BAB II OPERASIONAL SISTEM APLIKASI

Transkripsi

1 BAB II OPERASIONAL SISTEM APLIKASI 2.1 APLIKASI GENERAL LEDGER Aplikasi General Ledger disini hanya bersifat muara dari transaksitransaksi yang terjadi di front office, yaitu melalui deposit application system. Walaupun demikian, sebagai suatu sub sistem dari sistem aplikasi terintegrasi, sistem aplikasi general ledger mempunyai fasilitas yang juga bisa diakses langsung dalam bentuk transaksi atau posting. Hal ini bisa dilakukan jika tidak ada aplikasi di front office yang berkaitan dengan pospos ledger atau sub ledger di neraca, misalnya untuk pencatatan terhadap pembelian aktiva tetap atau pembayaran gaji seandainya bank tersebut tidak memiliki aplikasi khusus mengenai pengelolaan aktiva tetap atau sistem penggajian (payroll). Dalam sebuah sistem yang bersifat full integrated banking system, pemasukkan transaksi langsung melalui sistem aplikasi general ledger umumnya tidak dilakukan, sehingga sistem ini hanya bersifat penampung yang membuat berbagai laporan-laporan yang terkait dengan aspek keuangan bank. 1. Program-Program Operasional Sistem aplikasi general ledger yang akan dijelaskan disini adalah sistem yang berjalan di platform PC Local Area Network, yang dirancang Operasional Sistem Aplikasi 10

2 dengan bahasa pemrograman dan database clipper. Program yang dioperasionalkan dan terpasang di mesin produksi (production machine) adalah program yang sudah di-compile sehingga menjadi executable file dengan ekstension EXE. Dengan pertimbangan keamanan dan pengendalian, source programnya tidak berada di mesin operasional tetapi biasanya berada pada mesin pengembangan atau mesin pengujian yang berada di bawah kewenangan bagian EDP atau Teknologi Informasi. Beberapa contoh program yang digunakan pada sistem aplikasi general ledger yang akan dibahas disini adalah sebagai berikut: OBJECT PROGRAM 1. Program yang digunakan untuk Posting / Delete Mutasi adalah : GMS_GSL (untuk otorisasi 1 menu 41) GMD_GSL 2. Program-program yang digunakan untuk proses Akhir Hari adalah GMS_GSL GMH_GSL (untuk otorisasi 9 menu 43) GMD_GSL 3. Contoh program-program lainnya yang digunakan berbagai fasilitas menu di aplikasi ini (Menu 61 sampai menu 65) adalah GMP_REP GMR_REP GMS_REP Operasional Sistem Aplikasi 11

3 SISTEM FILE (yang akan dipakai) 1. File untuk nomor rekening (ledger atau sub ledger) MAST_GSL.DAT MAST_GSL.IND 2. File untuk Tabel-tabel (parameter sistem) C01 : Tanggal Proses C16 : Likuiditas Valas C02 : Kode Cabang C07 : Kode Valas C05 : Kode Departemen C20 : Sandi 01 & 02 C08 : Nomor Nota L01 : Sandi 01 T08 : Nomor Nota L02 : Sandi 02 C13 : Likuiditas Rupiah 3. Mutasi Harian dan mutasi kumulatif MUTZ_DAY.DAT MSTZ_MUT.DAT 4. Saldo MSTZ_SLD.DAT MPRT_XXX.DAT MAST_TMP.DAT (File Sementara) (File Sementara) 2. Pengguna Sistem Sistem aplikasi General Ledger bersifat multiuser yang penggunanya sesuai dengan kebijakan manajemen yang tercermin dalam Operasional Sistem Aplikasi 12

4 pembagian tugas atau aktifitas operasional di bank. Pengguna sistem tersebut harus mempunyai mempunyai wewenang atau otorisasi penggunaan sistem, yang ditetapkan berdasarkan kebijakan atau prosedur dari manajemen bank, dengan memperhatikan aspek-aspek pengendalian internal atau aspek keamanan dan pengendalian pengguna sistem lainnya. Pengguna sistem yang akan dipraktekkan disini ditetapkan berdasarkan departemen-departemen yang ada di sebuah bank, misalnya dengan pengkodean sebagai berikut: Kode Departemen Kode Departemen 01 Departemen Personalia 05 Departemen Tabungan 02 Departemen Umum 06 Departemen Loan / Pinjaman 03 Departemen Giro dan PRK 07 Departemen CIS / Kas (Pinjaman Rekening Koran) 08 Departemen Sundries 04 Departemen Deposito 09 Departemen Transfer 3. Contoh Prosedur Operasional Awal Hari Proses ini digunakan untuk men-set-up (memeriksa) tanggal proses, memasukkan besarnya kurs valuta asing yang berlaku dan mencetak daftar kurs valuta asing yang diinput tersebut pada hari yang bersangkutan.untuk lebih jelasnya prosedur awal hari dari Aplikasi General Ledger dapat dilihat pada gambar 2.1. berikut ini Operasional Sistem Aplikasi 13

5 Mulai Apakah tanggal sudah benar Input tanggal proses Input kurs Valuta Asing Cetak kurs Valuta Asing sudah benar? Selesai Gambar 2.1. Flowchart awal hari General Ledger Operasional Sistem Aplikasi 14

6 Transaksi Mulai Buka Sistem Proses Awal Hari Input Passwor d Opr Terintegrasi? Input Jurnal Manual dari GL Posting Otomatis Data sudah benar? Perbaikan Transkasi Proses Akhir Hari Selesai Gambar 2.2. Flowchart Transaksi General Ledger Operasional Sistem Aplikasi 15

7 Aplikasi General Ledger secara umum merupakan muara data dari aplikasi-aplikasi lainnya melalui mekanisme posting otomatis. Namun jika ada transaksi dari suatu departemen yang tidak memiliki aplikasi tersendiri, user pada departemen tersebut dapat memasukkan secara manual jurnalnya ke dalam aplikasi general ledger. Prosedur transaksi pada aplikasi general ledger dapat dilihat pada Gambar 2.2 dan 2.3. Mulai Input Password Ka. Dept Hapus Data yang salah Selesai Index File Posting Mutasi Manual Gambar 2.3. Diagram alir perbaikan transaksi Akhir Hari Proses akhir hari adalah serangkaian kegiatan atau langkah-langkah yang harus dilaksanakan secara teratur dan berurutan, yang melibatkan beberapa menu operasional lain yang berhubungan. Kegiatan operasional dari proses akhir hari ini meliputi kegiatan pemeriksaan data, perbaikan kesalahan, dan pencetakan laporan-laporan. Diagram alir proses akhir hari ini selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 2.4. berikut ini. Operasional Sistem Aplikasi 16

8 Mulai Apakah semua dept. Posting mutasi dan transaksi 1 Cetak rekap Cetak trial balance 2 Cetak neraca Cetak laporan lain Apakah sudah balance? 1 Combine Backup data Delete data Backup data update master GL Selesai Rek. Selisih saldo nol Restore data 1 2 Gambar 2.4. Flowchart Proses Akhir Hari General Ledger Operasional Sistem Aplikasi 17