Tata Kelola Dokumen Telkom University Direktorat Sistem Informasi Telkom University

Transkripsi

1 Tata Kelola Dokumen Telkom University Direktorat Sistem Informasi Telkom University

2 APLIKASI SISTEM INFORMASI TERPADU UNIVERSITAS TELKOM (IGRACIAS) SISTEM INFORMASI AKADEMIK SISTEM INFORMASI NON-AKADEMIK SISTEM INFORMASI PENDUKUNG Registrasi mahasiswa baru Manajemen rencana kerja Manajemen situs web institusi Registrasi pengambilan mata kuliah Manajemen rencana anggaran Administrasi konten situs web Perwalian Pemetaan rencana kerja dan anggaran Manajemen framework sistem Kartu studi mahasiswa Pembangkit tagihan biaya pendidikan Manajemen basis data terpadu Penjadwalan perkuliahan Pembayaran biaya pendidikan Manajemen akun single-sign on Pemetaan dosen dan pengajaran Kuitansi dan historikal pembayaran Sistem keamanan one-time access token Penjadwalan ujian Manajemen financial dan keuangan Pesan singkat (SMS) dan Manajemen perkuliahan Administrasi utang dan piutang Repository Manajemen praktikum Manajemen struktur organisasi Notifikasi sistem Manajemen survei akademik Pemetaan lokasi kerja Dashboard institusi Administrasi akademik Pemetaan posisi dan jabatan Dashboard personal Manajemen nilai Pemetaan home base dosen Transkrip aktivitas kemahasiswaan Kartu studi mahasiswa Manajemen data master pegawai E-learning Transkrip akademik Manajemen lowongan pekerjaan E-library Manajemen data master akademik Rekrutasi pegawai E-journal Manajemen kemahasiswaan Manajemen penggajian Blog personal Pelaporan data akademik Administrasi cuti Sistem Manajemen Dokumen Manajemen data mahasiswa Perencanaan jenjang karir pegawai Komunitas online Manajemen kurikulum dan mata kuliah Perencanaan studi lanjut pegawai Forum diskusi Perkuliahan non-regular Manajemen portofolio pegawai Multimedia streaming Perkuliahan semester pendek Manajemen logistic Jejaring social Sidang akademik dan yudisium Manajemen rumah tangga Helpdesk dan layanan stakeholders Wisuda dan kelulusan Manajemen data relasi, pihak terkait Manajemen aset teknologi informasi Manajemen data alumni Manajemen aset Pemantauan jaringan dan trafik Historikal data akademik Pengadaan barang dan jasa Pemantauan layanan sistem informasi Ijazah Penelitian Ilmiah dan Pengabdian Masyarakat Proses bisnis pendukung lainnya Manajemen data EPSBED Layanan Karier, profiling mahasiswa dan alumni Webservice pelaporan PDPT Manajemen survey Sinkronisasi antar subsistem terpisah Tracer study Proses bisnis akademik lainnya Perencanaan strategi pemasaran Kerja sama dengan pihak eksternal Pengembangan institusi dan bahasa

3 Aplikasi Document Management System (DMS) Aplikasi DMS merupakan aplikasi yang berfungsi untuk mengatur dan menyimpan berbagai jenis dokumen.

4 Tujuan Aplikasi DMS Menyediakan Sistem Manajemen Dokumen yang terintegrasi dengan igracias melalui Single Sign-On. Membantu mempermudah alur Pengajuan dokumen dari unit atau fakultas ke pimpinan. Mempermudah Pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara efisien dan efisien. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari faktor-faktor eksternal maupun internal yang tidak diinginkan.

5 Fokus Aplikasi DMS Pembuatan dokumen Pendistribusian dokumen mutu institusi dan dokumen rekaman Penyimpanan (storage) file/dokumen

6 Jenis Dokumen yang Dikelola Aplikasi DMS Dokumen Internal Kebijakan Pedoman Prosedur Form Instruksi Kerja Dokumen Eksternal Dokumen Institusi Dokumen Rekaman Surat Keputusan Disposisi Nota Dinas Surat Masuk Surat Keluar Notulensi Rapat

7 User Aplikasi DMS Administrator Petugas Pengendali Dokumen Sekretariat Pimpinan

8 Peta Situs (User: Administrator) Daftar Surat Keputusan List Decree Proses Pengesahan SK Ongoing Decree Pembuatan Surat Keputusan (SK) Add Decree Upload Surat Keputusan (SK) Upload Decree Buat Surat Keputusan (SK) Drafting Decree Hasil Upload Surat Keputusan (SK) Uploaded Decree Document Surat Keputusan Decree Admin e-dms Buat Dokumen Create Document Daftar Dokumen Document List Tambah Dokumen Input New Document Upload Dokumen Upload Document Semua Dokumen Milik All Document Dokumen Terdistribusi Distribution Document Dokumen Dalam Proses Ongoing Document Laporan Surat Keputusan (SK) Decree Report Laporan Jumlah Surat Keputusan (SK) Decree Number Report Laporan Dokumen Rekaman Recoord Report 3 Dokumen Lain-lain Other Document Dokumen Ekternal External Document Dokumen Institusi Institusi Document Tambah Surat Masuk Add New Incoming Mail Tambah Surat Keluar Add New Outgoing Mail Surat Masuk Incoming Mail Surat Keluar Outgoing Mail Nota Dinas Official Memorandum Daftar Nota Dinas List Official Memorandum Draft Nota Dinas Draft Official Memorandum Daftar Disposisi List Disposition Daftar Disposisi Terkirim List Sent Disposition Disposisi Disposition 9 Nota Dinas Terkirim Sent Official Memorandum Tambah Nota Dinas Add New Official Memorandum Pembuatan Disposisi Baru Create New Disposition Tambah Dokumen Institusi Input New Institution Document Daftar Dokumen Institusi Institution Document List Dokumen Institusi Institution Document 10 5 Notulensi Rapat Meeting Notilen Tambah Notulensi Rapat Input New Meeting Notilen Daftar Notulensi Rapat Meeting Notilen List

9 Peta Situs (User: Petugas Pengendali Dokumen) Petugas Pengendali Dokumen Tambah Dokumen Input New Document Buat Dokumen Create Document 1 2 Daftar Dokumen Document List Semua Dokumen Milik All Document Dokumen Terdistribusi Distribution Document Upload Dokumen Upload Document Dokumen Dalam Proses Ongoing Document 3 Dokumen Lain-lain Other Document Dokumen Ekternal External Document Dokumen Institusi Institution Document

10 Peta Situs (User: Sekretariat Pimpinan) Daftar Surat Keputusan List Decree Proses Pengesahan SK Ongoing Decree Pembuatan Surat Keputusan (SK) Add Decree Upload Surat Keputusan (SK) Upload Decree Buat Surat Keputusan (SK) Drafting Decree Hasil Upload Surat Keputusan (SK) Uploaded Decree Document Laporan Surat Keputusan (SK) Decree Report User Sekertariat Pimpinan Surat Keputusan Decree Nota Dinas Official Memorandum Surat Masuk Incoming Mail Surat Keluar Outgoing Mail Nota Dinas Terkirim Sent Official Memorandum Daftar Nota Dinas List Official Memorandum Draft Nota Dinas Draft Official Memorandum Tambah Nota Dinas Add New Official Memorandum Tambah Surat Masuk Add New Incoming Mail Tambah Surat Keluar Add New Outgoing Mail Laporan Jumlah Surat Keputusan (SK) Decree Number Report Laporan Dokumen Rekaman Recoord Report Daftar Disposisi List Disposition Daftar Disposisi Terkirim List Sent Disposition Pembuatan Disposisi Baru Create New Disposition Disposisi Disposition Notulensi Rapat Meeting Notilen Dokumen Institusi Institution Document Tambah Notulensi Rapat Input New Meeting Notilen Daftar Notulensi Rapat Meeting Notilen List Tambah Dokumen Institusi Input New Institution Document Daftar Dokumen Institusi Institution Document List

11 Tampilan Login (User: Administrator)

12 Tampilan Form Pengisian untuk Drafting Dokumen Drafting Dokumen by Application Form Isian Detail Dokumen (Input data detail dokument) Form Isian Konten Dokumen (Input data content dokument)

13 Tampilan Form Pengisian untuk Pengiriman Dokumen View Tahapan Proses Pengajuan Dokumen Mutu Icon View Dokumen Detail Icon View Evaluasi Dokumen

14 Tampilan Form Pengisian untuk Pengiriman Dokumen (2)

15 Tampilan Form Pengisian untuk Upload Surat Keputusan

16 Tampilan Form Pengisian untuk Pembuatan Surat Keputusan (Drafting Dokumen)

17 Aplikasi Manajemen Penelitian Ilmiah dan Pengabdian Masyarakat (PPM) Aplikasi Manajemen PPM dibangun untuk memudahkan PPM Universitas Telkom, sebagai motor penggerak dalam rangka mengembangkan dan meningkatkan mutu kegiatan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Universitas Telkom.

18 Tujuan Aplikasi Manajemen PPM Memudahkan PPM Universitas Telkom, sebagai pengelola kegiatan penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat, dalam melakukan monitoring dan manajemen kegiatan penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat Melakukan otomasi proses monitoring kegiatan penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh para peserta (peneliti/ pengadi); dan Memudahkan PPM Universitas Telkom dalam mengelola data penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat.

19 User Aplikasi Manajemen PPM Administrator Reviewer Participant

20 Peta Situs (User: Administrator) Home (Administrator) 1.1 Create Event 1 Event User Management 2 Evaluator View Event List File List Setting 3 4 Event Type Setting 3.1

21 Peta Situs (User: Reviewer) Home (Reviewer) Event 1 2 File List View Event List 1.1

22 Peta Situs (User: Participant) Home (Participant) Event 1 2 File List View Event List 1.1

23 Peta Situs (User: Participant) Home (Participant) Event 1 2 File List View Event List 1.1

24 Tampilan Halaman dan Proses Create Event

25 Tampilan Halaman View Events

26 Tampilan Halaman Proposal Detail

27 Aplikasi Manajemen Kepegawaian Aplikasi Manajemen Kepegawaian memfasilitasi bagian Human Resources Management serta para sumber daya manusia di Universitas Telkom dalam mendapatkan informasi-informasi maupun melakukan perubahan data pribadi yang menyangkut kepegawaian.

28 Tujuan Aplikasi Manajemen Kepegawaian Mempermudah Bagian HRM untuk mendapatkan informasi terbaru terkait dengan sumber daya manusia yang ada di Universitas Telkom besera lembaga yang ada di bawahnya, yaitu data kepegawaian. Menyediakan mekanisme interaksi baru yang efektif antara bagian HRM dengan para pegawai untuk melakukan setiap perubahan. Memberikan informasi akurat berkaitan dengan pendataan SDM yang meliputi struktur kepegawaian, deskripsi kerja(per unit) maupun historikal kepegawaian Mengefektifkan kinerja dan performansi Bagian HRM dalam mengelola informasi terkait dengan penggunaan sumber daya manusia Universitas Telkom beserta institusi yang ada di bawahnya. Mempermudah Bagian HRM pada khususnya untuk mengelola dan melaporkan struktur kepegawaian maupun historikal kepegawaian.

29 User Aplikasi Manajemen Kepegawaian Bagian SDM Pegawai

30 Peta Situs (User: Bagian SDM) Beranda Data Pegawai Statistik Pegawai Tambah Pegawai Ubah Data Pegawai Lihat Detail Data Pegawai Tambah Pegawai dari Calon Pegawai Non-Aktifkan Pegawai Detail Pegawai Pendidikan Keluarga Pengajuan Cuti Pelatihan Penghargaan Riwayat Kesehatan Riwayat SPMD Pegawai Dokumen Jabatan Fungsional Akademik Kenaikan Tingkat Riwayat Jabatan Struktural Riwayat Status Pegawai

31 Peta Situs (User: Pegawai)

32 Tampilan Halaman Lihat Pegawai

33 Tampilan Halaman Tambah Pegawai (1)

34 Tampilan Halaman Tambah Pegawai (2)

35 Tampilan Halaman Detail Pegawai

36 Tampilan Halaman Ubah Data Pegawai

37 Tampilan Halaman Cetak Data Pegawai

38 Tampilan Halaman Cetak Daftar Pegawai

39 Aplikasi Repository Aplikasi Repository merupakan aplikasi yang berfungsi untuk menyimpan semua dokumen karya ilmiah yang dihasilkan oleh civitas akademik Universitas Telkom.

40 Tujuan Aplikasi Repository Mempermudah civitas akademik dalam mencari dan mengunduh dokumen karya ilmiah yang ada di Universitas Telkom, seperti penelitian, karya akhir, dll. Menyediakan repository digital untuk seluruh civitas akademik Universitas Telkom. Memberikan informasi akurat terkait seluruh dokumen karya ilmiah yang ada di Universitas Telkom.

41 User Aplikasi Repository Mahasiswa Dosen

42 Tampilan Dashboard Aplikasi Repository

43 Terima Kasih