BAB 3 OBJEK/DESAIN PENELITIAN. PT. Valindo Global didirikan pada Juni 2010 yang berkedudukan di BSD City,

Transkripsi

1 BAB 3 OBJEK/DESAIN PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian Sejarah Singkat PT. Valindo Global didirikan pada Juni 2010 yang berkedudukan di BSD City, menempati lahan seluas 200 meter persegi. Diantaranya jasa yang dilayani sendiri adalah Packing, Logistic, Warehouse, Shipping, Custom Clearance dan Sea & Air Freight Forwarder. PT. Valindo Global bergerak dalam bidang jasa (pengiriman barang). Perusahaan ini berlokasi di Jl. Plaza Cordoba Blok I No.9 Sector XIV 4 Nusaloka BSD City Serpong Tangerang, no. telepon: , fax: , valindoglobal@ymail.com Visi dan Misi Visi dari PT. Valindo Global yaitu menjadi perusahaan terkemuka dalam jasa pengiriman barang (ekspedisi) di Indonesia. Misi dari PT. Valindo Global adalah memprioritaskan dan saling menguntungkan antara para pemangku kepentingan dan memberikaan pelayanan yang terbaik serta terus meningkatkan inovasi dalam kualitas jasa Tujuan PT. Valindo Global Tujuan perusahaan ini dibentuk adalah : 1. Meningkatkan reputasi perusahaan Reputasi perusahaan yang baik di mata masyarakat khususnya konsumen merupakan keuntungan yang sangat besar, artinya perusahaan tersebut 21

2 mendapat kepercayaan sebagai perusahaan yang mampu memberikan kontribusi yang baik. Dan hal itu adalah nilai tambah bagi perusahaan. 2. Mengadakan ekspansi (perluasan) Setelah perusahaan berhasil memikat hati konsumen dan dapat meningkatkan penjualan, buka berarti usaha perusahaan cukup sampai disini, tetapi dalam hal ini perusahaan harus dapat mengembangkan usahanya agar dapat meningkatkan baik dalam aktivitas perusahaan maupun dalam pencapaian laba perusahaan. 3. Pencapaian laba yang maksimal Tentu tidak dipungkiri lagi bahwa tujuan utama perusahaan adalah mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Semakin besar keuntungan yang diperoleh maka semakin besar pula kekayaan perusahaan yang diperoleh dengan begitu jaminan masa depan akan lebih terlihat dalam perusahaan Bidang Usaha PT. Valindo Global adalah perusahaan swasta dalam bentuk hukum perseroan terbatas (PT) yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman barang (ekspedisi). Jasa - Jasa Adapun berbagai jasa yang ditawarkan oleh PT. Valindo Global : 1. Packing Packing adalah serangkaian membungkus atau menutupi hasil produksi dengan pembungkus atau penutup yang memenuhi persyaratan produksi. Tujuan packing adalah untuk melindungi hasil produk dari keadaan luar 22

3 serta mempermudah pengangkutan atau pengiriman barang produksi tersebut. 2. Logistic Logistic adalah proses perencanaan, pelaksaan dan pengendalian yang efisien dan efektif biaya dari alur penyimpanan bahan baku, material dalam proses, barang jadi dan informasi yang terkait dimulai dari sumbernya sampai pada tempat pemakaian dengan tujuan kebutuhan konsumen. Dengan pengelolaan logisric yang baik maka akan menjamin adanya jenis barang dan jasa yang tepat; dalam jumlah yang tepat; dari sumber yang tepat; pada waktu yang tepat; untuk pelanggan yang tepat. 3. Warehouse Warehouse atau pergudangan berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan konsumen. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan. 23

4 4. Shipping Shipping atau pelayaran adalah proses secara fisik dari pengiriman barang atau muatan via darat, laut dan udara. Tapi bisa juga berarti pergerakkan suatu objek dengan sebuah kapal. Secara garis besar perusahaan shipping adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pengiriman barang baik melalui udara, darat dan laut. Biasanya pengiriman barang ini dilakukan secara containerize yaitu barang yang akan dikirim dimasukkan ke dalam container. Atau bisa juga secara breakbulk atau barang hanya diletakkan begitu saja didalam kapal. 5. Custom Clearance Custom Clearance adalah Jasa pengurusan dokumen dan barang export dari mulai stuffing barang, penyiapan dokumen, sampai barang dikapalkan dan sampai tiba dipelabuhan tujuan. Service Item : - Menyiapkan dokumen export, Packing List, Invoice, Karantina dan dokumen eksport lainnya yang diperlukan. - Mengurus pengajuan dokumen ke Bea Cukai sampai timbulnya PE. - Trucking dari gudang sampai ke pelabuhan dan pengurusan administrasi pelayaran. - Mengurus barang sampai tiba dipelabuhan tujuan. 6. Sea & Air Freight Forwarder Sea & Air Freight Forwarder adalah sebuah perusahaan yang menawarkan jasa dalam bidang keagenan yang mengurusi pengiriman dan penerimaan 24

5 barang Export dan Import melalui laut maupun udara. Freight Forwarder ini bisa dikatakan sebagai agent Shipping Agent / Carrier Struktur Organisasi PT. Valindo Global Struktur organisasi menunjukkan bagaimana bagian-bagian dalam organisasi di koordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi adalah penggambaran secra fisik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu organisasi. Organ dalam struktur organisasi PT. Valindo Global terdiri dari Rapat Umum Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Dewan Direksi. Adapun uraian tugas dari masing-masing bagian yang ada dalam struktur organisasi PT. Valindo Global adalah sebagai berikut : 1. Dewan Komisaris Dewan Komisaris dirangkap oleh Dewan Direksi Tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris sebagai berikut : a. Menetapkan arah dan tujuan perusahaan serta menyiapkan rencana pengembangan, rencana kerja dan anggaran tahunan perusahaan termasuk rencana-rencana lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. b. Mengawasi Manajer Pembelian, Manajer Penjualan, Manajer F&A dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. c. Mengadakan penilaian-penilaian terhadap kegiatan perusahaan dan prestasi kerja bawahannya secara berkala serta mengadakan perbaikan. d. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan kegiatan perushaan. 25

6 2. Dewan Direksi Dewan Direksi dipimpin oleh Direktur Utama yang merangkap sebagai Direktur yang membawahi hubungan manager. a. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manajer Pembelian sebagai berikut : 1) Merumuskan kebijakan pelaksanaan seluruh pembelian perusahaan 2) Merencanakan kegiatan pembelian sesuai dengan kebijakan perusahaan 3) Mengkoordinasikan pekerjaan bawahan agar bekerja secara optimal 4) Memeriksa, mempertimbangkan dan memutuskan permohonan pembelian barang sesuai dengan wewenang yang ditetapkan perusahan. b. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manajer Penjualan sebagai berikut : 1) Menyusun rencana promosi dan penjualan jasa-jasa perusahaan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan 2) Menganalisa perkembangan situasi dan harga di pasar dan mengadakan penyesuaian atas perubahan-perubahan yang terjadi dengan tidak menyimpang dari rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan 3) Menganalisis hasil penjualan dan membandingkan dengan rencana yang sudah ditetapkan untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan dan menyusun rencana dan program penjualan selanjutnya 26

7 4) Menindaklanjuti keluhan-keluhan pelanggan dan menyelasaikan masalah-masalah pelanggan. c. Manajer F&A Tugas dan tanggung jawab Manajer F&A adalah sebagai berikut : 1) Menyiapkan data-data keuangan perusahaan dan membuat anggaran keuangan perusahaan 2) Menjamin kelancaran penerimaan dan pengeluaran uang serta pengawasan fisik keuangan secara keseluruhan sesuai dengan ketentuan-ketentuan pokok perusahaan. 3) Menyetujui setiap penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan yang didukung oleh bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran uang yang sah 4) Menganalisa posisi saldo kas dan bank serta hutang-hutang perusahaan. d. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manajer Personalia adalah sebagai berikut : 1) Merumuskan, meyusun dan mengembangkan kebijakan, rencana dan program kerja untuk meningkatkan pelayanan dibidang personalia 2) Menyusun program pengembangan tenaga kerja dengan meyelenggarakan pendidikan dan pelatihan untuk menambah pengetahuan dan keterampilan pekerja serta mengadakan penilaian atas hasilnya 3) Mengawasi pelaksanaan pencarian, seleksi, penerimaan dan 27

8 penempatan karyawan pada bagian-bagian yang membutuhkannya 4) Mengadakan penilaian atas prestasi kerja bawahannya secara berkala e. Bagian Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Bagian Akuntansi adalah sebagai berikut : 1) Membantu Manajer F&A dalam mengurus hal-hal yang berhubungan dengan pembukuan dan perpajakan 2) Mengawasi penyelenggaraan catatan akuntasi dan pengarsipan dokumen-dokumen yang tertib dan teratur 3) Bertanggung jawab atas pelaksanaan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia 4) Membuat laporan yang berkaitan dengan akuntansi keuangan untuk diserahkan kepada Manajer F&A secara berkala dan ewaktu-waktu bilamana diperlukan 5) Mengawasi dan melakukan penerimaan dan pengeluaran uang kas dan surat-surat berharga serta mengadakan perhitungan fisik atas uang kas dan perusahaan secara berkala 6) Mengawasi dan memeriksa pelaksanaan kegiatan penagihan piutang dan administrasinya 7) Mengarsip surat masuk dan surat keluar f. Bagian Gudang Tugas dan tanggung jawab Bagian Gudang adalah sebagai berikut : 1) Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur penyediaan, 28

9 pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu. 2) Mengendalikan dan mengawasi barang pelanggan. g. Bagian Marketing Tugas dan tanggung jawab Bagian Marketing adalah sebagai berikut : 1) Memimpin kegiatan operasional sales dan marketing, termasuk eksekusi program sales/marketing untuk mencapai target perusahaan 2) Memimpin dan mengkoordinir semua aktivitas sales 3) Melakukan kegiatan-kegiatan yang menunjang penjualan 4) Mencari pelanggan baru h. Bagian Personalia Tugas dan tanggung jawab Bagian Personalia adalah sebagai berikut : 1) Mengurus pengangkatan, promosi, mutasi dan pemberhentian pekerja sesuai dengan wewenang yang ditetapkan perusahaan 2) Menjaga dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, cuti, training, dinas dan medical sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit 3) Mengawasi perhitungan dan pembayaran gaji kepada karyawan i. Bagian Penjualan Tugas dan tanggung jawab Bagian Penjualan adalah sebagai berikut : 1) Menerima Purchase Order dari pelanggan 29

10 2) Membuat dokumen Surat Jalan, Faktur Pajak, dan Invoice 3) Menjaga kelancaran penjualan, memperhatikan pesanan pelanggan 4) Memeriksa ketepatan dan kelengkapan dokumen, sebelum dan sesudah pengiriman barang. j. Bagian Pengiriman Tugas dan tanggung jawab Bagian Pengiriman adalah sebagai berikut : 1. Mengantarkan pesanan kepada pelanggan 2. Melakukan penagihan kepada pelanggan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Valindo Global Komisaris Direktur Utama Direktur Manajer 3. Pembelian Manajer Penjualan Manajer F&A Manajer Personalia Bagian Pengiriman Bagian Gudang Bagian Marketing Bagian Penjualan Bagian Akuntansi Bagian Personalia 30

11 3.1.6 Standar Operasional Perusahaan Prosedur Penerimaan Kas Dalam menjalankan fungsi penerimaan kas PT. Valindo Global menerapkan beberapa kebijakan yang harus dipatuhi. Kebijakan dalam hal ini mengenai peraturan atau seperangkat aturan yang mengarahkan tindakan-tindakan dalam aktivitas penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Kebijakan penjualan, piutang dan penerimaan kas tersebut antara lain : 1. Transaksi penjualan harus disertai dokumen-dokumen pendukung yang lengkap. 2. Setiap dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penjualan harus diotorisasi oleh pihak-pihak yang terkait dengan sistem dan prosedur penjualan. 3. Setiap potongan dan retur penjualan harus disetujui oleh Manajer Penjualan 4. Jatuh tempo untuk pelunasan piutang penjualan kredit adalah satu bulan 5. Penagihan piutang dilakukan maksimal pada saat jatuh tempo 1 bulan setelah pengiriman barang. 6. Untuk pembayaran melalui transfer / rekening bank diurus oleh Manajer F&A 7. Tidak terdapat batas jumlah / persyaratan kredit untuk setiap pelanggan. Prosedur penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT. Valindo Global adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Penerimaan Pesanan a. Pelanggan mengirimkan Purchase Order / Formulir Penawaran kepada perusahaan melalui fax yang diterima oleh bagian penjualan. b. Bagian penjualan mengirimkan kembali Formulir Penawaran melalui fax 31

12 dengan mencantumkan daftar harga atas jasa yang dipesan. Negosiasi harga dapat dilakukan pelanggan via telepon dengan bagian penjualan. c. Setelah mencapai kesepakatan, bagian penjualan mengirimkan Formulir Penawaran yang berisi daftar harga yang telah disepakati kedua belah pihak melalui fax yang telah diotorisasi oleh yang berwenang. 2. Prosedur Persetujuan Kredit a. Untuk pelanggan baru, perusahaan memiliki kebijakan berupa pembayaran tunai untuk transaksi dibawah satu juta, dan pembayaran kredit selama dua minggu untuk transaksi diatas satu juta. b. Tidak ada batas / persetujuan kredit untuk pelanggan lama. 3. Prosedur Pengecekan Persediaan a. Bagian penjualan menghubungi bagian gudang apakah armada untuk pengiriman barang sudah tersedia atau belum. b. Apabila armada tidak tersedia, bagian penjualan menghubungi bagian pembelian untuk melakukan penyediaan armada untuk memenuhi pesanan pelanggan tersebut. 4. Prosedur Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Pajak a. Setelah mendapatkan persetujuan dari Manajer F&A atas Purchase Order dan harga yang telah disepakati dan persediaan yang cukup, bagian penjualan membuat Surat Jalan dan Faktur Pajak b. Surat Jalan 1) Lembar 1: warna putih, untuk pelanggan dan diberikan pada saat 32

13 pelanggan telah melakukan pembayaran 2) Lembar 2: warna kuning, untuk pelanggan dan diberikan bersamaan dengan lembar 1. 3) Lembar 3: warna merah, disimpan bagian penjualan sebagai arsip 4) Lembar 4: warna biru, diberikan kepada pelanggan pada saat barang dikirim. SJ lembar 4 ini akan ditukar dengan SJ lembar 1 dan 2 pada saat pembayaran dilakukan, dan diserahkan ke bagian akuntansi. c. Faktur Pajak 1) Lembar 1: warna putih, diberikan kepada pelanggan dan ditagih pada saat pembayaran dilakukan yang kemudian diserahkan kebagian akuntansi untuk diproses lebih lanjut. 2) Lembar 2: warna merah, untuk kantor pajak 3) Lembar 3: warna kuning, diarsip oleh bagian penjualan 4) Warna hijau, diberikan ke Manajer F&A untuk arsip 5) Lembar 5: warna biru, diberikan ke Manajer F&A bersamaan dengan lembar 4 untuk arsip. 5. Prosedur Pengiriman Barang a. Bagian gudang menyiapkan armada dan memberikan barang, Surat Jalan dan Faktur Pajak ke bagian pengiriman. b. Bagian pengiriman mencocokkan barang yang akan dikirim dengan dokumen pendukung memastikan agar tidak terjadi kesalahan pengiriman. c. Bagian pengiriman mengirim barang berdasarkan Surat Jalan dan Faktur Pajak yang diserahkan oleh bagian gudang. 33

14 d. Pelanggan menandatangani Surat Jalan dan bagian pengiriman memberikan copy Surat Jalan lembar keempat warna biru dan Faktur Pajak lembar pertama (asli) warna putih ke pelanggan. 6. Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang a. Sebulan setelah pengiriman barang dilakukan, bagian akuntansi melakukan penagihan dengan menghubungi pelanggan via telepon dan membuat janji dengan pelanggan kapan pembayaran akan dilakukan b. Bagian penjualan membuat invoice/kwitansi 5 rangkap : 1) Lembar 1: warna putih, untuk pelanggan pada saat pelunasan untuk ditukar dengan tanda terima faktur dari pelanggan. 2) Lembar 2: warna kuning, untuk pelanggan. Diberikan bersamaan dengan lembar 1. 3) Lembar 3: warna merah, diberikan ke Manajer F&A untuk diarsip. 4) Lembar 4: warna hijau, diberikan ke bagian akuntansi untuk diproses lebih lanjut dan diarsip. 5) Lembar 5: warna biru, diberikan ke bagian akuntansi bersamaan dengan lembar 4. c. Pembayaran melalui rekening, dicek oleh Manajer F&A dan menyerahkan bukti transfer tersebut ke bagian akuntansi untuk mencocokan dengan invoice dan kartu piutang. d. Penagihan dilakukan oleh bagian pengiriman dengan membawa Surat Jalan lembar 1-2, Invoice lembar 1-2 untuk diberikan ke pelanggan dan menerima kembali copy faktur pajak dari pelanggan dan Surat Jalan lembar 4, yang kemudian diserahkan ke bagian akuntansi. 34

15 7. Prosedur Pencatatan Kas a. Bagian akuntansi membandingkan invoice dengan cek/giro, dan mencatat jumlah pembayaran tersebut di kartu piutang b. Bagian akuntansi membuat laporan bukti penerimaan kas dan menjurnal transaksi tersebut. c. Laporan bukti penerimaan kas dan cek/giro diserahkan ke Manajer F&A pada hari yang sama. Bagan alir dari penerimaan kas dapat dilihat pada Gambar

16 Gambar 3.2 Flowchart Siklus Penerimaan Kas PT. Valindo Global Pelanggan Penjualan Gudang Pengiriman Akuntansi Direktur 36

17 Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur pengeluaran kas pada PT. Valindo Global adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Pertama a. Bagian Pembelian membuat faktur pembayaran. Faktur Pembayaran dibuat 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada Bagian Pembayaran dan faktur kedua disimpan sebagai arsip. b. Faktur Pembayaran dibuat 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada Bagian Pembayaran dan faktur kedua disimpan sebagai arsip. 2. Prosedur Kedua a. Menerima faktur rangkap pertama dari Bagian Pembelian b. Bagian Pembayaran membuat Surat Pemeriksaan Pengeluaran Kas (SPKK) c. SPKK dibuat 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada Direktur. Rangkap kedua disimpan sebagai arsip oleh Bagian Pembayaran. 3. Prosedur Ketiga a. Direktur menerima SPKK dari bagian Pembayaran b. Direktur mengotorisasi SPKK tersebut c. Direktur mengirim kembali SPKK yang sudah diotorisasi ke bagian pemegang kas 4. Prosedur Keempat a. Bagian Pemegang Kas menerima SPKK yang telah diotorisasi Direktur 37

18 b. Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) sebanyak 3 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada Bagian Pembayaran beserta uang yang diminta. Rangkap kedua diberikan kepada Bagian Akuntansi. Rangkap ketiga disimpan sebagai arsip 5. Prosedur Kelima a. Bagian Pembayaran menerima Bukti Kas Keluar beserta sejumlah uang yang diminta b. Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kemudian membuat data pembayaran c. Data pembayaran kemudian diberikan kepada Bagian Pembelian d. Bagian Pembelian membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP). Surat Pelunasan Pembayaran dibuat 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada Bagian Pembayaran. Rangkap kedua disimpan sebagai arsip 6. Prosedur Keenam a. Bagian Pembayaran menerima SPP dari Bagian Pembelian b. Bagian Pembayaran membuat 2 rangkap Laporan Pembayaran (LP). Rangkap pertama diberikan kepada bagian akuntansi. Rangkap kedua disimpan sebagai arsip 7. Prosedur Ketujuh a. Bagian Akuntansi menerima Laporan Pembayaran (LP) dari Bagian Pembayaran 38

19 b. Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) mengacu pada Bukti Kas Keluar (BKK) dan Laporan Pembayaran (LP) c. Laporan Pengeluaran Kas dibuat 2 rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada Direktur. Rangkap kedua disimpan sebagai arsip d. Direktur menerima Laporan Pengeluaran Kas (LPK) 39

20 Bagan alir dari pengeluaran kas dapat dilihat pada Gambar 3.3 Pembelian Pembayaran Pemegang Kas Akuntansi Direktur 40

21 3.2 Desain Penelitian Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan cara: 1) Penelitian Lapangan (field research) Yaitu peninjauan yang dilaksanakan dengan mengadakan peninjauan langsung ke tempat terdapatnya masalah. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan data data yang diperlukan yang akurat dan relevan. Penelitian lapangan terdiri dari: 1. Penelitian Lapangan. Penelitian ini dilakukan dengan melihat langsung dan meminta datadata yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. Metode yang digunakan : a. Observasi. Penulis langsung melakukan penelitian pada bagian manajemen PT. Valindo Global. b. Wawancara Penulis melakukan wawancara kepada pihak pihak yang terkait dengan judul penelitian penulis c. Dokumentasi Penulis mengumpulkan data dan informasi yang dibutuhkan dari dokumen dan catatan administrasi perusahaan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran kas 41

22 2. Penelitian Kepustakaan. Penelitian ini dilakukan dengan membaca dan mengambil beberapa teori dari buku, dan beberapa jurnal yang berkaitan dengan pengendalian intternal yang diperlukan untuk penulisan skripsi ini. 42