GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.2 ALUR PEMBAYARAN HUTANG. Diagram alur Transaksi Pembayaran Hutang CDS PLATINUM 4.2.1

Transkripsi

1 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.2 ALUR PEMBAYARAN HUTANG Diagram alur Transaksi Pembayaran Hutang 4.2.1

2 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Tanda Terima Tagihan Tanda Terima Tagihan ini berfungsi untuk menginput nilai dari faktur pembelian yang akan dilakukan pembayaran, bisa berdasarkan tanggal jatuh tempo maupun berdasarkan nomor pembelian. Tanda Terima Tagihan dibuat per Supplier agar rincian hutang per Supplier lebih jelas. Menu tanda terima tagihan ini nantinya akan terkait dengan Menu Pembayaran Hutang. Cara menginput data : 1) Buka Modul Hutang >> Tanda Terima Tagihan 2) Maka muncul jendela Tanda Terima Tagihan, Klik New untuk menambah data 3) Input data Tanda Terima Tagihan Supplier : Klik 2x untuk mengambil kode supplier No. Tanda Terima : Akan muncul otomatis apabila Tanda Terima yang telah diinput disimpan. Tanggal : Diisi tanggal tanda terima tagihan Berdasarkan Jatuh Tempo Option : Input tanggal jatuh tempo, kemudian klik Replace maka data rincian pembelian yang masih ada sisa hutang akan muncul. (*) 4.2.2

3 Ambil Per No. Pembelian GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING No. Pembelian : Klik 2x untuk membuka semua pembelian yang pernah dilakukan pada supplier tersebut. Pilih pembelian mana yang akan dibuatkan tanda terima tagihan, maka rincian pembelian akan muncul. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Tanda Terima Tagihan tidak boleh di edit/ di hapus apabila sudah ditarik ke Pembayaran Hutang karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Pembayaran Hutang kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus Tanda Terima. Apabila telah di Acc, Tanda Terima tidak dapat Nota Debet dihapus. Nota debet merupakan bukti transaksi yang dapat digunakan untuk memotong jumlah hutang distributor ke supplier. Biasanya berupa biaya-biaya yang dikeluarkan oleh distributor berkaitan dengan pembelian maupun pembayaran hutang atas perjanjian bahwa biaya tersebut ditanggung oleh suppli er. Contoh : Distributor melakukan pembayaran transfer, dikenakan biaya administrasi sebesar Rp ,-. Maka dibuatlah Nota Debet sebagai bukti potong hutang kepada supplier. Cara menginput data : 1) Buka Modul Hutang >> Nota Debet 2) Maka muncul jendela Nota Debet, Klik New untuk menambah data Nota Debet 3) Input data Nota Debet Supplier : Diisi nama supplier (*) Budget : Akan muncul otomatis apabila Supplier sudah diisi No. Nota Debet : Akan muncul otomatis apabila Nota Debet sudah dilakukan penyimpanan. Tanggal : Diisi tanggal dibuatkannya Nota Debet Tanggal Kirim : Diisi tanggal kirim nota debet dari supplier 4.2.3

4 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Kode Biaya : Input kode biaya yang sudah diinput dahulu sebelumnya di master biaya, maka nama biaya akan muncul. (*) Jumlah Debet : Input jumlah nominal Nota Debet yang akan diclaim sebagai bukti potong hutang ke supplier/vendor ) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan. 4 Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Data Nota Debet tidak boleh diedit/ dihapus apabila sudah ditarik ke Pembayaran Hutang karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Pembayaran Hutang kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus Nota Debet

5 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Buku Giro Keluaran Buku Giro Keluaran ini menampung semua giro-giro yang digunakan untuk pembayaran terhadap suatu transaksi, salah satunya adalah untuk membayar hutang ke supplier. Cara menginput data : 1) Buka Modul Kasir >> Buku Giro Keluaran 2) Maka muncul jendela Giro Keluaran, Klik New untuk menambah data 3) Input data Pembayaran Tab ID No. Giro/ Cek : Diisi nomor giro Jatuh Tempo : Diisi tanggal jatuh tempo Jumlah (Rp) : Diisi jumlah Rp giro Bank : Diisi kode bank (*) Utk Suppl : Diisi kode supplier (*) Atas Nama : Otomatis muncul nama rekening milik supplier setelah kode supplier diisi. Cabang : Diisi cabang yang mengeluarkan giro Divisi : Diisi divisi supplier 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan

6 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. edit/ hapus Buku Giro Keluaran. Menu ini fungsinya untuk menampung buku bank yang dimiliki oleh distributor, kaitannya dengan Buku Bank Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Buku Giro Keluaran tidak boleh diedit/ dihapus apabila sudah ditarik ke Pembayaran Hutang karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Pembayaran Hutang kemudian baru bisa melakukan 2) Buku Giro dibagi menjadi 4 warna : - Hitam : Giro baru - Merah : Giro yang belum dicairkan - Biru : Giro yang sudah dicairkan - Hijau : Giro Tolak alur hutang buku bank digunakan sebagai alat pembayaran hutang dalam bentuk transfer. Cara menginput data : 1) Buka Modul Kasir >> Buku Bank 2) Maka muncul jendela Buku Bank, Klik New untuk menambah data 3) Input data Pembayaran Kode Buku : Diisi kode buku bank Bank/ Kas : Diisi nama buku bank Atas Nama : Diisi atas nama buku bank Rekening : Diisi nomor rekening buku bank Perkiraan : Diisi kode perkiraan buku bank Password : Diisi password/ PIN rekening buku bank Jenis : Diisi jenis buku, bank/ kas/ giro Cabang : Diisi cabang bank 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan 4.2.6

7 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Buku Bank tidak boleh diedit/ dihapus apabila sudah ditarik ke Pembayaran Hutang karena menyebabkan kekacauan data. Solusinya adalah, hapus dahulu Pembayaran Hutang kemudian baru bisa melakukan edit/ hapus Buku Bank

8 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Pembayaran Hutang Setelah dibuatnya Tanda Terima Tagihan, Nota Debet, Buku Giro dan Buku Bank/Kas langkah selanjutnya adalah menginput ke Pembayaran Hutang sehingga hutang distributor kepada supplier tersebut akan berkurang. Cara menginput data : 1) Buka Modul Hutang >> Pembayaran Hutang 2) Maka muncul jendela Pembayaran Hutang, Klik New untuk menambah data 3) Input data Pembayaran Tab Pembayaran Tgl Pembayaran : Input tanggal dibayarkannya hutang Supplier : Input supplier untuk menyaring No. Tanda Terima agar yang muncul hanya per supplier yang dipilih. (*) No. Pembayaran : Diisi No. Pembayaran yang akan dilunasi, kemudian tekan Replace untuk menarik data Pembelian. (*) Tunai : Diisi nominal pembayaran yang dilakukan secara tunai Kode Buku Bank : Input No. Buku Bank jika pembayaran melalui transfer, namun Buku Bank ini harus diinput dahulu di Master Buku Bank pada Modul Kasir. (*) Transfer : Diisi nominal pembayaran yang dilakukan dengan cara transfer, namun sebelumnya harus memasukkan No. Buku Bank dengan mendaftarkannya ke Master Buku Bank di Modul Kasir

9 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Discount : Diisi nominal diskon jika ada No. Retur : Input nomor retur, maka akan muncul nominal pada kolom Retur (*) Giro ID : Input No. Giro apabila pembayaran melalui Giro, namun sebelumnya No. Giro ini harus didaftarkan pada Master Buku Giro di Modul Kasir. (*) Giro Rp : Akan muncul otomatis nominal giro, namun nominal tsb bisa diedit sesuai dengan kebutuhan pembayaran hutang dengan syarat jumlah pembayaran < nominal giro No. Nota Debet : Diisi Nota Debet yang telah dibuat pada menu Nota Debet, fungsinya untuk mengurangi jumlah hutang ke supplier. (*) Jml Nota Debet : Muncul otomatis sesuai nominal pada Nota Debet Selisih Lebih Sisa Bayar Tab Biaya : Akan muncul nominal apabila jumlah pembayaran > dari jumlah hutang. Biaya : Akan muncul apabila jumlah biaya pada Tab Biaya diinput, biasanya biaya ini berupa biaya tambahan yang dikeluarkan distributor mengenai pembelian barang. : Akan muncul apabila jumlah pembayaran < jumlah hutang Kode Biaya : Diisi kode biaya, Kode Biaya ini sebelumnya harus diinput pada Master Biaya di Modul Master. (*) Nama Biaya : Akan muncul otomatis apabila Kode Biaya sudah diisi. Jumlah : Diisi nominal biaya 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data

10 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Pembayaran Ekspedisi Pembayaran ekspedisi dilakukan apabila supplier mengirim barang menggunakan jasa ekspedisi, biaya tersebut diinput pada menu Pembelian dengan Ongkos Angkutnya. Dalam konteks ini, berarti biaya ekspedisi ditanggung oleh distributor karena biaya angkut tersebut menambah jumlah hutang. Sebaiknya jika pembelian mengenakan biaya angkut, input Pembayaran Ekspedisi dahulu baru input Pembayaran Hutang karena apabila jumlah hutang sudah dilunasi semua pada menu Pembayaran Hutang maka biaya ekspedisi tidak usah lagi diinput pada menu ini karena jumlah hutang sudah nol. Cara menginput data : 1) Buka Modul Hutang >> Pembayaran Ekspedisi 2) Maka muncul jendela Pembayaran Ekspedisi, Klik New untuk menambah data 3) Input data Pembayaran Ekspedisi No. Pembayaran : Akan muncul otomatis apabila pebayaran ekspedisi sudah di Save Tgl Pembayaran : Diisi tanggal bayar ekspedisi Ekspedisi : Diisi nama ekspedisi, namun sebelumnya ekspedisi harus didaftarkan pada Master Ekspedisi. (*) No. Penerimaan : Diisi nomor pembelian, doubleklik untuk mengambil nomor pembelian. Apabila ekspedisi sudah diisi, maka secara otomatis system hanya akan memunculkan nomor pembelian sesuai ekspedisinya. (*)

11 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Ongkos Angkut : Akan muncul otomatis apabila No. Penerimaan sudah diisi. Bayar : Akan muncul otomatis apabila No. Penerimaan sudah diisi. 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan. Cara mengubah, menghapus dan menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Klik Edit untuk mengubah data, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 3) Klik Delete untuk menghapus data, maka akan muncul pemberitahuan. Pilih Yes untuk melanjutkan menghapus data atau No untuk membatalkan. 4) Klik View untuk menampilkan data Data Hutang Menu ini menampilkan data hutang distributor kepada semua Supplier, data yang ditampilkan sangatlah rinci karena jika melakukan doubleklik pada salah satu record akan menampilkan invoice atas pembelian yang telah dilakukan. Cara melihat data : 1) Buka Modul Hutang >> Data Hutang 2) Maka muncul jendela Data Hutang Page Setup Print Preview Print Designer : Untuk mengatur halaman saat akan di cetak : Untuk melihat halaman sebelum di cetak : Untuk mencetak halaman : Untuk mengatur desain kertas saat dicetak

12 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara mengexport data : 1) Lakukan langkah 1 diatas. 2) Pada jendela Laporan Hutang Dagang, klik File yang terletak di pojok kiri atas jendela. 3) Pilih Export Data, 4) Pilih format yang akan digunakan 5) Klik Start Export, tunggu hingga proses selesai Report Hutang Menu ini berisi report-report mengenai transaks hutang, berikut beberapa contoh report hutang: 1. Pembayaran Hutang 2. Report Hutang Lain 3. Report Nota Debet 4. Data Hutang Dagang Contoh membuka report Daftar Pembayaran Hutang: 1) Buka Modul Hutang >> Report Hutang >> Pembayaran Hutang >> Daftar Pembayaran Hutang 2) Klik Open untuk melanjutkan, maka akan muncul parameter kolom yang haris diisi. 3) Untuk menampilkan semua data pada periode yang dipilih, kosongkan saja parameter kolom, checklist detail untuk menampilkan detail report. 4) Klik OK, untuk menampilkan data

13 GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING