses pencetakan atau fotokopi yang menggunakan banyak kertas dapat dikurangi. Mengurangi segala bentuk data yang masih bersifat paper-based dapat meningkatkan kualitas kerja perusahaan. 3. Peningkatan karyawan eksternal Pada PT. IMS yang bergerak dalam bidang outsourcing, tentu sangat mengharapkan pengelolaan karyawan eksternal yang lebih banyak lagi untuk disalurkan karena salah satu benefit dari HCM ini adalah mempercepat proses perekrutan karyawan. 4. Penghematan uang lembur

41 126 Dengan SAP HCM, karyawan internal akan bekerja dengan lebih produktif sehingga perusahaan pun akan lebih menghemat uang lembur untuk karyawan internal yang sebelumnya bekerja tanpa dukungan sistem yang cukup untuk mengelola data dengan lebih cepat. 5. Pengurangan karyawan internal Pada PT. IMS, jika mengimplementasikan SAP HCM ini akan dapat mengurangi jumlah karyawan internalnya. Karena jika satu orang karyawan internal di satu bagian saja sudah bisa bekerja lebih produktif dengan HCM, maka tidak akan memerlukan terlalu banyak karyawan internal. 6. Peningkatan pendapatan Dengan meningkatnya jumlah pertumbuhan karyawan eksternal yang disalurkan PT. IMS (poin ke-2), maka secara otomatis akan meningkatkan jumlah pendapatan yang didapatkan dari klien sehingga pendapatan akan lebih meningkat dari sebelumnya. Intangible Benefit 1. Peningkatan kepuasan klien Jika semua permintaan tenaga kerja dari klien dapat cepat diproses oleh PT. IMS melalui proses perekrutan dengan HCM, maka klien akan merasa puas

42 127 dan tidak menunggu terlalu lama untuk mengisi jobdesk di perusahaan mereka. 2. Efisiensi waktu Efisiensi waktu ini terkait pula dengan penghematan upah lembur dan juga efisiensi proses kerja yang dibutuhkan karyawan internal dalam penyaluran karyawan eksternal, dari mulai proses perekrutan sampai penggajian. 3. Peningkatan proses pengambilan keputusan Modul HCM ini akan mendukung proses pengambilan keputusan pihak manajemen dengan lebih efektif. Karena informasi yang didapatkan aken lebih real time. 4. Reputasi perusahaan menjadi lebih baik SAP HCM bukan hanya memberikan benefit dari segi internal perusahaan itu sendiri, tetapi juga benefit tentang bagaimana meningkatkan keunggulan kompetitif dengan perusahaan lain yang sejenis. 5. Penurunan tingkat error Informasi akurat yang dihasilkan dengan modul HCM akan sangat membantu perusahaan dalam mengurangi kesalahan-kesalahan yang belum akurat, misalnya kesalahan proses penggajian. 6. Peningkatan kualitas informasi

43 128 Kualitas informasi yang didapatkan di satu bagian tetap terjaga karena HCM memungkinkan integrasi antara bagian-bagian yang saling terkait, sehingga pengiriman informasi tersebut menjadi lebih cepat dan akurat.

44 Perbandingan Analisis Biaya HRIS dan Modul HCM Untuk dapat memberi gambaran berapa persentase dari struktur biaya HCM dibandingkan dengan biaya sistem berjalan, kita membandingkan biaya yang dikeluarkan ketika mengimplementasikan sistem lama (HRIS) dan biaya untuk implementasi sistem baru (HCM). Dalam tabel dibawah ini akan dibandingkan total rincian biaya investasi awal & biaya operasional dari HRIS dan HCM serta persentase selisih biaya HCM dari biaya aplikasi sistem yang sedang berjalan. Tabel 4.12 Perbandingan Biaya HRIS dan HCM Jenis Biaya Alokasi Biaya HRIS (Rupiah) HCM (Rupiah) Persentase Selisih Investasi Awal Perangkat Keras (30,4%) Perangkat Jaringan ,4% Perangkat Lunak % (software/license) Total Investasi Awal ,1% Biaya Operasional Rata-rata biaya/thn (44,7%) 129

45 130 Berdasarkan Tabel 4.12 diatas, dapat diketahui total biaya investasi awal HCM lebih besar 23,1% dari biaya investasi awal HRIS. Sedangkan jika dilihat dari biaya operasional, justru biaya operasional HCM lebih kecil 44,7% dari ratarata biaya operasional HRIS setiap tahunnya. Gambaran ini menunjukkan bahwa HCM dapat sangat mengurangi biaya operasional PT. IMS setiap tahunnya. Dalam implementasi modul HCM, terdapat biaya tambahan yang harus dipenuhi yaitu biaya konsultan. Berikut ini adalah tabel biaya konsultan yang dihitung dengan asumsi/perkiraan lamanya pemakaian jasa tenaga konsultan paling lama adalah sekitar 4 bulan. Tabel 4.13 Perhitungan Biaya Konsultan dan Staff TI Jenis Lama kerja Harga Harga Jumlah Konsultan (Hari) Konsultan ($) Konsultan (Rp) Harga (Rp) Senior /hari Consultant ABAP /hari Consultant BASIS /hari Consultant Staff TI 7 bulan /bulan (3 orang) Total Biaya Konsultan

46 131 Dari kedua tabel yang menjelaskan tentang biaya HCM (Tabel 4.12 dan Tabel 4.13), dapat disimpulkan perkiraan biaya untuk implementasi Modul HCM adalah sebagai Berikut: Tabel 4.14 Total Keseluruhan Biaya HCM Biaya Investasi Awal Perangkat Keras Rp Perangkat Jaringan Rp Perangkat Lunak / License Rp Biaya konsultan dan Staff TI Rp TOTAL Rp Rencana Implementasi Implementasi modul HCM ini hanya akan diimplementasikan di kantor pusat PT. IMS karena hubungan antara kantor pusat dan cabang adalah centralized database dimana semua kegiatan dan proses bisnis utama dan penyimpanan database dilakukan di kantor pusat. Sementara itu kantor cabang hanya berfungsi sebagai tempat untuk melaksanakan beberapa proses tertentu, seperti perekrutan yang perlu untuk dilakukan di kota lain selain Jakarta. Berikut ini adalah gambaran koneksi database antara kantor pusat dan kantor cabang:

47 132 Gambar 4.1 Koneksi Data Pusat dan Cabang Rencana implementasi Modul HCM ini akan disesuikan dengan tahapan atau fase-fase yang terdapat dalam ASAP (Accelerated SAP), yang terdiri dari: 1. Project Preparation 2. Business Blueprint 3. Realization 4. Final Preparation 5. Go Live and Support Setiap fase dari rencana implementasi ini memiliki aktivitasnya masingmasing, yang memiliki durasi yang berbeda-beda untuk pelaksanaannya.

48 133 Keseluruhan rencana implementasi Modul HCM pada PT. IMS ini diperkirakan akan memakan waktu selama kurang lebih tujuh bulan. Untuk dapat mengetahui apa saja aktivitas dari setiap fase tersebut akan dijelaskan dalam gambar berikut:

49 134 Gambar 4.2 Gantt Chart 134

50 Hasil Akhir Dari Kelayakan Modul HCM Beberapa aspek studi kelayakan yang telah dijelaskan sebelumnya memiliki hasil yang menjadi pertimbangan perusahaan. Aspek yang dijelaskan disini adalah studi kelayakan operasional, biaya yang perlu dikeluarkan untuk implementasi Modul HCM serta beberapa manfaat yang akan didapatkan, dan terakhir adalan rencana impelementasi Modul HCM. Semua aspek ini dianggap perusahaan sudah cukup untuk memberikan pertimbangan kepada mereka dalam menentukan standar kelayakan yang nantinya akan digunakan untuk mengetahui apakah Modul HCM ini benar-benar layak atau tidak untuk diimplementasikan pada PT. IMS. Ketiga aspek tersebut akan dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut: 1. Studi Kelayakan Operasional Studi kelayakan operasional yang dianalisis dengan metode fit/gap ini memperoleh hasil sebesar 90% fit, 10% partial fit dan 0% gap. Secara umum dapat dilihat bahwa sebanyak 90% Modul HCM mampu memenuhi kebutuhan yang dimiliki PT. IMS. Standar PT. IMS untuk aspek operasional ini adalah sebesar 70%. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Modul HCM layak dalam aspek operasional karena persentase keseluruhan HCM (90%) telah melebihi standar yang diinginkan perusahaan (70%). 2. Analisis Biaya dan Manfaat Dalam analisis biaya yang telah dijelaskan sebelumnya (4.3.1), kita dapat mengetahui keseluruhan biaya yang dibutuhkan untuk implementasi HCM. Struktur biaya tersebut terdiri dari Biaya Investasi

51 136 Awal dalam Tabel 4.12 dan Total Biaya Konsultan dalam Tabel Total biaya yang dibutuhkan untuk implementasi Modul HCM (Tabel 4.14) adalah sebesar Rp Jumlah biaya ini adalah total biaya yang juga disetujui oleh PT. IMS. Biaya ini memang cukup besar, tetapi PT. IMS mempertimbangkan juga pengurangan biaya operasional yang didapatkan jika mengimplemtasiikan modul HCM ini akan sangat signifikan dibandingkan dengan biaya operasional ketika menggunakan HRIS. Selain pertimbangan biaya operasional ini, PT. IMS juga mempertimbangkan banyaknya manfaat (benefit) lain yang akan diperoleh (4.3.2). 3. Rencana Implementasi Berdasarkan perkiraan rencana implementasi yang telah dibuat sebelumnya (Gambar 4.1), dapat diketahui bahwa keseluruhan fase yang akan dijalankan dalam implementasi memakan waktu selama kurang lebih 194 hari. Sedangkan, standar PT. IMS dalam aspek waktu implementasi adalah tidak lebih dari satu tahun. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa waktu perkiraan rencana implementasi ini dapat diterima oleh PT. IMS.