BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT Dutaniaga Khatulistiwa adalah perusahaan yang bergerak dibidang distibutor dalam perdagangan plastik. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1989 dan beralamat di Jalan Jatinegara Timur IV 8-B Jakarta Sebelum menjadi Perseroan Terbatas (PT) perusahaan ini adalah sebuah toko kecil biasa yang merupakan usaha keluarga yang bergerak di bidang distributor plastik. Namun dari tahun ke tahun selalu mengalami peningkatan sehingga dari toko biasa meningkat menjadi agen meningkat menjadi dealer dan pada akhirnya menjadi PT sampai saat ini. Kegiatan utama dari perusahaan ini adalah menjual berbagai tipe kantong plastik seperti PP (PolyProplyn), PE (PolyEthelene), PET (polietilina Terefatalat). Dengan berkembangnya waktu dan omset perusahaan maka pada tahun 1997 dibangun kantor di alamat yang sama dengan menggunakan jaringan komputer untuk mendukung sistem perdagangan mereka. Perusahaan ini juga mempunyai cabang yang terletak di Bandung dengan cakupan wilayah pemasarannya meliputi Sukabumi sampai Cirebon. Sehingga penggunaan komputer menjadi hal yang penting bagi mereka untuk mempermudah perdagangan agar tidak terjadi keterlambatan pengiriman barang. 3

2 Struktur Organisasi Dewan Direksi Manajer Umum Divisi Pembelian Divisi Pemasaran Divisi Keuangan Divisi Akuntansi Divisi Umum dan Personalia Divisi IT Divisi Persediaan Pembelian Administrasi Pembelian Gudang Quality Control Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Peranan dan Tanggung Jawab Dewan Direksi 1. Bertanggung jawab dalam pengembangan dan pengolahan perusahaan.. Memimpin rapat umum. 3. Mempunyai hak melihat buku-buku dan surat-surat perusahaan, memeriksa keadaan kas untuk verifikasi atas kekayaan perusahaan. 4. Memeriksa laporan pertanggung jawaban dari manajer umum. Manajer Umum 1. Bertanggung jawab dalam membuat dan merancang strategi jangka pendek dan jangka panjang.

3 5. Bekerja sama dengan para manajer untuk menyusun visi, misi dan anggaran perusahaan untuk tahun mendatang. 3. Bertanggung jawab untuk menyusun laporan yang akan dilaporkan pada direksi. 4. Bertanggung jawab menyelenggarakan rapat koordinasi secara periodik. 5. Bertanggung jawab untuk melakukan penilaian atas kinerja seluruh manajer dan karyawan yang ada di dalam perusahaan. Divisi Pembelian 1. Bertanggung jawab dalam mengawasi dan melakukan kegiatan pembelian.. Bertanggung jawab menyetujui dan menandatangani Purchase Order (). 3. Bertanggung jawab untuk memonitor realisasi penerimaan barang. 4. Bertanggung jawab untuk membuat anggaran pembelian barang dagang periode tertentu. 5. Menentukan strategi pemasaran. Bagian Pembelian 1. Membuat harga pokok pembelian.. Membuat laba kotor penjualan. 3. Membuat Purchase Order (). 4. Membuat daftar barang kosong atau over (BKO) Bagian Administrasi Pembelian 1. Membuat nota pembelian barang.. Melakukan pembelian peralatan non dagang seperti AC. Divisi Pemasaran 1. Bertanggung jawab untuk menetapkan strategi dan promosi untuk mencapai target penjualan.

4 6. Membuat anggaran penjualan selama periode tertentu. 3. Mengadakan negosisasi dengan pelanggan mengenai harga jual, syarat pembayaran dan pengiriman barang. 4. Mengatur jadwal salesman dan memberikan pengarahan kepada salesman dalam strategi penjualan. 5. Bertanggung jawab dalam mencari pelanggan baru yang potensial. 6. Melakukan survei ke pasar agar memperoleh informasi secara up to date. Divisi Keuangan 1. Bekerjasama dengan manajer umum untuk menyusun kebijaksanaan yang berkaitan dengan pengelolaan dana perusahaan dan menyusun anggaran penerimaan.. Bertanggung jawab untuk membuat laporan atas semua penerimaan dan pengeluaran uang, cek, atau giro secara periodik. 3. Bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi kegiatan petty cash, cash, dan bank melalui sistem otorisasi atas seluruh bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank. 4. Bertanggung jawab menyusun rekonsiliasi antara buku bank perusahaan dengan R/K Bank. 5. Bertanggung jawab melakukan pengawasan atas seluruh transaksi perbankan termasuk tolakan kliring. Divisi Akuntansi 1. Bertanggung jawab untuk menyusun laporan keuangan dan mengecek kewajaran pencatatan dan penyajian setiap transaksi.

5 7. Bertanggung jawab memeriksa dan menyetujui setiap voucher transaksi dan bukti pendukungnya. 3. Bertanggung jawab memeriksa seluruh ketentuan perpajakan yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. 4. Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh staf akuntansi untuk dapat memproses penyusunan laporan keuangan secara tepat waktu. 5. Membina hubungan baik dengan pihak-pihak eksternal seperti debitur, kreditur, pajak dan lainnya. Divisi Umum dan Personalia 1. Bertanggung jawab terhadap kesejahteraan karyawan perusahaan.. Menjaga kerahasiaan data-data karyawan seperti daftar gaji dan sebagainya. 3. Bertanggung jawab untuk menyeleksi karyawan baru sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan perusahaan. 4. Memberikan pengarahan kepada karyawan baru agar dapat bekerja dengan baik. 5. Membuat laporan pajak dan laporan pengadaan inventaris kantor. 6. Memeriksa laporan rekapitulasi gaji karyawan dan laporan rekapitulasi cuti karyawan. Divisi IT (Hardware dan Software) 1. Bertanggung jawab melakukan pemeliharaan atas software dan hardware komputer.. Bertanggung jawab melakukan update atas utilities sistem perusahaan. 3. Melakukan pelatihan komputer kepada karyawan perusahaan. 4. Bertanggung jawab dalam membuat program komputer yang diperlukan oleh perusahaan.

6 8 5. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan penyimpanan data dalam file perusahaan. Divisi Persediaan 1. Bertanggung jawab untuk mengawasi stok tiap item atau kategori.. Mengatur dan memeriksa pengeluaran, penerimaan, dan tata letak penyimpanan barang di gudang. 3. Membuat memo permintaan barang kepada bagian pembelian melalui transfer data 4. Menerima Purchase Order () dari bagian pembelian. 5. Bertanggung jawab atas hasil pekerjaan dari staf gudang. Bagian Quality Control 1. Bertangung jawab melakukan pengecekan terhadap barang yang dibeli.. Bertanggung jawab untuk menjaga kualitas dari barang yang dibeli. Bagian Gudang 1. Bertanggung jawab atas pengeluaran barang.. Bertanggung jawab atas penerimaan barang Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Menjadi perusahaan distributor plastik yang terkemuka dan ternama dalam memberikan pelayanan yang optimal bagi kepuasan konsumen. Misi Perusahaan 1. Menjadi perusahaan distributor plastik yang mempunyai hubungan terbanyak dengan pabrik-pabrik di seluruh Indonesia.

7 9. Menjadi perusahaan distributor plastik yang mengutamakan pelayanan. 3. Menjadi perusahaan distributor plastik yang memiliki karyawan yang berkompeten dalam proses bisnis Tata Laksana Sistem Berjalan Bagian Pembelian Berdasarkan barang kosong dan over (BKO) yang dibuat bagian pembelian menjadi acuan manajer pembelian untuk memutuskan pembelian. Bagian pembelian membuat rangkap ke- yang disetujui oleh manajer pembelian. rangkap ke-1 diarsip oleh bagian pembelian, rangkap ke- diberikan kepada supplier. Untuk diotorisasi. Menerima rangkap ke- dari supplier dan menyerahkan ke bagian quality control untuk disesuaikan dengan faktur dan surat jalan pada saat barang tiba dari supplier. Mengarsip rangkap ke- yang dikembalikan oleh bagian quality control. Membuat Nota Pembelian Barang () rangkap berdasarkan faktur dan surat jalan dari quality control. Mengarsip rangkap ke-1, memberikan rangkap ke- kebagian akuntansi untuk disetujui. Membuat Nota Retur Pembelian (NRP) untuk supplier setelah konfirmasi retur dari gudang.

8 30 Bagian Quality Control Mengecek barang berdasarkan kesesuaian faktur dan surat jalan. Bila sesuai, barang masuk kegudang. Bila tidak sesuai, barang dikembalikan.. Mengembalikan, faktur dan surat jalan ke bagian pembelian. Bagian Gudang Menerima barang dari supplier yang telah di cek oleh bagian quality control. Menerima barang dari pelanggan untuk di retur ke supplier. Bagian Akuntansi Menyetujui dan menginput rangkap ke-. Memberikan rangkap ke- yang telah disetujui ke bagian keuangan. Menyetujui dan menginput Bukti Pengeluaran Kas (BPK) dari bagian keuangan. Mengembalikan BPK yang telah disetujui ke bagian keuangan. Bagian Keuangan Membuat Bukti Pengeluaran Kas (BPK) berdasarkan dari bagian akuntansi. Menerima BPK dari bagian akuntansi untuk di arsip.

9 Pembelian Mulai 3 4 Membuat Surat Jalan Faktur Konfirmasi Dari Gudang 1 Supplier Untuk disetujui N Membuat Buat NRP N Otorisasi Ya Tidak Selesai 1 NRP 1 5 Supplier 1 N N GAMBAR 3. Flowchart Bagian Pembelian

10 Quality Control Gudang 1 Terima Barang Barang dari Pelanggan utk di retur ke pemasok Faktur Surat Jalan Terima Barang Cek Barang & Bandingkan dgn, Faktur, Surat Jalan Otorisasi Barang Tidak Sesuai Surat Jalan Faktur Konfirma si ke Pembelian 4 Sesuai Supplier 3 GAMBAR 3.3 GAMBAR 3.4 Flowchart Bagian Quality Control Flowchart Bagian Gudang 3

11 Akuntansi Keuangan BPK BPK U tk disetujui Tanda Tangan Tanda Tangan BPK Buat BPK N BPK BPK Selesai BPK U tk disetujui GAMBAR 3.5 Flowchart Bagian Akuntansi GAMBAR 3.6 Flowchart Bagian Keuangan Keterangan : = Purchase Order = Nota Pembelian Barang NRP = Nota Retur Pembelian BPK = Bukti Pengeluaran Kas 33

12 Permasalahan Adapun masalah-masalah yang kami temukan pada sistem PT.DNK yaitu: 1. Form-form yang ada rangkapnya kurang memenuhi. Sehingga ada divisi di perusahaan yang tidak mengarsip atau menyimpan form tersebut.. Hubungan yang kurang kompak antara bagian persediaan dan bagian pembelian sehingga mengakibatkan sering terjadi datangnya barang yang berlebihan atau diluar batas daya tampung gudang. 3. Tidak ada sistem persediaan minimum maupun maximum stok di gudang Pemecahannya 1. Sebaiknya form dibuat lebih dari satu rangkap sehingga masing-masing bagian terkait dapat menerima form asli untuk di arsip. Dan jika ada kehilangan form pada satu bagian, yang lainnya memiliki rangkapannya sebagai bukti kepada supplier atau pelanggan.. Gudang seharusnya memberi surat permintaan pembelian, seberapa banyak suatu barang dibutuhkan sehingga tidak terjadi barang Over di gudang. 3. Menggunakan sistem perhitungan EOQ dan ROP pada bagian persediaan sehingga maximum dan minimum stok barang terkendali.