BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN. PT. Optima Infocitra Universal didirikan pada tanggal 27 Mei 1995 di kota

Transkripsi

1 BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III.1. Sejarah Umum Perusahaan PT. Optima Infocitra Universal didirikan pada tanggal 27 Mei 1995 di kota Bandung berdasarkan Akte Pendirian No. 230 dihadapan notaris Tien Norman Lubis, SH. PT. Optima Infocitra Universal berkantor pusat di Jl. Cisitu Indah No. 5, Bandung, kantor operasionalnya terletak di Gedung Ariobimo Sentral Lt. 9, Jl. HR. Rasuna Said Kav. X-2 No. 5, Jakarta. Bidang keahlian utama PT. Optima Infocitra Universal adalah pengembangan perangkat lunak untuk Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) dan Sistem Informasi Geografis (Geographic Information System). Dengan didukung tenaga ahli profesional yang berpengalaman, memberikan layanan jasa solusi total, mulai dalam bidang studi, perancangan/desain, hingga implementasi dan pelatihan yang menunjang. Aktifitas penjualan produk dilakukan melalui 2 (dua) macam cara yaitu melalui salesman dan marketing (sales counter). Salesman bekerja dengan terjun langsung ke lapangan dan langsung mendatangi pelanggan lama maupun calon pelanggan baru untuk menawarkan produk, sedangkan marketing berada di kantor dan hanya menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon ataupun menerima pelanggan yang langsung datang ke kantor serta sebagai pendukung dari salesman.

2 Perusahaan telah dilengkapi dengan dokumen-dokumen sebagai berikut: 1. Surat Keterangan Domisili Perusahaan No. 01/DMC/2004, tanggal 6 Januari Surat Izin Tempat Usaha No. 536/Si/2655-PMD, tanggal 2 Agustus Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dengan No Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dengan No. 510/3-705-P.4/0014- DISINDAG/2002, tanggal 23 Juli Tanda Daftar Perusahaan No , tanggal 23 Juli Surat Izin Usaha Jasa Konstruksi No Keanggotaan KADIN No , tanggal 31 Desember Keanggotaan INKINDO No. 8861/P/0582.JB, tanggal 31 Desember Surat Keputusan Menteri Tenaga Kerja No. Kep 271/M/BW/PK/Migas/1998, tanggal 6 Agustus Seiring dengan perkembangan perusahaan, PT. Optima Infocitra Universal telah mengalamai beberapa kali perubahan baik terhadap susunan pemegang saham maupun anggaran dasarnya. Perubahan tersebut telah disahkan berdasarkan Akte Turunan No. 01, tanggal 17 April 2000 dihadapan notaris Listijaratih, SH. III.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan III.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan Setiap perusahaan pada dasarnya menginginkan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Maka untuk mewujudkan itu diperlukan struktur organisasi perusahaan karena struktur organisasi merupakan salah satu gambaran yang memperlihatkan aspek-aspek

3 penting dari suatu perusahaan yang mencakup wewenang dan tanggung jawab masingmasing fungsi dalam perusahaan. Setelah memiliki struktur organisasi dan uraian tugas yang secara jelas menunjukkan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan, masih dibutuhkan pula kemampuan pimpinan tertinggi guna mengembangkan rencana organisasi yang dapat mengelompokkan aktivitas-aktivitas dan membangun sistem hubungan pelaporan untuk mempertinggi kemampuan perusahaan. Melalui struktur organisasi yang baik, tugas yang digolongkan sedemikian rupa dapat dilaksanakan secara efisien, terarah dan terawasi serta hasilnya terkendali, dimana struktur organisasi tersebut akan memperlihatkan tugas, tanggung jawab wewenang tiap individu, hubungan dan posisi masing-masing individu agar tercipta suatu kerjasama yang baik antara setiap bagian dalam perusahaan tersebut. Berikut ini struktur organisasi yang menggambarkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pada PT. Optima Infocitra Universal:

4 STRUKTUR ORGANISASI PT. OPTIMA INFOCITRA UNIVERSAL Sumber: PT. Optima Infocitra Universal

5 III.2.2. Uraian Tugas PT. Optima Infocitra Universal Tujuan dalam pembagian fungsi dan tugas adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, ekonomis, dan efisien agar sasaran yang telah disusun oleh perusahaan dapat dicapai. Dari struktur organisasi yang ada pada PT. Optima Infocitra Universal, maka akan diuraikan tugasnya dan tanggungjawabnya sebagai berikut: 1) Komisaris Menetapkan kebijakan-kebijakan bagi perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Mengawasi serta memastikan bahwa kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan dijalankan oleh Direktur Utama sebagaimana mestinya. Mengangkat dan memberhentikan Direktur Utama. 2) Direktur Utama Memimpin, mengawasi dan mengevaluasi jalannya perusahaan secara keseluruhan. Memimpin rapat-rapat dalam menetapkan keputusan yang penting. Mewakili perusahaan didalam maupun diluar perusahaan. Menangani semua surat-surat yang berkaitan dengan Bank, Instansi Pemerintah dan lain-lain. Menandatangani/menentukan kontrak proyek.

6 Menerapkan tujuan, kebijakan, prosedur serta keputusan guna kelangsungan hidup perusahaan. Bertanggung jawab sepenuhnya untuk segala urusan yang berkaitan dengan perusahaan. Mengangkat dan memberhentikan karyawan. 3) Direktur Teknik Menetapkan kebijakan mengenai pengembangan produk. Membawahi manajer teknik divisi produk, project dan servis 4) Direktur Pemasaran Menetapkan kebijakan dan prosedur pemasaran produk. Menyusun perencanaan pemasaran. Merencanakan, mengkoordinir, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan penjualan. Meningkatkan penjualan melalui usaha promosi. Mempelajari kondisi pasar dan mengikuti perkembangan harga di pasaran. Bertanggungjawab atas tercapainya target omset penjualan 5) Direktur Keuangan Mengelola sumberdaya perusahaan terutama pada bidang keuangan perusahaan. Memastikan pelaporan keuangan yang sesuai dengan peraturan. Memiliki tanggung jawab yang sama dengan sesama anggota Direksi untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi seluruh karyawan.

7 6) Manajer Pelaksana Teknik Mengawasi mutu produk yang dihasilkan. Bertanggung jawab atas kerusakan-kerusakan teknis pada produk yang dihasilkan. 7) Marketing Membuat target penjualan bulanan/triwulan dan tahunan. Mencari pelanggan baru dan menerima pesanan dari pelanggan. Memfollow-up setiap permintaan dari pelanggan. Menentukan persetujuan kredit. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan. Membuat resume penjualan. 8) Salesman Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang. Menerima pesanan dari pelanggan. Membuat surat order jual berdasarkan pesanan. Mengambil keputusan dalam menentukan batas maksimal kredit untuk pelangan baru. Melakukan survey terhadap pelanggan baru untuk mempertimbangkan pemberian kredit. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

8 9) Manajer Keuangan Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan, serta bertanggung jawab terhadap semua laporan yang dikeluarkan. Mengkoordinasikan, dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan, realisasi dan pengawasannya. 10) Bagian Keuangan Mengatur keuangan perusahaan, mengawasi pemasukan dan pengeluaran kas. Memeriksa surat pengantar barang dan memberikan otorisasi kredit. Menyetorkan cek dan giro ke bank. 11) Bagian Administrasi Membuat surat order jual berdasarkan pesanan. Membuat surat pengantar barang berdasarkan surat order jual yang dibuat bagian salesman maupun bagian marketing (sales counter). Mencatat surat pengantar barang dalam buku surat jalan. Menginput pengeluaran barang yang dipesan dalam daftar stock barang.

9 III.3. Ketenagakerjaan Tenaga kerja yang ada di PT. Optima Infocitra Universal untuk kantor operasional di Jakarta terdiri dari karyawan tetap dan karyawan lepas (tidak tetap). Karyawan bertugas sebagai pelaksana agar perusahaan dapat menjalankan usahanya. Perusahaan mempunyai karyawan tetap sebanyak 57 orang yang terdiri dari tenaga ahli sebanyak 24 orang dan tenaga penunjang sebanyak 33 orang. Karyawan lepas (tidak tetap) sebanyak 10 orang yang seluruhnya adalah salesman. Karyawan bekerja selama lima hari dalam seminggu dimulai hari Senin sampai dengan hari Jum at. Jam kerja dimulai pada pukul sampai dengan pukul WIB diselingi dengan waktu istirahat pukul sampai dengan pukul WIB. PT. Optima Infocitra Universal memberi gaji karyawan setiap akhir bulan yaitu setiap tanggal 27 sesuai dengan jabatannya. Kompensasi lain yang diberikan perusahaan bagi karyawan tetap yaitu tunjangan kesehatan dan pemberian Tunjangan Hari Raya (THR). Karyawan lepas (tidak tetap) menerima kompensasi berupa bonus dari hasil penjualan, tunjangan transport dan tunjangan telekomunikasi. III.4. Kegiatan Operasional Perusahaan PT. Optima Infocitra Universal merupakan perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam bidang penyedia jasa solusi Teknologi Informasi. Lingkup pelayanan utama yang disediakan adalah solusi total dalam implementasi teknologi informasi, mencakup kegiatan studi, perencanaan, perancangan, pelaksanaan, pengelolaan, dan pemeliharaan perangkat lunak (software) untuk berbagai aplikasi, yang terintegrasi dan

10 sesuai dengan perangkat keras (hardware) dan jaringan (networking) komputer yang digunakan. 1) Konsultasi Teknologi Informasi (IT Consulting) Dengan pemahaman yang mendalam dalam bidang industri, kompetensi, dan metodologi yang sistematis, PT. Optima Infocitra Universal melayani konsultasi mengenai pengembangan dan pendayagunaan teknologi informasi bagi perusahaan/institusi. Layanan PT. Optima Infocitra Universal, meliputi perencanaan teknologi informasi dan pembuatan Blue Print, pemilihan perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan komputer yang sesuai dengan kebutuhan, survey dan audit implementasi teknologi informasi, serta dalam penerapan paket Enterprise Resource Planning (ERP) di perusahaan/institusi yang memerlukannya. 2) Pengembangan Aplikasi Perangkat Lunak (Software Application Development) Melayani solusi teknologi informasi, khususnya dalam pengembangan perangkat lunak yang menunjang kinerja manajemen perusahaan/institusi, menggunakan berbagai sistem operasi, perangkat lunak pengembangan sistem, dan database. Team pengembang aplikasi perangkat lunak PT. Optima Infocitra Universal menyediakan layanan dengan pendekatan yang komprehensif untuk membantu klien membangun sistem manajemen yang andal dengan bantuan teknologi informasi. PT. Optima Infocitra Universal telah berpengalaman dalam pengembangan berbagai aplikasi perangkat lunak dalam berbagai platform dan sesuai dengan tuntutan kebutuhan klien. 3) Integrasi Sistem (System Integration) PT. Optima Infocitra Universal menyediakan layanan integrasi berbagai sistem yang ada diperusahaan/organisasi untuk memastikan bahwa sistem-sistem tersebut dapat

11 saling berinteraksi dan berkomunikasi dengan baik dalam mendukung kegiatan perusahaan/organisasi. 4) Pengelolaan Teknologi Informasi Perusahaan (IT Outsourcing) Layanan ini diberikan kepada klien yang menginginkan manfaat dari teknologi informasi tanpa harus berinvestasi banyak dalam penyediaan teknologi dan sumber daya manusia yang mengelolanya. Dengan layanan ini, klien dapat memfokuskan kegiatannya pada bisnis inti, sementara dukungan teknologi informasi dikembangkan dan dipelihara oleh PT. Optima Infocitra Universal. PT. Optima Infocitra Universal selain memiliki kompetensi dalam pengembangan sistem aplikasi dari pemeliharaannya, juga dalam pengelolaan jaringan dan pusat data. 5) Perangkat Lunak Berlisensi dan Penyedia Perangkat Keras (Original Packaged Software and Hardware Provider) Melayani penyediaan perangkat lunak (original software) untuk operating System, Database, dan Application Software seperti UNIX, Microsoft, ORACLE, ArcView, ArcInfo, MapInfo, dan lain-lain. Juga menyediakan perangkat keras (hardware) dan jaringan (networking) Komputer yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, khususnya yang terkait dan dibutuhkan dalam tahap implementasi sistem. III.5. Bidang Usaha Perusahaan PT. Optima Infocitra Universal melaksanakan kegiatan Penelitian dan Pengembangan (Research & Development) dalam rekayasa perangkat lunak dan dari kegiatan tersebut dihasilkan produk perangkat lunak yang siap digunakan. Beberapa diantara produk yang telah dihasilkan antara lain:

12 e-hospital Optima-Medics (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) Optima-Image (Sistem Informasi Data Medis Digital) Optima-Medinet (Sistem Informasi Jaringan Medis) e-government Optima-UP2T (Sistem Informasi Unit Perijinan dan Pelayanan Terpadu) Optima-SIEDA (Sistem Informasi Eksekutif Daerah) Optima-SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian) Optima-SIKEUDA (Sistem Informasi Keuangan Daerah) Cross Industry Optima-eFinance (Sistem Informasi Keuangan Terintegrasi) Optima-Secura (Sistem Pengamanan Perangkat Lunak) Oil, Gas, Energy, Transportation, Distribution Optima-SPBU (Sistem Informasi SPBU) Optima-FUDMIS (Sistem Informasi Manajemen Distribusi Bahan Bakar) Optima-FLEMIS (Sistem Informasi Manajemen Kendaraan) III.6. Prosedur Operasional Penjualan Produk PT. Optima Infocitra Universal Berikut ini prosedur penjualan produk yang dilakukan oleh PT. Optima Infocitra Universal, baik yang dilakukan oleh salesman maupun oleh marketing (sales counter):

13 1. Prosedur Penerimaan Pesanan Dalam proses penjualan terdapat dua macam prosedur pesanan penjualan, yaitu prosedur pesanan penjualan melalui bagian salesman dan prosedur pesanan penjualan melalui marketing sekaligus sebagai sales counter. Sebelum penerimaan pesanan, salesman melakukan kegiatan pemasaran produk sebagai berikut: Salesman melakukan penawaran aplikasi produk kepada pelanggan, kemudian memberikan brosur dan proposal marketing. Dalam kegiatan ini salesman mengisi form data prospek (Frm MKT-001) yang menjelaskan tentang kepada siapa brosur dan proposal marketing diberikan. Jika pelanggan tertarik untuk mengetahui lebih lanjut penjelasan mengenai produk yang ditawarkan, maka salesman melakukan jadwal tindak lanjut untuk memberikan penjelasan produk pada pelanggan. Dalam kegiatan ini salesman mengisi form tindak lanjut (Frm MKT-002). Kedua form ini diserahkan kebagian marketing untuk dilakukan analisa prospek terhadap penawaran produk kepelanggan (Frm MKT-003), analisa prospek ini tidak dicetak. Setelah dilakukan penjelasan produk, salesman melakukan penawaran demo produk. Apabila pelanggan setuju, salesman membuat janji untuk melakukan demo produk. Dalam kegiatan ini salesman melakukan presentasi dan demonstrasi tentang produk yang ditawarkan dibantu oleh staff teknisi produk. Salesman mengisi formulir presentasi (Frm MKT-006) dan formulir demonstrasi (Frm MKT-007) yang akan diberikan kepada bagian marketing guna melaporkan kegiatan yang telah dilakukan.

14 Untuk lebih meyakinkan pelanggan terhadap produk yang ditawarkan, maka salesman melakukan penawaran untuk uji coba produk. Biasanya uji coba produk ini berlangsung selama 3 bulan. Jika dalam uji coba produk, pelanggan tertarik untuk membeli produk maka dilakukan negosiasi harga antara salesman dan pihak pelanggan. Jika hasil negosiasi telah disepakati maka dilakukan proses penjualan lebih lanjut. Hasil negosiasi ini dilaporkan salesman kepada bagian marketing dengan menyerahkan form hasil negosiasi (Frm MKT-008). Adapun MAP pelaksanaan pemasaran produk adalah sebagai berikut:

15 MAP Pelaksanaan Pemasaran Produk Optima Sumber : PT. Optima Infocitra Universal

16 Kegiatan prosedur pesanan baik melalui salesman atau sales counter adalah sebagai berikut: Pesanan dilakukan dengan cara melalui pelanggan secara langsung atau menerima pesanan melalui telepon, atau fax. Bagian penerimaan pesanan (salesman/sales counter) membuat sales order 2 rangkap. Rangkap yang pertama untuk bagian administrasi dan rangkap kedua diarsip oleh salesman, sebagai bukti atas permintaan pesanan dari pelanggan. Bagian administrasi mengarsip sales order setelah sales order ditanda tangani oleh manajer keuangan. 2. Prosedur Persetujuan Kredit Prosedur persetujuan kredit diuraikan sebagai berikut: Berdasarkan sales order, salesman meminta persetujuan kredit kepada bagian marketing Menyerahkan sales order yang telah diotorisasi ke bagian administrasi untuk digunakan sebagai dasar pembuatan faktur penjualan, invoice dan surat tanda terima barang. Bila pelanggan tersebut pelanggan baru, maka pelanggan tersebut harus membayar secara cash on delivery. Jika pelanggan tersebut sudah beberapa kali memesan barang maka baru diberikan jangka waktu kredit dalam pembayarannya. 3. Prosedur Pengiriman Barang Urutan dari prosedur pengiriman barang adalah sebagai berikut:

17 Bagian administrasi mendistribusikan surat tanda terima barang kepada bagian teknik produk sebanyak 2 rangkap untuk ditandatangani kemudian menyiapkan barang berdasarkan surat pengantar barang. Berdasarkan surat pengantar barang, bagian teknik produk membuat berita acara dalam rangka instalasi produk, berita acara ini ditandatangani oleh manajer pelaksana. Setelah bagian teknik menyiapkan barang, salesman beserta bagian teknik produk akan mengirimkan barang kepada pelanggan, meminta cap dan tanda tangan pelanggan pada surat tanda terima barang dan berita acara dan menyerahkan lembar ke-1 kepada pelanggan dan lembar ke-2 kepada bagian administrasi. Setelah barang dikirim, bagian administrasi mencatat informasi ke dalam buku surat tanda terima barang, meminta tanda tangan bagian keuangan pada buku surat tanda terima barang dan mengarsipkannya. 4. Prosedur Pembuatan Surat Tanda Terima Barang dan Faktur Prosedur pembuatan surat tanda terima barang dan faktur sebagai berikut: Pembuatan surat tanda terima barang dan invoice dilakukan oleh bagian administrasi berdasarkan sales order yang telah diotorisasi. Membuat surat tanda terima barang 2 rangkap dan invoice sebanyak 2 rangkap oleh bagian administrasi dan dibukukan kedalam buku penjualan. Setelah diperiksa dan diotorisasi oleh direktur pemasaran surat tanda terima barang dan invoice tersebut didistribusikan sebagai berikut:

18 a. Surat tanda terima barang: Rangkap ke-1 : Surat tanda terima barang ini diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pendukung pada saat penagihan. Surat tanda terima barang tersebut telah ditandatangani oleh pelanggan pada saat pengiriman. Surat tanda terima barang yang telah dibuat harus ditandatangani pula oleh salesman. Rangkap ke-2: Digunakan sebagai arsip oleh bagian administrasi. b. Invoice Rangkap ke-1: Diotorisasi terlebih dahulu oleh manajer keuangan, setelah diotorisasi diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pelengkap pada saat penagihan. Rangkap ke-2: Didistribusikan sebagai arsip oleh bagian administrasi. Invoice ini diarsipkan bersamaan dengan surat tanda terima barang. 5. Prosedur Pencatatan Piutang Prosedur pencatatan piutang sebagai berikut: Sebelum surat tanda terima barang dan invoice diserahkan kepada pelanggan, bagian keuangan memeriksa ketepatan perhitungan, kelengkapan dan keabsahan pada invoice. Apabila sudah benar dan tepat, maka dokumen tersebut diberikan kepada petugas penagihan yang dalam hal ini bisa juga dilakukan oleh salesman yang akan diserahkan kepada pelanggan.

19 Menyerahkan laporan penjualan ke direktur pemasaran. 6. Prosedur Penagihan Piutang Urutan prosedur penagihan piutang adalah sebagai berikut: Setelah dokumen penjualan telah usai maka petugas penagihan menyerahkan invoice kepada pelanggan. Petugas penagihan menerima tanda terima atas penyerahan invoice tersebut sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima dokumen atas pembeliannya. Tanda terima tersebut diarsip oleh petugas penagihan sampai jatuh tempo. Jika sudah jatuh tempo pelanggan belum bisa membayar maka pelanggan harus memberitahukan keterlambatan pembayarannya kepada petugas penagihan yang selanjutnya akan diinformasikan lebih lanjut ke bagian keuangan. Apabila pelanggan tidak juga memenuhi kewajibannya maka dilakukan upaya hukum. Adapun flowchart proses penagihan ke pelanggan adalah sebagai berikut:

20 Flowchart Proses Penagihan ke Pelanggan Sumber: PT. Optima Infocitra Universal