Kegiatan yang bisa menggunakan sistem aplikasi tabungan secara. umum terdiri dari pembukaan rekening, transaksi proses akhir hari beserta

Transkripsi

1 2.2. APLIKASI TABUNGAN (SAVING DEPOSIT APPLICATION SYSTEM) Kegiatan yang bisa menggunakan sistem aplikasi tabungan secara umum terdiri dari pembukaan rekening, transaksi proses akhir hari beserta posting otomatis ke General Leger dan proses akhir bulan serta pemeliharaan terhadap file master, file parameter dan file transaksi. 1. Contoh Program dan Sistem File Sistem aplikasi Tabungan merupakan kumplan program atau instruksi yang saling berhubungan satu sama lain. Seperti apliaksi General Ledger, program yang terpasang di mesin operasional adalah yang sudah di-compile sehingga merupakan object program atau executable file. Object Program Object program secara umum merupakan proses-proses perhitungan atau pencatatan data yang berkaitan dengan pengelolaan Tabungan. Contoh program-program yang ada pada sistem aplikasi Tabungan dapat dilihat di bawah ini. Membuka Sistem Menutup Sistem Mengganti Tanggal Menu Cash Officer Menu Head Teller Menu Teller Menu Rekening Khusus TAB_001.OVL TAB_002.OVL TAB_003.OVL TAB_M1.OVL TAB_M2.OVL TAB_M3.OVL TAB_M4.OVL Operasional Sistem Aplikasi 18

2 Menu Akhir Hari Menu Akhir Bulan Sistem File TAB_M5.OVL TAB_M6.OVL Data yang diolah atau hasil pengolahannya yang dilakukan oleh programprogram, tersimpan dalam bentuk file-file data. Beberapa contoh file yang digunakan pada sistem aplikasi berdasarkan jenis filenya dapat dilihat pada tabel 2.1. berikut : Tabel 2.1. Sistem File GRCIF.DBF TAB.DBF UPD.DBF DTF.DBF TABBVL.DBF SYS.DBF TBL.DBF BTS.DBF TABL.DBF GROFF.DBF GRMILIK.DBF GRSEQ.DBF GRNUMBER.DBF PAR.DBF SISTIM.DBF GRGL.DBF GRGLDES.DBF Data Nasabah File Rekening Nasabah File Perubahan Rekening Nasabah Data Nasabah File Rekening Nasabah Data Nasabah File Rekening Nasabah File Perubahan Rekening Nasabah Tabel % Bunga Data Account Officer Tabel Golongan Kepemilikan Counter Jumlah Nomor Rekening Counter Jumlah Nasabah File Parameter Cabang File Control Tanggal Sistem dan Kode Aktifitas Aplikasi Hasil Pembuatan GL Hasil Pembuatan GL 2. Pengguna Sistem Operasional Sistem Aplikasi 19

3 Pengguna sistem aplikasi Tabungan harus mempunyai kewenangan atau otoritas yang ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. User_ID yang digunakan dalam aplikasi Tabungan dibuat sesuai dengan kebutuhan dari setiap kantor cabang yang ada, yang dilengkapi dengan sistem password, termasuk tingkatan otoritasnya. Contoh daftar pengguna sistem aplikasi dapat dilihat pada Tabel 2.2. berikut. MENU OPERASIONAL SISTEM Tabel 2.2. APLIKASI Tabel User_ID TABUNGAN User_ID T01 MENU CASH OFFICERT02 Mengganti Password Pemeliharaan Batasan T03 Wewenang Blokir / Aktif / Tutup T04 Rekening T05 Pemeliharaan File Cabang Update Persen Bunga T06 Cek Saldo Penyesuaian Saldo T07 Membuat GL Cetak GL per Nomor Rekening Cetak GL per nota Posting GL Keterangan Cash Officer MENU HEAD TELLER Head Teller Mengganti Password Informasi Nama dan Alamat Pemeliharaan Nasabah Pemeliharaan Rekening pemeliharaan Tabel Kode Pemeliharaan File Persen EDP (%) Tambahan) Daftar Rekening Menghapus Mencetak Saldo Mundur Reset Kliring Customer Service Teller_1 File Teller_2 Nomor Teller_3 MENU TELLER Mengganti Password Pembukaan Rekening Informasi Nasabah Informasi Nomor R/K Terakhir Informasi Lengkap Nomor Rekening Informasi Nomor Rekening MENU REKENING MENU AKHIR HARI KHUSUS Daftar Pembukaan Pembukaan Rekening Rekening R/K Khusus Daftar Penutupan R/K Pemeliharaan Rekening Daftar Rekening yang Khusus Diblokir Daftar Pembukaan Daftar R/K yang Rekening Khusus Aktif Daftar Penutupan Daftar Nama dan Alamat Rekening Khusus Daftar Mutasi Harian per Daftar Rekening Khusus Teller yang Diblokir Daftar Mutasi Harian Daftar Gaji Rekening Daftar Mutasi Periode Khusus Daftar Mutasi yang Posting Gaji Rekening Dihapus Khusus ke Rekening Daftar Posisi Saldo Tabungan Daftar Setoran Kliring Mengganti Password Daftar Bunga sampai Operasional Input Sistem Aplikasi Gaji Rekening dengan Hari Ini 20 Khusus Rekap Kode Daftar Perubahan Data Nasabah Daftar Back Value Proses Akhir Hari MENU AKHIR BULAN Daftar Biaya Administrasi Perhitungan Akhir Bulan Daftar Bunga Print Kredit Nota (BNG) Print Debet Nota PPh23 Print Debet Biaya Adm. Daftar Kupon Daftar Biaya Materai Daftar Sandi 07 Cetak Salinan Rekening Proses Akhir Bulan

4 Gambar 2.5. Contoh Struktur Menu pada Sistem Aplikasi Tabungan 3. Struktur Menu Operasional Sistem Aplikasi 21

5 Aktifitas, kegiatan, atau proses pengelolaan Tabungan tercermin dalam struktur menu sistem aplikasi. Struktur menu tersebut biasanya berlapis, misal menu utama dan sub menu, dengan didasarkan pengelompokan aktifitas atau proses yang sejenis dan terkait dengan pembagian tugas dan wewenang pengguna sistem. Dalam pengoperasian sistem ini, tidak ada pengguna yang bisa menggunakan seluruh menu yang tersedia, tetapi sesuai dengan batasan wewenangnya masing-masing, misalnya seorang Teller tentunya tidak bisa menggunakan aktifitas untuk proses akhir hari. Penjelasan lengkap mengenai hal tersebut akan dibahas lebih mendalam di materi pengamanan dan pengendalian aplikasi. Salah satu contoh struktur menu pada sistem aplikasi Tabungan sebuah bank dapat dilihat pada gambar 2.5. di atas. 4. Prosedur-prosedur a. Prosedur Awal Hari Kegiatan awal hari adalah pembukaan sistem yang dilakukan pada saat awal digunakan sistem aplikasi yaitu penentuan tanggal kerja berikutnya dan kegiatan ini harus dilakukan oleh dua orang yang mempunyai otoritas sebagai teller yang membuka sistem dan otoritas tertinggi (otorisasi 1) sebagai pengesahan buka sistem. Penentuan tanggal kerja berikutnya dilakukan untuk menghindari hari libur Operasional Sistem Aplikasi 22

6 sehingga pada hari libur tidak perlu melakukan prosedur awal sampai prosedur akhir hari dan secara otomatis telah dilakukan pada tanggal kerja sebelumnya. Mulai Sistem sudah dibuka? Buka Sistem Reset Kliring (Menu Head Teller no. 10) Ada Tolakan kliring? % Bunga Berubah? Ubah % Bunga Selesai Gambar 2.6. Prosedur Awal Hari Bila hari libur merupakan tanggal terakhir pada bulan bersangkutan maka proses akhir bulan dilakukan pada hari kerja sebelumnya tetapi Operasional Sistem Aplikasi 23

7 semua perhitungan bunga berdasrkan jumlah hari dalam bulan bersangkutan. Setelah sistem dibuka maka dilanjutkan dengan reset kliring yaitu mengefektifkan transaksi kliring dan input transaksi tolakan kliring bila ada. Alur kerja prosedur awal hari dapat dilihat pada Gambar 2.6. b. Pembukaan Rekening Prosedur pembukaan rekening dilakukan bila nsabah belum mempunyai nomor rekening atau ingin mempunyai nomor rekening lebih dari satu. Pembukaan rekening ada dua macam yaitu rekening biasa dan rekening khusus (untuk pembayaran gaji). Pembukaan rekening dilakukan oleh customer service yang disahkan oleh Account Officer. c. dilakukan setelah dilakukan pada saat pembukaan rekening sebagai setoran awal dan transaksi setoran atau penarikan. Untuk rekenig khusus penambahan saldo rekening akibat pembayaran gaji. Ada beberapa transaksi yang memerlukan persetujuan atau diotorisasi pada aplikasi Tabungan seperti saldo kurang akibat transaksi penarikan melebihi saldo efektif dan persetujuan akibat seorang Teller Mulai Gambar 2.7. Flowchart Buka Terminal (Teller) Operasional Sistem Aplikasi 24

8 Masuk Menu Teller No. 3 () Masukkan No. Rekening D D Pembukaan Rekening No. Rekening dibatalkan E Masukkan C Ada Kliring Saldo Kurang Data sudah E Ada Hold amount / saldo minimum melebihi wewenang? Persetujuan dari Head Teller/ Cash Officer Selesai Ada transaksi lagi dgn norek yang Ada transaksi lagi dgn norek yang D mempunyai batasan wewenang penarikan lebih kecil C dari transaksi penarikan. Alur kerja prosedur transaksi dapat dilihat pada Gambar 2.7. d. Proses Akhir Hari Proses yang dilakukan setelah seluruh transaksi yang terjadi pada hari itu diinput dengan benar sehingga dapat diktahui saldo efektif setiap Operasional Sistem Aplikasi 25

9 rekening, total mutasi debet dan mutasi kredit. Bila ada transaksi yang tidak benar harus dilakukan perbaikan dengan cara menghapus transaksi yang salah dan menginput transaksi yang benar. Jika tidak ada kesalahan maka dilanjutkan dengan melakukan posting transaksi ke General Ledger sehingga perubahan total saldo di setiap cabang langsung dapat dilihat pada aplikasi General Ledger beserta total per jenis transaksi dan yang terjadi pada aplikasi Tabungan dapat dilihat juga. Alur kerja prosedur akhir hari dapat dilihat pada gambar 2.8. e. Proses Akhir Bulan Pada proses akhir bulan merupakan proses perhitungan bunga dan pajak serta administrasi. Sebelum melakukan perhitungan bunga, perlu diperhatikan apakah ada perubahan % bunga baik untuk per nomor rekening maupun seluruh nomor rekening. Alur kerja prosedur akhir hari dapat dilihat pada gambar 2.9. Mulai Gambar 2.8. Flowchart Proses Akhir Hari A Daftar Mutasi Harian Per Teller (Menu 5,6) (Menu 6,1) Daftar Mutasi Harian (Menu 5,7) (Menu 6,1) Daftar Mutasi yang Dihapus (Menu 5,9) (Menu 6,1) Backup sebelum Proses Akhir Hari Cetak Total Rekap Kode (Menu 5,13) Cetak Detail Harian (Menu 5,7/13) Rekap Kode Buat GL Operasional (Menu Sistem 5,13) Aplikasi (Menu 1,8) 26 (Menu 6,1)

10 Data Benar? Cek Saldo Ada yang salah? Ada transaksi back value? Cocokkan Saldo dengan Mulai Perbaiki Data / Transaks i Bandingkan Saldo Efektif Penyesuaian Saldo (Menu 1,7) Lihat Daftar Back Value (Menu 5,15) A Cetak GL per No. Rekening (Menu 1,9) (Menu 1,8) Cetak GL per Nota (Menu 1,10) (Menu 1,8) Posting GL (Menu 1,11) (Menu 1,8) Posting Berhasil Proses Akhir Hari (Menu 5,13) Back Up Selesai A Sudah proses akhir hari? Cetak Biaya Adm. (Menu 6,1) Proses Akhir Hari Cetak Total Saldo (Menu 5,10) Cetak Daftar Bunga (Menu 5,3) Proses Akhir Bulan (Menu 6,11) Biaya Adm sudah Pemeliharaan No. Rekening (Menu 2,4) Back Up Selesai % Bunga berubah Pemeliharaan File % Tabel Bunga (Menu 2,6) Operasional Sistem Aplikasi 27

11 Back up Perhitungan Akhir Bulan (Menu 6,2) Cetak Salinan R/K (Menu 6,10) A Gambar 2.9. Flowchart Proses Akhir Bulan Operasional Sistem Aplikasi 28